Phân tích dữ liệu Excel - Yêu cầu

Bạn có thể sử dụng Inquire để -

So sánh hai sổ làm việc.
Phân tích sổ làm việc để tìm các vấn đề hoặc mâu thuẫn.
Xem các liên kết giữa các sổ làm việc.
Xem các liên kết giữa các trang tính.
Xem mối quan hệ giữa các ô.
Xóa định dạng ô thừa.
Quản lý mật khẩu.

Tab INQUIRE sẽ nằm trên Ribbon. Nếu bạn tìm thấy tab INQUIRE trên Ribbon, bạn có thể chuyển sang phần tiếp theo.

Nếu bạn không tìm thấy tab INQUIRE trên Ribbon, hãy kích hoạt Phần bổ trợ Inquire.

Nhấp chuột File > Options.
Trong cửa sổ Tùy chọn Excel, bấm vào Bổ trợ.
Trong hộp Quản lý, bấm vào Phần bổ trợ COM.
Nhấp vào Bắt đầu.

Hộp thoại COM Add-Ins xuất hiện.

Đánh dấu vào ô Yêu cầu.
Bấm OK. Bây giờ, Bổ trợ Inquire đang hoạt động. Bạn sẽ tìm thấy tab INQUIRE trên Ribbon.

Lệnh INQUIRE

Hãy để chúng tôi tìm hiểu về các lệnh INQUIRE.

Nhấp vào tab YÊU CẦU. Bạn sẽ tìm thấy các lệnh sau:

Phân tích sổ làm việc
Mối quan hệ sổ làm việc
Mối quan hệ bảng tính
Mối quan hệ tế bào
So sánh các tập tin
Xóa định dạng ô thừa
Mật khẩu sổ làm việc

So sánh hai sổ làm việc

Bạn có thể so sánh hai sổ làm việc theo từng ô và tìm sự khác biệt, nếu có, về các thay đổi trong sổ làm việc thứ hai so với sổ đầu tiên.

Làm theo các bước dưới đây -

Mở hai sổ làm việc mà bạn muốn so sánh.
Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
Bấm vào So sánh Tệp trong nhóm So sánh.

Các Select Files To Compare hộp thoại xuất hiện.
Kiểm tra tên tệp được hiển thị trong các hộp bên cạnh Compare và To.

Nếu bất kỳ tên Tệp nào được hiển thị không phải là tên bạn muốn, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tên Tệp đó.
Chỉ những sổ làm việc đang mở mới được hiển thị.

Chọn tệp.
Kiểm tra xem thứ tự của các tệp trong So sánh và Đến là OK.

Nếu đơn đặt hàng không ổn, hãy nhấp vào Swap Files. Thứ tự của các tệp trong So sánh và Để được thay đổi.
Nhấp vào So sánh.

Kết quả của phép so sánh xuất hiện trong lưới hai ngăn -

Sổ làm việc ở bên trái tương ứng với tệp "So sánh" mà bạn đã chọn.
Sổ làm việc ở bên phải tương ứng với tệp "Tới" bạn đã chọn.

Chi tiết về những thay đổi trong sổ làm việc-Đến so với Sổ làm việc-So sánh xuất hiện trong ngăn bên dưới hai lưới này. Các thay đổi được đánh dấu bằng màu sắc, tùy thuộc vào loại thay đổi. Chú giải cho các màu tô sáng xuất hiện trong ngăn dưới bên trái.

Nhấp chuột Resize Cells to Fittrên Ruy-băng để xem nội dung ô trong sổ làm việc So sánh và Đến. Các ô trong cả hai sổ làm việc được thay đổi kích thước để hiển thị nội dung.

Bấm vào Kết quả Xuất trong nhóm Xuất trên Ruy-băng.

Hộp thoại Lưu dưới dạng xuất hiện. Bạn có thể lưu kết quả vào sổ làm việc Excel. Lưu ý rằng chỉ có loại tệp .xlsx.

Nếu bạn cần kết quả trong một ứng dụng khác, bạn có thể thực hiện bằng cách sao chép nó vào Clipboard.

Bấm Sao chép Kết quả vào Bảng tạm trong nhóm Xuất trên Ruy-băng.

Dán vào một ứng dụng bạn muốn.

Tạo báo cáo tương tác

Bạn có thể dùng Workbook Analysis lệnh để tạo một báo cáo tương tác có thể hiển thị thông tin chi tiết về sổ làm việc và Cấu trúc, Công thức, Ô, Phạm vi và Cảnh báo của nó.

Bấm vào tab Yêu cầu trên Ruy-băng.
Bấm Phân tích sổ làm việc trong nhóm Báo cáo.

Báo cáo sẽ được hiển thị sau khi Phân tích sổ làm việc hoàn thành.

Báo cáo có sáu loại sau:

Summary - Thông tin chung về cấu trúc và nội dung của sổ làm việc.
Workbook (with subcategories) - Thống kê sổ bài tập chung.
Formulas (with subcategories) - Thông tin cụ thể về các công thức trong sổ làm việc.
Cells (with subcategories) - Thông tin cụ thể về các ô trong sổ làm việc.
Ranges (with subcategories) - Thông tin cụ thể về phạm vi trong sổ làm việc.
Warnings - Một số loại cảnh báo về cấu trúc và nội dung sổ làm việc.

Chọn một danh mục cung cấp cho bạn thêm thông tin về danh mục đó.

Kiểm tra tùy chọn Công thức. Các danh mục phụ của công thức sẽ được hiển thị.

Bạn sẽ quan sát những điều sau đây trong sổ làm việc mà bạn đang phân tích:

Tất cả các công thức đều có số thứ tự là 224.
Với các giá trị số, chúng có số lượng là 224.
Bấm vào Danh mục Phụ Với các giá trị số.

Trong ngăn Kết quả, đối với mỗi ô có công thức với giá trị số, tên trang tính, địa chỉ ô và công thức được hiển thị.

Bấm vào nút Xuất Excel. Hộp thoại Lưu dưới dạng xuất hiện.

Lưu Báo cáo dưới dạng tệp Excel.
Nút Tải tệp xuất xuất hiện bên cạnh nút Xuất tệp Excel.
Nhấp vào nút Tải tệp xuất khẩu.

Sổ làm việc Excel Báo cáo đã lưu sẽ mở ra và bạn có thể xem rõ ràng kết quả phân tích sổ làm việc.

Xem bằng sơ đồ

Bạn có thể xem mối quan hệ sổ làm việc, mối quan hệ trang tính và mối quan hệ ô với sơ đồ tương tác được tạo bởi các liên kết. Các liên kết cho thấy sự phụ thuộc giữa các nút trong sơ đồ. Bạn có thể kéo các liên kết hoặc nút để sắp xếp chúng và căn chỉnh chúng để xem bất cứ thứ gì bạn đang tìm kiếm.

Xem mối quan hệ sổ làm việc

Bạn có thể có một bản đồ tương tác, đồ họa của các phần phụ thuộc sổ làm việc được tạo bởi các kết nối (liên kết) giữa các tệp bằng sơ đồ mối quan hệ sổ làm việc.

Các loại liên kết trong sơ đồ có thể bao gồm sổ làm việc khác, cơ sở dữ liệu Access, tệp văn bản, trang HTML, cơ sở dữ liệu SQL Server và các nguồn dữ liệu khác.

Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
Bấm Mối quan hệ Sổ làm việc trong nhóm Sơ đồ.

Sơ đồ Mối quan hệ Sổ làm việc xuất hiện, hiển thị các liên kết của sổ làm việc với các Nguồn Dữ liệu khác nhau.

Xem mối quan hệ bảng tính

Bạn có thể sử dụng Sơ đồ Mối quan hệ Trang tính để tạo một bản đồ tương tác, đồ họa của các kết nối (liên kết) giữa các trang tính trong cùng một sổ làm việc và / hoặc các trang tính trong các sổ làm việc khác.

Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
Bấm Mối quan hệ Trang tính trong nhóm Sơ đồ.

Sơ đồ Mối quan hệ Trang tính xuất hiện, hiển thị các liên kết giữa các trang tính trong cùng một sổ làm việc và trong các sổ làm việc khác.

Sự khác biệt giữa hai điều này có thể được xác định bằng hướng của các mũi tên.

Xem mối quan hệ ô

Bạn có thể sử dụng Sơ đồ Mối quan hệ Ô để có được bản đồ chi tiết, tương tác của tất cả các liên kết từ một ô đã chọn đến các ô trong trang tính khác hoặc thậm chí cả sổ làm việc khác.

Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
Bấm Mối quan hệ Ô trong nhóm Sơ đồ.

Hộp thoại Tùy chọn Sơ đồ Mối quan hệ Ô xuất hiện.

Kiểm tra Span sheet và Span workbook.
Chọn Theo dõi cả trong Theo dõi tiền lệ ô và Theo dõi phụ thuộc ô.
Trong Số cấp độ mở rộng ban đầu, hãy chọn limited và gõ 5 vào ô bên cạnh.
Bấm OK.

Sơ đồ Mối quan hệ Ô xuất hiện, hiển thị các liên kết giữa ô đã chọn và các ô trong cùng một trang tính, cùng một sổ làm việc và trong các sổ làm việc khác, dựa trên các tùy chọn bạn đã chọn.

Nhấp vào Thu phóng. Bạn có thể xem các nút rõ ràng.

Làm sạch định dạng ô thừa

Khi bạn nhận thấy sổ làm việc tải chậm hoặc có kích thước lớn, nó có thể áp dụng định dạng cho các hàng và / hoặc cột không cần thiết (ví dụ: định dạng có điều kiện cho toàn bộ cột có ít hơn 15 giá trị).

Bạn có thể sử dụng lệnh Clean Over Cell Formatting để loại bỏ định dạng thừa và giảm đáng kể kích thước tệp. Điều này cũng dẫn đến việc cải thiện tốc độ của Excel.

Trước khi làm sạch định dạng ô thừa, hãy tạo bản sao lưu tệp Excel của bạn vì có một số trường hợp nhất định trong đó quá trình này có thể làm tăng kích thước tệp của bạn và không có cách nào để hoàn tác thay đổi.

Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
Bấm vào Dọn dẹp Định dạng Ô Thừa trong nhóm Khác.

Hộp thoại Dọn dẹp Định dạng Ô Thừa xuất hiện. Chọn Tất cả Trang tính trongApply to cái hộp

Bạn sẽ nhận được thông báo về việc lưu các thay đổi. Bấm OK.

Quản lý mật khẩu của tệp

Nếu bạn đang sử dụng lệnh Phân tích sổ làm việc hoặc So sánh tệp cho sổ làm việc được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn có thể tránh phải nhập mật khẩu mỗi khi các tệp đó được mở. Điều này có thể thực hiện được với việc sử dụng Trình quản lý mật khẩu.