フロントオフィス管理-構造

フロントオフィスエリアは、ホテルに到着したときにゲストを迎える場所であるため、一般に「レセプション」と呼ばれます。それはホテルとゲストの間の最初の交流のポイントです。ホテルのサービスとゲストの間の主要なインターフェースであるフロントオフィスは、ホテルの正面玄関近くにあります。

フロントオフィスの構造は、物理的なセットアップと部門の運用構造の2つの方法で表示できます。

フロントオフィスの物理的なセットアップ

物理的なセットアップには、キーハンギングボード、ベルデスク、ゲストメール処理レジスタが含まれます。フロントデスクには、さまざまなコンパートメント、コンピューター化された資産管理システム、および社内通信システムが装備されています。

フロントデスクは、宿泊客が宿泊施設を探すか、請求書を清算するのを一時的に待つ場所です。したがって、スタッフやゲストが便利に使用できるように適切に配置する必要があります。フロントデスクは-である必要があります

フロントオフィスのスタッフは、ホテルの他のすべての部門と同様に同じスタッフと連絡を取る必要があります。これは、internalコミュニケーション。これは主にPBXまたはIP-PBXシステムに依存しています。

フロントオフィスがホテル外の潜在的な顧客、企業のオフィス、およびその他の補助的なサービスプロバイダーと通信する場合、それは external コミュニケーション。

ホテルの外での正式なコミュニケーションは、ほとんどが電子メールと電話を使用して行われます。クーポンやその他の販促資料の送信、旅行代理店や航空会社との契約の更新については、フロントオフィスのスタッフが郵便を選択する場合があります。

フロントオフィスマネージャーの下で働くスタッフがたくさんいます。フロントオフィス部門の構造は、ホテル事業の規模、ホテルの物理的規模、およびホテルの管理方針によって異なります。フロントオフィス部門の概要は以下のとおりです。

フロントオフィス部門のマネージャーは、フロントオフィス部門のさまざまな活動と責任に取り組むスタッフのチームを率いています。フロントオフィスのスタッフが関与しているいくつかの顕著な活動は次のとおりです。

Reservation −宿泊施設の予約に関する顧客の要求への対応が含まれます。
Reception−最高水準のゲストを受け入れ、適切に登録することが含まれます。また、ゲストの入札も含まれます。
Guest Services−これらは統一サービスとしても知られています。これには、次のようなパーソナライズされたゲストサービスが含まれます。
- ゲストの荷物の取り扱い。
- ゲストメールの処理。
- 宿泊施設で新聞を配達する。
- ホテル内のゲストのページング（ホテル内のゲストの検索）。
- 緊急時に医師を手配します。
- ゲストの自動車を駐車します。
- ホテルの外の娯楽施設での予約の手配。
Accounts−主にフロントオフィスのレジ係とナイトオーディターが含まれます。レジ係はゲストの支払いを処理する責任があります。彼は通常、フロントオフィスマネージャーではなくアカウントマネージャーに報告します。

ナイトオーディターは、フロントデスクの受付と、夜勤の一部の経理を担当します。彼は、フロントオフィスと経理の両方の部門の責任者に報告する必要があります。
Communication −他のさまざまな部門やホテルのゲスト間のコミュニケーションの処理が含まれます。