MS Access - Định dạng báo cáo

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách định dạng báo cáo. Bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều điểm tương đồng giữa định dạng báo cáo và biểu mẫu định dạng nhưng có một vài công cụ và thủ thuật dành riêng cho báo cáo. Bây giờ chúng ta hãy xem xét khái niệm về các phần và nhóm báo cáo.

Đối với điều này, chúng ta cần mở một báo cáo mà chúng ta đã tạo trong chương trước. Ở đây, chúng ta sẽ xem cách một số thông tin này được hiển thị trên báo cáo.

Ở đây, chúng ta sẽ bắt đầu với phần báo cáo và phân nhóm.

Bây giờ chúng ta hãy đi đến chế độ xem Thiết kế của báo cáo này.

Bạn có thể thấy rằng không có nhiều thứ để xem và ở đây chỉ hiển thị đầu trang, phần chi tiết và chân trang. Bạn có thể thêm một vài phần bổ sung rất dễ dàng.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên báo cáo đó và bạn sẽ thấy Đầu trang / Chân trang của Trang và Đầu trang / Chân trang của Báo cáo. Báo cáo cụ thể này không hiển thị Đầu trang / Chân trang của Báo cáo đó. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đó và quay lại Chế độ xem Báo cáo.

Bạn có thể thấy nó chỉ thêm một chút vùng màu ở đầu báo cáo. Trong Dạng xem Thiết kế, mở rộng khu vực đó bằng cách di chuột phải ở đầu ngăn chia tiêu đề trang đó, nhấp và kéo xuống. Điều này sẽ thêm nhiều diện tích hơn vào tiêu đề báo cáo.

Trong Chế độ xem báo cáo, bây giờ bạn sẽ thấy nhiều khu vực hơn ở đầu báo cáo như trong ảnh chụp màn hình sau.

Các điều khiển Đầu trang và Chân trang của Báo cáo xuất hiện ở đầu trang đầu tiên của báo cáo đó. Chân trang báo cáo kiểm soát những gì bạn nhìn thấy ở trang cuối cùng ở cuối báo cáo.

Đầu trang và Chân trang của Báo cáo khác với Đầu trang và Chân trang của Trang của bạn. Bất kỳ thứ gì được đặt trong Tiêu đề trang sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang. Tương tự như vậy, bất kỳ thứ gì được đặt trong Chân trang sẽ lặp lại ở cuối mỗi trang.

Giờ đây, bạn có thể thêm các mức phân nhóm bổ sung và để làm điều đó, bạn muốn đảm bảo rằng mình đã bật tính năng sắp xếp nhóm và tổng diện tích.

Trong phần Nhóm và Tổng số của tab Thiết kế, hãy nhấp vào nút Nhóm và Sắp xếp, nút này sẽ mở Nhóm, Sắp xếp và Tổng diện tích ở dưới cùng như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Giờ đây, bạn có thể thêm các nhóm hoặc nhóm bổ sung trên bất kỳ điều khiển nào mà bạn có trong báo cáo của mình. Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Thêm một nhóm.

Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy nguồn điều khiển cơ bản cho báo cáo với tên dự án, tiêu đề nhiệm vụ, ngày hoàn thành và phần trăm hoàn thành. Bây giờ chúng ta hãy nói rằng chúng ta muốn nhóm tất cả các nhiệm vụ muộn của mình theo dự án, vì vậy hãy chọn Tên dự án từ danh sách.

Bây giờ bạn sẽ thấy một cấp nhóm bổ sung ProjectName Headerphía trên phần chi tiết của bạn. Thay vì tên dự án xuất hiện cùng với từng nhiệm vụ riêng lẻ bị trễ, giờ đây chúng ta có thể chuyển điều khiển này lên phần tiêu đề tên dự án này. Bạn có thể chọn nó, sau đó nhấnCtrl + X trên bàn phím của bạn để cắt phần đó khỏi phần chi tiết đó và nhấp vào bất kỳ đâu trong nền của tiêu đề tên dự án đó, rồi nhấn Ctrl + V để dán điều khiển đó vào tiêu đề tên dự án đó.

Bây giờ bạn có thể chuyển đến Chế độ xem Báo cáo và xem các điều chỉnh được thực hiện để nhóm các thứ trong báo cáo như trong ảnh chụp màn hình sau.

Mỗi dự án đều có cấp độ nhỏ của riêng nó trên dòng riêng của nó, và sau đó bên dưới khu vực đó, bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ bị trễ cho dự án trên. Với điều đó đã thay đổi ngay bây giờ, bạn có thể xem qua và bắt đầu định dạng báo cáo của mình trong Dạng xem Bố cục.

Nếu bạn muốn đặt tên dự án lớn hơn, hãy kéo dòng bên dưới và thay đổi kích thước phông chữ thành 20 trong Tab Định dạng.

Bạn có thể tăng chiều rộng của điều khiển để bao phủ toàn bộ chiều rộng của trang.

Để loại bỏ đường viền xung quanh điều khiển, hãy nhấp vào Đường viền Hình dạng trong tab Định dạng như trong ảnh chụp màn hình sau.

Chọn Transparent Lựa chọn.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế như trong ảnh chụp màn hình sau.

Điều chỉnh tiêu đề nhiệm vụ ở bên trái trang của bạn như trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ chúng ta hãy đưa dữ liệu từ phần Tiêu đề trang đến ProjectName phần tiêu đề sử dụng Ctrl+X và Ctrl+V.

Bây giờ chúng ta hãy quay lại Chế độ xem Báo cáo. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng các nhãn xuất hiện ngay phía trên các điều khiển mà chúng mô tả.

Nếu để ý, bạn sẽ thấy không có khoảng trống giữa các nhiệm vụ và tên dự án tiếp theo. Cần có thêm không gian ở giữa. Vì vậy, chúng ta cần thêmProjectName Footer.

Bây giờ, hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế.

Trong Nhóm, Sắp xếp và Tổng diện tích, nhấp vào nút Thêm bên cạnh tên dự án.

Bây giờ bạn sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn về cách nhóm và sắp xếp theo tên dự án như trong ảnh chụp màn hình sau.

Ở đây, chúng tôi có một thuộc tính được gọi là Without a Footer Section. Hãy để chúng tôi thay đổi tùy chọn đó bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh các từWithout a Footer Section.

Thay đổi nó thành With a Footer Section.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, phần ProjectName Footer bên dưới phần Chi tiết được thêm vào. Điều này sẽ đóng vai trò là chân trang cho nhóm tên dự án đó.

Bây giờ chúng ta hãy quay lại Chế độ xem Báo cáo.

Để loại bỏ bóng hoặc sự xuất hiện của nền cho các vùng xen kẽ trong cả phần Chi tiết và trong vùng Tên dự án, hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế một lần nữa.

Trước tiên, chúng ta hãy thay đổi phần Chi tiết bằng cách nhấp vào vạch chia chi tiết và sau đó mở trang Thuộc tính.

Trên tab Định dạng, thay đổi Alternate Back Color đến No Color như trong ảnh chụp màn hình sau.

Tương tự, thay đổi Màu Mặt sau Thay thế thành Không Màu cho cả Đầu trang ProjectName và Chân trang ProjectName và đi tới Dạng xem Báo cáo.

Bây giờ bạn có thể xem báo cáo trông như thế nào. Để xem dữ liệu của bạn sẽ in từng trang như thế nào, chúng ta hãy đi tới Xem trước khi in.

Đây là cách nó sẽ trông như thế nào khi bạn in nó.