MS Access - Kiến thức cơ bản về báo cáo
Trong chương này, chúng ta sẽ trình bày những kiến thức cơ bản về báo cáo và cách tạo báo cáo. Báo cáo cung cấp một cách để xem, định dạng và tóm tắt thông tin trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản về số điện thoại cho tất cả các liên hệ của mình.
Báo cáo bao gồm thông tin được lấy từ các bảng hoặc truy vấn, cũng như thông tin được lưu trữ cùng với thiết kế báo cáo, chẳng hạn như nhãn, tiêu đề và đồ họa.
Các bảng hoặc truy vấn cung cấp dữ liệu cơ bản còn được gọi là nguồn bản ghi của báo cáo.
Nếu các trường bạn muốn đưa vào tất cả đều tồn tại trong một bảng, hãy sử dụng bảng đó làm nguồn bản ghi.
Nếu các trường được chứa trong nhiều bảng, bạn cần sử dụng một hoặc nhiều truy vấn làm nguồn bản ghi.
Thí dụ
Bây giờ chúng ta sẽ lấy một ví dụ đơn giản để hiểu quá trình tạo một báo cáo rất đơn giản. Đối với điều này, chúng ta cần chuyển đến tab Tạo.
Trước khi nhấp vào nút Báo cáo để tạo báo cáo cơ bản, hãy đảm bảo rằng truy vấn thích hợp được chọn. Trong trường hợp này,qryCurrentProjectsđược chọn trong ngăn điều hướng của bạn. Bây giờ hãy nhấp vào nút Báo cáo, nút này sẽ tạo báo cáo dựa trên truy vấn đó.
Bạn sẽ thấy rằng báo cáo đang mở trong dạng xem Bố cục. Điều này cung cấp một cách nhanh chóng để điều chỉnh kích thước hoặc chiều rộng của bất kỳ trường nào mà bạn thấy trên báo cáo. Bây giờ chúng ta hãy điều chỉnh độ rộng của cột để làm cho mọi thứ phù hợp theo cách tốt hơn.
Cuộn xuống và điều chỉnh điều khiển trang ở dưới cùng.
Đây là một cách rất nhanh chóng để tạo một báo cáo rất đơn giản. Bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi và điều chỉnh nhỏ từ chế độ xem thiết kế báo cáo.
- Cũng giống như biểu mẫu, một báo cáo được tạo thành từ nhiều phần khác nhau.
- Bạn có phần chi tiết, đây là nơi mà hầu hết các dữ liệu của bạn đều tồn tại.
- Bạn cũng sẽ thấy phần đầu trang và phần chân trang; chúng xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang trong báo cáo của bạn.
Bây giờ chúng ta hãy thay đổi Tiêu đề của báo cáo và đặt cho nó một tên khác.
Nhấp vào biểu tượng lưu để lưu báo cáo của bạn.
Bạn sẽ nhận được hộp thoại trên.
Nhập tên cho báo cáo của bạn và nhấp vào Ok. Nếu bạn muốn xem báo cáo này thực sự trông như thế nào, trong Xem trước khi in, bạn có thể quay lại nút Xem và nhấp vào Xem trước khi in để xem báo cáo này trông như thế nào khi được in trên giấy hoặc dưới dạng PDF.
Sử dụng các công cụ ở góc dưới bên phải, bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ. Bạn cũng có một số nút trên tab Xem trước khi in tự động xuất hiện khi bạn chuyển sang Xem trước khi in. Trong phần thu phóng, bạn có chế độ xem một trang, hai trang; hoặc nếu bạn có một báo cáo dài hơn, bạn có thể xem bốn trang cùng một lúc, tám trang hoặc mười hai trang. Bạn cũng có thể điều chỉnh những thứ đơn giản như kích thước của giấy bạn đang sử dụng để in, lề cho báo cáo của bạn, hướng, số cột, thiết lập trang, v.v. Và đó là cách bạn có thể tạo rất nhanh báo cáo đơn giản bằng cách sử dụng nút Báo cáo trên tab Tạo.
Tạo báo cáo bằng thiết kế báo cáo
Thiết kế Báo cáo là một phương pháp khác để tạo báo cáo nhanh trong Access. Đối với điều này, chúng ta cần sử dụng nút Dạng xem Thiết kế Báo cáo, giống như nút Thiết kế Biểu mẫu. Thao tác này sẽ tạo báo cáo trống và mở trực tiếp đến Dạng xem thiết kế, cho phép bạn thay đổi nguồn điều khiển và thêm các trường trực tiếp vào Dạng xem thiết kế của báo cáo.
Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến tab Tạo và nhấp vào nút Thiết kế báo cáo.
Nó sẽ mở một báo cáo trống hoặc một báo cáo không liên kết, có nghĩa là báo cáo này không được kết nối với đối tượng nào khác trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.
Trên tab Thiết kế trong nhóm Công cụ, hãy chọn Trang Thuộc tính. Thao tác này sẽ mở ra ngăn Thuộc tính.
Trên tab Dữ liệu, chỉ định nguồn bản ghi cho báo cáo này, để kết nối nó với một đối tượng cơ sở dữ liệu như trong ảnh chụp màn hình sau.
Lựa chọn qryLateProjects từ trình đơn thả xuống và bây giờ, bước tiếp theo là thực hiện và thêm một số trường vào báo cáo này bằng cách nhấp vào nút danh sách Thêm Trường Hiện có trên tab Thiết kế.
Chọn các trường như trong ảnh chụp màn hình ở trên.
Kéo các trường để bạn báo cáo như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Chuyển đến tab Sắp xếp và trong nhóm Bảng, bạn có một số tùy chọn để chọn.
Có bố cục xếp chồng và bố cục dạng bảng, là một bố cục rất giống với bảng tính. Hãy để chúng tôi chọn bố cục dạng bảng.
Bạn có thể thấy rằng nó di chuyển tất cả các nhãn lên vùng tiêu đề trang. Các nhãn này sẽ chỉ xuất hiện một lần ở đầu mỗi trang và truy vấn dữ liệu sẽ lặp lại cho mọi bản ghi trong phần Chi tiết. Bây giờ, bạn có thể xem xét và thực hiện một số điều chỉnh để làm cho trường ProjectName của bạn rộng hơn.
Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, có rất nhiều khoảng trống giữa phần Chi tiết và Chân trang.
Chúng ta hãy kéo Chân trang lên để giảm không gian như trong ảnh chụp màn hình sau. Bây giờ chúng ta sẽ chuyển đến tab Thiết kế và nhấp vào nút Xem và chọn Chế độ xem báo cáo.
Bây giờ bạn có thể thấy rằng một số tên dự án chưa hoàn chỉnh; bạn có thể điều chỉnh điều này bằng chế độ xem thiết kế hoặc bạn có thể sử dụng chế độ xem bố trí để làm điều đó.
Đó là cách chúng tôi tạo một báo cáo đơn giản chỉ từ Chế độ xem thiết kế.