SCM - Tìm nguồn cung ứng chiến lược
Strategic sourcing có thể được định nghĩa là một cách tiếp cận tập thể và có tổ chức để quản lý chuỗi cung ứng xác định cách thức thu thập và sử dụng thông tin để một tổ chức có thể tận dụng sức mua tổng hợp của mình để tìm ra những giá trị tốt nhất có thể trên thị trường.
Chúng tôi không thể xây dựng tầm quan trọng của hoạt động theo cách thức hợp tác. Vài thập kỷ đã chứng kiến một sự chuyển đổi lớn trong ngành nghề chuỗi cung ứng, từ sự hiểu biết về đại lý mua hàng, nơi tiêu chí ở trong kho lưu trữ, đến nổi lên thành quản lý chuỗi cung ứng xung quanh, nơi làm việc với các nhóm chức năng và địa điểm chéo là quan trọng, để đạt được thành công.
Tìm nguồn cung ứng chiến lược được tổ chức vì sự cần thiết của một số phương pháp hoặc quy trình. Đó là tính tập thể bởi vì một trong những điều cần thiết nhất cho bất kỳ nỗ lực tìm nguồn cung ứng chiến lược thành công nào là nhận các thành phần hoạt động, ngoài việc mua sắm, tham gia vào quá trình ra quyết định và đánh giá.
Quá trình xử lý chiến lược là một cách tiếp cận từng bước. Có bảy bước riêng biệt tham gia vào quá trình xử lý chiến lược. Các bước này được giải thích ngắn gọn bên dưới.
Hiểu danh mục chi tiêu
Ba bước đầu tiên liên quan đến chiến lược tìm nguồn cung ứng được thực hiện bởi nhóm tìm nguồn cung ứng. Trong giai đoạn đầu tiên này, nhóm cần thực hiện một cuộc khảo sát hoàn chỉnh về tổng chi tiêu. Nhóm đảm bảo rằng họ thừa nhận mọi khía cạnh liên quan đến chính danh mục chi tiêu.
Năm khu vực chính được phân tích trong giai đoạn đầu tiên như sau:
- Hoàn thiện hồ sơ và khối lượng chi tiêu trước đó.
- Các khoản chi chia theo mục và mục phụ.
- Mức chi theo bộ phận, bộ phận hoặc đối tượng sử dụng.
- Các khoản chi của nhà cung cấp.
- Dự báo nhu cầu hoặc ngân sách trong tương lai.
Ví dụ: nếu phân loại là bao bì có rãnh tại một công ty sản xuất hàng hóa của khách hàng, nhóm phải xác nhận mô tả về phân loại, các mẫu ứng dụng và lý do đằng sau đặc điểm kỹ thuật của các loại và cấp cụ thể được chỉ định.
Các bên liên quan tại tất cả các đơn vị hoạt động và địa điểm thực tế phải được xác định. Ví dụ, ngành hậu cần cần một báo cáo cập nhật liên quan đến các thông số kỹ thuật vận chuyển và các yêu cầu tiếp thị để thừa nhận một số tính năng áp dụng về chất lượng hoặc môi trường.
Đánh giá thị trường nhà cung cấp
Bước thứ hai bao gồm đánh giá thường xuyên thị trường nhà cung cấp để theo đuổi các nhà cung cấp thay thế cho các công ty đương nhiệm. Nghiên cứu kỹ lưỡng về động lực thị trường nhà cung cấp và xu hướng hiện tại được thực hiện. Yếu tố chính của thiết kế sản phẩm chính làshould-cost. Cùng với đó, việc phân tích thị trường phụ của các nhà cung cấp chính và kiểm tra xem có rủi ro hoặc cơ hội mới nào cũng rất quan trọng.
Bây giờ, không nên phân tích chi phí phải trả cho mọi mặt hàng. Có nhiều trường hợp các kỹ thuật tìm nguồn cung ứng chiến lược bảo thủ có xu hướng hoạt động tốt hơn. Nhưng trong những trường hợp không thể áp dụng nguồn cung ứng chiến lược, thì phân tích chi phí phải cung cấp một công cụ có giá trị giúp giảm thiểu chi phí và nỗ lực tiến độ thường xuyên của nhà cung cấp.
Khảo sát nhà cung cấp
Bước thứ ba là phát triển phân tích nhà cung cấp cho cả nhà cung cấp thay thế đương nhiệm và tiềm năng. Phân tích này giúp kiểm tra các kỹ năng và khả năng của nhà cung cấp. Trong khi đó, dữ liệu thu thập từ các nhà cung cấp đương nhiệm được sử dụng để xác minh thông tin chi tiêu mà các nhà cung cấp có từ hệ thống bán hàng của họ.
Nhóm khảo sát xem xét các khu vực nói trên để thu thập thông tin. Các khu vực như sau:
- Feasibility
- Capability
- Maturity
- Capacity
Phân tích được thực hiện để xem xét tiềm năng và kỹ năng của thị trường để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Phân tích này giúp cho việc kiểm tra được thực hiện ở giai đoạn đầu để tìm ra liệu dự án được đề xuất có khả thi và có thể được cung cấp bởi cơ sở cung cấp đã xác định hay không.
Phân tích này cũng cung cấp sự thận trọng ban đầu về nhu cầu của khách hàng đối với thị trường và cho phép các nhà cung cấp suy nghĩ về cách họ sẽ phản ứng và đáp ứng nhu cầu. Ở đây, phương châm là thúc đẩy các nhà cung cấp thích hợp với cách bố trí cơ cấu phù hợp để đáp ứng nhu cầu.
Xây dựng chiến lược
Bước thứ tư bao gồm xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng. Việc hợp nhất ba bước đầu tiên hỗ trợ các yếu tố cần thiết cho chiến lược tìm nguồn cung ứng. Đối với mọi khu vực hoặc danh mục, chiến lược phụ thuộc vào việc trả lời các câu hỏi dưới đây.
Thị trường sẵn sàng phản đối nhà cung cấp như thế nào?
Khách hàng của một công ty hỗ trợ như thế nào để kiểm tra các mối quan hệ với nhà cung cấp đương nhiệm?
Các sản phẩm thay thế cho đánh giá cạnh tranh là gì?
Nói chung, những sản phẩm thay thế này được lựa chọn khi một công ty thu mua có ít đòn bẩy đối với cơ sở cung ứng của mình. Họ sẽ phụ thuộc vào niềm tin rằng các nhà cung cấp sẽ chia sẻ lợi nhuận của một chiến lược mới. Vì vậy, chúng tôi nói rằng chiến lược tìm nguồn cung ứng là sự tích lũy của tất cả các yếu tố thúc đẩy cho đến nay đã được đề cập.
Yêu cầu RFx
Hầu hết, cách tiếp cận cạnh tranh được áp dụng trong các trường hợp chung. Theo cách tiếp cận này, yêu cầu đề xuất hoặc giá thầu cần phải được chuẩn bị (ví dụ: RFP, RFQ, eRFQ, ITT) cho hầu hết các phân loại hoặc nhóm chi tiêu.
Điều này xác định và làm rõ tất cả các nhu cầu cho tất cả các nhà cung cấp đã được sơ tuyển. Yêu cầu phải bao gồm các đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ, các yêu cầu về giao hàng và dịch vụ, tiêu chí đánh giá, cấu trúc giá cả và các điều khoản và điều kiện tài chính.
Trong giai đoạn thứ năm, một kế hoạch tương tác cần được thực hiện để thu hút sự quan tâm tối đa của nhà cung cấp. Cần phải đảm bảo rằng mỗi nhà cung cấp đều nhận thức được rằng họ đang cạnh tranh trên một sân chơi bình đẳng. Sau khi gửi RFP đến tất cả các nhà cung cấp, cần xác nhận rằng họ có đủ thời gian để trả lời. Để thúc đẩy phản ứng nhiều hơn, cũng nên gửi các tin nhắn tiếp theo.
Lựa chọn
Bước này là tất cả về lựa chọn và thương lượng với nhà cung cấp. Nhóm tìm nguồn cung ứng nên áp dụng các ràng buộc đánh giá của mình đối với các phản hồi do nhà cung cấp tạo ra.
Nếu thông tin về giới hạn của phản hồi RFP được yêu cầu, bạn có thể chỉ cần yêu cầu thông tin đó. Nếu được thực hiện đúng cách, quy trình giải quyết sẽ được tiến hành trước tiên với một nhóm các nhà cung cấp lớn hơn và sau đó được chọn vào danh sách cuối cùng của một số nhà cung cấp. Nếu nhóm tìm nguồn cung ứng sử dụng công cụ đàm phán điện tử, số lượng lớn các nhà cung cấp có thể duy trì quá trình này trong thời gian dài hơn, mang lại cho nhiều nhà cung cấp rộng rãi hơn cơ hội chiến thắng trong doanh nghiệp.
Giao tiếp với các nhà cung cấp mới
Sau khi thông báo cho (các) nhà cung cấp trúng thầu, họ nên được mời tham gia thực hiện các khuyến nghị. Các kế hoạch thực hiện thay đổi tùy theo quy mô của thiết bị chuyển mạch mà nhà cung cấp thực hiện.
Đối với các mục đích bắt buộc, một kế hoạch truyền thông sẽ được thiết lập, bao gồm bất kỳ sửa đổi nào về thông số kỹ thuật và cải tiến trong mô hình phân phối, dịch vụ hoặc giá cả. Những điều này cũng có xu hướng được thông báo cho người dùng.
Như chúng ta đã biết, công ty thu được lợi ích to lớn từ toàn bộ quá trình tạo ra một kế hoạch truyền thông, thực hiện một số sửa đổi theo nhu cầu của khách hàng và tiếp tục chuyển tiếp điều này đến khách hàng. Điều cần thiết là quá trình này phải được cả công ty và nhà cung cấp thừa nhận.
Đối với các nhà cung cấp mới, chúng tôi cần xây dựng một kế hoạch truyền thông đối phó với sự thay đổi từ cũ sang mới tại mọi thời điểm trong quy trình mà danh mục chi tiêu thực hiện. Các bộ phận có tác động của sự thay đổi này là bộ phận, tài chính và dịch vụ khách hàng.
Ngoài ra, các râu rủi ro sẽ đặc biệt nhạy cảm trong giai đoạn này. Điều cần thiết là phải đánh giá chặt chẽ hiệu suất của nhà cung cấp mới trong những tuần đầu tiên hoạt động.
Một nhiệm vụ thiết yếu khác là nắm bắt vốn tri thức của nhóm tìm nguồn cung ứng, vốn đã được phát triển trong quy trình bảy bước, để có thể sử dụng vốn tri thức của nhóm tìm nguồn cung ứng tiếp theo.