Front Office Management - Buchhaltung

Der Buchhaltungsbereich eines Unternehmens oder einer Organisation verfolgt, zeichnet auf und verwaltet die Finanztransaktionen des Unternehmens mit seinen Kunden und Kunden. Die Buchhaltungsabteilung kümmert sich um die finanzielle Gesundheit und verfolgt die Leistung eines Unternehmens direkt. Es ist hilfreich für das Management, geeignete Entscheidungen zu treffen.

Wenn es um ein Hotelgeschäft geht, verwaltet die Buchhaltung Ausgaben und Einnahmen. Es bietet den Gästen klare Informationen und vermeidet so unangenehme Überraschungen für die Gäste. Lassen Sie uns mehr über den Buchhaltungsbereich des Front Office wissen.

Was ist Front Office Accounting?

Es handelt sich um einen systematischen Prozess, bei dem die Mitarbeiter des Front Office-Rechnungswesens Finanzinformationen für ein Hotelunternehmen identifizieren, aufzeichnen, messen, klassifizieren, verifizieren, zusammenfassen, interpretieren, organisieren und kommunizieren.

In der einfachsten Form ähnelt ein Front-Office-Konto dem englischen Alphabet 'Block-T'.

Kontobezeichnung
Gebühren	Zahlungen

Im Bereich der Front-Office-Buchhaltung werden die Gebühren auf der linken Seite des 'T' eingegeben. Sie erhöhen den Kontostand. Die Zahlungen werden auf der rechten Seite des 'T' eingegeben. Sie verringern den Kontostand.

Grundlegende Front-Office-Buchhaltungsformel

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Wo debit erhöht das ausstehende Gleichgewicht und credit verringert es.

Die meisten modernen Hotelunternehmen verwenden ein automatisiertes Buchhaltungssystem.

Ziele des Front Office Accounting Systems

Die Ziele des Rechnungsführungssystems sind -

Um Transaktionen zwischen den Gästen und dem Hotel genau abzuwickeln.
Verfolgung der Transaktionen während der gesamten Belegung des Gastes.
Überwachung des Kreditlimits des Gastes.
Um die Möglichkeit eines Betrugs zu vermeiden.
Organisation und Berichterstellung der Transaktionsinformationen.

Arten von Konten

Es gibt folgende typische Konten im Hotelgeschäft, die sich mit Kunden befassen:

Gästekonto
Nicht-Gast- oder Stadtkonto
Verwaltungskonto

Unterschied zwischen Gast- und Stadtkonto

Hier sind einige wichtige Unterschiede zwischen einem Gast und einem Stadtkonto:

Gästekonto	Stadtkonto
Es ist die Aufzeichnung von Finanztransaktionen zwischen den Gästen und dem Hotel.	Es ist die Aufzeichnung von Finanztransaktionen zwischen den Nichtgästen und dem Hotel.
Es wird zum Zeitpunkt der Reservierung oder Registrierung erstellt.	Es wird erstellt, wenn ein Gast die Rechnung zum Zeitpunkt des Auscheckens nicht vollständig begleicht.
Es wird vom Front Office komplett gepflegt.	Es wird im Bereich "Konten" im Backoffice verwaltet.
Es zeichnet alle Finanztransaktionen eines Gastes vom Check-in bis zum Check-out auf.	Es werden finanzielle Gebühren erfasst, die von den Gästen beim Check-out vom Front-Office zum Back-Office nicht oder nur teilweise bezahlt wurden.
Das Gastkonto wird täglich erstellt.	Das Stadtkonto wird monatlich erstellt.

Verwaltungskonto

In einigen Hotels können die Manager die Fragen oder Beschwerden der Gäste oder die Möglichkeit, über eine kurze Interaktion mit den Gästen ein Geschäft abzuschließen, unterhalten. Wenn ein Gast beispielsweise ein Problem mit der Hotelrichtlinie hat, ruft der Manager den Gast zur Interaktion bei einem Kaffee oder einem Getränk an und versucht, dieses Problem zu lösen. Die Kosten für diese Interaktion werden dann auf dem Verwaltungskonto erfasst.

Folios und Typen

Ein Folio ist eine Aufstellung aller Transaktionen, die auf einem einzigen Konto stattgefunden haben.

Das Personal an der Rezeption zeichnet alle Transaktionen zwischen dem Gast und dem Hotel im Folio auf. Das Folio wird mit dem Anfangsguthaben Null geöffnet. Das Guthaben im Folio erhöht oder verringert sich dann je nach Transaktion. Zum Zeitpunkt des Auscheckens muss der Foliosaldo bei Zahlungseingang auf Null zurückkehren.

Arten von Folios

Es gibt folgende Haupttypen von Blättern:

Guest - Wird für einzelne Gäste berechnet.
Master - Zugewiesene Gebühr für Gruppe / Organisation.
Non-guest - Zugewiesen für nicht ansässige Gäste.
Employee - Wird dem Hotelangestellten zugewiesen, um die Coffeeshop-Privilegien zu belasten.

Postings und Typen

Der Vorgang zum Aufzeichnen der Einträge im Folio wird aufgerufen ‘Posting’von Transaktionen. Es gibt zwei grundlegende Arten von Postings:

Credit- Sie reduzieren das ausstehende Guthaben des Gastes. Diese Einträge umfassen die vollständige oder teilweise Zahlung oder Anpassungen gegen Token.
Debit- Sie erhöhen den ausstehenden Saldo auf dem Gastkonto. Die Lastschriftbuchungen beinhalten Gebühren für Restaurant, Zimmerservice, Gesundheitszentrum / Spa, Wäscherei, Telefon und Transport.

Gutscheine und Typen

Gutscheine sind detaillierte dokumentarische Nachweise für eine Transaktion. Es überträgt die Transaktion von seiner Quelle an das Front Office. Gutscheine werden verwendet, um das Front Office über Einkäufe von Gästen oder die Inanspruchnahme von Dienstleistungen im Hotel zu informieren.

Die folgenden typischen Gutscheine werden im Hotel verwendet:

Kassenbeleg
Provisionsgutschein
Gutschein aufladen
Kleingeldgutschein
Zulassungsgutschein
Sonstige Gebührenreihenfolge (MCO)
Ausbezahlter Gutschein (VPO)
Gutschein überweisen

Hier sind einige typische Gutscheine.

Kleingeldgutschein

Zahlungsbeleg

Hauptbuch und Typen

Die Hauptbücher sind eine Gruppe von Konten. Es gibt zwei Hauptbücher, die das Front Office verwaltet -

Guest ledger - Eine Reihe aller Gastkonten, die sich derzeit im Hotel befinden.
Non-guest ledger - Eine Reihe aller ungeklärten, abgereisten Gastkonten.

Es gibt zwei andere Arten von Hauptbüchern, die im Hotel verwendet werden. Beide Arten von Ledgern werden von der Backoffice-Buchhaltung wie angegeben verwendet -

Receivable ledger - Das Buchhaltungspersonal des Backoffice sendet die Rechnungen und Kontoauszüge nach ihrer Abreise per Post an die Gäste, ohne die Rechnungen zu begleichen, und stellt die Zahlungen für die erbrachten Dienstleistungen sicher.
Payable ledger - Das Personal kümmert sich im Voraus um Geldbeträge, die im Namen des Gastes des Hotels für den künftigen Verbrauch von Waren und Dienstleistungen gezahlt werden.

Kontoabrechnungen

Es gibt verschiedene Probleme bei der Kontoabrechnung -

Ausrichtung der Kontoabrechnung

By Guest - Der Gast begleicht sein eigenes Konto mit Bargeld / Kreditkarte / Scheck.

By Organization - Die Organisation begleicht das Gastkonto, indem sie Geld auf das Hotelkonto überweist.

Methoden der Kontoabrechnung

Es gibt folgende gängige Methoden zur Kontoabrechnung:

Account Settlement in Local Currency - Ein Gast kann in einer lokalen Währung bezahlen, in der die Zahlung nicht mit Umrechnungsgebühren verbunden ist.

Account Settlement in Foreign Currency - Wenn der Gast lieber in Fremdwährung zahlt, wird für die Zahlung durch die Bank etwa 3% bis 6% des gesamten zu zahlenden Betrags berechnet.

Account Settlement Using Traveler Check - Reiseschecks, die vorgedruckten Schecks in den Nennwerten der wichtigsten Weltwährungen, sind eine gute Option für die Barzahlung.

Debit Card- Die Verwendung von Magnetkarten zur Zahlung gegen Konto ist heute am gebräuchlichsten. Das Bezahlen mit Debitkarten ist so gut wie das Bezahlen mit Bargeld, da der Geldbetrag sofort vom Bankkonto des Gastes auf das Bankkonto des Hotels überwiesen wird.

Im Falle einer Kreditkartenabrechnung sendet das Buchhaltungspersonal die von den Gästen unterschriebenen Gebührengutscheine per Post an das Kreditkartenunternehmen. vorzugsweise innerhalb einer bestimmten Zeit. Das Kreditkartenunternehmen begleicht dann das Gastkonto, indem es Geld darauf überweist.

Credit Settlement by Organization- Viele nationale, internationale, private oder öffentliche Organisationen schicken ihre Mitarbeiter oder Studenten zur Teilnahme an Workshops, Seminaren oder Meetings. Solche Organisationen arbeiten mit dem Hotel zusammen, um die Rechnungen ihrer Mitarbeiter auf Kredit zu bezahlen. Die Organisationen reservieren Unterkünfte in Abhängigkeit von der Anzahl der Übernachtungen (Anzahl der Zimmer × Anzahl der Übernachtungen, die die Vertreter voraussichtlich belegen werden). Dies wird im Volksmund als Kontoabrechnung mit direkter Abrechnung bezeichnet.

Im direct billing account settlementDas Personal an der Rezeption überprüft die Gästeblätter und überträgt das Gastkonto auf ein Nicht-Gast- oder Stadtkonto. Die Backoffice-Buchhaltung des Hotels überprüft die Gästeblätter und ist dafür verantwortlich, den direkten Abrechnungsbetrag von einer direkten Abrechnungsstelle wie einer Botschaft, einer Universität oder Organisationen zu erheben.

Der Buchhaltungsbereich benachrichtigt die Gäste auch darüber, dass die Gäste das Konto begleichen müssen, indem sie die Gebühren aus ihrer Tasche bezahlen, wenn die direkte Abrechnungsstelle ausfällt oder die Zahlung verweigert.

Combined Account Settlement- Ein Gast kann sein Konto begleichen, indem er einen Teilbetrag in bar und den Restbetrag auf Kredit zahlt. Das Front-Office-Personal muss das unterstützende Dokument für eine solche Zahlung vorbereiten und es den Back-Office-Konten übergeben.