Pendaftaran Tamu

Pendaftaran tamu tidak lain adalah merekam informasi tamu untuk tujuan resmi. Pada saat reservasi, staf kantor depan meminta para tamu untuk memasukkan informasi pribadi mereka di GRC.

Aktivitas registrasi wajib untuk keduanya; tamu dengan akomodasi yang dipesan serta untuk tamu yang berjalan. Selama pendaftaran, tamu diminta untuk memasukkan informasi penting di GRC seperti nama tamu, nomor kontak, tujuan menginap di hotel, dan detail paspor dan visa jika ada tamu asing. Staf kantor depan bertanggung jawab untuk tidak mengungkapkan informasi tamu kepada orang yang tidak berwenang.

Mari kita pelajari lebih lanjut tentang pendaftaran.

Prosedur Prapendaftaran

Prosedur ini melibatkan calon tamu yang menanyakan tentang ketersediaan jenis akomodasi yang diinginkan. Pendaftaran juga bisa dilakukan terlebih dahulu sebelum kedatangan. Ini dapat dilakukan melalui percakapan telepon jika ada tamu yang sering datang, VIP, atau tamu grup.

Untuk tamu baru yang datang langsung, pendaftaran di muka tidak dilakukan karena tidak ada interaksi sebelumnya antara tamu dan hotel. Kegiatan prapendaftaran mempercepat proses pendaftaran sebenarnya di mana akomodasi yang diinginkan ditandai sebagai dipesan.

Memverifikasi Identitas Tamu

Sejak serangan teror pada 9/11, hotel-hotel wajib memverifikasi identitas para tamu. Staf memverifikasi identitas tamu terlebih dahulu dengan menanyakan nama tamu secara sopan. Anggota staf kemudian meminta untuk menunjukkan ID foto seperti SIM atau kartu identitas yang valid dari organisasi terkenal tempat tamu tersebut bekerja. Jika tamu berasal dari negara asing, staf akan meminta mereka untuk menunjukkan paspor. Anggota staf berwenang untuk mengajukan pertanyaan verifikasi apa pun dengan sopan.

Salinan asli dari paspor atau KTP dibuat untuk memverifikasi identitas tamu dan untuk menyiapkan database tamu.

Format Khas Kartu Pendaftaran

Berikut ini adalah format khas dari kartu registrasi -

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
Tanggal pengeluaran:		Tanggal pengeluaran:
Tanggal Kadaluarsa:		Tanggal Kadaluarsa:
Tempat Terbitan:		Tempat Terbitan:
		Jenis Visa:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: Nomor kartu: Tanggal Kadaluarsa:
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

Membuat Catatan Pendaftaran

Ketika tamu tiba di hotel, staf meja depan menyerahkan GRC kepada tamu untuk mengisi informasi. Dalam kasus VIP, staf memasukkan informasi pada kartu dan menerima tanda tangan tamu.

Staf kemudian membuat catatan pendaftaran tamu, tanda tangan balasan, melampirkan salinan asli dari paspor atau kartu ID lainnya, dan file ini ditetapkan dalam file riwayat tamu. Catatan reservasi tamu dibuat sebagai catatan pendaftaran di sistem perangkat lunak.

Menetapkan Metode Pembayaran

Para tamu dapat membayar di muka atau pada saat check-out. Mereka yang telah membayar di muka dimasukkan ke dalam daftar Paid-In-Advance (PIA). Ada berbagai mode pembayaran di mana mode yang disukai tamu dicatat pada saat pendaftaran. Metode pembayaran berikut tersedia -

• Pembayaran Tunai (yang juga termasuk wesel, cek perjalanan).
• Pembayaran Kartu Kredit / Kartu Debit (yang diterima hanya jika kartu tersebut belum kedaluwarsa).
• Pembayaran Cek (di mana cek bertanggal tidak diterima).
• Penagihan Langsung.
• Pembayaran Khusus seperti kartu hadiah dan voucher.
• Para tamu harus memilih salah satu opsi pembayaran pada saat pendaftaran.

Menugaskan Akomodasi

Staf kantor depan menugaskan akomodasi untuk tamu hanya setelah pendaftaran selesai. Anggota staf mencatat nomor akomodasi ke dalam PMS dan menjelaskan tentang atribut positifnya secara singkat.

Staf reservasi juga memberi tahu bell-boy untuk mengambil bagasi tamu.

Menerbitkan Kunci Kamar atau Kode Akses

Setelah akomodasi ditetapkan, staf kantor depan memberikan kunci atau kunci kode rahasia terkomputerisasi untuk mengakses akomodasi.

Merupakan praktik umum untuk tidak membicarakan apa pun tentang nomor kamar atau kunci terkomputerisasi dengan keras saat memberikannya kepada tamu. Petugas bell kemudian membantu tamu dengan penanganan bagasi ke akomodasi dan menjelaskan fitur akomodasi. Petugas kemudian memberikan kunci kepada tamu, menyapa untuk masa inap terbaik, dan meninggalkan akomodasi dengan menutup pintu.

Menangani Permintaan Khusus

Jika tamu tidak puas dengan akomodasi karena alasan yang tidak memuaskan atau tidak menyenangkan, petugas bel dapat memberitahukan hal ini kepada staf meja depan. Selain itu, jika tamu memiliki kebutuhan khusus seperti buaian bayi atau tas air panas atau alat cukur dan sejenisnya, staf front office wajib memenuhi permintaan tersebut tepat waktu.