Gastregistrierung

Die Registrierung von Gästen ist nichts anderes als das Aufzeichnen der Informationen des Gastes für offizielle Zwecke. Zum Zeitpunkt der Reservierung bittet das Personal an der Rezeption die Gäste, ihre persönlichen Daten in das GRC einzugeben.

Die Registrierungsaktivität ist für beide obligatorisch. der Gast mit reservierter Unterkunft sowie für den begehbaren Gast. Bei der Registrierung muss der Gast wichtige Informationen zum GRC eingeben, wie z. B. den Namen des Gastes, die Kontaktnummer, den Zweck des Aufenthalts im Hotel sowie die Pass- und Visadaten für ausländische Gäste. Es liegt in der Verantwortung des Front-Office-Personals, die Gastinformationen nicht an unbefugte Personen weiterzugeben.

Lassen Sie uns mehr über die Registrierung erfahren.

Vorregistrierungsverfahren

Bei diesem Verfahren erkundigen sich die potenziellen Gäste nach der Verfügbarkeit der gewünschten Art der Unterkunft. Die Anmeldung kann auch im Voraus vor der Ankunft erfolgen. Bei häufigen Gästen, VIPs oder Gruppengästen kann dies per Telefon erfolgen.

Bei neuen begehbaren Gästen fehlt eine Vorregistrierung, da keine vorherige Interaktion zwischen dem Gast und dem Hotel besteht. Die Vorregistrierungsaktivität beschleunigt den eigentlichen Registrierungsprozess, bei dem die gewünschte Unterkunft als reserviert markiert ist.

Überprüfung der Identität des Gastes

Seit den Terroranschlägen vom 11. September überprüfen die Hotels zwingend die Identität der Gäste. Das Personal überprüft zunächst die Identität des Gastes, indem es höflich nach dem Namen des Gastes fragt. Der Mitarbeiter fordert dann die Vorlage eines Lichtbildausweises wie eines Führerscheins oder eines gültigen Personalausweises einer bekannten Organisation an, in der der Gast arbeitet. Wenn die Gäste aus einem fremden Land kommen, werden sie vom Personal aufgefordert, ihren Reisepass vorzuzeigen. Der Mitarbeiter ist berechtigt, alle Überprüfungsfragen höflich zu stellen.

Die echten Kopien des Passes oder des Personalausweises werden angefertigt, um die Identität des Gastes zu überprüfen und die Gästedatenbank vorzubereiten.

Registrierungskarte Typisches Format

Es folgt ein typisches Format einer Registrierungskarte -

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
Ausgabedatum:		Ausgabedatum:
Haltbarkeitsdatum:		Haltbarkeitsdatum:
Ausstellungsort:		Ausstellungsort:
		Visumtyp:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: Kartennummer: Haltbarkeitsdatum:
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

Registrierungsdatensatz erstellen

Wenn die Gäste im Hotel ankommen, übergibt das Personal an der Rezeption dem Gast den GRC, um die Informationen einzugeben. Bei VIPs gibt das Personal die Informationen auf der Karte ein und erhält die Unterschrift des Gastes.

Das Personal erstellt dann einen Registrierungsdatensatz des Gastes, unterschreibt ihn, fügt die echten Kopien des Passes oder anderer ID-Karten hinzu und legt diesen Satz in der Gastverlaufsdatei ab. Der Gastreservierungsdatensatz wird als Registrierungsdatensatz im Softwaresystem erstellt.

Zahlungsmethode festlegen

Sie können im Voraus oder beim Check-out bezahlen. Diejenigen, die im Voraus bezahlt haben, werden in die PIA-Liste (Paid-In-Advance) aufgenommen. Es gibt verschiedene Zahlungsarten, von denen eine, die der Gast bevorzugt, zum Zeitpunkt der Registrierung aufgezeichnet wird. Folgende Zahlungsmethoden stehen zur Verfügung -

• Barzahlung (einschließlich Zahlungsanweisung, Reisescheck).
• Kreditkarten- / Debitkartenzahlung (die nur akzeptiert wird, wenn die Karten nicht abgelaufen sind).
• Scheckzahlung (wenn nachträgliche Schecks nicht akzeptiert werden).
• Direkte Abrechnung.
• Sonderzahlung wie Geschenkkarte und Gutschein.
• Die Gäste müssen zum Zeitpunkt der Registrierung eine der Zahlungsoptionen auswählen.

Zuweisung einer Unterkunft

Das Personal an der Rezeption weist dem Gast erst dann eine Unterkunft zu, wenn die Registrierung abgeschlossen ist. Der Mitarbeiter zeichnet die Unterkunftsnummer im PMS auf und beschreibt kurz die positiven Eigenschaften.

Das Reservierungspersonal informiert den Pagen auch, das Gästegepäck mitzunehmen.

Ausgabe von Raumschlüsseln oder Zugangscode

Nachdem die Unterkunft zugewiesen wurde, gibt das Personal an der Rezeption die Schlüssel oder die computergestützten Geheimcode-Schlüssel für den Zugriff auf die Unterkunft weiter.

Es ist allgemein üblich, nicht laut über die Zimmernummer oder den Computerschlüssel zu sprechen, während Sie ihn dem Gast geben. Der Hotelangestellte unterstützt den Gast dann bei der Gepäckabfertigung zur Unterkunft und erklärt die Merkmale der Unterkunft. Der Begleiter gibt dem Gast dann die Schlüssel, begrüßt den besten Aufenthalt und verlässt die Unterkunft, indem er die Tür schließt.

Bearbeitung von Sonderwünschen

Wenn der Gast aus unbefriedigenden oder unangenehmen Gründen mit der Unterkunft nicht zufrieden ist, kann der Hotelangestellte dies dem Personal an der Rezeption mitteilen. Wenn der Gast besondere Anforderungen hat, wie z. B. eine Wiege für ein Baby oder einen Heißwassersack oder ein Rasierset oder ähnliches, ist das Personal an der Rezeption verpflichtet, die Anfrage rechtzeitig zu erfüllen.