Pangkat dan Tanggung Jawab

Mari kita bahas beberapa pangkat terkemuka di departemen kantor depan dan tanggung jawab masing-masing -

Manajer Reservasi

Dalam konteks hotel, istilah reservasi digunakan untuk memesan akomodasi tertentu di hotel oleh tamu untuk jangka waktu tertentu. Bagian reservasi tidak berurusan langsung dengan para tamu.

Beberapa tugas penting yang menjadi tanggung jawab manajer reservasi adalah -

Memiliki pengetahuan tentang sistem reservasi.
Memberikan dan memperbarui informasi tentang tur, harga, dan rencana perjalanan.
Meninjau reservasi hotel harian.
Mempersiapkan perkiraan hunian.
Memperbarui tarif agen perjalanan dalam sistem.
Menangani korespondensi dengan agen perjalanan luar.
Mengalokasikan tugas harian kepada staf reservasi.
Memastikan penawaran khusus dengan tamu tetap, VIP, atau grup tamu.
Melatih staf di bawah tangan.

Manajer Penerimaan

Berikut adalah beberapa peran dan tanggung jawab penting dari manajer resepsi -

Berurusan dengan kedatangan dan keberangkatan para tamu.
Menyambut para tamu, mengantar mereka ke kamar, dan mengantar mereka pergi.
Memastikan salam profesional dari klien, pengunjung, dan tamu.
Koordinasi dengan departemen rumah tangga untuk membersihkan kamar.
Mengisi kartu registrasi untuk para tamu dengan akomodasi yang dipesan atau membantu para tamu untuk mengisinya.
Mengatur hadiah kejutan untuk para tamu di hari spesial mereka.
Pelatihan resepsionis.
Menangani penilaian dan penghargaan kinerja staf.
Meninjau standar layanan dan prosedur kantor depan saat ini, dan menerapkan praktik baru jika diperlukan.
Memastikan dan Menjadwalkan staf meja depan.
Mengelola fungsi VIP dan acara yang berlangsung di hotel.
Meningkatkan perangkat lunak jika diperlukan.
Memperbarui basis data cadangan secara teratur.

Manajer Layanan Tamu

Tanggung jawab manajer layanan tamu meliputi -

Menangani surat tamu, surat, dan kurir.
Memastikan pesan tamu dikirim pada waktu yang tepat.
Melatih staf layanan tamu seperti petugas concierge, staf bell, staf parkir dompet, dan porter.
Menjaga kartu saran layanan tamu dan keluhan tamu.
Menjadwalkan dan menilai staf layanan tamu.
Memastikan staf memberikan layanan, akurat dan tepat waktu.

Manajer Audit Malam

Manajer ini bekerja pada malam hari. Tanggung jawab khas dari manajer audit malam adalah & mnus;

Memposting biaya akomodasi, pajak, dan layanan berbayar lainnya seperti restoran, biaya internet ke akun setiap tamu secara akurat.
Mengambil tanggung jawab sebagai manajer tugas untuk shift malam.
Menyelesaikan akun tamu jika diperlukan.
Otorisasi keamanan hotel selama shift malam.

Manajer Komunikasi

Manajer komunikasi bertanggung jawab untuk -

Menjaga semua fasilitas komunikasi seperti PBX, faksimili, internet di hotel.
Pelatihan dan penjadwalan operator telepon untuk hotel besar.
Memastikan pengiriman faks segera ke para tamu, jika diperlukan.
Menilai operator telepon.
Mengubah sistem komunikasi ke teknologi terbaru agar mudah digunakan.

Front Office - Kualitas dan Kompetensi Staf

Menjadi bagian dari industri jasa, staf front office perlu memiliki kualitas dan kompetensi sebagai berikut. Anggota staf kantor depan diharuskan untuk -

Memahami peran dan tanggung jawab masing-masing di hotel dan kantor depan sebagai operasi.
Lengkapi diri mereka dengan etiket dan tingkah laku dasar.
Memiliki kepribadian yang menyenangkan, sopan, dan ramah.
Kenakan seragam yang bersih dan rapi dengan aksesoris dan alas kaki yang sama.
Bertingkah laku dengan profesionalisme, sikap positif, dan sifat kooperatif.
Memiliki keterampilan komunikasi yang luar biasa.
Jadilah pemain tim.
Memiliki kemampuan untuk mengatasi situasi yang rumit.