MS Access - Hướng dẫn nhanh

Microsoft Access là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, kết hợp Công cụ cơ sở dữ liệu Microsoft Jet quan hệ với giao diện người dùng đồ họa và các công cụ phát triển mềm. Nó là một thành viên của bộ ứng dụng Microsoft Office, được bao gồm trong các phiên bản chuyên nghiệp và cao hơn.

  • Microsoft Access chỉ là một phần trong chiến lược sản phẩm quản lý dữ liệu tổng thể của Microsoft.

  • Nó lưu trữ dữ liệu ở định dạng riêng dựa trên Access Jet Database Engine.

  • Giống như cơ sở dữ liệu quan hệ, Microsoft Access cũng cho phép bạn liên kết các thông tin liên quan một cách dễ dàng. Ví dụ: dữ liệu khách hàng và đơn đặt hàng. Tuy nhiên, Access 2013 cũng bổ sung cho các sản phẩm cơ sở dữ liệu khác vì nó có một số tính năng kết nối mạnh mẽ.

  • Nó cũng có thể nhập hoặc liên kết trực tiếp đến dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng và cơ sở dữ liệu khác.

  • Như tên gọi của nó, Access có thể làm việc trực tiếp với dữ liệu từ các nguồn khác, bao gồm nhiều chương trình cơ sở dữ liệu PC phổ biến, với nhiều cơ sở dữ liệu SQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc) trên máy tính để bàn, trên máy chủ, trên máy tính mini hoặc trên máy tính lớn và với dữ liệu được lưu trữ trên Máy chủ web Internet hoặc mạng nội bộ.

  • Access cũng có thể hiểu và sử dụng nhiều định dạng dữ liệu khác nhau, bao gồm nhiều cấu trúc tệp cơ sở dữ liệu khác.

  • Bạn có thể xuất dữ liệu sang và nhập dữ liệu trực tiếp từ tệp xử lý văn bản, bảng tính hoặc tệp cơ sở dữ liệu.

  • Access có thể hoạt động với hầu hết các cơ sở dữ liệu phổ biến hỗ trợ tiêu chuẩn Kết nối Cơ sở dữ liệu Mở (ODBC), bao gồm SQL Server, Oracle và DB2.

  • Các nhà phát triển phần mềm có thể sử dụng Microsoft Access để phát triển phần mềm ứng dụng.

Microsoft Access lưu trữ thông tin được gọi là cơ sở dữ liệu. Để sử dụng MS Access, bạn cần làm theo bốn bước sau:

  • Database Creation - Tạo cơ sở dữ liệu Microsoft Access của bạn và chỉ định loại dữ liệu bạn sẽ lưu trữ.

  • Data Input - Sau khi cơ sở dữ liệu của bạn được tạo, dữ liệu của mỗi ngày làm việc có thể được nhập vào cơ sở dữ liệu Access.

  • Query - Đây là một thuật ngữ ưa thích để mô tả cơ bản quá trình lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu.

  • Report (tùy chọn) - Thông tin từ cơ sở dữ liệu được tổ chức dưới dạng trình bày đẹp mắt có thể được in trong Báo cáo Access.

Ngành kiến ​​trúc

  • Access gọi bất kỳ thứ gì có thể có tên là một đối tượng. Trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, các đối tượng chính là bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro, macro dữ liệu và mô-đun.

  • Nếu bạn đã làm việc với các hệ thống cơ sở dữ liệu khác trên máy tính để bàn, bạn có thể đã thấy thuật ngữ cơ sở dữ liệu được sử dụng để chỉ những tệp mà bạn lưu trữ dữ liệu.

  • Tuy nhiên, trong Access, cơ sở dữ liệu máy tính để bàn (.accdb) cũng bao gồm tất cả các đối tượng chính liên quan đến dữ liệu được lưu trữ, bao gồm các đối tượng bạn xác định để tự động hóa việc sử dụng dữ liệu của mình.

Microsoft Access có giao diện giống các sản phẩm Microsoft Office khác nếu xét đến khía cạnh bố cục và điều hướng của nó, nhưng MS Access là một cơ sở dữ liệu và cụ thể hơn là một cơ sở dữ liệu quan hệ.

  • Trước MS Access 2007, phần mở rộng tệp là *.mdb, nhưng trong MS Access 2007, phần mở rộng đã được thay đổi thành *.accdb sự mở rộng.

  • Các phiên bản đầu tiên của Access không thể đọc phần mở rộng accdb nhưng MS Access 2007 và các phiên bản mới hơn có thể đọc và thay đổi các phiên bản Access cũ hơn.

  • Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để bàn (.accdb hoặc .mdb) là một RDBMS đầy đủ chức năng.

  • Nó cung cấp tất cả các tính năng định nghĩa dữ liệu, thao tác dữ liệu và kiểm soát dữ liệu mà bạn cần để quản lý khối lượng lớn dữ liệu.

  • Bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để bàn (.accdb hoặc .mdb) dưới dạng RDBMS độc lập trên một máy trạm hoặc ở chế độ máy khách / máy chủ được chia sẻ trên mạng.

  • Cơ sở dữ liệu trên máy tính để bàn cũng có thể hoạt động như nguồn dữ liệu cho dữ liệu được hiển thị trên các trang web trong mạng nội bộ của công ty bạn.

  • Khi bạn xây dựng ứng dụng với cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, Access là RDBMS.

Định nghĩa dữ liệu

Bây giờ chúng ta hãy hiểu Định nghĩa dữ liệu là gì -

  • Trong tài liệu hoặc bảng tính, bạn thường hoàn toàn có quyền tự do xác định nội dung của tài liệu hoặc từng ô trong bảng tính.

  • Trong một tài liệu, bạn có thể bao gồm các đoạn văn bản, bảng, biểu đồ hoặc nhiều cột dữ liệu được hiển thị với nhiều phông chữ.

  • Trong bảng tính, bạn có thể có dữ liệu văn bản ở trên cùng để xác định tiêu đề cột để in hoặc hiển thị và bạn có thể có nhiều định dạng số khác nhau trong cùng một cột, tùy thuộc vào chức năng của hàng.

  • RDBMS cho phép bạn xác định loại dữ liệu bạn có và cách dữ liệu nên được lưu trữ.

  • Bạn cũng có thể thường xác định các quy tắc mà RDBMS có thể sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu của bạn.

  • Ví dụ: quy tắc xác thực có thể đảm bảo rằng người dùng không thể vô tình lưu trữ các ký tự chữ cái trong trường phải chứa một số.

Thao tác dữ liệu

Làm việc với dữ liệu trong RDBMS rất khác với làm việc với dữ liệu trong chương trình xử lý văn bản hoặc bảng tính.

  • Trong tài liệu xử lý văn bản, bạn có thể bao gồm dữ liệu dạng bảng và thực hiện một nhóm chức năng giới hạn trên dữ liệu trong tài liệu.

  • Bạn cũng có thể tìm kiếm các chuỗi văn bản trong tài liệu gốc và với các điều khiển ActiveX, bao gồm các bảng, biểu đồ hoặc ảnh từ các ứng dụng khác.

  • Trong bảng tính, một số ô chứa các hàm xác định kết quả bạn muốn và trong các ô khác, bạn nhập dữ liệu cung cấp thông tin nguồn cho các hàm.

  • RDBMS cung cấp cho bạn nhiều cách để làm việc với dữ liệu của bạn. Ví dụ,

  • Bạn có thể tìm kiếm thông tin trong một bảng hoặc yêu cầu tìm kiếm phức tạp trên một số bảng có liên quan.

  • Bạn có thể cập nhật một trường hoặc nhiều bản ghi chỉ bằng một lệnh.

  • Bạn có thể viết các chương trình sử dụng các lệnh RDBMS để tìm nạp dữ liệu mà bạn muốn hiển thị và cho phép người dùng cập nhật dữ liệu.

Access sử dụng ngôn ngữ cơ sở dữ liệu SQL mạnh mẽ để xử lý dữ liệu trong bảng của bạn. Sử dụng SQL, bạn có thể xác định tập hợp thông tin mà bạn cần để giải quyết một vấn đề cụ thể, bao gồm dữ liệu từ nhiều bảng.

Kiểm soát dữ liệu

Bảng tính và tài liệu xử lý văn bản rất tốt để giải quyết các vấn đề của một người dùng, nhưng chúng rất khó sử dụng khi nhiều người cần chia sẻ dữ liệu.

  • Khi bạn cần chia sẻ thông tin của mình với người khác, RDBMS cung cấp cho bạn sự linh hoạt để cho phép nhiều người dùng đọc hoặc cập nhật dữ liệu của bạn.

  • Một RDBMS được thiết kế để cho phép chia sẻ dữ liệu cũng cung cấp các tính năng để đảm bảo rằng không có hai người nào có thể thay đổi cùng một dữ liệu cùng một lúc.

  • Các hệ thống tốt nhất cũng cho phép bạn nhóm các thay đổi (còn được gọi là giao dịch) để tất cả các thay đổi hoặc không có thay đổi nào xuất hiện trong dữ liệu của bạn.

  • Bạn cũng có thể muốn chắc chắn rằng không ai khác có thể xem bất kỳ phần nào của đơn đặt hàng cho đến khi bạn đã nhập tất cả.

  • Vì bạn có thể chia sẻ dữ liệu Access của mình với những người dùng khác, bạn có thể cần đặt một số hạn chế về những gì người dùng khác nhau được phép xem hoặc cập nhật.

MS Access sử dụng “đối tượng” để giúp danh sách người dùng và tổ chức thông tin, cũng như chuẩn bị các báo cáo được thiết kế đặc biệt. Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu, Access cung cấp cho bạn Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo, Macro và Mô-đun. Cơ sở dữ liệu trong Access được cấu tạo của nhiều đối tượng nhưng sau đây là các đối tượng chính:

  • Tables
  • Queries
  • Forms
  • Reports

Cùng với nhau, các đối tượng này cho phép bạn nhập, lưu trữ, phân tích và biên dịch dữ liệu của mình. Đây là bản tóm tắt về các đối tượng chính trong cơ sở dữ liệu Access;

Bàn

Bảng là một đối tượng được sử dụng để định nghĩa và lưu trữ dữ liệu. Khi bạn tạo một bảng mới, Access sẽ yêu cầu bạn xác định các trường còn được gọi là tiêu đề cột.

  • Mỗi trường phải có một tên và kiểu dữ liệu duy nhất.

  • Bảng chứa các trường hoặc cột lưu trữ các loại dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ và các bản ghi hoặc hàng thu thập tất cả thông tin về một trường hợp cụ thể của chủ đề, chẳng hạn như tất cả thông tin về khách hàng hoặc nhân viên, v.v.

  • Bạn có thể xác định khóa chính, một hoặc nhiều trường có giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi và một hoặc nhiều chỉ mục trên mỗi bảng để giúp truy xuất dữ liệu của bạn nhanh hơn.

Truy vấn

Đối tượng cung cấp chế độ xem dữ liệu tùy chỉnh từ một hoặc nhiều bảng. Truy vấn là một cách tìm kiếm và biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.

  • Chạy một truy vấn giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Khi bạn tạo truy vấn trong Access, bạn đang xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chính xác dữ liệu bạn muốn.

  • Trong Access, bạn có thể sử dụng truy vấn đồ họa theo cơ sở ví dụ hoặc bạn có thể viết câu lệnh Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) để tạo truy vấn của mình.

  • Bạn có thể xác định các truy vấn để Chọn, Cập nhật, Chèn hoặc Xóa dữ liệu.

  • Bạn cũng có thể xác định các truy vấn tạo bảng mới từ dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng hiện có.

Hình thức

Biểu mẫu là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu máy tính để bàn được thiết kế chủ yếu để nhập hoặc hiển thị dữ liệu hoặc để kiểm soát việc thực thi ứng dụng. Bạn sử dụng biểu mẫu để tùy chỉnh cách trình bày dữ liệu mà ứng dụng của bạn trích xuất từ ​​các truy vấn hoặc bảng.

  • Biểu mẫu được sử dụng để nhập, sửa đổi và xem các bản ghi.

  • Lý do biểu mẫu được sử dụng thường xuyên là vì chúng là một cách dễ dàng để hướng dẫn mọi người nhập dữ liệu một cách chính xác.

  • Khi bạn nhập thông tin vào biểu mẫu trong Access, dữ liệu sẽ đi chính xác đến nơi mà nhà thiết kế cơ sở dữ liệu muốn nó đi trong một hoặc nhiều bảng có liên quan.

Báo cáo

Báo cáo là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính để bàn được thiết kế để định dạng, tính toán, in và tóm tắt dữ liệu đã chọn.

  • Bạn có thể xem báo cáo trên màn hình trước khi in.

  • Nếu biểu mẫu dành cho mục đích đầu vào, thì báo cáo dành cho đầu ra.

  • Bất cứ thứ gì bạn định in đều xứng đáng được báo cáo, cho dù đó là danh sách tên và địa chỉ, bản tóm tắt tài chính trong một kỳ, hay một bộ nhãn gửi thư.

  • Báo cáo rất hữu ích vì chúng cho phép bạn trình bày các thành phần của cơ sở dữ liệu của mình ở định dạng dễ đọc.

  • Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh giao diện của báo cáo để làm cho nó hấp dẫn về mặt hình ảnh.

  • Access cung cấp cho bạn khả năng tạo báo cáo từ bất kỳ bảng hoặc truy vấn nào.

Các đối tượng MS Access khác

Bây giờ chúng ta hãy xem xét các đối tượng MS Access khác.

Macro

Đối tượng này là một định nghĩa có cấu trúc của một hoặc nhiều hành động mà bạn muốn Access thực hiện để đáp lại một sự kiện đã xác định. Macro Access là một tập lệnh để thực hiện một số công việc. Ví dụ: để tạo một nút mở báo cáo, bạn có thể sử dụng macro sẽ kích hoạt hành động OpenReport.

  • Bạn có thể bao gồm các điều kiện đơn giản trong macro để chỉ định thời điểm nên thực hiện hoặc bỏ qua một hoặc nhiều hành động trong macro.

  • Bạn có thể sử dụng macro để mở và thực thi các truy vấn, để mở bảng, in hoặc xem báo cáo.

  • Bạn cũng có thể chạy các macro hoặc thủ tục Visual Basic khác từ bên trong một macro.

  • Macro dữ liệu có thể được đính kèm trực tiếp vào các sự kiện bảng như chèn bản ghi mới, chỉnh sửa bản ghi hiện có hoặc xóa bản ghi.

  • Macro dữ liệu trong ứng dụng web cũng có thể là các đối tượng độc lập có thể được gọi từ các macro dữ liệu hoặc đối tượng macro khác.

Mô-đun

Mô-đun là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu máy tính để bàn chứa các thủ tục tùy chỉnh mà bạn viết mã bằng Visual Basic. Các mô-đun cung cấp một luồng hành động rời rạc hơn và cho phép bạn bẫy lỗi.

  • Mọi thứ có thể được thực hiện trong macro cũng có thể được thực hiện trong một mô-đun, nhưng bạn không nhận được giao diện macro nhắc bạn những gì cần thiết cho mỗi hành động.

  • Các mô-đun mạnh hơn nhiều và rất cần thiết nếu bạn định viết mã cho môi trường nhiều người dùng, vì macro không thể bao gồm xử lý lỗi.

  • Mô-đun có thể là các đối tượng độc lập chứa các hàm có thể được gọi từ bất kỳ đâu trong ứng dụng của bạn hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với biểu mẫu hoặc báo cáo để phản hồi các sự kiện trên biểu mẫu hoặc báo cáo được liên kết.

Trong chương này, chúng ta sẽ trình bày quy trình cơ bản để khởi động Access và tạo cơ sở dữ liệu. Chương này cũng sẽ giải thích cách tạo cơ sở dữ liệu máy tính để bàn bằng cách sử dụng mẫu và cách xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu.

Để tạo cơ sở dữ liệu từ một mẫu, trước tiên chúng ta cần mở MS Access và bạn sẽ thấy màn hình sau đây, trong đó các mẫu cơ sở dữ liệu Access khác nhau được hiển thị.

Để xem tất cả các cơ sở dữ liệu có thể có, bạn có thể cuộn xuống hoặc bạn cũng có thể sử dụng hộp tìm kiếm.

Hãy để chúng tôi nhập dự án vào hộp tìm kiếm và nhấn Enter. Bạn sẽ thấy các mẫu cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dự án.

Chọn mẫu đầu tiên. Bạn sẽ thấy thêm thông tin liên quan đến mẫu này.

Sau khi chọn một mẫu liên quan đến yêu cầu của bạn, hãy nhập tên vào File name và bạn cũng có thể chỉ định một vị trí khác cho tệp của mình nếu bạn muốn.

Bây giờ, hãy nhấn tùy chọn Tạo. Access sẽ tải xuống mẫu cơ sở dữ liệu đó và mở một cơ sở dữ liệu trống mới như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ, hãy nhấp vào ngăn Điều hướng ở phía bên trái và bạn sẽ thấy tất cả các đối tượng khác đi kèm với cơ sở dữ liệu này.

Nhấp vào Điều hướng Dự án và chọn Loại Đối tượng trong menu.

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các loại đối tượng - bảng, truy vấn, v.v.

Tạo cơ sở dữ liệu trống

Đôi khi các yêu cầu cơ sở dữ liệu có thể quá cụ thể đến mức việc sử dụng và sửa đổi các mẫu hiện có đòi hỏi nhiều công việc hơn là chỉ tạo cơ sở dữ liệu từ đầu. Trong trường hợp đó, chúng tôi sử dụng cơ sở dữ liệu trống.

Step 1 - Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu bằng cách mở MS Access.

Step 2- Chọn Cơ sở dữ liệu màn hình trống. Nhập tên và nhấp vào nút Tạo.

Step 3 - Access sẽ tạo một cơ sở dữ liệu trống mới và sẽ mở ra bảng cũng hoàn toàn trống.

Mọi trường trong bảng đều có các thuộc tính và các thuộc tính này xác định các đặc tính và hành vi của trường. Thuộc tính quan trọng nhất của một trường là kiểu dữ liệu của nó. Kiểu dữ liệu của một trường xác định loại dữ liệu mà nó có thể lưu trữ. MS Access hỗ trợ các loại dữ liệu khác nhau, mỗi loại có một mục đích cụ thể.

  • Kiểu dữ liệu xác định loại giá trị mà người dùng có thể lưu trữ trong bất kỳ trường nhất định nào.
  • Mỗi trường có thể lưu trữ dữ liệu chỉ bao gồm một kiểu dữ liệu duy nhất.

Dưới đây là một số kiểu dữ liệu phổ biến nhất mà bạn sẽ thấy được sử dụng trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access điển hình.

Loại dữ liệu Sự miêu tả Kích thước
Văn bản ngắn Văn bản hoặc kết hợp của văn bản và số, bao gồm cả những số không yêu cầu tính toán (ví dụ: số điện thoại). Tối đa 255 ký tự.
Văn bản dài Văn bản dài hoặc kết hợp giữa văn bản và số. Lên đến 63, 999 ký tự.
Con số Dữ liệu số được sử dụng trong tính toán toán học. 1, 2, 4 hoặc 8 byte (16 byte nếu được đặt thành ID nhân bản).
Ngày giờ Giá trị ngày và giờ cho các năm từ 100 đến 9999. 8 byte
Tiền tệ Giá trị tiền tệ và dữ liệu số được sử dụng trong các phép tính toán học liên quan đến dữ liệu có từ một đến bốn chữ số thập phân. 8 byte
Số tự động Một số tuần tự duy nhất (tăng thêm 1) hoặc số ngẫu nhiên được Microsoft Access chỉ định bất cứ khi nào bản ghi mới được thêm vào bảng. 4 byte (16 byte nếu được đặt thành ID nhân bản).
Có không Giá trị Có và Không và các trường chỉ chứa một trong hai giá trị (Có / Không, Đúng / Sai hoặc Bật / Tắt). 1 chút.
  • Nếu bạn sử dụng các phiên bản trước của Access, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt đối với hai trong số các kiểu dữ liệu đó.

  • Trong Access 2013, chúng ta hiện có hai kiểu dữ liệu - văn bản ngắn và văn bản dài. Trong các phiên bản trước của Access, các kiểu dữ liệu này được gọi là văn bản và bản ghi nhớ.

  • Trường văn bản được gọi là văn bản ngắn và trường bản ghi nhớ của bạn bây giờ được gọi là văn bản dài.

Dưới đây là một số kiểu dữ liệu chuyên biệt hơn khác, bạn có thể chọn trong Access.

Loại dữ liệu Sự miêu tả Kích thước

Tập tin đính kèm

Tệp, chẳng hạn như ảnh kỹ thuật số. Nhiều tệp có thể được đính kèm trên mỗi bản ghi. Loại dữ liệu này không có sẵn trong các phiên bản trước của Access.

Lên đến khoảng 2 GB.

Đối tượng OLE

Các đối tượng OLE có thể lưu trữ hình ảnh, âm thanh, video hoặc các BLOB khác (Đối tượng lớn nhị phân)

Lên đến khoảng 2 GB.

Siêu liên kết

Văn bản hoặc sự kết hợp của văn bản và số được lưu trữ dưới dạng văn bản và được sử dụng làm địa chỉ siêu kết nối.

Lên đến 8.192 (mỗi phần của kiểu dữ liệu Siêu kết nối có thể chứa tối đa 2048 ký tự).

Trình hướng dẫn tra cứu

Mục nhập Trình hướng dẫn tra cứu trong cột Kiểu dữ liệu trong dạng xem Thiết kế thực tế không phải là một kiểu dữ liệu. Khi bạn chọn mục nhập này, một trình hướng dẫn sẽ bắt đầu giúp bạn xác định trường tra cứu đơn giản hay phức tạp.

Trường tra cứu đơn giản sử dụng nội dung của bảng khác hoặc danh sách giá trị để xác thực nội dung của một giá trị trên mỗi hàng. Trường tra cứu phức tạp cho phép bạn lưu trữ nhiều giá trị của cùng một kiểu dữ liệu trong mỗi hàng.

Phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường tra cứu.

Tính toán

Bạn có thể tạo một biểu thức sử dụng dữ liệu từ một hoặc nhiều trường. Bạn có thể chỉ định các kiểu dữ liệu kết quả khác nhau từ biểu thức.

Bạn có thể tạo một biểu thức sử dụng dữ liệu từ một hoặc nhiều trường. Bạn có thể chỉ định các kiểu dữ liệu kết quả khác nhau từ biểu thức.

Đây là tất cả các kiểu dữ liệu khác nhau mà bạn có thể chọn khi tạo trường trong bảng Microsoft Access.

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu của mình trong các bảng. Bởi vì các đối tượng cơ sở dữ liệu khác phụ thuộc rất nhiều vào các bảng, bạn nên luôn bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu bằng cách tạo tất cả các bảng của nó và sau đó tạo bất kỳ đối tượng nào khác. Trước khi bạn tạo bảng, hãy xem xét cẩn thận các yêu cầu của bạn và xác định tất cả các bảng mà bạn cần.

Chúng ta hãy thử và tạo bảng đầu tiên sẽ lưu trữ thông tin liên hệ cơ bản liên quan đến nhân viên như được hiển thị trong bảng sau:

Tên trường Loại dữ liệu
EmployeelD Số tự động
Tên đầu tiên Văn bản ngắn
LastName Văn bản ngắn
Địa chỉ 1 Văn bản ngắn
Địa chỉ 2 Văn bản ngắn
Tp. Văn bản ngắn
Tiểu bang Văn bản ngắn
Zip Văn bản ngắn
Điện thoại Văn bản ngắn
Loại điện thoại Văn bản ngắn

Bây giờ chúng ta hãy có văn bản ngắn làm kiểu dữ liệu cho tất cả các trường này và mở cơ sở dữ liệu trống trong Access.

Đây là nơi chúng tôi đã bỏ mọi thứ. Chúng tôi đã tạo cơ sở dữ liệu và sau đó Access tự động mở dạng xem biểu dữ liệu một bảng này cho một bảng.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến tab Trường và bạn sẽ thấy rằng nó cũng được tạo tự động. ID là trường AutoNumber đóng vai trò là mã định danh duy nhất của chúng tôi và là khóa chính cho bảng này.

Trường ID đã được tạo và bây giờ chúng tôi muốn đổi tên nó cho phù hợp với điều kiện của chúng tôi. Đây là bảng Nhân viên và đây sẽ là mã định danh duy nhất cho nhân viên của chúng tôi.

Bấm vào Name & Caption trong Ribbon và bạn sẽ thấy hộp thoại sau.

Thay đổi tên của trường này thành EmployeeIDđể làm cho nó cụ thể hơn cho bảng này. Nhập thông tin tùy chọn khác nếu bạn muốn và nhấp vào Ok.

Bây giờ chúng tôi có trường ID nhân viên của mình với chú thích ID nhân viên. Điều này được tự động đặt thành số tự động, vì vậy chúng tôi không thực sự cần thay đổi kiểu dữ liệu.

Bây giờ hãy để chúng tôi thêm một số trường khác bằng cách nhấp vào click to add.

Chọn Short Textnhư một lĩnh vực. Khi bạn chọn văn bản ngắn, Access sẽ tự động đánh dấu tên trường đó và tất cả những gì bạn phải làm là nhập tên trường.

Kiểu FirstNamenhư tên trường. Tương tự, thêm tất cả các trường bắt buộc như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Sau khi tất cả các trường được thêm vào, hãy nhấp vào biểu tượng Lưu.

Bây giờ bạn sẽ thấy Save As hộp thoại, nơi bạn có thể nhập tên bảng cho bảng.

Nhập tên bảng của bạn vào trường Tên bảng. Đâytbltiền tố là viết tắt của bảng. Hãy để chúng tôi nhấp vào Ok và bạn sẽ thấy bảng của mình trong ngăn điều hướng.

Chế độ xem thiết kế bảng

Vì chúng tôi đã tạo một bảng bằng cách sử dụng Datasheet View. Bây giờ chúng ta sẽ tạo một bảng khác bằng cách sử dụngTable Design View. Chúng tôi sẽ tạo các trường sau trong bảng này. Các bảng này sẽ lưu trữ một số thông tin cho các dự án sách khác nhau.

Tên trường Loại dữ liệu
ID dự án Số tự động
Tên dự án Văn bản ngắn
Quản lýEditor Văn bản ngắn
Tác giả Văn bản ngắn
PStatus Văn bản ngắn
Hợp đồng Tập tin đính kèm
ProjectStart Ngày giờ
ProjectEnd Ngày giờ
Ngân sách Tiền tệ
Dự án Văn bản dài

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến tab Tạo.

Trong nhóm bảng, bấm vào Bảng và bạn có thể thấy phần này trông hoàn toàn khác với Dạng xem biểu dữ liệu. Trong chế độ xem này, bạn có thể thấyfield namedata type cạnh bên nhau.

Bây giờ chúng ta cần làm ProjectID khóa chính cho bảng này, vì vậy hãy để chúng tôi chọn ProjectID và nhấp vào Primary Key trong ruy-băng.

Bây giờ bạn có thể thấy một biểu tượng chìa khóa nhỏ sẽ hiển thị bên cạnh trường đó. Điều này cho thấy rằng trường là một phần của khóa chính của bảng.

Hãy để chúng tôi lưu bảng này và đặt tên cho bảng này.

Bấm Ok và bây giờ bạn có thể thấy bảng này trông như thế nào trong Dạng xem biểu dữ liệu.

Hãy để chúng tôi nhấp vào nút xem biểu dữ liệu ở góc trên cùng bên trái của dải băng.

Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi đối với bảng này hoặc bất kỳ trường cụ thể nào, bạn không phải lúc nào cũng phải quay lại Chế độ xem thiết kế để thay đổi nó. Bạn cũng có thể thay đổi nó từ Dạng xem Biểu dữ liệu. Hãy để chúng tôi cập nhật trường PStatus như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Nhấp vào Ok và bạn sẽ thấy các thay đổi.

Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp theo nghĩa giống như tài liệu Microsoft Office Word hoặc Microsoft Office PowerPoint. Thay vào đó, cơ sở dữ liệu Access là một tập hợp các đối tượng như bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, v.v. phải hoạt động cùng nhau để cơ sở dữ liệu hoạt động bình thường. Bây giờ chúng tôi đã tạo hai bảng với tất cả các trường và thuộc tính trường cần thiết trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Để xem, thay đổi, chèn hoặc xóa dữ liệu trong bảng trong Access, bạn có thể sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu của bảng.

  • Biểu dữ liệu là một cách đơn giản để xem dữ liệu của bạn theo hàng và cột mà không cần bất kỳ định dạng đặc biệt nào.

  • Bất cứ khi nào bạn tạo một bảng web mới, Access sẽ tự động tạo hai dạng xem mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức để nhập dữ liệu.

  • Một bảng mở trong Dạng xem Biểu dữ liệu giống như một trang tính Excel và bạn có thể nhập hoặc dán dữ liệu vào một hoặc nhiều trường.

  • Bạn không cần phải lưu dữ liệu của mình một cách rõ ràng. Access cam kết các thay đổi của bạn đối với bảng khi bạn di chuyển con trỏ đến một trường mới trong cùng một hàng hoặc khi bạn di chuyển con trỏ sang một hàng khác.

  • Theo mặc định, các trường trong cơ sở dữ liệu Access được đặt để chấp nhận một loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như văn bản hoặc số. Bạn phải nhập loại dữ liệu mà trường được đặt để chấp nhận. Nếu bạn không, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi -

Hãy để chúng tôi thêm một số dữ liệu vào bảng của bạn bằng cách mở cơ sở dữ liệu Access mà chúng tôi đã tạo.

Chọn Views → Datasheet Xem tùy chọn trong ruy-băng và thêm một số dữ liệu như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Tương tự, thêm một số dữ liệu trong bảng thứ hai cũng như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ bạn có thể thấy rằng việc chèn dữ liệu mới và cập nhật dữ liệu hiện có rất đơn giản trong Dạng xem biểu dữ liệu giống như làm việc trong bảng tính. Nhưng nếu bạn muốn xóa bất kỳ dữ liệu nào, trước tiên bạn cần chọn toàn bộ hàng như trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ hãy nhấn nút xóa. Điều này sẽ hiển thị thông báo xác nhận.

Nhấp chuột Yes và bạn sẽ thấy rằng bản ghi đã chọn sẽ bị xóa ngay bây giờ.

Truy vấn là một yêu cầu cho kết quả dữ liệu và hành động trên dữ liệu. Bạn có thể sử dụng truy vấn để trả lời một câu hỏi đơn giản, thực hiện các phép tính, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau hoặc thậm chí để thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu bảng.

  • Khi các bảng phát triển về kích thước, chúng có thể có hàng trăm nghìn bản ghi, điều này khiến người dùng không thể chọn ra các bản ghi cụ thể từ bảng đó.

  • Với một truy vấn, bạn có thể áp dụng một bộ lọc cho dữ liệu của bảng để bạn chỉ nhận được thông tin mà bạn muốn.

  • Các truy vấn mà bạn sử dụng để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc để thực hiện tính toán được gọi là truy vấn chọn.

  • Các truy vấn thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu được gọi là truy vấn hành động.

  • Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn để cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu hoặc báo cáo.

  • Trong cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày bằng cách sử dụng biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trong một số bảng khác nhau.

  • Phần khó của các truy vấn là bạn phải hiểu cách tạo một truy vấn trước khi thực sự có thể sử dụng chúng.

Tạo truy vấn chọn

Nếu bạn chỉ muốn xem xét dữ liệu từ các trường nhất định trong bảng hoặc xem xét dữ liệu từ nhiều bảng đồng thời hoặc có thể chỉ xem dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định, bạn có thể sử dụng Selecttruy vấn. Bây giờ chúng ta hãy xem xét một ví dụ đơn giản, trong đó chúng ta sẽ tạo một truy vấn đơn giản để lấy thông tin từtblEmployeesbàn. Mở cơ sở dữ liệu và nhấp vàoCreate chuyển hướng.

Nhấp chuột Query Design.

bên trong Tables tab, trên Show Table , bấm đúp vào tblEmployees bàn và sau đó Close hộp thoại.

Trong bảng tblEprisees, bấm đúp vào tất cả các trường mà bạn muốn xem là kết quả của truy vấn. Thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ bấm vào Run trên Design tab, sau đó nhấp vào Run.

Truy vấn chạy và chỉ hiển thị dữ liệu trong trường được chỉ định trong truy vấn.

Tiêu chí truy vấn giúp bạn truy xuất các mục cụ thể từ cơ sở dữ liệu Access. Nếu một mục phù hợp với tất cả các tiêu chí bạn nhập, nó sẽ xuất hiện trong kết quả truy vấn. Khi bạn muốn giới hạn kết quả của một truy vấn dựa trên các giá trị trong một trường, bạn sử dụng tiêu chí truy vấn.

  • Tiêu chí truy vấn là một biểu thức mà Access so sánh với các giá trị trường truy vấn để xác định xem có bao gồm bản ghi có chứa mỗi giá trị hay không.

  • Một số tiêu chí rất đơn giản và sử dụng các toán tử và hằng số cơ bản. Các hàm khác phức tạp và sử dụng các hàm, toán tử đặc biệt và bao gồm các tham chiếu trường.

  • Để thêm một số tiêu chí vào truy vấn, bạn phải mở truy vấn trong Dạng xem thiết kế.

  • Sau đó, bạn xác định các trường mà bạn muốn chỉ định tiêu chí.

Thí dụ

Hãy xem một ví dụ đơn giản, trong đó chúng ta sẽ sử dụng các tiêu chí trong một truy vấn. Trước tiên, hãy mở cơ sở dữ liệu Access của bạn, sau đó chuyển đến tab Tạo và nhấp vào Thiết kế Truy vấn.

Trong tab Bảng trên hộp thoại Hiển thị Bảng, bấm đúp vào tblEmployees bảng và sau đó đóng hộp thoại.

Bây giờ chúng ta hãy thêm một số trường vào lưới truy vấn như EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle và Email như thể hiện trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ chỉ thấy các trường này là kết quả truy vấn.

Nếu bạn muốn chỉ xem những người có JobTitle là Điều phối viên tiếp thị thì bạn sẽ cần thêm tiêu chí cho điều đó. Hãy chuyển đến Thiết kế truy vấn một lần nữa và trong hàng Tiêu chí của JobTitle, hãy nhập Điều phối viên tiếp thị.

Bây giờ, hãy để chúng tôi chạy lại truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy rằng chỉ có Chức danh Điều phối viên Tiếp thị được truy xuất.

Nếu bạn muốn thêm tiêu chí cho nhiều trường, chỉ cần thêm tiêu chí vào nhiều trường. Giả sử chúng tôi chỉ muốn truy xuất dữ liệu cho “Điều phối viên tiếp thị” và “Trợ lý kế toán”; chúng ta có thể chỉ định toán tử hàng HOẶC như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau:

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy lại truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy các kết quả sau.

Nếu bạn cần sử dụng chức năng của ANDthì bạn phải chỉ định điều kiện khác trong hàng Tiêu chí. Giả sử chúng tôi muốn truy xuất tất cả các Trợ lý Kế toán nhưng chỉ những chức danh Điều phối viên Tiếp thị có họ là “Pollard”.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy lại truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy các kết quả sau.

Trong MS Access và các hệ thống DBMS khác, các truy vấn có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ hiển thị dữ liệu, nhưng chúng thực sự có thể thực hiện các hành động khác nhau trên dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Truy vấn hành động là truy vấn có thể thêm, thay đổi hoặc xóa nhiều bản ghi cùng một lúc.

  • Lợi ích bổ sung là bạn có thể xem trước kết quả truy vấn trong Access trước khi chạy nó.

  • Microsoft Access cung cấp 4 loại Truy vấn Hành động khác nhau -

    • Append

    • Update

    • Delete

    • Make-table

  • Không thể hoàn tác một truy vấn hành động. Bạn nên xem xét tạo bản sao lưu của bất kỳ bảng nào mà bạn sẽ cập nhật bằng cách sử dụng truy vấn cập nhật.

Tạo một truy vấn nối

Bạn có thể sử dụng Truy vấn Nối để lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và thêm dữ liệu đó vào một bảng khác. Hãy để chúng tôi tạo một bảng mới, trong đó chúng tôi sẽ thêm dữ liệu từtblEmployeesbàn. Đây sẽ là bảng tạm thời cho mục đích demo.

Hãy để chúng tôi gọi nó TempEmployees và điều này chứa các trường như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

bên trong Tables trên hộp thoại Hiển thị Bảng, bấm đúp vào tblEmployeesbảng và sau đó đóng hộp thoại. Bấm đúp vào trường bạn muốn được hiển thị.

Hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn để hiển thị dữ liệu trước.

Bây giờ chúng ta hãy quay lại thiết kế Truy vấn và chọn Append cái nút.

Trong Loại truy vấn, chọn nút tùy chọn Nối. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại sau.

Chọn tên bảng từ danh sách thả xuống và nhấp vào Ok.

Trong lưới Truy vấn, bạn có thể thấy điều đó trong Append To hàng tất cả các trường được chọn theo mặc định ngoại trừ Address1. Điều này bởi vì trường Address1 đó không có sẵn trongTempEmployeebàn. Vì vậy, chúng ta cần chọn trường từ danh sách thả xuống.

Hãy để chúng tôi xem xét trường Địa chỉ.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy thông báo xác nhận sau.

Nhấp chuột Yes để xác nhận hành động của bạn.

Khi bạn mở TempEmployee , bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu được thêm từ tblEprisees vào bảng TempErantyee.

Hãy để chúng tôi hiểu cách tạo truy vấn trong chương này.

Tạo một truy vấn cập nhật

Bạn có thể sử dụng Truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu trong bảng của mình và bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để nhập tiêu chí nhằm chỉ định hàng nào sẽ được cập nhật. Truy vấn cập nhật cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại dữ liệu đã cập nhật trước khi bạn thực hiện cập nhật. Chúng ta hãy chuyển đến tab Tạo một lần nữa và nhấp vào Thiết kế Truy vấn.

Trong tab Bảng, trên hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào tblEmployees bảng và sau đó đóng hộp thoại.

Trên Design, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm Cập nhật và bấm đúp vào trường bạn muốn cập nhật giá trị. Giả sử chúng tôi muốn cập nhật FirstName của “Rex” thành “Max”.

bên trong Update hàng của Designlưới, nhập giá trị được cập nhật và trong hàng Tiêu chí, hãy thêm giá trị gốc mà bạn muốn được cập nhật và chạy truy vấn. Điều này sẽ hiển thị thông báo xác nhận.

Nhấp chuột Yes và vào Datasheet View và bạn sẽ thấy bản ghi đầu tiên - FirstName được cập nhật thành “Max” ngay bây giờ.

Tạo truy vấn xóa

Bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để xóa dữ liệu khỏi bảng của mình và bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để nhập tiêu chí chỉ định hàng nào sẽ bị xóa. Truy vấn Xóa cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại các hàng sẽ bị xóa trước khi bạn thực hiện xóa. Hãy để chúng tôi đi đếnCreate tab một lần nữa và nhấp vào Query Design.

Trong tab Bảng trên hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào tblEmployees bảng và sau đó đóng hộp thoại.

Trên Design tab, trong Query Type nhóm, nhấp vào Delete và nhấp đúp vào EmployeeID.

Trong hàng Tiêu chí của Lưới thiết kế, nhập 11. Ở đây chúng tôi muốn xóa một nhân viên có EmployeeID là 11.

Bây giờ chúng ta hãy chạy truy vấn. Truy vấn này sẽ hiển thị thông báo xác nhận.

Nhấp chuột Yes và chuyển đến Dạng xem Biểu dữ liệu của bạn và bạn sẽ thấy rằng bản ghi nhân viên được chỉ định sẽ bị xóa ngay bây giờ.

Tạo Truy vấn Tạo Bảng

Bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng để tạo bảng mới từ dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác. Hãy để chúng tôi đi đếnCreate tab một lần nữa và nhấp vào Query Design.

Trong tab Bảng, trên hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào tblEmployees bảng và sau đó đóng hộp thoại.

Chọn tất cả các trường mà bạn muốn sao chép sang bảng khác.

Trong Loại truy vấn, hãy chọn Make Table nút tùy chọn.

Bạn sẽ thấy hộp thoại sau. Nhập tên của bảng mới bạn muốn tạo và bấm OK.

Bây giờ hãy chạy truy vấn của bạn.

Bây giờ bạn sẽ thấy thông báo sau.

Nhấp chuột Yes và bạn sẽ thấy một bảng mới được tạo trong ngăn dẫn hướng.

Phần tốt nhất của truy vấn là bạn có thể lưu và chạy đi chạy lại cùng một truy vấn, nhưng khi bạn chạy đi chạy lại cùng một truy vấn bằng cách chỉ thay đổi tiêu chí thì bạn có thể coi truy vấn chấp nhận tham số.

  • Nếu bạn thường xuyên muốn chạy các biến thể của một truy vấn cụ thể, hãy xem xét sử dụng truy vấn tham số

  • Truy vấn tham số truy xuất thông tin theo cách tương tác nhắc người dùng cuối cung cấp tiêu chí trước khi truy vấn được chạy.

  • Bạn cũng có thể chỉ định loại dữ liệu mà một tham số sẽ chấp nhận.

  • Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho bất kỳ tham số nào, nhưng điều đặc biệt quan trọng là phải đặt kiểu dữ liệu cho dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày / giờ.

  • Khi bạn chỉ định kiểu dữ liệu mà tham số sẽ chấp nhận, người dùng sẽ thấy thông báo lỗi hữu ích hơn nếu họ nhập sai loại dữ liệu, chẳng hạn như nhập văn bản khi tiền tệ được mong đợi.

  • Nếu một tham số được đặt để chấp nhận dữ liệu văn bản, thì bất kỳ đầu vào nào cũng được hiểu là văn bản và không có thông báo lỗi nào được hiển thị.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản bằng cách tạo một truy vấn tham số. Hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn và chọn Thiết kế Truy vấn trong tab Tạo bảng.

Bấm đúp vào tblProjects và đóng Show hộp thoại.

Chọn trường bạn muốn xem dưới dạng kết quả truy vấn như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột ProjectStart, nhập [Enter a project start data]. Chuỗi[Enter a project start data]là dấu nhắc tham số của bạn. Dấu ngoặc vuông cho biết rằng bạn muốn truy vấn yêu cầu đầu vào và văn bản làEnter a project start data là thông số nhắc hiển thị.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy lời nhắc sau.

Bây giờ chúng ta hãy nhập ngày sau.

Nhấn OK để xác nhận.

Do đó, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết của dự án bắt đầu vào ngày 2/1/2007. Chúng ta hãy chuyển đến Dạng xem thiết kế và chạy lại truy vấn.

Nhập ngày như trong ảnh chụp màn hình ở trên và nhấp vào Ok. Bây giờ bạn sẽ thấy chi tiết của dự án bắt đầu vào ngày 5/1/2008.

Truy vấn đến với nhiều lợi thế. Bạn có thể lưu và chạy lại cùng một truy vấn, và rất nhiều lần bạn muốn thêm tiêu chí thay thế.

Bạn có thể thêm tiêu chí thay thế theo hai cách sau:

  • Bạn có thể sử dụng toán tử OR để kết hợp hai bộ tiêu chí.
  • Bạn cũng có thể sử dụng lưới thiết kế truy vấn, nhưng thay vì chỉ định tiêu chí trên cùng một dòng, bạn sẽ cần phải tách nó thành nhiều hàng.

Thí dụ

Chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản về các tiêu chí thay thế. Mở cơ sở dữ liệu và trong tab Tạo, chọnQuery Design.

Bấm đúp vào tblEmployee và đóng hộp thoại Hiển thị Bảng.

Bấm đúp vào tất cả trường bạn muốn xem dưới dạng kết quả truy vấn.

Bây giờ bạn có thể thấy rằng tiêu chí thay thế được chỉ định trong các hàng khác nhau của LastNamecánh đồng. Khi bạn chạy truy vấn này, bạn sẽ thấy những nhân viên có họ làPollard hoặc là Manning. Bây giờ chúng ta hãy chạy truy vấn này.

Như bạn có thể thấy rằng chỉ có hai nhân viên đã được truy xuất, vì các tiêu chí thay thế.

Nếu bạn muốn thêm tiêu chí thay thế trong nhiều trường thì bạn sẽ phải sử dụng các hàng khác nhau cho tất cả các trường. Bây giờ chúng ta hãy thêm một tiêu chí thay thế khác, nơi chúng ta có thể truy xuất thông tin cho những nhân viên có họ làPollard hoặc là Manning hoặc chức danh công việc là Accounting Assistant.

Bây giờ chúng ta hãy chạy truy vấn này.

Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả sau đây.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu những điều cơ bản về dữ liệu liên quan. Trước khi nói về và tạo mối quan hệ giữa các dữ liệu khác nhau, chúng ta hãy xem lại lý do tại sao chúng ta cần nó. Tất cả trở lại bình thường.

Bình thường hóa

Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, hay đơn giản là chuẩn hóa, là quá trình tổ chức các cột (thuộc tính) và bảng (quan hệ) của cơ sở dữ liệu quan hệ để giảm thiểu dư thừa dữ liệu. Đây là quá trình chia nhỏ dữ liệu trên nhiều bảng để cải thiện hiệu suất tổng thể, tính toàn vẹn và tuổi thọ.

  • Chuẩn hóa là quá trình tổ chức dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

  • Điều này bao gồm việc tạo bảng và thiết lập mối quan hệ giữa các bảng đó theo các quy tắc được thiết kế để bảo vệ dữ liệu và làm cho cơ sở dữ liệu linh hoạt hơn bằng cách loại bỏ sự dư thừa và phụ thuộc không nhất quán.

Bây giờ chúng ta hãy xem bảng sau có chứa dữ liệu, nhưng vấn đề là dữ liệu này khá dư thừa, điều này làm tăng khả năng mắc lỗi chính tả và cách viết không nhất quán trong quá trình nhập dữ liệu.

CustID Tên Địa chỉ Bánh quy Định lượng Giá bán Toàn bộ
1 Ethel Smith 12 Main St, Arlington, VA 22201 S Bánh quy socola 5 $ 2,00 $ 10,00
2 Tom Wilber 1234 Oak Dr., Pekin, IL 61555 Choc Chip 3 $ 2,00 $ 6,00
3 Ethil Smithy 12 Main St., Arlington, VA 22201 Bánh quy socola 5 $ 2,00 $ 10,00

Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần cấu trúc lại dữ liệu của mình và chia nhỏ dữ liệu thành nhiều bảng để loại bỏ một số phần dư thừa như thể hiện trong ba bảng sau.

Ở đây, chúng ta có một bảng dành cho Khách hàng, bàn thứ 2 dành cho Đơn đặt hàng và bàn thứ 3 dành cho Cookie.

Vấn đề ở đây là chỉ bằng cách chia nhỏ dữ liệu trong nhiều bảng sẽ không giúp biết được dữ liệu từ một bảng này có liên quan như thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Để kết nối dữ liệu trong nhiều bảng, chúng tôi phải thêm khóa ngoại vàoOrders bàn.

Xác định mối quan hệ

Mối quan hệ hoạt động bằng cách khớp dữ liệu trong các cột chính, thường là các cột có cùng tên trong cả hai bảng. Trong hầu hết các trường hợp, mối quan hệ khớp với khóa chính từ một bảng, khóa này cung cấp một mã định danh duy nhất cho mỗi hàng, với một mục nhập trong khóa ngoại trong bảng khác. Có ba loại mối quan hệ giữa các bảng. Loại mối quan hệ được tạo phụ thuộc vào cách xác định các cột liên quan.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét ba loại mối quan hệ -

Mối quan hệ một-nhiều

Mối quan hệ một - nhiều là loại mối quan hệ phổ biến nhất. Trong kiểu quan hệ này, một hàng trong bảng A có thể có nhiều hàng phù hợp trong bảng B, nhưng một hàng trong bảng B chỉ có thể có một hàng phù hợp trong bảng A.

Ví dụ: bảng Khách hàng và Đơn đặt hàng có mối quan hệ một-nhiều: mỗi khách hàng có thể đặt nhiều đơn hàng, nhưng mỗi đơn hàng chỉ đến từ một khách hàng.

Mối quan hệ nhiều-nhiều

Trong mối quan hệ nhiều-nhiều, một hàng trong bảng A có thể có nhiều hàng phù hợp trong bảng B và ngược lại.

Bạn tạo mối quan hệ như vậy bằng cách xác định bảng thứ ba, được gọi là junction table, có khóa chính bao gồm các khóa ngoại từ cả bảng A và bảng B.

Ví dụ: bảng Khách hàng và bảng Cookie có mối quan hệ nhiều-nhiều được xác định bởi mối quan hệ một-nhiều từ mỗi bảng này đến bảng Đơn hàng.

Mối quan hệ một-một

Trong mối quan hệ 1-1, một hàng trong bảng A không thể có nhiều hơn một hàng phù hợp trong bảng B và ngược lại. Mối quan hệ một-một được tạo nếu cả hai cột liên quan đều là khóa chính hoặc có các ràng buộc duy nhất.

Kiểu quan hệ này không phổ biến vì hầu hết thông tin liên quan theo cách này sẽ nằm trong một bảng. Bạn có thể sử dụng mối quan hệ 1-1 để -

  • Chia một bảng thành nhiều cột.
  • Cô lập một phần của bảng vì lý do bảo mật.
  • Lưu trữ dữ liệu tồn tại trong thời gian ngắn và có thể dễ dàng xóa bằng cách xóa bảng.
  • Lưu trữ thông tin chỉ áp dụng cho một tập hợp con của bảng chính.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu sự cần thiết phải tạo mối quan hệ giữa các bảng liên quan. Một trong những mục tiêu của thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là loại bỏ dư thừa dữ liệu.

  • Để đạt được mục tiêu đó, bạn chia dữ liệu của mình thành nhiều bảng dựa trên chủ đề để mỗi dữ kiện chỉ được trình bày một lần.

  • Để làm điều này, tất cả các trường chung có liên quan đến nhau được đặt trong một bảng.

  • Để thực hiện bước này một cách chính xác, trước tiên bạn phải hiểu mối quan hệ giữa các bảng và sau đó chỉ định các mối quan hệ này trong cơ sở dữ liệu Access của bạn.

Tại sao tạo mối quan hệ bảng?

MS Access sử dụng mối quan hệ bảng để nối các bảng khi bạn cần sử dụng chúng trong một đối tượng cơ sở dữ liệu. Có một số lý do tại sao bạn nên tạo mối quan hệ bảng trước khi tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu, truy vấn, macro và báo cáo.

  • Để làm việc với các bản ghi từ nhiều bảng, bạn thường phải tạo một truy vấn nối các bảng.

  • Truy vấn hoạt động bằng cách khớp các giá trị trong trường khóa chính của bảng đầu tiên với trường khóa ngoại trong bảng thứ hai.

  • Khi bạn thiết kế biểu mẫu hoặc báo cáo, MS Access sử dụng thông tin mà nó thu thập được từ các mối quan hệ bảng mà bạn đã xác định để cung cấp cho bạn các lựa chọn sáng suốt và điền trước các cài đặt thuộc tính với các giá trị mặc định thích hợp.

  • Khi bạn thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn chia thông tin của mình thành các bảng, mỗi bảng có một khóa chính và sau đó thêm khóa ngoại vào các bảng liên quan tham chiếu đến các khóa chính đó.

  • Những người nước ngoài key-primary key pairings tạo cơ sở cho mối quan hệ bảng và truy vấn nhiều bảng.

Bây giờ hãy để chúng tôi thêm một bảng khác vào cơ sở dữ liệu của bạn và đặt tên cho nó tblHRData sử dụng Thiết kế bảng như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bấm vào Save biểu tượng như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Đi vào tblHRData làm tên bảng và nhấp vào Ok.

tblHRData hiện được tạo với dữ liệu trong đó.

Bây giờ chúng ta hãy hiểu Mối quan hệ Một-Một trong MS Access. Mối quan hệ này được sử dụng để liên kết một bản ghi từ một bảng này sang một bảng và chỉ một bản ghi trong bảng khác.

Bây giờ chúng ta hãy đi đến Database Tools chuyển hướng.

Bấm vào Relationships Lựa chọn.

Lựa chọn tblEmployeestblHRData và sau đó nhấp vào nút Thêm để thêm chúng vào chế độ xem của chúng tôi và sau đó đóng Show Table hộp thoại.

Để tạo mối quan hệ giữa hai bảng này, hãy sử dụng chuột, nhấp và giữ EmployeeID lĩnh vực từ tblEmployees và kéo và thả trường đó trên trường mà chúng ta muốn liên quan bằng cách di chuột phải qua EmployeeID từ tblHRData. Khi bạn nhả nút chuột, Access sẽ mở cửa sổ sau:

Cửa sổ trên liên hệ EmployeeID của tblEprisees với EmployeeID của tblHRData. Bây giờ chúng ta hãy nhấp vàoCreate và bây giờ hai bảng này có liên quan với nhau.

Mối quan hệ hiện được lưu tự động và thực sự không cần nhấp vào nút Lưu. Bây giờ chúng ta đã có những điều cơ bản nhất về các mối quan hệ được tạo ra, bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phần bên của bảng để xem điều gì đã xảy ra với mối quan hệ này.

Hãy để chúng tôi mở tblEmployees bàn.

Ở đây, ở phía bên trái của mỗi bản ghi, bạn sẽ thấy một dấu cộng nhỏ theo mặc định. Khi bạn tạo một mối quan hệ, Access sẽ tự động thêm một biểu dữ liệu phụ vào bảng đó.

Hãy để chúng tôi nhấp vào dấu cộng và bạn sẽ thấy thông tin liên quan đến bản ghi này trên tblHRData bàn.

Bấm vào Save biểu tượng và mở tblHRData và bạn sẽ thấy rằng dữ liệu chúng tôi đã nhập đã có ở đây.

Phần lớn các mối quan hệ của bạn sẽ có nhiều khả năng là mối quan hệ này với nhiều mối quan hệ trong đó một bản ghi từ một bảng có khả năng liên quan đến nhiều bản ghi trong bảng khác.

Quá trình tạo mối quan hệ một-nhiều hoàn toàn giống như quá trình tạo mối quan hệ một-một.

Trước tiên, hãy để chúng tôi xóa bố cục bằng cách nhấp vào Clear Layout tùy chọn trên Design tab.

Đầu tiên chúng tôi sẽ thêm một bảng khác tblTasks như thể hiện trong ảnh chụp màn hình sau.

Bấm vào Save biểu tượng và nhập tblTasks làm tên bảng và chuyển đến Relationship lượt xem.

Bấm vào Show Table Lựa chọn.

Thêm vào tblProjectstblTasks và đóng Show Table hộp thoại.

Chúng ta có thể chạy lại quá trình tương tự một lần nữa để liên hệ các bảng này. Nhấp và giữ ProjectID từ tblProjects và kéo đến ProjectID từ tblTasks. Hơn nữa, một cửa sổ mối quan hệ sẽ bật lên khi bạn thả chuột.

Nhấp vào nút Tạo. Bây giờ chúng tôi có một mối quan hệ rất đơn giản được tạo ra.

Trong chương này, chúng ta hãy hiểu Mối quan hệ Nhiều-Nhiều. Để biểu diễn mối quan hệ nhiều-nhiều, bạn phải tạo một bảng thứ ba, thường được gọi là bảng nối, chia nhỏ mối quan hệ nhiều-nhiều thành hai mối quan hệ một-nhiều. Để làm như vậy, chúng ta cũng cần thêm một bảng nối. Trước tiên hãy để chúng tôi thêm một bảng kháctblAuthers.

Bây giờ chúng ta hãy tạo một many-to-many relationship. Chúng tôi có nhiều hơn một tác giả làm việc trên nhiều dự án và ngược lại. Như bạn đã biết, chúng tôi có trường Tác giả trong tblProjects, vì vậy, chúng tôi đã tạo một bảng cho nó. Chúng tôi không cần lĩnh vực này nữa.

Chọn trường Tác giả và nhấn nút xóa và bạn sẽ thấy thông báo sau.

Nhấp chuột Yes. Bây giờ chúng ta sẽ phải tạo một bảng nối. Bảng nối này có hai khóa ngoại trong đó như thể hiện trong ảnh chụp màn hình sau.

Các trường khóa ngoại này sẽ là khóa chính từ hai bảng được liên kết với nhau - tblAutherstblProjects.

Để tạo khóa tổng hợp trong Access, hãy chọn cả hai trường này và từ table tools design , bạn có thể nhấp trực tiếp vào khóa chính đó và sẽ không đánh dấu một mà là cả hai trường này.

Sự kết hợp của hai trường này là tables’ unique identifier. Bây giờ chúng ta hãy lưu bảng này dưới dạngtblAuthorJunction.

Bước cuối cùng để gắn kết các mối quan hệ nhiều-nhiều lại với nhau là quay trở lại relationships view và tạo những mối quan hệ đó bằng cách nhấp vào Show Table.

Chọn ba bảng được đánh dấu ở trên và nhấp vào nút Thêm rồi đóng hộp thoại này.

Nhấp và kéo AuthorID lĩnh vực từ tblAuthors và đặt nó trên đầu trang của tblAuthorJunction bàn AuthorID.

Mối quan hệ bạn đang tạo là mối quan hệ mà Access sẽ coi là mối quan hệ một - nhiều. Chúng tôi cũng sẽ thực thi tính toàn vẹn tham chiếu. Bây giờ hãy để chúng tôi bậtCascade Update và nhấp vào Create như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Bây giờ chúng ta hãy nắm giữ ProjectID, kéo và thả nó ngay trên đầu ProjectID từ tblAuthorJunction.

Chúng tôi sẽ Enforce Referential IntegrityCascade Update Related Fields.

Sau đây là các mối quan hệ nhiều-nhiều.

Các ký tự đại diện là các ký tự đặc biệt có thể thay cho các ký tự không xác định trong một giá trị văn bản và rất tiện lợi để định vị nhiều mục có dữ liệu tương tự, nhưng không giống nhau. Các ký tự đại diện cũng có thể giúp tạo cơ sở dữ liệu trên một đối sánh mẫu được chỉ định.

Access hỗ trợ hai bộ ký tự đại diện vì nó hỗ trợ hai tiêu chuẩn cho Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc.

  • ANSI-89
  • ANSI-92

Theo quy tắc, bạn sử dụng ký tự đại diện ANSI-89 khi bạn chạy queriesfind-and-replace hoạt động chống lại cơ sở dữ liệu Access chẳng hạn như *.mdb*.accdb các tập tin.

Bạn sử dụng ký tự đại diện ANSI-92 khi bạn chạy truy vấn chống lại các dự án Access - Tệp Access được kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Các dự án Access sử dụng tiêu chuẩn ANSI-92 vì SQL Server sử dụng tiêu chuẩn đó.

Ký tự đại diện ANSI-89

Bảng sau liệt kê các ký tự được ANSI-89 hỗ trợ:

Tính cách Sự miêu tả Thí dụ
* Khớp với bất kỳ số ký tự nào. Bạn có thể sử dụng dấu hoa thị (*) ở bất kỳ đâu trong chuỗi ký tự. wh* tìm thấy cái gì, màu trắng và tại sao, nhưng không tìm thấy một lúc hoặc xem.
? Khớp với bất kỳ ký tự chữ cái đơn lẻ nào. B?ll tìm bóng, chuông và hóa đơn.
[] Khớp bất kỳ ký tự đơn nào trong dấu ngoặc. B[ae]ll tìm bóng và chuông, nhưng không tìm thấy hóa đơn.
! Khớp với bất kỳ ký tự nào không có trong dấu ngoặc. b[!ae]ll tìm bill và bull, nhưng không tìm ball hoặc bell.
- Khớp với bất kỳ một trong số các ký tự. Bạn phải chỉ định phạm vi theo thứ tự tăng dần (A đến Z, không phải Z đến A). b[a-c]d tìm thấy bad, bbd và bcd.
# Khớp với bất kỳ ký tự số đơn lẻ nào. 1#3S tìm 103, 113 và 123.

Ký tự đại diện ANSI-92

Bảng sau liệt kê các ký tự được ANSI-92 hỗ trợ:

Tính cách Sự miêu tả Thí dụ
% Khớp với bất kỳ số ký tự nào. Nó có thể được dùng làm ký tự đầu tiên hoặc ký tự cuối cùng trong chuỗi ký tự. wh% tìm thấy cái gì, màu trắng và tại sao, nhưng không tìm thấy một lúc hoặc xem.
_ Khớp với bất kỳ ký tự chữ cái đơn lẻ nào. B_ll tìm bóng, chuông và hóa đơn.
[] Khớp bất kỳ ký tự đơn nào trong dấu ngoặc. B[ae]ll tìm bóng và chuông, nhưng không tìm thấy hóa đơn.
^ Khớp với bất kỳ ký tự nào không có trong dấu ngoặc. b[^ae]ll tìm bill và bull, nhưng không tìm ball hoặc bell.
- Khớp với bất kỳ một trong số các ký tự. Bạn phải chỉ định phạm vi theo thứ tự tăng dần (A đến Z, không phải Z đến A). b[a-c]d tìm thấy bad, bbd và bcd.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản về việc sử dụng các ký tự đại diện này bằng cách mở thiết kế truy vấn.

Thêm các bảng được đánh dấu và đóng Show Table hộp thoại.

Thêm các trường trong lưới truy vấn mà bạn muốn xem dưới dạng kết quả truy vấn.

Chạy truy vấn của bạn.

Hãy để chúng tôi một lần nữa đi đến query design và thêm lời nhắc cho tên dự án.

Bây giờ hãy chạy truy vấn của bạn và giả sử rằng bạn không biết chính xác tên dự án, nhưng bạn biết rằng tên dự án có chứa các từ “potion”. Nhấp chuộtOk.

Bước trên không tạo ra bất kỳ kết quả nào. Đó là bởi vì Access đang tìm kiếm một kết hợp chính xác trongproject name field. Nó đang tìm kiếm dự án đó có từpotion trong tên của nó.

Nếu bạn muốn nó để người dùng có thể nhập các ký tự đại diện để thay thế các ký tự không xác định, thì bạn cần phải điều chỉnh tiêu chí và bao gồm toán tử like.

Khi bạn chạy truy vấn, người dùng có thể sử dụng ký tự đại diện để thay thế bất kỳ số ký tự nào.

Hãy để chúng tôi giả sử rằng bạn biết rằng từ potion xuất hiện ở đâu đó trong tiêu đề nhưng bạn không chắc chính xác ở đâu.

Bạn có thể thêm dấu * để thay thế bất kỳ số ký tự nào trước từ potion và sau đó thêm dấu * khác vào sau. Nhấp chuộtOk.

Luôn tốt cho người dùng biết các ký tự đại diện mà họ có thể nhập. Nhưng có những người dùng có thể không biết các ký tự đại diện mà họ có thể và không thể nhập. Trong trường hợp đó, bạn có thể tự nhập các ký tự đại diện.

Trong tình huống này, ở giữa Liketoán tử và dấu nhắc tham số của chúng tôi, chúng tôi có thể thêm các ký tự đại diện đó và bây giờ có một cách rất cụ thể để chúng tôi viết điều này. Sau từliketrong dấu ngoặc kép, hãy nhập ký tự đại diện mà chúng tôi đang sử dụng. Trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng “*” để thay thế bất kỳ số ký tự nào. Bây giờ chúng tôi sẽ thêm điều này vào tham số. Để làm như vậy, chúng ta cần ký hiệu và(&)biểu tượng và một khoảng trắng. Bây giờ chúng ta sẽ lặp lại bước này và thêm một dấu và (&) khác bởi vì chúng ta đang kết hợp ký tự đại diện đó với bất kỳ tiêu chí nào được người dùng nhập cho tên dự án đó và sau đó là “*” trong dấu ngoặc kép.

Bây giờ chúng ta hãy chạy lại truy vấn của mình. Nhập từpotion trong lời nhắc mà không có bất kỳ ký tự đại diện nào.

Truy vấn bây giờ sẽ theo dõi các ký tự đại diện đó ở hai bên của bất kỳ thứ gì được nhập vào đây. Chúng ta chỉ cần gõ potion và nhấn enter.

Bây giờ chúng tôi nhận được kết quả chúng tôi đang tìm kiếm và kết quả sẽ giống nhau bất kể những gì người dùng nhập.

Giả sử chúng tôi muốn tìm mọi dự án có từ "the" trong tiêu đề. Sau đó, bạn chỉ cần nhập từ vàEnter hoặc bấm vào Ok.

Với truy vấn này, việc tìm kiếm các dự án có từ “the” trong tên của chúng trở nên dễ dàng hơn. 2 nd mức độ kết quả cũng có thể bao gồm những cái tên dự án với từ “mẹ”, nơi “the” là một phần của từ này.

Trong MS Access, một biểu thức giống như một công thức trong Excel. Điều này bao gồm một số phần tử có thể được sử dụng một mình hoặc kết hợp để tạo ra một kết quả. Biểu thức có thể bao gồm toán tử, hằng, hàm và định danh.

  • Biểu thức có thể được sử dụng để thực hiện nhiều tác vụ khác nhau từ truy xuất giá trị của điều khiển hoặc cung cấp tiêu chí cho truy vấn để tạo các trường và điều khiển được tính toán hoặc xác định cấp nhóm cho báo cáo.

  • Trong chương này, chúng ta sẽ tập trung vào việc tạo ra một loại biểu thức rất cụ thể được gọi là biểu thức được tính toán. Chúng tôi sẽ tạo một số trường được tính toán sẽ tính toán và hiển thị dữ liệu không được lưu trữ ở bất kỳ đâu trong chính cơ sở dữ liệu nhưng được tính toán từ các trường riêng biệt được lưu trữ.

Bây giờ chúng ta có một cơ sở dữ liệu Access mới chứa nhiều dữ liệu hơn để tính toán.

Thí dụ

Hãy để chúng tôi thử một ví dụ để hiểu điều này. Chúng tôi sẽ truy xuất một số thông tin từ nhiều bảng -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetailstblBooks và xem xét nhiều lĩnh vực khác nhau.

Bây giờ chúng ta hãy chạy truy vấn và bạn sẽ thấy kết quả sau.

Chúng tôi muốn một phép tính rất đơn giản cho tổng phụ sẽ lấy số lượng sách được đặt hàng và nhân với giá bán lẻ của sách. Bạn nên bắt đầu mọi biểu thức hoặc bất kỳ biểu thức nào bằng một tên để gọi trường đó. Hãy để chúng tôi gọi cái nàysubtotal.

Biểu thức đầy đủ (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])bao gồm tên bảng, tblOrdersDetails đầu tiên bên trong dấu ngoặc vuông vì đó là nơi đặt trường số lượng của chúng ta. Bây giờ, một dấu chấm than yêu cầu Access xem bên trong bảng đó để tìm QTY của trường và nhân nó với trường giá bán lẻ trong tblBooks.

Hãy để chúng tôi thử chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy trường tổng phụ ở cuối.

Giả sử chúng tôi muốn tính thuế bán hàng của mình. Trong lưới truy vấn, chúng ta sẽ thực hiện theo cách giống hệt như cách chúng ta đã làm trước đây và lần này chúng ta sẽ gọi trường đơn giản là Tax và Hãy nhân Tổng phụ với thuế suất chín phần trăm.

Hãy để chúng tôi chạy lại truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy Tax field đến cuối cùng.

Chỉ mục là một cấu trúc dữ liệu, một cấu trúc dữ liệu đặc biệt được thiết kế để cải thiện tốc độ truy xuất dữ liệu. Nếu bạn thường tìm kiếm một bảng hoặc sắp xếp các bản ghi của nó theo một trường cụ thể, bạn có thể tăng tốc các thao tác này bằng cách tạo chỉ mục cho trường. Microsoft Access sử dụng chỉ mục trong bảng khi bạn sử dụng chỉ mục trong sách để tìm dữ liệu.

  • Trong một số trường hợp, chẳng hạn như đối với khóa chính, Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho bạn.
  • Vào những lúc khác, bạn có thể muốn tự tạo chỉ mục.
  • Một chỉ mục lưu trữ vị trí của các bản ghi dựa trên trường hoặc các trường mà bạn chọn để lập chỉ mục.
  • Sau khi Access lấy được vị trí từ chỉ mục, nó có thể truy xuất dữ liệu bằng cách di chuyển trực tiếp đến vị trí chính xác.
  • Bằng cách này, việc sử dụng một chỉ mục có thể nhanh hơn đáng kể so với việc quét qua tất cả các bản ghi để tìm dữ liệu.
  • Chỉ mục có thể tăng tốc độ tìm kiếm trong truy vấn, nhưng chúng cũng có thể làm chậm hiệu suất khi thêm hoặc cập nhật bản ghi.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét những chỉ mục nào mà Microsoft Access tạo theo mặc định và cách tự tạo chúng cũng như tìm hiểu cách xóa mọi chỉ mục không cần thiết. MởtblEmployees trong cơ sở dữ liệu Access mà chúng tôi đã tạo.

  • Chúng tôi chưa thực sự chơi với các chỉ mục trong cơ sở dữ liệu này nhưng điều đó không có nghĩa là chúng tôi không có bất kỳ chỉ mục nào.
  • Trên thực tế, bất kỳ trường nào được đặt làm khóa chính trong Access đều được lập chỉ mục tự động.
  • Access tạo chỉ mục phụ bổ sung tùy thuộc vào tên các trường của bạn.

Bây giờ chúng ta hãy vào menu Tệp và chọn Tùy chọn.

Bạn sẽ thấy cửa sổ Tùy chọn Access.

Đi đến Object Designersvà bạn sẽ thấy một phần có nhãn AutoIndex trên Import / Create và trong hộp văn bản, bạn sẽ thấy ID; key; code; num. Theo mặc định, quyền truy cập tự động thêm chỉ mục phụ vào các trường bắt đầu hoặc kết thúc bằng những tên này và điều đó áp dụng cho các trường bạn đã nhập cũng như các trường bạn đã tạo theo cách thủ công.

Nếu bạn muốn lập chỉ mục bất kỳ trường nào, bạn có thể đi tới Field chuyển hướng.

Chọn bất kỳ trường nào bạn muốn được lập chỉ mục và chọn hộp kiểm Đã lập chỉ mục trong phần Xác thực Trường. Bạn cũng có các tùy chọn thay thế để tạo hoặc xóa chỉ mục. Bạn có thể quay lạiDesign View.

Bạn có thể điều chỉnh các chỉ mục bằng cách chọn bất kỳ trường nào. Bạn cũng có thể xem cách chúng được lập chỉ mục trong vùng thuộc tính trường bên dưới. Bất kỳ trường nào cóNođược chọn bên cạnh được lập chỉ mục, có nghĩa là không có chỉ mục cho trường nhất định đó. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào menu thả xuống và chọn hai tùy chọn khác -Yes (Duplicate OK)Yes (No duplicates).

Lựa chọn cuối cùng Yes (No Duplicates)nghĩa là Access sẽ tự động cấm các giá trị trùng lặp trong trường đó. Bây giờ chúng ta hãy tạo một chỉ mục cho trường họ của chúng ta.

Hãy để chúng tôi chọn LastName lập chỉ mục và nói Yes (Duplicates OK). Khi chúng tôi lưu, Access sẽ tạo chỉ mục đó. Một khu vực khác mà bạn có thể xem và điều chỉnh các chỉ mục của mình cho một bảng là khu vực thiết kế bảng trongShow/Hide nhóm.

Nếu bạn nhấp vào nút Chỉ mục này sẽ hiển thị một dạng xem đặc biệt hiển thị tất cả các chỉ mục được tạo cho bảng này.

Bây giờ chúng tôi có hai chỉ mục cho tblEprisees — một chỉ mục được tạo tự động dựa trên trường khóa chính và một chỉ mục mà chúng tôi vừa tạo cho trường LastName. Đây là những cách khác nhau để xử lý chỉ mục trong bảng Microsoft Access.

Trong chương này, chúng ta sẽ trình bày cách tính toán trên một nhóm bản ghi trong Access. Chúng tôi đã tạo một trường tính toán từng hàng hoặc ghi theo bản ghi để tạo trường tổng hoặc tổng của dòng, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi muốn tính toán theo một nhóm bản ghi thay vì từng bản ghi. Chúng tôi có thể làm điều này bằng cách tạo ra những gì được gọi làAggregate Query.

Truy vấn tổng hợp

Truy vấn tổng hợp còn được gọi là truy vấn tổng hoặc truy vấn tóm tắt là tổng, khối lượng hoặc chi tiết nhóm. Nó có thể là tổng số hoặc tổng số tiền hoặc một nhóm hoặc tập hợp con các bản ghi. Các truy vấn tổng hợp có thể thực hiện một số hoạt động. Đây là một bảng đơn giản liệt kê một số cách tính tổng trên một nhóm bản ghi.

S.Không Chức năng & Mô tả Tổng hợp
1.

Sum

Thêm các giá trị trường

2.

Avg

Trung bình của các giá trị trường

3.

Min

Giá trị trường thấp nhất (tối thiểu)

4.

Max

Giá trị trường cao nhất (tối đa)

5.

Count

Đếm các giá trị (bản ghi)

6.

StDev

Độ lệch chuẩn của các giá trị trường bao gồm các trường ngày / giờ

7.

Var

Phương sai của các giá trị trường bao gồm ngày / giờ

Hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn và chuyển đến Thiết kế Truy vấn và bao gồm các bảng sau:

Đóng hộp thoại này và hai trường sau sẽ được hiển thị như được hiển thị trong lưới truy vấn trong ảnh chụp màn hình sau.

Đây là một truy vấn đơn giản và chúng tôi chỉ hiển thị hai trường - book titlequantity và khi chúng tôi chạy nó, chúng tôi thấy mọi đơn hàng riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Bây giờ chúng ta hãy chạy truy vấn này và bạn sẽ thấy các kết quả sau.

Đây là lý do tại sao các tiêu đề sách đang lặp lại. Các đơn đặt hàng riêng đã được đặt cho mỗi cuốn sách này ở đây và chúng được đặt hàng với số lượng khác nhau. Giả sử chúng tôi chỉ muốn xem bản tóm tắt của tên sách đã được liệt kê một lần duy nhất. Và sau đó là tổng của số lượng được liệt kê bên cạnh nó.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế và trong tab Thiết kế, bạn sẽ thấy biểu tượng Sigma. Đây là nút tổng của bạn.

Nhấp vào biểu tượng sigma sẽ mở ra một hàng khác bên dưới trường của bạn trong hàng bảng và từ đây, bạn có thể chỉ định cách bạn nhóm truy vấn này.

Bây giờ chúng tôi sẽ nhóm theo tên sách và cũng tính tổng trường số lượng của chúng tôi.

Nếu chúng ta nhấp vào group by areavà nhấp thêm vào menu thả xuống, tất cả các tùy chọn sẽ được liệt kê xuống. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọnSum và sau đó chạy truy vấn của bạn.

Bây giờ bạn có thể thấy từng cuốn sách riêng lẻ và tất cả các đơn đặt hàng riêng lẻ được hiển thị bên cạnh tên sách.

Kết nối trong Access

Chúng tôi đã học quá trình chuẩn hóa, lưu trữ thông tin trong các trường riêng biệt. Đôi khi bạn muốn xem hoặc xem dữ liệu cùng nhau như kết hợp các trường họ và tên thành một trường duy nhất. Bạn có thể hiển thị thông tin đó cùng nhau bằng cách tạo một trường được tính toán nối một hoặc nhiều chuỗi. Bạn cũng có thể thêm các ký tự khác như dấu phẩy hoặc dấu chấm mà bạn có thể muốn.

  • Để nối trong Access, có hai toán tử khác nhau mà bạn có thể sử dụng ampersand (&)plus (+) ký tên.

  • Dấu và sẽ kết hợp hai chuỗi thành một trong khi dấu cộng sẽ kết hợp hai chuỗi và truyền giá trị NULL, ví dụ: nếu một giá trị là NULL thì toàn bộ biểu thức được đánh giá là null.

Thí dụ

Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ đơn giản để hiểu quá trình tạo một truy vấn mới bằng cách sử dụng thiết kế truy vấn. Đây sẽ là một truy vấn rất đơn giản lấy thông tin từ bảng khách hàng của chúng tôi.

Bây giờ hãy để chúng tôi thêm tblCustomersđóng bảng đó hiển thị hộp thoại bảng. Chúng tôi sẽ thử một số nối với một số trường được đặt tên đơn giản.

Bây giờ chúng ta hãy thêm các trường tên và họ và chạy truy vấn.

Như bạn có thể thấy, họ và tên được tách thành hai trường khác nhau.

Chúng ta cần hiển thị thông tin này cùng nhau.

Quay lại Design View và trong trường thứ ba, hãy tạo một trường mới được gọi là full name. Bây giờ, hãy thêm tên đầy đủ và nhập biểu thức nối hai trường đó với nhau.

Hãy để chúng tôi chạy truy vấn và bạn sẽ thấy một trường mới được tính toán.

Nó có thể nối thông tin từ hai trường này lại với nhau, nhưng nó không xuất hiện chính xác theo cách chúng ta muốn. Nó chạy tất cả văn bản đó cùng nhau bởi vì nó đang hoạt động theo cách chúng tôi đã yêu cầu. Bây giờ chúng ta sẽ phải yêu cầu Access thêm khoảng trống giữa thông tin từ hai trường này.

Bây giờ chúng ta hãy quay lại Dạng xem Thiết kế và thêm một phần khác vào biểu thức này.

Thêm Dấu cách bên trong dấu ngoặc kép và một dấu và khác. Điều này làm cho Access lấy thông tin từ trường tên đó; thêm nó bằng một khoảng trắng và sau đó thêm thông tin từ trường họ vào cuối. Bây giờ, hãy chạy lại truy vấn và bạn sẽ thấy kết quả sau.

Truy vấn tổng hợp là rất tốt nếu bạn chỉ tìm kiếm một con số cụ thể, nhưng nếu bạn muốn tóm tắt thông tin như một bản tóm tắt giống bảng tính, bạn có thể muốn xem xét thử truy vấn bảng chéo. Khi bạn muốn cơ cấu lại dữ liệu tóm tắt để dễ đọc và dễ hiểu hơn, hãy cân nhắc sử dụngCrosstab Query.

  • Truy vấn chéo bảng là một loại Select Query. Khi bạn chạy một truy vấn chéo bảng, kết quả sẽ được hiển thị trong một biểu dữ liệu. Biểu dữ liệu này có cấu trúc khác với các loại biểu dữ liệu khác.

  • Cấu trúc của truy vấn chéo bảng có thể giúp dễ đọc hơn so với truy vấn chọn đơn giản hiển thị cùng một dữ liệu, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Cho đến nay, cách đơn giản nhất để tạo truy vấn chéo bảng trong Access là chỉ cần sử dụng trình hướng dẫn đi kèm với Access để tạo truy vấn bảng chéo của bạn. Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến tab Tạo, trong nhóm truy vấn và nhấp vào trình hướng dẫn truy vấn.

Trong hộp thoại trên, bạn có thể thấy tất cả các loại truy vấn đặc biệt. Bạn có thể tạo một trình hướng dẫn truy vấn đơn giản như cách chúng tôi đã làm cho đến nay từ Dạng xem Thiết kế. Cái thứ hai là cái mà chúng tôi muốn - truy vấn chéo bảng hiển thị dữ liệu ở định dạng giống như bảng tính nhỏ gọn. Bây giờ, hãy chọn truy vấn chéo bảng và nhấp vào Ok.

Màn hình đầu tiên trong Trình hướng dẫn sẽ nhắc bảng hoặc truy vấn nào chứa các trường mà bạn muốn cho kết quả Truy vấn bảng chéo. Bấm vàoQueries nút radio và chọn qryOrdersInformation - đây là cái mà chúng tôi đã tạo trước đó chứa tổng phụ, thuế bán hàng, v.v. Nhấp vào Next.

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét các trường có sẵn từ truy vấn đó. Nó sẽ nhắc bạn nhập các giá trị trường mà bạn muốn làm tiêu đề hàng. Giả sử chúng tôi muốn có một danh sách đơn giản gồm tất cả các tên sách khác nhau của chúng tôi. Bây giờ hãy chọn trường tên sách và gửi trường đó đến khu vực trường đã chọn của bạn và nhấp vàoNext.

Trong hộp thoại trên, câu hỏi là những gì bạn muốn sử dụng làm tiêu đề cột và điều đó thực sự phụ thuộc vào những gì bạn muốn đánh giá. Hãy để chúng tôi giả sử rằng bạn muốn xemsales by date, chọn TransactionDate và bấm vào Next.

Câu hỏi trong hộp thoại trên là câu hỏi chuyên biệt dựa trên lĩnh vực mà chúng tôi đã chọn trước đó vì chúng tôi chọn cột ngày giờ. Nó hỏi liệu chúng ta có muốn nhóm thông tin cột ngày giờ của mình theo một khoảng thời gian cụ thể hay không. Chọn tùy chọn năm và nhấp vàoNext.

Câu hỏi tiếp theo trong màn hình hộp thoại trên hỏi bạn muốn tính số nào cho mỗi cột trong giao điểm hàng. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể tính theo số lượng sách đã bán bằng cách chọnquantity (QTY) và Tổng từ các chức năng và nhấp vào Next.

Màn hình cuối cùng của trình hướng dẫn của bạn sẽ hỏi what do you want to name your query và xa hơn nữa, hãy nhấp vào Finish đến View that query.

Bây giờ chúng tôi có thông tin từng cuốn sách và cũng có thông tin về tổng doanh số bán hàng như khi từng đợt bán hàng đó xảy ra.

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bảng dữ liệu cho phép các mối quan hệ logic với nhau. Bạn sử dụng mối quan hệ để kết nối các bảng theo các trường mà chúng có điểm chung. Một bảng có thể là một phần của bất kỳ số lượng mối quan hệ nào, nhưng mỗi mối quan hệ luôn có đúng hai bảng. Trong một truy vấn, một mối quan hệ được đại diện bởi mộtJoin.

Tham gia là gì

Một phép nối chỉ định cách kết hợp các bản ghi từ hai hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Về mặt khái niệm, phép nối rất giống với mối quan hệ bảng. Trên thực tế, phép nối là để truy vấn mối quan hệ với các bảng.

Sau đây là hai kiểu nối cơ bản mà chúng ta sẽ thảo luận trong chương này:

  • Sự tham gia bên trong
  • Sự tham gia bên ngoài

Cả hai đều có thể dễ dàng được tạo từ queries design view.

Tham gia bên trong

Hãy để chúng tôi hiểu Inner Join -

  • Kiểu nối phổ biến nhất là phép nối bên trong cũng là kiểu nối mặc định trong Microsoft Access.
  • Tham gia bên trong sẽ chỉ hiển thị các hàng hoặc bản ghi trong đó các trường được nối từ cả hai bảng bằng nhau.
  • Kiểu nối này xem xét các trường phổ biến đó và dữ liệu chứa bên trong. Nó chỉ hiển thị các trận đấu.

Tham gia bên ngoài

Bây giờ chúng ta hãy hiểu những gì một Outer Join là -

  • Một phép nối ngoài hiển thị tất cả các hàng từ một bảng và chỉ những hàng hoặc bản ghi từ bảng khác nơi các trường được nối bằng nhau.
  • Nói cách khác, một phép nối bên ngoài hiển thị tất cả các hàng từ một bảng và chỉ các hàng tương ứng từ bảng khác.

Cũng có các kiểu Tham gia khác -

Tham gia bên ngoài bên trái và bên phải tham gia bên ngoài

Hãy để chúng tôi hiểu Left Outer JoinRight Outer Join -

  • Bạn có thể chọn bảng sẽ hiển thị tất cả các hàng.
  • Bạn có thể tạo một phép nối bên ngoài bên trái sẽ bao gồm tất cả các hàng từ bảng đầu tiên.
  • Bạn có thể tạo một phép nối bên phải bao gồm tất cả các hàng từ bảng thứ hai.

Bây giờ chúng ta hãy đi đến Create và tạo một truy vấn từ Design View. Lựa chọntblProjectstblTasks và đóng hộp thoại Hiển thị Bảng như trong ảnh chụp màn hình sau.

Thêm ProjectName lĩnh vực từ tblProjectsTaskTitle, StartDateDueDate từ tblTasks bàn.

Bây giờ chúng ta hãy chạy truy vấn.

Chúng tôi chỉ hiển thị các bản ghi từ một vài dự án. Một vài trong số các dự án này có rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến dự án đó và thông tin này liên quan đếnProjectID cánh đồng.

  • Khi chúng tôi tạo truy vấn này trong Microsoft Access, Access đang lấy mối quan hệ này từ các mối quan hệ mà chúng tôi đã tạo.

  • Theo mặc định, nó đang tạo ra những gì được gọi là Inner Join between these two fields, giữa hai bảng này và đó là cách nó liên kết thông tin này với nhau từ hai bảng này.

  • Nó chỉ hiển thị cho chúng tôi các kết quả phù hợp, vì vậy khi chúng tôi chạy truy vấn này, có rất nhiều dự án khác được liệt kê trong tblProjects không xuất hiện như một phần của các bản ghi của chúng tôi được đặt trong truy vấn này, và đó là do cách hai bảng này được kết hợp với nhau, thông qua phép nối bên trong đó, một lần nữa, phép nối mặc định cho bất kỳ truy vấn nào.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi mối quan hệ, Hãy để chúng tôi nói rằng bạn muốn tạo một liên kết bên ngoài, hoặc nói cách khác, hiển thị tất cả các dự án từ tblProjects, mọi bản ghi có trong bảng đó, cùng với tất cả các tác vụ từ tblTasks- Mở thuộc tính tham gia; chúng ta có thể làm điều này đơn giản bằng cách nhấp đúp vào dòng quan hệ.

Access sẽ hiển thị tên bảng bên trái và tên bảng bên phải trong hộp thoại Tham gia Thuộc tính.

  • Tên cột bên trái và tên cột bên phải và nút radio đầu tiên chỉ bao gồm các hàng trong đó các trường nối từ cả hai bảng bằng nhau và đó là liên kết bên trong và đó là những gì được chọn theo mặc định khi tạo mối quan hệ, khi tạo liên kết trong truy vấn, nhưng, bạn có thể thay đổi nó.

  • Chúng tôi cũng có hai lựa chọn khác; chúng tôi có thể bao gồm tất cả các bản ghi từtblProjectsvà chỉ những bản ghi từ tblTasks trong đó các trường đã nối bằng nhau và trường này là Nối bên ngoài bên trái.

  • Chúng tôi có tùy chọn thứ ba, bao gồm tất cả các bản ghi từ tblTasks và chỉ những bản ghi từ tblProjects trong đó các trường được nối bằng nhau và trường này là Tham gia Bên ngoài Phải.

Đó là những kiểu nối khác nhau mà bạn có thể tạo dễ dàng từ Chế độ xem thiết kế. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn thứ hai, đó là Left Outer Join, và nhấp vàoOk.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét các bước khác -

Khi bạn nhìn vào đường quan hệ, bạn sẽ thấy một mũi tên nhỏ chỉ về phía ProjectID trong tblTasks. Khi bạn chạy truy vấn này, bạn sẽ thấy các kết quả sau.

Như bạn có thể thấy rằng nó đang hiển thị cho chúng ta mọi tên dự án, cho dù nó có nhiệm vụ liên quan hay không. Bạn cũng sẽ thấy một loạt các trường rỗng. Tất cả điều này sẽ trống vì không có thông tin liên quan trongtblTasks, những trường này đến từ đâu. Bây giờ chúng ta hãy đi đếnDesign View một lần nữa và nhấp đúp vào đường quan hệ.

Trong hộp thoại Thuộc tính Tham gia, hãy chọn tùy chọn thứ ba dành cho Tham gia Bên ngoài Bên phải và nhấp vào Ok.

Bây giờ hãy nhìn vào đường quan hệ của chúng ta. Bạn sẽ thấy rằng một mũi tên nhỏ hiện đang hướng tớiProjectID trong tblProjects. Khi bạn chạy truy vấn này, bạn sẽ thấy các kết quả sau.

Tự tham gia

Tự tham gia là một loại Tham gia khác. Tự kết nối liên quan đến các trường phù hợp từ trong cùng một bảng. Ví dụ: xem bảng của nhân viên với trường người giám sát, trường này tham chiếu đến cùng một loại số được lưu trữ trong trường khác trong cùng một bảng - ID nhân viên.

Nếu chúng ta muốn biết người giám sát của Kaitlin Rasmussen là ai, chúng ta sẽ phải lấy số được lưu trữ trong trường người giám sát đó và tra cứu nó trong cùng một bảng chính xác trong trường ID nhân viên đó để biết rằng Charity Hendricks là người giám sát.

Bảng này không phải là cấu trúc lý tưởng cho cơ sở dữ liệu quan hệ vì nó không được chuẩn hóa.

Nếu chúng ta gặp trường hợp muốn tạo một truy vấn chỉ liệt kê tên nhân viên cùng với tên của người giám sát của họ, thì không có cách nào dễ dàng để chúng ta có thể truy vấn trừ khi chúng ta tạo Tự tham gia.

Để xem Tự tham gia, hãy tạo một bảng với các trường sau và nhập một số dữ liệu.

Ở đây chúng ta muốn tạo lại một danh sách với tên của nhân viên và sau đó là tên của người giám sát. Hãy để chúng tôi tạo một truy vấn từquery design view.

Bây giờ, hãy thêm tblEmployees những cái bàn.

Đóng hộp thoại này.

Bây giờ, hãy thêm họ và tên cho nhân viên của chúng tôi.

Bây giờ chúng ta cần một cách để tạo mối quan hệ giữa bảng này và chính nó. Để làm được điều đó, chúng ta cần mởthe show table dialog box và thêm tblEprisees một lần nữa.

Chúng tôi đã tạo một bản sao khác của cùng một bảng trong dạng xem truy vấn này. Bây giờ, chúng ta cần tạo Tự tham gia. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Người giám sát trongtblEmployees bàn và giữ nút chuột và thả nó ngay trên đầu EmployeeID trong bảng đã sao chép đó - tblEmployees_1. Sau đó, thêm tên và họ từ bảng đã sao chép đó.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy kết quả sau.

Nó hiển thị tên của nhân viên cùng với tên của người giám sát của họ. Và, đây là cách bạn tạo Tự tham gia trong Microsoft Access.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã tạo nhiều truy vấn chọn lọc, chủ yếu từ Chế độ xem thiết kế. Nhưng trong Access, chúng ta có thể sử dụng một số trình hướng dẫn truy vấn đặc biệt để tạo một vài truy vấn chọn cụ thể. Đầu tiên là trình hướng dẫn Truy vấn Tìm trùng lặp. Trình hướng dẫn Truy vấn Tìm trùng lặp sẽ tạo truy vấn định vị các bản ghi có giá trị trường trùng lặp trong một bảng hoặc truy vấn.

Như chúng ta đã thảo luận rằng cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế để tránh lưu trữ thông tin trùng lặp. Nhưng bất chấp thiết kế đó, đôi khi người dùng vô tình nhập thông tin trùng lặp.

Thí dụ

Trong bảng của khách hàng, bạn có thể vô tình thêm cùng một khách hàng hai lần. Trong những trường hợp như vậy, khách hàng sẽ có cùng địa chỉ, nhưng ID khách hàng khác nhau, điều này có thể tạo ra vấn đề với báo cáo. Trong tình huống này, bạn có thể sử dụngduplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.

Bây giờ chúng ta hãy mở cơ sở dữ liệu Access của chúng ta có chứa tblAuthers bàn và đi Create tab và trong nhóm truy vấn, hãy chọn query wizard.

Nếu bạn thấy ảnh chụp màn hình sau, bạn có bốn thuật sĩ khác nhau để lựa chọn. Chọnfind duplicates query wizard và bấm vào Ok.

Màn hình đầu tiên của trình hướng dẫn truy vấn tìm các bản sao sẽ hỏi bảng nào hoặc truy vấn nào bạn muốn tìm kiếm các bản sao có thể có. Giả sử chúng tôi muốn kiểm tra bảng tác giả của mình để đảm bảo rằng cùng một tác giả đã không vô tình được nhập hai lần. Vì vậy, hãy chọn tblAuthors và nhấp vàoNext.

  • Màn hình thứ hai trong trình hướng dẫn sẽ hỏi những trường nào có thể chứa thông tin trùng lặp.

  • Thông thường, bạn sẽ không sử dụng trường khóa chính của mình, bởi vì, một lần nữa, khi bạn chỉ định một trường trong Access làm khóa chính, Access sẽ không cho phép nhập các trường trùng lặp.

  • Chúng tôi sẽ xem xét bất kỳ trường nào khác hoặc kết hợp các trường.

Chúng tôi có thể tìm kiếm theo họ hoặc tên và họ, hoặc bạn có thể tìm kiếm theo địa chỉ đường phố của họ, hoặc cụ thể hơn là với số điện thoại hoặc ngày sinh của họ.

Bây giờ chúng ta hãy tìm kiếm theo tên, họ và ngày sinh và nhấp vào Next.

Màn hình sau trong trình hướng dẫn này sẽ yêu cầu các trường mà chúng tôi muốn được hiển thị trong truy vấn của mình. Đối với điều này, hãy nhấn vào mũi tên kép, tất cả các trường sẽ chuyển sang khu vực trường truy vấn bổ sung và sẽ được thêm vào kết quả truy vấn của chúng tôi.

Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Next. Nó sẽ đưa chúng ta đến màn hình cuối cùng trong trình hướng dẫn truy vấn này.

Trong màn hình sau, hãy nhập cách bạn muốn đặt tên cho truy vấn của mình.

Theo mặc định, nó sẽ đặt tên cho nó find duplicates cộng với whatever the name of the object that you're querying. Trong trường hợp này,tblAuthors, nhưng bạn cũng có thể đặt cho nó bất kỳ tên nào khác và nhấp vào finish.

Tại đây, Access đã tìm thấy một bản sao có thể xảy ra và đó là tác giả Jose Caline, người có cùng ngày sinh, cùng địa chỉ, cùng số điện thoại nhưng ID Tác giả khác nhau.

Điều này chắc chắn đã được nhập hai lần một cách tình cờ. Bây giờ chúng tôi đã thêm tất cả các trường vào truy vấn của mình, chúng tôi có thể đi và xóa bản ghi. Chúng tôi cũng phải đảm bảo rằng chúng tôi không có bất kỳ bản ghi liên quan nào trong bảng khác.

Chọn bản ghi bất kỳ và chọn Xóa như trong hộp thoại sau.

Access cung cấp cho bạn lời nhắc, "Bạn sắp xóa một bản ghi." Nhấp vào Có nếu bạn muốn tiếp tục.

Nếu bạn muốn xem trình hướng dẫn đó đã tạo truy vấn này như thế nào, hãy vào Dạng xem Thiết kế và xem tất cả những gì đã được thêm vào truy vấn này.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, chúng tôi có các trường của chúng tôi và một số tiêu chí cụ thể bên dưới trường tên.

Đây là cách trình hướng dẫn này tìm kiếm thông tin trùng lặp đó. Đây là phương pháp dễ dàng nhất để tìm các bản sao.

Trong Access, có một trình hướng dẫn rất hữu ích khác và đó là Find Unmatched Query Wizard. Trình hướng dẫn Truy vấn Tìm Chưa đối sánh tạo ra một truy vấn tìm các bản ghi hoặc hàng trong một bảng không có bản ghi liên quan trong một bảng khác.

Như chúng ta đã thảo luận về cách dữ liệu kết hợp với nhau trong các truy vấn và cách hầu hết các truy vấn đang tìm kiếm các kết quả phù hợp giữa hai hoặc nhiều bảng.

  • Đây là phép nối mặc định trong Access, chẳng hạn, nếu chúng ta thiết kế một truy vấn có hai bảng, tblCustomerstblOrdersvà nối hai bảng đó theo ID khách hàng, truy vấn này sẽ chỉ trả về kết quả phù hợp. Nói cách khác, những khách hàng đã đặt hàng.

  • Chẳng hạn, đôi khi chúng tôi không muốn xem các trận đấu, chúng tôi có thể không muốn xem bất kỳ khách hàng nào trong cơ sở dữ liệu của mình - những khách hàng chưa đặt hàng.

  • Đây chính xác là những gì truy vấn tìm kiếm không đối sánh thực hiện.

Có nhiều cách sử dụng có thể có khác cho loại truy vấn này.

Trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi có thể sử dụng nó để xem tác giả nào chưa viết dự án hoặc bạn có thể sử dụng nó để xem nhân viên nào chưa được bầu bất kỳ quyền lợi sức khỏe nào. Bây giờ hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn có chứaCustomersOrdersbàn; chuyển đến tab Tạo và nhấp vào nút trình hướng dẫn truy vấn.

Chọn Find Unmatched Query Wizard và bấm vào Ok.

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ tìm ra những khách hàng chưa đặt hàng. Trong màn hình đầu tiên, nó hỏi bảng hoặc truy vấn nào chứa các bản ghi bạn muốn trong kết quả truy vấn.

Bây giờ chúng tôi muốn có một danh sách khách hàng từ tblCustomers. Chọn tùy chọn đó và nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau, bạn cần chỉ định which table or query contains the related records. Nói cách khác, bạn đang sử dụng bảng nào để so sánh với bảng đầu tiên. Đối với điều này, chúng tôi cần tìm những người chưa đặt hàng. Chúng ta cần chọn bảng chứa thông tin về tất cả các đơn đặt hàng -tblOrders. Bây giờ, hãy nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau đây, bạn cần chỉ định phần thông tin nào trong cả hai bảng.

  • Đây thường sẽ là một số loại khóa chính, khóa ngoại, trường hoặc mối quan hệ.
  • Nếu bạn có một mối quan hệ hiện có trong cơ sở dữ liệu của mình, Access sẽ chọn và đối sánh các trường đó cho bạn.
  • Tuy nhiên, nếu bạn có các trường khác mà bạn có thể kết hợp với nhau, chứa thông tin tương tự, bạn cũng có thể chọn trường đó tại đây.

Ở đây, chúng tôi đã chọn CustID theo mặc định trong cả Trường trong 'tblCustomers' và Trường trong 'tblOrders'. Bây giờ, hãy nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau đây, bạn có thể chọn và chọn các trường bạn muốn xem được hiển thị trong kết quả truy vấn.

Bây giờ chúng ta hãy chọn tất cả các trường có sẵn và nhấp vào mũi tên hai đầu. Điều này di chuyển tất cảavailable fields qua selected fieldskhu vực. Bây giờ, hãy nhấp vàoNext.

Màn hình cuối cùng sẽ cho phép bạn chọn tên cho truy vấn của mình và nhấp vào Finish.

Ở đây chúng tôi có một khách hàng được liệt kê là khách hàng đó chưa đặt hàng với chúng tôi.

Bạn cũng có thể xem cách tạo truy vấn đó. Đối với điều này, bạn cần phải quay lạiDesign View.

Trình hướng dẫn này đã tạo ra một Outer Join giữa tblCustomer và tblOrders và Is Nulltiêu chí được thêm vào CustID từ tblORders. Điều này là để loại trừ các bản ghi nhất định. Trong trường hợp này, đó là những khách hàng đã đặt hàng, hoặc những người có thông tin liên quan trong tblOrders.

Biểu mẫu trong Access giống như hộp trưng bày trong các cửa hàng giúp bạn dễ dàng xem hoặc lấy các mặt hàng mà mình muốn. Vì biểu mẫu là đối tượng mà qua đó bạn hoặc những người dùng khác có thể thêm, chỉnh sửa hoặc hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính của bạn, thiết kế biểu mẫu của bạn là một khía cạnh quan trọng. Bạn có thể thực hiện rất nhiều điều về mặt thiết kế với các biểu mẫu trong Microsoft Access. Bạn có thể tạo hai loại biểu mẫu cơ bản -

  • Các hình thức ràng buộc
  • Hình thức không ràng buộc

Biểu mẫu ràng buộc

Hãy để chúng tôi hiểu những gì Bound Forms là -

  • Biểu mẫu liên kết được kết nối với một số nguồn dữ liệu cơ bản như bảng, truy vấn hoặc câu lệnh SQL.
  • Biểu mẫu ràng buộc là những gì mọi người thường nghĩ đến khi họ nghĩ về mục đích của biểu mẫu.
  • Các biểu mẫu phải được điền hoặc được sử dụng để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
  • Ví dụ về biểu mẫu liên kết thường sẽ là những gì người dùng sử dụng để nhập, xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

Biểu mẫu chưa ràng buộc

Hãy để chúng tôi xem xét các Biểu mẫu chưa ràng buộc -

  • Các biểu mẫu này không được kết nối với bản ghi hoặc nguồn dữ liệu cơ bản.
  • Biểu mẫu không bị ràng buộc có thể là hộp thoại, bảng chuyển đổi hoặc biểu mẫu điều hướng.
  • Nói cách khác, biểu mẫu không liên kết thường được sử dụng để điều hướng hoặc tương tác với cơ sở dữ liệu nói chung, trái ngược với chính dữ liệu.

Các loại biểu mẫu ràng buộc

Có nhiều loại biểu mẫu liên kết bạn có thể tạo trong Access. Hãy để chúng tôi hiểu các loại -

Mẫu đơn mặt hàng

Đây là một trong những phổ biến nhất và đây là nơi các bản ghi được hiển thị - một bản ghi tại một thời điểm.

Nhiều mặt hàng mẫu

Điều này hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc từ nguồn dữ liệu liên kết đó.

Dạng tách

Biểu mẫu được chia thành các nửa, theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Một nửa hiển thị một mục hoặc bản ghi, và nửa kia hiển thị danh sách hoặc cung cấp dạng xem biểu dữ liệu của nhiều bản ghi từ nguồn dữ liệu cơ bản.

Tạo biểu mẫu

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để tạo biểu mẫu trong Access. Đối với điều này, hãy mở Cơ sở dữ liệu của bạn và đi tớiCreate tab. Trong nhóm Biểu mẫu, ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy nút Trình hướng dẫn biểu mẫu.

Bấm vào nút đó để khởi chạy Trình hướng dẫn biểu mẫu.

Trên màn hình đầu tiên này trong trình hướng dẫn, bạn có thể chọn các trường mà bạn muốn hiển thị trên biểu mẫu của mình và bạn có thể chọn trong số các trường từ nhiều bảng hoặc một truy vấn.

Giả sử chúng tôi chỉ muốn có một biểu mẫu nhanh chóng mà chúng tôi sẽ sử dụng để nhập dữ liệu cho thông tin nhân viên của chúng tôi.

Từ Tables/Queries danh sách thả xuống, chọn tblEmployeesbàn. Bấm vào mũi tên kép để di chuyển tất cả các trường cùng một lúc.

Hãy để chúng tôi chỉ để lại nó với một bảng đó và nhấp vào Next.

Màn hình sau trong Trình hướng dẫn biểu mẫu sẽ yêu cầu bố cục mà chúng tôi muốn cho biểu mẫu của mình. Chúng ta cócolumnar, tabular, datasheet and justifiedbố cục. Chúng tôi sẽ chọn bố cục cột ở đây và sau đó nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau, chúng ta cần đặt tiêu đề cho biểu mẫu của mình. Hãy để chúng tôi gọi nófrmEmployees.

Khi bạn đã đặt tiêu đề cho biểu mẫu của mình, bạn có thể mở biểu mẫu để xem biểu mẫu đó trông như thế nào hoặc bạn có thể bắt đầu nhập thông tin vào bảng của mình. Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn để sửa đổi thiết kế của biểu mẫu. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên đểopen the form to view or enter information và bấm vào Finish.

Bây giờ, hãy xem ảnh chụp màn hình sau. Đây là biểu mẫu của bạn trông như thế nào. Đây là một biểu mẫu mục duy nhất, có nghĩa là một bản ghi được hiển thị cùng một lúc và bạn có thể thấy các nút điều hướng ở phía dưới, điều này cho chúng ta biết rằng nó đang hiển thị bản ghi 1 trên 9. Nếu bạn nhấp vào nút đó, nó sẽ di sang bản ghi tiếp theo.

Nếu bạn muốn chuyển đến bản ghi cuối cùng trong biểu mẫu đó hoặc bảng đó, bạn có thể sử dụng nút ngay bên cạnh mũi tên phải đó, mũi tên có một dòng sau nó, đó là nút ghi cuối cùng. Nếu bạn muốn thêm thông tin nhân viên mới, hãy chuyển đến phần cuối của bản ghi này và sau đó sau 9 bản ghi, bạn sẽ thấy một biểu mẫu trống để bạn có thể bắt đầu nhập thông tin của nhân viên mới.

Đây là một ví dụ về cách bạn có thể tạo biểu mẫu bằng Trình hướng dẫn biểu mẫu. Bây giờ chúng ta hãy đóng biểu mẫu này và chuyển đến tab Tạo. Bây giờ chúng ta sẽ tạo một biểu mẫu phức tạp hơn một chút bằng cách sử dụng Wizard. Nhấp vào Trình hướng dẫn biểu mẫu và lần này, chúng tôi sẽ chọn các trường từ một vài bảng khác nhau.

Trong Trình hướng dẫn biểu mẫu này, hãy để chúng tôi chọn tblProjects cho Tables/Queriesvà chọn một vài Trường khả dụng như ProjectID, ProjectName, ProjectStart và ProjectEnd. Các trường này bây giờ sẽ chuyển đến các Trường đã Chọn.

Bây giờ chọn tblTaskscho Bảng / Truy vấn và gửi qua TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate và PercentComplete. Nhấp chuộtNext.

Ở đây, chúng tôi muốn lấy dữ liệu từ một vài đối tượng khác nhau. Chúng tôi cũng có thể chọn từ các tùy chọn về cách chúng tôi muốn sắp xếp biểu mẫu của mình. Nếu chúng ta muốn tạo một dạng phẳng, chúng ta có thể chọn sắp xếp bằng cáchtblTasks, sẽ tạo ra biểu mẫu duy nhất đó, với tất cả các trường được bố trí trong dạng xem phẳng như được hiển thị ở trên.

Tuy nhiên, nếu chúng ta muốn tạo một biểu mẫu phân cấp dựa trên mối quan hệ một-nhiều đó, chúng ta có thể chọn sắp xếp dữ liệu của mình bằng tblProjects.

Trong cửa sổ trên, chúng tôi có tùy chọn để bao gồm subform cho tblTasks, hoặc chúng ta có thể biến nó thành một biểu mẫu được liên kết. Biểu mẫu được liên kết này là nơi tblProjects sẽ có một nút sẽ khởi chạy biểu mẫu thứ hai đó được lọc thành dự án mà chúng tôi đã chọn trong biểu mẫu dự án cơ bản đó. Bây giờ chúng ta hãy chọnForm with subform(s), và sau đó nhấp vào Next.

Trong màn hình sau, bạn có thể chọn bố cục cho biểu mẫu con của mình. Dạng xem biểu dữ liệu được chọn theo mặc định. Dạng xem Biểu dữ liệu tương tự như Dạng xem Bảng. Bây giờ, hãy nhấp vàoNext.

Trong màn hình sau, bạn cần cung cấp tên cho biểu mẫu của mình. Nhập tên bạn muốn và nhấp vàoFinish.

Access sẽ cung cấp cho bạn bản xem trước biểu mẫu của bạn trông như thế nào. Trên hết, bạn có các điều khiển trên biểu mẫu chính của mình, là từProjectsbàn. Khi bạn đi xuống, bạn sẽ thấy một biểu mẫu con. Nó giống như một biểu mẫu trong một biểu mẫu.

Nhiều mặt hàng mẫu

Bạn cũng có thể muốn tạo một loại biểu mẫu cụ thể. Đối với điều này, bạn có thể nhấp vàoMore Forms trình đơn thả xuống.

Từ menu, bạn có thể tạo Multiple Items hình thức, một Datasheet hình thức, một Split biểu mẫu, hoặc thậm chí là một Modal Dialoghình thức. Đây là các hình thức ràng buộc điển hình; chọn đối tượng mà bạn muốn gắn vào biểu mẫu đó. Điều này không áp dụng cho các biểu mẫu Hộp thoại Phương thức.

Để tạo loại biểu mẫu này, trước tiên bạn cần chọn đối tượng trong ngăn dẫn hướng. Hãy để chúng tôi chọntblEmployees đây.

Tiếp tục bằng cách nhấp vào More FormsMultiple Items.

Bước trên sẽ tiếp tục tạo biểu mẫu Nhiều Mục, liệt kê tất cả các nhân viên.

Dạng tách

Đây là loại biểu mẫu được chia thành hai nửa bằng nhau, theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Một nửa hiển thị một mục hoặc bản ghi, và nửa còn lại hiển thị danh sách hoặc dạng xem biểu dữ liệu của nhiều bản ghi từ nguồn dữ liệu cơ bản.

Bây giờ hãy để chúng tôi chọn tblEmployees trong ngăn điều hướng và sau đó Createchuyển hướng. Lựa chọnSplit Form từ menu More Forms và bạn sẽ thấy biểu mẫu sau, trong đó biểu mẫu được chia theo chiều dọc.

Chúng ta đã học một số cách để tạo biểu mẫu nhập dữ liệu đơn giản. Mặc dù các biểu mẫu dễ dàng quá trình nhập dữ liệu; những thứ này có thể không phục vụ các mục đích khác mà bạn muốn. Chúng có thể không hấp dẫn hoặc không thân thiện với những gì bạn đã định.

  • Khi tạo biểu mẫu, điều đầu tiên bạn có thể muốn làm là thay đổi kích thước hoặc di chuyển các điều khiển xung quanh.
  • Bạn cũng có thể cần thêm một điều khiển hoặc xóa một điều khiển.

Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận về cách sửa đổi biểu mẫu của bạn một cách dễ dàng.

Kiểm soát

Nó chỉ đơn thuần là một thuật ngữ chung được sử dụng để mô tả bất kỳ đối tượng nào trên biểu mẫu hoặc báo cáo hiển thị dữ liệu, thực hiện các hành động hoặc các mục được sử dụng để trang trí như một đường kẻ. Nói cách khác, kiểm soát chỉ là về bất kỳ thứ gì được đặt trên biểu mẫu hoặc báo cáo.

Những điều sau đây có thể được coi là các điều khiển:

  • Các đối tượng như nhãn.
  • Hộp văn bản không liên kết hoặc liên kết mà bạn có thể sử dụng để thêm hoặc chỉnh sửa hoặc thậm chí tính toán một biểu thức.
  • Các nút lệnh thực hiện các hành động như Save, Open một e-mail hoặc Print và các nút này còn được gọi là điều khiển.
  • Nó chỉ là một thuật ngữ chung cho bất kỳ đối tượng nào trên biểu mẫu hoặc báo cáo.

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét các khía cạnh khác nhau của việc làm cho biểu mẫu có thể hiển thị được và hiểu cách chỉnh sửa và sửa đổi biểu mẫu. Bây giờ chúng ta hãy mở biểu mẫu Nhiều mặt hàng liệt kê tất cả nhân viên từtnlEmployees.

Như bạn có thể thấy một danh sách nhân viên, nhưng không thực sự giống như một danh sách thân thiện với người dùng. Điều khiển của chúng tôi quá khổ. Chúng quá lớn, cách xa nhau và không cung cấp chế độ xem danh sách rất hữu ích.

Để chỉnh sửa giao diện của các điều khiển của bạn trên biểu mẫu này, bạn có hai dạng xem biểu mẫu mà bạn có thể sử dụng. Trong tab Trang chủ, hãy nhấp vàoView thả xuống.

Bạn có Dạng xem Bố trí hoặc Dạng xem Thiết kế và cả hai dạng xem này đều được sử dụng để chỉnh sửa biểu mẫu của bạn. Dạng xem Biểu mẫu mở ra theo mặc định; đây là chế độ xem bạn sẽ sử dụng để tương tác hoặc chỉnh sửa nguồn dữ liệu cơ bản.

Để chỉnh sửa giao diện của chính biểu mẫu, trước tiên chúng ta cần chuyển đến Dạng xem Bố cục.

Khi bạn chuyển sang Dạng xem Bố cục, bạn sẽ thấy một loạt các tab theo ngữ cảnh xuất hiện.

Ở đầu Access, bạn sẽ thấy một khu vực được đánh dấu Form Layout Tools với ba tab - tab Thiết kế, tab Sắp xếp và tab Định dạng và mỗi tab này có các tùy chọn khác nhau để định dạng giao diện của biểu mẫu.

Khi bạn đưa chuột và nhấp vào bất kỳ một trong các điều khiển này, bạn sẽ nhận thấy rằng Access sẽ đánh dấu một vùng nhất định của biểu mẫu đó và tất cả các điều khiển trong vùng đó được tô màu cam nhạt trong khi điều khiển thực tế mà bạn chọn sẽ được tô đậm hơn trước đó hoặc có đường viền màu cam đậm hơn xung quanh nơi bạn nhấp vào.

Tại đây, bạn có thể thay đổi kích thước các điều khiển của mình theo ý muốn bằng cách nhấp và kéo chuột để thay đổi kích thước chiều cao hoặc chiều rộng hoặc cả hai của một điều khiển đó.

Trên biểu mẫu cụ thể này, khi bạn thay đổi kích thước bất kỳ điều khiển đơn lẻ nào, bạn cũng thay đổi kích thước của các điều khiển còn lại trên biểu mẫu của bạn, điều này là do cách các điều khiển này được nhóm lại. Bây giờ hãy để chúng tôi điều chỉnh tất cả các trường theo cách bạn muốn bằng cách sử dụng chức năng nhấp và kéo của chuột.

Đó là một cách nhanh chóng để chỉnh sửa chiều cao và chiều rộng của các điều khiển trong biểu mẫu của bạn từ Dạng xem Bố cục này.

Chủ đề

Trong Access, có một số cách cơ bản để định dạng biểu mẫu của bạn bằng cách sử dụng chủ đề, màu sắc và kiểu phông chữ có sẵn, tùy chỉnh màu tô và tô bóng các hàng thay thế. Bây giờ hãy để chúng tôi mởfrmEmployees.

Các biểu mẫu mà Access tạo ra rất đơn giản. Chúng có một thanh màu xanh ở trên cùng và nền trắng.

Nếu bạn muốn xem cách khác mà bạn có thể tạo kiểu cho các biểu mẫu này, bạn có thể đi tới Dạng xem Thiết kế hoặc Dạng xem Bố trí và khám phá một số tùy chọn bạn có trên tab Thiết kế trong khu vực Chủ đề.

Nếu bạn nhấp vào thư viện thả xuống của Chủ đề, bạn có nhiều chủ đề được tạo sẵn để dùng thử. Di chuột qua bất kỳ cái nào trong số chúng sẽ cho bạn xem trước những thứ thay đổi như màu sắc, kích thước phông chữ và phông chữ thực tế được sử dụng. Để áp dụng một phong cách cụ thể, chỉ cần nhấp chuột vào nó và bạn có thể thấy nó trông như thế nào.

Nếu bạn thích chủ đề nhưng bạn muốn thay đổi màu sắc, bạn có thể điều chỉnh màu sắc bằng cách quay lại nhóm Chủ đề trên tab Thiết kế và chọn màu bạn thích. Bạn cũng có thể tạo màu tùy chỉnh để phù hợp với màu sắc của công ty bạn.

Tương tự, bạn cũng có một loạt các kiểu phông chữ để lựa chọn. Bạn có thể chọn một trong số nhiều phông chữ được tạo sẵn với Office Suite hoặc bạn có thể tùy chỉnh các phông chữ đó, chọn phông chữ tiêu đề cụ thể, phông chữ nội dung và thậm chí tạo tên tùy chỉnh cho nhóm phông chữ đó và lưu.

Hãy để chúng tôi quay trở lại frmEmployees. Trong biểu mẫu này, bạn sẽ thấy rằng mọi hàng thay thế được tô màu xám nhạt.

Tùy chọn định dạng được gọi là Alternate Row Color và nếu bạn muốn điều chỉnh điều đó ở nhiều dạng, hãy chuyển đến Design View.

Chọn phần chi tiết đó và sau đó đi đến tab Định dạng và trong nhóm nền, bạn sẽ thấy một tùy chọn cho Alternate Row Color. Bạn có thể thay đổi màu sắc cho các hàng thay thế. Để xem nó trông như thế nào, chỉ cần đi tới Dạng xem Biểu mẫu hoặc Dạng xem Bố trí.

Nếu bạn không muốn bất kỳ bóng mờ nào, bạn có thể chọn No Color như bạn Alternate Row Color và đó là giao diện truyền thống hơn so với các phiên bản trước của Access.

Access bao gồm một Điều khiển Dẫn hướng giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các biểu mẫu và báo cáo khác nhau trong cơ sở dữ liệu của mình. Biểu mẫu điều hướng chỉ đơn giản là một biểu mẫu có chứa Điều khiển dẫn hướng. Biểu mẫu điều hướng là một bổ sung tuyệt vời cho bất kỳ cơ sở dữ liệu máy tính để bàn nào.

  • Microsoft Access cung cấp một số tính năng để kiểm soát cách người dùng điều hướng cơ sở dữ liệu.

  • Chúng tôi đã sử dụng ngăn dẫn hướng để điều hướng qua tất cả các đối tượng Access mà chúng tôi tạo, chẳng hạn như biểu mẫu, truy vấn, bảng, v.v.

  • Nếu bạn muốn tạo cấu trúc điều hướng của riêng mình và giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các đối tượng cụ thể mà họ thực sự cần, bạn có thể tạo biểu mẫu điều hướng, là biểu mẫu sử dụng điều khiển điều hướng để người dùng có thể sử dụng hoặc xem biểu mẫu và báo cáo ngay từ trong biểu mẫu điều hướng chính đó.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy lấy một ví dụ đơn giản trong đó chúng ta sẽ tạo biểu mẫu điều hướng. Đối với điều này, hãy chuyển đến tab Tạo; trong nhóm Biểu mẫu, bạn sẽ thấy menu thả xuống điều hướng này.

Trong menu này, bạn sẽ thấy các bố cục khác nhau để biết cách sắp xếp các biểu mẫu và báo cáo mà bạn muốn nhúng vào biểu mẫu điều hướng này.

  • Có một với các tab ngang, một với các tab dọc - nơi tất cả các tab được căn chỉnh ở bên trái, một bố cục các tab dọc trong đó tất cả các tab được căn chỉnh ở bên phải.

  • Có một bố cục tab ngang có hai cấp độ, vì vậy nếu bạn có nhiều đối tượng muốn hiển thị trên cùng, bạn có thể tận dụng điều này.

  • Bạn có thể có một cái mà bạn có cả tab ngang và tab dọc, được căn chỉnh sang trái hoặc sang phải.

Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ sử dụng Tab ngang và Tab dọc. Để tạo bố cục đó hoặc biểu mẫu điều hướng đó, chỉ cần nhấp vào nó và Access sẽ tạo một biểu mẫu không liên kết, với điều khiển điều hướng trên đó.

Để thêm các đối tượng vào biểu mẫu điều hướng này, cách dễ nhất để thực hiện là thông qua dạng xem bố cục của bạn, chỉ cần kéo và thả các đối tượng đến nơi bạn muốn chúng xuất hiện.

Bây giờ chúng ta hãy kéo frmProjects từ ngăn điều hướng và thả nó vào [Thêm mới] ở trên cùng.

Tương tự, kéo frmAuthers từ ngăn điều hướng và thả nó ở bên trái của Nút Thêm Mới.

Bây giờ chúng ta hãy thêm các biểu mẫu khác liên quan đến Dự án như frmSubTasks, frmCurrentProjects Vân vân.

Bây giờ hãy để chúng tôi thêm các tab bổ sung ở trên cùng. Đầu tiên chúng tôi sẽ thêmfrmEmployees hình thức.

Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng các nút dự án khác của bạn đã biến mất từ ​​bên trái và đó là vì chúng được gắn vào tab Dự án. Tất cả các nút bạn xem ở bên trái được liên kết với bất kỳ nút nào bạn đã chọn ở trên cùng. Bây giờ với tab Nhân viên được chọn, chúng ta hãy kéo thông tin liên quan đến nhân viên sang bên trái.

Bây giờ chúng ta có thông tin dự án trên một tab, thông tin nhân viên trên tab kia. Tương tự, bạn có thể thêm nhiều tab hơn theo yêu cầu của mình. Như bạn có thể thấy rằng tên của các tab không phù hợp, vì vậy chúng ta hãy bắt đầu đổi tên một số tab này để làm cho chúng thân thiện hơn với người dùng. Cách dễ nhất là nhấp đúp vào bất kỳ tab nào hoặc bất kỳ nút nào ở bên trái và đổi tên nó như trong ảnh chụp màn hình sau.

Khi bạn nhập dữ liệu dưới bất kỳ hình thức nào, việc chọn một giá trị từ danh sách có thể nhanh hơn và dễ dàng hơn là nhớ một giá trị để nhập. Danh sách các lựa chọn cũng giúp đảm bảo rằng giá trị được nhập vào một trường là phù hợp. Điều khiển danh sách có thể kết nối với dữ liệu hiện có hoặc nó có thể hiển thị các giá trị cố định mà bạn nhập khi tạo điều khiển. Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày cách tạo hộp tổ hợp trong Access.

Hộp kết hợp

Hộp tổ hợp là một đối tượng hoặc điều khiển chứa danh sách thả xuống các giá trị mà người dùng có thể chọn.

  • Điều khiển hộp tổ hợp cung cấp một cách nhỏ gọn hơn để trình bày danh sách các lựa chọn.
  • Danh sách bị ẩn cho đến khi bạn nhấp vào mũi tên thả xuống.
  • Hộp tổ hợp cũng cung cấp cho bạn khả năng nhập một giá trị không có trong danh sách.
  • Bằng cách này, điều khiển hộp tổ hợp kết hợp các tính năng của hộp văn bản và hộp danh sách.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy lấy một ví dụ đơn giản về việc tạo một hộp tổ hợp. Chúng tôi đã tạo một biểu mẫu cho một nhân viên như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ chúng tôi muốn tạo một hộp tổ hợp cho Loại điện thoại vì chúng tôi biết rằng loại điện thoại phải là Home, Cell hoặc là Work. Thông tin này sẽ có sẵn trong danh sách thả xuống và người dùng không cần nhập thông tin này.

Bây giờ chúng ta hãy đi đến Design Viewcho hình thức này. ChọnPhone Type trường và nhấn xóa.

Sau khi trường Loại Điện thoại bị xóa, hãy chuyển đến tab Thiết kế.

Bây giờ hãy để chúng tôi chọn Use Control Wizards từ menu Điều khiển và sau đó Chọn Điều khiển Hộp Tổ hợp từ menu như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ, vẽ hộp tổ hợp ở nơi bạn muốn và khi bạn thả chuột, bạn sẽ thấy hộp thoại Trình hướng dẫn hộp tổ hợp.

Ở đây bạn có tùy chọn khác nhau cho dữ liệu; Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn thứ 2 , trong đó, chúng tôi sẽ thêm các giá trị và nhấp vào Tiếp theo.

Nhập các giá trị bạn muốn được hiển thị trong danh sách thả xuống và nhấp vào Next.

Nhấp chuột Next lần nữa.

Nhập label cho hộp kết hợp của bạn và nhấp vào Finish.

Bạn có thể thấy hộp tổ hợp đó được tạo nhưng nó không được căn chỉnh với trường khác. Trước tiên, hãy để chúng tôi làm điều đó bằng cách chọn tất cả các trường và sau đó chuyển đến tab Sắp xếp.

Ở bên trái, bạn sẽ thấy StackedLựa chọn. Bấm vào nút này.

Bây giờ bạn có thể thấy các trường được căn chỉnh.

Để làm cho kích thước của mỗi trường giống nhau, chúng ta có các tùy chọn khác nhau, hãy nhấp vào nút Kích thước / Dấu cách.

Từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vào To Shortest.

Bây giờ đi đến Form lượt xem.

Người dùng hiện có thể dễ dàng chọn bất kỳ tùy chọn nào cho Loại điện thoại.

Trong chương này, chúng ta sẽ trình bày về dạng xem SQL. Bất cứ khi nào bạn tạo truy vấn trong thiết kế truy vấn, Access sẽ tự động tạo truy vấn SQL cho bạn. Điều này thực sự lấy dữ liệu từ các bảng. Để xem cách truy vấn của bạn được tạo trong sql khi bạn tạo nó trong thiết kế truy vấn, hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn.

Chọn Query Design từ Create tab và thêm tblEmployees bàn.

Chọn trường bạn muốn xem dưới dạng kết quả truy vấn và sau đó chạy truy vấn của bạn.

Bây giờ bạn có thể xem tất cả thông tin nhân viên dưới dạng kết quả truy vấn. Bạn đã chọn một số trường nhất định trong Lưới truy vấn; đồng thời, MS Access cũng đã tạo Truy vấn SQL với kết quả thu được từ Lưới truy vấn của bạn.

Để xem SQL, hãy chuyển đến tab Trang chủ. Lựa chọnSQL View từ menu View và bạn sẽ thấy SQL của truy vấn của mình.

Thí dụ

Sau đây là một ví dụ khác, trong đó, chúng ta sẽ thấy các dự án đang được tiến hành.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn.

Để xem SQL, hãy chọn Dạng xem SQL từ menu Dạng xem.

Bạn có thể thấy truy vấn SQL được Access tự động tạo. Điều này giúp lấy dữ liệu từ hai bảng.

Một công cụ định dạng đặc biệt hữu ích trong Access là khả năng áp dụng Conditional Formattingđể làm nổi bật dữ liệu cụ thể. Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ đơn giản về định dạng có điều kiện.

Thí dụ

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng biểu mẫu fSubCurrentProjects trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Chúng tôi có danh sách tất cả các dự án trong cơ sở dữ liệu này và chúng tôi cũng có một số trường mới như On Time StatusNumber of Late Tasks. Biểu mẫu này được tạo từ một truy vấn khác.

Trong truy vấn này, chúng ta có một phép nối giữa một bảng và một truy vấn sẽ hiển thị số ngày đến hạn hoặc số lượng dự án có nhiệm vụ quá hạn. Chúng tôi cũng có một trường được tính toán ở đây sử dụng hàm IF để xác định xem số ngày đến hạn có lớn hơn 0 hay không. Sau đó nó sẽ hiển thị các từLate nếu dự án bị trễ hoặc On Time nếu dự án cụ thể đó không có bất kỳ nhiệm vụ quá hạn nào.

ví dụ 1

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng biểu mẫu trên để hiểu cách bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện để làm nổi bật các phần thông tin cụ thể. Bây giờ chúng tôi sẽ làm nổi bật từng dự án hiện đang chạy trễ. Để áp dụng Định dạng có Điều kiện cho một trường hoặc nhiều trường, chúng ta sẽ cần chuyển sang dạng xem Bố cục.

Bây giờ, hãy chọn On Time Status cánh đồng.

Bây giờ, hãy chuyển đến tab Định dạng.

Trên tab Định dạng đó, bạn sẽ thấy một nhóm được gọi là Định dạng Điều khiển và một nút đặc biệt dành cho Định dạng có Điều kiện. Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện.

Bây giờ bạn sẽ thấy Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện và hiện tại chúng tôi không có quy tắc nào được áp dụng cho điều khiển này. Bây giờ chúng ta hãy tạo một quy tắc mới bằng cách nhấp vào nút Quy tắc mới.

Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới. Đầu tiên chúng tôi sẽ chỉ định loại quy tắc chúng tôi sẽ tạo và ở đây chúng tôi có hai tùy chọn. Tùy chọn đầu tiên làcheck the values in the current record or to use an expressionvà tùy chọn thứ hai là compare this record with the other records.

Bây giờ chúng ta chỉ có một trong hai giá trị ở dạng của chúng ta; Đúng giờ hoặc từ Muộn và đó là từ truy vấn đã cho. Bây giờ chúng ta hãy chọn “Field Value Is”Từ hộp kết hợp đầu tiên và sau đó chọn“equal to”Từ hộp kết hợp thứ hai. Bây giờ, hãy nhập từ “Late”Trong dấu ngoặc kép.

Bây giờ chúng ta có thể đặt Định dạng có điều kiện, chúng ta muốn trường này trông như thế nào nếu từ Latexuất hiện trong trường đó. Bây giờ chúng ta hãy thay đổi màu chữ thành màu đỏ và làm cho nóbold, italicunderlinevà đó là quy tắc có điều kiện của chúng tôi. Bây giờ chúng ta hãy nhấp vàoOk và sau đó nhấp vào ApplyOk lần nữa.

Bạn có thể thấy rằng từ Lateđược định dạng ngay bây giờ. Đây là một ví dụ về cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện rất cơ bản.

Ví dụ 2

Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ khác. Ở đây, chúng tôi sẽ đặt tiêu đề hoặc tên của dự ánredbold, italicunderline. Chọn điều khiển tên dự án trên biểu mẫu của bạn.

Bây giờ chúng ta sẽ quay trở lại tab Định dạng của mình và nhấp vào Định dạng có điều kiện và tạo quy tắc mới cho điều khiển cụ thể đó như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Ở đây, chúng tôi sẽ không kiểm tra giá trị của trường hiện tại mà chúng tôi đã chọn, nhưng chúng tôi sẽ kiểm tra nó với một trường khác trên biểu mẫu này. Lựa chọnExpression Is trong hộp kết hợp đầu tiên và sau đó nhấp vào nút… ở cuối như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Trong Danh mục Biểu thức, bạn có mọi đối tượng có trên biểu mẫu này. Nhấp đúp vàoCountofDueDate. Điều này sẽ gửi tham chiếu đến điều khiển đó hoặc trường đó tới trình tạo biểu thức và điều kiện của chúng tôi nếu nó lớn hơn 0. Bây giờ, hãy nhấp vào Ok.

Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Ok và sau đó, nhấp vào Áp dụng và Ok một lần nữa.

Đó là một ví dụ về Định dạng có điều kiện trên một trường dựa trên các giá trị trong trường khác.

Ví dụ 3

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một ví dụ khác về định dạng có điều kiện. Giả sử, chúng ta muốn xem dự án nào trễ hơn hoặc có nhiều nhiệm vụ muộn hơn các dự án muộn khác. Chọn tùy chọn Định dạng có Điều kiện.

Nhấp vào nút Quy tắc mới để tạo quy tắc mới và sau đó nhấp vào Ok như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Trong Quy tắc định dạng mới, bây giờ chúng ta sẽ chọn một loại quy tắc “Compare to other records”. Hãy để chúng tôi thay đổi thêmBar color to red. Chúng tôi muốn thanh ngắn nhất đại diện cho giá trị thấp nhất và thanh dài nhất đại diện cho giá trị cao nhất. Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Ok và sau đó, nhấp vào Áp dụng và Ok một lần nữa.

Bây giờ bạn có thể thấy Chế độ bóng có điều kiện được áp dụng như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Bây giờ chúng ta hãy đi đến dạng xem Biểu mẫu.

Trong chương này, chúng tôi sẽ đề cập đến Controls and Propertiescó sẵn trong Access. Chúng ta cũng sẽ học cách thêm điều khiển vào biểu mẫu. Kiểm soát là các phần của biểu mẫu hoặc báo cáo mà bạn sử dụng đểenter, edit, hoặc là displaydữ liệu. Các điều khiển cho phép bạn xem và làm việc với dữ liệu trong ứng dụng cơ sở dữ liệu của mình.

  • Điều khiển được sử dụng thường xuyên nhất là hộp văn bản, nhưng các điều khiển khác bao gồm các nút lệnh, nhãn, hộp kiểm và điều khiển biểu mẫu con / báo cáo con.

  • Có nhiều loại và kiểu điều khiển khác nhau mà bạn có thể tạo, nhưng tất cả chúng sẽ thuộc một trong hai loại - ràng buộc hoặc không liên kết.

Kiểm soát ràng buộc

Bây giờ chúng ta hãy hiểu Kiểm soát ràng buộc là gì -

  • Điều khiển ràng buộc là những điều khiển được gắn với nguồn dữ liệu cụ thể trong cơ sở dữ liệu của bạn, chẳng hạn như một trường và một bảng hoặc một truy vấn.
  • Giá trị có thể là văn bản, ngày tháng, số, hộp kiểm, hình ảnh hoặc thậm chí là đồ thị.
  • Bạn sử dụng các điều khiển liên kết để hiển thị các giá trị đến từ các trường trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Kiểm soát không ràng buộc

Bây giờ chúng ta hãy hiểu Kiểm soát không ràng buộc là gì -

  • Mặt khác, các điều khiển không ràng buộc không bị ràng buộc với nguồn dữ liệu và chúng chỉ tồn tại ở dạng chính nó.
  • Đây có thể là văn bản, hình ảnh hoặc hình dạng như đường thẳng hoặc hình chữ nhật.

Các loại điều khiển

Bạn có thể tạo các loại điều khiển khác nhau trong Access. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về một số cái phổ biến như hộp văn bản, nhãn, điều khiển tab nút, v.v.

Hộp văn bản

  • Thông thường, bất kỳ thứ gì nằm trong hộp văn bản sẽ bị ràng buộc, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

  • Bạn có thể sử dụng các điều khiển này để tương tác với dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của mình, nhưng bạn cũng có thể có các hộp văn bản không liên kết.

  • Các điều khiển được tính toán sẽ thực hiện một số loại tính toán dựa trên một biểu thức mà bạn viết và dữ liệu đó không được lưu trữ ở bất kỳ đâu trong cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Nó được tính toán khi đang bay và chỉ sống trên một hình thức đó.

Nhãn

  • Nhãn sẽ luôn là văn bản và không bị ràng buộc.
  • Thông thường, các nhãn không được kết nối với bất kỳ nguồn nào trong cơ sở dữ liệu của bạn.
  • Nhãn được sử dụng để gắn nhãn các điều khiển khác trên biểu mẫu của bạn, chẳng hạn như hộp văn bản.

Cái nút

  • Đây là một loại điều khiển phổ biến khác; các nút lệnh này thường thực hiện một macro hoặc mô-đun.
  • Các nút thường được sử dụng để tương tác với dữ liệu hoặc đối tượng trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Điều khiển tab

  • Điều khiển tab cung cấp cho bạn chế độ xem theo tab của các điều khiển hoặc các điều khiển khác trong biểu mẫu của bạn.
  • Việc thêm các tab vào biểu mẫu có thể làm cho biểu mẫu có tổ chức hơn và dễ sử dụng hơn, đặc biệt nếu biểu mẫu chứa nhiều điều khiển.
  • Bằng cách đặt các điều khiển liên quan trên các trang riêng biệt của điều khiển tab, bạn có thể giảm bớt sự lộn xộn và dễ dàng làm việc với dữ liệu.

Siêu liên kết

  • Siêu kết nối tạo một siêu kết nối trên biểu mẫu của bạn tới một thứ khác. Nó có thể là một trang web hoặc thậm chí một đối tượng khác hoặc một vị trí trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Một số điều khiển khác

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số điều khiển khác -

  • Bạn cũng có thể tạo điều khiển trình duyệt web và điều khiển điều hướng, nhóm, ngắt trang, hộp tổ hợp.

  • Bạn có thể tạo biểu đồ, đường kẻ, nút chuyển đổi, hộp danh sách, hình chữ nhật, hộp kiểm, khung đối tượng không liên kết, tệp đính kèm, nút tùy chọn, biểu mẫu con và báo cáo con, khung đối tượng bị ràng buộc và thậm chí đặt hình ảnh trên biểu mẫu của bạn.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản về một số điều khiển này bằng cách tạo một biểu mẫu trống mới. Đi đếnCreate tab trong forms nhóm và nhấp vào Blank Form.

Bước trên sẽ mở một biểu mẫu chưa liên kết, chưa được đính kèm với bất kỳ mục nào trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Theo mặc định, nó sẽ mở ở chế độ xem bố cục như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến Dạng xem thiết kế để thêm các trường.

Trên tab Thiết kế, bấm vào Trang Thuộc tính.

Trên Trang thuộc tính, bấm vào mũi tên thả xuống và đảm bảo rằng Biểu mẫu được chọn, sau đó chuyển đến tab Dữ liệu.

Trên tab Dữ liệu, bạn sẽ thấy rằng Nguồn Bản ghi vẫn trống. Giả sử, chúng tôi muốn tạo một biểu mẫu được gắn với hai bảng khác nhau trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Bây giờ hãy nhấp vào nút…. Nó sẽ mở thêm trình tạo truy vấn của riêng nó.

Chọn các bảng có chứa dữ liệu bạn muốn hiển thị; nhấp vào nút Thêm và sau đó đóng hộp thoại này.

Bây giờ chúng ta hãy chọn tất cả các trường từ tblEprisees và kéo vào lưới truy vấn, và tương tự, thêm tất cả các trường từ tblHRData.

Bây giờ, hãy nhấp vào Lưu dưới dạng và đặt tên cho truy vấn này.

Hãy để chúng tôi gọi nó qryEmployeesData và bấm vào Ok và sau đó đóng trình tạo truy vấn.

Bây giờ bạn có thể xem truy vấn là Nguồn Bản ghi của nó. Bây giờ chúng tôi đã liên kết biểu mẫu này với một đối tượng trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, trong trường hợp này là qryEpriseesData. Bây giờ chúng ta có thể bắt đầu bằng cách thêm một số điều khiển vào biểu mẫu này và để thêm bất kỳ điều khiển nào, hãy chuyển đến tab Thiết kế và xem các tùy chọn của bạn từ nhóm điều khiển.

Từ menu Controls, bạn sẽ thấy rằng Use Control Wizard được đánh dấu như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Nút nhỏ này có hộp được đánh dấu xung quanh theo mặc định. Điều này có nghĩa là trình hướng dẫn điều khiển đã được bật. Đây giống như một công tắc bật tắt. Khi bạn nhấp vào công tắc chuyển đổi, trình hướng dẫn sẽ tắt. Nhấp vào nó một lần nữa sẽ bật trình hướng dẫn.

Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Nhãn và kéo nhãn này và nhập Thông tin nhân viên, sau đó chuyển đến tab Định dạng để định dạng nó như trong ảnh chụp màn hình sau.

Bạn có thể chọn áp dụng kiểu in đậm hoặc thay đổi cỡ chữ của văn bản bên trong nhãn đó, v.v. Điều khiển này xuất hiện bên trong phần chi tiết của biểu mẫu của bạn. Sẽ hợp lý hơn khi đặt nhãn này bên trong phần tiêu đề biểu mẫu, phần này vẫn chưa hiển thị.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong nền của biểu mẫu đó và chọn Form Header như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Di chuyển điều khiển này vào vùng Tiêu đề biểu mẫu. Bây giờ chúng ta hãy tạo một số điều khiển khác từ tab Thiết kế. Tại thời điểm này, hãy để chúng tôi nói, chúng tôi muốn phân phối tất cả các trường của chúng tôi thành hai tab khác nhau.

Từ menu điều khiển, bạn có thể thấy Điều khiển tab sẽ tạo các tab trên biểu mẫu của bạn. Nhấp vào điều khiển tab và vẽ nó trên biểu mẫu của bạn trong phần chi tiết như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Nó sẽ tạo ra hai tab - trang 2 và trang 3 như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu bằng cách thêm một số điều khiển vào điều khiển tab này.

Nếu chúng tôi muốn xem một số thông tin được lưu trữ trong truy vấn cơ bản của chúng tôi, hãy nhấp vào Add Existing Fields từ Ribbon trong nhóm Công cụ để xem tất cả các trường có sẵn từ truy vấn cơ bản của chúng tôi.

Để đưa các trường hiện có vào trang, hãy chọn tất cả các trường có sẵn trong Danh sách Trường như trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ, hãy kéo các trường vào Trang2 của điều khiển tab như trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ, hãy chuyển đến tab Sắp xếp và chọn Stacked bố trí.

Trên trang thứ hai, bây giờ chúng ta hãy thêm các trường còn lại từ truy vấn này.

Bạn có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với kích thước và chiều rộng của các điều khiển này để làm cho nó trông theo cách bạn muốn.

Khi bạn đã hoàn tất việc định dạng, hãy nhấp vào Save As biểu tượng để lưu biểu mẫu với tên bạn muốn.

Nhấp vào Ok và chuyển đến dạng xem Biểu mẫu để xem tất cả thông tin trong biểu mẫu đó.

Điều khiển tab chia nhỏ các điều khiển hoặc các trường của chúng tôi thành hai màn hình để giúp việc xem và thêm thông tin dễ dàng hơn.

Trong chương này, chúng ta sẽ trình bày những kiến ​​thức cơ bản về báo cáo và cách tạo báo cáo. Báo cáo cung cấp một cách để xem, định dạng và tóm tắt thông tin trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản về số điện thoại cho tất cả các liên hệ của mình.

  • Báo cáo bao gồm thông tin được lấy từ bảng hoặc truy vấn, cũng như thông tin được lưu trữ cùng với thiết kế báo cáo, chẳng hạn như nhãn, tiêu đề và đồ họa.

  • Các bảng hoặc truy vấn cung cấp dữ liệu cơ bản còn được gọi là nguồn bản ghi của báo cáo.

  • Nếu các trường mà bạn muốn đưa vào tất cả đều tồn tại trong một bảng, hãy sử dụng bảng đó làm nguồn bản ghi.

  • Nếu các trường được chứa trong nhiều bảng, bạn cần sử dụng một hoặc nhiều truy vấn làm nguồn bản ghi.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta sẽ lấy một ví dụ đơn giản để hiểu quá trình tạo một báo cáo rất đơn giản. Đối với điều này, chúng ta cần chuyển đến tab Tạo.

Trước khi nhấp vào nút Báo cáo để tạo báo cáo cơ bản, hãy đảm bảo rằng truy vấn thích hợp được chọn. Trong trường hợp này,qryCurrentProjectsđược chọn trong ngăn điều hướng của bạn. Bây giờ hãy nhấp vào nút Báo cáo, nút này sẽ tạo báo cáo dựa trên truy vấn đó.

Bạn sẽ thấy rằng báo cáo đang mở trong dạng xem Bố cục. Điều này cung cấp một cách nhanh chóng để điều chỉnh kích thước hoặc chiều rộng của bất kỳ trường nào mà bạn thấy trên báo cáo. Bây giờ chúng ta hãy điều chỉnh độ rộng cột để làm cho mọi thứ phù hợp theo cách tốt hơn.

Cuộn xuống và điều chỉnh điều khiển trang ở dưới cùng.

Đây là một cách rất nhanh chóng để tạo một báo cáo rất đơn giản. Bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi và điều chỉnh nhỏ từ chế độ xem thiết kế báo cáo.

  • Cũng giống như biểu mẫu, báo cáo được tạo thành từ nhiều phần khác nhau.
  • Bạn có phần chi tiết, đây là nơi mà hầu hết các dữ liệu của bạn đều tồn tại.
  • Bạn cũng sẽ thấy phần đầu trang và phần chân trang; chúng xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang trong báo cáo của bạn.

Bây giờ chúng ta hãy thay đổi Tiêu đề của báo cáo và đặt cho nó một tên khác.

Nhấp vào biểu tượng lưu để lưu báo cáo của bạn.

Bạn sẽ nhận được hộp thoại trên.

Nhập tên cho báo cáo của bạn và nhấp vào Ok. Nếu bạn muốn xem báo cáo này thực sự trông như thế nào, trong Xem trước khi in, bạn có thể quay lại nút Xem và nhấp vào Xem trước khi in để xem báo cáo này trông như thế nào khi được in trên giấy hoặc dưới dạng PDF.

Sử dụng các công cụ ở góc dưới bên phải, bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ. Bạn cũng có một số nút trên tab Xem trước khi in tự động xuất hiện khi bạn chuyển sang Xem trước khi in. Trong phần thu phóng, bạn có chế độ xem một trang, hai trang; hoặc nếu bạn có một báo cáo dài hơn, bạn có thể xem bốn trang cùng một lúc, tám trang hoặc mười hai trang. Bạn cũng có thể điều chỉnh những thứ đơn giản như kích thước của giấy bạn đang sử dụng để in, lề cho báo cáo của bạn, hướng, số cột, thiết lập trang, v.v. Và đó là cách bạn có thể tạo rất nhanh báo cáo đơn giản bằng cách sử dụng nút Báo cáo trên tab Tạo.

Tạo báo cáo bằng thiết kế báo cáo

Thiết kế Báo cáo là một phương pháp khác để tạo báo cáo nhanh trong Access. Đối với điều này, chúng ta cần sử dụng nút Dạng xem Thiết kế Báo cáo, giống như nút Thiết kế Biểu mẫu. Thao tác này sẽ tạo báo cáo trống và mở trực tiếp đến Dạng xem thiết kế, cho phép bạn thay đổi nguồn điều khiển và thêm các trường trực tiếp vào Dạng xem thiết kế của báo cáo.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến tab Tạo và nhấp vào nút Thiết kế báo cáo.

Nó sẽ mở một báo cáo trống hoặc một báo cáo không liên kết, có nghĩa là báo cáo này không được kết nối với đối tượng nào khác trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Trên tab Thiết kế trong nhóm Công cụ, hãy chọn Trang Thuộc tính. Thao tác này sẽ mở ra ngăn Thuộc tính.

Trên tab Dữ liệu, chỉ định nguồn bản ghi cho báo cáo này, để kết nối nó với một đối tượng cơ sở dữ liệu như trong ảnh chụp màn hình sau.

Lựa chọn qryLateProjects từ trình đơn thả xuống và bây giờ, bước tiếp theo là thực hiện và thêm một số trường vào báo cáo này bằng cách nhấp vào nút danh sách Thêm Trường Hiện có trên tab Thiết kế.

Chọn các trường như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Kéo các trường để bạn báo cáo như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Chuyển đến tab Sắp xếp và trong nhóm Bảng, bạn có một số tùy chọn để chọn.

Có bố cục xếp chồng và bố cục dạng bảng, là một bố cục rất giống với bảng tính. Hãy để chúng tôi chọn bố cục dạng bảng.

Bạn có thể thấy rằng nó di chuyển tất cả các nhãn đến khu vực tiêu đề trang. Các nhãn này sẽ chỉ xuất hiện một lần ở đầu mỗi trang và truy vấn dữ liệu sẽ lặp lại cho mọi bản ghi trong phần Chi tiết. Bây giờ, bạn có thể xem xét và thực hiện một số điều chỉnh để làm cho trường ProjectName của bạn rộng hơn.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, có rất nhiều khoảng trống giữa phần Chi tiết và Chân trang.

Chúng ta hãy kéo Chân trang lên để giảm không gian như trong ảnh chụp màn hình sau. Bây giờ chúng ta sẽ chuyển đến tab Thiết kế và nhấp vào nút Xem và chọn Chế độ xem báo cáo.

Bây giờ bạn có thể thấy rằng một số tên dự án chưa hoàn chỉnh; bạn có thể điều chỉnh điều này bằng chế độ xem thiết kế hoặc bạn có thể sử dụng chế độ xem bố trí để làm điều đó.

Đó là cách chúng tôi tạo một báo cáo đơn giản chỉ từ Chế độ xem thiết kế.

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách định dạng báo cáo. Bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều điểm tương đồng giữa định dạng báo cáo và định dạng biểu mẫu nhưng có một vài công cụ và thủ thuật dành riêng cho báo cáo. Bây giờ chúng ta hãy xem xét khái niệm về các phần và nhóm báo cáo.

Đối với điều này, chúng ta cần mở một báo cáo mà chúng ta đã tạo trong chương trước. Ở đây, chúng ta sẽ xem cách một số thông tin này được hiển thị trên báo cáo.

Ở đây, chúng ta sẽ bắt đầu với phần báo cáo và phân nhóm.

Bây giờ chúng ta hãy đi đến chế độ xem Thiết kế của báo cáo này.

Bạn có thể thấy rằng không có nhiều thứ để xem và ở đây chỉ hiển thị đầu trang, phần chi tiết và chân trang. Bạn có thể thêm một vài phần bổ sung rất dễ dàng.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên báo cáo đó và bạn sẽ thấy Đầu trang / Chân trang của Trang và Đầu trang / Chân trang của Báo cáo. Báo cáo cụ thể này không hiển thị Đầu trang / Chân trang của Báo cáo đó. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đó và quay lại Chế độ xem Báo cáo.

Bạn có thể thấy nó chỉ thêm một chút vùng màu ở đầu báo cáo. Trong Dạng xem Thiết kế, mở rộng khu vực đó bằng cách di chuột phải ở đầu ngăn chia tiêu đề trang đó, nhấp và kéo xuống. Điều này sẽ thêm nhiều diện tích hơn vào tiêu đề báo cáo.

Trong Chế độ xem Báo cáo, bây giờ bạn sẽ thấy nhiều khu vực hơn ở trên cùng của báo cáo như trong ảnh chụp màn hình sau.

Các điều khiển Đầu trang và Chân trang của Báo cáo xuất hiện ở đầu trang đầu tiên của báo cáo đó. Chân trang báo cáo kiểm soát những gì bạn nhìn thấy ở trang cuối cùng ở cuối báo cáo.

Đầu trang và Chân trang của Báo cáo khác với Đầu trang và Chân trang của Trang của bạn. Bất kỳ thứ gì được đặt trong Tiêu đề trang sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang. Tương tự như vậy, bất kỳ thứ gì được đặt trong Chân trang sẽ lặp lại ở cuối mỗi trang.

Giờ đây, bạn có thể thêm các mức phân nhóm bổ sung và để làm điều đó, bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã bật tính năng sắp xếp nhóm và tổng diện tích.

Trong phần Nhóm và Tổng của tab Thiết kế, nhấp vào nút Nhóm và Sắp xếp sẽ mở Nhóm, Sắp xếp và Tổng diện tích ở dưới cùng như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Giờ đây, bạn có thể thêm các nhóm hoặc nhóm bổ sung trên bất kỳ điều khiển nào mà bạn có trong báo cáo của mình. Bây giờ chúng ta hãy nhấp vào Thêm một nhóm.

Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy nguồn điều khiển cơ bản cho báo cáo với tên dự án, tiêu đề nhiệm vụ, ngày hoàn thành và phần trăm hoàn thành. Bây giờ chúng ta hãy nói rằng chúng ta muốn nhóm tất cả các nhiệm vụ muộn của mình theo dự án, vì vậy hãy chọn Tên dự án từ danh sách.

Bây giờ bạn sẽ thấy một cấp nhóm bổ sung ProjectName Headerphía trên phần chi tiết của bạn. Thay vì tên dự án xuất hiện cùng với từng nhiệm vụ riêng lẻ bị trễ, giờ đây chúng ta có thể chuyển điều khiển này lên phần tiêu đề tên dự án này. Bạn có thể chọn nó, sau đó nhấnCtrl + X trên bàn phím của bạn để cắt phần đó khỏi phần chi tiết và nhấp vào bất kỳ đâu trong nền của tiêu đề tên dự án đó, rồi nhấn Ctrl + V để dán điều khiển đó vào tiêu đề tên dự án đó.

Bây giờ bạn có thể chuyển đến Chế độ xem Báo cáo và xem các điều chỉnh được thực hiện để nhóm các thứ trong báo cáo như trong ảnh chụp màn hình sau.

Mỗi dự án đều có cấp độ nhỏ của riêng nó trên dòng riêng của nó, và sau đó bên dưới khu vực đó, bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ bị trễ đối với dự án trên. Với điều đó đã thay đổi ngay bây giờ, bạn có thể xem qua và bắt đầu định dạng báo cáo của mình trong Chế độ xem Bố cục.

Nếu bạn muốn đặt tên dự án lớn hơn, hãy kéo dòng bên dưới và thay đổi kích thước phông chữ thành 20 trong Tab Định dạng.

Bạn có thể tăng chiều rộng của điều khiển để bao phủ toàn bộ chiều rộng của trang.

Để loại bỏ đường viền xung quanh điều khiển, hãy nhấp vào Đường viền Hình dạng trong tab Định dạng như trong ảnh chụp màn hình sau.

Chọn Transparent Lựa chọn.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế như trong ảnh chụp màn hình sau.

Điều chỉnh tiêu đề nhiệm vụ ở bên trái trang của bạn như trong ảnh chụp màn hình sau.

Bây giờ chúng ta hãy đưa dữ liệu từ phần Tiêu đề trang đến ProjectName phần tiêu đề sử dụng Ctrl+XCtrl+V.

Bây giờ chúng ta hãy quay lại Chế độ xem Báo cáo. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng các nhãn xuất hiện ngay phía trên các điều khiển mà chúng mô tả.

Nếu để ý, bạn sẽ thấy không có khoảng trống giữa các nhiệm vụ và tên dự án tiếp theo. Cần có thêm không gian ở giữa. Vì vậy, chúng ta cần thêmProjectName Footer.

Bây giờ, hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế.

Trong Nhóm, Sắp xếp và Tổng diện tích, nhấp vào nút Thêm bên cạnh tên dự án.

Bây giờ bạn sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn về cách nhóm và sắp xếp theo tên dự án như trong ảnh chụp màn hình sau.

Ở đây, chúng tôi có một thuộc tính được gọi là Without a Footer Section. Hãy để chúng tôi thay đổi tùy chọn đó bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh các từWithout a Footer Section.

Thay đổi nó thành With a Footer Section.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, phần ProjectName Footer bên dưới phần Chi tiết được thêm vào. Điều này sẽ đóng vai trò là chân trang cho nhóm tên dự án đó.

Bây giờ chúng ta hãy quay lại Chế độ xem Báo cáo.

Để loại bỏ bóng đổ hoặc sự xuất hiện của nền cho các vùng xen kẽ trong cả phần Chi tiết và trong vùng Tên dự án, hãy chuyển đến Chế độ xem thiết kế một lần nữa.

Trước tiên, chúng ta hãy thay đổi phần Chi tiết bằng cách nhấp vào vạch chia chi tiết và sau đó mở trang Thuộc tính.

Trên tab Định dạng, thay đổi Alternate Back Color đến No Color như trong ảnh chụp màn hình sau.

Tương tự, thay đổi Màu Mặt sau Thay thế thành Không Màu cho cả Đầu trang ProjectName và Chân trang ProjectName và chuyển đến Dạng xem Báo cáo.

Bây giờ bạn có thể xem báo cáo trông như thế nào. Để xem dữ liệu của bạn sẽ in từng trang như thế nào, chúng ta hãy chuyển đến Xem trước khi in.

Đây là cách nó sẽ trông như thế nào khi bạn in nó.

Trong chương này, chúng ta sẽ làm việc với các Hàm dựng sẵn. Trong Access, có gần một trăm chức năng được tích hợp sẵn và hầu như không thể bao quát hết từng chức năng trong số đó. Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày về cấu trúc, cú pháp cơ bản và cách sử dụng một số hàm phổ biến hơn, cũng như các cạm bẫy để bạn có thể tự khám phá một số hàm khác.

Chức năng

Hàm là một thủ tục VBA thực hiện một tác vụ hoặc phép tính và trả về một kết quả. Các hàm thường có thể được sử dụng trong các truy vấn, nhưng có những nơi khác mà bạn có thể sử dụng các hàm.

  • Bạn có thể sử dụng các hàm trong thuộc tính bảng, ví dụ: nếu bạn muốn chỉ định giá trị mặc định cho trường ngày / giờ, bạn có thể sử dụng ngày hoặc Now chức năng gọi thông tin ngày / giờ hiện tại từ hệ thống của bạn và nhập giá trị đó tự động.

  • Bạn cũng có thể sử dụng các hàm trong một biểu thức khi bạn tạo một trường được tính toán hoặc sử dụng các hàm bên trong các điều khiển biểu mẫu hoặc báo cáo. Bạn có thể sử dụng các hàm ngay cả trong các đối số macro.

  • Các hàm có thể khá đơn giản, không yêu cầu thông tin nào khác được gọi hoặc, chỉ cần tham chiếu một trường từ bảng hoặc truy vấn.

  • Mặt khác, chúng cũng có thể trở nên khá phức tạp, với nhiều đối số, tham chiếu trường và thậm chí các hàm khác được lồng vào bên trong một hàm khác.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số ví dụ về việc sử dụng các hàm dựng sẵn.

Chức năng Ngày & Giờ

Bây giờ chúng ta hãy hiểu các chức năng Ngày và Giờ -

  • Hàm Date () được thiết kế để trả về ngày hệ thống hiện tại. Hàm này không yêu cầu bất kỳ đối số hàm hoặc thông tin bổ sung nào. Tất cả những gì bạn phải làm là viết tên của hàm và các dấu ngoặc đơn mở và đóng.

  • Có hai hàm tích hợp rất giống nhau Time () và Now ().

  • Hàm Time () chỉ trả về thời gian hiện tại của hệ thống và Hàm Now () trả về cả ngày và giờ hệ thống hiện tại.

  • Tùy thuộc vào dữ liệu mà bạn muốn theo dõi, lưu trữ hoặc truy vấn, bạn có ba hàm tích hợp, dễ sử dụng để trợ giúp cho tác vụ đó.

Bây giờ hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn và tạo một truy vấn mới bằng cách sử dụng thiết kế truy vấn và thêm tblProjects và tblTasks.

Thêm ProjectName từ tblProjects và TaskTitle, StartDate và DueDate từ tblTasks và chạy truy vấn của bạn.

Bây giờ bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ khác nhau từ tất cả các dự án. Nếu bạn muốn xem các nhiệm vụ dự án đang được thực hiện vào ngày hôm nay, thì chúng tôi phải chỉ định một tiêu chí bằng cách sử dụngDate() Chức năng xem xét các dự án bắt đầu vào hoặc sau ngày hôm nay.

Bây giờ chúng ta hãy xác định các tiêu chí bên dưới Ngày bắt đầu.

Tiêu chí bắt đầu bằng một toán tử greater than symbol, tiếp theo là một equal to symbol và sau đó Date Function.

Khi chúng tôi chạy truy vấn này, tất cả các tác vụ sẽ xảy ra vào ngày hôm nay hoặc trong tương lai như trong ảnh chụp màn hình sau.

Đây là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng hàm Date () làm tiêu chí truy vấn.

  • Bây giờ chúng tôi nói rằng truy vấn này cần phải linh hoạt hơn về các ngày mà nó sẽ kéo bắt đầu từ tuần này.

  • Chúng tôi có một số nhiệm vụ khác nhau đã bắt đầu trong tuần này, không hiển thị trong danh sách hiện tại này, vì tiêu chí của chúng tôi. Nó xem xét các ngày bắt đầu bằng ngày hôm nay hoặc cao hơn.

Nếu chúng ta muốn xem các nhiệm vụ đã bắt đầu trong tuần này, chưa hoàn thành hoặc sẽ hoàn thành hôm nay, hãy quay lại Chế độ xem thiết kế.

Ở đây, chúng tôi sẽ thêm một số thông tin bổ sung cho các tiêu chí này. Trên thực tế, chúng tôi muốn nó lớn hơn hoặc bằng ngày hôm nay trừ đi bảy ngày.

Nếu chúng ta nhập trừ bảy và chạy truy vấn, bạn cũng có thể thấy các nhiệm vụ đã bắt đầu trong tuần này.

Hàm DateDiff ()

Hàm DateDiff () là một hàm ngày / giờ rất phổ biến khác. Hàm DateDiff trả về một Biến thể (dài), chỉ định số khoảng thời gian giữa hai ngày cụ thể. Nói cách khác, nó tính toán sự khác biệt giữa hai ngày và bạn có thể chọn khoảng thời gian mà hàm tính toán sự khác biệt đó.

Bây giờ chúng ta hãy nói rằng chúng ta muốn tính tuổi tác giả của chúng ta. Đối với điều này, trước tiên chúng ta cần tạo một truy vấn mới và thêm bảng tác giả của chúng ta, sau đó thêm các trường FirstName, LastName và BirthDay.

Chúng ta có thể tính tuổi của mọi người bằng cách tính chênh lệch giữa ngày sinh hoặc ngày sinh của họ và bất kể ngày hôm nay là gì.

Hãy để chúng tôi thử sử dụng Hàm DateDiff trong một trường mới.

Chúng ta hãy gọi nó là Age, theo sau là dấu hai chấm, rồi viết Hàm DateDiff.

  • Đối số hàm đầu tiên cho hàm DateDiff là khoảng thời gian, vì vậy hãy nhập “yyyy”.
  • Đối số hàm tiếp theo là ngày đầu tiên mà chúng ta muốn tính theo, trong trường hợp này, sẽ là trường Sinh nhật.
  • Đối số hàm thứ ba là bất kể ngày hôm nay là gì.

Bây giờ, hãy chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy trường mới hiển thị tuổi của từng tác giả.

Hàm Format ()

Hàm Format () trả về một chuỗi, chứa một biểu thức được định dạng theo hướng dẫn có trong một biểu thức định dạng. Đây là danh sách các định dạng do người dùng xác định có thể được sử dụng trong Format () function.ss

Cài đặt Sự miêu tả
yyyy Năm
q Phần tư
m tháng
y Ngày trong năm
d ngày
w Ngày trong tuần
đệ Tuần
h Giờ
n Phút
S Thứ hai

Bây giờ chúng ta hãy quay lại truy vấn của bạn và thêm nhiều trường giống nhau bằng cách sử dụng hàm Format ().

Nhập chức năng định dạng. Đối số hàm đầu tiên sẽ là một biểu thức, có thể là hầu hết mọi thứ. Bây giờ chúng ta hãy đặt trường sinh nhật làm trường đầu tiên và việc tiếp theo là viết định dạng của chúng ta. Trong trường hợp này, chúng ta cần tháng, tháng, ngày, ngày. Viết “mmdd” trong dấu ngoặc kép và sau đó, chạy truy vấn của bạn.

Bây giờ nó đang lấy ngày từ trường sinh nhật, 4 là tháng và 17 là ngày.

Hãy để chúng tôi thêm “mmm” và “mmmm” thay vì “mmdd” trong các trường tiếp theo như trong ảnh chụp màn hình sau.

Chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy kết quả như trong ảnh chụp màn hình sau.

Trong trường tiếp theo, nó sẽ trả về 3 ký tự đầu tiên từ tên của tháng cho ngày sinh đó và trong trường cuối cùng, bạn sẽ nhận được tên đầy đủ của tháng.

Để xem tháng tiếp theo là năm kể từ ngày sinh nhật, chúng ta hãy thêm “yyyy” như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Hãy để chúng tôi chạy lại truy vấn của bạn.

Bây giờ bạn sẽ thấy tháng được theo sau bởi dấu phẩy và sau đó là năm.

Hàm IIf ()

Hàm IIf () là chữ viết tắt của "Nếu ngay lập tức" và hàm này đánh giá một biểu thức là đúng hoặc sai và trả về một giá trị cho mỗi. Nó có tối đa ba đối số hàm, tất cả đều là bắt buộc.

  • Đối số đầu tiên là bất kỳ biểu thức nào mà bạn muốn đánh giá.
  • Đối số tiếp theo là viết tắt của phần true, có thể là một giá trị hoặc một biểu thức được trả về nếu biểu thức đầu tiên của bạn là true.
  • Đối số cuối cùng là những gì bạn muốn trả về nếu biểu thức của bạn là sai.

Thí dụ

Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ đơn giản. Chúng tôi sẽ tạo một truy vấn mới bằng cách sử dụng thiết kế truy vấn và thêm bảng tblAuthors, sau đó thêm các trường sau.

Bây giờ bạn có thể thấy chúng ta có ba trường - FirstName, MiddleInitial, LastName, và sau đó là trường nối này, kéo cả ba trường lại với nhau. Hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn để xem kết quả của truy vấn này.

Bây giờ, bạn có thể xem kết quả của truy vấn, nhưng bạn cũng sẽ nhận thấy rằng một số bản ghi không có chữ cái đầu ở giữa. Ví dụ: bản ghi Joyce Dyer không có chữ cái đầu ở giữa, nhưng trong trường FullName, bạn sẽ thấy khoảng thời gian thực sự không cần phải có. Vì vậy, hãy quay lại Chế độ xem thiết kế. Ở đây, chúng tôi sẽ nối tên theo một cách khác bằng cách sử dụng Hàm IIf.

Hãy để chúng tôi viết tên trong một trường khác và gọi nó là FullName1 và sau đó nhập hàm IIf.

  • Đối số hàm đầu tiên cho hàm If ngay lập tức sẽ là biểu thức của bạn. Trong biểu thức, chúng ta sẽ xem trường khởi đầu ở giữa trống hay rỗng.

  • Đối số tiếp theo là phần đúng. Vì vậy, nếu chữ viết đầu tiên ở giữa là null thì chúng tôi muốn hiển thị FirstName và LastName.

  • Bây giờ, đối với phần sai của chúng tôi - nếu MiddleInitial không phải là null, thì chúng tôi muốn hiển thị FirstName, MiddleInitial và LastName.

Bây giờ hãy để chúng tôi chạy truy vấn của bạn và bạn sẽ thấy kết quả như trong ảnh chụp màn hình sau.

Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày những kiến ​​thức cơ bản về Macro trong Access. Macro là một công cụ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và thêm chức năng vào biểu mẫu, báo cáo và điều khiển của mình.

  • Macro trong Access hoạt động hơi khác so với Macro trong Word hoặc Excel, nơi về cơ bản bạn ghi lại một loạt các tổ hợp phím và phát lại sau.

  • Macro Access được xây dựng từ một tập hợp các hành động được xác định trước, cho phép bạn tự động hóa các tác vụ phổ biến và thêm chức năng cho các điều khiển hoặc đối tượng.

  • Macro có thể là các đối tượng độc lập có thể xem được từ ngăn Điều hướng hoặc được nhúng trực tiếp vào Biểu mẫu hoặc Báo cáo. Khi bạn đã tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu như bảng, biểu mẫu và báo cáo, Macro có thể cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để liên kết tất cả các đối tượng đó lại với nhau để tạo ra một ứng dụng cơ sở dữ liệu đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng hoặc thậm chí sửa đổi mà không cần đào tạo tương đối nhiều.

  • Macro cung cấp một cách để chạy các lệnh mà không cần viết hoặc thậm chí biết mã VBA và có rất nhiều điều mà bạn có thể đạt được chỉ với Macro.

Tạo Macro

Chúng ta hãy bắt đầu tạo một Macro rất đơn giản để mở một biểu mẫu khi một nút lệnh được nhấp vào. Đối với điều này, chúng tôi cần mở cơ sở dữ liệu và biểu mẫu frmEpriseeData của bạn, trong đó chúng tôi đã tạo hai tab.

Trong biểu mẫu này, chúng tôi có thể thêm một nút cho phép người dùng mở tất cả thông tin công việc.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến Dạng xem thiết kế của biểu mẫu này và thêm nút vào menu Điều khiển. Khi thả chuột, bạn sẽ thấy hộp thoại Command Button Wizard.

Có một số cách để xây dựng hành động Macro đó, nhưng cách đơn giản nhất là sử dụng Command Button Wizard.

Đối với các hành động phổ biến như mở biểu mẫu, hãy chọn Thao tác biểu mẫu từ danh sách Danh mục rồi chọn Mở biểu mẫu từ danh sách Hành động và nhấp vào Tiếp theo như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Bạn cần chỉ định biểu mẫu bạn muốn mở bằng nút lệnh. Bây giờ, hãy để chúng tôi chọnfrmJobs và bấm vào Next.

Trong màn hình này, chúng tôi có hai tùy chọn, chúng tôi có thể open the form and display a very specific record, hoặc chúng ta có thể open the form and show all the records. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn thứ hai và nhấp vào Tiếp theo như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Chúng ta có thể để nút lệnh tự hiển thị hình ảnh hoặc bạn có thể chọn Văn bản hiển thị. Tại đây, chúng ta muốn dòng chữ View Jobs hiển thị và bây giờ hãy nhấp vào Next.

Bây giờ bạn có thể cung cấp một tên có ý nghĩa cho nút lệnh của mình như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Điều này có thể được sử dụng trong các mã khác hoặc các Macro khác. Hãy để chúng tôi gọi cái nàycmdViewJobs và bấm vào Finish.

Bây giờ đi tới Dạng xem Biểu mẫu.

Bây giờ bạn sẽ thấy nút Xem công việc trên biểu mẫu của mình. Hãy để chúng tôi nhấp vào nó.

Bây giờ bạn có một biểu mẫu đang mở, nhưng bạn sẽ không xem bất kỳ thông tin nào. Chúng ta hãy quay lại dạng xem Thiết kế biểu mẫu frmEpriseeData. Đảm bảo rằng nút lệnh được chọn và nhấp vào tab Sự kiện trên Trang thuộc tính.

Khi nhấp vào, bạn sẽ thấy một Macro nhúng được tạo bởi Wizard. Nếu bây giờ bạn muốn sửa đổi Macro này, hãy nhấp vào nút… để mở Macro được tạo bởi Wizard.

Đây là Trình thiết kế Macro và ở bên phải bạn sẽ thấy Danh mục Hành động. Đây là nơi tất cả các hành động của bạn sẽ nằm trong các thư mục. Bạn có các tùy chọn Nhập dữ liệu, Nhập / Xuất dữ liệu, v.v. và ở bên trái trong khu vực chính, bạn có một Macro khác. Nó chỉ chứa một hành động và nhấp vào một hành động đó, bạn có thể xem các thuộc tính khác cho hành động cụ thể đó.

Bạn sẽ thấy tên biểu mẫu và bạn có thể nhấn vào mũi tên thả xuống đó để xem các biểu mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệu của mình. Bạn có thể thay đổi cách xem biểu mẫu đó, bạn có thể mở biểu mẫu đó sang dạng xem Biểu mẫu, dạng xem Thiết kế, Xem trước khi in theo lựa chọn của bạn. Bạn có thể áp dụng tên bộ lọc hoặc điều kiện Ở đâu. Ở đây chúng tôi muốn thay đổi Chế độ dữ liệu vì frmJobs được đặt thành Chế độ thêm chỉ cho phép thêm các bản ghi mới. Chúng tôi có thể ghi đè điều này ở đây trong Macro này bằng cách thay đổi nó thành Chế độ chỉnh sửa.

Bây giờ hãy lưu Macro của bạn, sau đó đóng Trình thiết kế Macro và quay lại Dạng xem Biểu mẫu.

Hãy để chúng tôi nhấp vào Xem công việc một lần nữa.

Bây giờ bạn có thể thấy rằng nó mở biểu mẫu frmJobs của bạn và cho phép bạn cuộn qua tất cả các công việc có sẵn trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Trong chương này, chúng ta sẽ nói về cách nhập dữ liệu trong Access và những loại dữ liệu nào bạn có thể nhập bằng Access. Thông thường, dữ liệu được lưu trữ ở nhiều định dạng, tệp và vị trí khác nhau, điều này khiến cho việc lấy và sử dụng nó rất khó khăn. Nếu bạn có dữ liệu trong bảng tính, danh sách SharePoint hoặc một số định dạng khác, bạn có thể nhập dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu Access chỉ với một vài bước, làm cho dữ liệu đó trở nên dễ dàng hơn nhiều trong Access.

  • Lệnh Save As thường được sử dụng để lưu tài liệu ở định dạng khác để bạn có thể mở nó trong một chương trình khác.

  • Trong Access, bạn không thể sử dụng lệnh Save As theo cách tương tự, bạn có thể lưu các đối tượng Access dưới dạng các đối tượng Access khác, nhưng bạn không thể lưu cơ sở dữ liệu Access dưới dạng tệp bảng tính.

  • Để lưu Access dưới dạng tệp bảng tính, bạn sẽ cần sử dụng tính năng nhập trên tab Dữ liệu ngoài.

Các loại quyền truy cập dữ liệu khác nhau có thể nhập

Để hiểu loại dữ liệu nào bạn có thể nhập trong dữ liệu Access, hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn và chuyển đến tab Dữ liệu ngoài.

Trong nhóm nhập & liên kết, bạn có thể thấy các loại tùy chọn khác nhau có sẵn để nhập dữ liệu trong Access. Sau đây là các định dạng nhập dữ liệu thông dụng nhất.

  • Microsoft Office Excel
  • Quyền truy cập Microsoft Office
  • Cơ sở dữ liệu ODBC (Ví dụ: SQL Server)
  • Tệp văn bản (phân cách hoặc chiều rộng cố định)
  • Tệp XML

Thí dụ

Chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản về việc nhập dữ liệu từ tệp Excel. Đây là dữ liệu trong tệp Access.

Để nhập dữ liệu trong Access, trước tiên chúng ta cần mở cơ sở dữ liệu Access và sau đó chuyển đến tab Dữ liệu ngoài như trong ảnh chụp màn hình sau.

Trong nhóm Nhập & Liên kết, bạn sẽ thấy tùy chọn Excel. Hãy để chúng tôi nhấp vào tùy chọn đó.

Duyệt qua tệp Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó chúng tôi có các tùy chọn khác nhau để lưu trữ dữ liệu. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên và nhấp vào Ok.

Tại đây bạn sẽ thấy bản xem trước dữ liệu của mình. Bây giờ, hãy nhấp vào Tiếp theo.

Trong Bản xem trước, bây giờ bạn có thể thấy rằng hàng đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Bây giờ chúng ta hãy đánh dấu vào hộp kiểm và nhấp vào Tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại nơi bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho mỗi cột / trường. Nếu bạn không muốn nhập bất kỳ trường nào, chỉ cần chọn hộp kiểm cho biết không nhập trường. Khi bạn đã hoàn tất với trường FirstName, chỉ cần nhấp vào trường MiddleInitial.

Bây giờ chúng ta hãy xem qua tất cả các trường và sau đó, nhấp vào Tiếp theo.

Dưới đây là các tùy chọn khác nhau cho khóa chính. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên và nhấp vào Tiếp theo.

Trong hộp thoại cuối cùng, bạn có thể nhập tên bảng mà bạn chọn và nhấp vào Kết thúc.

Nếu bạn muốn lưu tất cả các bước này, sau đó chọn hộp kiểm và đóng hộp thoại.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến ngăn Điều hướng. Bạn sẽ thấy một bảng mới được thêm vào đây và khi mở bảng mới được thêm vào, bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu của mình trong Access.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một ví dụ khác về nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Chúng ta hãy chuyển đến tab Bên ngoài một lần nữa.

Trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào tùy chọn Truy cập.

Duyệt qua cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó chọn tùy chọn đầu tiên có nội dung Nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, v.v. Bây giờ, hãy nhấp vào Ok.

Trong hộp thoại trên, bạn có thể thấy các tab khác nhau cho Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, v.v. từ đó bạn có thể chọn loại dữ liệu bạn muốn nhập.

Hãy để chúng tôi đi đến Reportsvà chọn bất kỳ báo cáo nào bạn muốn nhập; bạn cũng có thể chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấp vàoSelect Allcái nút. Hãy để chúng tôi chọnProjects và bấm vào Ok.

Bây giờ, đóng hộp thoại. Trong ngăn dẫn hướng, bạn sẽ thấy rằng một báo cáo mới được thêm vào. Hãy để chúng tôi mở báo cáo này và bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu trong báo cáo đó.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu cách xuất dữ liệu từ Access. Xuất dữ liệu thực ra ngược lại với nhập dữ liệu. Khi nhập dữ liệu, chúng tôi đưa dữ liệu từ các định dạng khác vào Access, trong khi xuất, chúng tôi lưu dữ liệu ở các định dạng khác.

Để hiểu loại dữ liệu nào bạn có thể xuất từ ​​dữ liệu Access, hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn và chuyển đến tab Dữ liệu ngoài.

Trong nhóm Xuất, bạn có thể thấy các loại tùy chọn khác nhau có sẵn để xuất dữ liệu từ Access. Sau đây là các định dạng xuất dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất:

  • Microsoft Office Excel
  • Quyền truy cập Microsoft Office
  • Cơ sở dữ liệu ODBC (Ví dụ: SQL Server)
  • Tệp văn bản (phân cách hoặc chiều rộng cố định)
  • Tệp XML

Thí dụ

Chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản về xuất dữ liệu từ Access. Mở cơ sở dữ liệu của bạn nơi bạn muốn xuất dữ liệu. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy chọn đối tượng mà bạn muốn xuất dữ liệu.

Bạn có thể xuất dữ liệu từ các đối tượng bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo, v.v. Hãy để chúng tôi chọn qryAllProjects và sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu Ngoài.

Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, bấm vào loại dữ liệu mà bạn muốn xuất sang. Ví dụ: để xuất dữ liệu ở định dạng có thể mở bằng Microsoft Excel, hãy bấm vào Excel.

Access khởi động trình hướng dẫn Xuất. Trong trình hướng dẫn, bạn có thể đặt thông tin như tên và định dạng tệp đích, có bao gồm định dạng và bố cục hay không, bản ghi nào sẽ xuất. Khi bạn đã hoàn tất các thông tin cần thiết, hãy nhấp vào Ok.

Trên màn hình này của Trình hướng dẫn, Access thường hỏi bạn có muốn lưu các chi tiết của thao tác xuất hay không. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần thực hiện cùng một thao tác định kỳ, hãy chọnSave export steps và đóng hộp thoại.

Tệp Excel sau sẽ mở ra.

Bây giờ, giả sử bạn muốn xuất dữ liệu sang tệp văn bản, trên tab Dữ liệu ngoài, hãy nhấp vào Tệp Văn bản.

Chỉ định các tùy chọn xuất và nhấp vào Ok. Bạn sẽ thấy hộp thoại Mã hóa, trong đó chúng tôi muốn xuất dữ liệu ở dạng mã hóa mặc định.

Chọn tùy chọn đầu tiên và nhấp vào Ok.

Trên màn hình này của trình hướng dẫn, Access thường hỏi bạn có muốn lưu chi tiết của thao tác xuất hay không. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần thực hiện cùng một thao tác định kỳ, hãy chọnSave export steps và đóng hộp thoại.

Bây giờ bạn sẽ thấy rằng tệp Văn bản đang mở.

Tương tự, bạn cũng có thể khám phá các tùy chọn khác. Do đó, bạn cũng nên chơi với các tính năng xuất nhập khác.