Làm việc với nhiều trang tính

Trong một số tình huống nhất định, bạn có thể phải

  • Thiết lập sổ làm việc trong đó một số trang tính có định dạng hoặc cấu trúc tương tự.
  • Nhận thông tin cho các trang tính này từ một trang tính khác.
  • Tổng hợp kết quả từ các trang tính này thành một trang tính tóm tắt.

Ví dụ: bạn có thể phải theo dõi khu vực thông tin bán hàng khôn ngoan và khôn ngoan theo tháng trong các trang tính riêng biệt. Giá của mỗi sản phẩm được lấy từ danh mục sản phẩm được thiết lập trên toàn công ty trong một bảng tính riêng. Cuối cùng, bạn phải tổng hợp kết quả trên tất cả các khu vực thành một bảng tóm tắt.

Trong chương này, bạn sẽ học cách bạn có thể thực hiện điều này bằng các bước đơn giản. Bạn sẽ tóm tắt kết quả từ tháng 4 năm 2015 đến tháng 3 năm 2016, tức là năm tài chính 2015-16.

Bước đầu tiên

Bước đầu tiên là thiết lập danh mục sản phẩm. Làm theo các bước dưới đây -

  • Bắt đầu với một sổ làm việc trống.
  • Thiết lập bảng danh mục sản phẩm với các sản phẩm và giá cả.
  • Đặt tên cho trang tính Product Catalog.
  • Giả sử danh mục được sửa đổi vào ngày đầu tiên hàng tháng.
  • Cung cấp trình giữ chỗ để cập nhật lần cuối vào.

Giá của một sản phẩm tại thời điểm bán được xác định bởi giá thành hiện tại của sản phẩm.

Nhiều trang tính có cùng cấu trúc

Tiếp theo, bạn phải thiết lập trang tính cho các Khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây, theo thứ tự có cùng cấu trúc.

  • Thêm 4 trang tính trống.
  • Đặt tên cho các trang tính Đông, Bắc, Nam và Tây.

Bốn trang tính này nên có cấu trúc giống nhau.

  • Nhấp vào tab Đông. Bảng tính phía Đông sẽ mở ra.
  • Nhấn phím shift và nhấp vào tab West. Tất cả 4 tab sẽ được chọn.

Bây giờ, bất kỳ chỉnh sửa nào bạn thực hiện trong bảng tính East sẽ được tự động phản ánh trong ba bảng tính đã chọn khác.

Trong bảng tính phía Đông,

  • Thêm tiêu đề cột - S. Số, Tháng, Sản phẩm, Giá, Số Đơn vị, Tổng số tiền.
  • Thêm số S., Tháng 4 và 4 Tên sản phẩm.
  • Định dạng Bảng.

Cấu trúc tương tự cũng xuất hiện trong các bảng tính khác North, South và West.

Tạo một công thức trên nhiều trang tính

Để tạo một công thức trên nhiều trang tính -

  • Xác định tên cho các giá trị giá của sản phẩm trong bảng danh mục sản phẩm.
  • Đặt Phạm vi làm Sổ làm việc cho tất cả các tên.
  • Một lần nữa chọn tất cả bốn bảng tính - Đông, Bắc, Nam và Tây.
  • Trong bảng tính Đông, đối với mỗi sản phẩm, trong cột giá, hãy cung cấp công thức làm Tên Giá trị Giá.

Như chúng tôi đã xác định trước đó, giá của một sản phẩm theo danh mục sản phẩm được cập nhật vào ngày đầu tiên hàng tháng.

  • Lặp lại các bước tương tự cho mỗi tháng

Do đó, đối với bảng tính cho các khu vực Đông, Bắc, Nam và Tây, bạn đã thiết lập thành công cấu trúc giống nhau và đặt thông tin giá cho từng sản phẩm dựa trên tháng từ bảng tính danh mục sản phẩm.

Danh mục Sản phẩm cũng có thể nằm trong Sổ làm việc khác.

Tính toán trong Trang tính

Bước tiếp theo là điền thông tin Số đơn vị bán được cho từng Sản phẩm trong từng Tháng và từng Khu vực. Do đó, bạn cần làm việc riêng trên các trang tính này.

Đối với từng khu vực, đối với từng sản phẩm -

  • Điền số đơn vị đã bán.
  • Tính Tổng số tiền tương ứng dưới dạng Giá * Không. đơn vị.

Trong mỗi trang tính (Đông, Bắc, Nam và Tây), hãy tính tổng phụ theo tháng -

Note- Bạn có thể sử dụng Subtotal trên một trang tính nhưng không thể sử dụng trên nhiều trang tính. Do đó, bạn phải lặp lại bước này cho các bảng tính North, South và West.

Nhấp vào Đề cương Cấp độ 2. Bạn sẽ nhận được tất cả các Tổng số theo tháng.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tóm tắt kết quả từ tất cả bốn bảng tính - Đông, Bắc, Nam và Tây.

Tóm tắt dữ liệu trong nhiều trang tính

Các bước sau đây sẽ chỉ cho bạn cách tóm tắt dữ liệu từ nhiều trang tính.

  • Thêm trang tính và đặt tên là Tóm tắt.
  • Tạo cấu trúc cho trang tính Tóm tắt.

Trong cột- Total Sales, trong ô C3, nhập =sum(

  • Chọn trang tính East.
  • Chọn ô G7.
  • Với tab Đông được nhấn, hãy nhấp vào tab West.
  • Các tab từ Đông sang Tây được chọn.
  • Công thức trong thanh công thức xuất hiện dưới dạng

=sum(‘East:West’!G7)

Lưu ý rằng bạn vẫn ở trong Eastbảng tính. Nhấn Enter.

Bạn sẽ ở trong trang tính Tóm tắt. Trong thanh công thức, bạn sẽ thấy công thức như

=SUM(East:West!G7)

Giá trị được tính toán xuất hiện trong ô C3.

  • Sao chép công thức vào các ô C4 đến C14.
  • Bấm Hiển thị Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức trong tab CÔNG THỨC.

Tất cả các công thức trong cột Tổng Doanh số sẽ xuất hiện.

Đây chính xác là cách bạn muốn tóm tắt kết quả từ từng khu vực.

  • Bấm vào ô C15.
  • Kiểu =sum(C3:C14)

Kết quả tóm tắt của bạn đã sẵn sàng trong trang tính Tóm tắt.