Các chỉ số hiệu suất chính

Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) là một tập hợp các thước đo có thể định lượng được mà một tổ chức sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động của mình theo thời gian. KPI thường được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức nói chung hoặc toàn bộ (ví dụ: bán hàng, tài chính, v.v.). Bạn cần xác định các KPI dựa trên các mục tiêu của tổ chức và theo dõi chúng theo thời gian để theo dõi tiến độ.

Có một số loại KPI để lựa chọn dựa trên yêu cầu của bạn. Các ví dụ bao gồm -

Thu nhập và chi tiêu
Tỷ lệ lợi nhuận
Giá trị mua hàng trung bình
Giá trị trọn đời của khách hàng
Vôn lưu động

Lưu ý rằng KPI là một hình thức giao tiếp liên quan đến các hoạt động sau:

Xác định các KPI dựa trên mục tiêu của tổ chức.
Giám sát và báo cáo các KPI.
Thay đổi các KPI khi tổ chức tiến triển và / hoặc các mục tiêu của tổ chức thay đổi.

Xác định các KPI

Bước đầu tiên và là bước quan trọng nhất trong phân tích KPI là xác định các KPI theo dõi hiệu quả các xu hướng cần thiết trong tổ chức. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về các mục tiêu và yêu cầu các kênh liên lạc thích hợp giữa các nhà phân tích và những người chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu.

Có một số KPI để lựa chọn, nhưng thành công trong việc giám sát phụ thuộc vào việc lựa chọn đúng những KPI có liên quan đến mục tiêu. Các KPI khác nhau giữa các tổ chức và giữa các bộ phận và phòng ban và sẽ chỉ có hiệu quả khi chúng dẫn đến việc cải thiện hiệu suất.

Bạn có thể đánh giá mức độ phù hợp của KPI bằng cách sử dụng các tiêu chí SMART - tức là KPI phải Scụ thể, Mcó thể dễ dàng, Acó thể đạt được, Rcó liên quan và Time-ràng buộc. Nói cách khác, KPI được chọn phải đáp ứng các tiêu chí sau:

KPI phản ánh Smục tiêu cụ thể.
KPI cho phép bạn Mtăng tiến độ hướng tới mục tiêu đó.
Mục tiêu mà KPI đang được xác định là thực tế Acó thể đạt được.
Mục tiêu mà KPI đang nhắm đến là Rcó liên quan đến tổ chức.
Bạn có thể đặt khung thời gian để đạt được mục tiêu để KPI tiết lộ mức độ gần mục tiêu so với thời gian còn lại.

Các KPI đã xác định phải được đánh giá theo thời gian để tìm ra mức độ phù hợp của chúng theo thời gian. Nếu được yêu cầu, các KPI khác nhau cần được xác định và giám sát. Chỉ khi đó, việc giám sát KPI của bạn sẽ liên quan đến nhu cầu hiện tại của tổ chức.

Dựa trên nhu cầu phân tích, bạn phải chọn các KPI có liên quan và các ví dụ bao gồm:

Bộ phận bán hàng có thể sử dụng KPI để đo lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến.
Bộ phận kế toán có thể đo lường chi tiêu hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí.
Bộ phận nhân sự có thể đo lường doanh thu của nhân viên hàng quý.
Các chuyên gia kinh doanh thường sử dụng KPI được nhóm lại với nhau trong thẻ điểm kinh doanh để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về thành công của doanh nghiệp hoặc để xác định xu hướng hoặc để xác định cơ hội cải thiện hiệu suất.

Các ví dụ được sử dụng trong chương này là chỉ dẫn để giúp bạn hiểu cách bạn có thể xác định và theo dõi KPI trong Excel. Bạn có toàn quyền quyết định xác định các KPI dựa trên các mục tiêu để phản ánh kịch bản hiện tại so với các mục tiêu.

KPI trong Excel

Bạn có thể phân tích hiệu suất so với mục tiêu đã đặt với PowerPivot. Ví dụ: một PowerPivot KPI có thể được sử dụng để xác định cho mỗi năm và nhân viên bán hàng doanh số bán hàng thực tế của anh ta như thế nào so với mục tiêu bán hàng của anh ta.
Bạn có thể khám phá và trực quan hóa cùng một KPI với Power View.
Bạn cũng có thể xác định KPI mới và / hoặc chỉnh sửa chúng trong Power View.
Bạn có thể tạo báo cáo thẩm mỹ với KPI trong Power View.

Xác định KPI trong Excel

Bước đầu tiên trong phân tích KPI là xác định KPI đã xác định. Điều này yêu cầu xác định ba tham số cho KPI như sau:

Giá trị cơ sở

Giá trị cơ sở được xác định bởi một trường được tính toán phân giải thành một giá trị. Trường được tính toán đại diện cho giá trị hiện tại của mục trong hàng đó của bảng. Ví dụ: tổng doanh thu, lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định, v.v.

Giá trị mục tiêu / Mục tiêu

Giá trị mục tiêu (hoặc Mục tiêu) được xác định bởi trường được tính toán phân giải thành giá trị hoặc giá trị tuyệt đối. Nó là giá trị mà giá trị hiện tại được đánh giá. Đây có thể là một con số cố định, ví dụ: số ngày nghỉ ốm trung bình áp dụng cho tất cả nhân viên hoặc một trường được tính toán, dẫn đến một mục tiêu khác nhau cho mỗi hàng, ví dụ: ngân sách của từng bộ phận trong tổ chức .

Trạng thái

Trạng thái là chỉ số của giá trị. Sẽ rất ấn tượng nếu bạn đặt nó làm chỉ báo trực quan. Trong Power View trong Excel, bạn có thể chỉnh sửa KPI, chọn chỉ số nào sẽ sử dụng và giá trị nào để kích hoạt từng chỉ số.

Ví dụ: giả sử bạn muốn theo dõi mục tiêu Doanh số của Nhân viên bán hàng trong một tổ chức đang bán một sản phẩm. Mục tiêu của phân tích là xác định những người hoạt động tốt nhất đang đáp ứng Số tiền bán hàng mục tiêu. Bạn có thể tiến hành xác định KPI như sau:

Base Value - Giá trị hiện tại của số tiền bán hàng cho mỗi nhân viên bán hàng.
Target Value / Goal- Điều này được cố định cho tất cả các nhân viên bán hàng để cho phép so sánh giữa các nhân viên bán hàng. Giả sử rằng Số tiền bán hàng mục tiêu là 3500. Lưu ý rằng đối với một phân tích khác, bạn có thể thay đổi các giá trị mục tiêu cho các nhân viên bán hàng.
Status - Trạng thái sẽ được hiển thị bằng hình ảnh để dễ dàng xác định trạng thái của Giá trị cơ sở so với Giá trị mục tiêu.

KPI trong PowerPivot

Bạn có thể xác định KPI trong PowerPivot như sau:

Bắt đầu với hai bảng SalesPerson và Sales.
- Bảng SalesPerson chứa ID Người bán hàng và Tên Người bán hàng.
- Bảng bán hàng chứa thông tin bán hàng của nhân viên bán hàng khôn ngoan và khôn ngoan theo tháng.
Thêm hai bảng vào Mô hình Dữ liệu.
Tạo mối quan hệ giữa hai bảng bằng trường ID Người bán hàng.

Để đặt Giá trị cơ bản, bạn cần một trường được tính toán cho Số tiền bán hàng.

Thêm trường được tính toán trong bảng Doanh số cho cột Số tiền Bán hàng trong Mô hình Dữ liệu như sau:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

Bấm vào PivotTable trên ruy-băng trong cửa sổ PowerPivot.
Chọn Trang tính Mới trong hộp thoại Tạo PivotTable.

Thêm trường Nhân viên bán hàng vào vùng ROWS trong PivotTable.
Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán.
Nhấp vào KPI mới trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI) xuất hiện.

Chọn Tổng doanh số trong hộp (giá trị) trường cơ sở KPI.
Trong Trạng thái KPI, có các tùy chọn sau:
- Trong Xác định giá trị mục tiêu, chọn Giá trị tuyệt đối và nhập 3500 vào hộp.
- Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh các thanh dọc thể hiện tỷ lệ phần trăm thành 40 và 80.
- Trong Chọn kiểu biểu tượng, hãy chọn tùy chọn đầu tiên.

Bấm vào nút OK. Bạn có thể quan sát những điều sau đây trong bảng Bán hàng trong danh sách Trường PivotTable -

Trường Tổng Doanh số là một KPI và được mô tả bằng biểu tượng

.
Ba thông số KPI - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái xuất hiện dưới dạng các trường trong KPI Tổng doanh số.

Chọn ba thông số KPI - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái trong Tổng doanh số.
Ba cột xuất hiện trong PowerPivot, với cột Trạng thái hiển thị các biểu tượng theo giá trị tương ứng.

Bạn cũng có thể xác định các ngưỡng KPI theo giá trị thay vì tỷ lệ phần trăm. Để sửa đổi KPI đã xác định, hãy tiến hành như sau:

Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán trên Ruy-băng.
Nhấp vào Quản lý KPI trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Quản lý KPIs xuất hiện.

Nhấp vào KPI - Tổng doanh số.
Nhấp vào nút Chỉnh sửa.

Hộp thoại Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI) xuất hiện.

Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh thanh dọc thành 1500 và 3000.
Giữ lại phần còn lại của các tùy chọn trước đó.
Nhấp vào OK.

Như bạn có thể quan sát, các biểu tượng trạng thái phản ánh các ngưỡng đã thay đổi.

KPI trong Power View

Bạn có thể tạo các báo cáo thẩm mỹ với KPI trong Power View. Bạn có thể sử dụng KPI được xác định trước trong Mô hình Dữ liệu hoặc bạn có thể thêm KPI trong Power View.

Để thêm hoặc chỉnh sửa KPI trong Power View, hãy tiến hành như sau:

Trong Trang tính Power View, bấm vào tab PowerPivot.

Ruy-băng PowerPivot xuất hiện, mà bạn đã sử dụng trong phần trước.

Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán.
Nhấp vào KPI mới để thêm KPI.
Nhấp vào Quản lý KPI để chỉnh sửa KPI.

Các bước tương tự như trong phần trước.

Bạn có thể tạo một báo cáo thẩm mỹ về Hiệu suất Bán hàng với KPI trong Power View như sau:

Bấm vào tab DỮ LIỆU trên ruy-băng.
Bấm vào Power View trong nhóm Báo cáo.

Trang tính Power View xuất hiện.

Thêm Bảng với các trường - Nhân viên bán hàng, Tổng doanh số và Tổng trạng thái bán hàng.
Thêm Bảng thứ hai với các trường - Nhân viên bán hàng, Tổng doanh số và Tổng mục tiêu bán hàng.
Chuyển đổi Bảng thứ hai thành 100% Thanh xếp chồng.
Thêm Bảng thứ ba với các trường - Người bán hàng, Khu vực, Tổng doanh số và Tổng trạng thái bán hàng.
Chuyển đổi Bảng thứ ba thành Thẻ. Kéo trường Vùng đến Xếp theo.
Thêm Tiêu đề - Hiệu suất Bán hàng.
Thay đổi phông chữ.
Tăng kích thước văn bản.
Thay đổi kích thước Bảng, 100% Thanh và Thẻ xếp chồng lên nhau một cách thích hợp.

Báo cáo Hiệu suất Bán hàng của bạn đã sẵn sàng -

Như bạn có thể quan sát, trong Power View, bạn có thể mô tả kết quả như sau:

Bảng có các biểu tượng cho trạng thái KPI tương tự như báo cáo PowerPivot.
100% Stacked Bar mô tả tỷ lệ phần trăm đạt được đối với Mục tiêu. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng nó cung cấp một so sánh rõ ràng về hiệu suất của tất cả.
Thẻ mô tả trạng thái KPI của Nhân viên bán hàng cùng với Khu vực họ thuộc về. Bạn có thể tương tác cuộn qua các Ô để hiển thị kết quả cho các Khu vực khác nhau cũng sẽ cung cấp phạm vi đánh giá hiệu suất theo từng khu vực.