Manajemen Kantor Depan - Audit Malam

Auditing tidak lain adalah melakukan financial inspectionorganisasi. Untuk bisnis hotel, pengelolaan keuangan dimulai dari front office. Pengeposan transaksi yang akurat pada folio tamu dimulai dari front office, yang selanjutnya dibawa ke departemen akuntansi back-office. Akun tamu diperiksa ulang setiap hari selama audit.

Para ahli merekomendasikan tim manajemen hotel untuk memeriksa laporan audit malam setiap hari untuk mendapatkan wawasan tentang hunian dan keuangan hotel.

Mari kita lihat apa itu night auditing dan detailnya.

Apa itu Night Audit?

Ini adalah proses audit dimana auditor malam meninjau semua aktivitas keuangan hotel yang telah berlangsung dalam satu hari.

Proses audit untuk hari itu umumnya dilakukan pada penghujung hari pada malam berikutnya, oleh karena itu dinamakan 'Audit Malam'. Ini dapat dilakukan dengan metode konvensional menggunakan kertas, kuitansi, voucher, kupon, dan file. Namun melakukan audit menggunakan sistem PMS modern mudah, cepat, dan efisien.

Kegiatan Dasar Selama Audit Malam

Auditor malam melakukan langkah-langkah berikut selama aktivitas audit malam -

Memposting akomodasi dan tagihan pajak
Mengumpulkan biaya layanan tamu dan pembayaran
Menyelesaikan aktivitas keuangan berbagai departemen
Penyelesaian piutang
Menjalankan neraca saldo untuk hari itu
Mempersiapkan laporan audit malam

Perlunya Audit Malam Hari

Tujuan dari audit malam adalah untuk mengevaluasi aktivitas keuangan hotel. Audit malam tidak hanya meninjau akun tamu dengan memeriksa kredit dan debit tetapi juga melacak batas kredit tamu dan penghitungan yang diproyeksikan dan penjualan aktual dari berbagai departemen. Audit malam meninjau arus kas harian masuk dan keluar dari rekening hotel.

Audit malam memiliki signifikansi besar dalam operasi bisnis hotel. Badan manajemen merujuk laporan audit malam hari untuk merencanakan tujuan masa depan dan mengendalikan pengeluaran. Manajer dapat segera bereaksi atas informasi yang diperoleh.

Tanggung Jawab Auditor Malam

Terlepas dari aktivitas audit dasar yang tercantum di atas, auditor malam melaksanakan tanggung jawab berikut -

Mengambil alih dari shift terakhir.
Check-in atau check-out para tamu setelah pukul 11:00 malam.
Mendaftarkan para tamu.
Mengalokasikan akomodasi untuk tamu yang baru check-in.
Menyelesaikan transaksi di akun tamu yang baru dibuat.
Memverifikasi folio tamu.
Memverifikasi laporan status ruangan.
Menyeimbangkan semua dokumen dengan akun di PMS.
Tetap bertanggung jawab atas keamanan tempat.
Menangani kunci akomodasi tamu.
Mengambil cadangan dari laporan yang dihasilkan PMS.
Mempersiapkan daftar kedatangan tamu yang diharapkan untuk hari berikutnya.
Menutup aktivitas keuangan selama sehari.
Memulai aktivitas keuangan untuk hari berikutnya.
Menerima dan mencatat simpanan bank.

Jenis Laporan Audit Malam

Saat ini, PMS sangat membantu auditor malam dalam mengaudit dan menghasilkan laporan yang akurat. Berikut adalah beberapa laporan umum yang dihasilkan selama audit malam -

Night Audit Accommodation Report- Ini memberikan gambaran tentang hari-hari ketika akomodasi ditempati, hari-hari ketika akomodasi tersedia, check-in, check-out, no-show, dan pembatalan. Laporan ini dapat menunjukkan rincian lebih lanjut untuk setiap item yang tercantum di atas.
Night Audit Counter Report - Ini memberikan rincian tentang penerimaan dan penarikan tunai dan kartu kredit.
Night Audit Revenue Report- Ini memberikan informasi tentang pendapatan akomodasi, pembatalan dan pendapatan no show, dan pendapatan POS lainnya. Pendapatan yang dihasilkan melalui berbagai agen dan badan seperti agen perjalanan, organisasi perusahaan, pemesanan internet. dll., juga tercantum dalam laporan ini.
Night Audit Tax Report - Berisi semua informasi pajak atas pendapatan reservasi dan pendapatan POS lainnya seperti PPN, pajak barang mewah, dan pajak layanan.
Cashier’s report- Ini adalah daftar rinci aktivitas kasir arus masuk dan keluar uang tunai, kartu kredit, dan total PMS. Laporan kasir adalah bagian yang sangat penting dari sistem kontrol keuangan sebuah hotel. Manajer kantor depan meninjau audit malam dan mencari perbedaan antara jumlah aktual yang diterima dan total PMS.
Manager’s Report- Ini adalah daftar statistik hunian hari sebelumnya. Ini mencakup rincian tentang akomodasi yang tersedia, akomodasi yang ditempati, akomodasi yang dijual dan dikosongkan, harga rak, jumlah tamu di hotel, jumlah ketidakhadiran, dan sebagainya.
General Manager’s Report- Setiap departemen di hotel diharuskan mengirim laporan penjualan harian ke kantor depan. Dengan menggunakan informasi mereka, laporan total departemen dibuat untuk penilaian manajer umum. Manajer Umum menentukan departemen penghasil laba dan mengevaluasi keberhasilan penjualan dan pemasaran.
High Balance Report - Ini adalah laporan rinci tentang tamu yang telah melebihi batas kredit yang ditetapkan oleh manajemen hotel.
Ledger Balance Summary Report - Ini menampilkan saldo pembukaan dan penutupan untuk Advance Deposit Ledger, Guest Ledger, dan City Ledger.
Room Rate Audit Report - Ini mencantumkan semua tarif yang diterapkan untuk setiap tamu dan perbedaan dari tarif rak dengan kode rak yang telah ditentukan.

Menyeimbangkan Laporan Malam

Berikut adalah beberapa rumus yang digunakan untuk menyeimbangkan audit malam -

Formula Penyeimbang Setoran Bank

Rumus untuk menyeimbangkan setoran bank adalah -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Formula untuk Menyeimbangkan Buku Besar Tamu

Rumus untuk menyeimbangkan buku besar tamu adalah -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Formula untuk Balancing City Ledger

Rumus untuk menyeimbangkan buku besar kota adalah -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R