Phân tích dữ liệu Excel - Lọc
Lọc cho phép bạn trích xuất dữ liệu đáp ứng các tiêu chí đã xác định từ một Phạm vi hoặc bảng nhất định. Đây là một cách nhanh chóng để chỉ hiển thị thông tin mà bạn cần.
Bạn có thể Lọc dữ liệu trong một Phạm vi, bảng hoặc PivotTable.
Bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách -
- Các giá trị đã chọn
- Bộ lọc văn bản nếu cột bạn đã chọn chứa văn bản
- Bộ lọc ngày nếu cột bạn đã chọn chứa ngày
- Bộ lọc số nếu cột bạn đã chọn chứa số
- Bộ lọc số nếu cột bạn đã chọn chứa số
- Màu phông chữ nếu cột bạn đã chọn chứa phông chữ có màu
- Biểu tượng ô nếu cột bạn đã chọn chứa các biểu tượng ô
- Bộ lọc nâng cao
- Sử dụng máy thái
Trong bảng, tiêu đề cột tự động được gắn thẻ vào bộ lọc, được gọi là AutoFilters. AutoFilterđược biểu thị bằng mũi tên
Khi bạn nhấp vào tùy chọn Bộ lọc hoặc khi bạn nhấp vào Custom Filter xuất hiện ở cuối tùy chọn Bộ lọc, Custom AutoFilter hộp thoại xuất hiện, trong đó bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn lọc của mình.
Trong trường hợp là một Phạm vi, bạn có thể cung cấp các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên của phạm vi và nhấp vào bộ lọc trong Editing nhóm trên Homechuyển hướng. Điều này sẽ làm choAutoFiltercho Phạm vi. Bạn có thể xóa các bộ lọc mà bạn có trong dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể áp dụng lại các bộ lọc khi xảy ra thay đổi dữ liệu.
Lọc theo các giá trị đã chọn
Bạn có thể chọn dữ liệu nào sẽ được hiển thị bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột và chọn Giá trị trong cột. Chỉ những hàng có chứa các giá trị đã chọn trong cột đã chọn mới được hiển thị.
Hãy xem xét dữ liệu sau:
Nếu bạn chỉ muốn hiển thị dữ liệu cho Vị trí = Cao, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Vị trí. Một hộp thả xuống xuất hiện với tất cả các giá trị trong cột vị trí. Theo mặc định, tất cả các giá trị sẽ được chọn.
- Nhấp vào Chọn tất cả. Tất cả các hộp được xóa.
- Chọn Cao như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.
Bấm OK. Chỉ những Hàng, có giá trị Cao bằng Vị trí, mới được hiển thị.
Lọc theo văn bản
Hãy xem xét dữ liệu sau:
Bạn có thể lọc dữ liệu này sao cho chỉ những Hàng trong đó Tiêu đề là "Người quản lý" mới được hiển thị.
Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột Tiêu đề. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoText Filters. Tùy chọn bộ lọc văn bản xuất hiện.
Lựa chọn Containstừ các tùy chọn có sẵn. CácCustom AutoFilterhộp thoại mở ra. Nhập Trình quản lý vào Hộp bên cạnh Chứa.
Bấm OK. Chỉ những Hàng có Tiêu đề chứa Trình quản lý mới được hiển thị.
Lọc theo ngày
Bạn có thể lọc thêm dữ liệu này để chỉ những Hàng trong đó Tiêu đề là “Người quản lý” và Ngày thuê trước năm 2011 mới có thể được hiển thị. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ hiển thị thông tin Nhân viên cho tất cả những người quản lý đã làm việc với tổ chức từ trước năm 2011.
Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột HireDate. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoDate Filters. Các tùy chọn bộ lọc Ngày xuất hiện. Lựa chọnBefore từ danh sách thả xuống.
Custom AutoFilterhộp thoại mở ra. Nhập 1/1/2011 vào hộp bên cạnhis before. Bạn cũng có thể chọn ngày từ bộ chọn ngày bên cạnh hộp.
Bấm OK. Chỉ những hàng có Title chứa Manager và HireDate trước ngày 1/1/2011 mới được hiển thị.
Lọc theo số
Hãy xem xét dữ liệu sau:
Bạn có thể lọc dữ liệu này sao cho chỉ những hàng có Tổng điểm> 850 mới có thể được hiển thị.
Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột Tổng số điểm. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoNumber Filters. Các tùy chọn Bộ lọc Số xuất hiện.
Nhấp chuột Greater Than. Custom AutoFilterhộp thoại mở ra. Nhập 850 vào ô bên cạnhGreater Than.
Bấm OK. Chỉ những hàng có tổng số điểm lớn hơn 850 mới được hiển thị.
Lọc theo màu ô
Nếu dữ liệu có các màu ô khác nhau hoặc được định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo màu hiển thị trong bảng của mình.
Hãy xem xét dữ liệu sau đây. Cột Total Marks có định dạng có điều kiện với các màu ô khác nhau.
Nhấp vào mũi tên
Chọn màu xanh lá cây và nhấp vào OK. Chỉ các hàng trong đó cột tổng điểm có các ô màu xanh lục mới được hiển thị.
Lọc theo màu phông chữ
Nếu dữ liệu có các màu phông chữ khác nhau hoặc được định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo màu được hiển thị trong bảng của mình.
Hãy xem xét dữ liệu sau đây. Cột - Tổng số điểm có định dạng có điều kiện với màu phông chữ được áp dụng.
Nhấp vào mũi tên
Chọn màu xanh lá cây và nhấp vào OK. Chỉ những hàng trong đó cột Tổng điểm có phông chữ màu xanh lục mới được hiển thị.
Lọc theo biểu tượng ô
Nếu dữ liệu có các biểu tượng khác nhau hoặc định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo các biểu tượng được hiển thị trong bảng của mình.
Hãy xem xét dữ liệu sau đây. Cột Tổng số điểm có định dạng có điều kiện với các biểu tượng được áp dụng.
Nhấp vào mũi tên
Chọn biểu tượng
Chỉ các hàng trong đó cột Tổng số có
LÀm sạch bộ lọc
Xóa bộ lọc được gọi là Clear Filter trong Excel.
Bạn có thể loại bỏ
- Bộ lọc từ một cột cụ thể hoặc
- Tất cả các bộ lọc trong trang tính cùng một lúc.
Để xóa bộ lọc khỏi một cột cụ thể, hãy nhấp vào mũi tên trong tiêu đề bảng của cột đó. Từ menu thả xuống, nhấp vàoClear Filter From “<specific Column Name>”.
Bộ lọc trong cột bị xóa. Để xóa bộ lọc khỏi toàn bộ trang tính, hãy chọn
Editing nhóm trên Home tab, hoặc
Sort & Filter nhóm trong Data chuyển hướng.
Tất cả các bộ lọc trong trang tính bị xóa cùng một lúc. Nhấp chuộtUndo Show All
Áp dụng lại bộ lọc
Khi các thay đổi xảy ra trong dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Reapply trong Sort & Filter nhóm trên Datachuyển hướng. Bộ lọc đã xác định sẽ được áp dụng lại trên dữ liệu đã sửa đổi.
Lọc nâng cao
Bạn có thể sử dụng tính năng Lọc trước nếu bạn muốn lọc dữ liệu của nhiều cột.
Bạn cần xác định tiêu chí lọc của mình dưới dạng một phạm vi. Giả sử bạn muốn hiển thị thông tin của những nhân viên đó là chuyên gia hoặc có EmployeeID là 2, hãy xác định Tiêu chí như sau:
Tiếp theo, nhấp vào Advanced bên trong Sort & Filter nhóm trên Datachuyển hướng. CácAdvanced Filter hộp thoại xuất hiện.
Chỉ định la List Range và Criteria Range.
Bạn có thể filter the list, tại chỗ hoặc sao chép sang vị trí khác.
Trong bộ lọc dưới đây, filter the data in place là lựa chọn.
Thông tin nhân viên trong đó ManagerID = 2 OR Tiêu đề = “* Chuyên gia” được hiển thị.
Giả sử bạn muốn hiển thị thông tin về các chuyên gia và phó chủ tịch. Bạn có thể xác định các tiêu chí và bộ lọc như sau:
Tiêu chí bạn đã áp dụng là Chức danh = “* Chuyên gia” HOẶC Chức danh = “Phó chủ tịch”. Thông tin nhân viên của các chuyên viên và phó chủ tịch sẽ được hiển thị.
Bạn can copy the filtered data to another location. Bạn cũng có thể chỉ chọn một số cột để đưa vào thao tác sao chép.
Sao chép EmployeedID, Title và SalariedFlag vào các ô Q2, R2, S2. Đây sẽ là Hàng đầu tiên của dữ liệu được lọc của bạn.
Nhấp vào Nâng cao và trong hộp thoại Bộ lọc Nâng cao, nhấp vào Sao chép sang vị trí khác. Trong hộp Sao chép vào, chỉ định tham chiếu đến Tiêu đề bạn đã sao chép ở một vị trí khác, tức là Q2: S2.
Bấm OK sau khi chỉ định List Range và Criteria Range. Các cột đã chọn trong dữ liệu được lọc sẽ được sao chép vào vị trí bạn đã chỉ định.
Lọc bằng cách sử dụng lát
Slicers để lọc dữ liệu trong PivotTables đã được giới thiệu trong Excel 2010. Trong Excel 2013, bạn có thể sử dụng Slicers cũng để lọc dữ liệu trong bảng.
Xem xét dữ liệu trong bảng sau.
- Nhấp vào Bảng.
- Nhấp chuột Table Toolsxuất hiện trên Ribbon.
- Các Design Ruy-băng xuất hiện.
- Nhấp chuột Insert Slicer.
Insert Slicers hộp thoại xuất hiện như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây.
bên trong Insert Slicers hộp thoại, bạn sẽ tìm thấy tất cả các tiêu đề cột bao gồm cả những cột bị ẩn.
Đánh dấu vào các hộp Tiêu đề và Ngày thuê. Click OK.
A Slicer xuất hiện cho mỗi tiêu đề bảng mà bạn đã kiểm tra trong Insert Slicershộp thoại. Trong mỗiSlicer, tất cả các giá trị của cột đó sẽ được tô sáng.
Trong tiêu đề Slicer, nhấp vào giá trị đầu tiên. Chỉ giá trị đó sẽ được đánh dấu và phần còn lại của các giá trị không được chọn. Hơn nữa, bạn sẽ tìm thấy các giá trị trong HireDateSlicer tương ứng với giá trị trong Tiêu đề Slicer cũng được đánh dấu.
Trong bảng, chỉ các giá trị đã chọn được hiển thị.
Bạn có thể chọn / bỏ chọn các giá trị trong Slicer và bạn thấy rằng dữ liệu được cập nhật tự động trong bảng. Để chọn nhiều giá trị, hãy giữ phím Ctrl và chọn các giá trị bạn muốn hiển thị.
Chọn các giá trị Tiêu đề thuộc về bộ phận Tài khoản và giá trị Ngày thuê trong năm 2015 từ hai Bộ phận cắt.
Bạn có thể xóa các lựa chọn trong bất kỳ Slicer nào bằng cách nhấp vào Clear Filter