Leistungsindikatoren

Key Performance Indicators (KPI) sind eine Reihe quantifizierbarer Kennzahlen, mit denen ein Unternehmen seine Leistung im Zeitverlauf misst. KPIs werden normalerweise verwendet, um den Erfolg einer Organisation als Ganzes oder abteilungsweise zu bewerten (z. B. Vertrieb, Finanzen usw.). Sie müssen die KPIs basierend auf den Organisationszielen definieren und von Zeit zu Zeit überwachen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Je nach Ihren Anforderungen können Sie aus einer Reihe von KPI-Typen auswählen. Beispiele sind -

• Einnahmen und Ausgaben
• Rendite
• Durchschnittlicher Kaufwert
• Customer Lifetime Value
• Betriebskapital

Beachten Sie, dass KPIs eine Form der Kommunikation sind, die die folgenden Aktivitäten umfasst:

• Identifizieren der KPIs basierend auf den Zielen der Organisation.

• Überwachung und Berichterstattung der KPIs.

• Ändern der KPIs im Verlauf der Organisation und / oder Änderung der Unternehmensziele.

Identifizieren der KPIs

Der erste und wichtigste Schritt bei der KPI-Analyse besteht darin, die KPIs zu identifizieren, die die erforderlichen Trends in der Organisation effektiv überwachen. Dies erfordert ein umfassendes Verständnis der Ziele und angemessene Kommunikationskanäle zwischen den Analysten und denjenigen, die für die Erreichung der Ziele verantwortlich sind.

Es gibt eine Reihe von KPIs zur Auswahl, aber der Erfolg bei der Überwachung hängt von der richtigen Auswahl derjenigen ab, die für die Ziele relevant sind. Die KPIs unterscheiden sich von Organisation zu Organisation und von Abteilung zu Abteilung und sind nur dann wirksam, wenn sie zu einer Verbesserung der Leistung führen.

Sie können die Relevanz eines KPI anhand der SMART-Kriterien bewerten - dh der KPI sollte sein Sspezifisch, Meinfach, Aerreichbar, RElevant und Time-gebunden. Mit anderen Worten, der ausgewählte KPI sollte die folgenden Kriterien erfüllen:

• Der KPI spiegelt Ihren Sspezifisches Ziel.

• Der KPI ermöglicht es Ihnen MErleichterung des Fortschritts in Richtung dieses Ziels.

• Das Ziel, für das der KPI definiert wird, ist realistisch Aerreichbar.

• Das Ziel, auf das der KPI abzielt, ist Rwichtig für die Organisation.

• Sie können einen Zeitrahmen für das Erreichen des Ziels festlegen, sodass der KPI anzeigt, wie nahe das Ziel im Vergleich zur verbleibenden Zeit ist.

Die definierten KPIs sind von Zeit zu Zeit zu bewerten, um ihre Relevanz im Laufe der Zeit zu ermitteln. Bei Bedarf müssen verschiedene KPIs definiert und überwacht werden. Nur dann bezieht sich Ihre KPI-Überwachung auf die aktuellen Anforderungen des Unternehmens.

Basierend auf den Analysebedürfnissen müssen Sie die relevanten KPIs auswählen. Beispiele hierfür sind:

• Die Vertriebsabteilung verwendet möglicherweise einen KPI, um den monatlichen Bruttogewinn anhand des prognostizierten Bruttogewinns zu messen.

• Die Buchhaltungsabteilung misst möglicherweise die monatlichen Ausgaben anhand der Einnahmen, um die Kosten zu bewerten.

• Die Personalabteilung kann die vierteljährliche Mitarbeiterfluktuation messen.

• Geschäftsleute verwenden häufig KPIs, die in einer Business Scorecard zusammengefasst sind, um eine schnelle und genaue historische Zusammenfassung des Geschäftserfolgs zu erhalten oder Trends zu identifizieren oder Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung zu identifizieren.

Die in diesem Kapitel verwendeten Beispiele dienen der Veranschaulichung, damit Sie besser verstehen, wie Sie KPIs in Excel definieren und überwachen können. Es liegt im alleinigen Ermessen, die KPIs anhand der Ziele zu identifizieren, um das aktuelle Szenario im Vergleich zu den Zielen widerzuspiegeln.

KPIs in Excel

• Mit PowerPivot können Sie die Leistung anhand des festgelegten Ziels analysieren. Beispielsweise könnte ein PowerPivot-KPI verwendet werden, um für jedes Jahr und jeden Verkäufer zu bestimmen, wie sein tatsächlicher Umsatz im Vergleich zu seinem Umsatzziel ist.

• Mit Power View können Sie denselben KPI untersuchen und visualisieren.

• Sie können auch neue KPIs definieren und / oder in Power View bearbeiten.

• Sie können ästhetische Berichte mit KPIs in Power View erstellen.

Definieren eines KPI in Excel

Der erste Schritt bei der KPI-Analyse besteht darin, den identifizierten KPI zu definieren. Dazu müssen die drei Parameter für den KPI wie folgt definiert werden:

Basiswert

Ein Basiswert wird durch ein berechnetes Feld definiert, das in einen Wert aufgelöst wird. Das berechnete Feld repräsentiert den aktuellen Wert für das Element in dieser Zeile der Tabelle. ZB Summe aus Umsatz, Gewinn für einen bestimmten Zeitraum usw.

Zielwert / Ziel

Ein Zielwert (oder Ziel) wird durch ein berechnetes Feld definiert, das in einen Wert aufgelöst wird, oder durch einen absoluten Wert. Dies ist der Wert, anhand dessen der aktuelle Wert ausgewertet wird. Dies kann eine feste Anzahl sein, z. B. die durchschnittliche Anzahl von Krankheitstagen, die für alle Mitarbeiter gilt, oder ein berechnetes Feld, das für jede Zeile ein anderes Ziel ergibt, z. B. das Budget jeder Abteilung in der Organisation .

Status

Status ist der Indikator für den Wert. Es wäre auffällig, wenn Sie es als visuellen Indikator einstellen. In Power View in Excel können Sie den KPI bearbeiten und auswählen, welche Indikatoren verwendet werden sollen und welche Werte die einzelnen Indikatoren auslösen sollen.

Angenommen, Sie möchten die Verkaufsziele der Verkäufer in einer Organisation überwachen, die ein Produkt verkauft. Ziel der Analyse ist es, die besten Leistungsträger zu identifizieren, die den angestrebten Umsatzbetrag erreichen. Sie können den KPI wie folgt definieren:

• Base Value - Aktueller Wert des Verkaufsbetrags für jeden Verkäufer.

• Target Value / Goal- Dies ist für alle Verkäufer festgelegt, um einen Vergleich zwischen den Verkäufern zu ermöglichen. Angenommen, der Zielverkaufsbetrag beträgt 3500. Beachten Sie, dass Sie für eine andere Analyse die Zielwerte für die Verkäufer variieren können.

• Status - Der Status soll mit einer Grafik angezeigt werden, um den Status des Basiswerts im Vergleich zum Zielwert leicht bestimmen zu können.

KPIs in PowerPivot

Sie können KPIs in PowerPivot wie folgt definieren:

• Beginnen Sie mit zwei Tabellen SalesPerson und Sales.
  • Die SalesPerson-Tabelle enthält die SalesPerson-ID und den SalesPerson-Namen.
  • Die Verkaufstabelle enthält die Verkaufsinformationen in Bezug auf Verkäufer und Monat.
• Fügen Sie die beiden Tabellen zum Datenmodell hinzu.
• Erstellen Sie eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen mithilfe des Felds SalesPerson ID.

Um den Basiswert festzulegen, benötigen Sie ein berechnetes Feld für den Verkaufsbetrag.

• Fügen Sie das berechnete Feld in der Spalte Verkaufstabelle für Verkaufsbetrag im Datenmodell wie folgt hinzu:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• Klicken Sie im Menüband im PowerPivot-Fenster auf PivotTable.
• Wählen Sie im Dialogfeld PivotTable erstellen die Option Neues Arbeitsblatt aus.

• Fügen Sie das Feld Verkäufer zum Bereich REIHEN in der PivotTable hinzu.
• Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte POWERPIVOT.
• Klicken Sie in der Gruppe Berechnungen auf KPIs.
• Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Neuer KPI.

Das Dialogfeld Key Performance Indicator (KPI) wird angezeigt.

• Wählen Sie im Feld KPI-Basisfeld (Wert) die Option Gesamtumsatz aus.

• Haben Sie unter KPI-Status die folgenden Optionen:

  • Wählen Sie unter Zielwert definieren die Option Absolutwert aus und geben Sie 3500 in das Feld ein.

  • Passen Sie unter Statusschwellenwerte definieren die vertikalen Balken an, die die Prozentsätze darstellen, auf 40 und 80.

  • Wählen Sie unter Symbolstil auswählen die erste Option aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. In der Verkaufstabelle in der Liste PivotTable-Felder können Sie Folgendes beobachten:

• Das Feld Gesamtumsatz ist ein KPI und wird durch das Symbol dargestellt

  
  .

• Die drei KPI-Parameter - Wert, Ziel und Status werden als Felder unter Gesamtumsatz-KPI angezeigt.

• Wählen Sie unter Gesamtumsatz die drei KPI-Parameter Wert, Ziel und Status aus.

• Die drei Spalten werden im PowerPivot angezeigt, wobei in der Statusspalte die Symbole gemäß dem entsprechenden Wert angezeigt werden.

Sie können die KPI-Schwellenwerte auch durch Werte anstelle von Prozentsätzen definieren. Gehen Sie wie folgt vor, um einen definierten KPI zu ändern:

• Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Berechnungen auf KPIs.
• Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf KPIs verwalten.

Das Dialogfeld KPIs verwalten wird angezeigt.

• Klicken Sie auf den KPI - Gesamtumsatz.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Das Dialogfeld Key Performance Indicator (KPI) wird angezeigt.

• Passen Sie unter Statusschwellenwerte definieren die vertikalen Balken auf 1500 und 3000 an.
• Behalten Sie den Rest der früheren Optionen bei.
• Klicken Sie auf OK.

Wie Sie sehen können, spiegeln die Statussymbole die geänderten Schwellenwerte wider.

KPIs in Power View

Sie können ästhetische Berichte mit KPIs in Power View erstellen. Sie können entweder die zuvor definierten KPIs in Data Model verwenden oder KPIs in Power View hinzufügen.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen KPI in Power View hinzuzufügen oder zu bearbeiten:

• Klicken Sie im Power View Sheet auf die Registerkarte PowerPivot.

Das PowerPivot-Menüband wird angezeigt, das Sie im vorherigen Abschnitt verwendet haben.

• Klicken Sie in der Gruppe Berechnung auf KPIs.
• Klicken Sie auf Neuer KPI, um einen KPI hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf KPIs verwalten, um einen KPI zu bearbeiten.

Die Schritte sind die gleichen wie im vorherigen Abschnitt.

Sie können einen ästhetischen Bericht über die Vertriebsleistung mit KPIs in Power View wie folgt erstellen:

• Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte DATEN.
• Klicken Sie in der Gruppe Berichte auf Power View.

Das Power View-Blatt wird angezeigt.

• Fügen Sie eine Tabelle mit den Feldern "Verkäufer", "Gesamtumsatz" und "Gesamtumsatzstatus" hinzu.

• Fügen Sie eine zweite Tabelle mit den Feldern "Verkäufer", "Gesamtumsatz" und "Gesamtumsatzziel" hinzu.

• Konvertieren Sie die zweite Tabelle in einen 100% gestapelten Balken.

• Fügen Sie eine dritte Tabelle mit den Feldern "Verkäufer", "Region", "Gesamtumsatz" und "Gesamtumsatzstatus" hinzu.

• Konvertieren Sie die dritte Tabelle in Karte. Ziehen Sie das Feld Region auf Kacheln nach.

• Fügen Sie den Titel - Verkaufsleistung hinzu.

• Ändern Sie die Schriftart.

• Erhöhen Sie die Textgröße.

• Ändern Sie die Größe von Tabelle, 100% gestapeltem Balken und Karte entsprechend.

Ihr Sales Performance-Bericht ist fertig -

Wie Sie sehen können, können Sie in der Power View die Ergebnisse wie folgt darstellen:

• Die Tabelle mit Symbolen für den KPI-Status ähnelt dem PowerPivot-Bericht.

• 100% Stacked Bar zeigt den Prozentsatz an, der in Bezug auf das Ziel erreicht wurde. Sie können auch feststellen, dass es einen klaren Vergleich der Leistung aller gibt.

• Die Karte zeigt den KPI-Status der Verkäufer zusammen mit der Region, zu der sie gehören. Sie können interaktiv durch die Kacheln scrollen, um Ergebnisse für verschiedene Regionen anzuzeigen, mit denen Sie die Leistung auch nach Regionen bewerten können.