System współpracy

System współpracy to system informacyjny ułatwiający wydajne udostępnianie danych, dokumentów, plików, informacji i wiedzy między zespołami i pracownikami w organizacji.

Zarządzanie ryzykiem w ramach współpracy

Prawdopodobieństwo, że wystąpi niechciany incydent powodujący jakąkolwiek stratę dla firmy, jest znane jako risk. We wspólnym zarządzaniu ryzykiem (CRM) pracownicy w całej firmie bezproblemowo współpracują w celu regularnego określania ryzyka i zarządzania nim.

Podstawowe obowiązki CRM są następujące -

Promowanie przestrzegania standardów i najlepszych praktyk (poprzez konsultacje i przeglądy) w modzie.
Zapewnienie takiego poziomu zaufania do podanego podejścia technicznego, aby szacowany czas i koszty nie zostały osłabione przez radykalne zmiany na etapie realizacji projektu.
Aby zapewnić dostęp do jasnych, konkretnych i odpowiednich informacji, które pozwolą zespołom wykonawczym na zakończenie planowania w danych ramach czasowych i kosztów.

CRM w cyklu życia produktu / rozwiązania

Podejście CRM zakłada, że funkcja zarządzania ryzykiem odwołuje się do całego cyklu życia produktu. Na każdym z tych etapów funkcja CRM ds. Ryzyka jest niezbędna do oceny i przeciwdziałania ryzyku.

Faza generowania pomysłu

Na tym etapie nowe pomysły są przyjmowane i zapraszane przez kogokolwiek z firmy oraz dokumentowane w propozycji biznesowej gotowej do oceny.

Pomysły są filtrowane i wybierane na podstawie dopasowania strategicznego, wartości biznesowej i ryzyka wykonawczego.
Zespół zarządzania ryzykiem współpracuje z zespołami planowania biznesowego, które przeprowadzają analizę SWOT (mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia) dla nowego projektu, biorąc pod uwagę strategiczne dopasowanie i wartość biznesową pomysłu.
Główne obszary omówione w sekcjach słabych punktów i zagrożeń to różne rodzaje ryzyka, jakie stwarza pomysł na produkt / rozwiązanie.
Pod koniec tej fazy propozycja jest dokładnie sprawdzana w punkcie kontrolnym zatwierdzania pomysłu. Ten punkt kontrolny działa jak filtr i przekazuje tylko te propozycje, które zostały przekazane do realizacji.
Wynik tego punktu kontrolnego będzie pozytywny / negatywny. Ryzyka dla projektu / produktu lub rozwiązania, które są zidentyfikowane i ocenione, są istotnymi składnikami procesu podejmowania decyzji bez wyjścia.
Po przyjęciu propozycji biznesowej tworzony jest wspólny zespół zarządzający dla projektu, który obejmuje obowiązki w zakresie zarządzania ryzykiem.

Faza planowania biznesowego

Po zatwierdzeniu Propozycji i przejściu przez Punkt Kontrolny Zatwierdzenia Pomysłu (na koniec fazy Generowania Pomysłu), Właściciel Produktu / Rozwiązania jest przydzielany do zaprojektowania planu produktu / rozwiązania, opisując go bardziej szczegółowo.

Efektem tej fazy jest wykonalny plan produktu / rozwiązania. Plan jest dalej weryfikowany, a następnie akceptowany lub odrzucany w punkcie kontrolnym inicjacji projektu.
Celem tego punktu kontrolnego jest potwierdzenie, że propozycja biznesowa jest nadal wykonalna.
Na tym etapie rolą zespołu CRM jest dokładne zbadanie krajobrazu produktu w kontekście środowiska organizacji i określenie różnych zagrożeń, na jakie narażony jest produkt, tak aby można je było uwzględnić w planie.

Faza definiowania

Na tym etapie wyniki są definiowane z dokładnymi szczegółami dotyczącymi produktu, aby można go było dalej rozwijać. Zasadniczo tworzony jest plan projektu, który opisuje ogólny harmonogram i ścieżkę krytyczną.

Na tym etapie właściciele firm i zespół CRM współpracują, aby zapewnić zgodność z politykami handlowymi, technicznymi i dotyczącymi zarządzania usługami.
Na tym etapie zespół CRM jest odpowiedzialny za decyzję o podjęciu decyzji dotyczącej „architektury projektu”.
Podczas fazy definiowania plan produktu jest projektowany ze szczegółami z planu projektu, który definiuje, w jaki sposób punkt kontrolny zobowiązania dokonuje przeglądu pracy w fazie definiowania, aby sprawdzić, czy produkt jest gotowy do przejścia do fazy dostawy ze wszystkimi ryzykami zidentyfikowanymi w trakcie konsultacji z zespołem CRM.
Ponadto potwierdza również, że propozycja biznesowa pozostaje opłacalna i wykonalna.

Faza dostawy

Na tym etapie cyklu życia produktu główne produkty są wytwarzane, a produkt jest przekazywany zespołom roboczym.

Koniec fazy dostawy jest oznaczony przez punkt kontrolny przydatności do uruchomienia.
Jest to punkt kontrolny, w którym projekt przechodzi z dostawy do wdrożenia.
Na tym etapie CRM zapewnia, że ryzyko we wszystkich głównych produktach zostało uwzględnione przed uruchomieniem produktu. Te produkty obejmują różnorodne elementy, takie jak produkt, infrastruktura, zawartość, administracja, systemy i procesy.
Przegląd ryzyka przydatności do uruchomienia jest konfigurowany w środowisku współpracy, którego wyniki są rejestrowane w Karcie wyników CRM.
Ta Karta wyników wskazuje obawy, a także pytania związane z nierozwiązanymi standardami technologicznymi, niewspółosiowością lub innymi znaczącymi poziomami ryzyka.
Zadaniem tego punktu kontrolnego Fitness jest potwierdzenie, że propozycja jest funkcjonalna, skalowalna, stabilna i gotowa do zaprezentowania klientom oraz że wszystkie ryzyka reprezentowane przez CRM Scorecard zostały skutecznie rozwiązane.

Faza wystawiania

Na tym etapie produkt jest przekazywany przez grupy operacyjne, które go określiły, opracowały i przetestowały, tym, którzy muszą go sprzedawać, administrować, wspierać, obsługiwać i konserwować.

Ta faza obejmuje punkt kontrolny Ready for Revenue Generation.
Na etapie Ready for Revenue Generation Checkpoint zespół CRM zatwierdza, że produkt może być sprzedawany, administrowany i obsługiwany w regionie docelowym bez narażania organizacji na ryzyko.
Potwierdza, że produkt spełnia uzgodnioną wydajność w środowisku produkcyjnym, jest wolny od jakichkolwiek znaczących znanych zagrożeń i jest gotowy do wsparcia w przypadku ogólnego wydania.

Faza monitorowania

Na tym etapie zespół CRM jest odpowiedzialny za bieżący przegląd ryzyk związanych z produktem.

Faza starzenia

Na tym etapie produkty, które nie są już wykonalne lub nieopłacalne, są wycofywane lub zastępowane produktami, które lepiej wspierają strategię organizacyjną.

Obejmuje punkt kontrolny zamknięcia.
Celem punktu kontrolnego Zamknięcia jest formalne potwierdzenie, że produkt osiągnął koniec okresu użytkowania. Potwierdza, że wszystkie ślady produktu zostały wyeliminowane i żadne zasoby korporacyjne nie zostały przydzielone na jego wsparcie, konserwację lub dalsze ulepszanie.

Poniższa ilustracja przedstawia fazy CRM -

Zalety podejścia CRM

Podejście CRM oferuje kilka zalet, które omówiono poniżej.

Shared ownership - Zespoły sprzyjają większej odpowiedzialności w celu zrozumienia i przeciwdziałania ryzyku.
Decentralized implementation - Funkcja oceny i zarządzania ryzykiem działa w całej firmie w sposób zdecentralizowany, przy czym zespoły robocze zajmujące się głównymi funkcjami firmy wdrażają ją we współpracy z zespołem CRM.
Optimal resource utilization- Ponieważ zespół CRM od początku współpracuje z aktywnymi zespołami roboczymi, ryzyka są identyfikowane i rozwiązywane zanim się pojawią. W ten sposób zasoby są wykorzystywane w optymalny sposób.
Leveraging of consumer’s understanding of the domain- W tym podejściu kierownictwo ma pewność, że na ryzyko patrzy się z wymaganej różnorodnej perspektywy, a większość kluczowych ryzyk jest uwzględniana do czasu wprowadzenia produktu na rynek. Po wyeliminowaniu okresowy przegląd zapewnia, że nowe pojawiające się zagrożenia są identyfikowane na tyle wcześnie, aby można było je wyeliminować, zanim staną się one katastrofami

Sposoby tworzenia programu CRM

Jak radzimy sobie z ryzykiem korporacyjnym w korporacji, w której wszystkie funkcje zarządzania ryzykiem są rozproszone w ramach zróżnicowanego zarządzania liniami? Tak, idealnym rozwiązaniem jest utworzenie zespołu wspólnego zarządzania ryzykiem. CRM można utworzyć na następujące sposoby -

Bycie liderem w dwustronnych rozmowach z partnerami ryzyka

Istnieje ryzyko, że przepływ informacji będzie jednokierunkowy i zwykle ma to miejsce na początku. Jednak wraz z upływem czasu dyskusja stopniowo zmienia się na dwa sposoby. Na przykład możesz rozpocząć cotygodniowe globalne spotkanie z obiektami, ciągłością biznesową i comiesięczne spotkanie z bezpieczeństwem informacji i zgodnością.

Prowadzenie wspólnych programów uświadamiających

W ramach naszej strategii „robić więcej mniejszym nakładem środków” szukamy okazji do wspólnej pracy nad wspólnymi programami uświadamiającymi. Na przykład klienci firmy nie oddzielają bezpieczeństwa fizycznego od bezpieczeństwa informacji, ponieważ oba są równie ważne. Dlatego wspólna praca nad programem uświadamiającym w zakresie bezpieczeństwa często prowadzi do większej liczby punktów współpracy.

Czerpanie korzyści z sukcesu nisko wiszących owoców

Dotarcie do szefów funkcji zarządzania ryzykiem w celu ustalenia zainteresowania nieformalną grupą roboczą w celu wymiany informacji i ustalania priorytetów co miesiąc.

Ustanowiono podstawowe zasady uczestnictwa w zakresie poufności.
Przeprowadzana jest krótka ankieta na temat liderów funkcji w zakresie luk lub zagrożeń, którymi są najbardziej zainteresowani.
Objęcie przywództwa w tej dziedzinie umocni wpływ lidera na grupę. Ponadto grupa jest przekonana o korzyściach z sformalizowania jej wokół programu zarządzania ryzykiem przedsiębiorstwa.