Phân tích dữ liệu Excel - Hướng dẫn nhanh

Phân tích dữ liệu là một quá trình kiểm tra, làm sạch, chuyển đổi và mô hình hóa dữ liệu với mục tiêu khám phá thông tin hữu ích, đề xuất kết luận và hỗ trợ việc ra quyết định

Các loại phân tích dữ liệu

Một số kỹ thuật phân tích dữ liệu tồn tại bao gồm các lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, khoa học, khoa học xã hội, v.v. với nhiều tên gọi khác nhau. Các phương pháp phân tích dữ liệu chính là:

• Khai thác dữ liệu
• Kinh doanh thông minh
• Phân tích thống kê
• Phân tích dự đoán
• Phân tích văn bản

Khai thác dữ liệu

Khai thác dữ liệu là phân tích số lượng lớn dữ liệu để trích xuất các mẫu dữ liệu thú vị, chưa từng biết trước đây, dữ liệu bất thường và các phần phụ thuộc. Lưu ý rằng mục tiêu là trích xuất các mẫu và kiến ​​thức từ một lượng lớn dữ liệu chứ không phải trích xuất chính dữ liệu.

Phân tích khai thác dữ liệu liên quan đến các phương pháp khoa học máy tính ở giao điểm của trí tuệ nhân tạo, máy học, thống kê và hệ thống cơ sở dữ liệu.

Các mẫu thu được từ khai thác dữ liệu có thể được coi là bản tóm tắt dữ liệu đầu vào có thể được sử dụng trong phân tích sâu hơn hoặc để thu được kết quả dự đoán chính xác hơn bởi hệ thống hỗ trợ quyết định.

Kinh doanh thông minh

Các công cụ và kỹ thuật Business Intelligence dùng để thu thập và chuyển đổi một lượng lớn dữ liệu kinh doanh phi cấu trúc nhằm giúp xác định, phát triển và tạo ra các cơ hội kinh doanh chiến lược mới.

Mục tiêu của trí tuệ kinh doanh là cho phép dễ dàng giải thích khối lượng lớn dữ liệu để xác định các cơ hội mới. Nó giúp thực hiện một chiến lược hiệu quả dựa trên những hiểu biết sâu sắc có thể cung cấp cho các doanh nghiệp một lợi thế thị trường cạnh tranh và sự ổn định lâu dài.

Phân tích thống kê

Thống kê là nghiên cứu thu thập, phân tích, giải thích, trình bày và tổ chức dữ liệu.

Trong phân tích dữ liệu, hai phương pháp thống kê chính được sử dụng:

• Descriptive statistics - Trong thống kê mô tả, dữ liệu từ toàn bộ tổng thể hoặc một mẫu được tóm tắt bằng các bộ mô tả số như -

  • Trung bình, Độ lệch Chuẩn cho Dữ liệu Liên tục

  • Tần suất, Tỷ lệ phần trăm cho dữ liệu phân loại

• Inferential statistics- Nó sử dụng các mẫu trong dữ liệu mẫu để rút ra các suy luận về tổng thể đại diện hoặc tính ngẫu nhiên. Những suy luận này có thể là -

  • trả lời câu hỏi có / không về dữ liệu (kiểm tra giả thuyết)

  • ước tính các đặc tính số của dữ liệu (ước tính)

  • mô tả các liên kết trong dữ liệu (tương quan)

  • mô hình hóa các mối quan hệ trong dữ liệu (Ví dụ: phân tích hồi quy)

Phân tích dự đoán

Phân tích dự đoán sử dụng các mô hình thống kê để phân tích dữ liệu hiện tại và lịch sử để dự báo (dự đoán) về các sự kiện trong tương lai hoặc các sự kiện chưa biết. Trong kinh doanh, phân tích dự đoán được sử dụng để xác định các rủi ro và cơ hội hỗ trợ việc ra quyết định.

Phân tích văn bản

Phân tích văn bản, còn được gọi là Khai phá văn bản hoặc Khai thác dữ liệu văn bản là quá trình lấy thông tin chất lượng cao từ văn bản. Khai phá văn bản thường bao gồm quá trình cấu trúc văn bản đầu vào, lấy ra các mẫu trong dữ liệu có cấu trúc bằng cách sử dụng các phương tiện như học mẫu thống kê, và cuối cùng là đánh giá và giải thích kết quả đầu ra.

Quy trình phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu được nhà thống kê John Tukey định nghĩa vào năm 1961 là "Quy trình phân tích dữ liệu, kỹ thuật giải thích kết quả của các quy trình đó, cách lập kế hoạch thu thập dữ liệu để làm cho việc phân tích dễ dàng hơn, chính xác hơn hoặc chính xác hơn, và tất cả các máy móc và kết quả thống kê (toán học) áp dụng cho việc phân tích dữ liệu. "

Do đó, phân tích dữ liệu là một quá trình thu thập dữ liệu lớn, không có cấu trúc từ nhiều nguồn khác nhau và chuyển đổi nó thành thông tin hữu ích cho -

• Trả lời câu hỏi
• Kiểm tra giả thuyết
• Decision-making
• Chứng minh lý thuyết

Phân tích dữ liệu với Excel

Microsoft Excel cung cấp một số phương tiện và cách thức để phân tích và diễn giải dữ liệu. Dữ liệu có thể từ nhiều nguồn khác nhau. Dữ liệu có thể được chuyển đổi và định dạng theo một số cách. Nó có thể được phân tích bằng các lệnh, hàm và công cụ liên quan của Excel - bao gồm Định dạng có điều kiện, Phạm vi, Bảng, Hàm văn bản, Hàm ngày, Hàm thời gian, Hàm tài chính, Tổng phụ, Phân tích nhanh, Kiểm tra công thức, Công cụ hỏi, Phân tích điều gì xảy ra nếu, Bộ giải, Mô hình dữ liệu, PowerPivot, PowerView, PowerMap, v.v.

Bạn sẽ học các kỹ thuật phân tích dữ liệu này với Excel như một phần của hai phần -

• Phân tích dữ liệu với Excel và
• Phân tích dữ liệu nâng cao với Excel

Phân tích dữ liệu là một quá trình thu thập, chuyển đổi, làm sạch và mô hình hóa dữ liệu với mục tiêu khám phá thông tin cần thiết. Các kết quả thu được sẽ được truyền đạt, gợi ý kết luận và hỗ trợ việc ra quyết định. Hình ảnh hóa dữ liệu đôi khi được sử dụng để mô tả dữ liệu để dễ dàng khám phá các mẫu hữu ích trong dữ liệu. Các thuật ngữ Mô hình hóa dữ liệu và Phân tích dữ liệu có nghĩa giống nhau.

Quy trình phân tích dữ liệu bao gồm các giai đoạn sau có tính chất lặp lại:

• Đặc tả yêu cầu dữ liệu
• Thu thập dữ liệu
• Xử lí dữ liệu
• Làm sạch dữ liệu
• Phân tích dữ liệu
• Communication

Đặc tả yêu cầu dữ liệu

Dữ liệu cần thiết để phân tích dựa trên một câu hỏi hoặc một thử nghiệm. Dựa trên yêu cầu của những người chỉ đạo phân tích, dữ liệu cần thiết làm đầu vào cho phân tích được xác định (ví dụ: Dân số người). Các biến cụ thể liên quan đến dân số (ví dụ: Tuổi và Thu nhập) có thể được chỉ định và thu thập. Dữ liệu có thể là số hoặc phân loại.

Thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập thông tin về các biến mục tiêu được xác định là yêu cầu dữ liệu. Trọng tâm là đảm bảo thu thập dữ liệu chính xác và trung thực. Thu thập dữ liệu đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập là chính xác để các quyết định liên quan là hợp lệ. Thu thập dữ liệu cung cấp cả đường cơ sở để đo lường và mục tiêu để cải thiện.

Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, từ cơ sở dữ liệu tổ chức đến thông tin trong các trang web. Do đó, dữ liệu thu được có thể không có cấu trúc và có thể chứa thông tin không liên quan. Do đó, dữ liệu thu thập được bắt buộc phải qua Xử lý dữ liệu và Làm sạch dữ liệu.

Xử lí dữ liệu

Dữ liệu được thu thập phải được xử lý hoặc tổ chức để phân tích. Điều này bao gồm cấu trúc dữ liệu theo yêu cầu cho các Công cụ phân tích có liên quan. Ví dụ: dữ liệu có thể phải được đặt thành các hàng và cột trong bảng trong Bảng tính hoặc Ứng dụng thống kê. Có thể phải tạo Mô hình Dữ liệu.

Làm sạch dữ liệu

Dữ liệu được tổ chức và xử lý có thể không đầy đủ, có trùng lặp hoặc có lỗi. Làm sạch dữ liệu là quá trình ngăn ngừa và sửa chữa những lỗi này. Có một số loại Làm sạch dữ liệu phụ thuộc vào loại dữ liệu. Ví dụ: trong khi làm sạch dữ liệu tài chính, các tổng số nhất định có thể được so sánh với các con số được công bố đáng tin cậy hoặc các ngưỡng đã xác định. Tương tự như vậy, các phương pháp dữ liệu định lượng có thể được sử dụng để phát hiện ngoại lệ mà sau đó sẽ bị loại trừ trong phân tích.

Phân tích dữ liệu

Dữ liệu được xử lý, sắp xếp và làm sạch sẽ sẵn sàng cho phân tích. Có nhiều kỹ thuật phân tích dữ liệu khác nhau để hiểu, diễn giải và đưa ra kết luận dựa trên các yêu cầu. Hình ảnh hóa dữ liệu cũng có thể được sử dụng để kiểm tra dữ liệu ở định dạng đồ họa, để có được thông tin chi tiết bổ sung về các thông báo trong dữ liệu.

Có thể sử dụng các Mô hình Dữ liệu Thống kê như Tương quan, Phân tích Hồi quy để xác định mối quan hệ giữa các biến dữ liệu. Các mô hình mô tả dữ liệu này rất hữu ích trong việc đơn giản hóa việc phân tích và truyền đạt kết quả.

Quá trình này có thể yêu cầu làm sạch dữ liệu bổ sung hoặc thu thập dữ liệu bổ sung, và do đó các hoạt động này có tính chất lặp lại.

Giao tiếp

Kết quả của phân tích dữ liệu phải được báo cáo ở định dạng theo yêu cầu của người dùng để hỗ trợ các quyết định và hành động tiếp theo của họ. Phản hồi từ người dùng có thể dẫn đến phân tích bổ sung.

Các nhà phân tích dữ liệu có thể chọn các kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu, chẳng hạn như bảng và biểu đồ, giúp truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả đến người dùng. Các công cụ phân tích cung cấp cơ sở để làm nổi bật thông tin cần thiết với mã màu và định dạng trong bảng và biểu đồ.

Excel cung cấp các lệnh, hàm và công cụ giúp bạn dễ dàng thực hiện các công việc phân tích dữ liệu. Bạn có thể tránh được nhiều phép tính tốn thời gian và / hoặc phức tạp bằng Excel. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ bắt đầu ngay từ đầu về cách bạn có thể thực hiện phân tích dữ liệu với Excel. Bạn sẽ hiểu với các ví dụ có liên quan, cách sử dụng từng bước các lệnh trong Excel và ảnh chụp màn hình ở mỗi bước.

Dải và Bảng

Dữ liệu bạn có có thể nằm trong một phạm vi hoặc trong một bảng. Các thao tác nhất định trên dữ liệu có thể được thực hiện cho dù dữ liệu nằm trong một phạm vi hay trong một bảng.

Tuy nhiên, có một số hoạt động nhất định sẽ hiệu quả hơn khi dữ liệu nằm trong bảng hơn là trong phạm vi. Cũng có những thao tác dành riêng cho bảng.

Bạn cũng sẽ hiểu các cách phân tích dữ liệu trong phạm vi và bảng. Bạn sẽ hiểu cách đặt tên cho phạm vi, sử dụng tên và quản lý tên. Điều tương tự cũng áp dụng cho các tên trong bảng.

Làm sạch dữ liệu - Chức năng văn bản, ngày và giờ

Bạn cần làm sạch dữ liệu thu được từ nhiều nguồn khác nhau và cấu trúc nó trước khi tiến hành phân tích dữ liệu. Bạn sẽ học cách làm sạch dữ liệu.

• Với các hàm văn bản
• Chứa các giá trị ngày
• Chứa giá trị thời gian

Định dạng có điều kiện

Excel cung cấp cho bạn các lệnh định dạng có điều kiện cho phép bạn tô màu các ô hoặc phông chữ, có các ký hiệu bên cạnh các giá trị trong ô dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Điều này giúp một người trong việc hình dung các giá trị nổi bật. Bạn sẽ hiểu các lệnh khác nhau để định dạng ô có điều kiện.

Sắp xếp và lọc

Trong quá trình chuẩn bị phân tích dữ liệu và / hoặc để hiển thị một số dữ liệu quan trọng, bạn có thể phải sắp xếp và / hoặc lọc dữ liệu của mình. Bạn có thể làm tương tự với các tùy chọn sắp xếp và lọc dễ sử dụng mà bạn có trong Excel.

Tổng phụ với Dãy

Như bạn đã biết, PivotTable thường được sử dụng để tóm tắt dữ liệu. Tuy nhiên, Tổng phụ với Dải ô là một tính năng khác được cung cấp bởi Excel sẽ cho phép bạn nhóm / hủy nhóm dữ liệu và tóm tắt dữ liệu có trong phạm vi với các bước dễ dàng.

Phân tích nhanh

Với công cụ Phân tích nhanh trong Excel, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các tác vụ phân tích dữ liệu khác nhau và hình dung nhanh kết quả.

Hiểu các chức năng tra cứu

Các Hàm Tra cứu trong Excel cho phép bạn tìm các giá trị dữ liệu phù hợp với tiêu chí đã xác định từ một lượng lớn dữ liệu.

PivotTables

Với PivotTable, bạn có thể tóm tắt dữ liệu, chuẩn bị báo cáo động bằng cách thay đổi nội dung của PivotTable.

Trực quan hóa dữ liệu

Bạn sẽ học một số kỹ thuật Hình ảnh hóa Dữ liệu bằng Biểu đồ Excel. Bạn cũng sẽ học cách tạo Biểu đồ dải, Biểu đồ nhiệt kế, Biểu đồ Gantt, Biểu đồ Thác nước, Đường gấp khúc và PivotCharts.

Xác nhận dữ liệu

Có thể yêu cầu rằng chỉ các giá trị hợp lệ mới được nhập vào các ô nhất định. Nếu không, chúng có thể dẫn đến tính toán không chính xác. Với các lệnh xác thực dữ liệu, bạn có thể dễ dàng thiết lập các giá trị xác thực dữ liệu cho một ô, thông báo đầu vào nhắc người dùng về những gì dự kiến ​​sẽ được nhập vào ô, xác thực các giá trị đã nhập với các tiêu chí đã xác định và hiển thị thông báo lỗi trong trường hợp mục nhập không chính xác.

Phân tích tài chính

Excel cung cấp cho bạn một số hàm tài chính. Tuy nhiên, đối với các vấn đề thường xảy ra yêu cầu phân tích tài chính, bạn có thể học cách sử dụng kết hợp các chức năng này.

Làm việc với nhiều trang tính

Bạn có thể phải thực hiện nhiều phép tính giống nhau trong nhiều trang tính. Thay vì lặp lại các phép tính này trong mỗi trang tính, bạn có thể thực hiện trên một trang tính và nó cũng xuất hiện trong các trang tính đã chọn khác. Bạn cũng có thể tóm tắt dữ liệu từ các trang tính khác nhau thành một trang tính báo cáo.

Kiểm tra Công thức

Khi bạn sử dụng công thức, bạn có thể muốn kiểm tra xem các công thức có hoạt động như mong đợi hay không. Trong Excel, các lệnh Kiểm tra Công thức giúp bạn truy tìm các giá trị tiền lệ và phụ thuộc cũng như kiểm tra lỗi.

Hỏi thăm

Excel cũng cung cấp phần bổ trợ Inquire cho phép bạn so sánh hai sổ làm việc để xác định các thay đổi, tạo báo cáo tương tác và xem mối quan hệ giữa các sổ làm việc, trang tính và ô. Bạn cũng có thể xóa định dạng quá mức trong trang tính khiến Excel chạy chậm hoặc làm cho kích thước tệp lớn.

Trong khi thực hiện Phân tích dữ liệu, việc tham chiếu đến các dữ liệu khác nhau sẽ có ý nghĩa và dễ dàng hơn nếu tham chiếu là Tên thay vì tham chiếu ô - một ô hoặc một phạm vi ô. Ví dụ: nếu bạn đang tính Giá trị hiện tại ròng dựa trên Tỷ lệ chiết khấu và một loạt Dòng tiền, công thức

Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

có ý nghĩa hơn

C10 = NPV (C2, C6: C8)

Với Excel, bạn có thể tạo và sử dụng các tên có ý nghĩa cho các phần khác nhau của dữ liệu. Những lợi thế của việc sử dụng tên phạm vi bao gồm:

• Tên Phạm vi có ý nghĩa (chẳng hạn như Cash_Flows) dễ nhớ hơn nhiều so với địa chỉ Phạm vi (chẳng hạn như C6: C8).

• Nhập tên ít bị lỗi hơn nhập địa chỉ ô hoặc dải ô.

• Nếu bạn nhập sai tên trong công thức, Excel sẽ hiển thị #NAME? lỗi.

• Bạn có thể nhanh chóng di chuyển đến các vùng trong trang tính của mình bằng cách sử dụng các tên đã xác định.

• Với Tên, công thức của bạn sẽ dễ hiểu hơn và dễ sử dụng hơn. Ví dụ: công thức Net_Income = Gross_Income - Các khoản khấu trừ trực quan hơn C40 = C20 - B18.

• Tạo công thức với tên phạm vi dễ dàng hơn so với địa chỉ ô hoặc phạm vi. Bạn có thể sao chép tên ô hoặc dải ô vào công thức bằng cách sử dụng tính năng Tự động điền công thức.

Trong chương này, bạn sẽ học -

• Quy tắc cú pháp cho tên.
• Tạo tên cho các tham chiếu ô.
• Tạo tên cho hằng số.
• Quản lý tên.
• Phạm vi tên được xác định của bạn.
• Chỉnh sửa tên.
• Lọc tên.
• Đang xóa tên.
• Áp dụng tên.
• Sử dụng tên trong công thức.
• Xem tên trong sổ làm việc.
• Sử dụng dán tên và dán danh sách.
• Sử dụng tên cho các giao lộ trong phạm vi.
• Sao chép công thức với tên.

Sao chép Tên bằng Tự động Hoàn thành Công thức

Nhập chữ cái đầu tiên của tên vào công thức. Một hộp thả xuống xuất hiện với tên hàm và tên phạm vi. Chọn tên cần thiết. Nó được sao chép vào công thức của bạn.

Quy tắc cú pháp tên phạm vi

Excel có các quy tắc cú pháp sau cho tên:

• Bạn có thể sử dụng bất kỳ sự kết hợp nào của các chữ cái, số và các ký hiệu - dấu gạch dưới, dấu gạch chéo ngược và dấu chấm. Các ký hiệu khác không được phép.

• Tên có thể bắt đầu bằng một ký tự, dấu gạch dưới hoặc dấu gạch chéo ngược.

• Tên không được bắt đầu bằng một số (ví dụ - 1stQuarter) hoặc giống với địa chỉ ô (ví dụ - QTR1).

• Nếu bạn thích sử dụng những tên như vậy, hãy đặt trước tên bằng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch chéo ngược (ví dụ - \ 1stQuarter, _QTR1).

• Tên không được chứa khoảng trắng. Nếu bạn muốn phân biệt hai từ trong tên, bạn có thể sử dụng dấu gạch dưới (ví dụ- Dòng tiền thay vì Dòng tiền)

• Các tên đã xác định của bạn không được xung đột với các tên được xác định nội bộ của Excel, chẳng hạn như Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title. Nếu bạn xác định các tên giống nhau, chúng sẽ ghi đè các tên nội bộ của Excel và bạn sẽ không nhận được bất kỳ thông báo lỗi nào. Tuy nhiên, người ta khuyên không nên làm như vậy.

• Giữ tên ngắn gọn nhưng dễ hiểu, mặc dù bạn có thể sử dụng tối đa 255 ký tự

Tạo tên dải ô

Bạn có thể tạo Tên phạm vi theo hai cách:

• Sử dụng Name box.

• Sử dụng New Name hộp thoại.

• Sử dụng Selection hộp thoại.

Tạo Tên Phạm vi bằng Hộp Tên

Để tạo tên Phạm vi, sử dụng Namehộp ở bên trái của thanh công thức là cách nhanh nhất. Làm theo các bước dưới đây -

Step 1 - Chọn phạm vi mà bạn muốn xác định Tên.

Step 2 - Bấm vào ô Tên.

Step 3 - Nhập tên và nhấn Enter để tạo Tên.

Tạo tên phạm vi bằng cách sử dụng hộp thoại Tên mới

Bạn cũng có thể tạo Tên Phạm vi bằng cách sử dụng hộp thoại Tên Mới từ tab Công thức.

Step 1 - Chọn phạm vi mà bạn muốn xác định tên.

Step 2 - Nhấp vào tab Công thức.

Step 3- Bấm Xác định Tên trong nhóm Tên đã Xác định. CácNew Name hộp thoại xuất hiện.

Step 4 - Nhập tên vào ô bên cạnh Tên

Step 5- Kiểm tra xem phạm vi được chọn và hiển thị trong hộp Tham khảo có chính xác không. Bấm OK.

Tạo tên phạm vi bằng cách sử dụng hộp thoại Tạo tên từ lựa chọn

Bạn cũng có thể tạo tên Phạm vi bằng cách sử dụng Create Names từ hộp thoại Lựa chọn từ tab Công thức, khi bạn có các giá trị Văn bản liền kề với phạm vi của bạn.

Step 1 - Chọn phạm vi mà bạn muốn xác định tên cùng với hàng / cột chứa tên.

Step 2 - Nhấp vào tab Công thức.

Step 3 - Bấm Create from Selectiontrong nhóm Tên được xác định. CácCreate Names from Selection hộp thoại xuất hiện.

Step 4 - Chọn hàng trên cùng khi Văn bản xuất hiện ở hàng trên cùng của vùng chọn.

Step 5- Kiểm tra phạm vi đã được chọn và hiển thị trong hộp bên cạnh Tham chiếu là chính xác. Bấm OK.

Bây giờ, bạn có thể tìm giá trị lớn nhất trong phạm vi với =Sum(Tên học sinh), như hình dưới đây -

Bạn cũng có thể tạo tên với nhiều lựa chọn. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể đặt tên hàng dấu của mỗi học sinh bằng tên của học sinh.

Bây giờ, bạn có thể tìm tổng điểm cho mỗi học sinh với =Sum (tên sinh viên), như hình dưới đây.

Tạo tên cho hằng số

Giả sử bạn có một hằng số sẽ được sử dụng trong sổ làm việc của bạn. Bạn có thể chỉ định tên cho nó trực tiếp mà không cần đặt nó vào một ô.

Trong ví dụ dưới đây, Lãi suất Ngân hàng Tiết kiệm được đặt thành 5%.

• Nhấp vào Xác định Tên.
• Trong hộp thoại Tên mới, nhập Savings_Bank_Interest_Rate vào hộp Name.
• Trong Phạm vi, chọn Sổ làm việc.
• Trong hộp Tham chiếu, xóa nội dung và nhập 5%.
• Bấm OK.

Tên Savings_Bank_Interest_Rateđược đặt thành không đổi 5%. Bạn có thể xác minh điều này trong Trình quản lý tên. Bạn có thể thấy rằng giá trị được đặt thành 0,05 và trongRefers to = 0,05 được đặt.

Quản lý tên

Sổ làm việc Excel có thể có bất kỳ số ô và phạm vi được đặt tên nào. Bạn có thể quản lý những tên này bằng Trình quản lý tên.

• Bấm vào tab Công thức.

• Nhấp chuột Name Manager bên trong Defined Namesnhóm. CácName Managerhộp thoại xuất hiện. Tất cả các tên được xác định trong sổ làm việc hiện tại được hiển thị.

Danh sách của Names được hiển thị với Values, Cell Reference (bao gồm Tên trang tính), Scope và Comment.

Trình quản lý Tên có các tùy chọn để -

• Xác định một New Đặt tên với New Cái nút.

• Edit một Tên xác định.

• Delete một Tên xác định.

• Filter tên được xác định theo danh mục.

• Sửa đổi phạm vi của một tên được xác định mà nó Refers to.

Phạm vi của một cái tên

Các Scopecủa một tên theo mặc định là sổ làm việc. Bạn có thể tìm thấyScope của một tên đã xác định từ danh sách các tên trong Scope cột trong Name Manager.

Bạn có thể xác định Scope của một New Name khi bạn xác định tên bằng cách sử dụng New Namehộp thoại. Ví dụ, bạn đang xác định tên Lãi suất. Sau đó, bạn có thể thấy rằngScope sau đó New Name Lãi_trái là Workbook.

Giả sử bạn muốn Scope lãi suất này bị hạn chế cho điều này Worksheet chỉ có.

Step 1- Nhấp vào mũi tên xuống trong Hộp Phạm vi. Các tùy chọn Phạm vi có sẵn xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Các tùy chọn Phạm vi bao gồm Workbookvà tên trang tính trong sổ làm việc.

Step 2- Bấm vào tên trang tính hiện tại, trong trường hợp này là NPV và bấm OK. Bạn có thể xác định / tìm tên trang tính trong tab trang tính.

Step 3 - Để xác minh rằng Phạm vi là trang tính, hãy nhấp vào Name Manager. Trong cột Phạm vi, bạn sẽ tìm thấy NPV cho Lãi suất_Rate. Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể sử dụng Name Interest_Rate trong NPV của Worksheet, chứ không phải trong các Worksheet khác.

Note - Khi bạn xác định Phạm vi của Tên, nó không thể được sửa đổi sau này.

Xóa tên có giá trị lỗi

Đôi khi, có thể xảy ra trường hợp định nghĩa Tên có thể có lỗi vì nhiều lý do khác nhau. Bạn có thể xóa các tên như sau:

Step 1 - Bấm Filter bên trong Name Manager hộp thoại.

Các tùy chọn lọc sau xuất hiện:

• LÀm sạch bộ lọc
• Tên trong phạm vi trang tính
• Các tên trong phạm vi Workbook
• Tên có lỗi
• Tên không có lỗi
• Tên được xác định
• Tên bảng

Bạn có thể áp dụng Filter đến defined Names bằng cách chọn một hoặc nhiều tùy chọn này.

Step 2 - Chọn Names with Errors. Tên có chứa giá trị lỗi sẽ được hiển thị.

Step 3 - Từ danh sách thu được của Names, chọn những cái bạn muốn xóa và nhấp vào Delete.

Bạn sẽ nhận được một tin nhắn, xác nhận xóa. Bấm OK.

Chỉnh sửa tên

Bạn có thể dùng Edit tùy chọn trong Name Manager hộp thoại đến -

• Thay đổi Name.

• Sửa đổi Refers to phạm vi

• Chỉnh sửa Comment trong một Name.

Thay đổi tên

Step 1 - Bấm vào ô chứa hàm Large.

Bạn có thể thấy, hai giá trị khác được thêm vào mảng, nhưng không được bao gồm trong hàm vì chúng không phải là một phần của Array1.

Step 2 - Nhấp vào Name bạn muốn chỉnh sửa trong Name Managerhộp thoại. Trong trường hợp này,Array1.

Step 3 - Bấm Edit. CácEdit Name hộp thoại xuất hiện.

Step 4 - Thay đổi Name bằng cách nhập tên mới mà bạn muốn vào Name Box.

Step 5 - Nhấp vào Range nút ở bên phải của Refers to Hộp và bao gồm các tham chiếu ô mới.

Step 6 - Thêm một Comment (Không bắt buộc)

Thông báo rằng Scope không hoạt động và do đó không thể thay đổi.

Bấm OK. Bạn sẽ quan sát những thay đổi được thực hiện.

Áp dụng tên

Hãy xem xét ví dụ sau:

Như bạn quan sát, tên không được định nghĩa và sử dụng trong hàm PMT. Nếu bạn đặt hàm này ở một nơi khác trong trang tính, bạn cũng cần nhớ chính xác vị trí của các giá trị tham số. Bạn biết rằng sử dụng tên là một lựa chọn tốt hơn.

Trong trường hợp này, hàm đã được xác định với các tham chiếu ô không có tên. Bạn vẫn có thể xác định tên và áp dụng chúng.

Step 1 - Sử dụng Create from Selection, xác định tên.

Step 2- Chọn ô chứa công thức. Nhấp vào

bên cạnhDefine Name bên trong Defined Names nhóm trên Formulaschuyển hướng. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoApply Names.

Step 3 - Sự Apply Nameshộp thoại xuất hiện. ChọnNames mà bạn muốn Apply và bấm OK.

Các tên đã chọn sẽ được áp dụng cho các ô đã chọn.

Bạn cũng có thể Apply Names vào toàn bộ trang tính, bằng cách chọn trang tính và lặp lại các bước trên.

Sử dụng tên trong một công thức

Bạn có thể sử dụng một Name trong một Formula theo những cách sau -

• Gõ Name nếu bạn nhớ nó, hoặc

• Nhập một hoặc hai chữ cái đầu tiên và sử dụng Excel Formula Autocomplete đặc tính.

• Nhấp vào Sử dụng trong Công thức trong nhóm Tên được Xác định trên tab Công thức.

  • Chọn Tên được yêu cầu từ danh sách thả xuống gồm các tên đã xác định.

  • Bấm đúp vào tên đó.

• Sử dụng Paste Name hộp thoại.

  • Chọn tùy chọn Dán tên từ danh sách thả xuống gồm các tên đã xác định. Hộp thoại Dán Tên xuất hiện.

  • Chọn Name bên trong Paste Names hộp thoại và bấm đúp vào nó.

Xem tên trong sổ làm việc

Bạn có thể nhận được tất cả Names trong sổ làm việc của bạn cùng với References và Save họ hoặc Print chúng.

• Bấm vào ô trống nơi bạn muốn sao chép Names trong sổ làm việc của bạn.

• Nhấp chuột Use in Formula bên trong Defined Names nhóm.

• Nhấp chuột Paste Names từ danh sách thả xuống.

• Nhấp chuột Paste List bên trong Paste Name hộp thoại xuất hiện.

Danh sách tên và các tham chiếu tương ứng của chúng được sao chép tại vị trí được chỉ định trên trang tính của bạn như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây -

Sử dụng tên cho các giao lộ phạm vi

Range Intersections là những ô riêng lẻ có hai Dãy chung.

Ví dụ, trong dữ liệu được đưa ra bên dưới, Dãy B6: F6 và Dãy C3: C8 có chung Ô C6, thực sự đại diện cho điểm của sinh viên Kodeda, Adam trong Bài kiểm tra 1.

Bạn có thể làm cho điều này có ý nghĩa hơn với Range Names.

• Tạo nên Names với Create from Selection cho cả Sinh viên và Thi.

• Của bạn Names sẽ như sau:

• Gõ =Kodeda_Adam Exam_1 trong B11.

Ở đây, bạn đang sử dụng phép toán Giao nhau dãy, khoảng cách giữa hai dãy.

Điều này sẽ hiển thị điểm của Kodeda, Adam trong Bài kiểm tra 1, được đưa ra trong Ô C6.

Sao chép công thức có tên

Bạn có thể sao chép công thức có tên bằng Copyvà Paste trong cùng một trang tính.

Bạn cũng có thể sao chép một công thức có tên vào một trang tính khác bằng cách copy và paste, cung cấp tất cả names bên trong formula có workbook như Scope. Nếu không, bạn sẽ nhận được một#VALUE lỗi.

A Tablelà một phạm vi dữ liệu có cấu trúc hình chữ nhật. Các tính năng chính là -

• Mỗi hàng trong bảng tương ứng với một bản ghi dữ liệu. Ví dụ - Thông tin nhân viên.

• Mỗi cột chứa một phần thông tin cụ thể. Exmaple - Các cột có thể chứa dữ liệu như tên, số nhân viên, ngày tuyển dụng, tiền lương, phòng ban, v.v.

• Hàng trên cùng mô tả thông tin có trong mỗi cột và được gọi là hàng tiêu đề.

• Mỗi mục trong hàng trên cùng được gọi là tiêu đề cột.

Bạn có thể tạo và sử dụng bảng Excel để quản lý và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. Hơn nữa, với Bảng Excel, bạn được tích hợp tính năng Lọc, Sắp xếp và Đổ bóng hàng giúp dễ dàng các hoạt động báo cáo của bạn.

Hơn nữa, Excel phản hồi các hành động được thực hiện trên bảng một cách thông minh. Ví dụ: bạn có một công thức trong một cột hoặc bạn đã tạo một biểu đồ dựa trên dữ liệu trong bảng. Khi bạn thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng (tức là nhiều hàng hơn), Excel sẽ mở rộng công thức thành dữ liệu mới và biểu đồ tự động mở rộng.

Sự khác biệt giữa Bảng và Dải

Sau đây là những điểm khác biệt giữa bảng và dải ô:

• Bảng là một cách có cấu trúc hơn để làm việc với dữ liệu hơn là một phạm vi.
• Bạn có thể chuyển đổi một phạm vi thành một bảng và Excel sẽ tự động cung cấp -
  • Tên bảng
  • Tên tiêu đề cột
  • Định dạng cho dữ liệu (Màu ô và Màu phông chữ) để Hình ảnh hóa tốt hơn

Bảng cung cấp các tính năng bổ sung không có sẵn cho phạm vi. Đây là -

• Excel cung cấp các công cụ bảng trong ruy-băng từ thuộc tính đến kiểu.

• Excel tự động cung cấp nút Bộ lọc trong mỗi tiêu đề cột để sắp xếp dữ liệu hoặc lọc bảng sao cho chỉ những hàng đáp ứng tiêu chí xác định của bạn mới được hiển thị.

• Nếu bạn có nhiều hàng trong một bảng và bạn cuộn xuống trang tính để hàng tiêu đề biến mất, các ký tự cột trong trang tính sẽ được thay thế bằng tiêu đề bảng.

• Khi bạn đặt một công thức vào bất kỳ ô nào trong một cột của bảng, nó sẽ được truyền đến tất cả các ô trong cột đó.

• Bạn có thể sử dụng tên bảng và tên tiêu đề cột trong công thức mà không cần phải sử dụng tham chiếu ô hoặc tạo tên phạm vi.

• Bạn có thể mở rộng kích thước bảng bằng cách thêm nhiều hàng hoặc nhiều cột hơn bằng cách nhấp và kéo điều khiển hình tam giác nhỏ ở góc dưới bên phải của ô dưới bên phải.

• Bạn có thể tạo và sử dụng bộ cắt cho bảng để lọc dữ liệu.

Bạn sẽ tìm hiểu về tất cả các Tính năng này trong Chương này.

Tạo bảng

Để tạo bảng từ dữ liệu bạn có trên trang tính, hãy làm theo các bước đã cho -

Step 1- Chọn Phạm vi Ô mà bạn muốn đưa vào Bảng. Các ô có thể chứa dữ liệu hoặc có thể để trống. Phạm vi sau có 290 hàng dữ liệu nhân viên. Hàng trên cùng của dữ liệu có tiêu đề.

Step 2 - Dưới Inserttrong nhóm Bảng, hãy bấm Bảng. CácCreate Tablehộp thoại xuất hiện. Kiểm tra xem dải dữ liệu đã chọn trongWhere is the data for your table? Hộp là chính xác.

Step 3 - Kiểm tra My table has headers nếu hàng trên cùng của Dải ô đã chọn chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm Tiêu đề Bảng.

Note - Nếu bạn không đánh dấu vào ô này, bảng của bạn sẽ có Headers - Column1, Column2,…

Step 4 - Bấm OK.

Phạm vi được chuyển đổi thành Bảng với Kiểu mặc định.

Step 5- Bạn cũng có thể chuyển đổi một phạm vi thành một bảng bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu trên phạm vi và nhấn Ctrl + T. ACreate Table hộp thoại xuất hiện và sau đó bạn có thể lặp lại các bước như đã cho ở trên.

Tên bảng

Excel chỉ định tên cho mọi bảng được tạo.

Step 1 - Để xem tên bảng vừa tạo, bấm vào bảng, bấm vào table tools – design trên thanh Ribbon.

Step 2 - Trong Properties nhóm, trong Table Name , Tên Bảng của bạn sẽ được hiển thị.

Step 3 - Bạn có thể chỉnh sửa Tên Bảng này để làm cho nó có ý nghĩa hơn đối với dữ liệu của bạn.

Step 4- Nhấp vào hộp Tên bảng. Xóa Tên và nhập Emp_Data.

Note - Quy tắc cú pháp của tên phạm vi có thể áp dụng cho tên bảng.

Quản lý tên trong bảng

Bạn có thể quản lý tên bảng tương tự như cách bạn quản lý tên phạm vi bằng Trình quản lý tên.

• Nhấp vào Bảng.

• Nhấp chuột Name Manager bên trong Defined Names nhóm trên Formulas chuyển hướng.

Các Name Manager hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm thấy Table Names trong sổ làm việc của bạn.

Bạn có thể Edit a Table Name hoặc thêm nhận xét với New tùy chọn trong Name Managerhộp thoại. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi phạm vi trongRefers to.

Bạn có thể Create Names với tiêu đề cột để sử dụng chúng trong công thức, biểu đồ, v.v.

• Bấm vào Tiêu đề Cột EmployeeID trong bàn.

• Nhấp vào Trình quản lý tên.

• Nhấp chuột New trong hộp thoại Trình quản lý tên.

Các New Name hộp thoại xuất hiện.

Trong hộp Tên, bạn có thể tìm thấy Tiêu đề Cột và trong Refers to hộp, bạn sẽ tìm thấy Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

Khi bạn quan sát, đây là một cách nhanh chóng để xác định Tên trong Bảng.

Tiêu đề bảng thay thế chữ cái cột

Khi bạn đang làm việc với nhiều hàng dữ liệu hơn trong bảng, bạn có thể phải cuộn xuống để xem dữ liệu trong các hàng đó.

Tuy nhiên, trong khi làm như vậy, bạn cũng yêu cầu các tiêu đề bảng xác định giá trị nào thuộc về cột nào. Excel tự động cung cấp một cách trơn tru để thực hiện việc này. Khi bạn cuộn dữ liệu của mình xuống, các ký tự cột của trang tính sẽ được chuyển đổi thành tiêu đề bảng.

Trong trang tính được cung cấp bên dưới, các chữ cái của cột hiển thị như cũ và tiêu đề bảng ở hàng 2. 21 hàng trong số 290 hàng dữ liệu được hiển thị.

Cuộn xuống để xem các hàng trong bảng 25 - 35. Tiêu đề bảng sẽ thay thế các ký tự cột cho các cột trong bảng. Các chữ cái cột khác vẫn như cũ.

Truyền công thức trong bảng

Trong bảng dưới đây, giả sử bạn muốn bao gồm tuổi của mỗi nhân viên.

Step 1- Chèn một cột vào bên phải cột Ngày sinh. Nhập Tuổi vào Tiêu đề Cột.

Step 2 - Trong bất kỳ Ô nào trong cột trống đó, hãy nhập Công thức, =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) và nhấn Enter.

Công thức tự động truyền đến các ô khác trong cột đó của bảng.

Thay đổi kích thước bảng

Bạn có thể thay đổi kích thước bảng để thêm hoặc xóa hàng / cột.

Hãy xem xét bảng Student_Marks sau đây có chứa Tổng số điểm cho các lô 1 - 15.

Giả sử bạn muốn thêm ba lô nữa 16-18 và một cột chứa phần trăm vượt qua.

• Nhấp vào bảng.

• Kéo điều khiển màu xanh lam ở phía dưới bên phải, xuống dưới để bao gồm thêm ba hàng trong bảng.

• Một lần nữa kéo điều khiển màu xanh lam ở phía dưới bên phải, sang ngang để bao gồm một cột nữa trong bảng.

Bảng của bạn trông như sau. Bạn cũng có thể kiểm tra phạm vi có trong bảng trong hộp thoại Trình quản lý tên -

Loại bỏ các bản sao

Khi bạn thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bạn có thể có các giá trị trùng lặp. Bạn cần loại bỏ các giá trị trùng lặp trước khi tiếp tục phân tích.

Xem dữ liệu sau đây, nơi bạn có thông tin về các sản phẩm khác nhau của các nhãn hiệu khác nhau. Giả sử, bạn muốn xóa các bản sao khỏi dữ liệu này.

• Nhấp vào bảng.

• Trên DESIGN tab, nhấp vào Remove Duplicatestrong nhóm Công cụ trên Ruy-băng. CácRemove Duplicates hộp thoại xuất hiện.

Tiêu đề cột xuất hiện dưới các cột trong hộp thoại Loại bỏ các bản sao.

• Kiểm tra các tiêu đề cột tùy thuộc vào cột nào bạn muốn loại bỏ các bản sao và bấm OK.

Bạn sẽ nhận được thông báo về số hàng có giá trị trùng lặp bị xóa và còn lại bao nhiêu giá trị duy nhất. Dữ liệu đã làm sạch sẽ được hiển thị trong bảng.

Bạn cũng có thể xóa các bản sao bằng Remove Duplicates bên trong Data Tools nhóm trong tab DATA trên Ribbon.

Chuyển đổi sang Phạm vi

Bạn có thể chuyển đổi một bảng thành một Range.

• Nhấp vào bảng.

• Nhấp chuột Convert to Range bên trong Tools nhóm, trong tab Thiết kế trên Ruy-băng.

Bạn sẽ nhận được một thông báo hỏi bạn có muốn chuyển đổi bảng thành Phạm vi hay không. Sau khi bạn xác nhận vớiYes, bảng sẽ được chuyển đổi thành Phạm vi.

Tùy chọn kiểu bảng

Bạn có một số tùy chọn Table Styleschọn. Các tùy chọn này có thể được sử dụng nếu bạn cần đánh dấu một Hàng / Cột.

Bạn có thể chọn / bỏ chọn các hộp này để xem bảng của bạn trông như thế nào. Cuối cùng, bạn có thể quyết định lựa chọn nào phù hợp với dữ liệu của mình.

Người ta khuyên rằng Table Style Options chỉ được sử dụng để chiếu thông tin quan trọng trong dữ liệu của bạn thay vì làm cho nó có màu sắc sặc sỡ, điều này không cần thiết trong phân tích dữ liệu.

Kiểu bàn

Bạn có một số kiểu bảng để lựa chọn. Các kiểu này có thể được sử dụng tùy thuộc vào màu và kiểu bạn muốn hiển thị dữ liệu của mình trong bảng.

Di chuyển chuột vào các kiểu này để xem trước bảng của bạn với các kiểu. Cuối cùng, bạn có thể quyết định kiểu nào phù hợp với dữ liệu của mình.

Người ta khuyên rằng Table Styles chỉ được sử dụng để chiếu thông tin quan trọng trong dữ liệu của bạn theo cách dễ thấy thay vì làm cho nó trở nên sặc sỡ, điều này không cần thiết trong phân tích dữ liệu.

Máy cắt lát cho bàn

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2013 hoặc Excel 2016, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc dữ liệu trong bảng của bạn.

Để biết chi tiết về cách sử dụng Slicer cho Table, hãy tham khảo chương về Lọc trong hướng dẫn này.

Dữ liệu mà bạn thu được từ nhiều nguồn khác nhau không ở dạng sẵn sàng để phân tích. Trong chương này, bạn sẽ hiểu cách chuẩn bị dữ liệu của bạn ở dạng văn bản để phân tích.

Ban đầu, bạn cần làm sạch dữ liệu. Làm sạch dữ liệu bao gồm xóa các ký tự không mong muốn khỏi văn bản. Tiếp theo, bạn cần cấu trúc dữ liệu theo dạng bạn yêu cầu để phân tích thêm. Bạn có thể làm điều tương tự bằng cách -

• Tìm các mẫu văn bản cần thiết với các chức năng văn bản.
• Trích xuất giá trị dữ liệu từ văn bản.
• Định dạng dữ liệu với các hàm văn bản.
• Thực thi các thao tác dữ liệu với các hàm văn bản.

Xóa các ký tự không mong muốn khỏi văn bản

Khi bạn nhập dữ liệu từ một ứng dụng khác, nó có thể có các ký tự không in được và / hoặc khoảng trắng thừa. Các khoảng trống thừa có thể là -

• dấu cách hàng đầu và / hoặc
• khoảng trống thừa giữa các từ.

Nếu bạn sắp xếp hoặc phân tích dữ liệu như vậy, bạn sẽ nhận được kết quả sai.

Hãy xem xét ví dụ sau:

Đây là dữ liệu thô mà bạn có được về thông tin sản phẩm có chứa ID sản phẩm, mô tả sản phẩm và giá. Ký tự “|” tách trường trong mỗi hàng.

Khi bạn nhập dữ liệu này vào trang tính Excel, nó trông như sau:

Khi bạn quan sát, toàn bộ dữ liệu nằm trong một cột duy nhất. Bạn cần cấu trúc dữ liệu này để thực hiện phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, ban đầu bạn cần làm sạch dữ liệu.

Bạn cần xóa mọi ký tự không in được và khoảng trắng thừa có thể có trong dữ liệu. Bạn có thể sử dụng chức năng CLEAN và chức năng TRIM cho mục đích này.

Không.	Mô tả chức năng
1.	CLEAN Xóa tất cả các ký tự không in được khỏi văn bản
2.	TRIM Xóa khoảng trắng khỏi văn bản

• Chọn các ô C3 - C11.
• Nhập = TRIM (CLEAN (B3)) rồi nhấn CTRL + Enter.

Công thức được điền vào các ô C3 - C11.

Kết quả sẽ như hình dưới đây -

Tìm các mẫu văn bản bắt buộc với các hàm văn bản

Để cấu trúc dữ liệu của mình, bạn có thể phải thực hiện đối sánh Mẫu văn bản nhất định dựa trên đó bạn có thể trích xuất Giá trị dữ liệu. Một số Hàm văn bản hữu ích cho mục đích này là:

Không.	Mô tả chức năng
1.	EXACT Kiểm tra xem hai giá trị văn bản có giống nhau không
2.	FIND Tìm một giá trị văn bản trong một giá trị văn bản khác (phân biệt chữ hoa chữ thường)
3.	SEARCH Tìm một giá trị văn bản trong một giá trị văn bản khác (không phân biệt chữ hoa chữ thường)

Trích xuất giá trị dữ liệu từ văn bản

Bạn cần trích xuất dữ liệu cần thiết từ văn bản để có cấu trúc giống nhau. Giả sử trong ví dụ trên, bạn cần đặt dữ liệu vào ba cột - ProductID, Product_Description và Price.

Bạn có thể trích xuất dữ liệu theo một trong những cách sau:

• Trích xuất giá trị dữ liệu với trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột
• Trích xuất giá trị dữ liệu bằng hàm văn bản
• Trích xuất giá trị dữ liệu với Flash Fill

Trích xuất giá trị dữ liệu với trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột

Bạn có thể dùng Convert Text to Columns Wizard để trích xuất Giá trị Dữ liệu vào các cột Excel nếu các trường của bạn -

• Được phân cách bằng một ký tự hoặc
• Căn chỉnh trong các cột có dấu cách giữa mỗi trường.

Trong ví dụ trên, các trường được phân tách bằng ký tự “|”. Do đó, bạn có thể sử dụngConvert Text to Columns Thuật sĩ.

• Chọn dữ liệu.

• Sao chép và dán các giá trị vào cùng một nơi. Nếu không thì,Convert Text to Columns lấy các chức năng thay vì chính dữ liệu làm đầu vào.

• Chọn dữ liệu.

• Bấm vào Text to Columns bên trong Data Tools nhóm dưới Data Tab trên Ribbon.

Step 1 - Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột - Bước 1/3 xuất hiện.

• Chọn Delimited.
• Bấm tiếp.

Step 2 - Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột - Bước 2/3 xuất hiện.

• Dưới Delimiters, lựa chọn Other.

• Trong hộp bên cạnh Other, nhập ký tự |

• Nhấp chuột Next.

Step 3 - Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột - Bước 3/3 xuất hiện.

Trong màn hình này, bạn có thể chọn từng cột dữ liệu của mình trong trình hướng dẫn và đặt định dạng cho cột đó.

• Đối với Destination, chọn ô D3.

• Bạn có thể bấm vào Advanced, và thiết lập Decimal Separator và Thousands Separator bên trong Advanced Text Import Settings hộp thoại xuất hiện.

• Nhấp chuột Finish.

Dữ liệu của bạn, được chuyển đổi thành các cột sẽ xuất hiện trong ba Cột - D, E và F.

• Đặt tên cho các tiêu đề Cột là ProductID, Product_Description và Price.

Trích xuất giá trị dữ liệu bằng hàm văn bản

Giả sử các trường trong dữ liệu của bạn không được phân cách bằng ký tự cũng như không được căn chỉnh trong các cột có dấu cách giữa mỗi trường, bạn có thể sử dụng các hàm văn bản để trích xuất các giá trị dữ liệu. Ngay cả trong trường hợp các trường được phân tách, bạn vẫn có thể sử dụng các hàm văn bản để trích xuất dữ liệu.

Một số hàm văn bản hữu ích cho mục đích này là:

Không.	Mô tả chức năng
1.	LEFT Trả về các ký tự ngoài cùng bên trái từ một giá trị văn bản
2.	RIGHT Trả về các ký tự ngoài cùng bên phải từ một giá trị văn bản
3.	MID Trả về một số ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản bắt đầu từ vị trí bạn chỉ định
4.	LEN Trả về số ký tự trong một chuỗi văn bản

Bạn cũng có thể kết hợp hai hoặc nhiều hàm văn bản này theo dữ liệu bạn có trong tay, để trích xuất các giá trị dữ liệu cần thiết. Ví dụ: sử dụng kết hợp các hàm LEFT, RIGHT và VALUE hoặc sử dụng kết hợp các hàm FIND, LEFT, LEN và MID.

Trong ví dụ trên,

• Tất cả các ký tự còn lại đầu tiên | đặt tên ProductID.

• Tất cả các ký tự phải đến thứ hai | cho biết tên Giá.

• Tất cả các ký tự nằm giữa ký tự đầu tiên | và thứ hai | đặt tên Product_Description.

• Mỗi | có khoảng trắng trước và sau.

Quan sát thông tin này, bạn có thể trích xuất các giá trị dữ liệu bằng các bước sau:

• Tìm vị trí của đầu tiên | -First | Position

  • Bạn có thể sử dụng hàm TÌM

• Tìm vị trí thứ hai | -Second | Position

  • Bạn có thể sử dụng lại hàm FIND

  • Bắt đầu (First | Position - 2) Các ký tự của Văn bản cung cấp ProductID

    • Bạn có thể sử dụng hàm LEFT

    • (First | Position + 2) đến (Second | Position - 2) Các ký tự của Văn bản cho Product_Description

      • Bạn có thể sử dụng Hàm MID

      • (Second | Position + 2) Các ký tự cuối của văn bản đưa ra giá

        • Bạn có thể sử dụng hàm RIGHT

        

        Kết quả sẽ như hình dưới đây -

        

        Bạn có thể thấy rằng các giá trị trong cột giá là giá trị văn bản. Để thực hiện các phép tính trên các giá trị này, bạn phải định dạng các ô tương ứng. Bạn có thể xem phần dưới đây để hiểu định dạng văn bản.

        Trích xuất giá trị dữ liệu với Flash Fill

        Sử dụng Excel Flash Filllà một cách khác để trích xuất các giá trị dữ liệu từ văn bản. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động khi Excel có thể tìm thấy một mẫu trong dữ liệu.

        Step 1 - Tạo ba cột cho ProductID, Product_Description và Giá bên cạnh dữ liệu.

        

        Step 2 - Sao chép và dán các giá trị cho C3, D3 và E3 từ B3.

        

        Step 3 - Chọn ô C3 và nhấp vào Flash Fill bên trong Data Tools nhóm trên Datachuyển hướng. Tất cả các giá trị cho ProductID được lấp đầy.

        

        Step 4- Lặp lại các bước đã cho ở trên cho Product_Description và Price. Dữ liệu được điền.

        

        Định dạng dữ liệu với các hàm văn bản

        Excel có một số hàm văn bản cài sẵn mà bạn có thể sử dụng để định dạng dữ liệu có chứa văn bản. Chúng bao gồm -

        Functions that format the Text as per your need -

        Không.	Mô tả chức năng
        1.	LOWER Chuyển đổi văn bản thành chữ thường

        Không.	Mô tả chức năng
        1.	UPPER Chuyển văn bản thành chữ hoa
        2.	PROPER Viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi từ của giá trị văn bản

Functions that convert and/or format the Numbers as Text -

Không.	Mô tả chức năng
1.	DOLLAR Chuyển đổi một số thành văn bản, sử dụng định dạng tiền tệ $ (đô la)
2.	FIXED Định dạng một số dưới dạng văn bản với một số thập phân cố định
3.	TEXT Định dạng một số và chuyển nó thành văn bản

Functions that convert the Text to Numbers -

Không.	Mô tả chức năng
1.	VALUE Chuyển đối số văn bản thành một số

Executing Data Operations with the Text Functions

Bạn có thể phải thực hiện các Thao tác văn bản nhất định trên Dữ liệu của mình. Ví dụ: nếu ID đăng nhập cho Nhân viên được thay đổi thành Định dạng mới trong Tổ chức, dựa trên Thay đổi định dạng, thì có thể phải thực hiện Thay thế văn bản.

Các Hàm Văn bản sau đây giúp bạn thực hiện các Thao tác Văn bản trên dữ liệu của bạn có chứa Văn bản -

Không.	Mô tả chức năng
1.	REPLACE Thay thế các ký tự trong văn bản
2.	SUBSTITUTE Thay thế văn bản mới cho văn bản cũ trong một chuỗi văn bản
3.	CONCATENATE Nối một số mục văn bản thành một mục văn bản
4.	CONCAT Kết hợp văn bản từ nhiều phạm vi và / hoặc chuỗi, nhưng nó không cung cấp đối số dấu phân tách hoặc bỏ quaEmpty.
5.	TEXTJOIN Kết hợp văn bản từ nhiều phạm vi và / hoặc chuỗi và bao gồm dấu phân cách bạn chỉ định giữa mỗi giá trị văn bản sẽ được kết hợp. Nếu dấu phân cách là một chuỗi văn bản trống, hàm này sẽ nối các phạm vi một cách hiệu quả.
6.	REPT Lặp lại văn bản một số lần nhất định

Dữ liệu bạn lấy từ các nguồn khác nhau có thể chứa các giá trị ngày tháng. Trong chương này, bạn sẽ hiểu cách chuẩn bị dữ liệu chứa các giá trị dữ liệu để phân tích.

Bạn sẽ học về -

• Định dạng ngày
  • Ngày ở định dạng nối tiếp
  • Ngày ở các Định dạng Tháng-Ngày-Năm khác nhau
• Chuyển đổi Ngày ở Định dạng Nối tiếp sang Định dạng Tháng-Ngày-Năm
• Chuyển đổi Ngày ở Định dạng Tháng-Ngày-Năm sang Định dạng Nối tiếp
• Lấy ngày hôm nay
• Tìm một ngày làm việc sau những ngày được chỉ định
• Tùy chỉnh định nghĩa về một ngày cuối tuần
• Số ngày làm việc giữa hai ngày nhất định
• Trích xuất Năm, Tháng, Ngày từ Ngày
• Trích ngày trong tuần từ ngày
• Ngày lấy từ Năm, Tháng và Ngày
• Tính số năm, tháng và ngày giữa hai ngày

Định dạng ngày

Excel hỗ trợ Date giá trị theo hai cách -

• Định dạng nối tiếp
• Ở các Định dạng Năm-Tháng-Ngày khác nhau

Bạn có thể chuyển đổi -

• A Date ở Định dạng nối tiếp thành một Date ở định dạng Năm-Tháng-Ngày

• A Date ở Định dạng Năm-Tháng-Ngày thành Date ở định dạng nối tiếp

Ngày ở định dạng nối tiếp

A Date ở định dạng sê-ri là một số nguyên dương đại diện cho số ngày từ ngày đã cho đến ngày 1 tháng 1 năm 1900. Cả Datevà ngày 1 tháng 1 năm 1900 được tính vào số lượng. Ví dụ: 42354 là mộtDate đại diện cho ngày 16/12/2015.

Ngày theo định dạng Tháng-Ngày-Năm

Excel hỗ trợ khác nhau Date Các định dạng dựa trên Locale(Vị trí) bạn chọn. Do đó, trước tiên bạn cần xác định tính tương thích củaDateđịnh dạng và Phân tích dữ liệu trong tầm tay. Lưu ý rằng nhất địnhDate định dạng có tiền tố là * (dấu hoa thị) -

• Date các định dạng bắt đầu bằng * (dấu hoa thị) đáp ứng các thay đổi trong cài đặt ngày và giờ khu vực được chỉ định cho hệ điều hành

• Date các định dạng không có dấu * (dấu hoa thị) không bị ảnh hưởng bởi cài đặt hệ điều hành

Để hiểu rõ mục đích, bạn có thể giả định United States là Locale. Bạn tìm thấy những điều sauDate định dạng để chọn cho Date- 8 ^ngày tháng Sáu, 2016 -

• * 6/8/2016 (bị ảnh hưởng bởi cài đặt hệ điều hành)
• * Thứ 4, ngày 8 tháng 6 năm 2016 (bị ảnh hưởng bởi cài đặt hệ điều hành)
• 6/8
• 6/8/16
• 06/08/16
• 8-Jun
• 8-Jun-16
• 08-Jun-16
• Jun-16
• June-16
• J
• J-16
• 6/8/2016
• 8-Jun-2016

Nếu bạn chỉ nhập hai chữ số để đại diện cho một năm và nếu -

• Các chữ số là 30 hoặc cao hơn, Excel giả định các chữ số đại diện cho các năm trong thế kỷ XX.

• Các chữ số nhỏ hơn 30, Excel giả định các chữ số đại diện cho các năm trong thế kỷ XXI.

Ví dụ: 1/1/29 được coi là ngày 1 tháng 1 năm 2029 và 1/1/30 được coi là ngày 1 tháng 1 năm 1930.

Chuyển đổi Ngày ở Định dạng Nối tiếp sang Định dạng Tháng-Ngày-Năm

Để chuyển đổi ngày từ định dạng tuần tự sang định dạng Tháng-Ngày-Năm, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Nhấn vào Number tab trong Format Cells hộp thoại.

• Nhấp chuột Date Dưới Category.

• Lựa chọn Locale. Có sẵnDate định dạng sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách dưới Type.

• Nhấp vào một Format Dưới Type để xem bản xem trước trong hộp bên cạnh Sample.

Sau khi chọn Định dạng, hãy nhấp vào OK.

Chuyển đổi Ngày ở Định dạng Tháng-Ngày-Năm sang Định dạng Nối tiếp

Bạn có thể chuyển đổi ngày ở định dạng Tháng-Ngày-Năm sang định dạng Nối tiếp theo hai cách:

• Sử dụng Format Cells hộp thoại

• Sử dụng Excel DATEVALUE chức năng

Sử dụng hộp thoại Định dạng Ô

• Nhấn vào Number tab trong Format Cells hộp thoại.

• Nhấp chuột General Dưới Category.

Sử dụng hàm DATEVALUE trong Excel

Bạn có thể sử dụng Excel DATEVALUE chức năng chuyển đổi một Date đến Serial Numberđịnh dạng. Bạn cần bao gồmDateđối số trong "". Ví dụ,

= DATEVALUE ("6/8/2016") cho kết quả là 42529

Lấy ngày hôm nay

Nếu bạn cần thực hiện các phép tính dựa trên ngày hôm nay, chỉ cần sử dụng hàm TODAY () trong Excel. Kết quả phản ánh ngày nó được sử dụng.

Ảnh chụp màn hình sau đây của TODAY () sử dụng chức năng đã được thực hiện vào ngày 16 ^tháng tháng năm 2016 -

Tìm một ngày làm việc sau những ngày đã chỉ định

Bạn có thể phải thực hiện các phép tính nhất định dựa trên số ngày làm việc của mình.

Ngày làm việc không bao gồm ngày cuối tuần và bất kỳ ngày lễ nào. Điều này có nghĩa là nếu bạn có thể xác định ngày cuối tuần và ngày nghỉ của mình, bất kỳ phép tính nào bạn thực hiện sẽ dựa trên ngày làm việc. Ví dụ: bạn có thể tính toán ngày đến hạn hóa đơn, thời gian giao hàng dự kiến, ngày họp tiếp theo, v.v.

Bạn có thể sử dụng Excel WORKDAY và WORKDAY.INTL các chức năng cho các hoạt động đó.

Không.	Mô tả chức năng
1.	WORKDAY Trả về số sê-ri của ngày trước hoặc sau một số ngày làm việc cụ thể
2.	WORKDAY.INTL Trả về số sê-ri của ngày trước hoặc sau một số ngày làm việc cụ thể bằng cách sử dụng các tham số để cho biết ngày nào là ngày cuối tuần và bao nhiêu ngày là ngày cuối tuần

Ví dụ, bạn có thể chỉ định 15 ^ngày ngày làm việc kể từ ngày hôm nay (ảnh chụp màn hình dưới đây được chụp vào ngày 16 ^tháng tháng 5 năm 2016) bằng cách sử dụng chức năng TODAY và WORKDAY.

Giả sử 25 ^ngày tháng năm 2016 và 1 ^st tháng 6 năm 2016 là ngày lễ. Sau đó, tính toán của bạn sẽ như sau:

Tùy chỉnh định nghĩa về một ngày cuối tuần

Theo mặc định, cuối tuần là thứ bảy và chủ nhật, tức là hai ngày. Bạn cũng có thể tùy chọn xác định ngày cuối tuần của mình vớiWORKDAY.INTLchức năng. Bạn có thể chỉ định ngày cuối tuần của riêng mình bằng một số cuối tuần tương ứng với các ngày cuối tuần như được cho trong bảng bên dưới. Bạn không cần nhớ những con số này, vì khi bạn bắt đầu nhập hàm, bạn sẽ nhận được danh sách các số và ngày cuối tuần trong danh sách thả xuống.

Ngày cuối tuần	Số cuối tuần
Thứ bảy Chủ Nhật	1 hoặc bỏ qua
Chủ nhật thứ hai	2
Thứ hai thứ ba	3
Thứ ba thứ tư	4
Thứ tư thứ năm	5
Thư năm thư sau	6
Thứ sáu, thứ bảy	7
Chỉ chủ nhật	11
Chỉ thứ hai	12
Chỉ thứ ba	13
Chỉ thứ tư	14
Chỉ thứ năm	15
Chỉ thứ sáu	16
Chỉ thứ bảy	17

Giả sử, nếu ngày cuối tuần chỉ là thứ Sáu, bạn cần sử dụng số 16 trong hàm WORKDAY.INTL.

Số ngày làm việc giữa hai ngày nhất định

Có thể có một yêu cầu để tính số ngày làm việc giữa hai ngày, ví dụ, trong trường hợp tính toán khoản thanh toán cho một nhân viên hợp đồng được trả lương theo ngày.

Bạn có thể tìm số ngày làm việc giữa hai ngày bằng các hàm Excel NETWORKDAYS và NETWORKDAYS.INTL. Cũng giống như trong trường hợp WORKDAYS và WORKDAYS.INTL, NETWORKDAYS và NETWORKDAYS.INTL cho phép bạn chỉ định ngày nghỉ và với NETWORKDAYS.INTL, bạn có thể chỉ định thêm ngày cuối tuần.

Không.	Mô tả chức năng
1.	NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc của cả hai ngày
2.	NETWORKDAYS.INTL Trả về số ngày làm việc toàn bộ giữa hai ngày sử dụng các tham số để cho biết ngày nào và ngày nào là ngày cuối tuần

Bạn có thể tính toán số ngày làm việc từ hôm nay đến một ngày khác bằng các hàm TODAY và NETWORKDAYS. Trong ảnh chụp màn hình đưa ra dưới đây, hôm nay là 16 ^ngày tháng năm 2016 và ngày kết thúc là 16 ^ngày tháng sáu năm 2016. 25 ^ngày tháng năm 2016 và 1 ^st tháng 6 năm 2016 là ngày lễ.

Một lần nữa, cuối tuần được giả định là thứ bảy và chủ nhật. Bạn có thể có định nghĩa của riêng mình cho ngày cuối tuần và tính số ngày làm việc giữa hai ngày bằng hàm NETWORKDAYS.INTL. Trong ảnh chụp màn hình được đưa ra bên dưới, chỉ thứ Sáu được xác định là cuối tuần.

Trích xuất Năm, Tháng, Ngày từ Ngày

Bạn có thể trích xuất từ ​​mỗi ngày trong danh sách ngày, ngày, tháng và năm tương ứng bằng cách sử dụng các hàm excel DAY, MONTH và YEAR.

Ví dụ, hãy xem xét những ngày sau:

Từ mỗi ngày này, bạn có thể trích xuất ngày, tháng và năm như sau:

Trích ngày trong tuần từ ngày

Bạn có thể trích xuất từ ​​mỗi ngày trong danh sách ngày, ngày tương ứng trong tuần bằng hàm WEEKDAY của Excel.

Hãy xem xét cùng một ví dụ được đưa ra ở trên.

Ngày lấy từ Năm, Tháng và Ngày

Dữ liệu của bạn có thể có thông tin về Năm, Tháng và Ngày riêng biệt. Bạn cần lấy ngày kết hợp ba giá trị này để thực hiện bất kỳ phép tính nào. Bạn có thể sử dụng hàm DATE để nhận các giá trị ngày.

Hãy xem xét dữ liệu sau:

Sử dụng hàm DATE để nhận các giá trị DATE.

Tính toán năm, tháng và ngày giữa hai ngày

Bạn có thể phải tính toán thời gian trôi đi từ một ngày nhất định. Bạn có thể cần thông tin này dưới dạng năm, tháng và ngày. Một ví dụ đơn giản là tính tuổi hiện tại của một người. Nó thực sự là sự khác biệt giữa ngày sinh và ngày hôm nay. Bạn có thể sử dụng các hàm DATEDIF, TODAY và CONCATENATE trong Excel cho mục đích này.

Kết quả như sau:

Dữ liệu bạn lấy từ các nguồn khác nhau có thể chứa các giá trị thời gian. Trong chương này, bạn sẽ hiểu cách chuẩn bị dữ liệu chứa các giá trị thời gian để phân tích.

Bạn sẽ học về -

• Định dạng thời gian
  • Thời gian ở định dạng nối tiếp
  • Thời gian ở định dạng Giờ-Phút-Giây
• Chuyển đổi thời gian ở định dạng nối tiếp sang định dạng giờ-phút-giây
• Chuyển đổi thời gian ở định dạng Giờ-phút-giây sang định dạng nối tiếp
• Lấy thời gian hiện tại
• Thời gian thu được từ giờ, phút và giây
• Trích xuất giờ, phút và giây từ thời gian
• Số giờ giữa Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc

Định dạng thời gian

Excel hỗ trợ Time Giá trị theo hai cách -

• Định dạng nối tiếp
• Ở các định dạng Giờ-Phút-Giây khác nhau

Bạn có thể chuyển đổi -

• Time ở định dạng nối tiếp thành Time ở định dạng Giờ-Phút-Giây

• Time ở định dạng Giờ-Phút-Giây sang Time ở định dạng nối tiếp

Thời gian ở định dạng nối tiếp

Time ở định dạng nối tiếp là một số dương đại diện cho Timelà một phần nhỏ của ngày 24 giờ, điểm bắt đầu là nửa đêm. Ví dụ: 0,29 đại diện cho 7 giờ sáng và 0,5 đại diện cho 12 giờ đêm.

Bạn cũng có thể kết hợp Date và Timetrong cùng một ô. Số sê-ri là số ngày sau ngày 1 tháng 1 năm 1900 và phần thời gian được liên kết với thời gian nhất định. Ví dụ: nếu bạn nhập 6 giờ sáng ngày 17 tháng 5 năm 2016, nó sẽ được chuyển đổi thành 42507,25 khi bạn định dạng ô làGeneral.

Thời gian ở định dạng Giờ-Phút-Giây

Excel cho phép bạn chỉ định thời gian ở Định dạng Giờ-Phút-Giây bằng dấu hai chấm (:) sau giờ và một dấu hai chấm khác trước giây. Ví dụ: 8:50 sáng, 8:50 tối hoặc chỉ 8:50 sử dụng Định dạng 12 giờ hoặc 8:50, 20:50 ở định dạng 24 giờ. Thời gian 8:50:55 AM biểu thị 8 giờ, 50 phút và 55 giây.

Bạn cũng có thể chỉ định ngày và giờ cùng nhau. Ví dụ: nếu bạn nhập 17/05/2016 7:25 vào một ô, nó sẽ được hiển thị là 5/17/2016 7:25 và nó biểu thị 5/17/2016 7:25:00 AM.

Excel hỗ trợ khác nhau Time định dạng dựa trên Locale(Vị trí) bạn chọn. Do đó, trước tiên bạn cần xác định tính tương thích củaTime định dạng và phân tích dữ liệu trong tầm tay.

Để hiểu rõ mục đích, bạn có thể giả định United States là Locale. Bạn tìm thấy những điều sauTime định dạng để lựa chọn Date và Time- 4 giờ ^chiều ngày 17 tháng 5 năm 2016 -

• 4:00:00 chiều
• 16:00
• 16:00
• 16:00:00
• 17/5/16 4:00 chiều
• 17/5/16 16:00

Chuyển đổi thời gian ở định dạng nối tiếp sang định dạng giờ-phút-giây

Để chuyển đổi định dạng thời gian nối tiếp sang định dạng giờ-phút-giây, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Nhấn vào Number tab trong Format Cells hộp thoại

• Nhấp chuột Time Dưới Category.

• Chọn Locale. Có sẵnTime định dạng sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách dưới Type.

• Nhấp vào một Format Dưới Type để xem Bản xem trước trong hộp bên cạnh Sample.

Sau khi chọn Định dạng, hãy nhấp vào OK

Chuyển đổi thời gian ở định dạng Giờ-phút-giây sang định dạng nối tiếp

Bạn có thể chuyển đổi Thời gian bằng Hour-Minute-Second định dạng sang định dạng nối tiếp theo hai cách -

• Sử dụng Format Cells hộp thoại

• Sử dụng Excel TIMEVALUE chức năng

Sử dụng hộp thoại Định dạng Ô

• Nhấn vào Number tab trong Format Cells hộp thoại.

• Nhấp chuột General Dưới Category.

Sử dụng hàm TIMEVALUE trong Excel

Bạn có thể sử dụng Excel TIMEVALUE chức năng chuyển đổi Time đến Serial Numberđịnh dạng. Bạn cần bao gồmTimeđối số trong "". Ví dụ,

TIMEVALUE ("16:55:15") kết quả là 0,70503472

Lấy thời gian hiện tại

Nếu bạn cần thực hiện các phép tính dựa trên thời gian hiện tại, chỉ cần sử dụng hàm NOW () trong Excel. Kết quả phản ánh ngày và giờ khi nó được sử dụng.

Ảnh chụp màn hình sau đây của Giờ () sử dụng chức năng đã được thực hiện vào ngày 17 ^tháng Tháng năm 2016 lúc 12:22 PM.

Thời gian thu được từ giờ, phút và giây

Dữ liệu của bạn có thể có thông tin về giờ, phút và giây riêng biệt. Giả sử, bạn cần lấy Thời gian kết hợp 3 giá trị này để thực hiện bất kỳ phép tính nào. Bạn có thể sử dụng Thời gian của hàm Excel để nhận các giá trị Thời gian.

Trích xuất giờ, phút và giây từ thời gian

Bạn có thể trích xuất giờ, phút và giây từ một thời điểm nhất định bằng cách sử dụng các hàm HOUR, MINUTE và SECOND của Excel.

Số giờ giữa Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc

Khi bạn thực hiện tính toán trên giá trị Thời gian, kết quả được hiển thị phụ thuộc vào định dạng được sử dụng trong ô. Ví dụ: bạn có thể tính số giờ từ 9:30 sáng đến 6 giờ tối như sau:

• C4 được định dạng là Thời gian
• C5 và C6 được định dạng là Số.

Bạn nhận được chênh lệch thời gian theo ngày. Để chuyển đổi sang giờ, bạn cần nhân với 24.

Trong Microsoft Excel, bạn có thể sử dụng Conditional Formattingđể trực quan hóa dữ liệu. Bạn phải chỉ định định dạng cho một phạm vi ô dựa trên nội dung của phạm vi ô. Các ô đáp ứng các điều kiện được chỉ định sẽ được định dạng như bạn đã xác định.

Thí dụ

Trong một phạm vi có chứa số liệu bán hàng của quý trước cho một nhóm nhân viên bán hàng, bạn có thể đánh dấu những ô đại diện cho những người đã đạt được mục tiêu đã xác định, chẳng hạn như $ 2500.

Bạn có thể đặt điều kiện là tổng doanh số của một người> = $2500và chỉ định mã màu là xanh lục. Excel sẽ kiểm tra từng ô trong phạm vi để xác định xem điều kiện bạn đã chỉ định, tức là tổng doanh thu của một người> = $ 2500 có được thỏa mãn hay không.

Excel áp dụng định dạng bạn đã chọn, tức là màu xanh lá cây cho tất cả các ô thỏa mãn điều kiện. Nếu nội dung của một ô không thỏa mãn điều kiện, định dạng của ô đó vẫn không thay đổi. Kết quả đúng như mong đợi, chỉ đối với những nhân viên bán hàng đã đạt được mục tiêu, các ô được đánh dấu màu xanh lá cây - một hình dung nhanh về kết quả phân tích.

Bạn có thể chỉ định bất kỳ số điều kiện nào để định dạng bằng cách chỉ định Rules. Bạn có thể chọn các quy tắc phù hợp với điều kiện của mình từ

• Đánh dấu các quy tắc ô
• Quy tắc trên cùng / dưới cùng

Bạn cũng có thể xác định các quy tắc của riêng bạn. Bạn có thể -

• Thêm quy tắc
• Xóa quy tắc hiện có
• Quản lý các quy tắc đã xác định

Hơn nữa, bạn có một số tùy chọn định dạng trong Excel để chọn những tùy chọn thích hợp cho Trực quan hóa Dữ liệu của bạn -

• Thanh dữ liệu
• Thang màu
• Bộ biểu tượng

Định dạng có điều kiện đã được tăng cường trên các phiên bản Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013. Các ví dụ bạn tìm thấy trong chương này là từ Excel 2013.

Trong các phần sau, bạn sẽ hiểu các quy tắc định dạng có điều kiện, các tùy chọn định dạng và cách làm việc với các quy tắc.

Làm nổi bật Quy tắc ô

Bạn có thể dùng Highlight Cells quy tắc để gán một định dạng cho các ô có nội dung đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

• Các số trong một phạm vi số nhất định -
  • Lớn hơn
  • Ít hơn
  • Between
  • Tương đương với
• Văn bản chứa một chuỗi văn bản nhất định.
• Ngày xảy ra trong một phạm vi ngày nhất định liên quan đến ngày hiện tại -
  • Yesterday
  • Today
  • Tomorrow
  • Trong 7 ngày qua
  • Tuần trước
  • Tuần này
  • Tuần tới
  • Tháng trước
  • Tháng này
  • Tháng tiếp theo
• Giá trị trùng lặp hoặc duy nhất.

Làm theo các bước để định dạng ô có điều kiện -

• Chọn phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Highlight Cells Rules từ menu thả xuống.

• Nhấp chuột Greater Thanvà chỉ định> 750. Chọn màu xanh lá cây.

• Nhấp chuột Less Than và chỉ định <500. Chọn màu đỏ.

• Nhấp chuột Between và chỉ định 500 và 750. Chọn màu vàng.

Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên các điều kiện đã cho và định dạng tương ứng.

Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng

Bạn có thể dùng Top / Bottom Rules để gán một định dạng cho các ô có nội dung đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

• Top 10 items - Các ô xếp hạng N trên cùng, trong đó 1 <= N <= 1000.

• Top 10% - Các ô xếp hạng trong n% hàng đầu, trong đó 1 <= n <= 100.

• Bottom 10 items - Các ô xếp hạng N dưới cùng, trong đó 1 <= N <= 1000.

• Bottom 10% - Các ô xếp hạng n% dưới cùng, trong đó 1 <= n <= 100.

• Above average - Các ô trên mức trung bình cho phạm vi đã chọn.

• Below average - Các ô dưới mức trung bình cho phạm vi đã chọn.

Làm theo các bước dưới đây để chỉ định các quy tắc Trên cùng / Dưới cùng.

• Chọn phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Top/Bottom Rulestừ menu thả xuống. Tùy chọn quy tắc Trên cùng / Dưới cùng xuất hiện.

• Nhấp chuột Top Ten Items và chỉ định 5. Chọn màu xanh lá cây.

• Nhấp chuột Bottom Ten Items và chỉ định 5. Chọn màu đỏ.

Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên các điều kiện đã cho và định dạng tương ứng.

• Lặp lại ba bước đầu tiên được đưa ra ở trên.

• Nhấp chuột Top Ten% và chỉ định 5. Chọn màu xanh lá cây.

• Nhấp chuột Bottom Ten% và chỉ định 5. Chọn màu đỏ.

Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên các điều kiện đã cho và định dạng tương ứng.

• Lặp lại ba bước đầu tiên được đưa ra ở trên.

• Nhấp chuột Above Average. Chọn màu xanh lá cây.

• Nhấp chuột Below Average. Chọn màu đỏ.

Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên các điều kiện đã cho và định dạng tương ứng.

Thanh dữ liệu

Bạn có thể sử dụng màu Data Barsđể xem giá trị trong một ô có liên quan đến giá trị trong các ô khác. Chiều dài của thanh dữ liệu thể hiện giá trị trong ô. Thanh dài hơn biểu thị giá trị cao hơn và thanh ngắn hơn biểu thị giá trị thấp hơn. Bạn có sáu màu đồng nhất để lựa chọn cho các thanh dữ liệu - xanh lam, xanh lục, đỏ, vàng, xanh lam nhạt và tím.

Thanh dữ liệu hữu ích trong việc hình dung các giá trị cao hơn, thấp hơn và trung gian khi bạn có lượng lớn dữ liệu. Ví dụ - Nhiệt độ ngày giữa các vùng trong một tháng cụ thể. Bạn có thể sử dụng các thanh màu tô gradient để trực quan hóa giá trị trong một ô so với các giá trị trong các ô khác. Bạn có sáuGradient Colors để lựa chọn cho các Thanh dữ liệu - Xanh lam, Xanh lục, Đỏ, Vàng, Xanh lam nhạt và Tím.

• Chọn phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Data Barstừ menu thả xuống. CácGradient Fill các tùy chọn và Fill tùy chọn xuất hiện.

Nhấp vào thanh dữ liệu màu xanh lam trong Gradient Fill các tùy chọn.

• Lặp lại ba bước đầu tiên.

• Nhấp vào thanh dữ liệu màu xanh lam trong Solid Fill các tùy chọn.

Bạn cũng có thể định dạng thanh dữ liệu sao cho thanh dữ liệu bắt đầu ở giữa ô và kéo dài sang trái cho các giá trị âm và kéo dài sang phải cho các giá trị dương.

Thang màu

Bạn có thể dùng Color Scalesđể xem giá trị trong một ô liên quan đến giá trị trong các ô khác trong một phạm vi nhất định. Như trong trường hợpHighlight Cells Rules, một Color Scalesử dụng tô bóng ô để hiển thị sự khác biệt về giá trị ô. Gradient màu sẽ được áp dụng cho một loạt các ô. Màu sắc cho biết mỗi giá trị ô nằm trong phạm vi đó.

Bạn có thể chọn từ -

• Ba - Thang màu -
  • Thang màu xanh - vàng - đỏ
  • Thang màu Đỏ - Vàng - Xanh lục
  • Thang màu xanh - trắng - đỏ
  • Thang màu Đỏ - Trắng - Xanh lục
  • Thang màu xanh - trắng - đỏ
  • Thang màu Đỏ - Trắng - Xanh
• Thang hai màu -
  • Thang màu trắng - đỏ
  • Thang màu đỏ - trắng
  • Thang màu xanh - trắng
  • Thang màu trắng - xanh lá cây
  • Thang màu xanh - vàng
  • Thang màu vàng - xanh lục

Làm theo các bước dưới đây -

• Chọn Phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Color Scalestừ menu thả xuống. CácColor Scale tùy chọn xuất hiện.

• Nhấp vào Thang màu Xanh lục - Vàng - Đỏ.

Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên thang màu Xanh lục - Vàng - Đỏ trong phạm vi đã chọn.

• Lặp lại ba bước đầu tiên.
• Nhấp vào thang màu Xanh lục - Trắng.

Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên thang màu Xanh lục - Trắng trong phạm vi đã chọn.

Bộ biểu tượng

Bạn có thể sử dụng các bộ biểu tượng để hình dung sự khác biệt về số lượng. Các bộ biểu tượng sau có sẵn -

Như bạn quan sát, một bộ biểu tượng bao gồm ba đến năm biểu tượng. Bạn có thể xác định tiêu chí để liên kết biểu tượng với từng giá trị trong một phạm vi ô. Ví dụ: mũi tên xuống màu đỏ cho các số nhỏ, mũi tên lên màu xanh lá cây cho các số lớn và mũi tên ngang màu vàng cho các giá trị trung gian.

• Chọn phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Icon Setstừ menu thả xuống. CácIcon Sets tùy chọn xuất hiện.

• Nhấp vào ba mũi tên được tô màu.

Các Mũi tên Màu xuất hiện bên cạnh Dữ liệu dựa trên các Giá trị trong phạm vi đã chọn.

• Lặp lại ba bước đầu tiên. CácIcon Sets tùy chọn xuất hiện.

• Chọn 5 Xếp hạng. Biểu tượng Xếp hạng xuất hiện bên cạnh dữ liệu dựa trên các giá trị trong phạm vi đã chọn.

Quy tắc mới

Bạn có thể dùng New Rule để tạo công thức của riêng bạn làm điều kiện để định dạng một ô như bạn xác định.

Có hai cách để sử dụng Quy tắc mới -

• Với New Rule tùy chọn từ menu thả xuống

• Với New Rule nút trong Manage Rules hộp thoại

Với tùy chọn Quy tắc mới từ Menu thả xuống

• Chọn Phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột New Rule từ menu thả xuống.

Các New Formatting Rule hộp thoại xuất hiện.

• Từ Hộp Chọn Loại Quy tắc, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng. Edit the Rule Description hộp xuất hiện.

• Trong các giá trị định dạng mà công thức này là đúng: hãy nhập công thức.

• Bấm vào nút định dạng và bấm OK.

Các ô chứa giá trị có công thức TRUE, được định dạng như đã xác định.

Với nút quy tắc mới trong hộp thoại quản lý quy tắc

• Chọn phạm vi được định dạng có điều kiện.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Manage Rules từ menu thả xuống.

Các Conditional Formatting Rules Manager hộp thoại xuất hiện.

Nhấn vào New Rule cái nút.

Các New Formatting Rule hộp thoại xuất hiện.

Lặp lại các Bước đã cho ở trên để xác định công thức và định dạng của bạn.

Các Conditional Formatting Rules Manager hộp thoại xuất hiện với New Rulenhấn mạnh. Nhấn vàoApply cái nút.

Các ô chứa giá trị có công thức TRUE, được định dạng như đã xác định.

Quy tắc rõ ràng

Bạn có thể Xóa quy tắc để xóa tất cả các định dạng có điều kiện mà bạn đã tạo

• Các ô đã chọn
• Bảng tính hiện tại
• Bảng đã chọn
• PivotTable đã chọn

Làm theo các bước đã cho -

• Chọn Phạm vi / Nhấp vào Trang tính / Nhấp vào bảng> PivotTable nơi quy tắc định dạng có điều kiện cần được loại bỏ.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Clear Rulestừ menu thả xuống. Các tùy chọn quy tắc Xóa xuất hiện.

Chọn tùy chọn thích hợp. Định dạng có điều kiện sẽ bị xóa khỏi Phạm vi / Trang tính / Bảng / PivotTable.

Quản lý các quy tắc

Bạn có thể Manage Rulestừ Conditional Formatting Rules Managercửa sổ. Bạn có thể xem các quy tắc định dạng cho lựa chọn hiện tại, cho toàn bộ trang tính hiện tại, cho các trang tính khác trong sổ làm việc hoặc các bảng hoặc PivotTables trong sổ làm việc.

• Nhấp chuột Conditional Formatting bên trong Styles nhóm dưới Home chuyển hướng.

• Nhấp chuột Manage Rules từ menu thả xuống.

Các Conditional Formatting Rules Manager hộp thoại xuất hiện.

Bấm vào mũi tên trong Hộp Danh sách bên cạnh Show formatting rules for Lựa chọn hiện tại, Trang tính này và các Trang tính khác, Bảng, PivotTable nếu tồn tại với Quy tắc định dạng có điều kiện, sẽ xuất hiện.

Lựa chọn This Worksheettừ danh sách thả xuống. Các Quy tắc Định dạng trên Trang tính hiện tại xuất hiện theo thứ tự sẽ được áp dụng. Bạn có thể thay đổi thứ tự này bằng cách sử dụng các mũi tên lên và xuống.

Bạn có thể thêm Quy tắc mới, Chỉnh sửa Quy tắc và Xóa Quy tắc.

• Bạn đã thấy New Ruletrong phần trước. Bạn có thể xóa quy tắc bằng cách chọn Quy tắc và nhấp vàoDelete Rule. Quy tắc được đánh dấu sẽ bị xóa.

• Để chỉnh sửa Quy tắc, hãy chọn QUY TẮC và nhấp vào Edit Rule. Edit Formatting Rule hộp thoại xuất hiện.

• Bạn có thể

  • Chọn một loại quy tắc

  • Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc

  • Chỉnh sửa định dạng

• Khi bạn đã hoàn tất các thay đổi, hãy nhấp vào OK.

• Những thay đổi đối với Quy tắc sẽ được phản ánh trong Conditional Formatting Rules Managerhộp thoại. Nhấp chuộtApply.

• Dữ liệu sẽ được đánh dấu dựa trên sửa đổi Conditional Formatting Rules.

Sắp xếp dữ liệu là một phần không thể thiếu của Phân tích dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái, biên soạn danh sách số liệu bán hàng từ cao nhất đến thấp nhất hoặc sắp xếp các hàng theo màu sắc hoặc biểu tượng. Sắp xếp dữ liệu giúp bạn nhanh chóng hình dung và hiểu dữ liệu của mình tốt hơn, tổ chức và tìm dữ liệu bạn muốn, và cuối cùng đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

Bạn có thể sắp xếp theo cột hoặc theo hàng. Hầu hết các kiểu mà bạn sử dụng sẽ là kiểu cột.

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong một hoặc nhiều cột bằng cách

• văn bản (A đến Z hoặc Z đến A)
• số (nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất)
• ngày và giờ (cũ nhất đến mới nhất và mới nhất đến cũ nhất)
• danh sách tùy chỉnh (Ví dụ: Lớn, Trung bình và Nhỏ)
• định dạng, bao gồm màu ô, màu phông chữ hoặc bộ biểu tượng

Tiêu chí sắp xếp cho một bảng được lưu với sổ làm việc để bạn có thể áp dụng lại cách sắp xếp cho bảng đó mỗi khi bạn mở sổ làm việc. Tiêu chí sắp xếp không được lưu cho một phạm vi ô. Đối với sắp xếp nhiều cột hoặc sắp xếp mất nhiều thời gian để tạo, bạn có thể chuyển đổi phạm vi thành bảng. Sau đó, bạn có thể áp dụng lại cách sắp xếp khi bạn mở một sổ làm việc.

Trong tất cả các ví dụ trong các phần sau, bạn sẽ chỉ tìm thấy các bảng, vì việc sắp xếp một bảng sẽ có ý nghĩa hơn.

Sắp xếp theo Văn bản

Bạn có thể sắp xếp bảng bằng cách sử dụng cột chứa văn bản.

Bảng sau có thông tin về nhân viên trong một tổ chức (Bạn chỉ có thể xem một vài hàng đầu tiên trong dữ liệu).

• Để sắp xếp bảng theo tiêu đề cột có chứa văn bản, hãy bấm vào tiêu đề của cột - Title.

• Nhấn vào Data chuyển hướng.

• bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort A to Z

Bảng sẽ được sắp xếp theo cột - Tiêu đề theo thứ tự chữ và số tăng dần.

Note - Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ và số giảm dần, bằng cách nhấp vào Sort Z to A. Bạn cũng có thể sắp xếp với tùy chọn phân biệt chữ hoa chữ thường. Đi quaSort by a Custom List phần đưa ra bên dưới.

Sắp xếp theo số

Để sắp xếp bảng theo cột ManagerID có chứa số, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Nhấp vào tiêu đề của cột - ManagerID.

• Nhấn vào Data chuyển hướng.

• bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort A to Z

Cột, ManagerID sẽ được sắp xếp theo thứ tự số tăng dần. Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự số giảm dần, bằng cách nhấp vào Sắp xếp Z thành A.

Sắp xếp theo Ngày hoặc Giờ

Để sắp xếp Bảng theo cột HireDate có chứa Ngày, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bấm vào Tiêu đề của cột - Ngày thuê.

• Nhấp chuột Data chuyển hướng.

• bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort A to Z như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây -

Cột - HireDate sẽ được sắp xếp với các ngày được sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất. Bạn có thể sắp xếp các ngày từ mới nhất đến cũ nhất, bằng cách nhấp vàoSort Z to A.

Sắp xếp theo màu ô

Để sắp xếp bảng theo tổng số cột chứa các ô có màu (Được định dạng có điều kiện) -

• Bấm vào Tiêu đề của cột - Tổng số điểm.

• Nhấp chuột Data chuyển hướng.

• bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort on như Cell Color và chỉ định màu xanh lục trong Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort on như Cell Color và chỉ định màu Vàng trong Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort on như Cell Color và chỉ định màu Đỏ trong Order.

Cột - Tổng số điểm sẽ được sắp xếp theo màu ô như được chỉ định trong Đơn hàng.

Sắp xếp theo màu phông chữ

Để sắp xếp cột Tổng số điểm trong bảng chứa các ô có màu phông chữ (được định dạng theo điều kiện) -

• Nhấp vào tiêu đề của cột - Tổng số điểm.

• Nhấp chuột Data chuyển hướng.

• bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Font Colorvà chỉ định màu xanh lá cây trong Đơn hàng. Nhấp vào Thêm cấp độ.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Font Color và chỉ định màu vàng trong Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Font Color và chỉ định màu đỏ trong Order.

Cột - Tổng số điểm được sắp xếp theo màu phông chữ như được chỉ định trong Đơn hàng.

Sắp xếp theo biểu tượng ô

Để sắp xếp bảng theo cột Tổng số Dấu có chứa các ô có Biểu tượng Ô (Được Định dạng Có Điều kiện), hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bấm vào Tiêu đề của cột - Tổng số điểm.

• Nhấp chuột Data chuyển hướng.

• bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Cell Icon và chỉ định trong

  
  Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Cell Iconvà chỉ định

  
  trong Đơn đặt hàng. Nhấp vào Thêm cấp độ.

• Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Cell Iconvà chỉ định

  
  trong Đơn đặt hàng.

Cột - Tổng số điểm sẽ được sắp xếp theo Biểu tượng ô như được chỉ định trong Thứ tự.

Sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh

Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh và sắp xếp bảng theo danh sách tùy chỉnh.

Trong bảng dưới đây, bạn tìm thấy một cột chỉ số có tiêu đề - Chức vụ. Nó có các giá trị cao, trung bình và thấp dựa trên vị trí của tổng số điểm đối với toàn bộ phạm vi.

Bây giờ, giả sử bạn muốn sắp xếp cột - Vị trí, với tất cả giá trị Cao ở trên cùng, tất cả giá trị thấp ở dưới cùng và tất cả giá trị trung bình ở giữa. Điều đó có nghĩa là thứ tự bạn muốn là thấp, trung bình và cao. VớiSort A to Z, bạn nhận được thứ tự cao, thấp và trung bình. Mặt khác, vớiSort Z to A, bạn nhận được thứ tự trung bình, thấp và cao.

Bạn có thể giải quyết vấn đề này là tạo một danh sách tùy chỉnh.

• Xác định thứ tự cho danh sách tùy chỉnh là cao, trung bình và thấp trong một phạm vi ô như được hiển thị bên dưới.

• Chọn Phạm vi đó.

• Nhấn vào File chuyển hướng.

• Nhấp chuột Options. bên trongExcel Options hộp thoại, Nhấp vào Advanced.

• Di chuyển đến General.

• Nhấp chuột Edit Custom Lists.

Các Edit Custom Listshộp thoại xuất hiện. Phạm vi lựa chọn trong trang tính xuất hiện trongImport list from cells Box. Nhấp chuộtImport.

Danh sách tùy chỉnh của bạn được thêm vào Custom Lists. Bấm OK.

Bước tiếp theo là sắp xếp bảng với Danh sách tùy chỉnh này.

• Nhấp vào Cột - Vị trí. Bấm vàoSort. bên trongSort hộp thoại, đảm bảo Sort By là Chức vụ, Sort On là Giá trị.

• Bấm vào Order. Lựa chọnCustom List. Hộp thoại Danh sách tùy chỉnh xuất hiện.

• Bấm vào High, Medium, LowDanh sách khách hàng. Nhấp vào OK.

bên trong Sort hộp thoại, trong Order Cái hộp, High, Medium, Lowxuất hiện. Nhấp vào OK.

Bảng sẽ được sắp xếp theo thứ tự xác định - cao, trung bình, thấp.

Bạn có thể tạo Danh sách tùy chỉnh dựa trên các giá trị sau:

• Text
• Number
• Date
• Time

Bạn không thể tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên định dạng, tức là theo ô / màu phông chữ hoặc biểu tượng ô.

Sắp xếp theo hàng

Bạn cũng có thể sắp xếp bảng theo hàng. Làm theo các bước dưới đây -

• Bấm vào hàng bạn muốn sắp xếp dữ liệu.

• Nhấp chuột Sort.

• bên trong Sort hộp thoại, Nhấp vào Options. CácSort Options hộp thoại mở ra.

• Dưới Orientation, nhấp chuột Sort from left to right. Bấm OK.

• Nhấp chuột Sort byhàng. Chọn hàng.

• Chọn giá trị cho Sắp xếp On và Lớn nhất đến Nhỏ nhất cho Order.

Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo hàng đã chọn theo thứ tự giảm dần.

Sắp xếp theo nhiều hơn một cột hoặc hàng

Bạn có thể sắp xếp một bảng theo nhiều cột hoặc hàng.

• Nhấp vào Bảng.

• Nhấp chuột Sort.

• bên trong Sort hộp thoại, chỉ định cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên.

Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, Sort By Tiêu đề, Sort On Giá trị, Order A - Z được chọn.

• Nhấp chuột Add Level bên trong Sorthộp thoại. CácThen By hộp thoại xuất hiện.

• Chỉ định cột mà bạn muốn sắp xếp tiếp theo.

• Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, Then By Ngày thuê, Sort On Giá trị, Order Cũ nhất đến Mới nhất được chọn.

• Bấm OK.

Dữ liệu sẽ được sắp xếp cho Tiêu đề theo thứ tự chữ và số tăng dần và sau đó theo Ngày tháng. Bạn sẽ thấy dữ liệu nhân viên được sắp xếp theo chức danh và trong từng loại chức danh, theo thứ tự thâm niên.

Lọc cho phép bạn trích xuất dữ liệu đáp ứng các tiêu chí đã xác định từ một Phạm vi hoặc bảng nhất định. Đây là một cách nhanh chóng để chỉ hiển thị thông tin mà bạn cần.

Bạn có thể Lọc dữ liệu trong một Phạm vi, bảng hoặc PivotTable.

Bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách -

• Các giá trị đã chọn
• Bộ lọc văn bản nếu cột bạn đã chọn chứa văn bản
• Bộ lọc ngày nếu cột bạn đã chọn chứa ngày
• Bộ lọc số nếu cột bạn đã chọn chứa số
• Bộ lọc số nếu cột bạn đã chọn chứa số
• Màu phông chữ nếu cột bạn đã chọn chứa phông chữ có màu
• Biểu tượng ô nếu cột bạn đã chọn chứa các biểu tượng ô
• Bộ lọc nâng cao
• Sử dụng máy thái

Trong bảng, tiêu đề cột tự động được gắn thẻ vào bộ lọc, được gọi là AutoFilters. AutoFilterđược biểu thị bằng mũi tên

bên cạnh tiêu đề cột. MỗiAutoFiltercó các tùy chọn bộ lọc dựa trên loại dữ liệu bạn có trong cột đó. Ví dụ: nếu cột chứa số, khi bạn bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột,Number Filter Options xuất hiện.

Khi bạn nhấp vào tùy chọn Bộ lọc hoặc khi bạn nhấp vào Custom Filter xuất hiện ở cuối tùy chọn Bộ lọc, Custom AutoFilter hộp thoại xuất hiện, trong đó bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn lọc của mình.

Trong trường hợp là một Phạm vi, bạn có thể cung cấp các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên của phạm vi và nhấp vào bộ lọc trong Editing nhóm trên Homechuyển hướng. Điều này sẽ làm choAutoFiltercho Phạm vi. Bạn có thể xóa các bộ lọc mà bạn có trong dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể áp dụng lại các bộ lọc khi xảy ra thay đổi dữ liệu.

Lọc theo các giá trị đã chọn

Bạn có thể chọn dữ liệu nào sẽ được hiển thị bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột và chọn Giá trị trong cột. Chỉ những hàng có chứa các giá trị đã chọn trong cột đã chọn mới được hiển thị.

Hãy xem xét dữ liệu sau:

Nếu bạn chỉ muốn hiển thị dữ liệu cho Vị trí = Cao, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Vị trí. Một hộp thả xuống xuất hiện với tất cả các giá trị trong cột vị trí. Theo mặc định, tất cả các giá trị sẽ được chọn.

• Nhấp vào Chọn tất cả. Tất cả các hộp được xóa.
• Chọn Cao như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bấm OK. Chỉ những Hàng, có giá trị Cao bằng Vị trí, mới được hiển thị.

Lọc theo văn bản

Hãy xem xét dữ liệu sau:

Bạn có thể lọc dữ liệu này sao cho chỉ những Hàng trong đó Tiêu đề là "Người quản lý" mới được hiển thị.

Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột Tiêu đề. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoText Filters. Tùy chọn bộ lọc văn bản xuất hiện.

Lựa chọn Containstừ các tùy chọn có sẵn. CácCustom AutoFilterhộp thoại mở ra. Nhập Trình quản lý vào Hộp bên cạnh Chứa.

Bấm OK. Chỉ những Hàng có Tiêu đề chứa Trình quản lý mới được hiển thị.

Lọc theo ngày

Bạn có thể lọc thêm dữ liệu này để chỉ những Hàng trong đó Tiêu đề là “Người quản lý” và Ngày thuê trước năm 2011 mới có thể được hiển thị. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ hiển thị thông tin Nhân viên cho tất cả những người quản lý đã làm việc với tổ chức từ trước năm 2011.

Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột HireDate. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoDate Filters. Các tùy chọn bộ lọc Ngày xuất hiện. Lựa chọnBefore từ danh sách thả xuống.

Custom AutoFilterhộp thoại mở ra. Nhập 1/1/2011 vào hộp bên cạnhis before. Bạn cũng có thể chọn ngày từ bộ chọn ngày bên cạnh hộp.

Bấm OK. Chỉ những hàng có Title chứa Manager và HireDate trước ngày 1/1/2011 mới được hiển thị.

Lọc theo số

Hãy xem xét dữ liệu sau:

Bạn có thể lọc dữ liệu này sao cho chỉ những hàng có Tổng điểm> 850 mới có thể được hiển thị.

Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột Tổng số điểm. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoNumber Filters. Các tùy chọn Bộ lọc Số xuất hiện.

Nhấp chuột Greater Than. Custom AutoFilterhộp thoại mở ra. Nhập 850 vào ô bên cạnhGreater Than.

Bấm OK. Chỉ những hàng có tổng số điểm lớn hơn 850 mới được hiển thị.

Lọc theo màu ô

Nếu dữ liệu có các màu ô khác nhau hoặc được định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo màu hiển thị trong bảng của mình.

Hãy xem xét dữ liệu sau đây. Cột Total Marks có định dạng có điều kiện với các màu ô khác nhau.

Nhấp vào mũi tên

trong tiêu đề Tổng số điểm. Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vàoFilter by Color. CácFilter by Cell Color tùy chọn xuất hiện.

Chọn màu xanh lá cây và nhấp vào OK. Chỉ các hàng trong đó cột tổng điểm có các ô màu xanh lục mới được hiển thị.

Lọc theo màu phông chữ

Nếu dữ liệu có các màu phông chữ khác nhau hoặc được định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo màu được hiển thị trong bảng của mình.

Hãy xem xét dữ liệu sau đây. Cột - Tổng số điểm có định dạng có điều kiện với màu phông chữ được áp dụng.

Nhấp vào mũi tên

trong tiêu đề Tổng số điểm. Từ Danh sách thả xuống,click Filter by Color. Filter by Font Color tùy chọn xuất hiện.

Chọn màu xanh lá cây và nhấp vào OK. Chỉ những hàng trong đó cột Tổng điểm có phông chữ màu xanh lục mới được hiển thị.

Lọc theo biểu tượng ô

Nếu dữ liệu có các biểu tượng khác nhau hoặc định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo các biểu tượng được hiển thị trong bảng của mình.

Hãy xem xét dữ liệu sau đây. Cột Tổng số điểm có định dạng có điều kiện với các biểu tượng được áp dụng.

Nhấp vào mũi tên

trong tiêu đề Tổng số điểm. Từ danh sách thả xuống, hãy chọnFilter by Color. CácFilter by Cell Icon tùy chọn xuất hiện.

Chọn biểu tượng

và nhấp vào OK.

Chỉ các hàng trong đó cột Tổng số có

biểu tượng mới được hiển thị.

LÀm sạch bộ lọc

Xóa bộ lọc được gọi là Clear Filter trong Excel.

Bạn có thể loại bỏ

• Bộ lọc từ một cột cụ thể hoặc
• Tất cả các bộ lọc trong trang tính cùng một lúc.

Để xóa bộ lọc khỏi một cột cụ thể, hãy nhấp vào mũi tên trong tiêu đề bảng của cột đó. Từ menu thả xuống, nhấp vàoClear Filter From “<specific Column Name>”.

Bộ lọc trong cột bị xóa. Để xóa bộ lọc khỏi toàn bộ trang tính, hãy chọn

Clear bên trong

• Editing nhóm trên Home tab, hoặc

• Sort & Filter nhóm trong Data chuyển hướng.

Tất cả các bộ lọc trong trang tính bị xóa cùng một lúc. Nhấp chuộtUndo Show All

nếu bạn đã xóa nhầm Bộ lọc.

Áp dụng lại bộ lọc

Khi các thay đổi xảy ra trong dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Reapply trong Sort & Filter nhóm trên Datachuyển hướng. Bộ lọc đã xác định sẽ được áp dụng lại trên dữ liệu đã sửa đổi.

Lọc nâng cao

Bạn có thể sử dụng tính năng Lọc trước nếu bạn muốn lọc dữ liệu của nhiều cột.

Bạn cần xác định tiêu chí lọc của mình dưới dạng một phạm vi. Giả sử bạn muốn hiển thị thông tin của những nhân viên đó là chuyên gia hoặc có EmployeeID là 2, hãy xác định Tiêu chí như sau:

• Tiếp theo, nhấp vào Advanced bên trong Sort & Filter nhóm trên Datachuyển hướng. CácAdvanced Filter hộp thoại xuất hiện.

• Chỉ định la List Range và Criteria Range.

• Bạn có thể filter the list, tại chỗ hoặc sao chép sang vị trí khác.

• Trong bộ lọc dưới đây, filter the data in place là lựa chọn.

Thông tin nhân viên trong đó ManagerID = 2 OR Tiêu đề = “* Chuyên gia” được hiển thị.

Giả sử bạn muốn hiển thị thông tin về các chuyên gia và phó chủ tịch. Bạn có thể xác định các tiêu chí và bộ lọc như sau:

Tiêu chí bạn đã áp dụng là Chức danh = “* Chuyên gia” HOẶC Chức danh = “Phó chủ tịch”. Thông tin nhân viên của các chuyên viên và phó chủ tịch sẽ được hiển thị.

Bạn can copy the filtered data to another location. Bạn cũng có thể chỉ chọn một số cột để đưa vào thao tác sao chép.

• Sao chép EmployeedID, Title và SalariedFlag vào các ô Q2, R2, S2. Đây sẽ là Hàng đầu tiên của dữ liệu được lọc của bạn.

• Nhấp vào Nâng cao và trong hộp thoại Bộ lọc Nâng cao, nhấp vào Sao chép sang vị trí khác. Trong hộp Sao chép vào, chỉ định tham chiếu đến Tiêu đề bạn đã sao chép ở một vị trí khác, tức là Q2: S2.

Bấm OK sau khi chỉ định List Range và Criteria Range. Các cột đã chọn trong dữ liệu được lọc sẽ được sao chép vào vị trí bạn đã chỉ định.

Lọc bằng cách sử dụng lát

Slicers để lọc dữ liệu trong PivotTables đã được giới thiệu trong Excel 2010. Trong Excel 2013, bạn có thể sử dụng Slicers cũng để lọc dữ liệu trong bảng.

Xem xét dữ liệu trong bảng sau.

• Nhấp vào Bảng.
• Nhấp chuột Table Toolsxuất hiện trên Ribbon.
• Các Design Ruy-băng xuất hiện.
• Nhấp chuột Insert Slicer.

• Insert Slicers hộp thoại xuất hiện như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây.

• bên trong Insert Slicers hộp thoại, bạn sẽ tìm thấy tất cả các tiêu đề cột bao gồm cả những cột bị ẩn.

• Đánh dấu vào các hộp Tiêu đề và Ngày thuê. Click OK.

A Slicer xuất hiện cho mỗi tiêu đề bảng mà bạn đã kiểm tra trong Insert Slicershộp thoại. Trong mỗiSlicer, tất cả các giá trị của cột đó sẽ được tô sáng.

Trong tiêu đề Slicer, nhấp vào giá trị đầu tiên. Chỉ giá trị đó sẽ được đánh dấu và phần còn lại của các giá trị không được chọn. Hơn nữa, bạn sẽ tìm thấy các giá trị trong HireDateSlicer tương ứng với giá trị trong Tiêu đề Slicer cũng được đánh dấu.

Trong bảng, chỉ các giá trị đã chọn được hiển thị.

Bạn có thể chọn / bỏ chọn các giá trị trong Slicer và bạn thấy rằng dữ liệu được cập nhật tự động trong bảng. Để chọn nhiều giá trị, hãy giữ phím Ctrl và chọn các giá trị bạn muốn hiển thị.

Chọn các giá trị Tiêu đề thuộc về bộ phận Tài khoản và giá trị Ngày thuê trong năm 2015 từ hai Bộ phận cắt.

Bạn có thể xóa các lựa chọn trong bất kỳ Slicer nào bằng cách nhấp vào Clear Filter

ở góc cuối bên phải của tiêu đề Slicer.

Nếu bạn có danh sách dữ liệu mà bạn muốn nhóm và tóm tắt, bạn có thể sử dụng Excel Subtotal và Outlineđể hiển thị các hàng hoặc cột tóm tắt. Bạn có thể dùngPivotTable cũng cho mục đích này, nhưng sử dụng Subtotal và Outlinelà cách nhanh nhất để phân tích một loạt dữ liệu. Lưu ý rằngSubtotal và Outline chỉ có thể được sử dụng trên một dải ô chứ không phải trên một bảng.

Bạn có thể tạo một Outlinelên đến tám cấp độ, một cấp độ cho mỗi nhóm. Mức bên ngoài được biểu thị bằng Số thấp hơn và Mức bên trong bằng Số cao hơn. Mỗi cấp bên trong hiển thị dữ liệu chi tiết cho cấp bên ngoài trước đó.

Để hiểu cách sử dụng Subtotal và Outline, hãy xem xét ví dụ sau, trong đó dữ liệu bán hàng của các mặt hàng khác nhau được cung cấp cho nhân viên bán hàng khôn ngoan và thông thái về địa điểm. Tổng cộng, có 1891 hàng dữ liệu.

Tổng phụ

Bạn có thể nhận được tổng số vị trí bán hàng khôn ngoan bằng cách sử dụng Subtotal.

Đầu tiên, hãy sắp xếp vị trí dữ liệu một cách khôn ngoan.

• Nhấp vào bất kỳ đâu trên phạm vi dữ liệu.

• Nhấn vào DATA chuyển hướng.

• Nhấp chuột Sort.

Dữ liệu được chọn. CácSort hộp thoại xuất hiện.

bên trong Sort hộp thoại,

• Chọn Vị trí cho Sort by

• Chọn Giá trị cho Sort On

• Chọn A đến Z cho Order

Nhấp chuột OK. Dữ liệu được sắp xếp theo vị trí khôn ngoan.

• Nhấp vào bất kỳ đâu trên Dải dữ liệu.

• Nhấp chuột DATA chuyển hướng.

• Nhấp chuột Subtotal bên trong Outlinenhóm. Dữ liệu được chọn vàSubtotal hộp thoại xuất hiện.

bên trong Subtotal dialog cái hộp,

• Chọn Vị trí trong At each change in:

• Chọn Tổng dưới Use function:

• Chọn Đơn vị và Số tiền dưới Add subtotal to:

• Lựa chọn Replace current subtotals

• Lựa chọn Summary below data

Nhấp chuột OK. Dữ liệu được nhóm lại với ba cấp độ và tổng phụ được tính toán theo vị trí.

Note - Dữ liệu được hiển thị ở Mức 3 - tức là toàn bộ dữ liệu.

Nhấp vào Đề cương Cấp độ 2. Totals sẽ được hiển thị vị trí khôn ngoan cho các đơn vị và số lượng.

Nhấp vào Đề cương Cấp độ 1. Grand Totals sẽ được hiển thị cho các đơn vị và số tiền.

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ dữ liệu bằng cách nhấp vào Outline Levels hoặc bằng cách nhấp vào + Biểu tượng ở bên trái dữ liệu.

Tổng phụ lồng nhau

Bạn có thể nhận được tổng doanh số bán hàng của từng nhân viên bán hàng, vị trí sử dụng khôn ngoan Nested Subtotals.

Sort vị trí dữ liệu khôn ngoan và sau đó là nhân viên bán hàng khôn ngoan.

• Nhấp vào bất kỳ đâu trên phạm vi dữ liệu.

• Nhấn vào DATA chuyển hướng.

• Nhấp chuột Sort. Dữ liệu được chọn vàSort hộp thoại xuất hiện.

bên trong Sort hộp thoại,

• Chọn Vị trí cho Sort by

• Chọn Giá trị cho Sort On

• Chọn A đến Z cho Order

• Bấm vào Add Level

Then by hàng xuất hiện

• Chọn tên cho Then by

• Chọn Giá trị cho Sort On

• Chọn A đến Z cho Order

Nhấp chuột OK. Dữ liệu được sắp xếp theo vị trí và sau đó theo tên.

• Nhấp vào bất kỳ đâu trên Dải dữ liệu

• Bấm vào DATA chuyển hướng

• Bấm vào Subtotal bên trong Outline nhóm

Dữ liệu được chọn. Subtotal hộp thoại xuất hiện.

bên trong Subtotal hộp thoại,

• Chọn Vị trí trong At each change in:

• Chọn Tổng dưới Use function:

• Chọn Đơn vị và Số tiền dưới Add subtotal to:

• Lựa chọn Replace current subtotals

• Lựa chọn Summary below data

Nhấp chuột OK. Dữ liệu được nhóm với ba Cấp độ và các tổng phụ được tính toán theo vị trí như đã mô tả trước đó.

• Nhấp chuột Subtotal.

bên trong Subtotal hộp thoại,

• Chọn Tên dưới At each change in:

• Chọn Tổng dưới Use function:

• Chọn Đơn vị và Số tiền dưới Add subtotal to:

• Unselect Replace current subtotals

• Lựa chọn Summary below data

Nhấp chuột OK. Dữ liệu được nhóm với bốn cấp độ và tổng phụ được tính toán theo vị trí và đặt tên khôn ngoan.

Nhấp chuột Outline Level 3. CácTotals sẽ được hiển thị tên khôn ngoan và vị trí khôn ngoan cho Đơn vị và Số tiền.

Bấm vào Outline Level 2. CácTotals sẽ được hiển thị vị trí khôn ngoan cho Đơn vị và Số tiền.

Nhấp chuột Outline Level 1. CácGrand Totals sẽ được hiển thị cho Đơn vị và Số tiền.

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ dữ liệu bằng cách nhấp vào Outline Levels hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng + ở bên trái của dữ liệu.

Trong Microsoft Excel 2013, Quick Analysis công cụ này giúp bạn có thể phân tích dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng các công cụ Excel khác nhau.

Bạn có thể dùng Quick Analysisvới một phạm vi hoặc một bảng dữ liệu. Truy cập vàoQuick Access, chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn phân tích. CácQuick Analysisnút công cụ

xuất hiện ở dưới cùng bên phải của dữ liệu bạn đã chọn.

Nhấn vào Quick Analysis

cái nút. Thanh công cụ Phân tích Nhanh xuất hiện với các tùy chọnFORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES.

Quick Analysis công cụ tiện dụng và nhanh chóng để sử dụng vì bạn cũng có thể xem trước việc áp dụng các tùy chọn khác nhau, trước khi chọn tùy chọn bạn muốn.

Định dạng

Conditional Formatting cho phép bạn làm nổi bật các phần dữ liệu của mình bằng cách thêm Thanh dữ liệu, Màu sắc, v.v. Điều này cho phép bạn nhanh chóng hình dung các giá trị trong dữ liệu của mình.

Bạn đã học về quy tắc định dạng trong chương Định dạng có điều kiện trong hướng dẫn này. Sự khác biệt là bạn có thể xem trước nhanh và chọn tùy chọn bạn muốn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng tất cả các tính năng củaConditional Formatting, bạn nên đi qua menu chính trên Ribbon. Điều tương tự cũng xảy ra đối với tất cả các tùy chọn trongQuick Analysis dụng cụ.

Nhấp chuột Formatting trên Quick Analysisthanh công cụ. CácConditional Formattingcác tùy chọn xuất hiện trên thanh công cụ. Di chuyển chuột của bạn trên các tùy chọn. Bạn sẽ thấy các bản xem trước. Sau đó, bạn có thể chọn tùy chọn bạn muốn bằng cách nhấp vào nó.

Biểu đồ

Chartsđược sử dụng để mô tả dữ liệu bằng hình ảnh. Có một số loạiCharts để phù hợp với các loại dữ liệu khác nhau.

Nếu bạn nhấp vào CHARTS trên Quick Analysisthanh công cụ, các biểu đồ được đề xuất cho dữ liệu bạn đã chọn sẽ được hiển thị. Bạn luôn có thể chọnMore Charts tùy chọn nếu bạn muốn đi đến chính Charts trên Ribbon.

Di chuột vào các tùy chọn. Bạn sẽ thấy các bản xem trước. Sau đó, bạn có thể chọn tùy chọn bạn muốn bằng cách nhấp vào nó.

Tổng số

Totalscó thể được sử dụng để tính toán các số trong cột và hàng. Bạn sẽ có các chức năng như Tổng, Trung bình, Đếm, v.v.

Chúng ta sẽ đi vào chi tiết cách sử dụng Quick Analysis công cụ với TOTALSở phần sau của chương này. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn khác trongQuick Analysis với cùng một sự dễ dàng, như bạn quan sát.

Những cái bàn

Tables giúp bạn lọc, sắp xếp và tóm tắt dữ liệu của mình, như bạn đã học trong Tableschương. bên trongQuick Analysis công cụ, cả hai Table và PivotTable các tùy chọn có sẵn dưới TABLES. Tuy nhiên, bạn có thể có bản xem trước cho bảng, nhưng trong trường hợpPivotTable không có sẵn bản xem trước vì khi nhấp vào, bạn sẽ nhận được sản phẩm trống PivotTable mà bạn cần điền vào dữ liệu.

Đường gấp khúc

Sparklineslà những biểu đồ nhỏ mà bạn có thể hiển thị cùng với dữ liệu của mình trong các ô đơn lẻ. Họ cung cấp một cách nhanh chóng để xem xu hướng.

Phân tích nhanh với TOTALS

Bấm vào TOTALS bên trong Quick Analysis Thanh công cụ.

Trong Quick Analysis với TOTALS, bạn có thể phân tích

Hàng khôn ngoan

Cột khôn ngoan

Đối với các phép tính khôn ngoan về hàng, hãy đảm bảo rằng bạn có một hàng trống bên dưới dữ liệu đã chọn.

Example

Chúng tôi sẽ phân tích dữ liệu về số phiếu được thăm dò trong một cuộc bầu cử cho năm ứng cử viên. Việc đếm được thực hiện trong bốn vòng. Sau đây là dữ liệu.

Tổng

Chọn dữ liệu và nhấp

vàoQuick Analysis thanh công cụ dưới TOTALS.

Đảm bảo rằng hàng bên dưới dữ liệu trống. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo rằng đã có dữ liệu ở đó và bạn sẽ chỉ có hai lựa chọn, hoặc thay thế dữ liệu hiện có hoặc hủy thao tác.

Trong hàng bên dưới dữ liệu đã chọn, tổng của mỗi cột dữ liệu được hiển thị. Lời chú thíchSumcũng được cung cấp tự động. Điều này có nghĩa là tổng số phiếu bầu trong mỗi vòng cho tất cả các ứng cử viên được hiển thị.

Trung bình cộng

Chọn dữ liệu và nhấp

vàoQuick Analysis Thanh công cụ bên dưới TOTALS.

Giá trị trung bình của mỗi cột dữ liệu xuất hiện trong hàng bên dưới dữ liệu. Lời chú thíchAveragecũng được cung cấp tự động. Số phiếu bình chọn trung bình trong mỗi vòng được hiển thị.

Đếm

Chọn dữ liệu và nhấp

vàoQuick Analysis Thanh công cụ bên dưới TOTALS.

Số lượng từng cột của dữ liệu xuất hiện trong hàng bên dưới dữ liệu. Lời chú thíchCountcũng được cung cấp tự động. Điều này có nghĩa là số lượng ứng viên trong mỗi vòng được hiển thị.

%Toàn bộ

Chọn dữ liệu và nhấp

vàoQuick Analysis Thanh công cụ bên dưới TOTALS.

Các %Totalcủa mỗi cột dữ liệu xuất hiện trong hàng bên dưới dữ liệu. Lời chú thích%Totalcũng được cung cấp tự động. Điều này có nghĩa là%Total phiếu bầu trong mỗi vòng được hiển thị.

Tổng số đang chạy

Chọn dữ liệu và nhấp

vàoQuick Analysis Thanh công cụ bên dưới TOTALS.

Tổng số đang chạy của mỗi cột dữ liệu xuất hiện trong hàng bên dưới dữ liệu. Lời chú thíchRunning Totalcũng được cung cấp tự động. Điều này có nghĩa là tổng số phiếu bầu đang chạy qua các vòng được hiển thị.

Tổng các cột

Chọn dữ liệu và nhấp

vàoQuick Analysis thanh công cụ dưới TOTALS.

Đảm bảo rằng cột bên cạnh dữ liệu trống. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo rằng đã có dữ liệu ở đó và bạn sẽ chỉ có hai lựa chọn, hoặc thay thế dữ liệu hiện có hoặc hủy thao tác.

Trong cột bên cạnh dữ liệu đã chọn, tổng của mỗi hàng dữ liệu được hiển thị. Tiêu đề cộtSumcũng được cung cấp tự động. Điều này có nghĩa là tổng số phiếu bầu cho mỗi ứng cử viên trong tất cả các vòng được hiển thị.

Bạn có thể sử dụng các hàm Excel để -

• Tìm giá trị trong một phạm vi dữ liệu - VLOOKUP và HLOOKUP
• Nhận một giá trị hoặc tham chiếu đến một giá trị từ trong bảng hoặc dải ô - INDEX
• Có được vị trí tương đối của một mục được chỉ định trong một phạm vi ô - MATCH

Bạn cũng có thể kết hợp các chức năng này để nhận được kết quả cần thiết dựa trên các đầu vào bạn có.

Sử dụng hàm VLOOKUP

Cú pháp của hàm VLOOKUP là

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Ở đâu

• lookup_value- là giá trị bạn muốn tra cứu. Lookup_value có thể là một giá trị hoặc một tham chiếu đến một ô. Lookup_value phải nằm trong cột đầu tiên của dải ô bạn chỉ định trong table_array

• table_array- là phạm vi ô trong đó hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị lookup_value và giá trị trả về. table_array phải chứa

  • lookup_value trong cột đầu tiên và

  • giá trị trả về bạn muốn tìm

    Note- Cột đầu tiên chứa lookup_value có thể được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc không. Tuy nhiên, kết quả sẽ dựa trên thứ tự của cột này.

• col_index_num- là số cột trong table_array chứa giá trị trả về. Các số bắt đầu bằng 1 cho cột ngoài cùng bên trái của mảng bảng

• range_lookup- là một giá trị lôgic tùy chọn chỉ định xem bạn muốn hàm VLOOKUP tìm một kết hợp chính xác hay một kết hợp gần đúng. range_lookup có thể là

  • bị bỏ qua, trong trường hợp đó nó được giả định là TRUE và hàm VLOOKUP cố gắng tìm một kết quả phù hợp gần đúng

  • TRUE, trong trường hợp đó hàm VLOOKUP cố gắng tìm một kết quả gần đúng. Nói cách khác, nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, giá trị lớn nhất tiếp theo nhỏ hơn lookup_value sẽ được trả về

  • FALSE, trong trường hợp đó hàm VLOOKUP cố gắng tìm một kết quả khớp chính xác

  • 1, trong trường hợp đó nó được giả định là TRUE và hàm VLOOKUP cố gắng tìm một kết quả phù hợp gần đúng

  • 0, trong trường hợp đó nó được giả định là FALSE và hàm VLOOKUP cố gắng tìm một kết quả khớp chính xác

Note- Nếu range_lookup bị bỏ qua hoặc TRUE hoặc 1, thì hàm VLOOKUP chỉ hoạt động chính xác khi cột đầu tiên trong table_array được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không, nó có thể dẫn đến các giá trị không chính xác. Trong trường hợp này, hãy sử dụng FALSE cho range_lookup.

Sử dụng Hàm VLOOKUP với range_lookup TRUE

Xem xét danh sách các điểm của học sinh. Bạn có thể lấy các điểm tương ứng với hàm VLOOKUP từ một mảng chứa các khoảng đánh dấu và loại vượt qua.

table_array -

Lưu ý rằng cột đầu tiên đánh dấu dựa trên đó các điểm thu được được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Do đó, sử dụng TRUE cho đối số range_lookup, bạn có thể nhận được đối sánh gần đúng là những gì được yêu cầu.

Đặt tên mảng này là Grades.

Một phương pháp hay là đặt tên mảng theo cách này để bạn không cần nhớ các phạm vi ô. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tra cứu điểm cho danh sách các điểm bạn có như sau:

Như bạn có thể quan sát,

• col_index_num - cho biết cột của giá trị trả về trong table_array là 2

• các range_lookup là đúng

  • Cột đầu tiên chứa giá trị tra cứu trong các lớp table_array theo thứ tự tăng dần. Do đó, kết quả sẽ chính xác.

  • Bạn cũng có thể nhận được giá trị trả về cho các kết quả phù hợp gần đúng. tức là hàm VLOOKUP tính toán như sau:

Điểm	Vượt qua loại
<35	Thất bại
> = 35 và <50	Lớp thứ ba
> = 50 và <60	Lớp thứ hai
> = 60 và <75	Lớp học đầu tiên
> = 75	Hạng nhất với sự khác biệt

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Sử dụng Hàm VLOOKUP với range_lookup FALSE

Xem xét danh sách các sản phẩm có chứa ID sản phẩm và giá của từng sản phẩm. ID sản phẩm và giá sẽ được thêm vào cuối danh sách bất cứ khi nào sản phẩm mới được tung ra. Điều này có nghĩa là ID sản phẩm không cần theo thứ tự tăng dần. Danh sách sản phẩm có thể như hình dưới đây -

table_array -

Đặt tên mảng này là ProductInfo.

Bạn có thể nhận được giá của một sản phẩm được cung cấp ID sản phẩm bằng hàm VLOOKUP vì ID sản phẩm nằm trong cột đầu tiên. Giá ở cột 3 và do đó col_index_ num phải là 3.

• Sử dụng Hàm VLOOKUP với range_lookup là TRUE
• Sử dụng Hàm VLOOKUP với range_lookup là FALSE

Câu trả lời đúng là từ mảng ProductInfo là 171,65. Bạn có thể kiểm tra kết quả.

Bạn quan sát rằng bạn đã -

• Kết quả đúng khi range_lookup là FALSE, và
• Một kết quả sai khi range_lookup là TRUE.

Điều này là do, cột đầu tiên trong mảng ProductInfo không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Do đó, hãy nhớ sử dụng FALSE bất cứ khi nào dữ liệu không được sắp xếp.

Sử dụng hàm HLOOKUP

Bạn có thể dùng HLOOKUP chức năng nếu dữ liệu nằm trong hàng chứ không phải cột.

Thí dụ

Hãy để chúng tôi lấy ví dụ về thông tin sản phẩm. Giả sử mảng trông như sau:

• Đặt tên cho Array ProductRange. Bạn có thể tìm giá của sản phẩm được cung cấp ID sản phẩm bằng chức năng HLOOKUP.

Cú pháp của hàm HLOOKUP là

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Ở đâu

• lookup_value - là giá trị được tìm thấy trong hàng đầu tiên của bảng

• table_array - là một bảng thông tin trong đó dữ liệu được tra cứu

• row_index_num - là số hàng trong table_array mà từ đó giá trị khớp sẽ được trả về

• range_lookup - là một giá trị lôgic chỉ định xem bạn muốn HLOOKUP tìm một kết hợp chính xác hay một kết hợp gần đúng

• range_lookup có thể

  • bị bỏ qua, trong trường hợp đó nó được giả định là TRUE và HLOOKUP cố gắng tìm một kết quả phù hợp gần đúng

  • ĐÚNG, trong trường hợp này HLOOKUP cố gắng tìm một kết quả gần đúng. Nói cách khác, nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, giá trị lớn nhất tiếp theo nhỏ hơn lookup_value sẽ được trả về

  • FALSE, trong trường hợp đó HLOOKUP cố gắng tìm một kết quả phù hợp chính xác

  • 1, trong trường hợp đó nó được giả định là TRUE và HLOOKUP cố gắng tìm một kết quả gần đúng

  • 0, trong trường hợp đó nó được giả định là FALSE và HLOOKUP cố gắng tìm một kết quả phù hợp chính xác

Note- Nếu range_lookup bị Bỏ qua hoặc TRUE hoặc 1, thì HLOOKUP chỉ hoạt động chính xác khi cột đầu tiên trong table_array được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không, nó có thể dẫn đến các giá trị không chính xác. Trong trường hợp này, hãy sử dụng FALSE cho range_lookup.

Sử dụng Hàm HLOOKUP với range_lookup FALSE

Bạn có thể lấy giá của sản phẩm được cung cấp ID sản phẩm bằng chức năng HLOOKUP vì ID sản phẩm nằm ở hàng đầu tiên. Giá ở hàng 3 và do đó row_index_ num phải là 3.

• Sử dụng Hàm HLOOKUP với range_lookup là TRUE.
• Sử dụng Hàm HLOOKUP với range_lookup là FALSE.

Câu trả lời đúng từ mảng ProductRange là 171,65. Bạn có thể kiểm tra kết quả.

Bạn quan sát thấy rằng như trong trường hợp của hàm VLOOKUP, bạn có

• Kết quả đúng khi range_lookup là FALSE, và

• Một kết quả sai khi range_lookup là TRUE.

Điều này là do hàng đầu tiên trong mảng ProductRange không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Do đó, hãy nhớ sử dụng FALSE bất cứ khi nào dữ liệu không được sắp xếp.

Sử dụng Hàm HLOOKUP với range_lookup TRUE

Hãy xem xét ví dụ về điểm sinh viên được sử dụng trong hàm VLOOKUP. Giả sử bạn có dữ liệu theo hàng thay vì cột như trong bảng dưới đây -

table_array -

Đặt tên mảng này là GradesRange.

Lưu ý rằng các đánh dấu hàng đầu tiên dựa trên điểm số thu được được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Do đó, sử dụng HLOOKUP với TRUE cho đối số range_lookup, bạn có thể nhận được Điểm với đối sánh gần đúng và đó là điều bắt buộc.

Như bạn có thể quan sát,

• row_index_num - cho biết cột của giá trị trả về trong table_array là 2

• các range_lookup là đúng

  • Cột đầu tiên chứa giá trị tra cứu trong table_array Grades theo thứ tự tăng dần. Do đó, kết quả sẽ chính xác.

  • Bạn cũng có thể nhận được giá trị trả về cho các kết quả phù hợp gần đúng. tức là HLOOKUP tính toán như sau:

Điểm	<35	> = 35 và <50	> = 50 và <60	> = 60 và <75	> = 75
Vượt qua loại	Thất bại	Lớp thứ ba	Lớp thứ hai	Lớp học đầu tiên	Hạng nhất với sự khác biệt

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Sử dụng hàm INDEX

Khi bạn có một mảng dữ liệu, bạn có thể truy xuất một giá trị trong mảng bằng cách chỉ định số hàng và số cột của giá trị đó trong mảng.

Hãy xem xét dữ liệu bán hàng sau đây, trong đó bạn tìm thấy doanh số bán hàng ở từng khu vực Bắc, Nam, Đông và Tây của các nhân viên bán hàng được liệt kê.

• Đặt tên mảng là SalesData.

Sử dụng Hàm INDEX, bạn có thể tìm thấy -

• Doanh số của bất kỳ Nhân viên bán hàng nào ở một Khu vực nhất định.
• Tổng doanh số bán hàng trong một khu vực của tất cả các nhân viên bán hàng.
• Tổng doanh số của một nhân viên bán hàng trong tất cả các Khu vực.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Giả sử bạn không biết số hàng cho nhân viên bán hàng và số cột cho các khu vực. Sau đó, bạn cần phải tìm số hàng và số cột trước khi lấy giá trị bằng hàm chỉ mục.

Bạn có thể làm điều đó với hàm MATCH như được giải thích trong phần tiếp theo.

Sử dụng hàm MATCH

Nếu bạn cần vị trí của một mục trong một phạm vi, bạn có thể sử dụng hàm MATCH. Bạn có thể kết hợp các hàm MATCH và INDEX như sau:

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Phân tích dữ liệu trên một tập hợp dữ liệu lớn thường khá cần thiết và quan trọng. Nó liên quan đến việc tóm tắt dữ liệu, thu được các giá trị cần thiết và trình bày kết quả.

Excel cung cấp PivotTable để cho phép bạn tóm tắt hàng nghìn giá trị dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng để thu được kết quả cần thiết.

Hãy xem xét bảng dữ liệu bán hàng sau đây. Từ dữ liệu này, bạn có thể phải tóm tắt tổng doanh số bán hàng của khu vực khôn ngoan, tháng khôn ngoan hoặc nhân viên bán hàng khôn ngoan. Cách dễ dàng để xử lý các tác vụ này là tạo PivotTable mà bạn có thể sửa đổi động để tóm tắt kết quả theo cách bạn muốn.

Tạo PivotTable

Để tạo PivotTable, hãy đảm bảo hàng đầu tiên có tiêu đề.

• Nhấp vào bảng.
• Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng.
• Bấm PivotTable trong nhóm Bảng. Hộp thoại PivotTable xuất hiện.

Như bạn có thể thấy trong hộp thoại, bạn có thể sử dụng Bảng hoặc Phạm vi từ sổ làm việc hiện tại hoặc sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài.

• Trong Hộp Bảng / Phạm vi, hãy nhập tên bảng.
• Bấm Trang tính Mới để cho Excel biết nơi giữ PivotTable.
• Bấm OK.

PivotTable trống và danh sách trường PivotTable xuất hiện.

PivotTables được đề xuất

Trong trường hợp bạn chưa quen với PivotTables hoặc bạn không biết chọn trường nào từ dữ liệu, bạn có thể sử dụng Recommended PivotTables mà Excel cung cấp.

• Nhấp vào bảng dữ liệu.

• Bấm vào tab CHÈN.

• Bấm vào PivotTables được đề xuất trong nhóm Bảng. Hộp thoại PivotTables được đề xuất xuất hiện.

Trong hộp thoại PivotTables được đề xuất, các PivotTables có thể tùy chỉnh phù hợp với dữ liệu của bạn sẽ được hiển thị.

• Bấm vào từng tùy chọn PivotTable để xem bản xem trước ở phía bên phải.
• Nhấp vào PivotTable Tổng số tiền đặt hàng theo người bán hàng và tháng.

Bấm OK. PivotTable đã chọn sẽ xuất hiện trên một trang tính mới. Bạn có thể quan sát các trường PivotTable đã được chọn trong danh sách trường PivotTable.

Trường PivotTable

Các tiêu đề trong bảng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng các trường trong PivotTable.

Bạn có thể chọn / bỏ chọn chúng để thay đổi ngay lập tức PivotTable của mình để chỉ hiển thị thông tin bạn muốn và theo cách bạn muốn. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị thông tin tài khoản thay vì thông tin số tiền đặt hàng, hãy bỏ chọn Số tiền đặt hàng và chọn Tài khoản.

Khu vực PivotTable

Bạn thậm chí có thể thay đổi Bố cục của PivotTable ngay lập tức. Bạn có thể sử dụng Vùng PivotTable để thực hiện việc này.

Trong các khu vực PivotTable, bạn có thể chọn -

• Những trường nào để hiển thị dưới dạng hàng
• Những trường nào để hiển thị dưới dạng cột
• Cách tóm tắt dữ liệu của bạn
• Bộ lọc cho bất kỳ trường nào
• Khi nào cập nhật Bố cục PivotTable của bạn
  • Bạn có thể cập nhật nó ngay lập tức khi bạn kéo các trường qua các khu vực hoặc
  • Bạn có thể trì hoãn cập nhật và chỉ cập nhật khi bạn nhấp vào CẬP NHẬT

Bản cập nhật tức thì giúp bạn tìm hiểu các Bố cục khác nhau và chọn một Bố cục phù hợp với yêu cầu báo cáo của bạn.

Bạn chỉ có thể kéo các trường qua các vùng này và quan sát bố cục PivotTable khi bạn thực hiện.

Lồng trong PivotTable

Nếu bạn có nhiều hơn một trường trong bất kỳ khu vực nào, thì việc lồng nhau sẽ xảy ra theo thứ tự bạn đặt các trường trong khu vực đó. Bạn có thể thay đổi thứ tự bằng cách kéo các trường và quan sát cách lồng nhau thay đổi. Trong các tùy chọn bố cục trên, bạn có thể thấy rằng

• Tháng ở dạng cột.
• Khu vực và nhân viên bán hàng trong các hàng theo thứ tự đó. tức là các giá trị của nhân viên bán hàng được lồng vào các giá trị của vùng.
• Tổng kết là bằng Tổng số tiền đặt hàng.
• Không có bộ lọc nào được chọn.

PivotTable kết quả như sau:

Trong Vùng PivotTable, trong các hàng, hãy bấm vào vùng và kéo vùng đó bên dưới nhân viên bán hàng sao cho vùng đó trông như sau:

Thứ tự lồng nhau thay đổi và PivotTable kết quả như sau:

Note- Bạn có thể quan sát rõ rằng bố cục có thứ tự lồng nhau - Vùng và sau đó là Nhân viên bán hàng tạo ra một báo cáo tốt hơn và nhỏ gọn hơn so với bố cục có thứ tự lồng nhau - Nhân viên bán hàng và sau đó là Vùng. Trong trường hợp Nhân viên bán hàng đại diện cho nhiều khu vực và bạn cần tóm tắt doanh số của Nhân viên bán hàng, thì bố cục thứ hai sẽ là một lựa chọn tốt hơn.

Bộ lọc

Bạn có thể gán Bộ lọc cho một trong các trường để có thể thay đổi động PivotTable dựa trên các giá trị của trường đó.

Kéo Vùng từ Hàng sang Bộ lọc trong Vùng PivotTable.

Bộ lọc có nhãn là Vùng xuất hiện phía trên PivotTable (trong trường hợp bạn không có hàng trống phía trên PivotTable của mình, PivotTable sẽ được đẩy xuống để tạo khoảng trống cho Bộ lọc.

Bạn có thể thấy rằng -

• Giá trị nhân viên bán hàng xuất hiện trong các hàng.
• Giá trị tháng xuất hiện trong các cột.
• Bộ lọc Vùng xuất hiện ở trên cùng với mặc định được chọn là TẤT CẢ.
• Giá trị tổng kết là Tổng số tiền đặt hàng
  • Tổng số tiền đặt hàng Người bán hàng khôn ngoan xuất hiện trong cột Tổng số tiền
  • Tổng đơn đặt hàng Số tiền theo tháng xuất hiện trong hàng Tổng tổng

Nhấp vào mũi tên trong hộp ở bên phải của vùng lọc. Một danh sách thả xuống với các giá trị của vùng trường sẽ xuất hiện.

• Kiểm tra tùy chọn Select Multiple Items. Hộp kiểm xuất hiện cho tất cả các giá trị.
• Chọn South and West và bỏ chọn các giá trị khác và nhấp vào OK.

Dữ liệu chỉ liên quan đến Khu vực phía Nam và phía Tây sẽ được tóm tắt như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây -

Bạn có thể thấy bên cạnh Vùng lọc, Multiple Itemsđược hiển thị, cho biết rằng bạn đã chọn nhiều hơn một mục. Tuy nhiên, không biết có bao nhiêu mục và / hoặc mục nào được chọn từ báo cáo được hiển thị. Trong trường hợp này, sử dụng Slicer là một lựa chọn tốt hơn để lọc.

Máy thái

Bạn có thể sử dụng Slicer để rõ ràng hơn về các mục dữ liệu đã được lọc.

• Nhấp vào PHÂN TÍCH bên dưới CÔNG CỤ CÓ THỂ TÍCH HỢP trên Ruy-băng.

• Nhấp vào Chèn trình cắt trong nhóm Bộ lọc. Hộp Chèn lát xuất hiện. Nó chứa tất cả các trường từ dữ liệu của bạn.

• Chọn các trường Khu vực và tháng. Bấm OK.

Các lát cắt cho mỗi trường đã chọn sẽ xuất hiện với tất cả các giá trị được chọn theo mặc định. Công cụ Slicer xuất hiện trên Ribbon để làm việc trên cài đặt Slicer, hãy xem và cảm nhận.

• Chọn Nam và Tây trong Bộ cắt cho Khu vực.
• Chọn tháng 2 và tháng 3 trong Bộ cắt cho tháng.
• Giữ phím Ctrl trong khi chọn nhiều giá trị trong Slicer.

Các mục đã chọn trong Slice được đánh dấu. PivotTable với các giá trị tóm tắt cho các mục đã chọn sẽ được hiển thị.

Tổng hợp các giá trị bằng các phép tính khác

Trong các ví dụ cho đến nay, bạn đã thấy các giá trị tóm tắt bằng Sum. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng các phép tính khác nếu cần.

Trong danh sách trường PivotTable

• Chọn Tài khoản Trường.
• Bỏ chọn Số lượng Thứ tự Trường.

• Kéo trường Tài khoản vào vùng Giá trị Tóm tắt. Theo mặc định, Tổng tài khoản sẽ được hiển thị.
• Nhấp vào mũi tên ở bên phải của hộp.
• Trong menu thả xuống xuất hiện, nhấp vào Cài đặt trường giá trị.

Hộp Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện. Một số kiểu tính toán xuất hiện dưới dạng danh sách trong trường giá trị Tóm tắt bằng cách:

• Chọn Đếm trong danh sách.
• Tên tùy chỉnh tự động thay đổi thành Số lượng tài khoản. Bấm OK.

PivotTable tóm tắt các giá trị Tài khoản theo Số lượng.

Công cụ PivotTable

Làm theo các bước dưới đây để tìm hiểu cách sử dụng Công cụ PivotTable.

• Chọn PivotTable.

Các công cụ PivotTable sau xuất hiện trên ruy-băng:

• ANALYZE
• DESIGN

PHÂN TÍCH

Một số ANALYZE Lệnh ruy-băng là -

• Đặt Tùy chọn PivotTable
• Cài đặt trường giá trị cho trường đã chọn
• Mở rộng trường
• Thu gọn trường
• Chèn Slicer
• Chèn dòng thời gian
• Làm mới dữ liệu
• Thay đổi nguồn dữ liệu
• Di chuyển PivotTable
• Giải thứ tự (Nếu có nhiều phép tính hơn)
• PivotChart

THIẾT KẾ

Một số DESIGN Lệnh ruy-băng là -

• Bố cục PivotTable
  • Tùy chọn cho Tổng phụ
  • Tùy chọn cho Tổng số
  • Biểu mẫu bố cục báo cáo
  • Tùy chọn cho hàng trống
• Tùy chọn kiểu PivotTable
• Kiểu PivotTable

Trường Mở rộng và Thu gọn

Bạn có thể mở rộng hoặc thu gọn tất cả các mục của trường đã chọn theo hai cách:

• Bằng cách chọn biểu tượng
  
  hoặc
  
  bên trái trường đã chọn.
• Bằng cách nhấp vào Trường Mở rộng hoặc Trường Thu gọn trên Ruy băng PHÂN TÍCH.

Bằng cách chọn biểu tượng Mở rộng

hoặc biểu tượng Thu gọn

ở bên trái của trường đã chọn

• Chọn ô chứa Đông trong PivotTable.
• Nhấp vào biểu tượng Thu gọn
  
  ở bên trái phía Đông.

Tất cả các mục dưới Đông sẽ bị thu gọn. Biểu tượng Thu gọn

ở bên trái của Đông chuyển thành biểu tượng Mở rộng .

Bạn có thể quan sát thấy rằng chỉ có các hạng mục bên dưới Đông là bị sập. Phần còn lại của các mục PivotTable như chúng vốn có.

Nhấp vào biểu tượng Mở rộng

ở bên trái của Đông. Tất cả các mục bên dưới Đông sẽ được hiển thị.

Sử dụng ANALYZE trên Ribbon

Bạn có thể thu gọn hoặc mở rộng tất cả các mục trong PivotTable cùng một lúc bằng các lệnh Mở rộng Trường và Thu gọn Trường trên Ruy-băng.

• Bấm vào ô chứa Đông trong PivotTable.
• Bấm vào tab PHÂN TÍCH trên Ruy-băng.
• Bấm vào Trường thu gọn trong nhóm Trường hiện hoạt.

Tất cả các mục của trường East trong PivotTable sẽ thu gọn.

Bấm Mở rộng Trường trong nhóm Trường Hoạt động.

Tất cả các mục sẽ được hiển thị.

Báo cáo kiểu trình bày

Bạn có thể chọn kiểu trình bày cho PivotTable của mình như khi bạn đưa nó vào dưới dạng báo cáo. Chọn một kiểu phù hợp với phần còn lại của bản trình bày hoặc báo cáo của bạn. Tuy nhiên, đừng quá nhàm chán với các phong cách bởi vì một báo cáo có tác động đến việc hiển thị kết quả luôn tốt hơn một báo cáo đầy màu sắc, không làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng.

• Nhấp vào Đông trong PivotTable.
• Nhấp vào PHÂN TÍCH.
• Bấm Cài đặt Trường trong nhóm Trường Hoạt động. Hộp thoại Cài đặt Trường xuất hiện.
• Nhấp vào tab Bố cục & In.
• Chọn Chèn dòng trống sau mỗi nhãn mục.

Các hàng trống sẽ được hiển thị sau mỗi giá trị của trường Vùng.

Bạn có thể chèn các hàng trống từ DESIGN tab cũng được.

• Nhấp vào tab THIẾT KẾ.
• Nhấp vào Bố cục Báo cáo trong nhóm Bố cục.
• Chọn Hiển thị trong Biểu mẫu Dàn ý trong danh sách thả xuống.

• Di chuột qua các Kiểu PivotTable. Một bản xem trước của kiểu đặt chuột sẽ xuất hiện.
• Chọn Kiểu phù hợp với báo cáo của bạn.

PivotTable trong Biểu mẫu Dàn ý với Kiểu đã chọn sẽ được hiển thị.

Dòng thời gian trong PivotTables

Để hiểu cách sử dụng Dòng thời gian, hãy xem xét ví dụ sau, trong đó dữ liệu bán hàng của các mặt hàng khác nhau được cung cấp cho nhân viên bán hàng khôn ngoan và thông thái về vị trí. Có tổng cộng 1891 hàng dữ liệu.

Tạo PivotTable từ Phạm vi này với -

• Vị trí và nhân viên bán hàng trong hàng theo thứ tự đó
• Sản phẩm trong cột
• Tổng số tiền trong Tổng giá trị

• Nhấp vào PivotTable.
• Nhấp vào tab CHÈN.
• Nhấp vào Dòng thời gian trong nhóm Bộ lọc. Dòng thời gian Chèn xuất hiện.

Bấm Ngày và bấm OK. Hộp thoại Dòng thời gian xuất hiện và Công cụ Dòng thời gian xuất hiện trên Ribbon.

• Trong hộp thoại Dòng thời gian, chọn THÁNG.
• Từ danh sách thả xuống, chọn QUARTERS.
• Nhấp vào Quý 2 năm 2014.
• Giữ phím Shift và kéo đến 2014 Q4.

Mốc thời gian được chọn là Quý 2 - Quý 4 năm 2014.

PivotTable được lọc theo Dòng thời gian này.

Bạn có thể hiển thị báo cáo phân tích dữ liệu của mình theo một số cách trong Excel. Tuy nhiên, nếu kết quả phân tích dữ liệu của bạn có thể được trực quan hóa dưới dạng biểu đồ làm nổi bật những điểm đáng chú ý trong dữ liệu, thì khán giả của bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được những gì bạn muốn chiếu trong dữ liệu. Nó cũng để lại tác động tốt đến phong cách trình bày của bạn.

Trong chương này, bạn sẽ biết cách sử dụng biểu đồ Excel và các tính năng định dạng Excel trên biểu đồ cho phép bạn trình bày kết quả phân tích dữ liệu của mình một cách nhấn mạnh.

Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ

Trong Excel, biểu đồ được sử dụng để biểu diễn đồ họa của bất kỳ tập hợp dữ liệu nào. Biểu đồ là một biểu diễn trực quan của dữ liệu, trong đó dữ liệu được biểu thị bằng các ký hiệu như các thanh trong Biểu đồ Thanh hoặc các đường trong Biểu đồ Đường. Excel cung cấp cho bạn nhiều loại biểu đồ và bạn có thể chọn một loại phù hợp với dữ liệu của mình hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn Excel Recommended Charts để xem các biểu đồ được tùy chỉnh cho dữ liệu của bạn và chọn một trong số chúng.

Tham khảo Bảng hướng dẫn Excel để biết thêm thông tin về các loại biểu đồ.

Trong chương này, bạn sẽ hiểu các kỹ thuật khác nhau mà bạn có thể sử dụng với biểu đồ Excel để làm nổi bật kết quả phân tích dữ liệu của mình hiệu quả hơn.

Tạo biểu đồ kết hợp

Giả sử bạn có mục tiêu và lợi nhuận thực tế cho năm tài chính 2015-2016 mà bạn thu được từ các khu vực khác nhau.

Chúng tôi sẽ tạo Biểu đồ cột theo cụm cho các kết quả này.

Khi bạn quan sát, rất khó để hình dung sự so sánh nhanh chóng giữa mục tiêu và thực tế trong biểu đồ này. Nó không mang lại tác động thực sự đến kết quả của bạn.

Cách tốt hơn để phân biệt hai loại dữ liệu để so sánh các giá trị là sử dụng Biểu đồ kết hợp. Trong Excel 2013 và các phiên bản ở trên, bạn có thể sử dụng biểu đồ Tổ hợp cho cùng mục đích.

Sử dụng Cột dọc cho các giá trị mục tiêu và Dòng có Điểm đánh dấu cho các giá trị thực tế.

• Bấm vào tab THIẾT KẾ bên dưới tab CÔNG CỤ BIỂU ĐỒ trên Ruy-băng.
• Bấm Thay đổi Loại Biểu đồ trong nhóm Loại. Hộp thoại Thay đổi loại biểu đồ xuất hiện.

• Nhấp vào Tổ hợp.

• Thay đổi Loại biểu đồ cho chuỗi Thực tế thành Dòng có Điểm đánh dấu. Bản xem trước xuất hiện trong Kết hợp tùy chỉnh.

• Bấm OK.

Biểu đồ kết hợp tùy chỉnh của bạn sẽ được hiển thị.

Khi bạn quan sát trong biểu đồ, Giá trị mục tiêu nằm trong Cột và Giá trị thực được đánh dấu dọc theo dòng. Việc hiển thị dữ liệu đã trở nên tốt hơn vì nó cũng cho bạn thấy xu hướng kết quả của bạn.

Tuy nhiên, kiểu biểu diễn này không hoạt động tốt khi phạm vi dữ liệu của hai giá trị dữ liệu của bạn khác nhau đáng kể.

Tạo biểu đồ kết hợp với trục phụ

Giả sử bạn có dữ liệu về số lượng đơn vị sản phẩm đã được vận chuyển và lợi nhuận thực tế cho năm tài chính 2015-2016 mà bạn thu được từ các khu vực khác nhau.

Nếu bạn sử dụng cùng một biểu đồ kết hợp như trước đây, bạn sẽ nhận được những điều sau:

Trong biểu đồ, dữ liệu của No. of Units không hiển thị vì phạm vi dữ liệu thay đổi đáng kể.

Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tạo biểu đồ kết hợp với trục phụ, để trục chính hiển thị một phạm vi và trục phụ hiển thị phạm vi kia.

• Bấm vào tab CHÈN.
• Nhấp vào Tổ hợp trong nhóm Biểu đồ.
• Nhấp vào Tạo biểu đồ kết hợp tùy chỉnh từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Chèn Biểu đồ xuất hiện với Tổ hợp được đánh dấu.

Đối với Loại biểu đồ, hãy chọn -

• Dòng với các điểm đánh dấu cho số sê-ri của đơn vị

• Cột được nhóm cho lợi nhuận thực tế của chuỗi

• Đánh dấu vào Ô thứ cấp Trục ở bên phải của Số sê-ri đơn vị và bấm OK.

Bản xem trước biểu đồ của bạn xuất hiện trong Kết hợp tùy chỉnh.

Biểu đồ kết hợp của bạn xuất hiện với Trục phụ.

Bạn có thể quan sát các giá trị cho Lợi nhuận thực tế trên trục chính và giá trị cho Số đơn vị trên trục phụ.

Một quan sát đáng kể trong biểu đồ trên là trong Quý 3, trong đó Số căn hộ bán được nhiều hơn, nhưng Lợi nhuận thực tế kiếm được lại ít hơn. Điều này có thể được gán cho chi phí khuyến mãi đã phát sinh để tăng doanh thu. Tình hình được cải thiện trong Quý 4, với doanh thu giảm nhẹ và Lợi nhuận thực tế tăng đáng kể.

Trục loại và chuỗi phân biệt đối xử

Giả sử bạn muốn dự báo Lợi nhuận thực tế đạt được trong các năm 2013-2016.

Tạo một cột được nhóm cho dữ liệu này.

Khi bạn quan sát, việc hiển thị dữ liệu không hiệu quả vì các năm không được hiển thị. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách thay đổi năm thành danh mục.

Xóa năm tiêu đề trong phạm vi dữ liệu.

Bây giờ, năm được coi là một hạng mục chứ không phải một chuỗi. Biểu đồ của bạn trông như sau:

Phần tử biểu đồ và kiểu biểu đồ

Phần tử biểu đồ cung cấp nhiều mô tả hơn cho biểu đồ của bạn, do đó giúp hiển thị dữ liệu của bạn một cách có ý nghĩa hơn.

• Nhấp vào Biểu đồ

Ba nút xuất hiện bên cạnh góc trên bên phải của biểu đồ -

• 
  Thành phần biểu đồ
• 
  Kiểu biểu đồ
• 
  Bộ lọc biểu đồ

Để có giải thích chi tiết về những điều này, hãy tham khảo hướng dẫn Biểu đồ Excel.

• Nhấp vào Phần tử biểu đồ.
• Nhấp vào Nhãn dữ liệu.

• Nhấp vào Kiểu biểu đồ
• Chọn Kiểu và Màu phù hợp với dữ liệu của bạn.

Bạn có thể sử dụng Đường xu hướng để hiển thị bằng đồ thị các xu hướng trong dữ liệu. Bạn có thể mở rộng Đường xu hướng trong biểu đồ ngoài dữ liệu thực tế để dự đoán các giá trị trong tương lai.

Nhãn dữ liệu

Excel 2013 và các phiên bản mới hơn cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau để hiển thị Nhãn dữ liệu. Bạn có thể chọn một Nhãn Dữ liệu, định dạng nó theo ý muốn, sau đó sử dụng Nhãn Hiện tại Sao chép để sao chép định dạng sang phần còn lại của Nhãn Dữ liệu trong biểu đồ.

Các Nhãn Dữ liệu trong biểu đồ có thể có các hiệu ứng, các hình dạng và kích thước khác nhau.

Cũng có thể hiển thị nội dung của ô như một phần của Nhãn Dữ liệu với Chèn Trường Nhãn Dữ liệu.

Bố cục nhanh

Bạn có thể sử dụng Bố cục Nhanh để thay đổi bố cục tổng thể của biểu đồ một cách nhanh chóng bằng cách chọn một trong các tùy chọn bố cục được xác định trước.

• Nhấp vào biểu đồ.
• Nhấp vào tab THIẾT KẾ bên dưới CÔNG CỤ BIỂU ĐỒ.
• Nhấp vào Bố cục Nhanh.

Các bố cục có thể khác nhau sẽ được hiển thị. Khi bạn di chuyển trên các tùy chọn bố cục, bố cục biểu đồ sẽ thay đổi thành tùy chọn cụ thể đó.

Chọn bố cục bạn thích. Biểu đồ sẽ được hiển thị với bố cục đã chọn.

Sử dụng Hình ảnh trong Biểu đồ Cột

Bạn có thể tạo điểm nhấn hơn cho bản trình bày dữ liệu của mình bằng cách sử dụng hình ảnh thay cho các cột.

• Bấm vào một Cột trên Biểu đồ Cột.

• Trong Chuỗi Dữ liệu Định dạng, bấm vào Điền.

• Chọn Hình ảnh.

• Trong Chèn ảnh từ, hãy cung cấp tên tệp hoặc tùy chọn khay nhớ tạm nếu bạn đã sao chép ảnh trước đó.

Hình ảnh bạn đã chọn sẽ xuất hiện ở vị trí của các cột trong biểu đồ.

Biểu đồ ban nhạc

Bạn có thể phải trình bày kết quả khảo sát khách hàng về một sản phẩm từ các khu vực khác nhau. Biểu đồ dải phù hợp cho mục đích này. Biểu đồ dải là Biểu đồ dạng đường có thêm vùng tô bóng để hiển thị ranh giới trên và ranh giới dưới của các nhóm dữ liệu.

Giả sử kết quả khảo sát khách hàng của bạn từ các khu vực phía đông và phía tây, tháng khôn ngoan là -

Ở đây, trong dữ liệu <50% là Thấp, 50% - 80% là Trung bình và> 80% là Cao.

Với Biểu đồ dải, bạn có thể hiển thị kết quả khảo sát của mình như sau:

Tạo Biểu đồ đường từ dữ liệu của bạn.

Thay đổi loại biểu đồ thành -

• Dòng Đông và Tây thành Dòng với Điểm đánh dấu.
• Thấp, trung bình và cao loạt đến cột xếp chồng.

Biểu đồ của bạn trông như sau.

• Bấm vào một trong các cột.
• Thay đổi độ rộng khoảng trống thành 0% trong Định dạng chuỗi dữ liệu.

Bạn sẽ nhận được Bands thay vì cột.

Để làm cho biểu đồ dễ trình bày hơn -

• Thêm tiêu đề biểu đồ.
• Điều chỉnh phạm vi Trục dọc.
• Thay đổi màu của các dải thành Xanh lục-Vàng-Đỏ.
• Thêm Nhãn vào các dải.

Kết quả cuối cùng là Biểu đồ dải với các ranh giới xác định và kết quả khảo sát được thể hiện trên các dải. Người ta có thể nhanh chóng và rõ ràng từ biểu đồ rằng trong khi kết quả khảo sát của khu vực phía Tây là khả quan, thì kết quả của khu vực phía Đông lại giảm trong quý vừa qua và cần được chú ý.

Biểu đồ nhiệt kế

Khi bạn phải biểu thị một giá trị mục tiêu và một giá trị thực tế, bạn có thể dễ dàng tạo Biểu đồ nhiệt kế trong Excel hiển thị rõ ràng các giá trị này.

Với biểu đồ Nhiệt kế, bạn có thể hiển thị dữ liệu của mình như sau:

Sắp xếp dữ liệu của bạn như hình dưới đây -

• Chọn dữ liệu.
• Tạo biểu đồ Cột theo cụm.

Khi bạn quan sát, cột bên phải là Mục tiêu.

• Bấm vào một Cột trong biểu đồ.
• Nhấp vào Chuyển đổi Hàng / Cột trên Ruy-băng.

• Nhấp chuột phải vào Cột Mục tiêu.
• Bấm vào Định dạng chuỗi dữ liệu.
• Nhấp vào Trục phụ.

Khi bạn quan sát Trục chính và Trục phụ có các phạm vi khác nhau.

• Nhấp chuột phải vào Trục chính.
• Trong tùy chọn Trục định dạng, bên dưới Bounds, nhập 0 cho Tối thiểu và 1 cho Tối đa.
• Lặp lại tương tự cho Trục phụ.

Cả Trục chính và Trục phụ sẽ được đặt thành 0% - 100%. Cột Mục tiêu ẩn Cột Thực tế.

• Nhấp chuột phải vào cột hiển thị (Mục tiêu)
• Trong Chuỗi Dữ liệu Định dạng, hãy chọn
  • Không điền cho FILL
  • Đường liền nét cho BORDER
  • Màu xanh lam cho màu sắc

• Trong Phần tử biểu đồ, bỏ chọn
  • Trục → Ngang chính
  • Trục → Dọc thứ cấp
  • Gridlines
  • Tiêu đề biểu đồ
• Trong biểu đồ, nhấp chuột phải vào Trục dọc chính
• Trong các tùy chọn Định dạng Trục, bấm vào TICK MARKS
• Đối với loại Chính, hãy chọn Bên trong

• Nhấp chuột phải vào Vùng biểu đồ.
• Trong các tùy chọn Định dạng Khu vực Biểu đồ, hãy chọn
  • Không điền cho FILL
  • Không có dòng nào cho BORDER

Thay đổi kích thước khu vực biểu đồ, để có hình dạng của một nhiệt kế.

Bạn đã có biểu đồ nhiệt kế của mình, với giá trị thực tế so với giá trị mục tiêu được hiển thị. Bạn có thể làm cho biểu đồ nhiệt kế này ấn tượng hơn với một số định dạng.

• Chèn hình chữ nhật chồng phần hình chữ nhật màu xanh lam vào biểu đồ.
• Trong tùy chọn Định dạng Hình dạng, hãy chọn -
  • Tô màu gradient cho FILL
  • Tuyến tính cho loại
  • 180 ⁰ cho Góc
• Đặt các điểm dừng Gradient ở 0%, 50% và 100%.
• Đối với Gradient dừng ở 0% và 100%, hãy chọn màu đen.
• Đối với Gradient dừng ở 50%, chọn màu trắng.

• Chèn một hình bầu dục ở dưới cùng.
• Định dạng hình dạng với các tùy chọn tương tự.

Kết quả là Biểu đồ nhiệt kế mà chúng tôi đã bắt đầu.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một biểu đồ trong đó một loạt các đường ngang thể hiện khối lượng công việc được thực hiện trong những khoảng thời gian nhất định liên quan đến khối lượng công việc được lên kế hoạch cho những khoảng thời gian đó.

Trong Excel, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt bằng cách tùy chỉnh loại biểu đồ Thanh xếp chồng để nó mô tả các nhiệm vụ, thời lượng tác vụ và phân cấp. Biểu đồ Excel Gantt thường sử dụng ngày làm đơn vị thời gian dọc theo trục hoành.

Hãy xem xét dữ liệu sau đây trong đó cột -

• Nhiệm vụ thể hiện các Nhiệm vụ trong dự án
• Bắt đầu đại diện cho số ngày kể từ Ngày bắt đầu của dự án
• Thời lượng thể hiện thời lượng của Nhiệm vụ

Lưu ý rằng Bắt đầu của bất kỳ Tác vụ nào là Bắt đầu của Tác vụ trước đó + Thời lượng. Đây là trường hợp khi Nhiệm vụ được phân cấp.

• Chọn dữ liệu.
• Tạo biểu đồ thanh xếp chồng.

• Nhấp chuột phải vào Start Series.
• Trong tùy chọn Định dạng chuỗi dữ liệu, hãy chọn Không điền.

• Nhấp chuột phải vào Trục danh mục.
• Trong tùy chọn Định dạng Trục, hãy chọn Danh mục theo thứ tự ngược lại.

• Trong Phần tử biểu đồ, bỏ chọn
  • Legend
  • Gridlines
• Định dạng Trục ngang thành
  • Điều chỉnh phạm vi
  • Đánh dấu chính vào khoảng thời gian 5 ngày
  • Dấu tick nhỏ trong khoảng thời gian 1 ngày
• Định dạng Chuỗi dữ liệu để làm cho nó trông ấn tượng
• Đặt tiêu đề biểu đồ

Biểu đồ thác nước

Biểu đồ thác nước là một trong những công cụ trực quan hóa phổ biến nhất được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Biểu đồ thác nước là lý tưởng để hiển thị cách bạn đạt được giá trị ròng, chẳng hạn như thu nhập ròng, bằng cách chia nhỏ tác động tích lũy của những đóng góp tích cực và tiêu cực.

Excel 2016 cung cấp kiểu Biểu đồ thác nước. Nếu bạn đang sử dụng các phiên bản Excel trước, bạn vẫn có thể tạo Biểu đồ thác nước bằng cách sử dụng Biểu đồ cột xếp chồng.

Các cột được mã hóa bằng màu sắc để bạn có thể nhanh chóng phân biệt số dương với số âm. Các cột giá trị ban đầu và cuối cùng bắt đầu trên trục hoành, trong khi các giá trị trung gian là cột nổi. Do hình thức này, Biểu đồ Thác còn được gọi là Biểu đồ Cầu.

Hãy xem xét dữ liệu sau đây.

• Chuẩn bị dữ liệu cho Biểu đồ thác nước

• Đảm bảo cột Dòng tiền ròng ở bên trái của Cột Tháng (Điều này là do bạn sẽ không bao gồm cột này khi tạo biểu đồ)

• Thêm 2 cột - Tăng và Giảm cho các dòng tiền dương và âm tương ứng

• Thêm cột Bắt đầu - cột đầu tiên trong biểu đồ có giá trị bắt đầu trong Dòng tiền ròng

• Thêm cột Kết thúc - cột cuối cùng trong biểu đồ có giá trị cuối cùng trong Dòng tiền ròng

• Thêm Float cột - hỗ trợ các cột trung gian

• Tính toán các giá trị cho các cột này như sau

• Trong cột Float, hãy chèn một hàng vào đầu và cuối. Đặt n giá trị tùy ý 50000. Điều này chỉ để có một số khoảng trống ở bên trái và bên phải của biểu đồ

Dữ liệu sẽ như sau.

• Chọn các ô C2: H18 (Loại trừ cột Dòng tiền ròng)
• Tạo biểu đồ cột xếp chồng

• Nhấp chuột phải vào Series Float.
• Bấm Định dạng Chuỗi Dữ liệu.
• Trong tùy chọn Định dạng chuỗi dữ liệu, hãy chọn Không điền.

• Nhấp chuột phải vào Dòng tiêu cực.
• Chọn Tô màu là Đỏ.

• Nhấp chuột phải vào Dòng tích cực.
• Chọn Tô màu là Xanh lục.

• Nhấp chuột phải vào Start Series.
• Chọn Tô màu là Xám.
• Nhấp chuột phải vào End Series.
• Chọn Tô màu là Xám.
• Xóa Chú giải.

• Nhấp chuột phải vào bất kỳ Series nào
• Trong tùy chọn Định dạng chuỗi dữ liệu, chọn Khoảng cách rộng là 10% trong Tùy chọn chuỗi

Đưa ra Tiêu đề Biểu đồ. Biểu đồ Thác nước sẽ được hiển thị.

Đường gấp khúc

Đường gấp khúc là các biểu đồ nhỏ được đặt trong các ô đơn lẻ, mỗi ô đại diện cho một hàng dữ liệu trong lựa chọn của bạn. Họ cung cấp một cách nhanh chóng để xem xu hướng.

Bạn có thể thêm Đường biểu diễn bằng công cụ Phân tích nhanh.

• Chọn dữ liệu mà bạn muốn thêm Biểu đồ thu nhỏ.
• Giữ một cột trống ở phía bên phải của dữ liệu cho Biểu đồ thu nhỏ.

Nút Phân tích nhanh

xuất hiện ở dưới cùng bên phải của dữ liệu bạn đã chọn.

• Bấm vào

  
  nút Phân tích nhanh . Thanh công cụ Phân tích Nhanh xuất hiện với các tùy chọn khác nhau.

Nhấp chuột SPARKLINES. Các tùy chọn biểu đồ được hiển thị dựa trên dữ liệu và có thể khác nhau.

Nhấp chuột Line. Biểu đồ Đường cho mỗi hàng được hiển thị trong cột bên phải dữ liệu.

PivotCharts

Biểu đồ Pivot được sử dụng để tóm tắt dữ liệu bằng đồ thị và khám phá dữ liệu phức tạp.

PivotChart hiển thị Chuỗi dữ liệu, Danh mục và Trục biểu đồ giống như cách biểu đồ chuẩn làm. Ngoài ra, nó cũng cung cấp cho bạn các điều khiển lọc tương tác ngay trên biểu đồ để bạn có thể nhanh chóng phân tích một tập hợp con dữ liệu của mình.

PivotCharts rất hữu ích khi bạn có dữ liệu trong một PivotTable khổng lồ hoặc nhiều dữ liệu trang tính phức tạp bao gồm văn bản và số. PivotChart có thể giúp bạn hiểu dữ liệu này.

Bạn có thể tạo PivotChart từ

• Một PivotTable.
• Bảng Dữ liệu như một bảng độc lập không có PivotTable.

PivotChart từ PivotTable

Để tạo PivotChart, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Nhấp vào PivotTable.
• Nhấp vào PHÂN TÍCH bên dưới CÔNG CỤ CÓ THỂ TÍCH HỢP trên Ruy-băng.
• Nhấp vào PivotChart. Hộp thoại Chèn biểu đồ xuất hiện.

Chọn Cột được Nhóm từ tùy chọn Cột.

Bấm OK. PivotChart được hiển thị.

PivotChart có ba bộ lọc - Khu vực, Nhân viên bán hàng và Tháng.

• Nhấp vào tùy chọn Kiểm soát Bộ lọc Khu vực. Hộp Tìm kiếm xuất hiện với danh sách tất cả các Khu vực. Hộp kiểm xuất hiện bên cạnh Khu vực.

• Chọn tùy chọn Đông và Nam.

Dữ liệu được lọc xuất hiện trên cả PivotChart và PivotTable.

PivotChart không có PivotTable

Bạn có thể tạo một PivotChart độc lập mà không cần tạo PivotTable.

• Bấm vào Bảng dữ liệu.
• Bấm vào tab Chèn.
• Bấm PivotChart trong nhóm Biểu đồ. Cửa sổ Tạo PivotChart xuất hiện.
• Chọn Bảng / Phạm vi.
• Chọn Vị trí bạn muốn đặt PivotChart.

Bạn có thể chọn một ô trong chính trang tính hiện có hoặc trong một trang tính mới. Bấm OK.

Một PivotChart trống và một PivotTable trống sẽ xuất hiện cùng với Danh sách Trường PivotChart để tạo PivotChart.

• Chọn các trường sẽ được thêm vào PivotChart

• Sắp xếp các Trường bằng cách kéo chúng vào BỘ LỌC, HUYỀN THOẠI (SERIES), TRỤC (DANH MỤC) và GIÁ TRỊ

• Sử dụng Điều khiển Bộ lọc trên PivotChart để chọn Dữ liệu sẽ được đặt trên PivotChart

Excel sẽ tự động tạo một PivotTable được ghép nối.

Xác thực dữ liệu là một công cụ rất hữu ích và dễ sử dụng trong Excel mà bạn có thể đặt xác thực dữ liệu trên dữ liệu được nhập được nhập vào Trang tính của bạn.

Đối với bất kỳ ô nào trên trang tính, bạn có thể

• Hiển thị thông báo đầu vào về những gì cần nhập vào đó.
• Hạn chế các giá trị được nhập.
• Cung cấp danh sách các giá trị để lựa chọn.
• Hiển thị thông báo lỗi và từ chối một mục nhập dữ liệu không hợp lệ.

Hãy xem xét Trình theo dõi rủi ro sau đây có thể được sử dụng để nhập và theo dõi thông tin về Rủi ro đã xác định.

Trong trình theo dõi này, dữ liệu được nhập vào các cột sau được xác thực với các ràng buộc dữ liệu đặt trước và dữ liệu đã nhập chỉ được chấp nhận khi đáp ứng các tiêu chí xác nhận. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.

• Probability
• Impact
• Loại rủi ro
• Nguồn rủi ro
• Status

Cột Rủi ro Phơi nhiễm sẽ có các giá trị được tính toán và bạn không thể nhập bất kỳ dữ liệu nào. Ngay cả cộtS. No. được đặt để có các giá trị tính toán được điều chỉnh ngay cả khi bạn xóa một hàng.

Bây giờ, bạn sẽ học cách thiết lập một trang tính như vậy.

Chuẩn bị cấu trúc cho bảng tính

Để chuẩn bị cấu trúc cho trang tính -

• Bắt đầu với một trang tính trống.
• Đặt tiêu đề vào Hàng 2.
• Đặt tiêu đề cột vào Hàng 3.
• Đối với các tiêu đề cột Xác suất, Tác động và Rủi ro -
  • Nhấp chuột phải vào ô.
  • Nhấp vào Định dạng ô từ trình đơn thả xuống.
  • Trong hộp thoại Định dạng Ô, bấm vào Căn chỉnh tab.
  • Nhập 90 dưới Định hướng.
• Hợp nhất và Căn giữa các ô trong Hàng 3, 4 và 5 cho mỗi tiêu đề cột.
• Định dạng Đường viền cho các ô trong Hàng 2 - 5.
• Điều chỉnh độ rộng của hàng và cột.

Trang tính của bạn sẽ trông như sau:

Đặt giá trị hợp lệ cho danh mục rủi ro

Trong các ô M5 - M13 nhập các giá trị sau (M5 là tiêu đề và M6 - M13 là các giá trị)

Giá trị danh mục

Người dùng cuối

khách hàng

Sự quản lý

Lên lịch

Lên lịch

Môi trường

Sản phẩm

Dự án

• Bấm vào ô đầu tiên trong cột Phân loại rủi ro (H6).
• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.
• Bấm Xác thực Dữ liệu trong nhóm Công cụ Dữ liệu.
• Chọn Xác thực dữ liệu… từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Xác thực Dữ liệu xuất hiện.

• Nhấp vào tab Cài đặt.
• Dưới tiêu chí Xác thực, trong Allow: danh sách thả xuống, Chọn tùy chọn List.

• Chọn phạm vi M6: M13 trong hộp Nguồn: xuất hiện.
• Chọn các hộp Bỏ qua trống và thả xuống Trong ô xuất hiện.

Đặt thông báo đầu vào cho danh mục rủi ro

• Bấm vào tab Thông báo đầu vào trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu.
• Kiểm tra hộp Show input message khi ô được chọn.
• Trong hộp bên dưới Tiêu đề :, nhập Loại rủi ro:
• Trong hộp bên dưới Thông báo đầu vào: Chọn Danh mục Rủi ro từ Danh sách.

Đặt cảnh báo lỗi cho danh mục rủi ro

Để đặt cảnh báo lỗi -

• Nhấp vào tab Cảnh báo Lỗi trong hộp thoại Xác thực dữ liệu.
• Chọn hộp Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ.
• Chọn Dừng dưới Kiểu: thả xuống
• Trong hộp bên dưới Tiêu đề :, nhập Mục nhập không hợp lệ:
• Trong hộp bên dưới Thông báo lỗi: nhập Chọn giá trị từ danh sách thả xuống.
• Bấm OK.

Xác minh xác thực dữ liệu cho loại rủi ro

Đối với ô đầu tiên đã chọn trong Danh mục rủi ro,

• Tiêu chí xác thực dữ liệu được đặt
• Thông báo đầu vào được thiết lập
• Đã đặt cảnh báo lỗi

Bây giờ, bạn có thể xác minh cài đặt của mình.

Bấm vào ô mà bạn đã đặt tiêu chí Xác thực Dữ liệu. Thông báo Đầu vào xuất hiện. Nút thả xuống xuất hiện ở phía bên phải của ô.

Thông báo đầu vào được hiển thị chính xác.

• Nhấp vào nút thả xuống ở phía bên phải của ô. Danh sách thả xuống xuất hiện với các giá trị có thể được chọn.

• Kiểm tra chéo các giá trị trong danh sách thả xuống với những giá trị được sử dụng để tạo danh sách thả xuống.

Cả hai bộ giá trị đều khớp. Lưu ý rằng nếu số lượng giá trị nhiều hơn, bạn sẽ nhận được thanh cuộn xuống ở phía bên phải của danh sách thả xuống.

Chọn một giá trị từ danh sách thả xuống. Nó xuất hiện trong ô.

Bạn có thể thấy rằng việc lựa chọn các giá trị hợp lệ đang hoạt động tốt.

Cuối cùng, hãy thử nhập một mục không hợp lệ và xác minh cảnh báo Lỗi.

Nhập Mọi người vào ô và nhấn Enter. Thông báo lỗi mà bạn đã đặt cho ô sẽ được hiển thị.

• Xác minh thông báo Lỗi.
• Bạn có một tùy chọn để Thử lại hoặc Hủy. Xác minh cả hai tùy chọn.

Bạn đã đặt thành công Xác thực Dữ liệu cho ô.

Note - Việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp của tin nhắn là rất quan trọng.

Đặt tiêu chí hợp lệ cho cột loại rủi ro

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng áp dụng tiêu chí Xác thực Dữ liệu cho tất cả các ô trong cột Danh mục Rủi ro.

Tại thời điểm này, bạn cần nhớ hai điều:

• Bạn cần đặt tiêu chí cho số lượng ô tối đa có thể được sử dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, nó có thể thay đổi từ 10 - 100 tùy theo nơi trang tính sẽ được sử dụng.

• Bạn không nên đặt tiêu chí cho phạm vi ô không mong muốn hoặc cho toàn bộ cột. Điều này sẽ làm tăng kích thước tệp một cách không cần thiết. Nó được gọi là định dạng dư thừa. Nếu bạn nhận được trang tính từ một nguồn bên ngoài, bạn phải loại bỏ định dạng thừa, bạn sẽ học trong chương Yêu cầu trong hướng dẫn này.

Làm theo các bước dưới đây -

• Đặt tiêu chí xác nhận cho 10 ô trong Danh mục rủi ro.
• Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách nhấp vào góc dưới cùng bên phải của ô đầu tiên.
• Giữ biểu tượng + xuất hiện và kéo nó xuống.

Xác thực Dữ liệu được đặt cho tất cả các ô đã chọn.

Nhấp vào cột cuối cùng được chọn và xác minh.

Xác thực dữ liệu cho cột Danh mục rủi ro đã hoàn tất.

Đặt giá trị xác thực cho nguồn rủi ro

Trong trường hợp này, chúng ta chỉ có hai giá trị - Bên trong và Bên ngoài.

• Nhấp vào ô đầu tiên trong cột Nguồn rủi ro (I6)
• Nhấp vào tab DỮ LIỆU trên Ribbon
• Nhấp vào Xác thực dữ liệu trong nhóm Công cụ dữ liệu
• Chọn Xác thực dữ liệu… từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Xác thực Dữ liệu xuất hiện.

• Nhấp vào tab Cài đặt.
• Dưới tiêu chí Xác thực, trong danh sách thả xuống Cho phép:, hãy chọn Danh sách tùy chọn.
• Nhập Nội bộ, Bên ngoài vào hộp Nguồn: xuất hiện.
• Chọn các hộp Bỏ qua trống và thả xuống Trong ô xuất hiện.

Đặt thông báo đầu vào cho nguồn rủi ro.

Đặt cảnh báo lỗi cho nguồn rủi ro.

Đối với ô đầu tiên đã chọn trong Nguồn rủi ro -

• Tiêu chí xác thực dữ liệu được đặt
• Thông báo đầu vào được thiết lập
• Đã đặt cảnh báo lỗi

Bây giờ, bạn có thể xác minh cài đặt của mình.

Bấm vào ô mà bạn đã đặt tiêu chí Xác thực Dữ liệu. Thông báo nhập xuất hiện. Nút thả xuống xuất hiện ở phía bên phải của ô.

Thông báo đầu vào được hiển thị chính xác.

• Nhấp vào nút mũi tên thả xuống ở phía bên phải của ô. Một danh sách thả xuống xuất hiện với các giá trị có thể được chọn.

• Kiểm tra xem các giá trị có giống như bạn đã nhập - Bên trong và Bên ngoài.

Cả hai bộ giá trị đều khớp. Chọn một giá trị từ danh sách thả xuống. Nó xuất hiện trong ô.

Bạn có thể thấy rằng việc lựa chọn các giá trị hợp lệ đang hoạt động tốt. Cuối cùng, hãy thử nhập một mục không hợp lệ và xác minh cảnh báo Lỗi.

Nhập Tài chính vào ô và nhấn Enter. Thông báo lỗi mà bạn đã đặt cho ô sẽ được hiển thị.

• Xác minh thông báo Lỗi. Bạn đã đặt thành công Xác thực Dữ liệu cho ô.

• Đặt tiêu chí hợp lệ cho Cột Nguồn Rủi ro

• Áp dụng tiêu chí Xác thực Dữ liệu cho các ô I6 - I15 trong cột Nguồn Rủi ro (tức là cùng phạm vi với cột Danh mục Rủi ro).

Xác thực Dữ liệu được đặt cho tất cả các ô đã chọn. Xác thực dữ liệu cho cột Nguồn rủi ro đã hoàn tất.

Đặt giá trị xác thực cho trạng thái

• Lặp lại các bước tương tự mà bạn đã sử dụng để đặt giá trị Xác thực cho Nguồn rủi ro.

• Đặt các giá trị Danh sách là Mở, Đóng.

• Áp dụng tiêu chí Xác thực Dữ liệu cho các ô K6 - K15 trong cột Trạng thái (tức là cùng phạm vi với cột Danh mục rủi ro).

Xác thực Dữ liệu được đặt cho tất cả các ô đã chọn. Xác thực dữ liệu cho trạng thái cột đã hoàn tất.

Đặt giá trị xác thực cho xác suất

Giá trị Điểm xác suất rủi ro nằm trong khoảng 1-5, 1 là thấp và 5 là cao. Giá trị có thể là bất kỳ số nguyên nào từ 1 đến 5, bao gồm cả hai.

• Bấm vào ô đầu tiên trong cột Nguồn rủi ro (I6).
• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.
• Bấm Xác thực Dữ liệu trong nhóm Công cụ Dữ liệu.
• Chọn Xác thực dữ liệu… từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Xác thực Dữ liệu xuất hiện.

• Nhấp vào tab Cài đặt.
• Trong Tiêu chí xác thực, trong danh sách thả xuống Cho phép:, hãy chọn Số nguyên.

• Chọn giữa trong Dữ liệu:
• Nhập 1 vào hộp bên dưới Tối thiểu:
• Nhập 5 vào hộp bên dưới Tối đa:

Đặt thông báo đầu vào cho xác suất

Đặt Thông báo Lỗi cho Xác suất và bấm OK.

Đối với ô đầu tiên đã chọn trong Xác suất,

• Tiêu chí xác thực dữ liệu được đặt.
• Thông báo đầu vào được thiết lập.
• Đã đặt cảnh báo lỗi.

Bây giờ, bạn có thể xác minh cài đặt của mình.

Bấm vào ô mà bạn đã đặt tiêu chí Xác thực Dữ liệu. Thông báo nhập xuất hiện. Trong trường hợp này, sẽ không có nút thả xuống vì các giá trị đầu vào được đặt trong một dải ô chứ không phải từ danh sách.

Thông báo đầu vào được hiển thị chính xác.

Nhập một số nguyên từ 1 đến 5 vào ô. Nó xuất hiện trong ô.

Việc lựa chọn các giá trị hợp lệ đang hoạt động tốt. Cuối cùng, hãy thử nhập một mục nhập không hợp lệ và xác minh cảnh báo Lỗi.

Nhập 6 vào ô và nhấn Enter. Thông báo Lỗi mà bạn đã đặt cho ô sẽ được hiển thị.

Bạn đã đặt thành công Xác thực Dữ liệu cho ô.

• Đặt tiêu chí hợp lệ cho Cột xác suất.

• Áp dụng tiêu chí Xác thực Dữ liệu cho các ô E6 - E15 trong cột Xác suất (tức là cùng phạm vi với cột Danh mục Rủi ro).

Xác thực Dữ liệu được đặt cho tất cả các ô đã chọn. Xác thực dữ liệu cho cột Xác suất đã hoàn tất.

Đặt giá trị xác thực cho tác động

Để đặt giá trị xác thực cho Impact, hãy lặp lại các bước tương tự mà bạn đã sử dụng để đặt giá trị xác thực cho xác suất.

Áp dụng tiêu chí Xác thực Dữ liệu cho các ô F6 - F15 trong cột Tác động (tức là cùng phạm vi với cột Danh mục rủi ro).

Xác thực Dữ liệu được đặt cho tất cả các ô đã chọn. Xác thực dữ liệu cho cột Impact đã hoàn tất.

Đặt mức độ rủi ro của cột với các giá trị được tính toán

Phơi nhiễm rủi ro được tính toán như một sản phẩm của Xác suất rủi ro và Tác động của rủi ro.

Mức độ rủi ro = Khả năng xảy ra * Tác động

Gõ = E6 * F6 vào ô G6 và nhấn Enter.

0 sẽ được hiển thị trong ô G6 vì E6 và F6 trống.

Sao chép công thức trong các ô G6 - G15. 0 sẽ được hiển thị trong các ô G6 - G15.

Vì cột Phơi nhiễm Rủi ro dành cho các giá trị được tính toán, bạn không nên cho phép nhập dữ liệu vào cột đó.

• Chọn ô G6-G15

• Nhấp chuột phải và trong danh sách thả xuống xuất hiện, hãy chọn Định dạng ô. Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện.

• Nhấp vào tab Bảo vệ.

• Kiểm tra tùy chọn Locked.

Điều này là để đảm bảo rằng không được phép nhập dữ liệu trong các ô đó. Tuy nhiên, điều này sẽ chỉ có hiệu lực khi trang tính được bảo vệ, bạn sẽ thực hiện bước cuối cùng sau khi trang tính sẵn sàng.

• Bấm OK.
• Tô bóng các ô G6-G15 để cho biết chúng là các giá trị được tính toán.

Định dạng giá trị số sê-ri

Bạn có thể để người dùng điền vào Cột S. Không. Tuy nhiên, nếu bạn định dạng các giá trị S. Không, trang tính sẽ hiển thị hơn. Ngoài ra, nó còn hiển thị số hàng mà trang tính được định dạng.

Nhập = row () - 5 vào ô B6 và nhấn Enter.

1 sẽ xuất hiện trong ô B6. Sao chép công thức trong các ô B6-B15. Giá trị 1-10 xuất hiện.

Che bóng các ô B6-B15.

Gói (lại

Bạn gần như đã hoàn thành dự án của mình.

• Ẩn Cột M có chứa các giá trị Hạng mục Dữ liệu.
• Định dạng Đường viền cho các ô B6-K16.

• Bấm chuột phải vào tab trang tính.
• Chọn Bảo vệ Trang tính từ menu.

Hộp thoại Bảo vệ Trang tính xuất hiện.

• Chọn tùy chọn Bảo vệ trang tính và nội dung của các ô bị khóa.
• Nhập mật khẩu trong Mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính -
  • Mật khẩu phân biệt chữ hoa chữ thường
  • Không thể khôi phục trang tính được bảo vệ nếu quên mật khẩu
  • Một phương pháp hay là giữ một danh sách tên trang tính và mật khẩu ở đâu đó
• Trong Cho phép tất cả người dùng trang tính này: chọn hộp Chọn các ô đã mở khóa.

Bạn đã bảo vệ các ô bị khóa trong cột Rủi ro Phơi nhiễm khỏi mục nhập dữ liệu và giữ cho phần còn lại của các ô đã mở khóa có thể chỉnh sửa được. Bấm OK.

Các Confirm Password hộp thoại xuất hiện.

• Nhập lại mật khẩu.
• Bấm OK.

Trang tính của bạn với bộ Xác thực Dữ liệu cho các ô đã chọn đã sẵn sàng để sử dụng.

Bạn có thể thực hiện phân tích tài chính với Excel một cách dễ dàng. Excel cung cấp cho bạn một số hàm tài chính như PMT, PV, NPV, XNPV, IRR, MIRR, XIRR, v.v. cho phép bạn nhanh chóng nhận được kết quả phân tích tài chính.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu vị trí và cách bạn có thể sử dụng các hàm này để phân tích.

Niên kim là gì?

Niên kim là một loạt các khoản thanh toán bằng tiền mặt liên tục được thực hiện trong một khoảng thời gian liên tục. Ví dụ, tiết kiệm cho hưu trí, thanh toán bảo hiểm, vay mua nhà, thế chấp, v.v. Trong các hàm niên kim -

• Một số dương thể hiện tiền mặt nhận được.
• Một số âm thể hiện tiền mặt được thanh toán.

Giá trị hiện tại của một loạt các khoản thanh toán trong tương lai

Giá trị hiện tại là tổng số tiền mà một loạt các khoản thanh toán trong tương lai có giá trị hiện tại. Bạn có thể tính giá trị hiện tại bằng các hàm Excel -

• PV- Tính toán giá trị hiện tại của một khoản đầu tư bằng cách sử dụng lãi suất và một loạt các khoản thanh toán trong tương lai (giá trị âm) và thu nhập (giá trị dương). Ít nhất một trong các luồng tiền phải dương và ít nhất một luồng phải âm.

• NPV - Tính giá trị hiện tại ròng của khoản đầu tư bằng cách sử dụng tỷ lệ chiết khấu và một loạt các khoản thanh toán định kỳ trong tương lai (giá trị âm) và thu nhập (giá trị dương).

• XNPV - Tính toán giá trị hiện tại ròng cho một lịch trình lưu chuyển tiền tệ không nhất thiết phải theo chu kỳ.

Note that -

• Dòng tiền PV phải không đổi trong khi dòng tiền NPV có thể thay đổi.

• Dòng tiền PV có thể ở đầu kỳ hoặc cuối kỳ trong khi dòng tiền NPV phải ở cuối kỳ.

• Dòng tiền NPV phải định kỳ trong khi dòng tiền XNPV không cần định kỳ.

Trong phần này, bạn sẽ hiểu cách làm việc với PV. Bạn sẽ tìm hiểu về NPV trong phần sau.

Thí dụ

Giả sử bạn đang mua một chiếc tủ lạnh. Nhân viên bán hàng nói với bạn rằng giá của chiếc tủ lạnh là 32000, nhưng bạn có quyền chọn trả số tiền này trong 8 năm với lãi suất 13% mỗi năm và thanh toán hàng năm là 6000. Bạn cũng có một lựa chọn để thanh toán vào đầu hoặc cuối mỗi năm.

Bạn muốn biết tùy chọn nào trong số những tùy chọn này có lợi cho bạn.

Bạn có thể sử dụng hàm PV trong Excel -

PV (rate, nper, pmt, [fv ], [type])

Để tính toán giá trị hiện tại với các khoản thanh toán vào cuối mỗi năm, hãy bỏ qua loại hoặc chỉ định 0 cho loại.

Để tính toán giá trị hiện tại với các khoản thanh toán vào cuối mỗi năm, hãy chỉ định 1 cho loại.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Vì thế,

• Nếu bạn thực hiện thanh toán ngay bây giờ, bạn cần phải trả 32.000 giá trị hiện tại.
• Nếu bạn chọn thanh toán hàng năm với khoản thanh toán vào cuối năm, bạn cần phải trả 28, 793 giá trị hiện tại.
• Nếu bạn chọn thanh toán hàng năm với khoản thanh toán vào cuối năm, bạn cần phải trả 32.536 giá trị hiện tại.

Bạn có thể thấy rõ rằng phương án 2 có lợi cho bạn.

EMI là gì?

Trả góp hàng tháng tương đương (EMI) được Investopedia định nghĩa là "Số tiền thanh toán cố định mà người đi vay thực hiện cho người cho vay vào một ngày cụ thể mỗi tháng theo lịch. Các khoản trả góp hàng tháng bằng nhau được sử dụng để trả cả lãi và gốc mỗi tháng, sao cho hết một số năm xác định, khoản vay được trả hết. "

EMI khi vay

Trong Excel, bạn có thể tính EMI cho một khoản vay bằng hàm PMT.

Giả sử bạn muốn vay mua nhà số tiền 5000000 với lãi suất hàng năm là 11,5% và thời hạn của khoản vay là 25 năm. Bạn có thể tìm thấy EMI của mình như sau:

• Tính lãi suất mỗi tháng (Lãi suất hàng năm / 12)
• Tính số lần thanh toán hàng tháng (Số năm * 12)
• Sử dụng hàm PMT để tính toán EMI

Khi bạn quan sát,

• Giá trị hiện tại (PV) là số tiền cho vay.
• Giá trị tương lai (FV) bằng 0 vì vào cuối thời hạn, số tiền cho vay phải bằng 0.
• Loại là 1 vì EMI được thanh toán vào đầu mỗi tháng.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Trả nợ gốc và lãi vay hàng tháng

EMI bao gồm thanh toán cả lãi và một phần gốc. Khi thời gian tăng lên, hai thành phần này của EMI sẽ khác nhau, làm giảm sự cân bằng.

Để có được

• Phần lãi của các khoản thanh toán hàng tháng, bạn có thể sử dụng hàm IPMT trong Excel.

• Việc thanh toán phần gốc của các khoản thanh toán hàng tháng của bạn, bạn có thể sử dụng hàm PPMT trong Excel.

Ví dụ: nếu bạn vay 1.000.000 trong thời hạn 8 tháng với lãi suất 16% / năm. Bạn có thể nhận được các giá trị cho EMI, số tiền lãi giảm dần, số tiền gốc phải trả ngày càng tăng và số dư nợ giảm dần trong 8 tháng. Cuối 8 tháng, dư nợ sẽ bằng 0.

Làm theo quy trình dưới đây.

Step 1 - Tính EMI như sau.

Điều này dẫn đến EMI là Rs. 13261,59.

Step 2 - Tiếp theo tính phần lãi và gốc của EMI trong 8 tháng như hình bên dưới.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau.

Tiền lãi và tiền gốc được trả giữa hai kỳ

Bạn có thể tính cả lãi và gốc trả giữa hai kỳ.

• Tính lãi tích lũy được trả từ tháng ^{thứ 2} đến tháng ^thứ 3 bằng cách sử dụng hàm CUMIPMT.

• Xác minh kết quả tổng hợp các giá trị lãi suất của tháng ^{thứ 2} và ^thứ 3 .

• Tính số tiền gốc tích lũy được trả từ tháng ^{thứ 2} đến tháng ^thứ 3 bằng cách sử dụng hàm CUMPRINC.

• Xác minh kết quả tổng hợp các giá trị chính của tháng ^{thứ 2} và ^thứ 3 .

Bạn sẽ nhận được kết quả sau.

Bạn có thể thấy rằng các tính toán của bạn khớp với kết quả xác minh của bạn.

Tính lãi suất

Giả sử bạn vay 100.000 và bạn muốn hoàn vốn trong 15 tháng với số tiền trả hàng tháng tối đa là 12000. Bạn có thể muốn biết lãi suất mà bạn phải trả.

Tìm lãi suất bằng hàm RATE trong Excel -

Bạn sẽ nhận được kết quả là 8%.

Tính thời hạn cho vay

Giả sử bạn vay 100.000 với lãi suất 10%. Bạn muốn thanh toán hàng tháng tối đa là 15.000. Bạn có thể muốn biết mất bao lâu để bạn hoàn tất khoản vay.

Tìm số lần thanh toán bằng hàm NPER trong Excel

Bạn sẽ nhận được kết quả sau 12 tháng.

Quyết định đầu tư

Khi bạn muốn đầu tư, bạn so sánh các tùy chọn khác nhau và chọn tùy chọn mang lại lợi nhuận tốt hơn. Giá trị hiện tại ròng rất hữu ích trong việc so sánh các luồng tiền trong một khoảng thời gian và quyết định cái nào tốt hơn. Các dòng tiền có thể xảy ra đều đặn, định kỳ hoặc không đều đặn.

Đầu tiên, chúng tôi xem xét trường hợp của regular, periodical cash flows.

Giá trị hiện tại ròng của một chuỗi các dòng tiền nhận được tại các thời điểm khác nhau trong n năm kể từ bây giờ (n có thể là một phần nhỏ) là 1/(1 + r)ⁿ, trong đó r là lãi suất hàng năm.

Hãy xem xét hai khoản đầu tư sau đây trong khoảng thời gian 3 năm.

Theo mệnh giá, Đầu tư 1 có vẻ tốt hơn Đầu tư 2. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể quyết định đầu tư nào tốt hơn khi bạn biết giá trị thực sự của khoản đầu tư tính đến ngày hôm nay. Bạn có thể sử dụng hàm NPV để tính toán lợi nhuận.

Các dòng tiền có thể xảy ra

• Vào cuối mỗi năm.
• Vào đầu mỗi năm.
• Vào giữa hàng năm.

Hàm NPV giả định rằng các luồng tiền vào cuối năm. Nếu dòng tiền xảy ra vào những thời điểm khác nhau thì bạn phải tính đến yếu tố cụ thể đó cùng với việc tính toán với NPV.

Giả sử dòng tiền xảy ra vào cuối năm. Sau đó, bạn có thể sử dụng ngay hàm NPV.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Khi bạn quan sát NPV cho Đầu tư 2 cao hơn cho Đầu tư 1. Do đó, Đầu tư 2 là lựa chọn tốt hơn. Bạn có được kết quả này vì các luồng tiền ra cho Khoản đầu tư 2 ở các kỳ muộn hơn so với dòng tiền của Khoản đầu tư 1.

Dòng tiền vào đầu năm

Giả sử dòng tiền xảy ra vào đầu mỗi năm. Trong trường hợp như vậy, bạn không nên đưa dòng tiền đầu tiên vào tính toán NPV vì nó đã đại diện cho giá trị hiện tại. Bạn cần thêm dòng tiền đầu tiên vào NPV thu được từ phần còn lại của dòng tiền để có giá trị hiện tại ròng.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Dòng tiền vào giữa năm

Giả sử dòng tiền xảy ra vào giữa mỗi năm. Trong trường hợp này, bạn cần nhân NPV thu được từ các dòng tiền với $ \ sqrt {1 + r} $ để có giá trị hiện tại ròng.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Dòng tiền vào những khoảng thời gian không đều

Nếu bạn muốn tính giá trị hiện tại ròng với các dòng tiền không thường xuyên, tức là các dòng tiền xuất hiện tại các thời điểm ngẫu nhiên, thì việc tính toán hơi phức tạp.

Tuy nhiên, trong Excel, bạn có thể dễ dàng thực hiện phép tính như vậy với hàm XNPV.

• Sắp xếp dữ liệu của bạn với ngày tháng và dòng tiền.

Note- Ngày đầu tiên trong dữ liệu của bạn phải là ngày sớm nhất trong tất cả các ngày. Các ngày khác có thể diễn ra theo bất kỳ thứ tự nào.

• Sử dụng hàm XNPV để tính giá trị hiện tại ròng.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Ngày Giả sử hôm nay là 15 ^ngày tháng năm 2015. Khi quan sát, tất cả các ngày lưu chuyển tiền tệ là các ngày sau đó. Nếu bạn muốn tìm giá trị hiện tại ròng tính đến ngày hôm nay, hãy đưa nó vào dữ liệu ở trên cùng và chỉ định 0 cho dòng tiền.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ (IRR)

Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR) của một khoản đầu tư là tỷ lệ lãi tại đó NPV bằng 0. Đây là giá trị tỷ lệ mà giá trị hiện tại của dòng tiền dương bù đắp chính xác cho dòng tiền âm. Khi tỷ lệ chiết khấu là IRR, khoản đầu tư hoàn toàn không quan tâm, tức là nhà đầu tư không thu được cũng không mất tiền.

Hãy xem xét các dòng tiền sau đây, lãi suất khác nhau và giá trị NPV tương ứng.

Như bạn có thể quan sát giữa các giá trị của lãi suất 10% và 11%, dấu hiệu của NPV thay đổi. Khi bạn điều chỉnh lãi suất thành 10,53%, NPV gần bằng 0. Do đó, IRR là 10,53%.

Xác định IRR của dòng tiền cho một dự án

Bạn có thể tính IRR của dòng tiền bằng hàm IRR trong Excel.

IRR là 10,53% như bạn đã thấy trong phần trước.

Đối với các dòng tiền đã cho, IRR có thể -

• tồn tại và duy nhất
• tồn tại và nhiều
• không tồn tại

IRR duy nhất

Nếu IRR tồn tại và là duy nhất, nó có thể được sử dụng để chọn khoản đầu tư tốt nhất trong số nhiều khả năng.

• Nếu dòng tiền đầu tiên âm, nghĩa là nhà đầu tư có tiền và muốn đầu tư. Khi đó, IRR càng cao càng tốt, vì nó thể hiện mức lãi suất mà nhà đầu tư đang nhận được.

• Nếu dòng tiền đầu tiên là dương, có nghĩa là nhà đầu tư cần tiền và đang tìm khoản vay, IRR càng thấp càng tốt vì nó thể hiện lãi suất mà nhà đầu tư đang trả.

Để tìm xem IRR có phải là duy nhất hay không, hãy thay đổi giá trị phỏng đoán và tính IRR. Nếu IRR không đổi thì nó là duy nhất.

Khi bạn quan sát, IRR có một giá trị duy nhất cho các giá trị đoán khác nhau.

Nhiều IRR

Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể có nhiều IRR. Hãy xem xét các dòng tiền sau đây. Tính IRR với các giá trị đoán khác nhau.

Bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Bạn có thể quan sát thấy rằng có hai IRR - -9,59% và 216,09%. Bạn có thể xác minh hai IRR này tính NPV.

Đối với cả -9,59% và 216,09%, NPV là 0.

Không có IRR

Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể không có IRR. Hãy xem xét các dòng tiền sau đây. Tính IRR với các giá trị đoán khác nhau.

Bạn sẽ nhận được kết quả là #NUM cho tất cả các giá trị đoán.

Kết quả #NUM có nghĩa là không có IRR cho các dòng tiền được xem xét.

Mô hình dòng tiền và IRR

Nếu chỉ có một dấu hiệu thay đổi trong dòng tiền, chẳng hạn như từ âm sang dương hoặc từ dương sang âm, thì IRR duy nhất được đảm bảo. Ví dụ, trong các khoản đầu tư vốn, dòng tiền đầu tiên sẽ là số âm, trong khi các dòng tiền còn lại sẽ là số dương. Trong những trường hợp như vậy, IRR duy nhất tồn tại.

Nếu có nhiều hơn một dấu hiệu thay đổi trong dòng tiền, IRR có thể không tồn tại. Ngay cả khi nó tồn tại, nó có thể không phải là duy nhất.

Quyết định dựa trên IRRs

Nhiều nhà phân tích thích sử dụng IRR hơn và đây là một thước đo lợi nhuận phổ biến bởi vì, theo tỷ lệ phần trăm, nó dễ hiểu và dễ so sánh với lợi tức yêu cầu. Tuy nhiên, có một số vấn đề nhất định trong khi đưa ra quyết định với IRR. Nếu bạn xếp hạng bằng IRR và đưa ra quyết định dựa trên những thứ hạng này, bạn có thể đưa ra quyết định sai lầm.

Bạn đã thấy rằng NPV sẽ cho phép bạn đưa ra các quyết định tài chính. Tuy nhiên, IRR và NPV không phải lúc nào cũng dẫn đến cùng một quyết định khi các dự án loại trừ lẫn nhau.

Mutually exclusive projectslà những dự án mà việc lựa chọn một dự án ngăn cản việc chấp nhận một dự án khác. Khi các dự án đang được so sánh loại trừ lẫn nhau, xung đột xếp hạng có thể phát sinh giữa NPV và IRR. Nếu bạn phải chọn giữa dự án A và dự án B, NPV có thể đề xuất chấp nhận dự án A trong khi IRR có thể đề xuất dự án B.

Loại xung đột này giữa NPV và IRR có thể phát sinh vì một trong những lý do sau:

• Các dự án có quy mô rất khác nhau, hoặc
• Thời gian của các dòng tiền là khác nhau.

Các dự án có quy mô khác biệt đáng kể

Nếu bạn muốn đưa ra quyết định bằng IRR, dự án A mang lại lợi nhuận là 100 và dự án B mang lại lợi nhuận là 50. Do đó, đầu tư vào dự án A có vẻ có lãi. Tuy nhiên, đây là một quyết định sai lầm bởi quy mô các dự án quá chênh lệch.

Hãy xem xét -

• Bạn có 1000 để đầu tư.

• Nếu bạn đầu tư toàn bộ 1000 vào dự án A, bạn nhận được lợi nhuận là 100.

• Nếu bạn đầu tư 100 vào dự án B, bạn vẫn có 900 trong tay và bạn có thể đầu tư vào dự án khác, chẳng hạn như dự án C. Giả sử bạn nhận được lợi nhuận 20% vào dự án C, thì tổng lợi nhuận của dự án B và dự án C là 230, dẫn đầu về lợi nhuận.

Vì vậy, NPV là một cách tốt hơn để ra quyết định trong những trường hợp như vậy.

Các dự án có thời gian dòng tiền khác nhau

Một lần nữa, nếu bạn xem xét IRR để quyết định, thì dự án B sẽ là sự lựa chọn. Tuy nhiên, dự án A có NPV cao hơn và là một lựa chọn lý tưởng.

IRR của dòng tiền có khoảng cách không thường xuyên (XIRR)

Dòng tiền của bạn đôi khi có thể có khoảng cách bất thường. Trong trường hợp như vậy, bạn không thể sử dụng IRR vì IRR yêu cầu các khoảng thời gian cách đều nhau. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng XIRR, có tính đến ngày của các dòng tiền cùng với các dòng tiền.

Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ mang lại là 26,42%.

IRR được sửa đổi (MIRR)

Hãy xem xét một trường hợp khi tỷ lệ tài chính của bạn khác với tỷ lệ tái đầu tư của bạn. Nếu bạn tính Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ với IRR, nó giả định tỷ lệ này cho cả tài chính và tái đầu tư. Hơn nữa, bạn cũng có thể nhận được nhiều IRR.

Ví dụ: hãy xem xét các dòng tiền được đưa ra dưới đây:

Như bạn quan sát, NPV bằng 0 nhiều hơn một lần, dẫn đến nhiều IRR. Hơn nữa, tỷ lệ tái đầu tư không được tính đến. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng IRR đã sửa đổi (MIRR).

Bạn sẽ nhận được kết quả là 7% như hình dưới đây -

Note - Không giống như IRR, MIRR sẽ luôn là duy nhất.

Trong một số tình huống nhất định, bạn có thể phải

• Thiết lập sổ làm việc trong đó một số trang tính có định dạng hoặc cấu trúc tương tự.
• Nhận thông tin cho các trang tính này từ một trang tính khác.
• Tổng hợp kết quả từ các trang tính này thành một trang tính tóm tắt.

Ví dụ: bạn có thể phải theo dõi khu vực thông tin bán hàng khôn ngoan và khôn ngoan theo tháng trong các trang tính riêng biệt. Giá của mỗi sản phẩm được lấy từ danh mục sản phẩm được thiết lập trên toàn công ty trong một bảng tính riêng. Cuối cùng, bạn phải tổng hợp kết quả trên tất cả các khu vực thành một bảng tóm tắt.

Trong chương này, bạn sẽ học cách bạn có thể thực hiện điều này trong các bước đơn giản. Bạn sẽ tóm tắt kết quả từ tháng 4 năm 2015 đến tháng 3 năm 2016, tức là năm tài chính 2015-16.

Bước đầu tiên

Bước đầu tiên là thiết lập danh mục sản phẩm. Làm theo các bước dưới đây -

• Bắt đầu với một sổ làm việc trống.
• Thiết lập bảng danh mục sản phẩm với các sản phẩm và giá cả.
• Đặt tên cho trang tính Product Catalog.
• Giả sử danh mục được sửa đổi vào ngày đầu tiên hàng tháng.
• Cung cấp trình giữ chỗ để cập nhật lần cuối vào.

Giá của một sản phẩm tại thời điểm bán được xác định bởi giá thành hiện tại của sản phẩm.

Nhiều trang tính có cùng cấu trúc

Tiếp theo, bạn phải thiết lập trang tính cho các Khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây, theo thứ tự có cùng cấu trúc.

• Thêm 4 trang tính trống.
• Đặt tên cho các trang tính Đông, Bắc, Nam và Tây.

Bốn trang tính này nên có cấu trúc giống nhau.

• Nhấp vào tab Đông. Bảng tính phía Đông sẽ mở ra.
• Nhấn phím shift và nhấp vào tab West. Tất cả 4 tab sẽ được chọn.

Bây giờ, bất kỳ chỉnh sửa nào bạn thực hiện trong bảng tính East sẽ được tự động phản ánh trong ba bảng tính đã chọn khác.

Trong bảng tính phía Đông,

• Thêm tiêu đề cột - S. Số, Tháng, Sản phẩm, Giá, Số Đơn vị, Tổng số tiền.
• Thêm số S., Tháng 4 và 4 Tên sản phẩm.
• Định dạng Bảng.

Cấu trúc tương tự cũng xuất hiện trong các bảng tính khác North, South và West.

Tạo một công thức trên nhiều trang tính

Để tạo một công thức trên nhiều trang tính -

• Xác định tên cho các giá trị giá của sản phẩm trong bảng danh mục sản phẩm.
• Đặt Phạm vi làm Sổ làm việc cho tất cả các tên.

• Một lần nữa chọn tất cả bốn bảng tính - Đông, Bắc, Nam và Tây.
• Trong bảng tính Đông, đối với mỗi sản phẩm, trong cột giá, hãy cung cấp công thức làm Tên Giá trị Giá.

Như chúng tôi đã xác định trước đó, giá của một sản phẩm theo danh mục sản phẩm được cập nhật vào ngày đầu tiên hàng tháng.

• Lặp lại các bước tương tự cho mỗi tháng

Do đó, đối với bảng tính cho các khu vực Đông, Bắc, Nam và Tây, bạn đã thiết lập thành công cấu trúc giống nhau và đặt thông tin giá cho từng sản phẩm dựa trên tháng từ bảng tính danh mục sản phẩm.

Danh mục Sản phẩm cũng có thể nằm trong Sổ làm việc khác.

Tính toán trong Trang tính

Bước tiếp theo là điền thông tin Số đơn vị bán được cho từng Sản phẩm trong từng Tháng và từng Khu vực. Do đó, bạn cần làm việc riêng trên các trang tính này.

Đối với từng khu vực, đối với từng sản phẩm -

• Điền số đơn vị đã bán.
• Tính Tổng số tiền tương ứng dưới dạng Giá * Không. đơn vị.

Trong mỗi trang tính (Đông, Bắc, Nam và Tây), hãy tính tổng phụ theo tháng -

Note- Bạn có thể sử dụng Subtotal trên một trang tính nhưng không thể sử dụng trên nhiều trang tính. Do đó, bạn phải lặp lại bước này cho các bảng tính North, South và West.

Nhấp vào Đề cương Cấp độ 2. Bạn sẽ nhận được tất cả các Tổng số theo tháng.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tóm tắt kết quả từ tất cả bốn bảng tính - Đông, Bắc, Nam và Tây.

Tóm tắt dữ liệu trong nhiều trang tính

Các bước sau đây sẽ chỉ cho bạn cách tóm tắt dữ liệu từ nhiều trang tính.

• Thêm trang tính và đặt tên là Tóm tắt.
• Tạo cấu trúc cho trang tính Tóm tắt.

Trong cột- Total Sales, trong ô C3, nhập =sum(

• Chọn trang tính East.
• Chọn ô G7.
• Với tab Đông được nhấn, hãy nhấp vào tab West.
• Các tab từ Đông sang Tây được chọn.
• Công thức trong thanh công thức xuất hiện dưới dạng

=sum(‘East:West’!G7)

Lưu ý rằng bạn vẫn ở trong Eastbảng tính. Bấm phím Enter.

Bạn sẽ ở trong trang tính Tóm tắt. Trong thanh công thức, bạn sẽ thấy công thức như

=SUM(East:West!G7)

Giá trị được tính toán xuất hiện trong ô C3.

• Sao chép công thức vào các ô C4 đến C14.
• Bấm Hiển thị Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức trong tab CÔNG THỨC.

Tất cả các công thức trong cột Tổng Doanh số sẽ xuất hiện.

Đây chính xác là cách bạn muốn tóm tắt kết quả từ từng khu vực.

• Bấm vào ô C15.
• Kiểu =sum(C3:C14)

Kết quả tóm tắt của bạn đã sẵn sàng trong trang tính Tóm tắt.

Bạn có thể muốn kiểm tra độ chính xác của các công thức hoặc tìm nguồn gốc của lỗi. Các lệnh Kiểm tra Công thức trong Excel cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để tìm thấy

• Những ô nào đang đóng góp trong việc tính toán một công thức trong ô hiện hoạt.
• Công thức nào đang tham chiếu đến ô hiện hoạt.

Những phát hiện này được thể hiện bằng đồ thị bằng các đường mũi tên giúp dễ hình dung. Bạn có thể hiển thị tất cả các công thức trong trang tính đang hoạt động bằng một lệnh duy nhất. Nếu công thức của bạn tham chiếu đến các ô trong một sổ làm việc khác, hãy mở cả sổ làm việc đó. Excel không thể đi đến một ô trong sổ làm việc không mở.

Đặt các tùy chọn hiển thị

Bạn cần kiểm tra xem các tùy chọn hiển thị cho sổ làm việc bạn đang sử dụng có được đặt chính xác hay không.

• Nhấp chuột FILE > Options.
• Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, bấm Nâng cao.
• Trong Tùy chọn hiển thị cho sổ làm việc -
  • Chọn sổ làm việc.
  • Kiểm tra xem trong Đối với các đối tượng, hiển thị, Tất cả đã được chọn.
• Lặp lại bước này cho tất cả các sổ làm việc bạn đang kiểm tra.

Truy tìm tiền lệ

Các ô trước là những ô được tham chiếu bởi một công thức trong ô hiện hoạt.

Trong ví dụ sau, ô hiện hoạt là C2. Trong C2, bạn có công thức=B2*C4.

B2 và C4 là các ô trước cho C2.

Để theo dõi các tiền lệ của ô C2,

• Bấm vào ô C2.
• Bấm vào tab Công thức.
• Bấm Theo dõi Tiền lệ trong nhóm Kiểm tra Công thức.

Hai mũi tên, một từ B2 đến C2 và một từ C4 đến C2 sẽ được hiển thị, theo dõi các tiền lệ.

Lưu ý rằng để theo dõi tiền lệ của một ô, ô phải có một công thức với các tham chiếu hợp lệ. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.

• Bấm vào ô không chứa công thức hoặc bấm vào ô trống.
• Bấm Theo dõi Tiền lệ trong nhóm Kiểm tra Công thức.

Bạn sẽ nhận được một tin nhắn.

Loại bỏ Mũi tên

Bấm Loại bỏ Mũi tên trong nhóm Kiểm tra Công thức.

Tất cả các mũi tên trong trang tính sẽ biến mất.

Truy tìm người phụ thuộc

Các ô phụ thuộc chứa các công thức tham chiếu đến các ô khác. Điều đó có nghĩa là, nếu ô hiện hoạt đóng góp vào một công thức trong ô khác, thì ô kia là ô phụ thuộc vào ô hiện hoạt.

Trong ví dụ dưới đây, C2 có công thức =B2*C4. Do đó, C2 là ô phụ thuộc vào các ô B2 và C4

Để theo dõi những người phụ thuộc của ô B2,

• Bấm vào ô B2.
• Bấm vào tab Công thức.
• Bấm Theo dõi Người phụ thuộc trong nhóm Kiểm tra Công thức.

Một mũi tên xuất hiện từ B2 đến C2, cho thấy C2 phụ thuộc vào B2.

Để theo dõi những người phụ thuộc của ô C4 -

• Bấm vào ô C4.
• Bấm vào tab Công thức> Theo dõi Người phụ thuộc trong nhóm Kiểm tra Công thức.

Một mũi tên khác xuất hiện từ C4 đến C2, cho thấy C2 cũng phụ thuộc vào C4.

Nhấp chuột Remove Arrowstrong nhóm Kiểm tra Công thức. Tất cả các mũi tên trong trang tính sẽ biến mất.

Note- Để truy tìm các thành phần phụ thuộc của một ô, ô phải được tham chiếu bởi một công thức trong một ô khác. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.

• Nhấp vào ô B6 không được tham chiếu bởi bất kỳ công thức nào hoặc nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
• Bấm Theo dõi Người phụ thuộc trong nhóm Kiểm tra Công thức. Bạn sẽ nhận được một tin nhắn.

Làm việc với công thức

Bạn đã hiểu khái niệm Tiền thân và Người phụ thuộc. Bây giờ, hãy xem xét một trang tính có một số công thức.

• Bấm vào một ô bên dưới Vượt qua Hạng mục trong bảng Kết quả Kỳ thi.
• Nhấp vào Theo dõi tiền lệ. Ô bên trái (Dấu) và phạm vi E4: F8 sẽ được ánh xạ như các ô trước.
• Lặp lại cho tất cả các ô trong Vượt qua Hạng mục trong bảng Kết quả Kiểm tra.

• Bấm vào một ô bên dưới Loại Vượt qua trong bảng Xếp loại Học sinh.

• Nhấp vào Theo dõi người phụ thuộc. Tất cả các ô trong Loại Vượt qua trong bảng Kết quả Kỳ thi sẽ được ánh xạ dưới dạng các ô phụ thuộc.

Hiển thị Công thức

Bảng tính dưới đây chứa tóm tắt doanh số của các nhân viên bán hàng ở các khu vực Đông, Bắc, Nam và Tây.

• Bấm vào tab CÔNG THỨC trên Ruy-băng.

• Bấm Hiển thị Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức. Công thức trong trang tính sẽ xuất hiện để bạn biết ô nào chứa công thức và công thức là gì.

• Bấm vào một ô bên dưới TotalSales.

• Nhấp vào Theo dõi tiền lệ. Biểu tượng trang tính xuất hiện ở cuối mũi tên. Biểu tượng trang tính cho biết rằng các tiền lệ nằm trong một trang tính khác.

Bấm đúp vào mũi tên. AGo TO hộp thoại xuất hiện, hiển thị các tiền lệ.

Như bạn quan sát, có bốn tiền lệ, trên bốn bảng tính khác nhau.

• Nhấp vào tham chiếu của một trong những tiền lệ.
• Tham chiếu xuất hiện trong hộp Tham chiếu.
• Bấm OK. Trang tính có chứa tiền lệ đó xuất hiện.

Đánh giá một công thức

Để tìm cách hoạt động của một công thức phức tạp trong ô theo từng bước, bạn có thể sử dụng lệnh Đánh giá Công thức.

Hãy xem xét công thức NPV (Năm giữa) trong ô C14. Công thức là

=SQRT (1 + C2)*C10

• Bấm vào ô C14.
• Bấm vào tab CÔNG THỨC trên Ruy-băng.
• Bấm Đánh giá Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức. Hộp thoại Đánh giá Công thức xuất hiện.

bên trong Evaluate Formulahộp thoại, công thức được hiển thị trong hộp bên dưới Đánh giá. Bằng cách nhấp vàoEvaluatenhiều lần, công thức được đánh giá theo từng bước. Biểu thức có gạch dưới sẽ luôn được thực hiện tiếp theo.

Ở đây, C2 được gạch dưới trong công thức. Vì vậy, nó được đánh giá trong bước tiếp theo. Nhấp chuộtEvaluate.

Ô C2 có giá trị 0,2. Do đó, C2 sẽ được đánh giá là 0,2.1+0.2được gạch chân hiển thị nó như là bước tiếp theo. Nhấp chuộtEvaluate.

1 + 0,2 sẽ được đánh giá là 1,2. SQRT(1.2)được gạch chân hiển thị nó như là bước tiếp theo. Nhấp chuộtEvaluate.

SQRT (1.2) sẽ được đánh giá là 1.09544511501033. C10được gạch chân hiển thị nó như là bước tiếp theo. Nhấp chuộtEvaluate.

C10 sẽ được đánh giá là 4976,8518518515.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 được gạch chân hiển thị ở bước tiếp theo. Nhấp chuộtEvaluate.

1,09544511501033 * 4976,8518518515 sẽ được đánh giá là 5,451,87.

Không có biểu hiện nào nữa để đánh giá và đây là câu trả lời. CácEvaluate nút sẽ được đổi thành Restart , cho biết đã hoàn thành đánh giá.

Kiểm tra lỗi

Một phương pháp hay là thực hiện kiểm tra lỗi sau khi trang tính và / hoặc sổ làm việc của bạn đã sẵn sàng với các phép tính.

Hãy xem xét các phép tính đơn giản sau đây.

Việc tính toán trong ô đã dẫn đến lỗi # DIV / 0 !.

• Bấm vào ô C5.

• Bấm vào tab CÔNG THỨC trên Ruy-băng.

• Bấm vào mũi tên bên cạnh Kiểm tra Lỗi trong nhóm Kiểm tra Công thức. Trong danh sách thả xuống, bạn sẽ thấy rằngCircular References bị hủy kích hoạt, cho biết rằng trang tính của bạn không có tham chiếu vòng tròn.

• Lựa chọn Trace Error từ danh sách thả xuống.

Các ô cần thiết để tính ô hoạt động được chỉ định bằng các mũi tên màu xanh lam.

• Nhấp vào Xóa mũi tên.
• Nhấp vào mũi tên bên cạnh Kiểm tra Lỗi.
• Chọn Kiểm tra lỗi từ danh sách thả xuống.

Các Error Checking hộp thoại xuất hiện.

Quan sát những điều sau -

• Nếu bạn nhấp vào Help on this error, Excel trợ giúp về lỗi sẽ được hiển thị.

• Nếu bạn nhấp vào Show Calculation Steps, Hộp thoại Đánh giá Công thức xuất hiện.

• Nếu bạn nhấp vào Ignore Error, hộp thoại Kiểm tra Lỗi đóng lại và nếu bạn nhấp vào Error Checking lệnh một lần nữa, nó bỏ qua lỗi này.

• Nếu bạn nhấp vào Edit in Formula Bar, bạn sẽ được đưa đến công thức trong thanh công thức để bạn có thể chỉnh sửa công thức trong ô.

Bạn có thể sử dụng Inquire để -

• So sánh hai sổ làm việc.
• Phân tích sổ làm việc để tìm các vấn đề hoặc mâu thuẫn.
• Xem các liên kết giữa các sổ làm việc.
• Xem các liên kết giữa các trang tính.
• Xem mối quan hệ giữa các ô.
• Xóa định dạng ô thừa.
• Quản lý mật khẩu.

Tab INQUIRE sẽ nằm trên Ribbon. Nếu bạn tìm thấy tab INQUIRE trên Ribbon, bạn có thể chuyển sang phần tiếp theo.

Nếu bạn không tìm thấy tab INQUIRE trên Ribbon, hãy kích hoạt Phần bổ trợ Inquire.

• Nhấp chuột File > Options.
• Trong cửa sổ Tùy chọn Excel, bấm vào Bổ trợ.
• Trong hộp Quản lý, bấm vào Phần bổ trợ COM.
• Nhấp vào Bắt đầu.

Hộp thoại COM Add-Ins xuất hiện.

• Đánh dấu vào ô Yêu cầu.
• Bấm OK. Bây giờ, Bổ trợ Inquire đang hoạt động. Bạn sẽ tìm thấy tab INQUIRE trên Ribbon.

Lệnh INQUIRE

Hãy để chúng tôi tìm hiểu về các lệnh INQUIRE.

Nhấp vào tab YÊU CẦU. Bạn sẽ tìm thấy các lệnh sau:

• Phân tích sổ làm việc
• Mối quan hệ sổ làm việc
• Mối quan hệ bảng tính
• Mối quan hệ tế bào
• So sánh các tập tin
• Xóa định dạng ô thừa
• Mật khẩu sổ làm việc

So sánh hai sổ làm việc

Bạn có thể so sánh hai sổ làm việc theo từng ô và tìm sự khác biệt, nếu có, về các thay đổi trong sổ làm việc thứ hai so với sổ đầu tiên.

Làm theo các bước dưới đây -

• Mở hai sổ làm việc mà bạn muốn so sánh.
• Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
• Bấm vào So sánh Tệp trong nhóm So sánh.

• Các Select Files To Compare hộp thoại xuất hiện.
• Kiểm tra tên tệp được hiển thị trong các hộp bên cạnh Compare và To.

• Nếu bất kỳ tên Tệp nào được hiển thị không phải là tên bạn muốn, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tên Tệp đó.

• Chỉ những sổ làm việc đang mở mới được hiển thị.

• Chọn tệp.
• Kiểm tra xem thứ tự của các tệp trong So sánh và Đến là OK.

• Nếu đơn đặt hàng không ổn, hãy nhấp vào Swap Files. Thứ tự của các tệp trong So sánh và Để được thay đổi.

• Nhấp vào So sánh.

Kết quả của phép so sánh xuất hiện trong lưới hai ngăn -

• Sổ làm việc ở bên trái tương ứng với tệp "So sánh" mà bạn đã chọn.
• Sổ làm việc ở bên phải tương ứng với tệp "Tới" bạn đã chọn.

Chi tiết về những thay đổi trong sổ làm việc-Đến so với Sổ làm việc-So sánh xuất hiện trong ngăn bên dưới hai lưới này. Các thay đổi được đánh dấu bằng màu sắc, tùy thuộc vào loại thay đổi. Chú giải cho các màu tô sáng xuất hiện trong ngăn dưới bên trái.

Nhấp chuột Resize Cells to Fittrên Ruy-băng để xem nội dung ô trong sổ làm việc So sánh và Đến. Các ô trong cả hai sổ làm việc được thay đổi kích thước để hiển thị nội dung.

Bấm vào Kết quả Xuất trong nhóm Xuất trên Ruy-băng.

Hộp thoại Lưu dưới dạng xuất hiện. Bạn có thể lưu kết quả vào sổ làm việc Excel. Lưu ý rằng chỉ có loại tệp .xlsx.

Nếu bạn cần kết quả trong một ứng dụng khác, bạn có thể thực hiện bằng cách sao chép nó vào Clipboard.

Bấm Sao chép Kết quả vào Bảng tạm trong nhóm Xuất trên Ruy-băng.

Dán vào một ứng dụng bạn muốn.

Tạo báo cáo tương tác

Bạn có thể dùng Workbook Analysis lệnh để tạo một báo cáo tương tác có thể hiển thị thông tin chi tiết về sổ làm việc và Cấu trúc, Công thức, Ô, Phạm vi và Cảnh báo của nó.

• Nhấp vào tab Yêu cầu trên Ruy-băng.
• Bấm Phân tích sổ làm việc trong nhóm Báo cáo.

Báo cáo sẽ được hiển thị sau khi Phân tích sổ làm việc hoàn thành.

Báo cáo có sáu loại sau:

• Summary - Thông tin chung về cấu trúc và nội dung của sổ làm việc.

• Workbook (with subcategories) - Thống kê sổ bài tập chung.

• Formulas (with subcategories) - Thông tin cụ thể về các công thức trong sổ làm việc.

• Cells (with subcategories) - Thông tin cụ thể về các ô trong sổ làm việc.

• Ranges (with subcategories) - Thông tin cụ thể về phạm vi trong sổ làm việc.

• Warnings - Một số loại cảnh báo về cấu trúc và nội dung sổ làm việc.

Chọn một danh mục cung cấp cho bạn thêm thông tin về danh mục đó.

Kiểm tra tùy chọn Công thức. Các danh mục phụ của công thức sẽ được hiển thị.

Bạn sẽ quan sát những điều sau đây trong sổ làm việc mà bạn đang phân tích:

• Tất cả các công thức đều có số thứ tự là 224.
• Với các giá trị số, chúng có số lượng là 224.
• Bấm vào Danh mục Phụ Với các giá trị số.

Trong ngăn Kết quả, đối với mỗi ô có công thức với giá trị số, tên trang tính, địa chỉ ô và công thức được hiển thị.

Bấm vào nút Xuất Excel. Hộp thoại Lưu dưới dạng xuất hiện.

• Lưu Báo cáo dưới dạng tệp Excel.
• Nút Tải tệp xuất xuất hiện bên cạnh nút Xuất tệp Excel.
• Nhấp vào nút Tải tệp xuất khẩu.

Sổ làm việc Excel Báo cáo đã lưu sẽ mở ra và bạn có thể xem rõ ràng kết quả phân tích sổ làm việc.

Xem bằng sơ đồ

Bạn có thể xem mối quan hệ sổ làm việc, mối quan hệ trang tính và mối quan hệ ô với sơ đồ tương tác được tạo bởi các liên kết. Các liên kết cho thấy sự phụ thuộc giữa các nút trong sơ đồ. Bạn có thể kéo các liên kết hoặc nút để sắp xếp chúng và căn chỉnh chúng để xem bất cứ thứ gì bạn đang tìm kiếm.

Xem mối quan hệ sổ làm việc

Bạn có thể có một bản đồ tương tác, đồ họa của các phần phụ thuộc sổ làm việc được tạo bởi các kết nối (liên kết) giữa các tệp bằng sơ đồ mối quan hệ sổ làm việc.

Các loại liên kết trong sơ đồ có thể bao gồm sổ làm việc khác, cơ sở dữ liệu Access, tệp văn bản, trang HTML, cơ sở dữ liệu SQL Server và các nguồn dữ liệu khác.

• Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
• Bấm Mối quan hệ Sổ làm việc trong nhóm Sơ đồ.

Sơ đồ Mối quan hệ Sổ làm việc xuất hiện, hiển thị các liên kết của sổ làm việc với các Nguồn Dữ liệu khác nhau.

Xem mối quan hệ bảng tính

Bạn có thể sử dụng Sơ đồ Mối quan hệ Trang tính để tạo một bản đồ tương tác, đồ họa của các kết nối (liên kết) giữa các trang tính trong cùng một sổ làm việc và / hoặc các trang tính trong các sổ làm việc khác.

• Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
• Bấm Mối quan hệ Trang tính trong nhóm Sơ đồ.

Sơ đồ Mối quan hệ Trang tính xuất hiện, hiển thị các liên kết giữa các trang tính trong cùng một sổ làm việc và trong các sổ làm việc khác.

Sự khác biệt giữa hai điều này có thể được xác định bằng hướng của các mũi tên.

Xem mối quan hệ ô

Bạn có thể sử dụng Sơ đồ Mối quan hệ Ô để có được bản đồ chi tiết, tương tác của tất cả các liên kết từ một ô đã chọn đến các ô trong trang tính khác hoặc thậm chí cả sổ làm việc khác.

• Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
• Bấm Mối quan hệ Ô trong nhóm Sơ đồ.

Hộp thoại Tùy chọn Sơ đồ Mối quan hệ Ô xuất hiện.

• Kiểm tra Span sheet và Span workbook.

• Chọn Theo dõi cả hai trong Theo dõi tiền lệ ô và Theo dõi phụ thuộc ô.

• Trong Số cấp độ mở rộng ban đầu, hãy chọn limited và gõ 5 vào ô bên cạnh.

• Bấm OK.

Sơ đồ Mối quan hệ Ô xuất hiện, hiển thị các liên kết giữa ô đã chọn và các ô trong cùng một trang tính, cùng một sổ làm việc và trong các sổ làm việc khác, dựa trên các tùy chọn bạn đã chọn.

Nhấp vào Thu phóng. Bạn có thể xem các nút rõ ràng.

Làm sạch định dạng ô thừa

Khi bạn nhận thấy sổ làm việc tải chậm hoặc có kích thước lớn, nó có thể áp dụng định dạng cho các hàng và / hoặc cột không cần thiết (ví dụ: định dạng có điều kiện cho toàn bộ cột có ít hơn 15 giá trị).

Bạn có thể sử dụng lệnh Clean Over Cell Formatting để loại bỏ định dạng thừa và giảm đáng kể kích thước tệp. Điều này cũng dẫn đến việc cải thiện tốc độ của Excel.

Trước khi xóa định dạng ô thừa, hãy tạo bản sao lưu tệp Excel của bạn vì có một số trường hợp nhất định trong đó quá trình này có thể làm tăng kích thước tệp của bạn và không có cách nào để hoàn tác thay đổi.

• Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
• Bấm Xóa Định dạng Ô Thừa trong nhóm Linh tinh.

Hộp thoại Dọn dẹp Định dạng Ô Thừa xuất hiện. Chọn Tất cả Trang tính trongApply to cái hộp

Bạn sẽ nhận được thông báo về việc lưu các thay đổi. Bấm OK.

Quản lý mật khẩu của tệp

Nếu bạn đang sử dụng lệnh Phân tích sổ làm việc hoặc So sánh tệp cho sổ làm việc được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn có thể tránh phải nhập mật khẩu mỗi khi các tệp đó được mở. Điều này có thể thực hiện được với việc sử dụng Trình quản lý mật khẩu.

• Nhấp vào tab INQUIRE trên Ribbon.
• Bấm Mật khẩu Sổ làm việc trong nhóm Linh tinh.

Hộp thoại Trình quản lý mật khẩu xuất hiện. Bấm vào nút Thêm để thêm mật khẩu của sổ làm việc của bạn.

Thêm mô tả mật khẩu cũng cho các mật khẩu bạn đã thêm.

Lần tới khi bạn cần sử dụng bất kỳ tệp nào trong số các tệp này để so sánh hoặc phân tích, bạn không cần phải nhập mật khẩu.

Excel cung cấp một số lệnh, hàm và công cụ giúp bạn dễ dàng thực hiện các tác vụ phân tích dữ liệu phức tạp. Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính phức tạp khác nhau một cách dễ dàng. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ hiểu các công cụ phân tích dữ liệu đa năng của Excel. Bạn sẽ hiểu phân tích dữ liệu với các ví dụ có liên quan, hướng dẫn từng bước và ảnh chụp màn hình ở mỗi bước.

Hợp nhất dữ liệu

Bạn có thể phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày một báo cáo. Dữ liệu có thể nằm trong các trang tính của cùng một sổ làm việc hoặc trong các sổ làm việc khác nhau. Với công cụ dữ liệu Excel Hợp nhất, bạn có thể thực hiện việc này trong một vài bước đơn giản.

Những gì nếu phân tích

Phân tích Điều gì xảy ra cung cấp cho bạn các công cụ để xử lý các tình huống phân tích dữ liệu sau:

• Tìm các giá trị đầu vào dẫn đến một giá trị được chỉ định. Kết quả có thể được thiết lập dưới dạng công thức với các giá trị đầu vào là các biến. Bằng cách thay đổi các giá trị của các biến đầu vào, Excel cung cấp giải pháp với Công cụ Tìm kiếm Mục tiêu.

• Tìm các giá trị đầu ra có thể có bằng cách thay đổi các giá trị của một hoặc hai biến. Kết quả có thể được thiết lập dưới dạng công thức với một hoặc hai giá trị đầu vào là biến. Bằng cách thay đổi các giá trị cho các biến đầu vào, Excel cung cấp giải pháp với Công cụ Bảng Dữ liệu.

• Tìm các giá trị đầu ra có thể là kết quả của việc thay đổi giá trị của nhiều hơn hai biến. Kết quả có thể được thiết lập dưới dạng công thức với các giá trị đầu vào là các biến. Bằng cách thay đổi các giá trị cho các biến đầu vào, Excel cung cấp giải pháp với Công cụ quản lý kịch bản.

Tối ưu hóa với Excel Solver Add-in

Solver được sử dụng để xử lý các tình huống tìm kiếm mục tiêu phức tạp. Trong những trường hợp như vậy, ngoài các đầu vào và đầu ra, sẽ có các ràng buộc hoặc giới hạn được xác định áp dụng cho các giá trị đầu vào có thể có. Hơn nữa, Solver được sử dụng để tạo ra một giải pháp tối ưu.

Excel có phần bổ trợ Solver giúp bạn giải quyết những vấn đề phức tạp như vậy.

Nhập dữ liệu vào Excel

Phân tích dữ liệu của bạn có thể phụ thuộc vào các nguồn dữ liệu bên ngoài khác nhau. Trong Excel, bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như Cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Trang Web, Tệp Văn bản, Bảng SQL Server, Khối phân tích SQL Server, Tệp XML, v.v.

Bạn có thể nhập đồng thời bất kỳ số lượng bảng dữ liệu nào từ cơ sở dữ liệu. Khi bạn nhập nhiều bảng từ cơ sở dữ liệu quan hệ như Access, các mối quan hệ hiện có giữa các bảng cũng sẽ được giữ lại trong Excel. Trong khi nhập dữ liệu, bạn cũng có thể tùy chọn tạo báo cáo PivotTable hoặc PivotChart hoặc Power View dựa trên dữ liệu đó.

Bạn chỉ có thể tạo kết nối dữ liệu với nguồn dữ liệu hoặc nhập dữ liệu vào Excel. Nếu bạn nhập dữ liệu vào Excel, các bảng dữ liệu sẽ được thêm vào Mô hình Dữ liệu trong Excel.

Mô hình dữ liệu

Mô hình Dữ liệu trong Excel được sử dụng để tích hợp dữ liệu từ nhiều bảng trong sổ làm việc hiện tại và / hoặc từ dữ liệu đã nhập và / hoặc từ các nguồn dữ liệu được kết nối với sổ làm việc thông qua các kết nối dữ liệu. Mô hình dữ liệu được sử dụng minh bạch trong báo cáo PivotTable, PivotChart, PowerPivot và Power View.

• Bạn có thể tạo Mô hình Dữ liệu trong khi nhập dữ liệu hoặc từ các bảng Excel trong sổ làm việc.

• Các bảng dữ liệu trong Mô hình Dữ liệu có thể được xem trong Dạng xem Dữ liệu hoặc Dạng xem Sơ đồ.

• Với Mô hình Dữ liệu, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.

• Bạn có thể sử dụng lệnh Tạo mối quan hệ hoặc chỉ cần nhấp và kéo và kết nối các trường trong hai bảng xác định mối quan hệ trong dạng xem sơ đồ của Mô hình Dữ liệu.

Khám phá dữ liệu với PivotTable

Khi bạn có thể tích hợp Mô hình Dữ liệu với PivotTable, bạn có thể thực hiện phân tích dữ liệu mở rộng bằng cách đối chiếu, kết nối, tóm tắt và báo cáo dữ liệu từ một số nguồn khác nhau. Vì bạn có thể nhập bảng từ nguồn dữ liệu bên ngoài và tạo PivotTable, nên có thể cập nhật tự động các giá trị trong PivotTable bất cứ khi nào dữ liệu trong nguồn dữ liệu được kết nối được cập nhật.

Bạn có thể tạo PivotTable với các trường từ nhiều bảng, miễn là các bảng đã xác định mối quan hệ. Nếu mối quan hệ không tồn tại, Excel sẽ nhắc bạn tạo một mối quan hệ và bạn có thể làm như vậy từ chính PivotTable. Mối quan hệ mà bạn xác định được phản ánh trong Mô hình dữ liệu.

Khám phá dữ liệu bằng PowerPivot

Bạn có thể sử dụng PowerPivot để truy cập, phân tích và báo cáo dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. PowerPivot có thể giúp bạn xử lý dữ liệu lớn một cách dễ dàng và tạo ra các báo cáo phân tích hấp dẫn.

PowerPivot cung cấp cho bạn các lệnh để quản lý Mô hình Dữ liệu, thêm bảng Excel vào Mô hình Dữ liệu, để thêm các trường được tính toán trong Bảng Dữ liệu, để xác định KPI, v.v.

Khám phá dữ liệu với Power View

Power View cung cấp tính năng khám phá tương tác, trực quan hóa và phân tích dữ liệu lớn. Nhờ các tùy chọn trực quan hóa linh hoạt, bạn chắc chắn có thể tìm thấy tùy chọn cung cấp cho dữ liệu của bạn nền tảng hoàn hảo, trong đó bạn có thể khám phá dữ liệu, tóm tắt và báo cáo.

Từ Bảng đến Bản đồ, nó chỉ là một trò chơi để bạn trực quan hóa dữ liệu của mình, lọc, phân tích và báo cáo dữ liệu đó một cách tương tác. Hơn nữa, bạn có thể có nhiều hình ảnh trực quan trên cùng một trang tính Power View phản ánh và đánh dấu các giá trị, khi bạn nhấp vào một điểm dữ liệu trong bất kỳ trang nào trong số đó.

Bạn có thể khám phá dữ liệu trong Power View bằng bảng, ma trận, thẻ, các loại biểu đồ, bội số, bản đồ và ô xếp khác nhau. Bạn sẽ bị mê hoặc với tính linh hoạt của các chế độ xem khác nhau này khi bạn có kinh nghiệm thực tế. Điều này là do dễ dàng tạo báo cáo tương tác nêu bật các giá trị quan trọng và chuyển đổi động giữa các chế độ xem.

Khám phá dữ liệu với cấu trúc phân cấp

Nếu dữ liệu của bạn có phân cấp, chúng có thể được xác định trong Mô hình dữ liệu được phản ánh trong Power View hoặc xây dựng phân cấp trong chính Power View.

Sau khi phân cấp được xác định, bạn có thể đi sâu và đi sâu vào phân cấp, hiển thị dữ liệu cần thiết.

Báo cáo Power View thẩm mỹ

Bạn có thể đến một bố cục báo cáo dựa trên những gì bạn muốn trình bày trong Power View. Bạn có thể thêm hình nền phản ánh logo công ty hoặc chế độ xem công ty của bạn. Theo tùy chọn, bạn có thể định dạng nền của báo cáo để tạo cho nó một cái nhìn trang nhã.

Bạn có thể chọn một chủ đề cho báo cáo mô tả tốt nhất dữ liệu của bạn. Bạn có thể thay đổi phông chữ và kích thước văn bản để báo cáo của bạn dễ đọc.

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

Các Chỉ báo Hiệu suất Chính thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất. Trong Excel, bạn xác định và mô tả KPI trong PowerPivot hoặc Power View. Bản trình bày đồ họa của KPI sẽ nâng cao các báo cáo của bạn.

Bạn có thể gặp các tình huống khác nhau trong đó bạn phải trình bày dữ liệu tổng hợp. Nguồn dữ liệu có thể từ một nơi hoặc nhiều nơi. Một thách thức khác có thể là dữ liệu có thể được người khác cập nhật theo thời gian.

Bạn cần biết cách thiết lập trang tính tóm tắt tổng hợp dữ liệu từ các nguồn mà bạn đã thiết lập, bất cứ khi nào bạn muốn. Trong Excel, bạn có thể dễ dàng thực hiện tác vụ này trong một vài bước vớiData Tool – Consolidate.

Chuẩn bị dữ liệu để hợp nhất

Trước khi bạn bắt đầu hợp nhất dữ liệu, hãy đảm bảo rằng có sự nhất quán giữa các nguồn dữ liệu. Điều này có nghĩa là dữ liệu được sắp xếp như sau:

• Mỗi phạm vi dữ liệu nằm trên một trang tính riêng biệt.

• Mỗi phạm vi dữ liệu ở định dạng danh sách, với các nhãn ở hàng đầu tiên.

• Ngoài ra, bạn có thể có nhãn cho các danh mục, nếu có, trong cột đầu tiên.

• Tất cả các phạm vi dữ liệu có cùng một bố cục.

• Tất cả các phạm vi dữ liệu đều chứa các dữ kiện tương tự.

• Không có hàng hoặc cột trống trong mỗi phạm vi.

Trong trường hợp các nguồn dữ liệu là bên ngoài, hãy đảm bảo sử dụng bố cục được xác định trước ở dạng mẫu Excel.

Giả sử bạn có dữ liệu bán hàng của các mặt hàng khác nhau từ từng khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây. Bạn có thể cần phải hợp nhất dữ liệu này và trình bày một bản tóm tắt thông thái về sản phẩm theo thời gian. Chuẩn bị bao gồm những điều sau -

• Một trang tính cho mỗi vùng - tức là bốn trang tính có tên Đông, Bắc, Nam và Tây. Chúng có thể nằm trong cùng một sổ làm việc hoặc các sổ làm việc khác nhau.

• Mỗi trang tính có bố cục giống nhau, đại diện cho các chi tiết của sản phẩm, số lượng đơn vị và số lượng.

• Bạn cần phải hợp nhất sản phẩm dữ liệu một cách khôn ngoan. Do đó, hãy đảm bảo rằng cột có nhãn Sản phẩm là cột đầu tiên và nó chứa các nhãn Sản phẩm.

Hợp nhất dữ liệu trong cùng một sổ làm việc

Nếu bạn có tất cả dữ liệu mà bạn phải hợp nhất, trong cùng một sổ làm việc, hãy tiến hành như sau:

Step 1 - Đảm bảo rằng dữ liệu của mỗi vùng nằm trên một trang tính riêng biệt.

Step 2 - Thêm một trang tính mới và đặt tên là Tóm tắt.

Step 3 - Nhấp vào trang tính Tóm tắt.

Step 4 - Bấm vào ô mà bạn muốn đặt kết quả tóm tắt.

Step 5 - Nhấp vào DATA trên thanh Ribbon.

Step 6 - Nhấp vào Consolidate nút trong Data Tools nhóm.

Các Consolidate hộp thoại xuất hiện.

Step 7 - Chọn Sum từ danh sách thả xuống dưới Function.

Step 8 - Chọn dữ liệu từ mỗi trang tính như sau.

• Nhấp vào biểu tượng trong hộp bên dưới Tham chiếu.
• Chọn trang tính - Đông.
• Chọn phạm vi dữ liệu.
• Một lần nữa, hãy nhấp vào biểu tượng trong hộp bên dưới Tham chiếu.

Phạm vi đã chọn xuất hiện trong hộp Tham chiếu -

Step 9 - Nhấp vào Addnút ở bên phải của hộp. Dải dữ liệu đã chọn xuất hiện trong hộp bên dướiAll References.

Step 10- Lặp lại các Bước 1-5 cho phần còn lại của bảng dữ liệu - Bắc, Nam và Tây. Hộp thoại Hợp nhất trông như sau.

Bạn có thể thấy rằng các phạm vi dữ liệu xuất hiện trang tính theo thứ tự bảng chữ cái, trong hộp bên dưới All references.

Step 11 - Kiểm tra các hộp Top row và Left column Dưới Use labels in. Bấm OK.

Dữ liệu của bạn là sản phẩm tóm tắt phù hợp với các khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây.

Bạn có thể lặp lại các bước đã nêu ở trên để làm mới kết quả tóm tắt của mình theo cách thủ công, bất cứ khi nào bạn cần.

Tự động hợp nhất dữ liệu

Giả sử bạn muốn bảng tóm tắt của mình được cập nhật tự động, bất cứ khi nào có thay đổi trong dữ liệu. Để thực hiện điều này, bạn cần có các liên kết đến dữ liệu nguồn.

Step 1 - Đánh dấu vào ô - Create links to source data trong hộp thoại Hợp nhất và bấm OK.

Kết quả tóm tắt của bạn xuất hiện với một dàn ý như sau:

Bạn sẽ quan sát thấy một cột mới được chèn vào bên phải của cột có tên Sản phẩm.

Step 2- Nhấp vào dấu + trên đường viền ở hàng chứa giá trị Sản phẩm có tên Xà phòng. Bạn có thể thấy rằng cột mới chứa giá trị tổng hợp cho từng bộ giá trị sản phẩm, tùy theo khu vực.

Hợp nhất dữ liệu từ các sổ làm việc khác nhau

Trong ví dụ trước, tất cả dữ liệu bạn cần tóm tắt đều nằm trong cùng một sổ làm việc. Tuy nhiên, có khả năng dữ liệu được duy trì riêng biệt cho từng khu vực và được cập nhật theo khu vực khôn ngoan. Trong trường hợp này, bạn có thể hợp nhất dữ liệu như sau:

Step 1 - Mở các sổ làm việc có chứa dữ liệu, chẳng hạn như sổ làm việc - Bán hàng Đông, Bán hàng miền Bắc, Bán hàng Nam và Bán hàng miền Tây.

Step 2 - Mở một sổ làm việc mới.

Step 3 - Trên trang tính mới, hãy bấm vào ô mà bạn muốn phần tóm tắt xuất hiện.

Step 4 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 5 - Nhấp vào Hợp nhất trong hộp Công cụ Dữ liệu.

A Consolidatehộp thoại xuất hiện. Trong hộp thoại Hợp nhất -

• Chọn Tổng từ danh sách thả xuống trong hộp bên dưới Hàm.
• Nhấp vào biểu tượng trong hộp bên dưới Reference.
• Chọn sổ làm việc - East-Sales.xlsx.
• Chọn phạm vi dữ liệu.
• Một lần nữa, hãy nhấp vào biểu tượng trong hộp bên dưới Tham chiếu.
• Nhấn vào Add nút ở bên phải.

Hộp thoại Hợp nhất trông như sau:

• Nhấp vào biểu tượng ở bên phải của hộp trong Tài liệu tham khảo.
• Chọn sổ làm việc - North-Sales.xlsx.
• Chọn phạm vi dữ liệu.
• Một lần nữa, nhấp vào biểu tượng ở bên phải của hộp bên dưới Tham khảo.
• Nhấp vào Thêm.

Step 6 - Lặp lại các bước 1–6 để thêm phạm vi dữ liệu từ sổ làm việc - South-Sales.xlsx và West-Sales.xlsx.

Step 7 - Dưới Use labels in, đánh dấu vào các hộp sau.

• Hàng đầu.
• Cột bên trái.

Step 8 - Đánh dấu vào ô Create links to source data.

Hộp thoại Hợp nhất của bạn trông như sau:

Dữ liệu của bạn được tóm tắt trong sổ làm việc của bạn.

What-if analysislà quá trình thay đổi các giá trị trong ô để xem những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả của các công thức trên trang tính. Bạn có thể sử dụng một số bộ giá trị khác nhau trong một hoặc nhiều công thức để khám phá tất cả các kết quả khác nhau.

Phân tích điều gì sẽ xảy ra hữu ích trong nhiều tình huống khi thực hiện phân tích dữ liệu. Ví dụ -

• Bạn có thể đề xuất các ngân sách khác nhau dựa trên doanh thu.

• Bạn có thể dự đoán các giá trị trong tương lai dựa trên các giá trị lịch sử đã cho.

• Nếu bạn đang mong đợi một giá trị nhất định là kết quả từ công thức, bạn có thể tìm thấy các bộ giá trị đầu vào khác nhau tạo ra kết quả mong muốn.

Excel cung cấp cho bạn các công cụ phân tích What-if sau đây có thể được sử dụng dựa trên nhu cầu phân tích dữ liệu của bạn:

• Bảng dữ liệu
• Trình quản lý kịch bản
• Tìm kiếm mục tiêu

Các Bảng và Kịch bản Dữ liệu lấy các bộ giá trị đầu vào và chiếu về phía trước để xác định các kết quả có thể. Tìm kiếm mục tiêu khác với Bảng dữ liệu và Kịch bản ở chỗ nó lấy một kết quả và chiếu ngược lại để xác định các giá trị đầu vào có thể tạo ra kết quả đó.

Trong chương này, bạn sẽ hiểu các tình huống có thể xảy ra khi bạn có thể sử dụng các công cụ Phân tích Whatif. Để biết chi tiết về cách sử dụng các công cụ này, hãy tham khảo các chương sau của hướng dẫn này.

Bảng dữ liệu

A Data Tablelà một phạm vi ô mà bạn có thể thay đổi giá trị trong một số ô và đưa ra các câu trả lời khác nhau cho một vấn đề. Ví dụ, bạn có thể muốn biết bạn có thể trả bao nhiêu khoản vay cho một ngôi nhà bằng cách phân tích các khoản vay và lãi suất khác nhau. Bạn có thể đặt các giá trị khác nhau này cùng vớiPMT chức năng trong Bảng dữ liệu và nhận được kết quả mong muốn.

Bảng dữ liệu chỉ hoạt động với one or two variables, nhưng nó có thể chấp nhận nhiều giá trị khác nhau cho các biến đó.

Để biết chi tiết về Bảng dữ liệu, hãy tham khảo chương - Phân tích điều gì xảy ra với Bảng dữ liệu trong hướng dẫn này.

Trình quản lý kịch bản

Kịch bản là một tập hợp các giá trị mà Excel lưu và có thể thay thế tự động trong các ô trên trang tính.

Các tính năng chính là -

• Bạn có thể tạo và lưu các nhóm giá trị khác nhau trên trang tính, sau đó chuyển sang bất kỳ trường hợp mới nào trong số này để xem các kết quả khác nhau.

• Một kịch bản có thể có nhiều biến, nhưng nó chỉ có thể chứa tối đa 32 giá trị.

• Bạn cũng có thể tạo báo cáo tóm tắt kịch bản, báo cáo này kết hợp tất cả các tình huống trên một trang tính. Ví dụ: bạn có thể tạo một số kịch bản ngân sách khác nhau so sánh các mức thu nhập và chi phí có thể có, sau đó tạo báo cáo cho phép bạn so sánh song song các kịch bản.

• Scenario Manager là một hộp thoại cho phép bạn lưu các giá trị dưới dạng một kịch bản và đặt tên cho kịch bản.

Để biết chi tiết về Kịch bản, hãy tham khảo chương - Phân tích điều gì xảy ra với Trình quản lý kịch bản trong hướng dẫn này.

Tìm kiếm mục tiêu

Goal Seek rất hữu ích nếu bạn biết kết quả mà bạn muốn từ một công thức, nhưng không chắc chắn công thức cần giá trị đầu vào nào để có được kết quả đó. Ví dụ: nếu bạn muốn vay một khoản vay và bạn biết số tiền vay, thời hạn vay và EMI mà bạn có thể trả, bạn có thể sử dụng Goal Seek để tìm lãi suất mà bạn có thể tận dụng khoản vay.

Mục tiêu Tìm kiếm chỉ có thể được sử dụng với một giá trị đầu vào biến đổi. Nếu bạn có nhiều hơn một biến cho các giá trị đầu vào, bạn có thể sử dụng bổ trợ Bộ giải.

Để biết chi tiết về cách sử dụng Mục tiêu Tìm kiếm, hãy tham khảo chương - Phân tích Điều gì xảy ra với Tìm kiếm Mục tiêu trong hướng dẫn này.

Người giải quyết

Solver đi kèm với Excel như một phần bổ trợ. Bạn có thể sử dụng Bộ giải để tìm giá trị tối ưu cho công thức trong ô được gọi là ô đích trên trang tính.

Bộ giải hoạt động với một nhóm ô có liên quan đến công thức trong ô đích. Solver điều chỉnh các giá trị trong các ô có thể điều chỉnh mà bạn chỉ định, để tạo ra kết quả mà bạn chỉ định, từ công thức ô đích.

Để biết chi tiết về cách sử dụng bổ trợ Excel Solver, hãy tham khảo chương - Tối ưu hóa với Excel Solver trong hướng dẫn này.

Với Bảng dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng thay đổi một hoặc hai đầu vào và thực hiện phân tích What-if. Bảng Dữ liệu là một dải ô trong đó bạn có thể thay đổi giá trị trong một số ô và đưa ra các câu trả lời khác nhau cho một vấn đề.

Có hai loại Bảng dữ liệu -

• Bảng dữ liệu một biến
• Bảng dữ liệu hai biến

Nếu bạn có nhiều hơn hai biến trong vấn đề phân tích, bạn cần sử dụng Công cụ quản lý kịch bản của Excel. Để biết chi tiết, hãy tham khảo chương - Phân tích điều gì xảy ra với Trình quản lý tình huống trong hướng dẫn này.

Bảng dữ liệu một biến

Bảng Dữ liệu một biến có thể được sử dụng nếu bạn muốn xem các giá trị khác nhau của một biến trong một hoặc nhiều công thức sẽ thay đổi kết quả của các công thức đó như thế nào. Nói cách khác, với Bảng dữ liệu một biến, bạn có thể xác định cách thay đổi một đầu vào sẽ thay đổi bất kỳ số lượng đầu ra nào. Bạn sẽ hiểu điều này với sự trợ giúp của một ví dụ.

Example

Có khoản vay 5.000.000 với thời hạn 30 năm. Bạn muốn biết các khoản thanh toán hàng tháng (EMI) cho các mức lãi suất khác nhau. Bạn cũng có thể muốn biết số tiền lãi và tiền gốc được trả trong năm thứ hai.

Phân tích với Bảng dữ liệu một biến

Phân tích với Bảng dữ liệu một biến cần được thực hiện theo ba bước:

Step 1 - Đặt nền theo yêu cầu.

Step 2 - Tạo Bảng dữ liệu.

Step 3 - Thực hiện phân tích.

Hãy để chúng tôi hiểu chi tiết các bước này -

Bước 1: Đặt nền cần thiết

• Giả sử rằng lãi suất là 12%.

• Liệt kê tất cả các giá trị cần thiết.

• Đặt tên cho các ô có chứa các giá trị để các công thức sẽ có tên thay vì tham chiếu ô.

• Đặt các tính toán cho EMI, Lãi tích lũy và Tiền gốc tích lũy bằng các hàm Excel - PMT, CUMIPMT và CUMPRINC tương ứng.

Trang tính của bạn sẽ trông như sau:

Bạn có thể thấy rằng các ô trong cột C được đặt tên như đã cho trong các ô tương ứng trong cột D.

Bước 2: Tạo bảng dữ liệu

• Nhập danh sách các giá trị tức là lãi suất mà bạn muốn thay thế vào ô đầu vào xuống cột E như sau:

Khi bạn quan sát, có một hàng trống phía trên giá trị Lãi suất. Hàng này dành cho các công thức bạn muốn sử dụng.

• Nhập hàm đầu tiên (PMT) trong ô một hàng ở trên và một ô ở bên phải của cột giá trị. Nhập các chức năng khác (CUMIPMT and CUMPRINC) trong các ô bên phải của hàm đầu tiên.

  Bây giờ, hai hàng phía trên giá trị Lãi suất trông như sau:

Bảng Dữ liệu trông như dưới đây:

Bước 3: Thực hiện phân tích với Công cụ Bảng Dữ liệu Phân tích Điều gì sẽ xảy ra

• Chọn phạm vi ô chứa công thức và giá trị mà bạn muốn thay thế, tức là chọn phạm vi - E2: H13.

• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

• Nhấp vào Phân tích điều gì xảy ra trong nhóm Công cụ dữ liệu.

• Chọn Bảng dữ liệu trong danh sách thả xuống.

Data Table hộp thoại xuất hiện.

• Bấm vào biểu tượng trong ô nhập cột.
• Nhấp vào ô Interest_Rate, là C2.

Bạn có thể thấy rằng ô nhập Cột được lấy là $ C $ 2. Bấm OK.

Bảng Dữ liệu được điền với các kết quả được tính toán cho từng giá trị đầu vào như được hiển thị bên dưới:

Nếu bạn có thể trả EMI là 54.000, bạn có thể thấy rằng lãi suất 12,6% là phù hợp với bạn.

Bảng dữ liệu hai biến

Bảng Dữ liệu hai biến có thể được sử dụng nếu bạn muốn xem các giá trị khác nhau của hai biến trong một công thức sẽ thay đổi kết quả của công thức đó như thế nào. Nói cách khác, với Bảng dữ liệu hai biến, bạn có thể xác định cách thay đổi hai đầu vào thay đổi một đầu ra. Bạn sẽ hiểu điều này với sự trợ giúp của một ví dụ.

Example

Có khoản vay 50.000.000. Bạn muốn biết các kết hợp khác nhau giữa lãi suất và thời hạn vay sẽ ảnh hưởng đến khoản thanh toán hàng tháng (EMI) như thế nào.

Phân tích với Bảng dữ liệu hai biến

Phân tích với Bảng dữ liệu hai biến cần được thực hiện theo ba bước:

Step 1 - Đặt nền theo yêu cầu.

Step 2 - Tạo Bảng dữ liệu.

Step 3 - Thực hiện phân tích.

Bước 1: Đặt nền cần thiết

• Giả sử rằng lãi suất là 12%.

• Liệt kê tất cả các giá trị cần thiết.

• Đặt tên cho các ô có chứa các giá trị để công thức sẽ có tên thay vì tham chiếu ô.

• Đặt tính toán cho EMI bằng hàm Excel - PMT.

Trang tính của bạn sẽ trông như sau:

Bạn có thể thấy rằng các ô trong cột C được đặt tên như đã cho trong các ô tương ứng trong cột D.

Bước 2: Tạo bảng dữ liệu

• Kiểu =EMI trong ô F2.

• Gõ danh sách giá trị đầu vào đầu tiên, tức là lãi suất xuống cột F, bắt đầu bằng ô bên dưới công thức, tức là F3.

• Nhập danh sách giá trị đầu vào thứ hai, tức là số lần thanh toán trên hàng 2, bắt đầu bằng ô ở bên phải công thức, tức là G2.

  Bảng Dữ liệu trông như sau:

Thực hiện phân tích với Bảng dữ liệu của công cụ phân tích điều gì sẽ xảy ra

• Chọn phạm vi ô chứa công thức và hai bộ giá trị mà bạn muốn thay thế, tức là chọn phạm vi - F2: L13.

• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

• Nhấp vào Phân tích điều gì xảy ra trong nhóm Công cụ dữ liệu.

• Chọn Bảng dữ liệu từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Bảng Dữ liệu xuất hiện.

• Bấm vào biểu tượng trong ô nhập hàng.
• Nhấp vào ô NPER, đó là C3.
• Một lần nữa, hãy nhấp vào biểu tượng trong hộp ô nhập Hàng.
• Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng trong hộp ô nhập cột.
• Bấm vào ô Lãi suất_Rate, là C2.
• Một lần nữa, hãy nhấp vào biểu tượng trong hộp ô nhập cột.

Bạn sẽ thấy rằng ô nhập Hàng được lấy là $ C $ 3 và ô nhập Cột được lấy là $ C $ 2. Bấm OK.

Bảng Dữ liệu được lấp đầy với các kết quả được tính toán cho mỗi sự kết hợp của hai giá trị đầu vào -

Nếu bạn có thể trả EMI là 54.000, lãi suất 12,2% và 288 EMI là phù hợp với bạn. Điều này có nghĩa là thời hạn của khoản vay sẽ là 24 năm.

Tính toán bảng dữ liệu

Bảng dữ liệu được tính toán lại mỗi khi trang tính chứa chúng được tính toán lại, ngay cả khi chúng không thay đổi. Để tăng tốc độ tính toán trong trang tính có chứa Bảng dữ liệu, bạn cần thay đổi các tùy chọn tính toán thànhAutomatically Recalculate trang tính nhưng không phải là Bảng dữ liệu, như được đưa ra trong phần tiếp theo.

Tăng tốc độ tính toán trong trang tính

Bạn có thể tăng tốc độ tính toán trong trang tính chứa Bảng dữ liệu theo hai cách:

• Từ Tùy chọn Excel.
• Từ Ribbon.

Từ Tùy chọn Excel

• Bấm vào tab TỆP trên Ruy-băng.
• Chọn Tùy chọn từ danh sách trong ngăn bên trái.

Hộp thoại Tùy chọn Excel xuất hiện.

• Từ ngăn bên trái, hãy chọn Formulas.

• Chọn tùy chọn Automatic except for data tables Dưới Workbook Calculationtrong phần Tùy chọn tính toán. Bấm OK.

Từ ruy-băng

• Bấm vào tab CÔNG THỨC trên Ruy-băng.

• Nhấn vào Calculation Options trong nhóm Tính toán.

• Lựa chọn Automatic Except for Data Tables trong danh sách thả xuống.

Trình quản lý tình huống hữu ích trong trường hợp bạn có nhiều hơn hai biến trong phân tích độ nhạy. Trình quản lý kịch bản tạo các kịch bản cho từng tập hợp các giá trị đầu vào cho các biến đang được xem xét. Các kịch bản giúp bạn khám phá một tập hợp các kết quả có thể xảy ra, hỗ trợ những điều sau:

• Thay đổi tối đa 32 bộ đầu vào.
• Hợp nhất các tình huống từ một số trang tính hoặc sổ làm việc khác nhau.

Nếu bạn muốn phân tích hơn 32 bộ đầu vào và các giá trị chỉ đại diện cho một hoặc hai biến, bạn có thể sử dụng Bảng dữ liệu. Mặc dù nó chỉ giới hạn ở một hoặc hai biến, một Bảng Dữ liệu có thể bao gồm nhiều giá trị đầu vào khác nhau tùy thích. Tham khảo Phân tích Điều gì xảy ra với Bảng Dữ liệu trong hướng dẫn này.

Các tình huống

Kịch bản là một tập hợp các giá trị mà Excel lưu và có thể thay thế tự động trên trang tính của bạn. Bạn có thể tạo và lưu các nhóm giá trị khác nhau dưới dạng kịch bản trên trang tính, sau đó chuyển đổi giữa các tình huống này để xem các kết quả khác nhau.

Ví dụ: bạn có thể có một số kịch bản ngân sách khác nhau để so sánh các mức thu nhập và chi phí có thể có. Bạn cũng có thể có các tình huống cho vay khác nhau từ các nguồn khác nhau để so sánh các mức lãi suất và thời hạn vay có thể có.

Nếu thông tin mà bạn muốn sử dụng trong các tình huống là từ các nguồn khác nhau, bạn có thể thu thập thông tin trong các sổ làm việc riêng biệt, rồi hợp nhất các kịch bản từ các sổ làm việc khác nhau thành một.

Sau khi có tất cả các tình huống bạn cần, bạn có thể tạo một báo cáo tóm tắt kịch bản -

• Điều đó kết hợp thông tin từ tất cả các tình huống.
• Điều đó cho phép bạn so sánh các tình huống song song với nhau.

Trình quản lý kịch bản

Trình quản lý tình huống là một trong những công cụ Phân tích điều gì xảy ra trong Excel.

Để tạo báo cáo phân tích với Trình quản lý tình huống, bạn phải làm theo các bước sau:

Step 1 - Xác định tập hợp các giá trị ban đầu và xác định các ô đầu vào mà bạn muốn thay đổi, được gọi là các ô thay đổi.

Step 2 - Tạo từng kịch bản, đặt tên cho kịch bản và nhập giá trị cho mỗi ô đầu vào thay đổi cho kịch bản đó.

Step 3- Chọn các ô đầu ra, được gọi là các ô kết quả mà bạn muốn theo dõi. Các ô này chứa các công thức trong tập giá trị ban đầu. Các công thức sử dụng các ô đầu vào thay đổi.

Trình quản lý Kịch bản tạo một báo cáo chứa các giá trị đầu vào và đầu ra cho mỗi kịch bản.

Giá trị ban đầu cho các tình huống

Trước khi tạo một số kịch bản khác nhau, bạn cần xác định một tập hợp các giá trị ban đầu mà các kịch bản sẽ dựa trên đó.

Các bước để thiết lập các giá trị ban đầu cho các Kịch bản là:

• Xác định các ô chứa giá trị đầu vào.
• Đặt tên cho các ô đầu vào một cách thích hợp.
• Xác định các ô đầu vào có giá trị không đổi.
• Chỉ định các giá trị cho các đầu vào không đổi.
• Xác định các ô đầu vào có giá trị thay đổi.
• Chỉ định các giá trị ban đầu cho các đầu vào thay đổi.
• Xác định các ô chứa kết quả. Các ô kết quả chứa công thức.
• Đặt tên cho các ô kết quả một cách thích hợp.
• Đặt công thức vào các ô kết quả.

Hãy xem xét ví dụ trước về khoản vay. Bây giờ, hãy tiến hành như sau:

• Xác định ô cho Số tiền cho vay.

  • Giá trị đầu vào này là không đổi cho tất cả các tình huống.

  • Đặt tên cho ô Loan_Amount.

  • Chỉ định giá trị là 5.000.000.

• Xác định các ô cho Lãi suất, Số lần thanh toán và Loại (Thanh toán vào đầu hoặc cuối tháng).

  • Các giá trị đầu vào này sẽ thay đổi trong các tình huống.

  • Đặt tên cho các ô Lãi_phẩm, NPER và Loại.

  • Chỉ định các giá trị ban đầu cho phép phân tích trong các ô này lần lượt là 12%, 360 và 0.

• Xác định ô cho EMI.

  • Đây là giá trị kết quả.

  • Đặt tên cho ô EMI.

  • Đặt công thức trong ô này là -

    =PMT (Interest_Rate/12, NPER, Loan_Amount, 0, Type)

Trang tính của bạn trông như hình dưới đây -

Như bạn có thể thấy rằng các ô đầu vào và các ô kết quả nằm trong cột C với tên như đã cho trong cột D.

Tạo kịch bản

Sau khi thiết lập các giá trị ban đầu cho Kịch bản, bạn có thể tạo các kịch bản bằng Trình quản lý tình huống như sau:

• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.
• Nhấp vào Phân tích điều gì xảy ra trong nhóm Công cụ dữ liệu.
• Chọn Trình quản lý kịch bản từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Trình quản lý Kịch bản xuất hiện. Bạn có thể quan sát thấy nó chứa một thông báo -

“No Scenarios defined. Choose Add to.”

Bạn cần tạo kịch bản cho từng tập hợp giá trị thay đổi trong Trình quản lý kịch bản. Sẽ rất tốt nếu kịch bản đầu tiên được xác định với các giá trị ban đầu, vì nó cho phép bạn chuyển về các giá trị ban đầu bất cứ khi nào bạn muốn trong khi hiển thị các kịch bản khác nhau.

Tạo kịch bản đầu tiên với các giá trị ban đầu như sau:

• Nhấn vào Add trong hộp thoại Trình quản lý kịch bản.

Các Add Scenario hộp thoại xuất hiện.

• Trong Tên kịch bản, nhập Tình huống 1.
• Trong Thay đổi ô, nhập các tham chiếu cho các ô tức là C3, C4 và C5 bằng cách nhấn phím Ctrl.

Tên của hộp thoại thay đổi thành Chỉnh sửa Kịch bản.

• Chỉnh sửa văn bản trong Comment as – Initial Values cái hộp.

• Chọn tùy chọn Ngăn chặn thay đổi trong Bảo vệ và sau đó bấm OK.

Các Scenario Valueshộp thoại xuất hiện. Các giá trị ban đầu mà bạn đã xác định xuất hiện trong mỗi ô thay đổi.

Scenario 1 với các giá trị ban đầu được tạo.

Tạo thêm ba kịch bản với các giá trị khác nhau trong các ô thay đổi như sau:

• Nhấn vào Add trong hộp thoại Giá trị tình huống.

Hộp thoại Add Scenario xuất hiện. Lưu ý rằng C3, C4, C5 xuất hiện trong hộp Thay đổi ô.

• Trong hộp Tên tình huống, nhập Tình huống 2.

• Chỉnh sửa văn bản trong Comment as - Lãi suất khác nhau.

• Chọn Ngăn chặn thay đổi trong Bảo vệ và nhấp vào OK.

Các Scenario Valueshộp thoại xuất hiện. Các giá trị ban đầu xuất hiện trong các ô thay đổi. Thay đổi giá trị củaInterest_Rate đến 0.13 và bấm vào Add.

Các Add Scenariohộp thoại xuất hiện. Lưu ý rằng C3, C4, C5 xuất hiện trong hộp dưới các ô thay đổi.

• Trong hộp Tên tình huống, nhập Tình huống 3.

• Chỉnh sửa văn bản trong Commenthộp như - Khác nhau không. thanh toán.

• Chọn Ngăn chặn thay đổi trong Bảo vệ và nhấp vào OK.

Hộp thoại Giá trị tình huống xuất hiện. Các giá trị ban đầu xuất hiện trong các ô thay đổi. Thay đổi giá trị của NPER thành 300 và nhấp vàoAdd.

Các Add Scenariohộp thoại xuất hiện. Lưu ý rằng C3, C4, C5 xuất hiện trong hộp Thay đổi ô.

• Trong hộp Tên tình huống, nhập Tình huống 4.

• Chỉnh sửa văn bản trong Comment hộp như - Hình thức thanh toán khác nhau.

• Chọn Ngăn chặn thay đổi trong Bảo vệ và nhấp vào OK.

Các Scenario Valueshộp thoại xuất hiện. Các giá trị ban đầu xuất hiện trong các ô thay đổi. Thay đổi giá trị của Loại thành 1. Nhấp vào OK khi bạn đã thêm tất cả các tình huống mà bạn muốn thêm.

Các Scenario Managerhộp thoại xuất hiện. Trong hộp bên dưới Kịch bản, Bạn sẽ tìm thấy tên của tất cả các kịch bản mà bạn đã tạo.

• Nhấp vào Kịch bản 1. Như bạn đã biết, Kịch bản 1 chứa các giá trị ban đầu.


Bây giờ, hãy nhấp vào Summary. Hộp thoại Tóm tắt Tình huống xuất hiện.

Báo cáo Tóm tắt Kịch bản

Excel cung cấp hai loại báo cáo Tóm tắt Tình huống -

• Tóm tắt kịch bản.
• Báo cáo PivotTable tình huống.

Trong hộp thoại Tóm tắt Tình huống, bạn có thể tìm thấy hai loại Báo cáo này.

Chọn Tóm tắt kịch bản trong Loại báo cáo.

Tóm tắt kịch bản

bên trong Result cells hộp, chọn ô C6 (Ở đây, chúng tôi đã đặt PMTchức năng). Bấm OK.

Báo cáo Tóm tắt Tình huống xuất hiện trong một trang tính mới. Trang tính được đặt tên là Tóm tắt tình huống.

Bạn có thể quan sát những điều sau trong báo cáo Tóm tắt Tình huống -

• Changing Cells- Sử dụng tất cả các ô được sử dụng làm ô thay đổi. Khi bạn đã đặt tên cho các ô, Lãi suất_Rate, NPER và Loại, những ô này dường như làm cho báo cáo có ý nghĩa. Nếu không, chỉ các tham chiếu ô sẽ được liệt kê.

• Result Cells - Hiển thị ô kết quả được chỉ định, tức là EMI.

• Current Values - Đây là cột đầu tiên và sử dụng các giá trị của kịch bản đó được chọn trong hộp thoại Trình quản lý kịch bản trước khi tạo báo cáo tóm tắt.

• Đối với tất cả các tình huống bạn đã tạo, các ô thay đổi sẽ được đánh dấu bằng màu xám.

• Trong hàng EMI, các giá trị kết quả cho mỗi kịch bản sẽ được hiển thị.

Bạn có thể làm cho báo cáo có ý nghĩa hơn bằng cách hiển thị các nhận xét mà bạn đã thêm trong khi tạo các tình huống.

• Nhấp vào nút + ở bên trái của hàng chứa tên kịch bản. Nhận xét cho các tình huống xuất hiện trong hàng dưới tên kịch bản.

Các tình huống từ các nguồn khác nhau

Giả sử bạn nhận được các tình huống từ ba nguồn khác nhau và bạn cần chuẩn bị báo cáo tóm tắt Kịch bản trong sổ làm việc Chính. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách hợp nhất các kịch bản từ các sổ làm việc khác nhau vào sổ làm việc Chính. Làm theo các bước dưới đây -

• Giả sử rằng các kịch bản nằm trong sổ làm việc, Bank1_Scenarios, Bank2_Scenarios và Bank3_Scenarios. Mở ba sổ làm việc.

• Mở sổ làm việc Chính, trong đó bạn có các giá trị ban đầu.

• Bấm DỮ LIỆU> Phân tích điều gì xảy ra> Trình quản lý tình huống trong sổ làm việc Chính.

Các Scenario Manager Hộp thoại xuất hiện.

Như bạn có thể quan sát, không có kịch bản nào mà bạn chưa thêm vào. Nhấp chuộtMerge.

Hộp thoại Hợp nhất các kịch bản xuất hiện.

Như bạn có thể thấy, trong Hợp nhất các kịch bản từ, bạn có hai hộp -

• Book
• Sheet

Bạn có thể chọn trang tính cụ thể từ một sổ làm việc cụ thể có chứa các tình huống mà bạn muốn thêm vào kết quả của mình. Nhấp vào mũi tên thả xuống củaBook để xem sổ làm việc.

Note - Các sổ làm việc tương ứng sẽ được mở để xuất hiện trong danh sách này.

Chọn sách - Bank1_Scenarios.

Tờ Bank1 được hiển thị. Ở cuối hộp thoại, số lượng tình huống được tìm thấy trên trang tính nguồn được hiển thị. Bấm OK.

Hộp thoại Trình quản lý tình huống xuất hiện. Hai kịch bản đã được hợp nhất vào sổ làm việc Chính sẽ được liệt kê trong Kịch bản.

Nhấn vào Mergecái nút. CácMerge Scenarioshộp thoại xuất hiện. Bây giờ, hãy chọnBank2_Scenarios từ danh sách thả xuống trong hộp Sách.

Tờ Bank2 được hiển thị. Ở cuối hộp thoại, số lượng tình huống được tìm thấy trên trang tính nguồn được hiển thị. Bấm OK.

Các Scenario ManagerHộp thoại xuất hiện. Bốn tình huống đã được hợp nhất vào sổ làm việc Chính được liệt kê trong Kịch bản.

Nhấn vào Mergecái nút. CácMerge Scenarioshộp thoại xuất hiện. Bây giờ, hãy chọnBank3_Scenarios từ danh sách thả xuống trong hộp Sách.

Tờ Bank3 được hiển thị. Ở cuối hộp thoại, số lượng tình huống được tìm thấy trên trang tính nguồn sẽ được hiển thị. Bấm OK.

Hộp thoại Trình quản lý Kịch bản xuất hiện. Năm tình huống đã được hợp nhất vào sổ làm việc Chính sẽ được liệt kê trong Kịch bản.

Bây giờ, bạn có tất cả các tình huống cần thiết để tạo báo cáo tóm tắt Kịch bản.

Nhấp vào nút Tóm tắt. CácScenario Summary hộp thoại xuất hiện.

• Chọn Tóm tắt kịch bản.
• Trong hộp ô Kết quả, nhập C6 và bấm OK.

Báo cáo tóm tắt Kịch bản xuất hiện trên một trang tính mới trong sổ làm việc Chính.

Hiển thị các tình huống

Giả sử bạn đang trình bày các kịch bản của mình và bạn muốn tự động chuyển từ kịch bản này sang kịch bản khác và hiển thị tập hợp các giá trị đầu vào và giá trị kết quả của kịch bản tương ứng.

• Nhấp vào DỮ LIỆU> Phân tích điều gì sẽ xảy ra> Trình quản lý tình huống từ nhóm Công cụ dữ liệu. Hộp thoại Trình quản lý Kịch bản xuất hiện. Danh sách các tình huống xuất hiện.

• Chọn kịch bản bạn muốn hiển thị. Nhấp chuộtShow.

Các giá trị trên trang tính được cập nhật thành giá trị của kịch bản đã chọn. Các giá trị kết quả được tính toán lại.

Báo cáo PivotTable Kịch bản

Bạn cũng có thể xem báo cáo Kịch bản ở dạng PivotTable.

• Nhấp vào nút Tóm tắt trong Scenario ManagerHộp thoại. Hộp thoại Tóm tắt Tình huống xuất hiện.

• Chọn Scenario PivotTable report dưới Loại báo cáo.

• Nhập C6 vào Result cells cái hộp.

Tình huống báo cáo PivotTable xuất hiện trên một trang tính mới.

Tìm kiếm mục tiêu là một công cụ Phân tích điều gì xảy ra giúp bạn tìm giá trị đầu vào dẫn đến giá trị mục tiêu mà bạn muốn. Goal Seekyêu cầu một công thức sử dụng giá trị đầu vào để cung cấp kết quả trong giá trị đích. Sau đó, bằng cách thay đổi giá trị đầu vào trong công thức, Goal Seek cố gắng tìm ra giải pháp cho giá trị đầu vào.

Mục tiêu Tìm kiếm chỉ hoạt động với một giá trị đầu vào biến đổi. Nếu bạn có nhiều hơn một giá trị đầu vào được xác định, bạn phải sử dụng bổ trợ Bộ giải. Tham khảo chương - Tối ưu hóa với Excel Solver trong hướng dẫn này.

Phân tích với Tìm kiếm Mục tiêu

Giả sử bạn muốn vay 5.000.000 và bạn muốn hoàn trả trong 25 năm. Bạn có thể trả EMI là 50000. Bạn muốn biết mức lãi suất bạn có thể vay khoản vay.

Bạn có thể dùng Goal Seek để tìm lãi suất mà bạn có thể vay khoản vay như sau:

Step 1 - Thiết lập các ô Excel cho Tìm kiếm Mục tiêu như được đưa ra bên dưới.

Step 2- Nhập các giá trị vào cột C tương ứng với cột D. Ô Lãi_Rừng được giữ trống, vì bạn phải truy xuất giá trị đó. Hơn nữa, mặc dù bạn biết EMI mà bạn có thể trả (50000), giá trị đó không được bao gồm vì bạn phải sử dụng hàm PMT của Excel để có được nó. Tìm kiếm mục tiêu yêu cầu một công thức để tìm kết quả. Hàm PMT được đặt trong ô EMI để nó có thể được sử dụng bởi Goal Seek.

Excel tính toán EMI bằng hàm PMT. Bảng bây giờ trông giống như -

Như Interest_Rateô trống, Excel sẽ lấy giá trị đó là 0 và tính EMI. Bạn có thể bỏ qua kết quả-13,888.89.

Thực hiện Phân tích với Mục tiêu Tìm kiếm như sau:

Step 1 - Đi tới DATA > What If Analysis > Goal Seek trên Ribbon.

Hộp thoại Tìm kiếm Mục tiêu xuất hiện.

Step 2 - Nhập EMI vào Set cellcái hộp. Hộp này là tham chiếu cho ô chứa công thức mà bạn muốn phân giải, trong trường hợp này là hàm PMT. Đó là ô C6, mà bạn đặt tên là EMI.

Step 3 - Nhập -50000 vào To valuecái hộp. Tại đây, bạn nhận được kết quả công thức, trong trường hợp này là EMI mà bạn muốn trả. Số âm vì nó đại diện cho một khoản thanh toán.

Step 4 - Nhập Lãi suất_ Tỷ lệ vào By changing cellcái hộp. Ô này có tham chiếu của ô chứa giá trị bạn muốn điều chỉnh, trong trường hợp này là lãi suất. Đó là ô C2, mà bạn đã đặt tên là Mức lãi suất.

Step 5- Ô này mà Tìm kiếm Mục tiêu thay đổi, phải được tham chiếu bởi công thức trong ô mà bạn đã chỉ định trong hộp Đặt ô. Bấm OK.

Goal Seek tạo ra một kết quả, như được hiển thị bên dưới -

Như bạn có thể quan sát, Goal Seek đã tìm ra giải pháp bằng cách sử dụng ô C6 (chứa công thức) là 12% được hiển thị trong ô C2, là lãi suất. Bấm OK.

Giải quyết các vấn đề của câu chuyện

Bạn có thể giải quyết các vấn đề câu chuyện một cách dễ dàng với Goal Seek. Hãy để chúng tôi hiểu điều này với sự trợ giúp của một ví dụ.

Thí dụ

Giả sử có một hiệu sách có 100 cuốn sách đang lưu trữ. Giá gốc của cuốn sách là 250 và một số cuốn sách đã được bán với giá đó. Sau đó, nhà sách thông báo giảm giá 10% cho cuốn sách đó và dọn sạch hàng. Bạn có thể muốn biết có bao nhiêu cuốn sách được bán với giá gốc để có được tổng doanh thu là 24.500.

Bạn có thể sử dụng Goal Seek để tìm giải pháp. Làm theo các bước dưới đây -

Step 1 - Đặt bảng tính như bên dưới.

Step 2 - Đi tới DATA > What If Analysis > Goal Seek trên Ribbon.

Hộp thoại Tìm kiếm Mục tiêu xuất hiện.

Step 3 - Loại Revenue, 24500 and Books_OriginalPricetrong hộp Đặt ô, Hộp Giá trị và Bằng cách thay đổi ô tương ứng. Bấm OK.

Goal Seek hiển thị trạng thái và giải pháp.

Nếu bán 80 cuốn sách với giá gốc thì doanh thu là 24500 cuốn.

Thực hiện Phân tích Hòa vốn

Trong nền kinh tế, điểm hòa vốn là điểm không có lãi hay lỗ. Điều này có nghĩa là -

Doanh thu = Chi phí, hoặc

Doanh thu - Chi phí = 0

Bạn có thể làm break-even analysis with Goal Seek trong Excel.

Thí dụ

Giả sử có một cửa hàng bán đồ chơi. Bạn có thể muốn thực hiện phân tích hòa vốn của cửa hàng. Thu thập thông tin sau từ cửa hàng -

• Chi phí cố định của cửa hàng.
• Đơn giá của đồ chơi.
• Số lượng đồ chơi được bán.

Bạn cần tìm xem họ nên bán đồ chơi ở mức giá nào để hòa vốn.

Step 1 - Đặt bảng tính như bên dưới.

Step 2 - Đi tới DATA > What If Analysis > Goal Seektrên Ribbon. Hộp thoại Tìm kiếm Mục tiêu xuất hiện.

Step 3 - Loại Break_even_Point, 0, and Unit_Pricetrong hộp Đặt ô, hộp Giá trị và Bằng cách thay đổi hộp ô tương ứng. Bấm OK.

Như bạn có thể quan sát, Goal Seek đã đưa ra kết quả rằng nếu Đơn giá là 35, cửa hàng sẽ hòa vốn.

Solver là một chương trình bổ trợ Microsoft Excel mà bạn có thể sử dụng để tối ưu hóa trong phân tích điều gì xảy ra.

Theo O'Brien và Marakas, optimization analysislà một phần mở rộng phức tạp hơn của phân tích tìm kiếm mục tiêu. Thay vì đặt giá trị mục tiêu cụ thể cho một biến, mục tiêu là tìm giá trị tối ưu cho một hoặc nhiều biến mục tiêu, theo những ràng buộc nhất định. Sau đó, một hoặc nhiều biến khác được thay đổi liên tục, tuân theo các ràng buộc đã chỉ định, cho đến khi bạn phát hiện ra các giá trị tốt nhất cho các biến đích.

Trong Excel, bạn có thể sử dụng Solver để tìm một optimal value (tối đa hoặc tối thiểu hoặc một giá trị nhất định) cho một công thức trong một ô được gọi là ô mục tiêu, tuân theo các ràng buộc hoặc giới hạn nhất định, trên các giá trị của các ô công thức khác trên trang tính.

Điều này có nghĩa là Bộ giải làm việc với một nhóm ô được gọi là biến quyết định được sử dụng để tính toán các công thức trong ô mục tiêu và ô ràng buộc. Solver điều chỉnh các giá trị trong các ô biến quyết định để thỏa mãn các giới hạn trên các ô ràng buộc và tạo ra kết quả bạn muốn cho ô mục tiêu.

Bạn có thể sử dụng Solver để tìm ra các giải pháp tối ưu cho các vấn đề đa dạng như -

• Xác định hỗn hợp sản phẩm hàng tháng cho một đơn vị sản xuất thuốc tối đa hóa lợi nhuận.

• Lập kế hoạch cho lực lượng lao động trong một tổ chức.

• Giải quyết các vấn đề về giao thông vận tải.

• Lập kế hoạch tài chính và ngân sách.

Kích hoạt Add-in Solver

Trước khi bạn tiếp tục tìm giải pháp cho vấn đề với Solver, hãy đảm bảo rằng Solver Add-in được kích hoạt trong Excel như sau:

• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon. CácSolver lệnh sẽ xuất hiện trong nhóm Phân tích như hình dưới đây.

Trong trường hợp bạn không tìm thấy lệnh Solver, hãy kích hoạt nó như sau:

• Nhấp vào tab TỆP.
• Nhấp vào Tùy chọn trong ngăn bên trái. Hộp thoại Tùy chọn Excel xuất hiện.
• Nhấp vào Bổ trợ trong ngăn bên trái.
• Chọn Phần bổ trợ Excel trong hộp Quản lý và nhấp vào Bắt đầu.

Hộp thoại Phần bổ trợ xuất hiện. Kiểm traSolver Add-invà nhấp vào Ok. Bây giờ, bạn sẽ có thể tìm thấy lệnh Solver trên Ribbon trong tab DATA.

Các phương pháp giải được sử dụng bởi Solver

Bạn có thể chọn một trong ba phương pháp giải sau đây mà Excel Solver hỗ trợ, dựa trên loại vấn đề -

LP Simplex

Dùng cho các bài toán tuyến tính. ASolver mô hình là tuyến tính trong các điều kiện sau:

• Ô đích được tính bằng cách cộng các số hạng của dạng (ô thay đổi) * (hằng số) với nhau.

• Mỗi ràng buộc thỏa mãn yêu cầu mô hình tuyến tính. Điều này có nghĩa là mỗi ràng buộc được đánh giá bằng cách cộng các số hạng của dạng (ô đang thay đổi) * (hằng số) và so sánh các tổng với một hằng số.

Độ dốc giảm tổng quát (GRG) phi tuyến

Dùng cho các bài toán phi tuyến trơn. Nếu ô đích, bất kỳ ràng buộc nào của bạn hoặc cả hai đều chứa tham chiếu đến việc thay đổi ô không thuộc dạng (ô đang thay đổi) * (hằng số), bạn có một mô hình phi tuyến.

Tiến hóa

Dùng cho các bài toán phi tuyến trơn. Nếu ô đích, bất kỳ ràng buộc nào của bạn hoặc cả hai đều chứa tham chiếu đến việc thay đổi ô không thuộc dạng (ô đang thay đổi) * (hằng số), bạn có một mô hình phi tuyến.

Hiểu Đánh giá Người giải quyết

Bộ giải yêu cầu các tham số sau:

• Các ô biến quyết định
• Ô giới hạn
• Ô mục tiêu
• Phương pháp giải quyết

Đánh giá người giải quyết dựa trên những điều sau:

• Các giá trị trong ô biến quyết định bị giới hạn bởi các giá trị trong ô ràng buộc.

• Việc tính toán giá trị trong ô mục tiêu bao gồm các giá trị trong các ô biến quyết định.

• Bộ giải sử dụng Phương pháp giải đã chọn để dẫn đến giá trị tối ưu trong ô mục tiêu.

Xác định vấn đề

Giả sử bạn đang phân tích lợi nhuận của một công ty sản xuất và bán một sản phẩm nhất định. Bạn được yêu cầu tìm số tiền có thể chi cho quảng cáo trong hai quý tiếp theo với mức tối đa là 20.000. Mức độ quảng cáo trong mỗi quý ảnh hưởng đến những điều sau:

• Số lượng đơn vị bán ra, gián tiếp xác định doanh thu bán hàng.
• Các chi phí liên quan, và
• Lợi nhuận.

Bạn có thể tiến hành xác định vấn đề là -

• Tìm chi phí đơn vị.
• Tìm chi phí quảng cáo trên mỗi Đơn vị.
• Tìm đơn giá.

Tiếp theo, đặt các ô cho các phép tính bắt buộc như được đưa ra bên dưới.

Như bạn có thể quan sát, các tính toán được thực hiện cho Quý 1 và Quý 2 đang được xem xét là:

• Số lượng căn có thể bán trong Quý 1 là 400 căn và Quý 2 là 600 (ô - C7 và D7).

• Giá trị ban đầu cho ngân sách quảng cáo được đặt là 10000 mỗi Quý (Ô - C8 và D8).

• Số đơn vị bán được phụ thuộc vào chi phí quảng cáo trên mỗi đơn vị và do đó là ngân sách cho quý / Trước. Chi phí cho mỗi đơn vị. Lưu ý rằng chúng tôi đã sử dụng hàm Min để cẩn thận để thấy rằng không. trong tổng số đơn vị được bán trong <= no. trong số các đơn vị có sẵn. (Các ô - C9 và D9).

• Doanh thu được tính theo Đơn giá * Số đơn vị đã bán (Ô - C10 và D10).

• Chi phí được tính theo Đơn giá * Số lượng Đơn vị Có sẵn + Ứng trước. Chi phí cho quý đó (Ô - C11 và D12).

• Lợi nhuận là Doanh thu - Chi phí (Ô C12 và D12).

• Tổng lợi nhuận là Lợi nhuận trong Quý 1 + Lợi nhuận trong Quý 2 (Ô - D3).

Tiếp theo, bạn có thể đặt các thông số cho Bộ giải như dưới đây:

Như bạn có thể quan sát, các thông số cho Solver là:

• Ô mục tiêu là ô D3 chứa Tổng lợi nhuận mà bạn muốn tối đa hóa.

• Các ô biến Quyết định là C8 và D8 chứa ngân sách cho hai quý - Quý 1 và Quý 2.

• Có ba ô Ràng buộc - C14, C15 và C16.

  • Ô C14 chứa tổng ngân sách là để đặt giới hạn 20000 (ô D14).

  • Ô C15 có chứa không. của số đơn vị bán được trong Quý 1 là đặt giới hạn <= no. trong số các đơn vị có sẵn trong Quý 1 (ô D15).

  • Ô C16 có chứa không. của các đơn vị bán được trong Quý 2 là đặt giới hạn <= no. trong số các đơn vị có sẵn trong Quý 2 (ô D16).

Giải quyết vấn đề

Bước tiếp theo là sử dụng Solver để tìm ra giải pháp như sau:

Step 1- Chuyển đến DATA> Analysis> Solver trên Ribbon. Hộp thoại Solver Parameters xuất hiện.

Step 2 - Trong hộp Đặt Mục tiêu, chọn ô D3.

Step 3 - Chọn Max.

Step 4 - Chọn dải C8: D8 trong By Changing Variable Cells cái hộp.

Step 5 - Tiếp theo, nhấp vào nút Thêm để thêm ba ràng buộc mà bạn đã xác định.

Step 6- Hộp thoại Add Constraint xuất hiện. Đặt ràng buộc cho tổng ngân sách như được cung cấp bên dưới và nhấp vào Thêm.

Step 7- Đặt ràng buộc cho tổng số không. trong số các đơn vị đã bán trong Quý 1 như được cung cấp bên dưới và nhấp vào Thêm.

Step 8- Đặt ràng buộc cho tổng số không. trong số các đơn vị đã bán trong Quý 2 như được đưa ra bên dưới và nhấp vào OK.

Hộp thoại Solver Parameters xuất hiện với ba ràng buộc được thêm vào trong hộp –Đối tượng vào các ràng buộc.

Step 9 - Trong Select a Solving Method chọn Simplex LP.

Step 10- Nhấp vào nút Giải quyết. Hộp thoại Giải kết quả xuất hiện. Lựa chọnKeep Solver Solution và bấm OK.

Kết quả sẽ xuất hiện trong trang tính của bạn.

Như bạn có thể quan sát, giải pháp tối ưu tạo ra tổng lợi nhuận tối đa, tuân theo các ràng buộc nhất định, được tìm thấy là:

• Tổng lợi nhuận - 30000.
• Tiến lên Ngân sách cho Quý 1 - 8000.
• Tiến lên Ngân sách cho Quý 2 - 12000.

Bước qua các Giải pháp dùng thử Solver

Bạn có thể bước qua các giải pháp dùng thử của Solver, xem kết quả lặp lại.

Step 1 - Nhấp vào nút Options trong hộp thoại Solver Parameters.

Các Options hộp thoại xuất hiện.

Step 2 - Chọn hộp Hiển thị kết quả lặp lại và bấm OK.

Step 3 - Sự Solver Parametershộp thoại xuất hiện. Nhấp chuộtSolve.

Step 4 - Sự Show Trial Solution hộp thoại xuất hiện, hiển thị thông báo - Solver paused, current solution values displayed on worksheet.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị lặp hiện tại được hiển thị trong các ô làm việc của bạn. Bạn có thể ngăn Bộ giải chấp nhận kết quả hiện tại hoặc tiếp tục cùng Bộ giải tìm giải pháp trong các bước tiếp theo.

Step 5 - Nhấp vào Tiếp tục.

Các Show Trial Solutionhộp thoại xuất hiện ở mỗi bước và cuối cùng sau khi tìm ra giải pháp tối ưu, hộp thoại Solver Results xuất hiện. Trang tính của bạn được cập nhật ở mọi bước, cuối cùng hiển thị các giá trị kết quả.

Lưu các lựa chọn của trình giải quyết

Bạn có các tùy chọn lưu sau cho các vấn đề mà bạn giải quyết với Solver -

• Bạn có thể lưu các lựa chọn cuối cùng trong hộp thoại Tham số bộ giải với một trang tính bằng cách lưu sổ làm việc.

• Mỗi trang tính trong sổ làm việc có thể có các lựa chọn Bộ giải riêng và tất cả chúng sẽ được lưu khi bạn lưu sổ làm việc.

• Bạn cũng có thể xác định nhiều vấn đề trong một trang tính, mỗi vấn đề có các lựa chọn Trình giải quyết riêng. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể tải và lưu các vấn đề riêng lẻ bằng hộp thoại Tải / Lưu trong Tham số bộ giải.

  • Nhấn vào Load/Savecái nút. Hộp thoại Load / Save xuất hiện.

  • Để lưu mô hình vấn đề, hãy nhập tham chiếu cho ô đầu tiên của một dải ô trống theo chiều dọc mà bạn muốn đặt mô hình vấn đề. Nhấp vào để lưu.

• Mô hình vấn đề (bộ Tham số giải) xuất hiện bắt đầu từ ô mà bạn đã cung cấp làm tham chiếu.

• Để tải mô hình vấn đề, hãy nhập tham chiếu cho toàn bộ phạm vi ô chứa mô hình vấn đề. Sau đó, nhấp vào nút Nạp.

Bạn có thể phải sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để phân tích. Trong Excel, bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau. Một số nguồn dữ liệu như sau:

• Cơ sở dữ liệu Microsoft Access
• Trang web
• Tệp văn bản
• Bảng SQL Server
• Khối phân tích SQL Server
• Tệp XML

Bạn có thể nhập đồng thời bất kỳ số lượng bảng nào từ cơ sở dữ liệu.

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Chúng ta sẽ tìm hiểu cách nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu MS Access. Làm theo các bước dưới đây -

Step 1 - Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel.

Step 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 3 - Bấm From Accesstrong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. CácSelect Data Source hộp thoại xuất hiện.

Step 4- Chọn tệp cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn nhập. Các tệp cơ sở dữ liệu Access sẽ có phần mở rộng .accdb.

Hộp thoại Chọn Bảng xuất hiện hiển thị các bảng được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn có thể nhập tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu cùng một lúc hoặc chỉ nhập các bảng đã chọn dựa trên nhu cầu phân tích dữ liệu của bạn.

Step 5 - Chọn hộp Cho phép lựa chọn nhiều bảng và chọn tất cả các bảng.

Step 6- Bấm OK. CácImport Data hộp thoại xuất hiện.

Khi bạn quan sát, bạn có các tùy chọn sau để xem dữ liệu bạn đang nhập vào sổ làm việc của mình -

• Table
• Báo cáo PivotTable
• PivotChart
• Báo cáo Power View

Bạn cũng có một tùy chọn - only create connection. Hơn nữa, Báo cáo PivotTable được chọn theo mặc định.

Excel cũng cung cấp cho bạn các tùy chọn để đưa dữ liệu vào sổ làm việc của bạn -

• Trang tính hiện có
• Bảng tính mới

Bạn sẽ tìm thấy một hộp kiểm khác đã được chọn và vô hiệu hóa - Add this data to the Data Model. Bất cứ khi nào bạn nhập bảng dữ liệu vào sổ làm việc của mình, chúng sẽ tự động được thêm vào Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của bạn. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về Mô hình Dữ liệu trong các chương sau.

Bạn có thể thử từng tùy chọn để xem dữ liệu bạn đang nhập và kiểm tra cách dữ liệu xuất hiện trong sổ làm việc của bạn -

• Nếu bạn chọn Table, Tùy chọn trang tính hiện tại bị tắt, New worksheettùy chọn được chọn và Excel sẽ tạo nhiều trang tính bằng số bảng bạn đang nhập từ cơ sở dữ liệu. Các bảng Excel xuất hiện trong các trang tính này.

• Nếu bạn chọn PivotTable Report, Excel nhập các bảng vào sổ làm việc và tạo PivotTable trống để phân tích dữ liệu trong các bảng đã nhập. Bạn có một tùy chọn để tạo PivotTable trong một trang tính hiện có hoặc một trang tính mới.

  Bảng Excel cho bảng dữ liệu đã nhập sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng dữ liệu trong danh sách trường PivotTable, cùng với các trường trong mỗi bảng.

• Nếu bạn chọn PivotChart, Excel nhập các bảng vào sổ làm việc và tạo một PivotChart trống để hiển thị dữ liệu trong các bảng đã nhập. Bạn có một tùy chọn để tạo PivotChart trong một trang tính hiện có hoặc một trang tính mới.

  Bảng Excel cho các bảng dữ liệu đã nhập sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng dữ liệu trong danh sách trường PivotChart, cùng với các trường trong mỗi bảng.

• Nếu bạn chọn Power View Report, Excel nhập các bảng vào sổ làm việc và tạo Báo cáo Power View trong một trang tính mới. Bạn sẽ học cách sử dụng Báo cáo Power View để phân tích dữ liệu trong các chương sau.

  Bảng Excel cho bảng dữ liệu đã nhập sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng dữ liệu trong danh sách trường Báo cáo Power View, cùng với các trường trong mỗi bảng.

• Nếu bạn chọn tùy chọn - Only Create Connection, một kết nối dữ liệu sẽ được thiết lập giữa cơ sở dữ liệu và sổ làm việc của bạn. Không có bảng hoặc báo cáo nào xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, các bảng đã nhập được thêm vào Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của bạn theo mặc định.

  Bạn cần chọn bất kỳ tùy chọn nào trong số này, dựa trên ý định nhập dữ liệu để phân tích dữ liệu. Như bạn đã quan sát ở trên, bất kể tùy chọn bạn đã chọn là gì, dữ liệu được nhập và thêm vào Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của bạn.

Nhập dữ liệu từ một trang web

Đôi khi, bạn có thể phải sử dụng dữ liệu được làm mới trên một trang web. Bạn có thể nhập dữ liệu từ bảng trên trang web vào Excel.

Step 1 - Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel.

Step 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 3 - Bấm From Web bên trong Get External Datanhóm. CácNew Web Query hộp thoại xuất hiện.

Step 4 - Nhập URL của trang web từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu, vào hộp bên cạnh Địa chỉ và nhấp vào Đi.

Step 5- Dữ liệu trên trang web hiện ra. Sẽ có các biểu tượng mũi tên màu vàng bên cạnh dữ liệu bảng có thể được nhập.

Step 6- Nhấp vào các biểu tượng màu vàng để chọn dữ liệu bạn muốn nhập. Thao tác này sẽ chuyển các biểu tượng màu vàng thành hộp màu xanh lục có dấu kiểm như trong ảnh chụp màn hình sau đây.

Step 7 - Nhấp vào nút Nhập sau khi bạn đã chọn những gì bạn muốn.

Các Import Data hộp thoại xuất hiện.

Step 8 - Chỉ định nơi bạn muốn đặt dữ liệu và nhấp vào Ok.

Step 9 - Sắp xếp dữ liệu để phân tích và / hoặc trình bày thêm.

Sao chép-dán dữ liệu từ web

Một cách khác để lấy dữ liệu từ trang web là sao chép và dán dữ liệu cần thiết.

Step 1 - Chèn một trang tính mới.

Step 2 - Sao chép dữ liệu từ trang web và dán vào trang tính.

Step 3 - Tạo một bảng với dữ liệu đã dán.

Nhập dữ liệu từ tệp văn bản

Nếu bạn có dữ liệu trong .txt hoặc là .csv hoặc là .prn, bạn có thể nhập dữ liệu từ các tệp đó coi chúng như tệp văn bản. Làm theo các bước dưới đây -

Step 1 - Mở một trang tính mới trong Excel.

Step 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 3 - Bấm From Texttrong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. CácImport Text File hộp thoại xuất hiện.

Bạn có thể thấy rằng .prn, .txt and .csv tệp văn bản mở rộng được chấp nhận.

Step 4- Chọn tệp. Tên tệp đã chọn xuất hiện trong hộp Tên tệp. Nút Mở chuyển thành nút Nhập.

Step 5 - Nhấp vào nút Nhập. Text Import Wizard – Step 1 of 3 hộp thoại xuất hiện.

Step 6 - Nhấp vào tùy chọn Delimited để chọn loại tệp và nhấp vào Tiếp theo.

Các Text Import Wizard – Step 2 of 3 hộp thoại xuất hiện.

Step 7 - Trong Dấu phân cách, chọn Other.

Step 8- Trong hộp bên cạnh Khác, nhập | (Đó là dấu phân cách trong tệp văn bản bạn đang nhập).

Step 9 - Nhấp vào Tiếp theo.

Các Text Import Wizard – Step 3 of 3 hộp thoại xuất hiện.

Step 10 - Trong hộp thoại này, bạn có thể đặt định dạng dữ liệu cột cho từng cột.

Step 11- Sau khi bạn hoàn thành việc định dạng dữ liệu của các cột, hãy nhấp vào Kết thúc. CácImport Data hộp thoại xuất hiện.

Bạn sẽ quan sát những điều sau:

• Bảng được chọn để xem và có màu xám. Bảng là tùy chọn xem duy nhất bạn có trong trường hợp này.

• Bạn có thể đặt dữ liệu trong một trang tính hiện có hoặc một trang tính Mới.

• Bạn có thể chọn hoặc không chọn hộp kiểm Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu.

• Bấm OK sau khi bạn đã lựa chọn.

Dữ liệu xuất hiện trên trang tính bạn đã chỉ định. Bạn đã nhập dữ liệu từ tệp Văn bản vào sổ làm việc Excel.

Nhập dữ liệu từ Workbook khác

Bạn có thể phải sử dụng dữ liệu từ một sổ làm việc Excel khác để phân tích dữ liệu của mình, nhưng người khác có thể duy trì sổ làm việc khác.

Để cập nhật dữ liệu từ sổ làm việc khác, hãy thiết lập kết nối dữ liệu với sổ làm việc đó.

Step 1 - Bấm DATA > Connections trong nhóm Kết nối trên Ruy-băng.

Các Workbook Connections hộp thoại xuất hiện.

Step 2- Nhấp vào nút Thêm trong hộp thoại Kết nối Sổ làm việc. CácExisting Connections hộp thoại xuất hiện.

Step 3 - Bấm Browse for More…cái nút. CácSelect Data Source hộp thoại xuất hiện.

Step 4 - Nhấp vào New Source button. CácData Connection Wizard hộp thoại xuất hiện.

Step 5 - Chọn Other/Advancedtrong danh sách nguồn dữ liệu và nhấp vào Tiếp theo. Hộp thoại Thuộc tính liên kết dữ liệu xuất hiện.

Step 6 - Đặt thuộc tính liên kết dữ liệu như sau:

• Nhấn vào Connection chuyển hướng.

• Nhấp vào Sử dụng tên nguồn dữ liệu.

• Nhấp vào mũi tên xuống và chọn Excel Files từ danh sách thả xuống.

• Bấm OK.

Các Select Workbook hộp thoại xuất hiện.

Step 7- Duyệt đến vị trí bạn có sổ làm việc cần nhập. Bấm OK.

Các Data Connection Wizard hộp thoại xuất hiện với Chọn Cơ sở dữ liệu và Bảng.

Note- Trong trường hợp này, Excel xử lý mỗi trang tính được nhập dưới dạng bảng. Tên bảng sẽ là tên trang tính. Vì vậy, để có những tên bảng có ý nghĩa, hãy đặt tên / đổi tên các bảng sao cho phù hợp.

Step 8- Nhấp vào Tiếp theo. CácData Connection Wizard hộp thoại xuất hiện với Lưu tệp kết nối dữ liệu và kết thúc.

Step 9- Nhấp vào nút Kết thúc. CácSelect Table hộp thoại xuất hiện.

Như bạn quan sát, Tên là tên trang tính được nhập dưới dạng TABLE. Bấm OK.

Kết nối Dữ liệu với sổ làm việc bạn đã chọn sẽ được thiết lập.

Nhập dữ liệu từ các nguồn khác

Excel cung cấp cho bạn các tùy chọn để chọn nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Bạn có thể nhập dữ liệu từ những thứ này trong vài bước.

Step 1 - Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel.

Step 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 3 - Bấm From Other Sources trong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài.

Menu thả xuống với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau xuất hiện.

Bạn có thể nhập dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào trong số này vào Excel.

Nhập dữ liệu bằng kết nối hiện có

Trong phần trước đó, bạn đã thiết lập kết nối dữ liệu với sổ làm việc.

Bây giờ, bạn có thể nhập dữ liệu bằng kết nối hiện có đó.

Step 1 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 2 - Bấm Existing Connectionstrong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. Hộp thoại Kết nối Hiện có xuất hiện.

Step 3 - Chọn kết nối từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu và nhấp vào Mở.

Đổi tên kết nối dữ liệu

Sẽ hữu ích nếu các kết nối dữ liệu bạn có trong sổ làm việc của mình có tên có ý nghĩa để dễ hiểu và dễ định vị.

Step 1 - Đi tới DATA > Connectionstrên Ribbon. CácWorkbook Connections hộp thoại xuất hiện.

Step 2 - Chọn kết nối mà bạn muốn đổi tên và nhấp vào Thuộc tính.

Các Connection Propertieshộp thoại xuất hiện. Tên hiện tại xuất hiện trong hộp Tên kết nối -

Step 3- Chỉnh sửa tên kết nối và nhấp vào OK. Kết nối dữ liệu sẽ có tên mới mà bạn đã đặt.

Làm mới kết nối dữ liệu bên ngoài

Khi bạn kết nối sổ làm việc Excel của mình với nguồn dữ liệu bên ngoài, như bạn đã thấy trong các phần trên, bạn muốn giữ cho dữ liệu trong sổ làm việc của mình được cập nhật phản ánh những thay đổi được thực hiện đối với nguồn dữ liệu bên ngoài theo thời gian.

Bạn có thể làm điều này bằng cách làm mới các kết nối dữ liệu bạn đã thực hiện với các nguồn dữ liệu đó. Bất cứ khi nào bạn làm mới kết nối dữ liệu, bạn sẽ thấy những thay đổi dữ liệu gần đây nhất từ ​​nguồn dữ liệu đó, bao gồm bất kỳ thứ gì mới hoặc đã được sửa đổi hoặc đã bị xóa.

Bạn có thể chỉ làm mới dữ liệu đã chọn hoặc tất cả các kết nối dữ liệu trong sổ làm việc cùng một lúc.

Step 1 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

Step 2 - Bấm Refresh All trong nhóm Kết nối.

Khi bạn quan sát, có hai lệnh trong danh sách thả xuống - Làm mới và Làm mới tất cả.

• Nếu bạn nhấp vào Refresh, dữ liệu đã chọn trong sổ làm việc của bạn được cập nhật.

• Nếu bạn nhấp vào Refresh All, tất cả các kết nối dữ liệu đến sổ làm việc của bạn đều được cập nhật.

Cập nhật tất cả các kết nối dữ liệu trong sổ làm việc

Bạn có thể có một số kết nối dữ liệu với sổ làm việc của mình. Bạn cần cập nhật chúng theo thời gian để sổ làm việc của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu gần đây nhất.

Step 1 - Bấm vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào tab Dữ liệu trên Ruy-băng.

Step 3 - Bấm Làm mới Tất cả trong nhóm Kết nối.

Step 4- Chọn Làm mới Tất cả từ danh sách thả xuống. Tất cả các kết nối dữ liệu trong sổ làm việc sẽ được cập nhật.

Tự động làm mới dữ liệu khi một sổ làm việc được mở

Bạn có thể muốn có quyền truy cập vào dữ liệu gần đây từ các kết nối dữ liệu với sổ làm việc của bạn bất cứ khi nào sổ làm việc của bạn được mở.

Step 1 - Bấm vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào tab Dữ liệu.

Step 3 - Nhấp vào Kết nối trong nhóm Kết nối.

Hộp thoại Kết nối Sổ làm việc xuất hiện.

Step 4- Nhấp vào nút Thuộc tính. Hộp thoại Thuộc tính kết nối xuất hiện.

Step 5 - Nhấp vào tab Sử dụng.

Step 6 - Đánh dấu vào tùy chọn - Làm mới dữ liệu khi mở tệp.

Bạn cũng có một tùy chọn khác - Remove data from the external data range before saving the workbook. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để lưu sổ làm việc với định nghĩa truy vấn nhưng không có dữ liệu bên ngoài.

Step 7- Bấm OK. Bất cứ khi nào bạn mở sổ làm việc của mình, dữ liệu cập nhật sẽ được tải vào sổ làm việc của bạn.

Tự động làm mới dữ liệu theo định kỳ

Bạn có thể đang sử dụng sổ làm việc của mình để giữ nó mở trong thời gian dài hơn. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể muốn dữ liệu được làm mới định kỳ mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào từ bạn.

Step 1 - Bấm vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào tab Dữ liệu trên Ruy-băng.

Step 3 - Nhấp vào Kết nối trong nhóm Kết nối.

Hộp thoại Kết nối Sổ làm việc xuất hiện.

Step 4 - Nhấp vào nút Thuộc tính.

Hộp thoại Thuộc tính kết nối xuất hiện. Đặt các thuộc tính như sau:

• Nhấn vào Usage chuyển hướng.

• Kiểm tra tùy chọn Refresh every.

• Nhập 60 là số phút giữa mỗi thao tác làm mới và nhấp vào Ok.

Dữ liệu của bạn sẽ được tự động làm mới sau mỗi 60 phút. (tức là cứ sau một giờ).

Bật làm mới nền

Đối với các tập dữ liệu rất lớn, hãy cân nhắc chạy làm mới nền. Thao tác này trả lại quyền kiểm soát Excel cho bạn thay vì khiến bạn đợi vài phút trở lên để quá trình làm mới kết thúc. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi bạn đang chạy một truy vấn trong nền. Tuy nhiên, trong thời gian này, bạn không thể chạy truy vấn cho bất kỳ loại kết nối nào truy xuất dữ liệu cho Mô hình Dữ liệu.

• Bấm vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp dữ liệu đã nhập.

• Nhấp vào tab Dữ liệu.

• Bấm Kết nối trong nhóm Kết nối. Hộp thoại Kết nối Sổ làm việc xuất hiện.

Nhấp vào nút Thuộc tính.

Hộp thoại Thuộc tính kết nối xuất hiện. Nhấp vào tab Sử dụng. Các tùy chọn Kiểm soát làm mới xuất hiện.

• Nhấp vào Bật làm mới nền.
• Bấm OK. Làm mới nền được bật cho sổ làm việc của bạn.

Mô hình Dữ liệu có sẵn trong Excel 2013 và các phiên bản mới hơn. Trong Excel, bạn có thể sử dụng Mô hình Dữ liệu để tích hợp dữ liệu từ nhiều bảng trong sổ làm việc hiện tại và / hoặc từ dữ liệu đã nhập và / hoặc từ các nguồn dữ liệu được kết nối với sổ làm việc thông qua các kết nối dữ liệu.

Với Mô hình Dữ liệu, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các bảng. Mô hình dữ liệu được sử dụng minh bạch trong báo cáo PivotTable, PivotChart, PowerPivot và Power View.

Tạo mô hình dữ liệu trong khi nhập dữ liệu

Khi bạn nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quan hệ như cơ sở dữ liệu Microsoft Access có chứa nhiều bảng liên quan, Mô hình Dữ liệu sẽ tự động được tạo nếu bạn nhập nhiều bảng cùng một lúc.

Bạn có thể tùy chọn thêm bảng vào Mô hình Dữ liệu, khi bạn nhập dữ liệu từ các nguồn dữ liệu sau:

• Cơ sở dữ liệu quan hệ, từng bảng một
• Tệp văn bản
• Sổ làm việc Excel

Ví dụ: trong khi bạn đang nhập dữ liệu từ sổ làm việc Excel, bạn có thể quan sát tùy chọn Add this data to the Data Model, với một hộp kiểm đã bật.

Nếu bạn muốn thêm dữ liệu bạn đang nhập vào Mô hình Dữ liệu, hãy chọn hộp.

Tạo mô hình dữ liệu từ bảng Excel

Bạn có thể tạo Mô hình Dữ liệu từ các bảng Excel bằng lệnh PowerPivot. Bạn sẽ tìm hiểu PowerPivot chi tiết trong các chương sau.

Tất cả các lệnh Mô hình Dữ liệu có sẵn trong tab PowerPivot trên Ruy-băng. Bạn có thể thêm bảng Excel vào Mô hình Dữ liệu bằng các lệnh này.

Hãy xem xét sổ làm việc dữ liệu bán hàng sau, trong đó bạn có trang tính Danh mục sản phẩm chứa Sản phẩm, ID sản phẩm và Giá. Bạn có bốn bảng tính cho việc bán hàng ở 4 khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây.

Mỗi bảng trong số bốn bảng này chứa Số Đơn vị đã bán và Tổng Số tiền cho mỗi Sản phẩm trong mỗi tháng. Bạn cần tính tổng số tiền cho từng sản phẩm ở mỗi khu vực và tổng số tiền bán hàng ở mỗi khu vực.

Các bước sau đây cho phép bạn đạt được kết quả mong muốn -

• Bắt đầu với việc tạo Mô hình Dữ liệu.
• Nhấp vào trang tính Danh mục sản phẩm.
• Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
• Bấm Thêm vào Mô hình Dữ liệu. Hộp thoại Tạo Bảng xuất hiện.
• Chọn phạm vi bảng.
• Đánh dấu vào ô Bảng của tôi có tiêu đề. Bấm OK.

Một cửa sổ mới - PowerPivot cho Excel - <tên tệp Excel của bạn> xuất hiện.

Thông báo sau xuất hiện ở giữa cửa sổ trống -

Bảng Product Backlog mà bạn đã thêm vào Mô hình Dữ liệu xuất hiện dưới dạng trang tính trong cửa sổ PowerPivot. Mỗi hàng trong bảng là một bản ghi và bạn có thể qua lại các bản ghi bằng cách sử dụng các nút mũi tên trái và phải ở cuối cửa sổ.

• Bấm vào tab Bảng được Liên kết trong cửa sổ PowerPivot.
• Bấm Đi tới Bảng Excel.

Cửa sổ dữ liệu Excel xuất hiện.

• Bấm vào tab trang tính - Đông.
• Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
• Bấm Thêm vào Mô hình Dữ liệu.

Một trang tính khác xuất hiện trong cửa sổ PowerPivot hiển thị bảng Đông.

Lặp lại các bảng tính - Bắc, Nam và Tây. Nói chung, bạn đã thêm năm bảng vào Mô hình Dữ liệu. Cửa sổ PowerPivot của bạn trông như bên dưới:

Tạo mối quan hệ giữa các bảng

Nếu bạn muốn thực hiện các phép tính trên các bảng, trước tiên bạn phải xác định mối quan hệ giữa chúng.

• Bấm vào tab Trang đầu trên Ruy-băng trong cửa sổ PowerPivot. Như bạn có thể quan sát, các bảng được hiển thị trong Dạng xem Dữ liệu.

• Nhấp vào Chế độ xem sơ đồ.

Các bảng xuất hiện trong Dạng xem Sơ đồ. Khi bạn quan sát, một số bảng có thể nằm ngoài vùng hiển thị và tất cả các trường trong bảng có thể không hiển thị.

• Thay đổi kích thước mỗi bảng để hiển thị tất cả các trường trong bảng đó.
• Kéo và sắp xếp các bảng để tất cả được hiển thị.

• Trong bảng Đông, hãy nhấp vào ID Sản phẩm.
• Bấm vào tab Thiết kế trên Ruy-băng.
• Nhấp vào Tạo mối quan hệ. Hộp thoại Tạo mối quan hệ xuất hiện.

Trong hộp bên dưới Bảng, Đông được hiển thị. Trong hộp bên dưới Cột, ID Sản phẩm được hiển thị.

• Trong hộp bên dưới Bảng Tra cứu Liên quan, hãy chọn Danh mục Sản phẩm.
• ID sản phẩm xuất hiện trong hộp bên dưới Cột tra cứu có liên quan.
• Nhấp vào nút Tạo.

Dòng biểu thị Mối quan hệ giữa các bảng East và Product Backlog xuất hiện.

• Lặp lại các bước tương tự cho các bảng - Bắc, Nam và Tây. Dòng Mối quan hệ xuất hiện.

Tóm tắt dữ liệu trong các bảng trong mô hình dữ liệu

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tóm tắt dữ liệu bán hàng cho từng sản phẩm ở từng khu vực chỉ trong vài bước.

• Nhấp vào tab Trang chủ.
• Nhấp vào PivotTable.
• Chọn PivotTable từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Tạo PivotTable xuất hiện trong cửa sổ bảng Excel. Chọn Trang tính mới.

Trong một trang tính mới, một PivotTable trống sẽ xuất hiện. Như bạn có thể quan sát, Danh sách Trường chứa tất cả các bảng trong Mô hình Dữ liệu với tất cả các trường được hiển thị.

• Chọn ID sản phẩm từ Bảng 1 (Danh mục sản phẩm).

• Chọn Tổng số tiền từ bốn bảng khác.

• Đối với mỗi trường trong ∑ Giá trị, hãy thay đổi Tên Tùy chỉnh trong Cài đặt Trường Giá trị để hiển thị tên vùng dưới dạng nhãn cột.

Tổng của Tổng số tiền sẽ được thay thế bằng nhãn bạn cung cấp. PivotTable với các giá trị tóm tắt từ tất cả các bảng dữ liệu hiển thị cho bạn kết quả cần thiết.

Thêm dữ liệu vào mô hình dữ liệu

Bạn có thể thêm một bảng dữ liệu mới vào Mô hình Dữ liệu hoặc các hàng dữ liệu mới vào các bảng hiện có trong Mô hình Dữ liệu.

Thêm bảng dữ liệu mới vào Mô hình Dữ liệu bằng các bước sau.

• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.

• Bấm Kết nối Hiện có trong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. Hộp thoại Kết nối Hiện có xuất hiện.

• Nhấp vào tab Bảng. Tên của tất cả các bảng trong sổ làm việc sẽ được hiển thị.

• Bấm vào tên của bảng bạn muốn thêm vào Mô hình Dữ liệu.

Bấm vào nút Mở. Hộp thoại Nhập Dữ liệu xuất hiện.

Như bạn đã biết, trong khi nhập bảng dữ liệu, bảng này sẽ tự động được thêm vào Mô hình Dữ liệu. Bảng mới được thêm vào sẽ xuất hiện trong cửa sổ PowerPivot.

Thêm các hàng dữ liệu mới vào các bảng hiện có trong Mô hình Dữ liệu.

Làm mới Kết nối Dữ liệu. Các hàng dữ liệu mới từ nguồn dữ liệu được thêm vào Mô hình dữ liệu.

Bạn có thể thực hiện phân tích dữ liệu mở rộng bằng PivotTables và tạo ra các báo cáo mong muốn. Việc tích hợp Mô hình Dữ liệu với PivotTable nâng cao cách dữ liệu được đối chiếu, kết nối, tóm tắt và báo cáo. Bạn có thể nhập bảng từ các nguồn dữ liệu bên ngoài và tạo PivotTable với các bảng đã nhập. Điều này tạo điều kiện cho việc cập nhật tự động các giá trị trong PivotTable bất cứ khi nào dữ liệu trong nguồn dữ liệu được kết nối được cập nhật.

Tạo PivotTable để phân tích dữ liệu bên ngoài

Để tạo PivotTable để phân tích dữ liệu bên ngoài -

• Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel.
• Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.
• Bấm Từ Truy cập trong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. Hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu xuất hiện.
• Chọn tệp cơ sở dữ liệu Access.

• Nhấp vào nút Mở. Hộp thoại Chọn Bảng xuất hiện, hiển thị các bảng trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu Access là cơ sở dữ liệu quan hệ và các bảng sẽ tương tự như bảng Excel, ngoại trừ các mối quan hệ tồn tại giữa các bảng đó.

• Chọn hộp Cho phép lựa chọn nhiều bảng.

• Chọn tất cả các bảng. Bấm OK.

Các Import Datahộp thoại xuất hiện. Chọn Báo cáo PivotTable. Tùy chọn này nhập các bảng vào sổ làm việc Excel của bạn và tạo PivotTable để phân tích các bảng đã nhập.

Khi bạn quan sát, hộp kiểm Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu được chọn và tắt, cho biết rằng các bảng sẽ được tự động thêm vào Mô hình Dữ liệu.

Dữ liệu sẽ được nhập và một PivotTable trống sẽ được tạo. Các bảng đã nhập xuất hiện trong danh sách Trường PivotTable.

Khám phá dữ liệu trong nhiều bảng

Bạn có thể phân tích dữ liệu từ nhiều bảng đã nhập bằng PivotTable và đến báo cáo cụ thể mà bạn muốn chỉ trong vài bước. Điều này có thể thực hiện được do các mối quan hệ đã có từ trước giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu nguồn. Khi bạn nhập tất cả các bảng từ cơ sở dữ liệu cùng một lúc, Excel sẽ tạo lại các mối quan hệ trong Mô hình Dữ liệu của nó.

Trong danh sách Trường PivotTable, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng mà bạn đã nhập và các trường trong mỗi bảng đó. Nếu các trường không hiển thị cho bất kỳ bảng nào,

• Bấm vào mũi tên bên cạnh bảng đó trong danh sách Trường PivotTable.
• Các trường trong bảng đó sẽ được hiển thị.

Khám phá dữ liệu bằng PivotTable

Bạn biết cách thêm trường vào PivotTable và kéo trường qua các vùng. Ngay cả khi bạn không chắc chắn về báo cáo cuối cùng mà bạn muốn, bạn có thể thử với dữ liệu và chọn báo cáo thích hợp.

Giả sử bạn muốn có một báo cáo hiển thị như sau:

• Dữ liệu cho năm bộ môn - Bắn cung, Lặn, Đấu kiếm, Trượt băng nghệ thuật và Trượt băng Tốc độ.
• Các khu vực đạt hơn 80 huy chương ở 5 bộ môn này.
• Tổng số huy chương của mỗi trong số năm môn ở mỗi khu vực này.
• Tổng số huy chương cho năm bộ môn ở mỗi khu vực này.

Bạn có thể thấy bạn có thể tạo báo cáo này dễ dàng như thế nào trong vài bước.

Để bắt đầu, hãy tạo PivotTable hiển thị số lượng huy chương ở tất cả các khu vực cho năm bộ môn đã chọn như sau:

• Kéo trường NOC_CountryRegion từ bảng Huy chương vào vùng COLUMNS.

• Kéo Kỷ luật từ bảng Kỷ luật vào vùng ROWS.

• Lọc Kỷ luật để chỉ hiển thị năm ngành mà bạn muốn báo cáo. Điều này có thể được thực hiện trong vùng Trường PivotTable hoặc từ bộ lọc Nhãn Hàng trong chính PivotTable.

• Kéo Huy chương từ bảng Huy chương vào vùng GIÁ TRỊ.

• Kéo Huy chương từ bảng Huy chương vào vùng LỌC.

Bạn sẽ nhận được PivotTable sau:

Khi bạn quan sát, Số lượng Huy chương được hiển thị cho tất cả các khu vực và cho năm ngành mà bạn đã chọn. Tiếp theo, bạn phải tinh chỉnh báo cáo này để chỉ những khu vực có tổng số huy chương lớn hơn 80 mới được hiển thị.

• Bấm vào nút mũi tên ở bên phải Nhãn Cột.

• Nhấp vào Bộ lọc giá trị trong danh sách thả xuống xuất hiện.

• Lựa chọn Greater Than… từ danh sách thả xuống xuất hiện.

Hộp thoại Bộ lọc Giá trị xuất hiện.

Khi bạn quan sát, Số lượng Huy chương và lớn hơn được hiển thị trong các hộp bên dưới Show items for which. Nhập 80 vào hộp bên cạnh hộp chứa lớn hơn và bấm OK.

Giờ đây, PivotTable chỉ hiển thị những khu vực có tổng số huy chương trong năm bộ môn đã chọn lớn hơn 80.

Tạo mối quan hệ giữa các bảng với trường PivotTable

Nếu bạn không nhập các bảng cùng một lúc, nếu dữ liệu từ các nguồn khác nhau hoặc nếu bạn thêm bảng mới vào sổ làm việc của mình, bạn phải tự tạo mối quan hệ giữa các bảng.

Thêm một trang tính mới với một bảng chứa các trường Sport và SportID vào sổ làm việc của bạn.

• Đặt tên bảng - Sports.
• Bấm TẤT CẢ trong danh sách Trường PivotTable trong trang tính PivotTable.

Bạn có thể thấy rằng bảng mới được thêm vào- Thể thao cũng hiển thị trong danh sách Trường PivotTable.

Tiếp theo, thêm trường Sport cũng vào PivotTable như sau:

• Kéo trường Thể thao từ bảng Thể thao sang vùng ROWS. Giá trị Thể thao xuất hiện dưới dạng nhãn Hàng trong PivotTable.

• Một thông báo sẽ xuất hiện trong danh sách Trường PivotTable rằng Mối quan hệ giữa các bảng có thể cần thiết. Nút TẠO xuất hiện bên cạnh thư.

Nhấp vào nút TẠO. Hộp thoại Tạo mối quan hệ xuất hiện.

• Chọn Huy chương trong Bảng.
• Chọn Thể thao trong Cột.
• Chọn Thể thao trong Bảng Liên quan. Thể thao xuất hiện dưới cột liên quan.
• Bấm OK.

Kéo Kỷ luật xuống dưới Sport trong ROWS. Điều này là để xác định cấu trúc phân cấp trong PivotTable. PivotTable hiển thị môn thể thao và nhóm môn tương ứng cho môn thể thao đó.

PowerPivot là một công cụ Phân tích Dữ liệu dễ sử dụng có thể được sử dụng ngay trong Excel. Bạn có thể sử dụng PowerPivot để truy cập và trộn dữ liệu từ hầu như bất kỳ nguồn dữ liệu nào. Bạn có thể tạo các báo cáo hấp dẫn của riêng mình với PowerPivot.

Bạn có thể truy cập các lệnh PowerPivot từ tab PowerPivot trên Ribbon. Bấm vào tab PowerPivot trên ruy-băng. Các lệnh PowerPivot sẽ được hiển thị trên Ruy-băng. Bạn có thể quan sát thấy các lệnh liên quan đến Mô hình Dữ liệu cũng xuất hiện ở đây.

Thêm bảng vào mô hình dữ liệu

Nếu bạn đã nhập các bảng, chúng sẽ được thêm vào Mô hình Dữ liệu. Bạn có thể quản lý Mô hình Dữ liệu từ Ruy-băng PowerPivot. Bạn có thể thêm bảng vào Mô hình Dữ liệu bằng PowerPivot như sau:

• Chèn một trang tính mới vào sổ làm việc của bạn.
• Sao chép dữ liệu từ trang web và dán vào trang tính.
• Tạo một bảng với dữ liệu đã dán.
• Đặt tên bảng là Máy chủ.
• Đổi tên trang tính thành Máy chủ.

• Bấm vào bảng Máy chủ.
• Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
• Bấm Thêm vào Mô hình Dữ liệu trong nhóm Bảng.

Bảng được thêm vào Mô hình Dữ liệu. Cửa sổ PowerPivot xuất hiện. Bạn sẽ tìm thấy Máy chủ lưu trữ bảng trong các bảng Mô hình Dữ liệu.

Xem Bảng trong Mô hình Dữ liệu

• Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
• Nhấp vào Quản lý trong nhóm Mô hình Dữ liệu.

Cửa sổ PowerPivot xuất hiện trong Dạng xem Dữ liệu.

PowerPivot có hai chế độ xem -

• Data View- Nó hiển thị tất cả các bảng trong Mô hình Dữ liệu với các trường được hiển thị trong các cột và dữ liệu dưới dạng bản ghi trong các hàng, với một vùng tính toán bên dưới mỗi bảng. Các tab bảng trông tương tự như các tab trang tính Excel có tên. Bạn có thể di chuyển từ bảng này sang bảng khác bằng cách nhấp vào các tab.

• Diagram View- Nó hiển thị tất cả các bảng dưới dạng hộp với tên bảng là chú thích và các trường được liệt kê trong hộp. Bạn có thể kéo các bảng để căn chỉnh chúng, thay đổi kích thước để hiển thị tất cả các trường và tạo mối quan hệ bằng cách chỉ cần nhấp vào các trường và kết nối chúng bằng các đường.

Bạn sẽ hiểu chi tiết về Chế độ xem sơ đồ và các Mối quan hệ trong các phần sau.

Tại đây, hãy quan sát rằng tất cả các bảng trong Mô hình Dữ liệu đều hiển thị trong cửa sổ PowerPivot, bất kể chúng có hiện diện dưới dạng trang tính trong sổ làm việc hay không.

Xem mối quan hệ giữa các bảng

Bạn chỉ có thể sử dụng dữ liệu từ các bảng khác nhau để phân tích và báo cáo khi các mối quan hệ giữa chúng tồn tại.

Bạn có thể xem mối quan hệ giữa các bảng từ dạng xem sơ đồ trong cửa sổ PowerPivot.

• Nhấp chuột Diagram View bên trong View nhóm.

• Thay đổi kích thước sơ đồ bằng cách sử dụng thanh cuộn để bạn có thể xem tất cả các bảng trong Mô hình Dữ liệu trong sơ đồ.

Tất cả các bảng trong Mô hình Dữ liệu xuất hiện cùng với danh sách trường của chúng. Mối quan hệ giữa các bảng được biểu thị bằng các đường nối chúng.

Tạo mối quan hệ giữa các bảng

Bạn có thể muốn tạo mối quan hệ giữa các bảng - Huy chương và Sự kiện. Để làm điều này, cần có một trường chung trong cả hai bảng và chứa các giá trị duy nhất trong một trong các bảng. Đầu tiên, bạn cần xác minh điều này.

• Bấm Chế độ xem Dữ liệu trong nhóm Chế độ xem.
• Nhấp vào tab Sự kiện để xem bảng Sự kiện.

Bạn có thể quan sát rằng trường DisciplineEvent trong bảng Sự kiện có các giá trị duy nhất (không có giá trị trùng lặp).

Nhấp vào tab Huy chương để xem bảng Huy chương. Trường DisciplineEvent cũng có sẵn trong bảng Huy chương. Do đó, bạn có thể tạo mối quan hệ bằng cách sử dụng trường DisciplineEvent như sau:

• Bấm Dạng xem Sơ đồ trong nhóm Dạng xem.

• Sắp xếp lại các bảng trong dạng xem bằng cách kéo chúng sao cho bảng Sự kiện và bảng Huy chương gần nhau.

• Thay đổi kích thước các bảng để tất cả các trường đều hiển thị.

Bấm vào trường DisciplineEvent trong bảng Sự kiện và Kéo đến trường DisciplineEvent trong bảng Huy chương.

Một dòng xuất hiện giữa bảng Sự kiện và bảng Huy chương, cho biết rằng mối quan hệ đã được thiết lập.

Xem Trường xác định mối quan hệ

Bạn có thể xem trường được sử dụng để tạo mối quan hệ giữa hai bảng.

Nhấp vào đường quan hệ kết nối hai bảng. Đường quan hệ và trường xác định mối quan hệ giữa hai bảng được đánh dấu.

Power View cho phép khám phá dữ liệu tương tác, trực quan hóa và trình bày, khuyến khích báo cáo đặc biệt trực quan. Các tập dữ liệu lớn có thể được phân tích nhanh chóng bằng cách sử dụng các hình ảnh trực quan đa năng. Các hình ảnh hóa dữ liệu cũng có thể được tạo ra một cách linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình bày dữ liệu một cách dễ dàng với một báo cáo Power View duy nhất.

Power View được giới thiệu trong Microsoft Excel 2013. Trước khi bạn bắt đầu phân tích dữ liệu của mình với Power View, hãy đảm bảo rằng phần bổ trợ Power View được bật và có sẵn trên Ribbon.

Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng. Power View sẽ hiển thị trong nhóm Báo cáo.

Tạo báo cáo Power View

Bạn có thể tạo báo cáo Power View từ các bảng trong Mô hình Dữ liệu.

• Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng.
• Nhấp vào Power View trong nhóm Báo cáo.

Opening Power Viewhộp thông báo xuất hiện với thanh trạng thái màu xanh lá cây cuộn ngang. Điều này có thể mất một chút thời gian.

Trang tính Power View được tạo dưới dạng trang tính trong sổ làm việc Excel của bạn. Nó chứa báo cáo Power View trống, ngăn chứa bộ lọc và danh sách Trường Power View hiển thị các bảng trong Mô hình Dữ liệu. Power View xuất hiện dưới dạng tab trên Ribbon trong trang tính Power View.

Power View với các trường được tính toán

Trong Mô hình Dữ liệu của sổ làm việc, bạn có các bảng dữ liệu sau:

• Disciplines
• Events
• Medals

Giả sử bạn muốn hiển thị số huy chương mà mỗi quốc gia đã giành được.

• Chọn các trường NOC_CountryRegion và Huy chương trong bảng Huy chương.

Hai trường này xuất hiện trong FIELDS trong khu vực. Power View sẽ được hiển thị dưới dạng bảng với hai trường được chọn làm cột.

Power View đang hiển thị những huy chương mà mỗi quốc gia đã giành được. Để hiển thị số huy chương mà mỗi quốc gia giành được, các huy chương cần được đếm. Để có trường đếm huy chương, bạn cần thực hiện phép tính trong Mô hình dữ liệu.

• Bấm tab PowerPivot trên ruy-băng.

• Nhấp vào Quản lý trong nhóm Mô hình Dữ liệu. Các bảng trong Mô hình Dữ liệu sẽ được hiển thị.

• Nhấp vào tab Huy chương.

• Trong bảng Huy chương, trong vùng tính toán, trong ô bên dưới cột Huy chương, hãy nhập công thức DAX sau

  Medal Count:=COUNTA([Medal])

Bạn có thể quan sát thấy công thức tính huy chương xuất hiện trên thanh công thức và ở bên trái thanh công thức, tên cột Huy chương được hiển thị.

Bạn sẽ nhận được thông báo Power View rằng Mô hình Dữ liệu đã được thay đổi và nếu bạn nhấp vào OK, các thay đổi sẽ được phản ánh trong Power View của bạn. Bấm OK.

Trong Trang tính Power View, trong danh sách Trường Power View, bạn có thể quan sát những điều sau:

• Bảng Huy chương được thêm vào trường mới.

• Biểu tượng máy tính xuất hiện bên cạnh trường Số lượng huy chương, cho biết rằng đó là trường được tính toán.

• Bỏ chọn trường Huy chương và chọn trường Đếm huy chương.

Bảng Power View của bạn hiển thị quốc gia số huy chương khôn ngoan.

Lọc Power View

Bạn có thể lọc các giá trị được hiển thị trong Power View bằng cách xác định tiêu chí bộ lọc.

• Nhấp vào tab BẢNG trong Bộ lọc.

• Nhấp vào Số lượng huy chương.

• Nhấp vào biểu tượng Chế độ tệp phạm vi ở bên phải của Tổng số huy chương.

• Lựa chọn là greater than hoặc là equal to từ danh sách thả xuống trong hộp bên dưới Hiển thị các mục có giá trị.

• Nhập 1000 vào ô bên dưới.

• Nhấp vào áp dụng bộ lọc.

Bên dưới tên trường - Số huy chương, lớn hơn hoặc bằng 1000 sẽ xuất hiện. Power View sẽ chỉ hiển thị những bản ghi có Số lượng huy chương> = 1000.

Hình ảnh hóa Power View

Trong trang Power View, hai tab - POWER VIEW và DESIGN xuất hiện trên Ribbon.

Nhấn vào DESIGN Bạn sẽ tìm thấy một số lệnh trực quan hóa trong nhóm Chuyển đổi trực quan hóa trên Ribbon.

Bạn có thể nhanh chóng tạo một số trực quan hóa dữ liệu khác nhau phù hợp với dữ liệu của mình bằng Power View. Các hình ảnh trực quan có thể có là các loại Bảng, Ma trận, Thẻ, Bản đồ, Biểu đồ như Biểu đồ Thanh, Cột, Phân tán, Đường, Hình tròn và Bong bóng và tập hợp nhiều biểu đồ (biểu đồ có cùng trục).

Để khám phá dữ liệu bằng cách sử dụng các hình ảnh trực quan này, bạn có thể bắt đầu trên trang Power View bằng cách tạo một bảng, đây là hình ảnh trực quan mặc định và sau đó dễ dàng chuyển đổi nó thành các hình ảnh trực quan khác, để tìm bảng minh họa tốt nhất cho Dữ liệu của bạn. Bạn có thể chuyển đổi một trực quan hóa Power View sang một trực quan hóa khác, bằng cách chọn một trực quan hóa từ nhóm Chuyển đổi trực quan hóa trên Ribbon.

Cũng có thể có nhiều hình ảnh hóa trên cùng một trang Power View để bạn có thể đánh dấu các trường quan trọng.

Trong các phần bên dưới, bạn sẽ hiểu cách bạn có thể khám phá dữ liệu trong hai hình thức trực quan - Ma trận và Thẻ. Bạn sẽ biết về cách khám phá dữ liệu với các hình ảnh hóa Power View khác trong các chương sau.

Khám phá dữ liệu với Hình ảnh hóa ma trận

Trực quan hóa ma trận tương tự như trực quan hóa bảng ở chỗ nó cũng chứa các hàng và cột dữ liệu. Tuy nhiên, ma trận có các tính năng bổ sung -

• Nó có thể được thu gọn và mở rộng theo hàng và / hoặc cột.
• Nếu nó chứa một hệ thống phân cấp, bạn có thể đi sâu vào / đi sâu hơn.
• Nó có thể hiển thị tổng và tổng phụ theo cột và / hoặc hàng.
• Nó có thể hiển thị dữ liệu mà không có giá trị lặp lại.

Bạn có thể thấy những khác biệt này trong các dạng xem bằng cách đặt Trực quan hóa bảng và Trực quan hóa ma trận của cùng một dữ liệu cạnh nhau trong Power View.

• Chọn các trường - Thể thao, Kỷ luật và Sự kiện. Bảng đại diện cho các trường này xuất hiện trong Power View.

Như bạn quan sát, có nhiều môn cho mọi môn thể thao và nhiều sự kiện cho mọi môn. Bây giờ, hãy tạo một trực quan hóa Power View khác ở bên phải của trực quan hóa Bảng này như sau:

• Bấm vào trang tính Power View trong không gian bên phải của Bảng.
• Chọn các trường - Thể thao, Kỷ luật và Sự kiện.

Một Bảng khác đại diện cho các trường này xuất hiện trong Power View, ở bên phải của Bảng trước đó.

• Nhấp vào Bảng bên phải.
• Bấm vào tab THIẾT KẾ trên Ruy-băng.
• Bấm Bảng trong nhóm Hình ảnh hóa Chuyển đổi.
• Chọn Ma trận từ danh sách thả xuống.

Bảng bên phải trong Power View được chuyển đổi thành Ma trận.

Bảng bên trái liệt kê các môn thể thao và kỷ luật cho mỗi và mọi sự kiện, trong khi ma trận bên phải liệt kê mỗi môn thể thao và kỷ luật chỉ một lần. Vì vậy, trong trường hợp này, trực quan hóa Ma trận cung cấp cho bạn một định dạng toàn diện, nhỏ gọn và dễ đọc cho dữ liệu của bạn.

Giờ đây, bạn có thể khám phá dữ liệu để tìm các quốc gia đã ghi được hơn 300 huy chương. Bạn cũng có thể tìm các môn thể thao tương ứng và có tổng phụ.

• Chọn các trường NOC_CountryRegion, Thể thao và Số huy chương trong cả Hình ảnh hóa bảng và ma trận.

• Trong Bộ lọc, chọn bộ lọc cho Bảng và đặt tiêu chí lọc lớn hơn hoặc bằng 300.

• Nhấp vào áp dụng bộ lọc.

• Cũng đặt bộ lọc tương tự thành Ma trận. Nhấp vào áp dụng bộ lọc.

Một lần nữa, bạn có thể thấy rằng trong chế độ xem Ma trận, kết quả là rõ ràng.

Khám phá dữ liệu bằng hình ảnh hóa thẻ

Trong hình ảnh hóa thẻ, bạn sẽ có một loạt ảnh chụp nhanh hiển thị dữ liệu từ mỗi hàng trong bảng, được trình bày giống như thẻ chỉ mục.

• Nhấp vào Hình ảnh hóa ma trận ở bên phải trong dạng xem Power.
• Bấm Bảng trong nhóm Hình ảnh hóa Chuyển đổi.
• Chọn Thẻ từ danh sách thả xuống.

Hình ảnh hóa ma trận được chuyển đổi thành Hình ảnh hóa thẻ.

Bạn có thể sử dụng chế độ xem Thẻ để trình bày dữ liệu được đánh dấu một cách toàn diện.

Mô hình dữ liệu và Power View

Sổ làm việc có thể chứa các kết hợp sau của Mô hình Dữ liệu và Power View.

• Mô hình Dữ liệu nội bộ trong sổ làm việc của bạn mà bạn có thể sửa đổi trong Excel, trong PowerPivot và thậm chí trong trang tính Power View.

• Chỉ một Mô hình Dữ liệu nội bộ trong sổ làm việc của bạn, trên đó bạn có thể làm cơ sở cho một trang tính Power View.

• Nhiều trang tính Power View trong sổ làm việc của bạn, với mỗi trang tính dựa trên một Mô hình Dữ liệu khác nhau.

Nếu bạn có nhiều trang tính Power View trong sổ làm việc của mình, bạn chỉ có thể sao chép hình ảnh trực quan từ trang này sang trang khác nếu cả hai trang đều dựa trên cùng một Mô hình Dữ liệu.

Tạo Mô hình Dữ liệu từ Trang tính Power View

Bạn có thể tạo và / hoặc sửa đổi Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của mình từ trang tính Power View như sau:

Bắt đầu với một sổ làm việc mới chứa dữ liệu Người bán hàng và dữ liệu Bán hàng trong hai trang tính.

• Tạo bảng từ phạm vi dữ liệu trong trang tính Người bán hàng và đặt tên là Người bán hàng.

• Tạo bảng từ phạm vi dữ liệu trong trang tính Bán hàng và đặt tên là Bán hàng.

Bạn có hai bảng - Nhân viên bán hàng và Bán hàng trong sổ làm việc của bạn.

• Bấm vào bảng Bán hàng trong bảng Doanh số.
• Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng.
• Nhấp vào Power View trong nhóm Báo cáo.

Trang tính Power View sẽ được tạo trong sổ làm việc của bạn.

Bạn có thể quan sát thấy rằng trong danh sách Trường Power View, cả hai bảng trong sổ làm việc đều được hiển thị. Tuy nhiên, trong Power View, chỉ các trường bảng hiện hoạt (Bán hàng) mới được hiển thị vì chỉ các trường bảng dữ liệu hiện hoạt mới được chọn trong danh sách Trường.

Bạn có thể quan sát thấy rằng trong Power View, ID nhân viên bán hàng được hiển thị. Giả sử bạn muốn hiển thị tên Nhân viên bán hàng thay thế.

Trong danh sách Trường Power View, hãy thực hiện các thay đổi sau.

• Bỏ chọn trường ID nhân viên bán hàng trong bảng nhân viên bán hàng.
• Chọn trường Nhân viên bán hàng trong bảng Nhân viên bán hàng.

Vì bạn không có Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc, không có mối quan hệ nào tồn tại giữa hai bảng. Không có dữ liệu nào được hiển thị trong Power View. Excel hiển thị các thông báo hướng dẫn bạn phải làm gì.

Nút CREATE cũng sẽ được hiển thị. Nhấp vào nút TẠO.

Các Create Relationship hộp thoại mở ra trong chính Trang tính Power View.

• Tạo mối quan hệ giữa hai bảng bằng cách sử dụng trường ID nhân viên bán hàng.

Không cần rời khỏi trang tính Power View, bạn đã tạo thành công như sau:

• Mô hình Dữ liệu nội bộ với hai bảng và
• Mối quan hệ giữa hai bảng.

Trường Nhân viên bán hàng xuất hiện trong Power View cùng với dữ liệu Bán hàng.

• Giữ lại các trường Khu vực, Nhân viên bán hàng và ∑ Số tiền đặt hàng theo đơn hàng đó trong khu vực FIELDS.

• Chuyển đổi Power View thành Matrix Visualization.

• Kéo trường Tháng vào vùng TILE BY. Hình ảnh hóa ma trận xuất hiện như sau:

Khi bạn quan sát, đối với mỗi khu vực, Nhân viên bán hàng của khu vực đó và tổng Số tiền đặt hàng được hiển thị. Tổng phụ được hiển thị cho từng khu vực. Màn hình hiển thị theo tháng như được chọn trong ô phía trên chế độ xem. Khi bạn chọn tháng trong ô, dữ liệu của tháng đó sẽ được hiển thị.

Trong Power View, bạn có một số tùy chọn Biểu đồ: Hình tròn, Cột, Thanh, Đường, Phân tán và Bong bóng. Biểu đồ trong Power View có tính tương tác. Nếu bạn nhấp vào một giá trị trong một biểu đồ -

• Giá trị đó trong biểu đồ đó được đánh dấu.
• Giá trị đó trong tất cả các biểu đồ khác trong Power View cũng được đánh dấu.
• Tất cả các bảng, ma trận và ô xếp trong Power View đều được lọc theo giá trị đó.

Do đó, Biểu đồ Power View đóng vai trò là công cụ phân tích dữ liệu hình ảnh, tương tác. Hơn nữa, các biểu đồ cũng tương tác trong cài đặt trình bày, điều này sẽ cho phép bạn làm nổi bật kết quả phân tích.

Khám phá với Biểu đồ Đường

Bạn có thể sử dụng Biểu đồ đường để so sánh các điểm dữ liệu trong một hoặc nhiều chuỗi dữ liệu. Biểu đồ đường phân phối đồng đều dữ liệu danh mục dọc theo trục ngang (danh mục) và tất cả dữ liệu giá trị số dọc theo trục dọc (giá trị).

Giả sử bạn muốn hiển thị Tổng số huy chương cho mỗi quốc gia.

• Tạo Power View với các trường NOC_CountryRegion và Số huy chương được chọn. Theo mặc định, Bảng sẽ được hiển thị.

• Nhấp vào Bảng.

• Bấm Biểu đồ Khác trong nhóm Hình ảnh hóa Chuyển đổi.

• Chọn Dòng từ danh sách thả xuống. Biểu đồ Đường sẽ được hiển thị trong Power View.

• Nhấp vào trục Đường hoặc Danh mục (trục x).

• Kéo sang trái hoặc phải. Danh mục ở bên trái hoặc bên phải sẽ được hiển thị và Biểu đồ đường sẽ được hiển thị tương ứng.

• Đặt con trỏ vào bất kỳ điểm dữ liệu nào trên dòng.

Các giá trị tương ứng với điểm dữ liệu đó sẽ được hiển thị tại điểm đó.

Khám phá với Biểu đồ thanh

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Thanh để so sánh các điểm dữ liệu trong một hoặc nhiều chuỗi dữ liệu. Trong biểu đồ Thanh, các danh mục được sắp xếp theo trục tung và các giá trị dọc theo trục hoành. Trong Power View, có ba loại biểu đồ thanh:

• Thanh xếp chồng.
• 100% Thanh xếp chồng lên nhau.
• Thanh cụm.

Bạn có thể chuyển đổi Hình ảnh hóa bảng thành Trực quan hóa biểu đồ thanh như sau:

• Tạo hai hình ảnh hóa Bảng cạnh nhau.
• Nhấp vào Bảng bên phải.
• Bấm Biểu đồ Thanh trong nhóm Hình ảnh hóa Chuyển đổi.
• Nhấp vào Thanh xếp chồng.

Hình ảnh hóa bảng ở bên phải được chuyển đổi thành Hình ảnh hóa biểu đồ thanh. Khi bạn quan sát, các giá trị trục y được sắp xếp theo giá trị danh mục theo thứ tự tăng dần.

• Đưa con trỏ lên trên Biểu đồ thanh. Bạn sẽ tìm thấy - sắp xếp theo NOC_CountryRegion asc.

• Nhấp vào NOC_CountryRegion. Nó được đổi thành Số lượng huy chương.

• Nhấp vào asc. Nó được thay đổi thành desc. Bạn sẽ thấy rằng Biểu đồ thanh được sắp xếp theo Số lượng huy chương giảm dần.

• Nhấp vào Thanh có Danh mục GER. Chỉ Thanh đó mới được đánh dấu.

• Với phím Ctrl được nhấn, hãy nhấp vào Thanh có Danh mục FRA và ITA. Các thanh cho GER, FRA và ITA sẽ được đánh dấu.

• Bảng bên trái cũng chỉ hiển thị các giá trị cho ba Danh mục này.

Trong cả hai hình ảnh trực quan, hãy bấm vào trường Giới tính cũng trong danh sách Trường Power View.

Nhấp vào phần bên trái của Thanh - GER. Nó được đánh dấu. Trong Bảng, chỉ thông tin cho GER và Nam sẽ được hiển thị.

Note - Bạn không thể thực hiện nhiều lựa chọn trong trường hợp này.

Khám phá với Biểu đồ cột

Bạn có thể sử dụng Biểu đồ cột để hiển thị các thay đổi dữ liệu trong một khoảng thời gian hoặc để minh họa so sánh giữa các mục. Trong biểu đồ Cột, danh mục nằm dọc theo trục hoành và các giá trị dọc theo trục tung.

Trong Power View, có ba loại biểu đồ cột:

• Cột xếp chồng.
• 100% cột xếp chồng.
• Cột được cụm.

Bạn có thể chuyển đổi Hình ảnh hóa bảng thành Trực quan hóa biểu đồ cột như sau:

• Tạo hai hình ảnh hóa Bảng cạnh nhau.
• Nhấp vào Bảng bên phải.
• Bấm Biểu đồ Cột trong nhóm Hình ảnh hóa Chuyển đổi.
• Nhấp vào Cột xếp chồng.

Hình ảnh hóa bảng ở bên phải được chuyển đổi thành Trực quan hóa biểu đồ thanh. Khi bạn quan sát, các giá trị trục x được sắp xếp theo giá trị danh mục theo thứ tự tăng dần.

• Đưa con trỏ lên phía trên biểu đồ Cột. Bạn sẽ tìm thấy - sắp xếp theo NOC_CountryRegion asc.

• Nhấp vào NOC_CountryRegion. Nó được đổi thành Số lượng huy chương.

• Bấm vào asc. Nó được thay đổi thành desc. Bạn sẽ thấy rằng Biểu đồ cột được sắp xếp theo Số lượng huy chương giảm dần.

Nhấp vào phần dưới của Thanh có Danh mục GER. Nó được đánh dấu.

Trong Bảng, chỉ thông tin cho GER và Nam sẽ được hiển thị.

Khám phá với Biểu đồ hình tròn đơn giản

Biểu đồ hình tròn trong Power View đơn giản hoặc phức tạp. Bạn sẽ học các biểu đồ hình tròn đơn giản trong phần này. Bạn sẽ học các biểu đồ Pie tinh vi trong phần tiếp theo.

Bắt đầu với việc tạo biểu đồ Hình tròn như sau:

• Thay đổi kích thước biểu đồ Cột xếp chồng và di chuyển nó lên trên.
• Tạo một hình ảnh hóa Bảng khác bên dưới biểu đồ Cột Xếp chồng.
• Nhấp vào Bảng mới.
• Bấm Biểu đồ Khác trong nhóm Hình ảnh hóa Chuyển đổi.
• Chọn Hình tròn.

Hình ảnh hóa bảng bên dưới biểu đồ Cột xếp chồng được chuyển đổi thành Hình ảnh hóa biểu đồ hình tròn. Khi bạn quan sát, có quá nhiều lát cắt trong biểu đồ Hình tròn vì có nhiều danh mục (quốc gia). Lưu ý rằng biểu đồ Hình tròn chỉ hoạt động tốt khi số lượng danh mục là 8 hoặc ít hơn.

Bạn có thể giảm số lượng danh mục bằng cách lọc các giá trị như sau:

• Đặt bộ lọc là Tổng số huy chương lớn hơn hoặc bằng 1300 trong -
  • Hình ảnh hóa bảng
  • Hình ảnh hóa biểu đồ cột
  • Hình ảnh hóa biểu đồ hình tròn

Note - Bạn phải xác định và áp dụng bộ lọc cho từng hình ảnh trực quan riêng biệt.

Bây giờ, bạn có Hình ảnh hóa biểu đồ hình tròn đơn giản, trong đó số lượng Huy chương được hiển thị theo kích thước Hình tròn và các quốc gia theo màu sắc.

Nhấp vào lát bánh. Phần đó được đánh dấu và những phần khác bị xám. Cột tương ứng trong biểu đồ Cột cũng được đánh dấu. Trong bảng, chỉ các giá trị tương ứng với lát bánh được đánh dấu mới được hiển thị.

Khám phá với Biểu đồ Hình tròn Tinh vi

Bạn có thể làm cho Hình ảnh hóa biểu đồ hình tròn của mình trở nên tinh vi bằng cách thêm nhiều tính năng hơn. Bạn có thể làm một chiếc bánh nướng -

• Xem chi tiết khi bạn nhấp đúp vào một lát hoặc
• Hiển thị các lát phụ trong các lát màu lớn hơn.

Biểu đồ hình tròn đi sâu xuống khi bạn nhấp đúp vào một lát

• Trong biểu đồ Hình tròn, trong danh sách Trường Power View, hãy kéo trường Giới tính vào vùng COLOR, bên dưới trường NOC_CountryRegion. Điều này có nghĩa là bạn có hai danh mục.

• Trong Bảng, bao gồm cả Giới tính trong danh sách Trường.

Power View của bạn trông như sau:

Khi bạn quan sát, có một lát cắt duy nhất với một màu cho mỗi danh mục - quốc gia.

Trên biểu đồ Hình tròn, nhấp đúp vào lát Hoa Kỳ.

Biểu đồ hình tròn trong Power View của bạn sẽ được thay đổi để hiển thị các giá trị theo Giới tính, là danh mục thứ hai, cho danh mục đã chọn (Hoa Kỳ). Màu của biểu đồ hình tròn hiện hiển thị phần trăm của trường thứ hai, tức là Giới tính, được lọc cho màu hình tròn mà bạn đã nhấp đúp. Nói cách khác, biểu đồ Hình tròn đã được đào sâu. Khi bạn quan sát, một mũi tên nhỏ xuất hiện ở góc trên cùng bên phải của Biểu đồ hình tròn. Nếu bạn đặt chuột lên nó, mũi tên được tô sáng và Drill up sẽ được hiển thị.

Nhấp vào mũi tên khoan lên. Biểu đồ hình tròn trở lại trạng thái trước đó của nó.

Biểu đồ hình tròn hiển thị các lát phụ trong các lát màu lớn hơn

Trong biểu đồ Hình tròn, trong danh sách Trường Power View, hãy kéo trường Giới tính từ vùng COLOR sang vùng SLICES.

Power View của bạn trông như sau:

Như bạn có thể thấy, trong biểu đồ Hình tròn, có hai lát cùng màu cho danh mục Hoa Kỳ.

Nhấp vào một trong những lát này.

Bạn sẽ có thể thấy những thay đổi sau trong Power View -

• Phần đã chọn được đánh dấu và các phần khác bị xám hoặc ngừng hoạt động.
• Thanh cho danh mục Hoa Kỳ hiển thị số lượng huy chương cho lát đã chọn.
• Bảng hiển thị các giá trị cho lát đã chọn.

• Nhấp vào lát khác. Bạn có thể quan sát những thay đổi như đã cho ở trên cho phần đã chọn này.

Khám phá với Biểu đồ phân tán

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Phân tán để hiển thị nhiều dữ liệu liên quan trong một biểu đồ. Trong biểu đồ phân tán, trục x hiển thị một trường số và trục y hiển thị một trường khác, giúp dễ dàng xem mối quan hệ giữa hai giá trị cho tất cả các mục trong biểu đồ.

Để tạo Hình ảnh hóa biểu đồ phân tán, hãy tiến hành như sau:

• Thêm các trường Thể thao, Số huy chương và Sự kiện vào Bảng.

• Bấm vào mũi tên bên cạnh Sự kiện trong danh sách Trường Power View. Nhấp vào Đếm (Riêng biệt). Trường Sự kiện thay đổi thành trường số Số lượng Sự kiện. Do đó, bạn có một trường danh mục - Thể thao và hai trường số - Số huy chương và Số sự kiện.

• Nhấp chuột Other Chart trong nhóm Hình ảnh hóa chuyển đổi.

• Nhấp chuột Scatter.

Bạn sẽ nhận được Hình ảnh hóa biểu đồ phân tán, với các điểm dữ liệu được hiển thị dưới dạng các vòng tròn có cùng kích thước, cho biết giá trị Tổng số sự kiện và Tổng số huy chương có liên quan như thế nào đối với từng môn thể thao.

• Nhấp vào tab LAYOUT trên Ribbon.
• Nhấp vào Nhãn dữ liệu trong nhóm Nhãn.
• Chọn Ngay từ danh sách thả xuống. Các nhãn Dữ liệu xuất hiện cho các điểm dữ liệu.

Môn thể thao Vật có số lượng huy chương ít hơn so với môn Thể thao dưới nước có số huy chương nhiều hơn trong số môn thi đấu ít hơn.

Khám phá với Biểu đồ bong bóng

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Bong bóng để hiển thị nhiều dữ liệu liên quan trong một biểu đồ. Trong Biểu đồ bong bóng, trục x hiển thị một trường số và trục y hiển thị một trường khác, giúp dễ dàng xem mối quan hệ giữa hai giá trị cho tất cả các mục trong biểu đồ. Trường số thứ ba kiểm soát kích thước của các điểm dữ liệu.

Để tạo Hình ảnh hóa biểu đồ bong bóng, hãy tiến hành như sau:

• Kéo số lượng huy chương vào kích thước.
• Kéo NOC_CountryRegion đến ∑ X-VALUE. Biểu đồ phân tán được chuyển đổi thành biểu đồ Bong bóng.

Khi bạn quan sát, kích thước của mỗi bong bóng cho biết số lượng huy chương. Các nhãn dữ liệu hiển thị Thể thao.

Khám phá với màu sắc

Bạn cũng có thể tô màu các bong bóng theo một danh mục như sau:

• Kéo trường NOC_CountryRegion vào vùng COLOR trong danh sách Trường Power View.
• Kéo trường DiscipleEvent đến ∑ X-VALUES.

Khi bạn quan sát, Chú giải hiển thị các giá trị của danh mục nằm trong vùng MÀU SẮC và các màu tương ứng. Các nhãn dữ liệu tương ứng với danh mục trong khu vực DETAILS. Kích thước của các điểm dữ liệu bằng diện tích ∑ SIZE.

Tiếp theo, bạn có thể thấy cách chọn một danh mục trong Chú giải thay đổi hình ảnh -

Nhấp vào một giá trị trong Chú giải. Chỉ các điểm dữ liệu của màu đó (tức là tương ứng với giá trị đó) mới được tô sáng. Tất cả các điểm dữ liệu khác sẽ bị hủy kích hoạt.

Khi bạn quan sát, tất cả các môn thể thao tương ứng với quốc gia đã chọn sẽ được hiển thị và kích thước của mỗi bong bóng thể hiện số lượng huy chương.

Nếu bạn muốn biết chi tiết của một điểm dữ liệu -

• Đánh dấu điểm dữ liệu chỉ bằng cách nhấp vào bong bóng đó.
• Đặt con trỏ vào điểm dữ liệu đó.

Chỉ bong bóng đó được tô sáng và phần còn lại của bong bóng chuyển sang màu xám. Tất cả thông tin về điểm dữ liệu đó sẽ được hiển thị trong một hộp bên cạnh điểm dữ liệu.

Khám phá với Play Axis

Bạn có thể hình dung các thay đổi dữ liệu trong một khoảng thời gian bằng cách sử dụng Play Axis như sau:

• Kéo trường Phiên bản trong danh sách Trường Power View vào khu vực CHƠI TRỤC.

Dòng thời gian có nút Phát được chèn vào hình ảnh hóa biểu đồ Bong bóng của bạn. Bạn có thể điều chỉnh dòng thời gian bằng cách lọc các giá trị trường Phiên bản trong Bộ lọc. Điều này sẽ hữu ích nếu bạn muốn tập trung vào một phạm vi thời gian cụ thể hoặc nếu mốc thời gian quá rộng.

• Điều chỉnh dòng thời gian bằng cách lọc trường Phiên bản trong Bộ lọc và chọn khoảng giá trị thời gian.

• Nhấp vào nút Phát. Các bong bóng di chuyển, phát triển và thu nhỏ để hiển thị cách các giá trị thay đổi dựa trên trục phát. Một đường dọc nhỏ xuất hiện trên dòng thời gian di chuyển trên dòng thời gian. Thời gian tại thời điểm đó cũng được hiển thị.

Bạn có thể tạm dừng bất kỳ lúc nào để nghiên cứu dữ liệu chi tiết hơn.

Bạn có thể sử dụng bản đồ để hiển thị dữ liệu của mình trong bối cảnh địa lý. Bản đồ trong Power View sử dụng các ô bản đồ Bing, vì vậy bạn có thể thu phóng và xoay như cách bạn làm với bất kỳ bản đồ Bing nào khác. Để làm cho bản đồ hoạt động, Power View phải gửi dữ liệu tới Bing thông qua kết nối web bảo mật để mã hóa địa lý. Vì vậy, nó yêu cầu bạn kích hoạt nội dung. Thêm vị trí và giá trị đặt các dấu chấm trên bản đồ. Giá trị càng lớn thì dấu chấm càng lớn. Khi bạn thêm một chuỗi nhiều giá trị, bạn sẽ có biểu đồ hình tròn trên bản đồ, với kích thước của biểu đồ hình tròn hiển thị kích thước của tổng số.

Khám phá dữ liệu với các trường địa lý

Bạn có thể tạo Hình ảnh hóa bản đồ Power View nếu dữ liệu của bạn có trường địa lý như Quốc gia / Vùng, Bang / Tỉnh hoặc Thành phố.

Để tạo hình ảnh bản đồ cho số lượng huy chương, quốc gia khôn ngoan tiến hành như sau:

• Tạo trang tính Power View mới từ tab INSERT trên Ribbon.

• Kéo các trường NOC_CountryRegion và Tổng số huy chương trong danh sách Trường Power View vào Power View. Một Bảng có hai trường này được tạo.

Vì vậy, bạn có một trường địa lý và một trường số.

• Bấm vào tab THIẾT KẾ trên Ruy-băng.
• Nhấp vào Bản đồ trong nhóm Hình ảnh hóa chuyển đổi.

Trực quan hóa Bảng chuyển đổi thành Trực quan hóa Bản đồ.

Khi bạn quan sát, Power View tạo một bản đồ với một dấu chấm đại diện cho từng vị trí địa lý. Kích thước của dấu chấm là giá trị của trường số tương ứng, là số lượng huy chương trong trường hợp này. Hơn nữa, trong danh sách Trường Power View, trường Địa lý sẽ nằm trong vùng Vị trí và trường Số sẽ nằm trong vùng ∑ SIZE.

Để hiển thị thêm thông tin về một điểm dữ liệu, bạn có thể thực hiện một trong các thao tác sau:

• Nếu bạn đặt con trỏ vào một dấu chấm trên bản đồ, một hộp sẽ xuất hiện hiển thị tên vị trí địa lý và giá trị số tương ứng.

• Nếu bạn nhấp vào một chấm trên bản đồ, chấm cụ thể đó sẽ được đánh dấu.

Biểu đồ hình tròn làm điểm dữ liệu

Giả sử bạn cũng muốn thêm một trường khác vào trực quan hóa bản đồ. Ví dụ: bạn có thể muốn hiển thị chi tiết về các huy chương, viz. các loại huy chương - Vàng, Bạc và Đồng. Bạn có thể thực hiện như sau:

• Kéo huy chương trường từ danh sách Trường Power View vào vùng MÀU.

Các dấu chấm được chuyển đổi thành biểu đồ Hình tròn. Chú giải cho Huy chương xuất hiện hiển thị các loại huy chương và màu sắc tương ứng. tức là, mỗi màu trong biểu đồ Hình tròn đại diện cho loại huy chương.

Bạn có thể quan sát rằng kích thước của biểu đồ Hình tròn tương ứng với số lượng huy chương và kích thước của mỗi lát trong biểu đồ Hình tròn tương ứng với số lượng của loại huy chương đó.

Đánh dấu một điểm dữ liệu

Bây giờ, bạn có thể lọc dữ liệu của mình và đánh dấu một điểm dữ liệu quan trọng như sau:

• Trong vùng Bộ lọc, đặt Tổng số huy chương để chỉ hiển thị các giá trị lớn hơn hoặc bằng 300.

• Áp dụng bộ lọc. Bản đồ phóng to và chỉ hiển thị các giá trị đã lọc.

Đặt con trỏ vào dấu chấm đại diện cho Vương quốc Anh. Dấu chấm được đánh dấu và thu phóng. Chi tiết của biểu đồ Hình tròn sẽ được hiển thị.

Như bạn có thể thấy, số huy chương vàng của Vương quốc Anh là 514. Bạn có thể tìm số huy chương cho bạc và đồng bằng cách đặt con trỏ vào các lát đó.

Đánh dấu một lát hình tròn trong một điểm dữ liệu

Tiếp theo, bạn có thể muốn làm nổi bật số huy chương vàng của Vương quốc Anh.

• Đặt con trỏ trên lát cắt có màu đỏ (vì bạn có thể nhận ra rằng màu đỏ tượng trưng cho vàng trong Chú giải). Nhấp vào nó.

Pie Slice đó sẽ được đánh dấu. Các lát khác trong biểu đồ Hình tròn đó và tất cả các biểu đồ Hình tròn khác sẽ bị vô hiệu hóa.

Đặt con trỏ vào dấu chấm một lần nữa. Dấu chấm được phóng to. Lát đại diện cho vàng sẽ được tô sáng. Các chi tiết của lát cắt sẽ được hiển thị.

Bội số, còn được gọi là Biểu đồ Trellis là một loạt các biểu đồ có trục X và Y giống hệt nhau. Bạn có thể sắp xếp các Multiples cạnh nhau để so sánh nhiều giá trị khác nhau một cách dễ dàng cùng một lúc.

• Bạn có thể có Biểu đồ đường, Biểu đồ hình tròn, Biểu đồ thanh và Biểu đồ cột dưới dạng Bội số.
• Bạn có thể sắp xếp các Bội số theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Biểu đồ đường dưới dạng bội số

Bạn có thể muốn hiển thị số huy chương theo năm cho từng Khu vực. Đầu tiên, bạn cần phải có Năm lĩnh vực. Để có được trường này, bạn cần có một cột được tính toán như sau:

• Bấm vào tab Huy chương trong Chế độ xem Dữ liệu của Mô hình Dữ liệu (trong cửa sổ PowerPivot).
• Bấm vào ô đầu tiên ở cột ngoài cùng bên phải với tiêu đề Thêm cột.
• Kiểu =YEAR ([Edition]) trong thanh công thức và nhấn Enter.

Một cột mới có tiêu đề CalculatedColumn1 được tạo với các giá trị tương ứng với các giá trị Năm trong cột Phiên bản.

Nhấp vào tiêu đề và đổi tên nó thành Năm.

• Đóng cửa sổ PowerPivot. Mô hình Dữ liệu được cập nhật. Trường mới - ∑ Năm xuất hiện trong danh sách Trường Power View.

• Tạo Bảng trong Power View với các trường NOC_CountryRegion, Đếm năm và Đếm huy chương, bằng cách kéo các trường.

• Chuyển đổi Bảng thành Biểu đồ đường trong Power View.
• Xóa trường NOC_CountryRegion. Biểu đồ đường xuất hiện với Số lượng huy chương theo năm.

Như bạn có thể quan sát, Năm nằm trong khu vực TRỤC và Số huy chương nằm trong khu vực ∑ GIÁ TRỊ trong danh sách Trường Power View. Trong biểu đồ Đường, giá trị Năm nằm trên trục X và số huy chương trên trục Y.

Bây giờ, bạn có thể tạo trực quan hóa Multiples với biểu đồ Đường, như sau:

• Kéo trường NOC_CountryRegion vào vùng VERTICAL MULTIPLES trong danh sách Trường Power View.
• Nhấp vào tab LAYOUT trên Ribbon.
• Bấm Chiều cao Lưới trong nhóm Bội số.
• Nhấp vào một giá trị trong danh sách thả xuống.

• Bấm Chiều rộng Lưới trong nhóm Bội số.
• Nhấp vào một giá trị từ danh sách thả xuống.

Bạn sẽ nhận được Hình ảnh hóa bội số với biểu đồ Đường được sắp xếp dưới dạng lưới, với mỗi Biểu đồ đường đại diện cho một quốc gia (NOC_CountryRegion).

Bội số dọc

Như bạn đã biết, bạn đã đặt trường NOC_CountryRegion trong vùng VERTICAL MULTIPLES. Do đó, hình ảnh trực quan mà bạn có là trực quan Dọc. Bạn có thể quan sát những điều sau trong biểu đồ ở trên.

• Một biểu đồ đường cho mỗi danh mục được đặt trong khu vực VERTICAL MULTIPLES, trong trường hợp này - quốc gia.

• Chiều cao lưới và chiều rộng lưới mà bạn đã chọn xác định số hàng và số cột cho các Bội số.

• Trục x chung cho tất cả các bội số.

• Một trục y tương tự cho mỗi hàng của bội số.

• Một thanh cuộn dọc ở phía bên phải có thể được sử dụng để kéo các hàng của Biểu đồ đường lên và xuống, để hiển thị các Biểu đồ đường khác.

Bội số ngang

Bạn cũng có thể có Hình ảnh hóa bội số với Bội số theo chiều ngang như sau:

• Kéo trường NOC_CountryRegion vào vùng VERTICAL MULTIPLES.
• Bấm vào tab Bố trí trên Ruy-băng.
• Chọn các giá trị cho Chiều cao Lưới và Chiều rộng Lưới trong nhóm Bội số.

Bạn sẽ nhận được hình dung về Bội số theo chiều ngang như sau:

Bạn có thể quan sát những điều sau trong biểu đồ trên:

• Một biểu đồ đường cho mỗi danh mục được đặt trong khu vực NGANG MULTIPLES, trong trường hợp này là quốc gia.

• Chiều cao lưới mà bạn đã chọn xác định chiều cao của biểu đồ Đường, không giống như số hàng của biểu đồ Đường như trường hợp trong BIỂU ĐỒ CHỨNG MINH. Nói cách khác, có một hàng Biểu đồ đường với chiều cao được xác định bởi Chiều cao lưới được chọn.

• Chiều rộng lưới mà bạn đã chọn xác định số cột của Biểu đồ đường trong hàng.

• Trục x chung cho tất cả các bội số.

• Trục y chung cho tất cả các bội số.

• Một thanh cuộn ngang ở dưới cùng, bên dưới trục x, có thể được sử dụng để kéo hàng Biểu đồ đường sang trái và phải, để hiển thị các Biểu đồ đường khác.

Biểu đồ hình tròn dưới dạng bội số

Nếu bạn muốn khám phá / hình dung nhiều hơn một danh mục trong Multiples, biểu đồ hình tròn là một tùy chọn. Giả sử bạn muốn khám phá số lượng huy chương theo loại huy chương cho từng quốc gia. Thực hiện như sau -

• Nhấp vào tab Thiết kế.
• Chọn Hình tròn từ menu thả xuống trong Biểu đồ khác.
• Kéo Huy chương vào khu vực SLICES.

Bạn sẽ nhận được trực quan hóa Đa bội ngang với biểu đồ Hình tròn, vì bạn có trường NOC_CountryRegion trong khu vực HORIZONTAL MULTIPLES.

Như bạn có thể quan sát, số lượng huy chương cho mỗi quốc gia được hiển thị dưới dạng biểu đồ Hình tròn với các lát thể hiện các loại huy chương với màu sắc như trong Chú giải.

Giả sử bạn muốn làm nổi bật số lượng huy chương vàng của tất cả các quốc gia. Bạn có thể làm điều đó trong một bước duy nhất như sau:

Nhấp vào lát màu xanh lam một trong các biểu đồ Hình tròn (vì màu xanh lam là màu cho Vàng theo Chú giải). Trong tất cả các biểu đồ Hình tròn, chỉ các lát màu xanh lam được tô sáng và các phần khác được tô màu xám.

Như bạn có thể quan sát, điều này cung cấp một cách nhanh chóng để khám phá và so sánh số lượng huy chương vàng giữa các quốc gia.

Bạn có thể muốn hiển thị nhiều biểu đồ Hình tròn hơn trong một hình ảnh trực quan. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đơn giản chuyển qua Trực quan hóa bội số dọc và chọn các giá trị phù hợp cho Chiều cao lưới và Chiều rộng lưới để có màn hình phù hợp.

Nhấp vào lát màu xanh lam trên một trong các biểu đồ Hình tròn. Các lát màu xanh lam trong tất cả các biểu đồ Hình tròn được đánh dấu để bạn có thể so sánh số lượng huy chương vàng giữa các quốc gia.

Biểu đồ thanh dưới dạng bội số

Bạn cũng có thể chọn Biểu đồ thanh để hiển thị Multiples.

• Chuyển sang trực quan hóa Thanh xếp chồng.
• Điều chỉnh Chiều cao Lưới và Chiều rộng Lưới để hiển thị biểu đồ Thanh phù hợp.

Với Chiều cao lưới là 6 và Chiều rộng lưới là 2, bạn sẽ nhận được những điều sau:

Bạn cũng có thể có biểu đồ Clustered Bar cho hình ảnh này.

Biểu đồ cột dưới dạng bội số

Bạn cũng có thể chọn Biểu đồ cột để hiển thị Multiples.

• Chuyển sang trực quan hóa Cột xếp chồng.
• Điều chỉnh Chiều cao Lưới và Chiều rộng Lưới để hiển thị phù hợp biểu đồ Cột.

Với Chiều cao lưới là 2 và Chiều rộng lưới là 6, bạn sẽ nhận được những điều sau:

Bạn cũng có thể có biểu đồ Cột được phân cụm cho hình ảnh này.

Gói (lại

Các lĩnh vực bạn chọn phụ thuộc vào những gì bạn muốn khám phá, phân tích và trình bày. Ví dụ: trong tất cả các hình ảnh trực quan ở trên, chúng tôi đã chọn Huy chương cho các lát giúp phân tích số lượng huy chương theo loại huy chương. Bạn có thể muốn khám phá, phân tích và trình bày dữ liệu theo giới tính. Trong trường hợp này, hãy chọn trường Gender for Slices.

Một lần nữa, hình ảnh trực quan phù hợp cũng phụ thuộc vào dữ liệu bạn đang hiển thị. Nếu bạn không chắc chắn về tính phù hợp, bạn có thể chỉ cần tìm hiểu để chọn đúng vì việc chuyển đổi giữa các hình ảnh trực quan rất nhanh chóng và đơn giản trong Power View. Hơn nữa, bạn cũng có thể làm điều đó trong dạng xem bản trình bày, để trả lời bất kỳ truy vấn nào có thể phát sinh trong bản trình bày.

Giả sử bạn có nhiều dữ liệu để hiển thị với các điểm dữ liệu quan trọng ở những nơi khác nhau. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể phải cuộn rất thường xuyên trong phần trực quan hóa Power View của mình để tìm dữ liệu bạn đang tìm kiếm. Điều này sẽ rất tẻ nhạt và cũng có thể không suôn sẻ khi bạn trình bày kết quả.

Bạn có thể vượt qua sự vất vả này bằng cách sử dụng tính năng ô xếp trong Power View. Với các ô, bạn có thể có được thông tin chi tiết từ dữ liệu của mình nhanh hơn nhiều. Các ô xếp hoạt động như dải điều hướng, với một ô đơn cho mỗi giá trị trường có thể. Khi bạn nhấp vào một ô, chỉ dữ liệu liên quan đến giá trị trường đó mới được hiển thị. Vì có thể dễ dàng cuộn các giá trị trong dải điều hướng thay đổi động các giá trị tương ứng trong hình ảnh trực quan, các ô xếp trở thành một công cụ dễ sử dụng cho bạn.

Bạn có thể có các Ô trong hình ảnh hóa Bảng, Ma trận, Thẻ hoặc Biểu đồ. Bạn có thể kết hợp chúng trong Power View và lọc chúng bằng các Ô. Một Tile có thể là văn bản đơn giản hoặc một hình ảnh.

Bảng có gạch

Bắt đầu với Hình ảnh hóa bảng như sau:

• Kéo các trường NOC_CountryRegion, Thể thao và Tổng số huy chương vào Power View. Khi bạn quan sát, vì số lượng hàng lớn, rất khó để cuộn lên và xuống để đánh dấu các giá trị.

• Kéo trường Sport từ vùng FIELDS sang vùng TILE BY trong danh sách Trường Power View.

Dải điều hướng xuất hiện ở đầu Bảng.

Bạn có thể quan sát những điều sau:

• Theo mặc định, Ngói đầu tiên trong Dải Điều hướng được chọn.

• Trong Bảng, các giá trị được lọc theo Ô đã chọn. Trong trường hợp này, môn thể thao được chọn.

• Có các nút mũi tên ở các cạnh trái và phải của thanh Điều hướng để cho phép cuộn.

Bạn có thể chọn một Ngói khác như sau:

• Cuộn Dải Điều hướng để hiển thị Ngói đại diện cho môn Thể thao bạn đang tìm kiếm, ví dụ: Cầu lông.

• Nhấp vào Ngói - Cầu lông. Các giá trị trong Bảng được lọc theo các giá trị của Cầu lông.

Bạn có thể quan sát tổng số huy chương cũng được hiển thị. Bạn có một tùy chọn để bật hoặc tắt Tổng số từ Ruy-băng. Bạn cũng có thể làm cho các Ô hấp dẫn và có ý nghĩa hơn bằng cách đặt các hình ảnh thay cho Văn bản.

• Bao gồm một cột có siêu liên kết đến các tệp hình ảnh tương ứng với từng môn thể thao.

• Bao gồm trường đó, ví dụ: Discimage trong TILE BY. Bạn sẽ nhận được các Gạch làm hình ảnh, khắc họa từng môn thể thao.

Dải Điều hướng Ngói - Dải Tab

Có hai loại dải điều hướng trong Excel - Tile Flow và Tab Strip.

Trong dải Tab, bạn có thể quan sát những điều sau:

• Dải tab hiển thị dải điều hướng trên đầu Hình ảnh hóa.

• Theo mặc định, Ô đầu tiên trong dải điều hướng ngoài cùng bên trái được chọn.

• Có các nút mũi tên ở các cạnh trái và phải của dải điều hướng để cho phép cuộn.

• Bạn có thể cuộn sang trái hoặc phải để hiển thị các Ô.

• Ngói được đánh dấu di chuyển sang trái hoặc phải khi bạn cuộn thanh tab. Nó cũng có thể ra khỏi tầm nhìn trong khi cuộn.

• Bạn có thể nhấp vào một Ngói để chọn nó. Ngói được đánh dấu ở cùng một vị trí như trước đó.

• Trong Bảng, các giá trị được lọc theo Ô đã chọn. Trong trường hợp này, môn thể thao được chọn.

Dải điều hướng Ngói - Dòng Ngói

Bạn có thể che giấu dải điều hướng từ dải tab đến luồng ô như sau:

• Nhấp vào một ô trên thanh điều hướng.
• Bấm vào tab THIẾT KẾ trên Ruy-băng.
• Bấm Loại ô trong nhóm Ô.
• Nhấp vào Tile Flow trong danh sách thả xuống.

Dải điều hướng chuyển xuống cuối Bảng.

Trong Luồng gạch, bạn có thể quan sát những điều sau:

• Luồng ô hiển thị dải điều hướng ở cuối Hình ảnh hóa.

• Theo mặc định, Ngói đầu tiên trong dải điều hướng được chọn. Nó sẽ được hiển thị ở trung tâm của dòng gạch.

• Không có nút mũi tên để cuộn.

• Bạn có thể cuộn sang trái hoặc phải bằng cách nhấp vào bất kỳ Ô nào ở bên trái hoặc bên phải của Ô ở giữa.

• Các ô xếp sang trái hoặc phải và ô ở giữa sẽ luôn được đánh dấu.

• Bạn có thể nhấp vào một Ngói để chọn nó. Ngói được đánh dấu và di chuyển đến trung tâm của luồng Ngói.

• Vì Ngói đã chọn luôn là Ngói trung tâm, điều sau sẽ xảy ra:

  • Ngói đã chọn không nằm ngoài tầm nhìn.

  • Khi bạn cuộn sang trái hoặc phải, Ô ở vị trí trung tâm sẽ tự động được chọn và đánh dấu.

  • Vùng chọn ban đầu biến mất.

  • Hình ảnh hóa, Bảng trong trường hợp này, tự động được cập nhật vào Ngói ở trung tâm luồng Ngói.

• Trong Bảng, các giá trị được lọc theo Ô đã chọn. Trong trường hợp này, môn thể thao được chọn.

Ma trận với các ô

Giả sử bạn muốn số lượng huy chương theo loại huy chương - Vàng, Bạc và Đồng cũng như tổng số huy chương, theo quốc gia cho một môn thể thao đã chọn, bạn có thể hiển thị kết quả trong một hình ảnh Matrix Tile.

• Chuyển Trực quan sang Ma trận.
• Thêm Huy chương trường vào Ma trận.

Bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn như sau:

Biểu đồ thanh xếp chồng với gạch

Bạn có thể làm cho các kết quả đã khám phá của mình trở nên dễ thấy hơn bằng cách chuyển hình ảnh trực quan của bạn sang Hình ảnh hóa biểu đồ thanh xếp chồng -

Bản đồ có ô

Vì dữ liệu của bạn chứa các vị trí địa lý, bạn cũng có thể chuyển sang Hình ảnh hóa lớp bản đồ -

Nếu dữ liệu của bạn có nhiều cấp hơn, bạn sẽ dễ dàng khám phá và trình bày nó với Phân cấp. Đối với bất kỳ giá trị dữ liệu nào trong Hệ thống phân cấp của bạn, bạn có thể đi sâu để hiển thị thêm chi tiết hoặc đi sâu để có một cái nhìn tổng thể.

Nếu mô hình dữ liệu của bạn có hệ thống phân cấp, bạn có thể sử dụng nó trong Power View. Nếu không, bạn có thể tạo hệ thống phân cấp trong chính Power View với vài bước đơn giản.

Tạo cấu trúc phân cấp trong Power View

Trong Power View, một Hệ thống phân cấp được mô tả tốt nhất trong trực quan hóa Ma trận. Tạo Cấu trúc phân cấp trong trực quan hóa Ma trận như sau:

• Kéo các trường NOC_CountryRegion, Thể thao, Kỷ luật, Năm và Huy chương - theo thứ tự đó vào vùng ROWS.

• Kéo trường Số lượng huy chương đến ∑ VALUES. Thứ tự của các trường trong vùng ROWS xác định Cấu trúc phân cấp trong Power View.

• Nếu bạn không chắc chắn về thứ tự của các trường, hãy bắt đầu với bất kỳ thứ tự nào rồi sắp xếp lại chúng trong vùng ROWS bằng cách kéo chúng lên và xuống, trong khi nhìn vào màn hình trong Power View.

Bạn sẽ nhận được hình ảnh trực quan Ma trận sau đây hiển thị năm cấp độ Cấu trúc phân cấp -

Khi bạn quan sát, các cấp độ được lồng vào nhau.

Khoan lên và khoan xuống hệ thống phân cấp

Bạn có thể đi sâu và đi sâu vào cấu trúc phân cấp để bạn có thể chỉ hiển thị một cấp tại một thời điểm. Bạn có thể đi sâu để biết chi tiết và đi sâu vào phần tóm tắt.

Để cho phép xem chi tiết và đi sâu vào, trước tiên hãy thiết lập tùy chọn mức hiển thị như sau:

• Bấm vào tab THIẾT KẾ trên Ruy-băng.
• Bấm Hiển thị Cấp trong nhóm Tùy chọn.
• Chọn Hàng - Bật Khoan xuống từng cấp độ tại một thời điểm từ danh sách thả xuống.

Ma trận thu gọn để chỉ hiển thị dữ liệu Cấp 1.

Khi bạn quan sát, khi bạn nhấp vào từng mục dữ liệu, một mũi tên hướng xuống xuất hiện ở bên phải cho mục đó cho biết chi tiết.

Bây giờ, bạn có thể đi sâu vào dữ liệu từng cấp một như sau:

• Nhấp vào mục dữ liệu Cấp 1 mà bạn muốn biết thêm chi tiết. Ví dụ: nhấp vào AUS. Như bạn quan sát, Tổng số huy chương cho AUS là 1079.

• Bấm vào mũi tên ở bên phải của nó. Ngoài ra, bạn có thể nhấp đúp vào mục dữ liệu.

• Dữ liệu mức 2 liên quan đến AUS sẽ được hiển thị.

Khi bạn quan sát, một mũi tên hướng lên xuất hiện ở bên trái của mục đầu tiên, cho biết chi tiết và khi bạn nhấp vào từng mục dữ liệu, một mũi tên hướng xuống xuất hiện ở bên phải cho mục đó cho biết chi tiết.

Bây giờ, bạn có thể đi sâu vào dữ liệu một cấp nữa như sau:

• Nhấp vào mục dữ liệu Cấp 2 mà bạn muốn biết thêm chi tiết. Ví dụ, nhấp vào Aquatics. Như bạn quan sát, tổng số huy chương cho môn Aquatics là 354.

• Bấm vào mũi tên ở bên phải của nó.

• Dữ liệu cấp 3 liên quan đến Aquatics sẽ được hiển thị.

Khi bạn quan sát, một mũi tên hướng lên xuất hiện ở bên trái của mục đầu tiên, cho biết chi tiết và khi bạn nhấp vào từng mục dữ liệu, một mũi tên hướng xuống xuất hiện ở bên phải cho mục đó cho biết chi tiết.

Bây giờ, bạn có thể đi sâu vào dữ liệu một cấp nữa như sau:

• Nhấp vào mục dữ liệu Cấp 3 mà bạn muốn biết thêm chi tiết. Ví dụ: bấm vào Lặn. Như bạn quan sát, số huy chương cho môn Lặn là 17.

• Bấm vào mũi tên ở bên phải của nó.

• Dữ liệu cấp 4 liên quan đến Lặn sẽ được hiển thị.

Khi bạn quan sát, một mũi tên hướng lên xuất hiện ở bên trái của mục đầu tiên, cho biết chi tiết và khi bạn nhấp vào từng mục dữ liệu, một mũi tên hướng xuống xuất hiện ở bên phải cho mục đó cho biết chi tiết.

Bây giờ, bạn có thể đi sâu vào dữ liệu một cấp nữa như sau:

• Nhấp vào mục dữ liệu Cấp 4 mà bạn muốn biết thêm chi tiết. Ví dụ, nhấp vào 2008. Khi bạn quan sát, số huy chương cho năm 2008 là 3.

• Bấm vào mũi tên ở bên phải của nó.

• Dữ liệu cấp 5 liên quan đến năm 2008 sẽ được hiển thị.

Khi bạn quan sát, đối với mục dữ liệu Cấp 5 đầu tiên, một mũi tên hướng lên xuất hiện ở phía bên trái cho biết chi tiết. Các mũi tên đi sâu không xuất hiện ở bên phải cho các mục dữ liệu vì có các cấp độ khác để xem chi tiết.

Giờ đây, bạn có thể xem chi tiết dữ liệu từng cấp một bằng cách nhấp vào mũi tên hướng lên ở bên trái của mục đầu tiên ở mỗi Cấp.

Khám phá hệ thống phân cấp trong biểu đồ thanh xếp chồng

Bạn có thể muốn làm nổi bật các giá trị nhất định trong hệ thống phân cấp theo một cách quan trọng. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng trực quan hóa biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ Thanh xếp chồng như sau:

• Nhấp vào trực quan hóa Ma trận và chuyển sang Biểu đồ thanh xếp chồng.
• Kéo huy chương trường vào khu vực HUYỀN THOẠI.

Bạn sẽ nhận được trực quan hóa biểu đồ Thanh xếp chồng như sau:

Trong trường hợp này, bạn cần nhấp đúp vào một Thanh để xem chi tiết.

Bấm đúp vào Thanh đại diện cho AUS. Biểu đồ được xem chi tiết để hiển thị mức dữ liệu tiếp theo trong hệ thống phân cấp.

Như bạn có thể quan sát, một mũi tên hướng lên cho biết chi tiết sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của biểu đồ.

Đi sâu xuống một cấp độ nữa bằng cách nhấp đúp vào Aquatics Bar. Biểu đồ được xem chi tiết để hiển thị mức dữ liệu tiếp theo trong hệ thống phân cấp.

Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấp đúp vào Thanh hoặc xem chi tiết bằng cách nhấp vào mũi tên đi lên ở góc trên bên phải của biểu đồ.

Điều này cũng cung cấp cho bạn một khám phá tương tác về dữ liệu trong khi trình bày.

Bạn đã học cách khám phá dữ liệu một cách tương tác bằng Power View trong các chương trước của hướng dẫn này. Đến lượt mình, mỗi trang tính Power View có thể được sử dụng như một báo cáo tương tác. Để làm cho báo cáo Power View hấp dẫn hơn, bạn có thể chọn bất kỳ chủ đề, bảng biểu đồ, phông chữ và màu nền nào mà Power View cung cấp cho bạn.

Khi bạn thay đổi chủ đề, chủ đề mới sẽ áp dụng cho tất cả các hình ảnh hóa Power View trong báo cáo. Hơn nữa, bạn có thể thêm hình nền, chọn định dạng nền, số định dạng và thay đổi Phông chữ hoặc kích thước văn bản.

Báo cáo hoàn thiện bố cục

Như với bất kỳ báo cáo nào khác, trước tiên bạn cần quyết định về những gì bạn sẽ báo cáo và bố cục tốt nhất để bạn có thể làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng.

Giả sử bạn cần báo cáo chi tiết về các huy chương mà Úc giành được trong các môn thủy sinh. Như bạn đã biết, các thông tin chi tiết bao gồm các ngành học dưới nước, số lượng huy chương và các loại huy chương (Vàng, Bạc và Đồng).

Bạn có thể có ba chế độ xem trong báo cáo để có mô tả tốt nhất về các điểm dữ liệu trong trường hợp này -

• Ma trận chứa dữ liệu - quốc gia, môn thể thao và số huy chương.
• Thẻ chứa dữ liệu - quốc gia, môn thể thao, kỷ luật và Tổng số huy chương.
• Biểu đồ Thanh xếp chồng chứa dữ liệu đi sâu vào kỷ luật, huy chương và số lượng huy chương.

Như bạn có thể quan sát, dữ liệu trong Ma trận và Thẻ được cuộn để -

• Ma trận hiển thị các chi tiết của Úc cho tất cả các môn thể thao và thủy sinh đã nhận được 354 huy chương.

• Thẻ hiển thị Australia - các môn thể thao dưới nước, các bộ môn Lặn, Bơi lội và Bóng nước và số huy chương trong mỗi môn.

• Biểu đồ Stacked Bar hiển thị số lượng huy chương theo loại huy chương trong ba môn này.

Bây giờ bố cục báo cáo đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu làm cho nó hấp dẫn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý hai điểm trong quá trình này -

• Giao diện của báo cáo phải dựa trên đối tượng (Người quản lý / Người quản lý cao nhất / Khách hàng).

• Đừng cảm thấy nhàm chán với các tùy chọn định dạng khác nhau. Chỉ cần giữ cho nó đơn giản và làm nổi bật các điểm dữ liệu cần chú ý.

Trong các phần sau, bạn sẽ hiểu cách đi đến một báo cáo mẫu với các tùy chọn sau:

• Chọn Nền.
• Chọn Chủ đề.
• Thay đổi phông chữ.
• Thay đổi kích thước văn bản.

Chọn nền

Bạn có thể có màu nền cho Báo cáo Power View của mình. Theo mặc định, nó có màu trắng. Bạn có thể thay đổi nó bằng lệnh Nền.

• Nhấp vào tab POWER VIEW trên Ribbon.
• Bấm Nền trong nhóm Chủ đề.
• Nhấp vào Light1 Center Gradient. (Bạn có thể chọn một trong những phù hợp nhất với báo cáo của bạn).

Màu nền thay đổi thành màu đã chọn.

Bạn thậm chí có thể đặt hình nền. Ví dụ: bạn có thể đặt logo công ty của bạn hoặc hình ảnh của cơ sở công ty của bạn.

Chọn chủ đề

Power View hỗ trợ một số chủ đề. Chọn một cái phù hợp với báo cáo của bạn như sau:

• Bấm vào tab POWER VIEW trên Ribbon.
• Nhấp vào Chủ đề trong nhóm Chủ đề.

Bạn sẽ nhận được nhiều tùy chọn để lựa chọn. Nếu bạn không chắc chắn về cái thích hợp, chỉ cần thử với một số để tìm cách hiển thị.

• Bấm vào chủ đề Aspect.

Báo cáo của bạn sẽ được hiển thị trong chủ đề đã chọn.

Thay đổi phông chữ

Như bạn có thể quan sát, văn bản trong báo cáo không dễ thấy. Bạn có thể thay đổi phông chữ như sau:

• Bấm vào tab POWER VIEW trên Ribbon.

• Bấm vào Phông chữ trong nhóm Chủ đề.

• Nhấp vào Verdana trong danh sách phông chữ thả xuống. (Bạn có thể chọn một trong những phù hợp nhất với báo cáo của bạn).

Tiếp theo, bạn phải làm cho văn bản hiển thị lớn hơn một chút.

Thay đổi kích thước văn bản

Thay đổi kích thước văn bản như sau:

• Bấm vào tab POWER VIEW trên Ribbon.

• Bấm vào Kích thước Văn bản trong nhóm Chủ đề.

• Nhấp vào 150% trong danh sách thả xuống. (Bạn có thể chọn một trong những phù hợp nhất với báo cáo của bạn).

• Điều chỉnh độ rộng của các cột trong Ma trận.

• Điều chỉnh kích thước của từng chế độ xem trong báo cáo.

Báo cáo mẫu của bạn đã sẵn sàng.

Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) là một tập hợp các thước đo có thể định lượng được mà một tổ chức sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động của mình theo thời gian. KPI thường được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức nói chung hoặc toàn bộ (ví dụ: bán hàng, tài chính, v.v.). Bạn cần xác định các KPI dựa trên các mục tiêu của tổ chức và theo dõi chúng theo thời gian để theo dõi tiến độ.

Có một số loại KPI để lựa chọn dựa trên yêu cầu của bạn. Các ví dụ bao gồm -

• Thu nhập và chi tiêu
• Tỷ lệ lợi nhuận
• Giá trị mua hàng trung bình
• Giá trị trọn đời của khách hàng
• Vôn lưu động

Lưu ý rằng KPI là một hình thức giao tiếp liên quan đến các hoạt động sau:

• Xác định các KPI dựa trên mục tiêu của tổ chức.

• Giám sát và báo cáo các KPI.

• Thay đổi các KPI khi tổ chức tiến triển và / hoặc các mục tiêu của tổ chức thay đổi.

Xác định các KPI

Bước đầu tiên và là bước quan trọng nhất trong phân tích KPI là xác định các KPI theo dõi hiệu quả các xu hướng cần thiết trong tổ chức. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về các mục tiêu và yêu cầu các kênh liên lạc thích hợp giữa các nhà phân tích và những người chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu.

Có một số KPI để lựa chọn, nhưng sự thành công trong việc giám sát phụ thuộc vào việc lựa chọn đúng những KPI có liên quan đến mục tiêu. Các KPI khác nhau giữa các tổ chức và giữa các bộ phận và phòng ban và sẽ chỉ có hiệu quả khi chúng dẫn đến việc cải thiện hiệu suất.

Bạn có thể đánh giá mức độ phù hợp của KPI bằng cách sử dụng các tiêu chí SMART - tức là KPI phải Scụ thể, Mcó thể dễ dàng, Acó thể đạt được, Rcó liên quan và Time-ràng buộc. Nói cách khác, KPI được chọn phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• KPI phản ánh Smục tiêu cụ thể.

• KPI cho phép bạn Mtăng tiến độ hướng tới mục tiêu đó.

• Mục tiêu mà KPI đang được xác định là thực tế Acó thể đạt được.

• Mục tiêu mà KPI đang nhắm đến là Rcó liên quan đến tổ chức.

• Bạn có thể đặt khung thời gian để đạt được mục tiêu để KPI tiết lộ mức độ gần mục tiêu so với thời gian còn lại.

Các KPI đã xác định phải được đánh giá theo thời gian để tìm ra mức độ phù hợp của chúng theo thời gian. Nếu được yêu cầu, các KPI khác nhau cần được xác định và giám sát. Chỉ khi đó, việc giám sát KPI của bạn sẽ liên quan đến nhu cầu hiện tại của tổ chức.

Dựa trên nhu cầu phân tích, bạn phải chọn các KPI có liên quan và các ví dụ bao gồm:

• Bộ phận kinh doanh có thể sử dụng KPI để đo lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến.

• Bộ phận kế toán có thể đo lường chi tiêu hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí.

• Bộ phận nhân sự có thể đo lường doanh thu của nhân viên hàng quý.

• Các chuyên gia kinh doanh thường sử dụng KPI được nhóm lại với nhau trong thẻ điểm kinh doanh để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về thành công của doanh nghiệp hoặc để xác định xu hướng hoặc để xác định cơ hội cải thiện hiệu suất.

Các ví dụ được sử dụng trong chương này là chỉ dẫn để giúp bạn hiểu cách bạn có thể xác định và theo dõi KPI trong Excel. Bạn có toàn quyền quyết định xác định các KPI dựa trên các mục tiêu để phản ánh kịch bản hiện tại so với các mục tiêu.

KPI trong Excel

• Bạn có thể phân tích hiệu suất so với mục tiêu đã đặt với PowerPivot. Ví dụ: một PowerPivot KPI có thể được sử dụng để xác định cho từng năm và nhân viên bán hàng xem doanh số bán hàng thực tế của anh ta như thế nào so với mục tiêu bán hàng của anh ta.

• Bạn có thể khám phá và trực quan hóa cùng một KPI với Power View.

• Bạn cũng có thể xác định KPI mới và / hoặc chỉnh sửa chúng trong Power View.

• Bạn có thể tạo báo cáo thẩm mỹ với KPI trong Power View.

Xác định KPI trong Excel

Bước đầu tiên trong phân tích KPI là xác định KPI đã xác định. Điều này yêu cầu xác định ba tham số cho KPI như sau:

Giá trị cơ sở

Giá trị cơ sở được xác định bởi một trường được tính toán phân giải thành một giá trị. Trường được tính toán đại diện cho giá trị hiện tại của mục trong hàng đó của bảng. Ví dụ: tổng doanh thu, lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định, v.v.

Giá trị mục tiêu / Mục tiêu

Giá trị mục tiêu (hoặc Mục tiêu) được xác định bởi trường được tính toán phân giải thành giá trị hoặc giá trị tuyệt đối. Nó là giá trị mà giá trị hiện tại được đánh giá. Đây có thể là một con số cố định, ví dụ: số ngày nghỉ ốm trung bình áp dụng cho tất cả nhân viên hoặc một trường được tính toán, dẫn đến một mục tiêu khác nhau cho mỗi hàng, ví dụ: ngân sách của từng bộ phận trong tổ chức .

Trạng thái

Trạng thái là chỉ số của giá trị. Sẽ rất ấn tượng nếu bạn đặt nó làm chỉ báo trực quan. Trong Power View trong Excel, bạn có thể chỉnh sửa KPI, chọn chỉ số nào sẽ sử dụng và giá trị nào để kích hoạt từng chỉ số.

Ví dụ: giả sử bạn muốn theo dõi mục tiêu Doanh số của Nhân viên bán hàng trong một tổ chức đang bán một sản phẩm. Mục tiêu của phân tích là xác định những người hoạt động tốt nhất đang đáp ứng Số tiền bán hàng mục tiêu. Bạn có thể tiến hành xác định KPI như sau:

• Base Value - Giá trị hiện tại của số tiền bán hàng cho mỗi nhân viên bán hàng.

• Target Value / Goal- Điều này được cố định cho tất cả các nhân viên bán hàng để cho phép so sánh giữa các nhân viên bán hàng. Giả sử rằng Số tiền bán hàng mục tiêu là 3500. Lưu ý rằng đối với một phân tích khác, bạn có thể thay đổi các giá trị mục tiêu cho các nhân viên bán hàng.

• Status - Trạng thái sẽ được hiển thị bằng hình ảnh để dễ dàng xác định trạng thái của Giá trị cơ sở so với Giá trị mục tiêu.

KPI trong PowerPivot

Bạn có thể xác định KPI trong PowerPivot như sau:

• Bắt đầu với hai bảng SalesPerson và Sales.
  • Bảng SalesPerson chứa ID Người bán hàng và Tên Người bán hàng.
  • Bảng bán hàng chứa thông tin bán hàng của nhân viên bán hàng khôn ngoan và khôn ngoan theo tháng.
• Thêm hai bảng vào Mô hình Dữ liệu.
• Tạo mối quan hệ giữa hai bảng bằng trường ID Người bán hàng.

Để đặt Giá trị cơ bản, bạn cần một trường được tính toán cho Số tiền bán hàng.

• Thêm trường được tính toán trong bảng Doanh số cho cột Số tiền Bán hàng trong Mô hình Dữ liệu như sau:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• Bấm vào PivotTable trên ruy-băng trong cửa sổ PowerPivot.
• Chọn Trang tính Mới trong hộp thoại Tạo PivotTable.

• Thêm trường Nhân viên bán hàng vào vùng ROWS trong PivotTable.
• Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
• Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán.
• Nhấp vào KPI mới trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI) xuất hiện.

• Chọn Tổng doanh số trong hộp (giá trị) trường cơ sở KPI.

• Trong Trạng thái KPI, có các tùy chọn sau:

  • Trong Xác định giá trị mục tiêu, chọn Giá trị tuyệt đối và nhập 3500 vào hộp.

  • Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh các thanh dọc thể hiện tỷ lệ phần trăm thành 40 và 80.

  • Trong Chọn kiểu biểu tượng, hãy chọn tùy chọn đầu tiên.

Bấm vào nút OK. Bạn có thể quan sát những điều sau đây trong bảng Bán hàng trong danh sách Trường PivotTable -

• Trường Tổng Doanh số là một KPI và được mô tả bằng biểu tượng

  
  .

• Ba thông số KPI - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái xuất hiện dưới dạng các trường trong KPI Tổng doanh số.

• Chọn ba thông số KPI - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái trong Tổng doanh số.

• Ba cột xuất hiện trong PowerPivot, với cột Trạng thái hiển thị các biểu tượng theo giá trị tương ứng.

Bạn cũng có thể xác định các ngưỡng KPI theo giá trị thay vì tỷ lệ phần trăm. Để sửa đổi KPI đã xác định, hãy tiến hành như sau:

• Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán trên Ruy-băng.
• Nhấp vào Quản lý KPI ​​trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Quản lý KPIs xuất hiện.

• Nhấp vào KPI - Tổng doanh số.
• Nhấp vào nút Chỉnh sửa.

Hộp thoại Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI) xuất hiện.

• Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh thanh dọc thành 1500 và 3000.
• Giữ lại phần còn lại của các tùy chọn trước đó.
• Nhấp vào OK.

Như bạn có thể quan sát, các biểu tượng trạng thái phản ánh các ngưỡng đã thay đổi.

KPI trong Power View

Bạn có thể tạo các báo cáo thẩm mỹ với KPI trong Power View. Bạn có thể sử dụng KPI được xác định trước trong Mô hình dữ liệu hoặc bạn có thể thêm KPI trong Power View.

Để thêm hoặc chỉnh sửa KPI trong Power View, hãy tiến hành như sau:

• Trong Trang tính Power View, bấm vào tab PowerPivot.

Ruy-băng PowerPivot xuất hiện, mà bạn đã sử dụng trong phần trước.

• Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán.
• Nhấp vào KPI mới để thêm KPI.
• Nhấp vào Quản lý KPI ​​để chỉnh sửa KPI.

Các bước tương tự như trong phần trước.

Bạn có thể tạo một báo cáo thẩm mỹ về Hiệu suất Bán hàng với KPI trong Power View như sau:

• Bấm vào tab DỮ LIỆU trên ruy-băng.
• Bấm vào Power View trong nhóm Báo cáo.

Trang tính Power View xuất hiện.

• Thêm Bảng với các trường - Nhân viên bán hàng, Tổng doanh số và Tổng trạng thái bán hàng.

• Thêm Bảng thứ hai với các trường - Nhân viên bán hàng, Tổng doanh số và Tổng mục tiêu bán hàng.

• Chuyển đổi Bảng thứ hai thành 100% Thanh xếp chồng.

• Thêm Bảng thứ ba với các trường - Nhân viên bán hàng, Khu vực, Tổng doanh số và Tổng trạng thái bán hàng.

• Chuyển đổi Bảng thứ ba thành Thẻ. Kéo trường Vùng đến Xếp theo.

• Thêm Tiêu đề - Hiệu suất Bán hàng.

• Thay đổi phông chữ.

• Tăng kích thước văn bản.

• Thay đổi kích thước Bảng, 100% Thanh và Thẻ xếp chồng lên nhau một cách thích hợp.

Báo cáo Hiệu suất Bán hàng của bạn đã sẵn sàng -

Như bạn có thể quan sát, trong Power View, bạn có thể mô tả kết quả như sau:

• Bảng có các biểu tượng cho trạng thái KPI tương tự như báo cáo PowerPivot.

• 100% Stacked Bar mô tả tỷ lệ phần trăm đạt được đối với Mục tiêu. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng nó cung cấp một so sánh rõ ràng về hiệu suất của tất cả.

• Thẻ mô tả trạng thái KPI của Nhân viên bán hàng cùng với Khu vực họ thuộc về. Bạn có thể tương tác cuộn qua các Ô để hiển thị kết quả cho các Khu vực khác nhau cũng sẽ cung cấp phạm vi đánh giá hiệu suất theo từng khu vực.