Front Office Management - Nachtaudit

Auditing ist nichts als Dirigieren financial inspectionvon der Organisation. Für ein Hotelunternehmen beginnt das Finanzmanagement im Front Office. Die genaue Buchung von Transaktionen in den Gästeblättern beginnt im Front Office, das weiter in die Backoffice-Buchhaltungsabteilung geleitet wird. Die Gastkonten werden während der Prüfung täglich gegengeprüft.

Experten empfehlen dem Hotelmanagement, die Nachtprüfungsberichte täglich durchzugehen, um einen Einblick in die Hotelbelegung und die Finanzen zu erhalten.

Lassen Sie uns sehen, was Nacht-Auditing ist und Details dazu.

Was ist Nachtaudit?

Es ist der Prozess der Prüfung, bei dem der Nachtprüfer alle finanziellen Aktivitäten des Hotels überprüft, die an einem Tag stattgefunden haben.

Der Prüfungsprozess für den Tag wird in der Regel am Ende des Tages in der folgenden Nacht durchgeführt, daher der Name „Nachtprüfung“. Es kann mit der herkömmlichen Methode zur Verwendung von Papieren, Quittungen, Gutscheinen, Gutscheinen und Dateien durchgeführt werden. Die Durchführung von Audits mit modernen PMS-Systemen ist jedoch einfach, schnell und effizient.

Grundlegende Aktivitäten während des Nacht-Audits

Der Nacht-Auditor führt während der Nacht-Audit-Aktivität die folgenden Schritte aus:

Buchung von Unterkunft und Steuern
Anhäufung von Gebühren und Zahlungen für den Gästeservice
Abwicklung der finanziellen Aktivitäten verschiedener Abteilungen
Begleichung der Forderungen
Ausführen der Testbilanz für diesen Tag
Vorbereitung des Nachtauditberichts

Die Notwendigkeit eines Nacht-Audits

Ziel des Nacht-Audits ist es, die finanziellen Aktivitäten des Hotels zu bewerten. Das Nachtaudit überprüft nicht nur Gastkonten, indem es Gutschriften und Belastungen überprüft, sondern verfolgt auch die Kreditlimits der Gäste und die prognostizierten und tatsächlichen Verkäufe aus verschiedenen Abteilungen. Das Nacht-Audit überprüft den täglichen Cashflow auf und von dem Hotelkonto.

Das Nachtaudit hat im Hotelgeschäft eine große Bedeutung. Das Leitungsgremium verweist auf den Nachtprüfungsbericht, um zukünftige Ziele zu planen und die Ausgaben zu kontrollieren. Die Manager können sofort auf die erfassten Informationen reagieren.

Verantwortlichkeiten eines Nachtprüfers

Abgesehen von den oben aufgeführten grundlegenden Prüfungsaktivitäten nimmt der Nachtprüfer die folgenden Aufgaben wahr:

Übernahme aus der letzten Schicht.
Ein- oder Auschecken der Gäste nach 23:00 Uhr in der Nacht.
Registrierung der Gäste.
Zuweisung von Unterkünften an die neu eingecheckten Gäste.
Transaktionen in den neu erstellten Gastkonten abwickeln.
Überprüfen der Gastblätter.
Raumstatusbericht überprüfen.
Abwägen aller Unterlagen mit den Konten im PMS.
Verbleibende Haftung für die Sicherheit der Räumlichkeiten.
Umgang mit den Schlüsseln der Gästeunterkünfte.
Sicherung der vom PMS generierten Berichte.
Vorbereitung der Listen der erwarteten Gäste für den nächsten Tag.
Finanzielle Aktivitäten für einen Tag abschließen.
Beginn der finanziellen Aktivitäten für den nächsten Tag.
Bankeinlagen empfangen und erfassen.

Arten von Nachtprüfungsberichten

Heute hilft das PMS Nachtprüfern in hohem Maße bei der Prüfung und Erstellung genauer Berichte. Hier sind einige typische Berichte, die während des Nacht-Audits erstellt wurden:

Night Audit Accommodation Report- Es gibt eine Momentaufnahme der Tage, an denen die Unterkünfte belegt sind, der Tage, an denen die Unterkünfte verfügbar sind, des Eincheckens, Auscheckens, Nichterscheinens und Stornierens. Dieser Bericht kann weitere Details zu den oben aufgeführten Elementen enthalten.
Night Audit Counter Report - Es enthält Einzelheiten zu Ein- und Auszahlungen von Bargeld und Kreditkarten.
Night Audit Revenue Report- Es liefert Informationen zu Einnahmen aus Unterkünften, Stornierungen und Nichterscheinen sowie zu anderen POS-Einnahmen. Einnahmen aus verschiedenen Agenturen und Einrichtungen wie Reisebüros, Unternehmensorganisationen und Internetbuchungen. usw. ist ebenfalls in diesem Bericht aufgeführt.
Night Audit Tax Report - Enthält alle Steuerinformationen zu Reservierungseinnahmen und anderen POS-Einnahmen wie Mehrwertsteuer, Luxussteuer und Servicesteuer.
Cashier’s report- Dies ist die detaillierte Liste der Kassierertätigkeiten des Geldzuflusses und -abflusses, der Kreditkarten- und PMS-Summen. Der Bericht des Kassierers ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Finanzkontrollsystems eines Hotels. Der Front-Office-Manager überprüft das Nacht-Audit und sucht nach Abweichungen zwischen dem tatsächlich erhaltenen Betrag und dem PMS-Gesamtbetrag.
Manager’s Report- Es handelt sich um eine statistische Liste der Belegung des Vortages. Es enthält Details zu verfügbaren Unterkünften, belegten Unterkünften, verkauften und frei gewordenen Unterkünften, Rack-Rate, Anzahl der Gäste im Hotel, Anzahl der Nichterscheinen usw.
General Manager’s Report- Jede Abteilung im Hotel muss täglich einen Verkaufsbericht an die Rezeption senden. Aus ihren Informationen wird ein Abteilungsgesamtbericht für die Beurteilung des General Managers erstellt. Der General Manager bestimmt die gewinnbringenden Abteilungen und bewertet den Erfolg von Vertrieb und Marketing.
High Balance Report - Dies ist ein detaillierter Bericht über die Gäste, die das von der Hotelleitung festgelegte Kreditlimit überschritten haben.
Ledger Balance Summary Report - Es werden die Eröffnungs- und Schlusssalden für das Vorauszahlungs-Ledger, das Gast-Ledger und das Stadt-Ledger angezeigt.
Room Rate Audit Report - Es werden alle Tarife aufgelistet, die auf jeden Gast angewendet werden, sowie die Differenz zur Rack-Rate mit dem vorgegebenen Rack-Code.

Balancing Night Reports

Hier sind einige Formeln, die verwendet werden, um das Nachtaudit auszugleichen:

Formel zum Ausgleich von Bankeinlagen

Die Formel zum Ausgleich von Bankeinlagen lautet -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Formel zum Ausgleichen des Gästebuchs

Die Formel für den Ausgleich des Gästebuchs lautet -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Formel für das Ausgleichen des Stadtbuchs

Die Formel für den Ausgleich des Stadtbuchs lautet -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R