Sistem Informasi

Bisnis perhotelan adalah jenis yang perlu menyediakan berbagai macam layanan kepada para tamunya seperti makanan, akomodasi, transportasi, layanan rekreasi, dan sebagainya. Karena front office berkontribusi besar dalam mengkoordinasikan layanan yang diminta oleh para tamu, maka diperlukan suatu sistem yang dapat membantu staf front office untuk menjual layanan dan melacaknya secara mulus dan simultan.

Sistem informasi kantor depan terutama mencakup sistem manajemen properti. Mari kita lihat, apa itu PMS dan seberapa bermanfaatnya untuk menangani fungsi manajemen hotel dengan lancar.

Apa itu Sistem Manajemen Properti?

Sistem Manajemen Properti (PMS) adalah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk menangani tujuan dasar semua departemen dalam bisnis hotel dan mengoordinasikan fungsi di antara mereka untuk hasil bisnis yang optimal.

Mengapa PMS Diperlukan?

PMS diperlukan untuk staf hotel karena alasan berikut -

Ini mengintegrasikan semua operasi penting hotel pada satu platform.
Ini memberikan informasi real-time tentang akomodasi, reservasi, restoran, spa, bar, dan tentang setiap cabang hotel.
Ini memberikan informasi yang sangat akurat yang membantu manajemen untuk merencanakan tujuan baru dan menangani investasi dengan cara yang lebih baik.
Ini meningkatkan efisiensi staf kantor depan dan pada gilirannya memaksimalkan kinerja bisnis hotel.
Ini menyederhanakan pengambilan waktu atau operasi kompleks jika tidak dilakukan secara manual.
Ini bekerja untuk kenyamanan staf hotel, badan pengelola, serta para tamu.

Jenis PMS

Ada dua tipe dasar PMS -

Local PMS - Mereka memiliki persyaratan teknis yang besar seperti workstation, Komputer / workstation, Server data, server Terminal, Sistem operasi, Kartu jaringan, dan sistem cadangan yang dapat dilepas.
Cloud-based PMS - Mereka terutama membutuhkan komputer / workstation dan koneksi Internet.

Perbedaan antara PMS Lokal dan Berbasis Cloud

	PMS Lokal	PMS berbasis cloud
Tersedia PMS	Pemilik perlu membeli perangkat keras dan perangkat lunak PMS.	Pemilik perlu berlangganan dari vendor PMS.
Persyaratan Koneksi Internet	Tidak	Ya, koneksi berkecepatan tinggi yang andal adalah wajib.
Sistem dan Akses	Perangkat lunak dan data PMS berada di server yang menghubungkan banyak terminal. PMS diakses dari program yang diinstal di setiap terminal.	Perangkat lunak dan data PMS berada di server bersama di pusat data vendor PMS. Pengguna mengakses sistem melalui browser Web dari mana saja, kapan saja.
Persyaratan keahlian TI di tempat	Iya	Tidak
Keuntungan	Tidak bergantung pada koneksi internet. Mengurangi kekhawatiran tentang keamanan data online. Fungsionalitas yang kuat untuk sejumlah besar data.	Lebih sedikit biaya perangkat keras atau TI. Tidak ada tanggung jawab teknis dan keamanan data pada pemilik. Harga langganan yang terjangkau. Sederhana, penyiapan cepat. Akses mudah dari mana saja, kapan saja. Pencadangan data otomatis. Pemesanan Web terintegrasi. Peningkatan sistem gratis. Skalabel dan mudah beradaptasi.
Kekurangan	Membutuhkan perangkat keras yang kompleks dan mahal. Tidak terjangkau dari daerah terpencil. Mahal dan rumit untuk dirawat dan ditingkatkan. Penginstalan dan pelatihan perangkat lunak yang memakan waktu. Biaya tambahan dan perangkat keras yang diperlukan untuk mengaktifkan fitur berbasis web Tanggung jawab keamanan sistem dan data adalah sakit kepala pemilik. Keahlian TI di tempat diperlukan.	Tidak cocok untuk properti tanpa sambungan Internet yang andal. Kekhawatiran tinggi atas keamanan online.
Tandai di Timeline	Ini adalah solusi tradisional.	Ini adalah solusi kontemporer.
Penetapan harga	Belanja modal dan belanja operasional keduanya; untuk perangkat keras, perangkat lunak dan pembaruannya, serta biaya pakar TI.	Biaya operasional untuk memperbarui langganan.

Sistem Manajemen Properti Populer

Beberapa PMS populer: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, adalah beberapa di antaranya.

Opsi Perangkat Lunak Umum dalam PMS

PMS menangani setiap departemen di hotel. Ini adalah fitur yang umumnya tersedia di antara PMS -

Fitur PMS untuk meja depan

Reservation
Registration
Status akomodasi
Akun tamu dan non-tamu
Penanganan uang tunai
Audit malam
Reports

PMS untuk Penjualan dan Pemasaran

Database tamu untuk segmentasi pasar
Sejarah tamu
Pengelolaan hasil
Informasi agen perjalanan sebagai klien
Laporan untuk tujuan
Evaluasi kinerja dengan analisis komparatif

PMS untuk Rumah Tangga

Hilang dan ditemukan
Status akomodasi
Biaya laundry

PMS untuk Makanan dan Minuman

Penjualan POS
Persediaan material
Laporan penjualan berkala
Resep standar

PMS untuk Departemen HRM

Catatan anggota staf individu mengenai shift, kehadiran, dan penilaian.

PMS untuk Akun

Hutang dan piutang akun
Payroll
Neraca keuangan
Laporan Untung / Rugi

PMS untuk Komunikasi

Catatan panggilan keluar dan masuk dengan tanggal, waktu, tempat, durasi, dan biaya.

Kekhawatiran dalam Pemilihan PMS yang Sesuai

Kekhawatiran berikut dipertimbangkan saat memilih PMS yang sesuai -

Kekhawatiran Properti dan Domain Bisnis

Ukuran properti: Jumlah akomodasi
Jumlah lokasi
Jumlah Karyawan
Kebijakan layanan properti
Anggaran untuk sumber daya teknis dan pelatihan
Pertumbuhan masa depan terdekat

Masalah Domain PMS

Desain ramah pengguna yang menumbuhkan navigasi intuitif melalui urutan tugas yang logis.
Keahlian pelatihan dan jangka waktu yang dibutuhkan untuk melatih staf.
Kehadiran online hotel.
Fungsionalitas berorientasi tamu.
Scalability.