MS Access - Tạo biểu mẫu

Biểu mẫu trong Access giống như các hộp trưng bày trong cửa hàng giúp bạn dễ dàng xem hoặc lấy các mặt hàng mình muốn. Vì biểu mẫu là các đối tượng mà qua đó bạn hoặc người dùng khác có thể thêm, chỉnh sửa hoặc hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính của bạn, thiết kế biểu mẫu của bạn là một khía cạnh quan trọng. Bạn có thể thực hiện rất nhiều điều về mặt thiết kế với các biểu mẫu trong Microsoft Access. Bạn có thể tạo hai loại biểu mẫu cơ bản -

• Các hình thức ràng buộc
• Hình thức không ràng buộc

Biểu mẫu ràng buộc

Hãy để chúng tôi hiểu những gì Bound Forms là -

• Biểu mẫu liên kết được kết nối với một số nguồn dữ liệu cơ bản như bảng, truy vấn hoặc câu lệnh SQL.
• Biểu mẫu ràng buộc là những gì mọi người thường nghĩ đến khi họ nghĩ về mục đích của biểu mẫu.
• Các biểu mẫu phải được điền hoặc được sử dụng để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
• Ví dụ về biểu mẫu liên kết thường sẽ là những gì người dùng sử dụng để nhập, xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

Biểu mẫu chưa ràng buộc

Hãy để chúng tôi xem xét các Biểu mẫu chưa ràng buộc -

• Các biểu mẫu này không được kết nối với một bản ghi hoặc nguồn dữ liệu cơ bản.
• Biểu mẫu không bị ràng buộc có thể là hộp thoại, bảng chuyển đổi hoặc biểu mẫu điều hướng.
• Nói cách khác, biểu mẫu không liên kết thường được sử dụng để điều hướng hoặc tương tác với cơ sở dữ liệu nói chung, trái ngược với chính dữ liệu.

Các loại biểu mẫu ràng buộc

Có nhiều loại biểu mẫu liên kết bạn có thể tạo trong Access. Hãy để chúng tôi hiểu các loại -

Mẫu đơn mặt hàng

Đây là cách phổ biến nhất và đây là nơi các bản ghi được hiển thị - một bản ghi tại một thời điểm.

Nhiều mặt hàng mẫu

Điều này hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc từ nguồn dữ liệu liên kết đó.

Dạng tách

Biểu mẫu được chia thành các nửa, theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Một nửa hiển thị một mục hoặc bản ghi, và nửa kia hiển thị danh sách hoặc cung cấp dạng xem biểu dữ liệu của nhiều bản ghi từ nguồn dữ liệu cơ bản.

Tạo biểu mẫu

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để tạo biểu mẫu trong Access. Đối với điều này, hãy mở Cơ sở dữ liệu của bạn và đi tớiCreate tab. Trong nhóm Biểu mẫu, ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy nút Trình hướng dẫn biểu mẫu.

Bấm vào nút đó để khởi chạy Trình hướng dẫn biểu mẫu.

Trên màn hình đầu tiên này trong trình hướng dẫn, bạn có thể chọn các trường mà bạn muốn hiển thị trên biểu mẫu của mình và bạn có thể chọn các trường từ nhiều bảng hoặc một truy vấn.

Giả sử chúng ta chỉ muốn có một biểu mẫu nhanh mà chúng ta sẽ sử dụng để nhập dữ liệu cho thông tin nhân viên của chúng ta.

Từ Tables/Queries danh sách thả xuống, chọn tblEmployeesbàn. Bấm vào mũi tên kép để di chuyển tất cả các trường cùng một lúc.

Hãy để chúng tôi chỉ để lại nó với một bảng đó và nhấp vào Next.

Màn hình sau trong Trình hướng dẫn biểu mẫu sẽ yêu cầu bố cục mà chúng tôi muốn cho biểu mẫu của mình. Chúng ta cócolumnar, tabular, datasheet and justifiedbố cục. Chúng tôi sẽ chọn bố cục cột ở đây và sau đó nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau đây, chúng ta cần đặt tiêu đề cho biểu mẫu của mình. Hãy để chúng tôi gọi nófrmEmployees.

Khi bạn đã đặt tiêu đề cho biểu mẫu của mình, bạn có thể mở biểu mẫu để xem biểu mẫu đó trông như thế nào hoặc bạn có thể bắt đầu nhập thông tin vào bảng của mình. Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn để sửa đổi thiết kế của biểu mẫu. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên đểopen the form to view or enter information và bấm vào Finish.

Bây giờ, hãy xem ảnh chụp màn hình sau. Đây là biểu mẫu của bạn trông như thế nào. Đây là một biểu mẫu mục duy nhất, có nghĩa là một bản ghi được hiển thị tại một thời điểm và bạn có thể thấy các nút điều hướng ở phía dưới, điều này cho chúng ta biết rằng nó đang hiển thị bản ghi 1 trên 9. Nếu bạn nhấp vào nút đó, nó sẽ di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Nếu bạn muốn chuyển đến bản ghi cuối cùng trong biểu mẫu đó hoặc bảng đó, bạn có thể sử dụng nút ngay bên cạnh mũi tên phải đó, mũi tên có dòng sau nó, đó là nút ghi cuối cùng. Nếu bạn muốn thêm thông tin nhân viên mới, hãy chuyển đến phần cuối của bản ghi này và sau 9 bản ghi, bạn sẽ thấy một biểu mẫu trống để bạn có thể bắt đầu nhập thông tin của nhân viên mới.

Đây là một ví dụ về cách bạn có thể tạo biểu mẫu bằng Trình hướng dẫn biểu mẫu. Bây giờ chúng ta hãy đóng biểu mẫu này và chuyển đến tab Tạo. Bây giờ chúng ta sẽ tạo một biểu mẫu phức tạp hơn một chút bằng cách sử dụng Wizard. Nhấp vào Trình hướng dẫn biểu mẫu và lần này, chúng tôi sẽ chọn các trường từ một vài bảng khác nhau.

Trong Trình hướng dẫn biểu mẫu này, hãy để chúng tôi chọn tblProjects cho Tables/Queriesvà chọn một vài Trường khả dụng như ProjectID, ProjectName, ProjectStart và ProjectEnd. Các trường này bây giờ sẽ chuyển đến các Trường đã Chọn.

Bây giờ chọn tblTaskscho Bảng / Truy vấn và gửi qua TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate và PercentComplete. Nhấp chuộtNext.

Ở đây, chúng tôi muốn lấy dữ liệu từ một vài đối tượng khác nhau. Chúng tôi cũng có thể chọn từ các tùy chọn về cách chúng tôi muốn sắp xếp biểu mẫu của mình. Nếu chúng ta muốn tạo một dạng phẳng, chúng ta có thể chọn cách sắp xếptblTasks, sẽ tạo ra một biểu mẫu duy nhất, với tất cả các trường được bố trí trong dạng xem phẳng như được hiển thị ở trên.

Tuy nhiên, nếu chúng ta muốn tạo một biểu mẫu phân cấp dựa trên mối quan hệ một-nhiều đó, chúng ta có thể chọn sắp xếp dữ liệu của mình bằng tblProjects.

Trong cửa sổ trên, chúng tôi có tùy chọn để bao gồm subform cho tblTasks, hoặc chúng ta có thể biến nó thành một biểu mẫu được liên kết. Biểu mẫu được liên kết này là nơi tblProjects sẽ có một nút sẽ khởi chạy biểu mẫu thứ hai đó được lọc cho dự án mà chúng tôi đã chọn trong biểu mẫu dự án cơ bản đó. Bây giờ chúng ta hãy chọnForm with subform(s), và sau đó nhấp vào Next.

Trong màn hình sau, bạn có thể chọn một bố cục cho biểu mẫu con của mình. Dạng xem biểu dữ liệu được chọn theo mặc định. Dạng xem Biểu dữ liệu tương tự như Dạng xem Bảng. Bây giờ, hãy nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau, bạn cần cung cấp tên cho biểu mẫu của mình. Nhập tên bạn muốn và nhấp vàoFinish.

Access sẽ cung cấp cho bạn bản xem trước biểu mẫu của bạn trông như thế nào. Trên hết, bạn có các điều khiển trên biểu mẫu chính của mình, từProjectsbàn. Khi bạn đi xuống, bạn sẽ thấy một biểu mẫu con. Nó giống như một biểu mẫu trong một biểu mẫu.

Nhiều mặt hàng mẫu

Bạn cũng có thể muốn tạo một loại biểu mẫu cụ thể. Đối với điều này, bạn có thể nhấp vàoMore Forms trình đơn thả xuống.

Từ menu, bạn có thể tạo Multiple Items hình thức, một Datasheet hình thức, một Split biểu mẫu, hoặc thậm chí là một Modal Dialoghình thức. Đây là những dạng ràng buộc điển hình; chọn đối tượng mà bạn muốn bị ràng buộc vào biểu mẫu đó. Điều này không áp dụng cho các biểu mẫu Hộp thoại Phương thức.

Để tạo loại biểu mẫu này, trước tiên bạn cần chọn đối tượng trong ngăn dẫn hướng. Hãy để chúng tôi chọntblEmployees đây.

Tiếp tục bằng cách nhấp vào More Forms và Multiple Items.

Bước trên sẽ tiếp tục tạo biểu mẫu Nhiều Mục, liệt kê tất cả các nhân viên.

Dạng tách

Đây là loại biểu mẫu được chia thành hai nửa bằng nhau, theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Một nửa hiển thị một mục hoặc bản ghi, và nửa kia hiển thị danh sách hoặc dạng xem biểu dữ liệu của nhiều bản ghi từ nguồn dữ liệu cơ bản.

Bây giờ hãy để chúng tôi chọn tblEmployees trong ngăn điều hướng và sau đó Createchuyển hướng. Lựa chọnSplit Form từ menu More Forms và bạn sẽ thấy biểu mẫu sau, trong đó biểu mẫu được chia theo chiều dọc.