Phân tích dữ liệu Excel - Bảng

A Tablelà một phạm vi dữ liệu có cấu trúc hình chữ nhật. Các tính năng chính là -

Mỗi hàng trong bảng tương ứng với một bản ghi dữ liệu. Ví dụ - Thông tin nhân viên.
Mỗi cột chứa một phần thông tin cụ thể. Exmaple - Các cột có thể chứa dữ liệu như tên, số nhân viên, ngày tuyển dụng, tiền lương, phòng ban, v.v.
Hàng trên cùng mô tả thông tin có trong mỗi cột và được gọi là hàng tiêu đề.
Mỗi mục trong hàng trên cùng được gọi là tiêu đề cột.

Bạn có thể tạo và sử dụng bảng Excel để quản lý và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. Hơn nữa, với Bảng Excel, bạn được tích hợp tính năng Lọc, Sắp xếp và Đổ bóng hàng giúp dễ dàng các hoạt động báo cáo của bạn.

Hơn nữa, Excel phản hồi các hành động được thực hiện trên bảng một cách thông minh. Ví dụ: bạn có một công thức trong một cột hoặc bạn đã tạo một biểu đồ dựa trên dữ liệu trong bảng. Khi bạn thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng (tức là nhiều hàng hơn), Excel sẽ mở rộng công thức thành dữ liệu mới và biểu đồ tự động mở rộng.

Sự khác biệt giữa Bảng và Dải

Sau đây là những điểm khác biệt giữa bảng và dải ô:

Bảng là một cách có cấu trúc hơn để làm việc với dữ liệu hơn là một phạm vi.
Bạn có thể chuyển đổi một phạm vi thành một bảng và Excel sẽ tự động cung cấp -
- Tên bảng
- Tên tiêu đề cột
- Định dạng cho dữ liệu (Màu ô và Màu phông chữ) để Hình ảnh hóa tốt hơn

Bảng cung cấp các tính năng bổ sung không có sẵn cho phạm vi. Đây là -

Excel cung cấp các công cụ bảng trong ruy-băng từ thuộc tính đến kiểu.
Excel tự động cung cấp nút Bộ lọc trong mỗi tiêu đề cột để sắp xếp dữ liệu hoặc lọc bảng sao cho chỉ những hàng đáp ứng tiêu chí xác định của bạn mới được hiển thị.
Nếu bạn có nhiều hàng trong một bảng và bạn cuộn xuống trang tính để hàng tiêu đề biến mất, các chữ cái cột trong trang tính sẽ được thay thế bằng các tiêu đề bảng.
Khi bạn đặt một công thức vào bất kỳ ô nào trong một cột của bảng, nó sẽ được truyền đến tất cả các ô trong cột đó.
Bạn có thể sử dụng tên bảng và tên tiêu đề cột trong công thức mà không cần phải sử dụng tham chiếu ô hoặc tạo tên phạm vi.
Bạn có thể mở rộng kích thước bảng bằng cách thêm nhiều hàng hoặc nhiều cột hơn bằng cách nhấp và kéo điều khiển hình tam giác nhỏ ở góc dưới bên phải của ô dưới bên phải.
Bạn có thể tạo và sử dụng bộ cắt cho bảng để lọc dữ liệu.

Bạn sẽ tìm hiểu về tất cả các Tính năng này trong Chương này.

Tạo bảng

Để tạo bảng từ dữ liệu bạn có trên trang tính, hãy làm theo các bước đã cho -

Step 1- Chọn Phạm vi Ô mà bạn muốn đưa vào Bảng. Các ô có thể chứa dữ liệu hoặc có thể để trống. Phạm vi sau có 290 hàng dữ liệu nhân viên. Hàng trên cùng của dữ liệu có tiêu đề.

Step 2 - Dưới Inserttrong nhóm Bảng, hãy bấm Bảng. CácCreate Tablehộp thoại xuất hiện. Kiểm tra xem phạm vi dữ liệu đã chọn trongWhere is the data for your table? Hộp là chính xác.

Step 3 - Kiểm tra My table has headers nếu hàng trên cùng của Dải ô đã chọn chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm Tiêu đề Bảng.

Note - Nếu bạn không đánh dấu vào ô này, bảng của bạn sẽ có Headers - Column1, Column2,…

Step 4 - Bấm OK.

Phạm vi được chuyển đổi thành Bảng với Kiểu mặc định.

Step 5- Bạn cũng có thể chuyển đổi một phạm vi thành một bảng bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu trên phạm vi và nhấn Ctrl + T. ACreate Table hộp thoại xuất hiện và sau đó bạn có thể lặp lại các bước như đã cho ở trên.

Tên bảng

Excel chỉ định tên cho mọi bảng được tạo.

Step 1 - Để xem tên bảng vừa tạo, bấm vào bảng, bấm vào table tools – design trên thanh Ribbon.

Step 2 - Trong Properties nhóm, trong Table Name , Tên Bảng của bạn sẽ được hiển thị.

Step 3 - Bạn có thể chỉnh sửa Tên Bảng này để làm cho nó có ý nghĩa hơn đối với dữ liệu của bạn.

Step 4- Nhấp vào hộp Tên bảng. Xóa Tên và nhập Emp_Data.

Note - Quy tắc cú pháp của tên phạm vi có thể áp dụng cho tên bảng.

Quản lý tên trong bảng

Bạn có thể quản lý tên bảng tương tự như cách bạn quản lý tên phạm vi bằng Trình quản lý tên.

Nhấp vào Bảng.
Nhấp chuột Name Manager bên trong Defined Names nhóm trên Formulas chuyển hướng.

Các Name Manager hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm thấy Table Names trong sổ làm việc của bạn.

Bạn có thể Edit a Table Name hoặc thêm nhận xét với New tùy chọn trong Name Managerhộp thoại. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi phạm vi trongRefers to.

Bạn có thể Create Names với tiêu đề cột để sử dụng chúng trong công thức, biểu đồ, v.v.

Bấm vào Tiêu đề Cột EmployeeID trong bàn.
Nhấp vào Trình quản lý tên.
Nhấp chuột New trong hộp thoại Trình quản lý tên.

Các New Name hộp thoại xuất hiện.

Trong hộp Tên, bạn có thể tìm thấy Tiêu đề Cột và trong Refers to hộp, bạn sẽ tìm thấy Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

Khi bạn quan sát, đây là một cách nhanh chóng để xác định Tên trong Bảng.

Tiêu đề bảng thay thế chữ cái cột

Khi bạn đang làm việc với nhiều hàng dữ liệu hơn trong bảng, bạn có thể phải cuộn xuống để xem dữ liệu trong các hàng đó.

Tuy nhiên, trong khi làm như vậy, bạn cũng yêu cầu các tiêu đề bảng xác định giá trị nào thuộc về cột nào. Excel tự động cung cấp một cách trơn tru để thực hiện việc này. Khi bạn cuộn dữ liệu của mình xuống, các ký tự cột của trang tính sẽ được chuyển đổi thành tiêu đề bảng.

Trong trang tính được cung cấp bên dưới, các chữ cái của cột hiển thị như cũ và tiêu đề bảng ở hàng 2. 21 hàng trong số 290 hàng dữ liệu được hiển thị.

Cuộn xuống để xem các hàng trong bảng 25 - 35. Tiêu đề bảng sẽ thay thế các ký tự cột cho các cột trong bảng. Các chữ cái cột khác vẫn như cũ.

Truyền công thức trong bảng

Trong bảng dưới đây, giả sử bạn muốn bao gồm tuổi của mỗi nhân viên.

Step 1- Chèn một cột vào bên phải cột Ngày sinh. Nhập Tuổi vào Tiêu đề Cột.

Step 2 - Trong bất kỳ Ô nào trong cột trống đó, hãy nhập Công thức, =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) và nhấn Enter.

Công thức tự động truyền đến các ô khác trong cột đó của bảng.

Thay đổi kích thước bảng

Bạn có thể thay đổi kích thước bảng để thêm hoặc xóa hàng / cột.

Hãy xem xét bảng Student_Marks sau đây có chứa Tổng số điểm cho các lô 1 - 15.

Giả sử bạn muốn thêm ba lô nữa 16-18 và một cột chứa phần trăm vượt qua.

Nhấp vào bảng.
Kéo điều khiển màu xanh lam ở phía dưới bên phải, xuống dưới để bao gồm thêm ba hàng trong bảng.

Một lần nữa kéo điều khiển màu xanh lam ở phía dưới bên phải, sang ngang để bao gồm một cột nữa trong bảng.

Bảng của bạn trông như sau. Bạn cũng có thể kiểm tra phạm vi có trong bảng trong hộp thoại Trình quản lý tên -

Loại bỏ các bản sao

Khi bạn thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bạn có thể có các giá trị trùng lặp. Bạn cần loại bỏ các giá trị trùng lặp trước khi tiếp tục phân tích.

Xem dữ liệu sau đây, nơi bạn có thông tin về các sản phẩm khác nhau của các nhãn hiệu khác nhau. Giả sử, bạn muốn xóa các bản sao khỏi dữ liệu này.

Nhấp vào bảng.
Trên DESIGN tab, nhấp vào Remove Duplicatestrong nhóm Công cụ trên Ruy-băng. CácRemove Duplicates hộp thoại xuất hiện.

Tiêu đề cột xuất hiện dưới các cột trong hộp thoại Loại bỏ các bản sao.

Kiểm tra các tiêu đề cột tùy thuộc vào cột nào bạn muốn loại bỏ các bản sao và bấm OK.

Bạn sẽ nhận được thông báo về số hàng có giá trị trùng lặp bị xóa và còn lại bao nhiêu giá trị duy nhất. Dữ liệu đã làm sạch sẽ được hiển thị trong bảng.

Bạn cũng có thể xóa các bản sao bằng Remove Duplicates bên trong Data Tools nhóm trong tab DATA trên Ribbon.

Chuyển đổi sang Phạm vi

Bạn có thể chuyển đổi một bảng thành một Range.

Nhấp vào bảng.
Nhấp chuột Convert to Range bên trong Tools nhóm, trong tab Thiết kế trên Ruy-băng.

Bạn sẽ nhận được một thông báo hỏi bạn có muốn chuyển đổi bảng thành Phạm vi hay không. Sau khi bạn xác nhận vớiYes, bảng sẽ được chuyển đổi thành Phạm vi.

Tùy chọn kiểu bảng

Bạn có một số tùy chọn Table Styleschọn. Các tùy chọn này có thể được sử dụng nếu bạn cần đánh dấu một Hàng / Cột.

Bạn có thể chọn / bỏ chọn các hộp này để xem bảng của bạn trông như thế nào. Cuối cùng, bạn có thể quyết định lựa chọn nào phù hợp với dữ liệu của mình.

Người ta khuyên rằng Table Style Options chỉ được sử dụng để chiếu thông tin quan trọng trong dữ liệu của bạn thay vì làm cho nó trở nên sặc sỡ, điều này không cần thiết trong phân tích dữ liệu.

Kiểu bàn

Bạn có một số kiểu bảng để lựa chọn. Các kiểu này có thể được sử dụng tùy thuộc vào màu và kiểu bạn muốn hiển thị dữ liệu của mình trong bảng.

Di chuyển chuột vào các kiểu này để xem trước bảng của bạn với các kiểu. Cuối cùng, bạn có thể quyết định kiểu nào phù hợp với dữ liệu của mình.

Người ta khuyên rằng Table Styles chỉ được sử dụng để chiếu thông tin quan trọng trong dữ liệu của bạn một cách dễ hiểu thay vì làm cho nó trở nên sặc sỡ, điều này không cần thiết trong phân tích dữ liệu.

Máy cắt lát cho bàn

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2013 hoặc Excel 2016, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc dữ liệu trong bảng của bạn.

Để biết chi tiết về cách sử dụng Slicer cho Table, hãy tham khảo chương về Lọc trong hướng dẫn này.