Narzędzia do współpracy

Narzędzia współpracujące są klasyfikowane na podstawie ich poziomu funkcjonalności w zakresie współpracy i możliwości zarządzania dokumentami. Narzędzia można pogrupować według ich zdolności do wykonywania następujących czterech czynności -

• Obsługa dokumentów grupowych i archiwizacyjnych
• Konferencje komputerowe
• Elektroniczny system spotkań
• Elektroniczny obszar roboczy

Obsługa dokumentów grupowych i archiwizacyjnych

Podstawowa funkcjonalność tej kategorii obejmuje pracę z dokumentami i obsługę plików.

• Pracownicy mają jedynie współdzielony widok i ograniczony dostęp do plików / dokumentów, a jednocześnie istnieje możliwość indywidualnej edycji, dokumentowania / zarządzania plikami i przechowywania ich w centralnej bazie danych, a także zbiorowego tworzenia i rewizji dokumentów.

• Synchroniczna praca nad dokumentami może być również częścią narzędzia do obsługi dokumentów grupowych, oprócz podstawowych funkcji komunikacyjnych, takich jak powiadomienia e-mail i tweety.

Konferencje komputerowe

Istnieje możliwość, że pracownicy widzą i pracują nad dokumentami jednocześnie lub na swoich ekranach.

• Konferencje komputerowe zapewniają przestrzeń do spotkań asynchronicznych i wielowątkowych, a także do rozmów tekstowych w czasie rzeczywistym i spotkań w czasie rzeczywistym. Pliki i dokumenty są udostępniane.

• Konferencje audio i wideo są dość powszechnym sposobem komunikacji.

Elektroniczny system spotkań

Prowadzenie spotkań to podstawowa funkcjonalność każdej organizacji biznesowej.

• Spotkania mogą być regularne (ten sam czas, ten sam adres), synchroniczne (ten sam czas, inny adres) lub asynchroniczne (inny czas, inny adres).

• Członkowie spotkań są powiadamiani pocztą i mogą rozmawiać, prowadzić dyskusje w czasie rzeczywistym, korzystając z urządzeń do konferencji audio i wideo. Członkowie mogą również uczestniczyć w ankietach (anonimowo, jeśli wolą), prowadzić dyskusje grupowe oraz udostępniać dokumenty i pliki.

• Uczestnicy mogą wyświetlać prezentacje Power Point i dodawać do nich adnotacje, udostępniać aplikacje na żywo, a nawet pracować jednocześnie nad dokumentami.

• Wreszcie działania skoncentrowane na spotkaniu wspierają proces spotkania, w tym jego organizację, utrzymanie porządku obrad i dystrybucję protokołów po spotkaniu.

Elektroniczny obszar roboczy

Podstawową ideą posiadania elektronicznej przestrzeni roboczej jest zapewnienie członkom zespołu wspólnej przestrzeni do koordynowania i organizowania ich pracy.

• Zespoły mogą centralnie przechowywać dokumenty, pracować z nimi, rozwiązywać problemy poprzez dyskusje, prowadzić listy rzeczy do zrobienia i książki adresowe z informacjami o kontaktach grupowych, a nawet śledzić etapy projektu i interakcje w projekcie.

• Istnieją obszary robocze dla różnych zespołów, a poszczególne osoby mogą być członkami kilku obszarów roboczych.

Z pewnością powyższa klasyfikacja nie jest ograniczona. Istnieje kilka innych kategorii funkcjonalnych, takich jak poczta elektroniczna, kalendarze elektroniczne, praca własna, wspomaganie decyzji grupowych, pisanie zespołowe i nauka elektroniczna.