Phân tích dữ liệu Excel - Sắp xếp

Sắp xếp dữ liệu là một phần không thể thiếu của Phân tích dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái, biên soạn danh sách số liệu bán hàng từ cao nhất đến thấp nhất hoặc sắp xếp các hàng theo màu sắc hoặc biểu tượng. Sắp xếp dữ liệu giúp bạn nhanh chóng hình dung và hiểu dữ liệu của mình tốt hơn, tổ chức và tìm dữ liệu bạn muốn, và cuối cùng đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

Bạn có thể sắp xếp theo cột hoặc theo hàng. Hầu hết các kiểu mà bạn sử dụng sẽ là kiểu cột.

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong một hoặc nhiều cột bằng cách

văn bản (A đến Z hoặc Z đến A)
số (nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất)
ngày và giờ (cũ nhất đến mới nhất và mới nhất đến cũ nhất)
danh sách tùy chỉnh (Ví dụ: Lớn, Trung bình và Nhỏ)
định dạng, bao gồm màu ô, màu phông chữ hoặc bộ biểu tượng

Tiêu chí sắp xếp cho một bảng được lưu với sổ làm việc để bạn có thể áp dụng lại cách sắp xếp cho bảng đó mỗi khi bạn mở sổ làm việc. Tiêu chí sắp xếp không được lưu cho một phạm vi ô. Đối với sắp xếp nhiều cột hoặc sắp xếp mất nhiều thời gian để tạo, bạn có thể chuyển đổi phạm vi thành bảng. Sau đó, bạn có thể áp dụng lại cách sắp xếp khi mở sổ làm việc.

Trong tất cả các ví dụ trong các phần sau, bạn sẽ chỉ tìm thấy các bảng, vì việc sắp xếp một bảng sẽ có ý nghĩa hơn.

Sắp xếp theo Văn bản

Bạn có thể sắp xếp bảng bằng cách sử dụng cột chứa văn bản.

Bảng sau có thông tin về nhân viên trong một tổ chức (Bạn chỉ có thể xem một vài hàng đầu tiên trong dữ liệu).

Để sắp xếp bảng theo tiêu đề cột có chứa văn bản, hãy bấm vào tiêu đề của cột - Title.
Nhấn vào Data chuyển hướng.
bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort A to Z

Bảng sẽ được sắp xếp theo cột - Tiêu đề theo thứ tự chữ và số tăng dần.

Note - Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ và số giảm dần, bằng cách nhấp vào Sort Z to A. Bạn cũng có thể sắp xếp với tùy chọn phân biệt chữ hoa chữ thường. Đi quaSort by a Custom List phần đưa ra bên dưới.

Sắp xếp theo số

Để sắp xếp bảng theo cột ManagerID có chứa số, hãy làm theo các bước dưới đây:

Nhấp vào tiêu đề của cột - ManagerID.
Nhấn vào Data chuyển hướng.
bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort A to Z

Cột, ManagerID sẽ được sắp xếp theo thứ tự số tăng dần. Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự số giảm dần, bằng cách nhấp vào Sắp xếp Z thành A.

Sắp xếp theo Ngày hoặc Giờ

Để sắp xếp Bảng theo cột HireDate có chứa Ngày, hãy làm theo các bước dưới đây:

Bấm vào Tiêu đề của cột - Ngày thuê.
Nhấp chuột Data chuyển hướng.
bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort A to Z như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây -

Cột - HireDate sẽ được sắp xếp với các ngày được sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất. Bạn có thể sắp xếp các ngày từ mới nhất đến cũ nhất, bằng cách nhấp vàoSort Z to A.

Sắp xếp theo màu ô

Để sắp xếp bảng theo tổng số cột chứa các ô có màu (Được định dạng có điều kiện) -

Bấm vào Tiêu đề của cột - Tổng số điểm.
Nhấp chuột Data chuyển hướng.
bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.

Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort on như Cell Color và chỉ định màu xanh lục trong Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort on như Cell Color và chỉ định màu Vàng trong Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort on như Cell Color và chỉ định màu Đỏ trong Order.

Cột - Tổng số điểm sẽ được sắp xếp theo màu ô như được chỉ định trong Đơn hàng.

Sắp xếp theo màu phông chữ

Để sắp xếp cột Tổng số điểm trong bảng chứa các ô có màu phông chữ (được định dạng theo điều kiện) -

Nhấp vào tiêu đề của cột - Tổng số điểm.
Nhấp chuột Data chuyển hướng.
bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Font Colorvà chỉ định màu xanh lá cây trong Đơn hàng. Nhấp vào Thêm cấp độ.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Font Color và chỉ định màu vàng trong Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Font Color và chỉ định màu đỏ trong Order.

Cột - Tổng số điểm được sắp xếp theo màu phông chữ như được chỉ định trong Đơn hàng.

Sắp xếp theo biểu tượng ô

Để sắp xếp bảng theo cột Tổng số Dấu có chứa các ô có Biểu tượng Ô (Được Định dạng Có Điều kiện), hãy làm theo các bước dưới đây:

Bấm vào Tiêu đề của cột - Tổng số điểm.
Nhấp chuột Data chuyển hướng.
bên trong Sort & Filter nhóm, bấm Sort. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Cell Icon và chỉ định trong

Order. Nhấp vào Thêm cấp độ.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Cell Iconvà chỉ định

trong Đơn đặt hàng. Nhấp vào Thêm cấp độ.
Chọn Sort By là Tổng số điểm, Sort On như Cell Iconvà chỉ định

trong Đơn đặt hàng.

Cột - Tổng số điểm sẽ được sắp xếp theo Biểu tượng ô như được chỉ định trong Thứ tự.

Sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh

Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh và sắp xếp bảng theo danh sách tùy chỉnh.

Trong bảng dưới đây, bạn tìm thấy một cột chỉ số có tiêu đề - Chức vụ. Nó có các giá trị cao, trung bình và thấp dựa trên vị trí của tổng số điểm đối với toàn bộ phạm vi.

Bây giờ, giả sử bạn muốn sắp xếp cột - Vị trí, với tất cả giá trị Cao ở trên cùng, tất cả giá trị thấp ở dưới cùng và tất cả giá trị trung bình ở giữa. Điều đó có nghĩa là thứ tự bạn muốn là thấp, trung bình và cao. VớiSort A to Z, bạn nhận được thứ tự cao, thấp và trung bình. Mặt khác, vớiSort Z to A, bạn nhận được thứ tự trung bình, thấp và cao.

Bạn có thể giải quyết vấn đề này là tạo một danh sách tùy chỉnh.

Xác định thứ tự cho danh sách tùy chỉnh là cao, trung bình và thấp trong một phạm vi ô như được hiển thị bên dưới.
Chọn Phạm vi đó.

Nhấn vào File chuyển hướng.
Nhấp chuột Options. bên trongExcel Options hộp thoại, Nhấp vào Advanced.
Di chuyển đến General.
Nhấp chuột Edit Custom Lists.

Các Edit Custom Listshộp thoại xuất hiện. Phạm vi lựa chọn trong trang tính xuất hiện trongImport list from cells Box. Nhấp chuộtImport.

Danh sách tùy chỉnh của bạn được thêm vào Custom Lists. Bấm OK.

Bước tiếp theo là sắp xếp bảng với Danh sách tùy chỉnh này.

Nhấp vào Cột - Vị trí. Bấm vàoSort. bên trongSort hộp thoại, đảm bảo Sort By là Chức vụ, Sort On là Giá trị.
Bấm vào Order. Lựa chọnCustom List. Hộp thoại Danh sách tùy chỉnh xuất hiện.
Bấm vào High, Medium, LowDanh sách khách hàng. Nhấp vào OK.

bên trong Sort hộp thoại, trong Order Cái hộp, High, Medium, Lowxuất hiện. Nhấp vào OK.

Bảng sẽ được sắp xếp theo thứ tự xác định - cao, trung bình, thấp.

Bạn có thể tạo Danh sách tùy chỉnh dựa trên các giá trị sau:

Text
Number
Date
Time

Bạn không thể tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên định dạng, tức là theo ô / màu phông chữ hoặc biểu tượng ô.

Sắp xếp theo hàng

Bạn cũng có thể sắp xếp một bảng theo hàng. Làm theo các bước dưới đây -

Bấm vào hàng bạn muốn sắp xếp dữ liệu.
Nhấp chuột Sort.
bên trong Sort hộp thoại, Nhấp vào Options. CácSort Options hộp thoại mở ra.
Dưới Orientation, nhấp chuột Sort from left to right. Bấm OK.

Nhấp chuột Sort byhàng. Chọn hàng.
Chọn giá trị cho Sắp xếp On và Lớn nhất đến Nhỏ nhất cho Order.

Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo hàng đã chọn theo thứ tự giảm dần.

Sắp xếp theo nhiều hơn một cột hoặc hàng

Bạn có thể sắp xếp một bảng theo nhiều cột hoặc hàng.

Nhấp vào Bảng.
Nhấp chuột Sort.
bên trong Sort hộp thoại, chỉ định cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên.

Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, Sort By Tiêu đề, Sort On Giá trị, Order A - Z được chọn.

Nhấp chuột Add Level bên trong Sorthộp thoại. CácThen By hộp thoại xuất hiện.
Chỉ định cột mà bạn muốn sắp xếp tiếp theo.
Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, Then By Ngày thuê, Sort On Giá trị, Order Cũ nhất đến Mới nhất được chọn.
Bấm OK.

Dữ liệu sẽ được sắp xếp cho Tiêu đề theo thứ tự chữ và số tăng dần và sau đó theo Ngày tháng. Bạn sẽ thấy dữ liệu nhân viên được sắp xếp theo chức danh và trong từng loại chức danh, theo thứ tự thâm niên.