ゲスト登録

ゲスト登録は、公式の目的でゲストの情報を記録することに他なりません。予約時に、フロントオフィスのスタッフがゲストにGRCに個人情報を入力するように依頼します。

登録活動は両方に必須です。予約済みの宿泊施設を持つゲストとウォークインゲスト。登録時に、ゲストは、ゲスト名、連絡先番号、ホテルでの滞在目的、外国人ゲストの場合はパスポートとビザの詳細など、GRCに関する重要な情報を入力する必要があります。許可されていない人にゲスト情報を開示しないことは、フロントオフィスのスタッフの責任です。

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事前登録手続き

この手順には、希望するタイプの宿泊施設の利用可能性について問い合わせる見込み客が含まれます。到着前に事前登録することもできます。頻繁なゲスト、VIP、またはグループゲストの場合は、電話での会話を介して行うことができます。

新規のウォークインゲストの場合、ゲストとホテルの間に事前のやり取りがないため、事前登録はありません。事前登録アクティビティは、希望の宿泊施設が予約済みとしてマークされている実際の登録プロセスを加速します。

ゲストの身元を確認する

9/11の同時多発テロ以来、ホテルはゲストの身元を強制的に確認しています。スタッフはまずゲストの名前を丁寧に尋ねることでゲストの身元を確認します。次に、スタッフは、ゲストが働いている有名な組織からの運転免許証や有効な身分証明書などの写真付き身分証明書の提示を要求します。外国からのゲストの場合、スタッフがパスポートの提示を求めます。スタッフは、確認のための質問を丁寧に行うことができます。

パスポートまたはIDカードの真のコピーは、ゲストの身元を確認し、ゲストデータベースを準備するために作成されます。

登録カードの一般的な形式

以下は登録カードの典型的なフォーマットです-

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
発行日：		発行日：
有効期限：		有効期限：
旅券発行地：		旅券発行地：
		ビザの種類：
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: カード番号：有効期限：
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

登録記録の作成

ゲストがホテルに到着すると、フロントデスクのスタッフがGRCをゲストに渡して情報を入力します。VIPの場合、スタッフがカードに情報を入力し、ゲストの署名を受け取ります。

次に、スタッフはゲストの登録記録を作成し、合言葉を作成し、パスポートまたはその他のIDカードの真のコピーを添付して、このセットをゲスト履歴ファイルにファイルします。ゲスト予約レコードは、ソフトウェアシステムの登録レコードとして作成されます。

支払い方法の確立

前払いまたはチェックアウト時に支払うことができます。前払いをした人は、前払い（PIA）リストに入れられます。登録時にゲストが希望するモードが記録されるさまざまな支払いモードがあります。以下のお支払い方法をご利用いただけます-

現金での支払い（マネーオーダー、トラベラーズチェックも含まれます）。
クレジットカード/デビットカードでの支払い（カードの有効期限が切れていない場合にのみ受け付けられます）。
小切手支払い（日付を過ぎた小切手は受け付けられません）。
直接請求。
ギフトカードやバウチャーなどの特別支払い。
登録時に支払いオプションの1つを選択する必要があります。

宿泊施設の割り当て

フロントオフィスのスタッフは、登録が完了したときにのみゲストに宿泊施設を割り当てます。スタッフは宿泊施設番号をPMSに記録し、その肯定的な属性について簡単に説明します。

予約スタッフはまた、ベルボーイにゲストの荷物を取るように通知します。

部屋の鍵またはアクセスコードの発行

宿泊施設が割り当てられた後、フロントオフィスのスタッフは宿泊施設にアクセスするための鍵またはコンピューター化された秘密コードの鍵を配ります。

客室番号やコンピューター化された鍵については、ゲストに渡す際に大声で話さないのが一般的です。その後、ベルアテンダントが宿泊施設への荷物の取り扱いと宿泊施設の特徴の説明をお手伝いします。その後、アテンダントはゲストに鍵を渡し、最高の滞在のために挨拶し、ドアを閉めて宿泊施設を離れます。

特別なリクエストの処理

不満足または不愉快な理由で宿泊客が宿泊施設に満足できない場合、ベルアテンダントはこれをフロントデスクのスタッフに通知することができます。また、赤ちゃん用のゆりかごや湯たんぽ、シェービングキットなどの特別な要件がある場合は、フロントオフィスのスタッフが時間通りにリクエストに応じる義務があります。