MS Access - Nhập dữ liệu

Trong chương này, chúng ta sẽ nói về cách nhập dữ liệu trong Access và những loại dữ liệu nào bạn có thể nhập bằng Access. Thông thường, dữ liệu được lưu trữ ở nhiều định dạng, tệp và vị trí khác nhau, điều này khiến cho việc lấy và sử dụng nó rất khó. Nếu bạn có dữ liệu trong bảng tính, danh sách SharePoint hoặc một số định dạng khác, bạn có thể nhập dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu Access chỉ với một vài bước, làm cho dữ liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều trong Access.

Lệnh Save As thường được sử dụng để lưu tài liệu ở định dạng khác để bạn có thể mở nó trong một chương trình khác.
Trong Access, bạn không thể sử dụng lệnh Save As theo cách tương tự, bạn có thể lưu các đối tượng Access dưới dạng các đối tượng Access khác, nhưng bạn không thể lưu cơ sở dữ liệu Access dưới dạng tệp bảng tính.
Để lưu Access dưới dạng tệp bảng tính, bạn sẽ cần sử dụng tính năng nhập trên tab Dữ liệu ngoài.

Các kiểu truy cập dữ liệu khác nhau có thể nhập

Để hiểu loại dữ liệu nào bạn có thể nhập trong dữ liệu Access, hãy để chúng tôi mở cơ sở dữ liệu của bạn và chuyển đến tab Dữ liệu Ngoài.

Trong nhóm nhập & liên kết, bạn có thể thấy các loại tùy chọn khác nhau có sẵn để nhập dữ liệu trong Access. Sau đây là các định dạng nhập dữ liệu thông dụng nhất.

Microsoft Office Excel
Quyền truy cập Microsoft Office
Cơ sở dữ liệu ODBC (Ví dụ: SQL Server)
Tệp văn bản (phân cách hoặc chiều rộng cố định)
Tệp XML

Thí dụ

Chúng ta hãy xem một ví dụ đơn giản về việc nhập dữ liệu từ tệp Excel. Đây là dữ liệu trong tệp Access.

Để nhập dữ liệu trong Access, trước tiên chúng ta cần mở cơ sở dữ liệu Access và sau đó chuyển đến tab Dữ liệu ngoài như trong ảnh chụp màn hình sau.

Trong nhóm Nhập & Liên kết, bạn sẽ thấy tùy chọn Excel. Hãy để chúng tôi nhấp vào tùy chọn đó.

Duyệt qua tệp Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó chúng tôi có các tùy chọn khác nhau để lưu trữ dữ liệu. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên và nhấp vào Ok.

Tại đây bạn sẽ thấy bản xem trước dữ liệu của mình. Bây giờ, hãy nhấp vào Tiếp theo.

Trong Bản xem trước, bây giờ bạn có thể thấy rằng hàng đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Bây giờ chúng ta hãy chọn hộp kiểm và nhấp vào Tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại nơi bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho mỗi cột / trường. Nếu bạn không muốn nhập bất kỳ trường nào, chỉ cần chọn hộp kiểm cho biết không nhập trường. Khi bạn đã hoàn tất với trường FirstName, chỉ cần nhấp vào trường MiddleInitial.

Bây giờ chúng ta hãy xem qua tất cả các trường và sau đó, nhấp vào Tiếp theo.

Dưới đây là các tùy chọn khác nhau cho khóa chính. Hãy để chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên và nhấp vào Tiếp theo.

Trong hộp thoại cuối cùng, bạn có thể nhập tên bảng mà bạn chọn và nhấp vào Kết thúc.

Nếu bạn muốn lưu tất cả các bước này, sau đó chọn hộp kiểm và đóng hộp thoại.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển đến ngăn Điều hướng. Bạn sẽ thấy một bảng mới được thêm vào đây và khi mở bảng mới được thêm vào, bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu của mình trong Access.

Thí dụ

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một ví dụ khác về nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Chúng ta hãy chuyển đến tab Bên ngoài một lần nữa.

Trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào tùy chọn Truy cập.

Duyệt qua cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó chọn tùy chọn đầu tiên có nội dung Nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, v.v. Bây giờ, hãy nhấp vào Ok.

Trong hộp thoại trên, bạn có thể thấy các tab khác nhau cho Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, v.v. từ đó bạn có thể chọn loại dữ liệu bạn muốn nhập.

Hãy để chúng tôi đi đến Reportsvà chọn bất kỳ báo cáo nào bạn muốn nhập; bạn cũng có thể chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấp vàoSelect Allcái nút. Hãy để chúng tôi chọnProjects và bấm vào Ok.

Bây giờ, đóng hộp thoại. Trong ngăn dẫn hướng, bạn sẽ thấy rằng một báo cáo mới được thêm vào. Hãy để chúng tôi mở báo cáo này và bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu trong báo cáo đó.