Zarządzanie zmianami
Zarządzanie zmianą to proces, specjalność przedsiębiorstwa i zbiór wiedzy. Pojęcie zarządzania zmianą jako proces lub zadanie można opisać jako miecz obosieczny.
Pierwsza krawędź jest stosowana do wewnętrznej zmiany w sposób sekwencyjny w ramach trwającej firmy. Celem jest efektywniejsze wdrażanie nowych metod i systemów kontrolowanych w firmie.
Drugie ostrze miecza zarządzania zmianą ma zastosowanie do zmian, nad którymi firma ma niewielką lub żadną kontrolę (takich jak ustawodawstwo, wstrząsy społeczne i polityczne itp.).
Zmień jako system
Podejście systemowe obejmuje dwie ważne podstawy -
Po pierwsze, stwierdza, że nic nie może się zmienić bez wpływu na każdą część systemu, do którego należy.
Po drugie, zmiana w dowolnej części systemu wpływa na każdą inną część systemu.
Systemy można podzielić na oba open lub closed system.
Systemy otwarte bardzo dobrze reagują na środowisko zewnętrzne. Z kolei systemy zamknięte słabo reagują na wpływ na środowisko. Żaden system nie może być całkowicie zamknięty - stopień, w jakim system jest otwarty lub zamknięty, zależy od zakresu, w jakim można kontrolować zmiany.
Problem zmiany
Problem zmiany obejmuje jeden lub więcej oddziałów lub grup, całe przedsiębiorstwo lub jeden lub więcej aspektów otoczenia firmy.
Podstawa systemu wymaga odpowiedzi na co najmniej pięć „W” i jedno „H” (kto, co, dlaczego, gdzie i kiedy… potem jak).
Poniższych kilka przykładów może posłużyć do sformułowania konkretnych pytań -
- Kto z firmy ma być zaangażowany w zmianę?
- Jakie ćwiczenia należy zmienić?
- Dlaczego musimy zmienić nasze obecne praktyki?
- Gdzie zmiany są najbardziej potrzebne?
- Kiedy firma rozważy wdrożenie?
- Jak zmienić nasze tradycyjne praktyki na lepsze?
Zmień fazę programu
Model procesu składa się z trzech faz -
Phase 1 − Creating the change foundation - Koncentruje się na dostosowaniu elementów biznesowych i przywództwa poprzez tworzenie nowych celów zorientowanych na klienta, ustanawianie sponsoringu oraz zabezpieczanie zaangażowania i możliwości.
Phase 2 − Designing the change plan - Koncentruje się na dostosowaniu misji firmy do planu zmian i określeniu wyzwań.
Phase 3 − Implementing the change plan - Koncentruje się na wdrażaniu zmian za pomocą skutecznego programu komunikacyjnego i zarządzania klientami.
Proces i strategia komunikacji
Komunikacja odgrywa istotną rolę na poziomie strategicznym, taktycznym i osobistym w tworzeniu zmian. Komunikacja jest ważna dla -
Dopasuj wydajność pracowników i przedsiębiorstwa do celów biznesowych.
Umożliwiaj klientom zrozumienie i przyjęcie zmian poprzez edukację i perswazję.
Podaj szczegółowe uwagi dotyczące zmiany (pięć W i jeden H)
Wspieraj opinie, recenzje i interakcje, aby zapewnić własność i sukces.
Motywuj do działania.
Zaangażuj się w zdecydowane podejście „co z tego będę miał”.
Aby być efektywnym i wydajnym, zespół zarządzania zmianą składa się z minimum jednego eksperta ds. Komunikacji, który jest następnie wspierany przez zespół specjalistów ds. Komunikacji.
Do obowiązków zespołu ds. Komunikacji zmian należy:
- Identyfikacja problemów, które mają wpływ na każdy segment, na który wpływ ma zmiana.
- Określenie potrzebnych połączonych narzędzi komunikacyjnych.
- Zapewnienie, że istnieją odpowiednie mechanizmy informacji zwrotnej i przeglądu.
- Stworzenie skutecznych mierników oceny efektywności i skuteczności komunikacji.
Końcowe zalecenia
Te zalecenia są zgodne z listą taktyk „do zrobienia”, które można zastosować w zarządzaniu zmianami.
Be open to change - Zmiana jest nieunikniona - to sposób, w jaki ludzie sobie z nią radzą i kontrolują ją, daje raczej pozytywny niż negatywny skutek dla przedsiębiorstwa lub osób.
Remember - Zadaniem zarządzania zmianą jest uporządkowanie chaotycznej i chaotycznej sytuacji, a nie udawanie, że jest już dobrze zorganizowana, zorganizowana i zdyscyplinowana.