Manajemen Kantor Depan - Akuntansi

Bagian akuntansi dari bisnis atau organisasi apa pun melacak, mencatat, dan mengelola transaksi keuangan bisnis dengan pelanggan dan kliennya. Departemen akuntansi menangani kesehatan keuangan dan melacak kinerja bisnis apa pun secara langsung. Sangat membantu bagi manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat.

Ketika datang ke bisnis hotel, akuntansi mengatur pengeluaran dan pendapatan. Ini memberikan informasi yang jelas kepada para tamu sehingga menghindari kejutan yang tidak menyenangkan bagi para tamu. Beri tahu kami lebih banyak tentang bagian akun di kantor depan.

Apa itu Akuntansi Kantor Depan?

Ini adalah proses sistematis di mana staf akuntansi kantor depan mengidentifikasi, mencatat, mengukur, mengklasifikasikan, memverifikasi, meringkas, menafsirkan, mengatur, dan mengkomunikasikan informasi keuangan untuk bisnis hotel.

Dalam bentuk yang paling sederhana, akun kantor depan menyerupai alfabet Inggris 'Block-T'.

Nama akun
Biaya	Pembayaran

Dalam domain akuntansi kantor depan, biaya dimasukkan di sisi kiri 'T'. Mereka meningkatkan saldo akun. Pembayaran dimasukkan di sisi kanan 'T'. Mereka menurunkan saldo akun.

Rumus Dasar Akuntansi Front Office

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Dimana debit meningkatkan saldo terutang dan credit menurunkannya.

Sebagian besar bisnis hotel kontemporer menggunakan sistem akuntansi otomatis.

Tujuan Sistem Akuntansi Front Office

Tujuan dari sistem akuntansi adalah -

Untuk menangani transaksi antara tamu dan hotel secara akurat.
Untuk melacak transaksi di seluruh hunian tamu.
Untuk memantau batas kredit tamu.
Untuk menghindari kemungkinan terjadinya penipuan.
Untuk mengatur dan melaporkan informasi transaksional.

Jenis Akun

Berikut adalah akun tipikal dalam bisnis hotel yang berhubungan dengan pelanggan -

Akun tamu
Bukan Tamu atau Rekening Kota
Akun Manajemen

Perbedaan Antara Akun Tamu dan Kota

Berikut adalah beberapa perbedaan mencolok antara tamu dan akun kota -

Akun tamu	Akun Kota
Ini adalah catatan transaksi keuangan antara tamu dan hotel.	Ini adalah catatan transaksi keuangan antara non-tamu dan hotel.
Itu dibuat pada saat reservasi atau pendaftaran.	Ini dibuat ketika tamu gagal melunasi tagihan sepenuhnya pada saat check-out.
Itu dikelola oleh kantor depan sepenuhnya.	Ini dikelola oleh bagian Akun di back office.
Ini mencatat semua transaksi keuangan tamu dari check-in sampai check-out.	Ini mencatat iuran keuangan yang tidak dibayarkan atau sebagian dibayar oleh para tamu pada saat check-out dari kantor depan ke kantor belakang.
Akun tamu dikompilasi setiap hari.	Rekening kota dikompilasi setiap bulan.

Akun Manajemen

Beberapa hotel memperbolehkan manajer untuk menjawab pertanyaan atau keluhan para tamu, atau kemungkinan mendapatkan kesepakatan bisnis melalui interaksi singkat dengan para tamu. Misalnya, jika tamu memiliki masalah tentang kebijakan hotel, manajer memanggil tamu untuk berinteraksi sambil minum kopi atau minum dan mencoba menyelesaikan masalah yang sama. Biaya untuk interaksi ini kemudian dicatat di akun manajemen.

Folio dan Jenis

Folio adalah pernyataan dari semua transaksi yang terjadi dalam satu akun.

Staf kantor depan mencatat semua transaksi antara tamu dan hotel di folio. Folio dibuka dengan saldo awal nol. Saldo di folio kemudian bertambah atau berkurang tergantung pada transaksi. Pada saat check-out, saldo folio harus kembali ke nol pada saat penyelesaian pembayaran.

Jenis Folio

Ada beberapa jenis folio utama -

Guest - Ditugaskan untuk membebankan biaya untuk tamu individu.
Master - Biaya yang ditetapkan untuk grup / organisasi.
Non-guest - Ditugaskan untuk tamu non-residen.
Employee - Ditugaskan untuk karyawan hotel untuk mengenakan biaya terhadap hak istimewa kedai kopi.

Postingan dan Jenis

Proses pencatatan entri di folio disebut ‘Posting’transaksi. Ada dua tipe dasar pengeposan -

Credit- Mereka mengurangi saldo terutang tamu. Entri ini mencakup pembayaran lengkap atau sebagian, atau penyesuaian terhadap token.
Debit- Mereka meningkatkan saldo terutang di akun tamu. Entri debit termasuk biaya di bawah restoran, layanan kamar, pusat kesehatan / spa, binatu, telepon, dan transportasi.

Voucher dan Jenis

Voucher adalah bukti dokumenter terperinci untuk suatu transaksi. Ini mentransfer transaksi dari sumbernya ke kantor depan. Voucher digunakan untuk memberi tahu kantor depan tentang pembelian tamu atau ketersediaan layanan apa pun di hotel.

Voucher khas berikut digunakan di hotel -

Voucher Penerimaan Tunai
Voucher Komisi
Biaya Voucher
Voucher Tunai Kecil
Voucher Tunjangan
Miscellaneous Charge Order (MCO)
Voucher Berbayar (VPO)
Transfer voucher

Berikut beberapa voucher tipikal.

Voucher Tunai Kecil

Voucher pembayaran

Buku Besar dan Jenis

Buku besar adalah sekelompok akun. Ada dua buku besar yang menangani kantor depan -

Guest ledger - Satu set dari semua akun tamu yang saat ini berada di hotel.
Non-guest ledger - Satu set dari semua akun tamu yang belum diselesaikan dan ditinggalkan.

Ada dua jenis buku besar yang digunakan di hotel. Kedua jenis buku besar digunakan oleh bagian akuntansi back office seperti yang diberikan -

Receivable ledger - Staf akuntansi back office mengirimkan tagihan dan laporan kepada para tamu setelah keberangkatan mereka tanpa menyelesaikan tagihan dan memastikan pembayaran untuk layanan yang diberikan.
Payable ledger - Staf menangani sejumlah uang yang dibayarkan di muka atas nama tamu ke hotel untuk konsumsi barang dan jasa di masa mendatang.

Penyelesaian Akun

Ada berbagai masalah terkait penyelesaian akun -

Orientasi Penyelesaian Rekening

By Guest - Tamu menyelesaikan rekening sendiri dengan uang tunai / kartu kredit / cek.

By Organization - Organisasi menyelesaikan akun tamu dengan mentransfer uang ke akun hotel.

Metode Penyelesaian Akun

Berikut adalah metode penyelesaian akun yang populer -

Account Settlement in Local Currency - Tamu dapat membayar dalam mata uang lokal yang pembayarannya tidak dikenakan biaya konversi.

Account Settlement in Foreign Currency - Jika tamu memilih untuk membayar dalam mata uang asing, layanan pembayaran oleh bank akan dikenakan biaya sekitar 3% hingga 6% dari total jumlah yang harus dibayarkan.

Account Settlement Using Traveler Check - Cek perjalanan, cek pra-cetak dalam denominasi mata uang utama dunia adalah pilihan yang baik untuk membayar secara tunai.

Debit Card- Penggunaan kartu magnetik untuk pembayaran terhadap rekening paling umum saat ini. Membayar dengan kartu debit sama baiknya dengan membayar tunai karena sejumlah uang langsung ditransfer dari rekening bank tamu ke rekening bank hotel.

Dalam kasus penyelesaian kartu kredit, staf akunting mengirimkan voucher biaya yang ditandatangani oleh tamu ke perusahaan kartu kredit; sebaiknya dalam waktu tertentu. Perusahaan kartu kredit kemudian menyelesaikan akun tamu dengan mentransfer uang ke akun tersebut.

Credit Settlement by Organization- Banyak organisasi nasional, internasional, swasta, atau publik mengirimkan karyawan atau siswanya untuk menghadiri lokakarya, seminar, atau pertemuan. Organisasi semacam itu terikat dengan hotel untuk membayar tagihan karyawan mereka secara kredit. Organisasi memesan akomodasi tergantung pada jumlah kamar malam (jumlah kamar × jumlah malam yang akan ditempati perwakilan). Ini dikenal sebagai Penyelesaian akun menggunakan Penagihan Langsung.

Di direct billing account settlement, staf kantor depan memverifikasi folio tamu dan mentransfer akun tamu ke akun non-tamu atau kota. Bagian akunting back-office hotel memverifikasi folio tamu dan bertanggung jawab untuk mengumpulkan jumlah tagihan langsung dari agen penagihan langsung seperti kedutaan, universitas, atau organisasi.

Bagian akuntansi juga memberi tahu para tamu bahwa jika agen penagihan langsung gagal atau menolak untuk membayar biaya maka para tamu harus menyelesaikan akun dengan membayar mereka dari kantong mereka.

Combined Account Settlement- Seorang tamu dapat melunasi akun dengan membayar sebagian secara tunai dan jumlah yang tersisa secara kredit. Staf front office perlu menyiapkan dokumen pendukung untuk pembayaran semacam itu dan menyerahkannya ke rekening back office.