フロントオフィス管理-ナイトオーディター

Auditing 指揮に他なりません financial inspection組織の。ホテル事業の場合、財務管理はフロントオフィスから始まります。ゲストFolioへのトランザクションの正確な転記はフロントオフィスで開始され、フロントオフィスはさらにバックオフィスの経理部門に運ばれます。ゲストアカウントは、監査中に毎日カウンターチェックされます。

専門家は、ホテルの占有率と財務状況を把握するために、ホテル管理チームが毎日夜間監査レポートを確認することを推奨しています。

ナイトオーディターとは何か、そしてその詳細を見てみましょう。

ナイトオーディターとは何ですか？

これは、ナイトオーディターが1日で行われたホテルのすべての財務活動を確認する監査プロセスです。

その日の監査プロセスは、通常、翌日の夜の終わりに実行されるため、「ナイトオーディター」という名前が付けられています。これは、紙、領収書、伝票、クーポン、およびファイルを使用する従来の方法で実行できます。しかし、最新のPMSシステムを使用して監査を実行することは、簡単、迅速、かつ効率的です。

ナイトオーディター中の基本的な活動

ナイトオーディターは、ナイトオーディター活動中に次の手順を実行します-

宿泊施設と税金の請求を投稿する
ゲストサービス料金と支払いの累積
さまざまな部門の財務活動の解決
売掛金の決済
その日の試算表を実行する
夜間監査報告書の作成

ナイトオーディターの必要性

夜間監査の目的は、ホテルの財務活動を評価することです。夜間監査では、クレジットとデビットをチェックしてゲストアカウントを確認するだけでなく、ゲストの与信限度額と、さまざまな部門からの予測および実際の売上を追跡します。夜間監査では、ホテルの口座に出入りする毎日のキャッシュフローを確認します。

夜間監査は、ホテルの事業運営において大きな意味を持っています。管理機関は、夜間監査レポートを参照して、将来の目標を計画し、経費を管理します。管理者は、取得した情報に即座に対応できます。

ナイトオーディターの責任

上記の基本的な監査活動とは別に、ナイトオーディターは次の責任を果たします-

最後のシフトから引き継ぐ。
夜の午後11時以降にゲストをチェックインまたはチェックアウトします。
ゲストの登録。
新しくチェックインしたゲストに宿泊施設を割り当てます。
新しく作成されたゲストアカウントでのトランザクションの決済。
ゲストFolioを確認しています。
部屋のステータスレポートを確認しています。
すべての事務処理とPMSのアカウントとのバランスを取ります。
施設のセキュリティについては引き続き責任を負います。
ゲストの宿泊施設の鍵の取り扱い。
PMSで生成されたレポートのバックアップを取ります。
翌日のゲストの到着予定リストを作成します。
1日の財務活動を終了します。
翌日の財務活動を開始します。
銀行預金の受け取りと記録。

ナイトオーディターレポートの種類

今日、PMSは、ナイトオーディターが正確なレポートを監査および生成するのに大いに役立ちます。夜間監査中に生成されるいくつかの典型的なレポートは次のとおりです-

Night Audit Accommodation Report−宿泊施設が占有されている日、宿泊施設が利用可能である日、チェックイン、チェックアウト、ノーショー、およびキャンセルのスナップショットを提供します。このレポートには、上記の項目の詳細を表示できます。
Night Audit Counter Report −現金およびクレジットカードの受け取りと引き出しの詳細を提供します。
Night Audit Revenue Report−宿泊収入、キャンセルとノーショー収入、およびその他のPOS収入に関する情報を提供します。旅行代理店、企業組織、インターネット予約など、さまざまな代理店や団体を通じて生み出される収益。など、このレポートにも記載されています。
Night Audit Tax Report −予約収入、およびVAT、奢侈税、サービス税などの他のPOS収入に関するすべての税情報が含まれています。
Cashier’s report−これは、現金の流入と流出のキャッシャー活動、クレジットカード、およびPMSの合計の詳細なリストです。キャッシャーのレポートは、ホテルの財務管理システムの非常に重要な部分です。フロントオフィスマネージャーは夜間監査を確認し、実際に受け取った金額とPMSの合計との間に相違がないか調べます。
Manager’s Report−前日の稼働率の統計リストです。これには、利用可能な宿泊施設、占有されている宿泊施設、売却および空室の宿泊施設、ラックレート、ホテルの宿泊人数、ノーショーの数などの詳細が含まれます。
General Manager’s Report−ホテルの各部門は、フロントオフィスに毎日の売上レポートを送信する必要があります。それらの情報を使用して、部長の評価のために部門の合計レポートが生成されます。ゼネラルマネージャーは、利益を生み出す部門を決定し、販売とマーケティングの成功を評価します。
High Balance Report −ホテル経営者が設定した与信限度額を超えたゲストの詳細レポートです。
Ledger Balance Summary Report −事前預金元帳、ゲスト元帳、および市元帳の期首残高と期末残高が表示されます。
Room Rate Audit Report −各ゲストに適用されるすべてのレートと、所定のラックコードを使用したラックレートとの差が一覧表示されます。

ナイトレポートのバランス

ナイトオーディターのバランスを取るために使用されるいくつかの公式は次のとおりです-

銀行預金のバランスをとるための公式

銀行預金のバランスを取るための式は次のとおりです。

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

ゲスト元帳のバランスを取るための式

ゲスト元帳のバランスを取るための式は次のとおりです。

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

シティレッジャーのバランスを取るための公式

都市元帳のバランスを取るための式は次のとおりです。

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R