MIS - Proses Pengembangan
Dalam MIS, informasi diakui sebagai sumber daya utama seperti modal dan waktu. Jika sumber daya ini harus dikelola dengan baik, maka pihak manajemen harus merencanakan dan mengendalikannya, sehingga informasi menjadi sumber daya yang vital bagi sistem.
Sistem informasi manajemen membutuhkan perencanaan yang baik.
Sistem ini harus menangani informasi manajemen bukan dengan pengolahan data saja.
Ini harus memberikan dukungan untuk perencanaan manajemen, pengambilan keputusan dan tindakan.
Ini harus memberikan dukungan untuk perubahan kebutuhan manajemen bisnis.
Tantangan utama dalam implementasi MIS adalah -
Kuantitas, isi dan konteks informasi - seberapa banyak informasi dan apa tepatnya yang harus dijelaskan.
Sifat analisis dan presentasi - kelengkapan informasi.
Ketersediaan informasi - frekuensi, kekinian, sesuai permintaan atau rutin, berkala atau sesekali, info satu kali atau berulang-ulang dan sebagainya
Akurasi informasi.
Keandalan informasi.
Keamanan dan Otentikasi sistem.
Perencanaan untuk MIS
Proses desain dan pengembangan SIM harus menangani masalah berikut dengan sukses -
Harus ada komunikasi yang efektif antara pengembang dan pengguna sistem.
Harus ada sinkronisasi pemahaman tentang manajemen, proses dan IT antara pengguna dan pengembang.
Memahami kebutuhan informasi manajer dari berbagai area fungsional dan menggabungkan kebutuhan tersebut ke dalam satu sistem terintegrasi.
Membuat MIS terpadu yang mencakup seluruh organisasi akan menghasilkan sistem yang lebih ekonomis, lebih cepat, dan lebih terintegrasi, namun hal itu akan meningkatkan banyak kompleksitas desain.
MIS harus berinteraksi dengan lingkungan kompleks yang terdiri dari semua sub-sistem lain dalam sistem informasi keseluruhan organisasi. Jadi, sangat penting untuk memahami dan mendefinisikan persyaratan SIM dalam konteks organisasi.
Ini harus sejalan dengan perubahan lingkungan, tuntutan pelanggan yang berubah dan persaingan yang berkembang.
Itu harus memanfaatkan perkembangan cepat dalam kemampuan TI dengan cara terbaik.
Biaya dan waktu untuk memasang sistem berbasis TI yang canggih seperti itu tinggi, sehingga tidak perlu sering melakukan modifikasi besar.
Ini harus menjaga tidak hanya pengguna yaitu, manajer tetapi juga pemangku kepentingan lainnya seperti karyawan, pelanggan dan pemasok.
Setelah tahap perencanaan organisasi selesai, perancang sistem harus mengambil keputusan strategis berikut untuk pencapaian tujuan dan sasaran MIS -
Strategi Pengembangan - Contoh - kumpulan online, waktu nyata.
Strategi Pengembangan Sistem - Desainer memilih pendekatan untuk pengembangan sistem seperti fungsi ayat operasional, analisis ayat akuntansi.
Sumber Daya untuk Pengembangan - Desainer harus memilih sumber daya. Sumber daya dapat berupa versi internal eksternal, disesuaikan atau penggunaan paket.
Komposisi Tenaga Kerja - Staf harus memiliki analis, dan pemrogram.
Perencanaan sistem informasi pada dasarnya melibatkan -
Identifikasi tahapan sistem informasi dalam organisasi.
Identifikasi penerapan IS organisasi.
Evolusi masing-masing aplikasi ini didasarkan pada kriteria evolusi yang telah ditetapkan.
Menetapkan peringkat prioritas untuk aplikasi ini.
Menentukan arsitektur IS yang optimal untuk melayani aplikasi prioritas utama.
Persyaratan Sistem Informasi
Diagram berikut menggambarkan sketsa singkat dari proses analisis kebutuhan informasi -
Tiga metodologi berikut dapat diadopsi untuk menentukan persyaratan dalam mengembangkan sistem informasi manajemen untuk setiap organisasi -
Perencanaan Sistem Bisnis (BSP) - metodologi ini dikembangkan oleh IBM.
Ini mengidentifikasi prioritas SI organisasi dan berfokus pada cara data disimpan dalam sistem.
Ini menggunakan arsitektur data yang mendukung banyak aplikasi.
Ini mendefinisikan kelas data menggunakan matriks yang berbeda untuk membangun hubungan antara organisasi, prosesnya, dan persyaratan datanya.
Faktor Kesuksesan Kritis (CSF) - metodologi ini dikembangkan oleh John Rockart dari MIT.
Ini mengidentifikasi tujuan dan strategi bisnis utama dari setiap manajer serta bisnis.
Selanjutnya, ini mencari faktor penentu keberhasilan yang mendasari tujuan tersebut.
Pengukuran efektifitas CSF menjadi masukan untuk menentukan kebutuhan sistem informasi.
Analisis End / Means (E / M) - metodologi ini dikembangkan oleh Wetherbe dan Davis di University of Minnesota.
Ini menentukan kriteria efektivitas untuk keluaran dan kriteria efisiensi untuk proses menghasilkan keluaran.
Pada awalnya ini mengidentifikasi output atau layanan yang disediakan oleh proses bisnis.
Kemudian menjelaskan faktor-faktor yang membuat keluaran ini efektif bagi pengguna.
Terakhir, ia memilih informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi efektivitas keluaran
Analisis dan Desain Sistem Informasi
Analisis dan desain sistem mengikuti Siklus Hidup Desain Sistem / Perangkat Lunak (SDLC) seperti yang dibahas pada bab sebelumnya. Ini biasanya melewati fase berikut -
- Definisi masalah
- Studi kelayakan
- Analisis Sistem
- Desain sistem
- Desain Sistem Terperinci
- Implementation
- Maintenance
Dalam tahap analisis, teknik berikut biasanya digunakan -
- Diagram aliran data (DFD)
- Pemodelan Logika
- Pemodelan Data
- Pengembangan Aplikasi Cepat (RAD)
- Analisis Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis / OOA)
Teknologi untuk Sistem Informasi
Kebutuhan teknologi untuk suatu sistem informasi dapat dikategorikan sebagai -
Devices
Sistem pusat data - Ini adalah lingkungan yang menyediakan pemrosesan, penyimpanan, jaringan, manajemen, dan distribusi data dalam suatu perusahaan.
Perangkat lunak perusahaan - Ini adalah sistem perangkat lunak seperti ERP, SCM, Manajemen Sumber Daya Manusia, dll. Yang memenuhi kebutuhan dan tujuan organisasi.
Layanan TI - Mengacu pada penerapan dan pengelolaan layanan TI berkualitas oleh penyedia layanan TI melalui manusia, proses, dan teknologi informasi. Ini sering mencakup berbagai kerangka kerja perbaikan proses dan metodologi seperti six sigma, TQM, dan sebagainya.
Layanan telekomunikasi
Perencanaan dan Eksekusi Pengujian Sistem
Sistem harus diuji sepenuhnya untuk kesalahan sebelum beroperasi penuh.
Rencana pengujian harus mencakup untuk setiap pengujian -
- Purpose
- Definition
- masukan tes
- spesifikasi rinci dari prosedur pengujian
- rincian keluaran yang diharapkan
Setiap sub-sistem dan semua komponennya harus diuji dengan menggunakan berbagai prosedur pengujian dan data untuk memastikan bahwa setiap komponen berfungsi sebagaimana mestinya.
Pengujian harus melibatkan pengguna sistem untuk mengidentifikasi kesalahan serta mendapatkan umpan balik.
Sistem operasi
Sebelum sistem beroperasi, masalah berikut harus ditangani -
Keamanan data, backup dan pemulihan;
Kontrol sistem;
Menguji sistem untuk memastikan bahwa sistem berfungsi bebas bug di semua situasi bisnis yang diharapkan;
Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus dapat memberikan pemrosesan yang diharapkan;
Kapasitas sistem dan waktu respons yang diharapkan harus dipertahankan;
Sistem harus didokumentasikan dengan baik termasuk;
Panduan pengguna untuk pengguna yang tidak berpengalaman,
Referensi pengguna atau manual operasi untuk pengguna tingkat lanjut,
Manual referensi sistem yang menjelaskan struktur dan arsitektur sistem.
Setelah sistem beroperasi penuh, sistem harus dijaga selama masa kerjanya untuk mengatasi setiap gangguan atau kesulitan yang dihadapi dalam pengoperasian dan modifikasi kecil mungkin dilakukan untuk mengatasi situasi tersebut.
Faktor Sukses dan Kegagalan
Proyek pengembangan MIS adalah proyek berisiko tinggi dengan keuntungan tinggi. Berikut ini dapat dinyatakan sebagai faktor penting untuk keberhasilan dan kegagalan dalam pengembangan MIS -
Ini harus melayani bisnis yang spesifik dan dipersepsikan dengan baik.
Manajemen puncak harus benar-benar yakin, mampu dan berkeinginan untuk sistem seperti itu. Idealnya harus ada pelindung atau sponsor untuk sistem di manajemen puncak.
Semua pengguna termasuk manajer dan karyawan lain harus dijadikan bagian integral dari pengembangan, implementasi, dan penggunaan sistem.
Harus ada prototipe operasional dari sistem yang dirilis secepat mungkin, untuk menciptakan minat di antara pengguna.
Harus ada staf pendukung yang baik dengan keterampilan teknis, bisnis, dan interpersonal yang diperlukan.
Sistemnya harus sederhana, mudah dipahami tanpa menambahkan banyak kerumitan. Ini adalah praktik terbaik, tidak menambahkan entitas kecuali ada pengguna dan pengguna untuk itu.
Ini harus mudah digunakan dan dinavigasi dengan waktu respons yang tinggi.
Proses implementasi harus mengikuti tujuan dan waktu yang pasti.
Semua pengguna termasuk manajemen puncak harus diberikan pelatihan yang tepat, sehingga mereka memiliki pengetahuan yang baik tentang konten dan fungsi sistem, dan dapat menggunakannya sepenuhnya untuk berbagai kegiatan manajerial seperti pelaporan, penganggaran, pengendalian, perencanaan, pemantauan, dll.
Ini harus menghasilkan keluaran yang berguna untuk digunakan oleh semua manajer.
Sistem harus terintegrasi dengan baik ke dalam proses manajemen perencanaan, pengambilan keputusan, dan pemantauan.