Phân tích dữ liệu Excel - Tổng phụ với phạm vi
Nếu bạn có danh sách dữ liệu mà bạn muốn nhóm và tóm tắt, bạn có thể sử dụng Excel Subtotal và Outlineđể hiển thị các hàng hoặc cột tóm tắt. Bạn có thể dùngPivotTable cũng cho mục đích này, nhưng sử dụng Subtotal và Outlinelà cách nhanh nhất để phân tích một loạt dữ liệu. Lưu ý rằngSubtotal và Outline chỉ có thể được sử dụng trên một dải ô chứ không phải trên một bảng.
Bạn có thể tạo một Outlinelên đến tám cấp độ, một cấp độ cho mỗi nhóm. Mức bên ngoài được biểu thị bằng Số thấp hơn và Mức bên trong bằng Số cao hơn. Mỗi cấp bên trong hiển thị dữ liệu chi tiết cho cấp bên ngoài trước đó.
Để hiểu cách sử dụng Subtotal và Outline, hãy xem xét ví dụ sau, trong đó dữ liệu bán hàng của các mặt hàng khác nhau được cung cấp cho nhân viên bán hàng khôn ngoan và thông thái về địa điểm. Tổng cộng, có 1891 hàng dữ liệu.
Tổng phụ
Bạn có thể nhận được tổng số địa điểm bán hàng khôn ngoan bằng cách sử dụng Subtotal.
Đầu tiên, hãy sắp xếp vị trí dữ liệu một cách khôn ngoan.
Nhấp vào bất kỳ đâu trên phạm vi dữ liệu.
Nhấn vào DATA chuyển hướng.
Nhấp chuột Sort.
Dữ liệu được chọn. CácSort hộp thoại xuất hiện.
bên trong Sort hộp thoại,
Chọn Vị trí cho Sort by
Chọn Giá trị cho Sort On
Chọn A đến Z cho Order
Nhấp chuột OK. Dữ liệu được sắp xếp theo vị trí khôn ngoan.
Nhấp vào bất kỳ đâu trên Dải dữ liệu.
Nhấp chuột DATA chuyển hướng.
Nhấp chuột Subtotal bên trong Outlinenhóm. Dữ liệu được chọn vàSubtotal hộp thoại xuất hiện.
bên trong Subtotal dialog cái hộp,
Chọn Vị trí trong At each change in:
Chọn Tổng dưới Use function:
Chọn Đơn vị và Số tiền dưới Add subtotal to:
Lựa chọn Replace current subtotals
Lựa chọn Summary below data
Nhấp chuột OK. Dữ liệu được nhóm lại với ba cấp độ và tổng phụ được tính toán theo vị trí.
Note - Dữ liệu được hiển thị ở Mức 3 - tức là toàn bộ dữ liệu.
Nhấp vào Đề cương Cấp độ 2. Totals sẽ được hiển thị vị trí khôn ngoan cho các đơn vị và số lượng.
Nhấp vào Đề cương Cấp độ 1. Grand Totals sẽ được hiển thị cho các đơn vị và số tiền.
Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ dữ liệu bằng cách nhấp vào Outline Levels hoặc bằng cách nhấp vào + Biểu tượng ở bên trái dữ liệu.
Tổng phụ lồng nhau
Bạn có thể nhận được tổng doanh số của từng nhân viên bán hàng, vị trí thông thái Nested Subtotals.
Sort vị trí dữ liệu khôn ngoan và sau đó là nhân viên bán hàng khôn ngoan.
Nhấp vào bất kỳ đâu trên phạm vi dữ liệu.
Nhấn vào DATA chuyển hướng.
Nhấp chuột Sort. Dữ liệu được chọn vàSort hộp thoại xuất hiện.
bên trong Sort hộp thoại,
Chọn Vị trí cho Sort by
Chọn Giá trị cho Sort On
Chọn A đến Z cho Order
Bấm vào Add Level
Then by hàng xuất hiện
Chọn tên cho Then by
Chọn Giá trị cho Sort On
Chọn A đến Z cho Order
Nhấp chuột OK. Dữ liệu được sắp xếp theo vị trí và sau đó theo tên.
Nhấp vào bất kỳ đâu trên Dải dữ liệu
Bấm vào DATA chuyển hướng
Bấm vào Subtotal bên trong Outline nhóm
Dữ liệu được chọn. Subtotal hộp thoại xuất hiện.
bên trong Subtotal hộp thoại,
Chọn Vị trí trong At each change in:
Chọn Tổng dưới Use function:
Chọn Đơn vị và Số tiền dưới Add subtotal to:
Lựa chọn Replace current subtotals
Lựa chọn Summary below data
Nhấp chuột OK. Dữ liệu được nhóm với ba Cấp độ và các tổng phụ được tính toán theo vị trí như đã mô tả trước đó.
Nhấp chuột Subtotal.
bên trong Subtotal hộp thoại,
Chọn Tên dưới At each change in:
Chọn Tổng dưới Use function:
Chọn Đơn vị và Số tiền dưới Add subtotal to:
Unselect Replace current subtotals
Lựa chọn Summary below data
Nhấp chuột OK. Dữ liệu được nhóm với bốn cấp độ và tổng phụ được tính toán theo vị trí và đặt tên khôn ngoan.
Nhấp chuột Outline Level 3. CácTotals sẽ được hiển thị tên khôn ngoan và vị trí khôn ngoan cho Đơn vị và Số tiền.
Bấm vào Outline Level 2. CácTotals sẽ được hiển thị vị trí khôn ngoan cho Đơn vị và Số tiền.
Nhấp chuột Outline Level 1. CácGrand Totals sẽ được hiển thị cho Đơn vị và Số tiền.
Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ dữ liệu bằng cách nhấp vào Outline Levels hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng + ở bên trái dữ liệu.