Proses Rekrutmen

Perekrutan adalah proses menemukan dan menarik sumber daya potensial untuk mengisi posisi kosong dalam suatu organisasi. Ini sumber kandidat dengan kemampuan dan sikap, yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Proses rekrutmen adalah proses mengidentifikasi lowongan pekerjaan, menganalisis persyaratan pekerjaan, meninjau lamaran, menyaring, memilih, dan memilih kandidat yang tepat.

Untuk meningkatkan efisiensi perekrutan, disarankan agar tim SDM suatu organisasi mengikuti lima praktik terbaik (seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut). Kelima praktik ini memastikan rekrutmen yang sukses tanpa interupsi. Selain itu, praktik ini juga memastikan konsistensi dan kepatuhan dalam proses rekrutmen.

Proses rekrutmen adalah langkah pertama dalam menciptakan basis sumber daya yang kuat. Prosesnya melalui prosedur sistematis mulai dari mencari sumber daya hingga mengatur dan melakukan wawancara hingga akhirnya memilih kandidat yang tepat.

Perencanaan Rekrutmen

Perencanaan rekrutmen adalah langkah pertama dari proses rekrutmen, dimana posisi yang kosong dianalisis dan dijelaskan. Ini mencakup spesifikasi pekerjaan dan sifatnya, pengalaman, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu, dll.

Rencana rekrutmen terstruktur wajib untuk menarik calon potensial dari sekumpulan calon. Calon potensial harus memiliki kualifikasi, berpengalaman dengan kemampuan untuk mengambil tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Mengidentifikasi Lowongan

Proses pertama dan terpenting dari rencana rekrutmen adalah mengidentifikasi lowongan. Proses ini dimulai dengan menerima permintaan rekrutmen dari berbagai departemen organisasi ke Departemen SDM, yang berisi -

Jumlah posting yang harus diisi
Jumlah posisi
Tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan
Kualifikasi dan pengalaman dibutuhkan

Ketika lowongan diidentifikasi, itu tanggung jawab manajer sumber untuk memastikan apakah posisi itu diperlukan atau tidak, permanen atau sementara, penuh waktu atau paruh waktu, dll. Parameter ini harus dievaluasi sebelum memulai perekrutan. Identifikasi, perencanaan, dan evaluasi yang tepat mengarah pada perekrutan sumber daya yang tepat untuk tim dan organisasi.

Analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan menentukan tugas, tanggung jawab, keterampilan, kemampuan, dan lingkungan kerja dari pekerjaan tertentu. Faktor-faktor ini membantu dalam mengidentifikasi apa yang dituntut pekerjaan dan apa yang harus dimiliki seorang karyawan dalam melakukan pekerjaan secara produktif.

Analisis pekerjaan membantu dalam memahami tugas-tugas apa yang penting dan bagaimana melakukannya. Tujuannya adalah untuk menetapkan dan mendokumentasikanjob relatedness prosedur kerja seperti seleksi, pelatihan, kompensasi, dan penilaian kinerja.

Langkah-langkah berikut penting dalam menganalisis pekerjaan -

Mencatat dan mengumpulkan informasi pekerjaan
Akurasi dalam memeriksa informasi pekerjaan
Menghasilkan deskripsi pekerjaan berdasarkan informasi
Menentukan keterampilan, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu

Produk langsung dari analisis pekerjaan adalah job descriptions dan job specifications.

Uraian Tugas

Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen penting yang bersifat deskriptif dan berisi pernyataan akhir dari analisis pekerjaan. Deskripsi ini sangat penting untuk proses rekrutmen yang sukses.

Deskripsi pekerjaan memberikan informasi tentang ruang lingkup peran pekerjaan, tanggung jawab, dan posisi pekerjaan dalam organisasi. Dan data ini memberi perusahaan dan organisasi gagasan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan karyawan untuk memenuhi persyaratan tanggung jawab pekerjaannya.

Deskripsi pekerjaan dibuat untuk memenuhi proses berikut -

Klasifikasi dan peringkat pekerjaan
Penempatan dan orientasi sumber daya baru
Promosi dan transfer
Menjelaskan jalur karir
Pengembangan standar kerja di masa depan

Deskripsi pekerjaan memberikan informasi tentang elemen-elemen berikut -

Judul Pekerjaan / Identifikasi Pekerjaan / Posisi Organisasi
Lokasi Pekerjaan
Ringkasan Pekerjaan
Tugas pekerjaan
Mesin, Bahan dan Peralatan
Proses Pengawasan
Kondisi kerja
Bahaya kesehatan

Spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan berfokus pada spesifikasi kandidat, yang akan dipekerjakan oleh tim HR. Langkah pertama dalam spesifikasi pekerjaan adalah menyiapkan daftar semua pekerjaan di organisasi dan lokasinya. Langkah kedua adalah menghasilkan informasi dari setiap pekerjaan.

Informasi tentang setiap pekerjaan dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut -

Spesifikasi fisik
Spesifikasi mental
Fitur fisik
Spesifikasi emosional
Spesifikasi perilaku

Dokumen spesifikasi pekerjaan memberikan informasi tentang elemen-elemen berikut -

Qualification
Experiences
Pelatihan dan pengembangan
Persyaratan keterampilan
Tanggung jawab kerja
Karakteristik emosional
Perencanaan karir

Evaluasi pekerjaan

Evaluasi pekerjaan adalah proses komparatif dalam menganalisis, menilai, dan menentukan nilai / nilai relatif suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan lain dalam suatu organisasi.

Tujuan utama evaluasi pekerjaan adalah menganalisis dan menentukan pekerjaan mana yang memerintahkan berapa gaji. Ada beberapa metode sepertijob grading, job classifications, job ranking, dll., yang terlibat dalam evaluasi pekerjaan. Evaluasi pekerjaan membentuk dasar untuk negosiasi gaji dan upah.

Strategi Perekrutan

Strategi rekrutmen adalah langkah kedua dari proses rekrutmen, dimana disiapkan strategi untuk mempekerjakan sumber daya. Setelah menyelesaikan penyusunan uraian tugas dan spesifikasi pekerjaan, langkah selanjutnya adalah memutuskan strategi mana yang akan digunakan untuk merekrut calon potensial untuk organisasi.

Saat mempersiapkan strategi rekrutmen, tim SDM mempertimbangkan poin-poin berikut -

Buat atau beli karyawan
Jenis perekrutan
Area geografis
Sumber perekrutan

Pengembangan strategi rekrutmen membutuhkan proses yang panjang, namun memiliki strategi yang tepat adalah hal yang wajib untuk menarik kandidat yang tepat. Langkah-langkah yang terlibat dalam mengembangkan strategi rekrutmen meliputi -

Menyiapkan tim dewan
Menganalisis strategi SDM
Pengumpulan data yang tersedia
Menganalisis data yang dikumpulkan
Mengatur strategi rekrutmen

Mencari Kandidat yang Tepat

Pencarian adalah proses rekrutmen di mana sumber daya bersumber tergantung pada kebutuhan pekerjaan. Setelah strategi rekrutmen selesai, pencarian calon akan dimulai. Proses ini terdiri dari dua langkah -

Source activation - Setelah manajer lini memverifikasi dan mengizinkan adanya lowongan, pencarian kandidat dimulai.
Selling - Di sini, organisasi memilih media yang digunakan untuk komunikasi lowongan sampai ke calon kandidat.

Pencarian melibatkan menarik pencari kerja ke lowongan. Sumber dibagi menjadi dua kategori:Internal Sources dan External Sources.

Sumber Internal

Sumber perekrutan internal mengacu pada perekrutan karyawan dalam organisasi melalui -

Promotions
Transfers
Mantan Karyawan
Iklan Internal (Posting Pekerjaan)
Referensi Karyawan
Pelamar Sebelumnya

Sumber Eksternal

Sumber perekrutan eksternal mengacu pada perekrutan karyawan di luar organisasi melalui -

Rekrutmen Langsung
Bursa Kerja
Agen Tenaga Kerja
Advertisements
Asosiasi profesional
Rekrutmen Kampus
Word of Mouth

Pemutaran / Daftar Pendek

Penyaringan dimulai setelah proses pencarian kandidat selesai. Skrining adalah proses penyaringan aplikasi calon untuk proses seleksi selanjutnya.

Skrining merupakan bagian integral dari proses rekrutmen yang membantu menyingkirkan kandidat yang tidak memenuhi syarat atau tidak relevan, yang diterima melalui sourcing. Proses penyaringan rekrutmen terdiri dari tiga langkah -

Meninjau Resume dan Surat Pengantar

Peninjauan adalah langkah pertama untuk menyaring kandidat. Dalam proses ini, resume kandidat ditinjau dan diperiksa untuk pendidikan kandidat, pengalaman kerja, dan latar belakang keseluruhan yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan.

Saat meninjau resume, seorang eksekutif HR harus mengingat hal-hal berikut, untuk memastikan penyaringan calon potensial yang lebih baik -

Alasan pergantian pekerjaan
Umur panjang dengan setiap organisasi
Kesenjangan pekerjaan yang panjang
Job-hopping
Kurangnya perkembangan karir

Melakukan Wawancara Telepon atau Video

Melakukan wawancara melalui telepon atau video adalah langkah kedua dalam menyaring kandidat. Dalam proses ini, setelah resume disaring, kandidat dihubungi melalui telepon atau video oleh manajer perekrutan. Proses penyaringan ini memiliki dua hasil -

Ini membantu dalam memverifikasi kandidat, apakah mereka aktif dan tersedia.
Ini juga membantu dalam memberikan wawasan cepat tentang sikap kandidat, kemampuan menjawab pertanyaan wawancara, dan keterampilan komunikasi.

Mengidentifikasi kandidat teratas

Mengidentifikasi kandidat teratas adalah langkah terakhir untuk menyaring resume / kandidat. Dalam proses ini, lapisan atas resume dipilih, yang memudahkan manajer perekrutan untuk mengambil keputusan. Proses ini memiliki tiga hasil berikut -

Menciutkan 5 hingga 10 resume untuk ditinjau oleh manajer perekrutan
Memberikan wawasan dan rekomendasi kepada manajer perekrutan
Membantu manajer perekrutan untuk mengambil keputusan dalam mempekerjakan kandidat yang tepat

Evaluasi dan Pengendalian

Evaluasi dan kontrol merupakan tahap terakhir dalam proses rekrutmen. Dalam proses ini, keefektifan dan validitas proses dan metode dinilai. Perekrutan adalah proses yang mahal, oleh karena itu kinerja proses perekrutan harus dievaluasi secara menyeluruh.

Biaya yang timbul dalam proses perekrutan harus dievaluasi dan dikendalikan secara efektif. Ini termasuk yang berikut -

Gaji untuk Perekrut
Biaya iklan dan biaya lain yang timbul dalam metode perekrutan, yaitu biaya agensi.
Biaya administrasi dan overhead Rekrutmen
Biaya Lembur dan Luar Biasa, sementara lowongan tetap tidak terisi
Biaya yang dikeluarkan untuk merekrut kandidat yang sesuai untuk proses seleksi akhir
Waktu yang dihabiskan oleh Manajemen dan Profesional dalam menyusun uraian tugas, spesifikasi pekerjaan, dan melakukan wawancara.

Terakhir, pertanyaan yang ingin diajukan adalah, apakah metode rekrutmen yang digunakan valid atau tidak? Dan apakah proses rekrutmen itu sendiri efektif atau tidak? Informasi statistik tentang biaya yang dikeluarkan untuk proses rekrutmen harus efektif.