Ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности (KPI) - это набор измеримых показателей, которые организация использует для измерения своей эффективности с течением времени. KPI обычно используются для оценки успеха организации в целом или по отделам (например, продажи, финансы и т. Д.). Вам необходимо определить KPI на основе целей организации и время от времени отслеживать их, чтобы отслеживать прогресс.

Существует несколько типов KPI на выбор в зависимости от ваших требований. Примеры включают -

Доходы и расходы
Норма прибыли
Средняя стоимость покупки
Значение жизни клиентов
Рабочий капитал

Обратите внимание, что KPI - это форма коммуникации, включающая следующие действия:

Определение KPI на основе целей организации.
Мониторинг и отчетность по KPI.
Изменение KPI по мере развития организации и / или изменения целей организации.

Определение KPI

Первым и наиболее важным шагом в анализе KPI является определение KPI, которые эффективно отслеживают требуемые тенденции в организации. Это требует полного понимания целей и правильных каналов связи между аналитиками и теми, кто отвечает за выполнение целей.

Есть несколько ключевых показателей эффективности, из которых можно выбрать, но успех мониторинга зависит от правильного выбора тех, которые имеют отношение к целям. KPI различаются от организации к организации и от отдела к отделу и будут эффективны только тогда, когда они приведут к повышению производительности.

Вы можете оценить релевантность KPI, используя критерии SMART, т.е. KPI должен быть Sспецифический Mизмеримый, Aдостижимый, Rвозвышенный и Tпривязанный к сроку. Другими словами, выбранный KPI должен соответствовать следующим критериям:

KPI отражает ваши Sконкретная цель.
KPI позволяет Mобеспечить прогресс в достижении этой цели.
Цель, для которой определяется KPI, реалистично Aдостижимый.
Цель, на которую нацелен KPI, - Rвозвышенный к организации.
Вы можете установить временные рамки для достижения цели, чтобы KPI показывал, насколько близка цель по сравнению с оставшимся временем.

Определенные KPI должны время от времени оцениваться, чтобы определять их актуальность с течением времени. При необходимости необходимо определить и контролировать различные ключевые показатели эффективности. Только тогда ваш мониторинг KPI будет относиться к текущим потребностям организации.

Исходя из потребностей анализа, вы должны выбрать соответствующие KPI, и примеры включают следующее:

Отдел продаж может использовать KPI для измерения ежемесячной валовой прибыли относительно прогнозируемой валовой прибыли.
Бухгалтерия может измерять ежемесячные расходы по сравнению с доходами для оценки затрат.
Отдел кадров может измерять ежеквартальную текучесть кадров.
Бизнес-профессионалы часто используют KPI, которые сгруппированы в бизнес-системе показателей, чтобы получить быструю и точную историческую сводку успеха в бизнесе или выявить тенденции или выявить возможности повышения производительности.

Примеры, используемые в этой главе, являются ориентировочными, чтобы помочь вам понять, как вы можете определять и отслеживать ключевые показатели эффективности в Excel. Вы можете по собственному усмотрению определять ключевые показатели эффективности в зависимости от целей, чтобы отразить текущий сценарий по сравнению с целями.

КПЭ в Excel

Вы можете проанализировать производительность относительно установленной цели с помощью PowerPivot. Например, КПЭ PowerPivot можно использовать для определения для каждого года и продавца, как его фактические продажи по сравнению с его целевым показателем.
Вы можете изучить и визуализировать один и тот же ключевой показатель эффективности с помощью Power View.
Вы также можете определять новые ключевые показатели эффективности и / или редактировать их в Power View.
Вы можете создавать эстетические отчеты с помощью KPI в Power View.

Определение KPI в Excel

Первым шагом в анализе KPI является определение идентифицированного KPI. Для этого необходимо определить три параметра для KPI следующим образом:

Базовое значение

Базовое значение определяется вычисляемым полем, которое разрешается в значение. Вычисляемое поле представляет текущее значение элемента в этой строке таблицы. Например, совокупный объем продаж, прибыль за определенный период и т. Д.

Целевая ценность / цель

Целевое значение (или цель) определяется вычисляемым полем, которое разрешается в значение, или абсолютным значением. Это значение, по которому оценивается текущее значение. Это может быть фиксированное число, например, среднее количество дней отпуска по болезни, применимое ко всем сотрудникам, или вычисляемое поле, которое приводит к разным целям для каждой строки, например, бюджет каждого отдела в организации. .

Положение дел

Статус - это индикатор ценности. Было бы замечательно, если бы вы установили его как визуальный индикатор. В Power View в Excel вы можете редактировать KPI, выбирая, какие индикаторы использовать и какие значения запускать каждый индикатор.

Например, предположим, что вы хотите отслеживать целевые показатели продаж продавцов в организации, которые продают продукт. Цель анализа - определить лучших исполнителей, которые достигают целевой суммы продаж. Вы можете перейти к определению KPI следующим образом:

Base Value - Текущее значение суммы продаж для каждого продавца.
Target Value / Goal- Это исправлено для всех продавцов, чтобы можно было сравнивать продавцов. Предположим, что целевая сумма продаж составляет 3500. Обратите внимание, что для другого анализа вы можете изменить целевые значения для продавцов.
Status - Статус должен отображаться с графическим изображением, чтобы легко определить статус базового значения по сравнению с целевым значением.

КПЭ в PowerPivot

Вы можете определить KPI в PowerPivot следующим образом:

Начнем с двух таблиц SalesPerson и Sales.
- Таблица SalesPerson содержит идентификатор SalesPerson и имя SalesPerson.
- Таблица продаж содержит информацию о продажах по продавцам и по месяцам.
Добавьте две таблицы в модель данных.
Создайте связь между двумя таблицами, используя поле SalesPerson ID.

Чтобы установить базовое значение, вам необходимо рассчитанное поле для суммы продаж.

Добавьте вычисленное поле в таблицу продаж для столбца Сумма продаж в модели данных следующим образом:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

Щелкните сводную таблицу на ленте в окне PowerPivot.
Выберите «Новый лист» в диалоговом окне «Создание сводной таблицы».

Добавьте поле «Продавец» в область ROWS в сводной таблице.
Щелкните вкладку POWERPIVOT на ленте.
Щелкните KPI в группе «Расчеты».
Щелкните Новый KPI в раскрывающемся списке.

Откроется диалоговое окно ключевого показателя эффективности (KPI).

Выберите Total Sales в поле (значение) базового поля KPI.
В разделе Статус KPI есть следующие параметры:
- В разделе Определить целевое значение выберите Абсолютное значение и введите 3500 в поле.
- В разделе «Определить пороги состояния» установите вертикальные полосы, представляющие процентное соотношение, на 40 и 80.
- В разделе «Выбрать стиль значка» выберите первый вариант.

Щелкните по кнопке ОК. Вы можете наблюдать следующее в таблице продаж в списке полей сводной таблицы:

Поле «Общий объем продаж» является ключевым показателем эффективности и обозначается значком

.
Три параметра KPI - значение, цель и статус отображаются в виде полей в разделе Total Sales KPI.

Выберите три параметра KPI - Value, Goal и Status в разделе Total Sales.
В PowerPivot появятся три столбца, а в столбце «Состояние» отображаются значки в соответствии с соответствующим значением.

Вы также можете определить пороги KPI по значениям, а не по процентам. Чтобы изменить определенный KPI, выполните следующие действия:

Щелкните KPI в группе «Расчеты» на ленте.
В раскрывающемся списке щелкните Управление KPI.

Откроется диалоговое окно «Управление ключевыми показателями эффективности».

Щелкните KPI - Total Sales.
Щелкните по кнопке Edit.

Откроется диалоговое окно ключевого показателя эффективности (KPI).

В разделе «Определить пороги состояния» установите вертикальные полосы на 1500 и 3000.
Оставьте остальные предыдущие варианты.
Щелкните ОК.

Как видите, значки состояния отражают измененные пороговые значения.

Ключевые показатели эффективности в Power View

Вы можете создавать эстетические отчеты с KPI в Power View. Вы можете использовать предварительно определенные ключевые показатели эффективности в модели данных или добавить ключевые показатели эффективности в Power View.

Чтобы добавить или отредактировать KPI в Power View, выполните следующие действия:

На листе Power View щелкните вкладку PowerPivot.

Появится лента PowerPivot, которую вы использовали в предыдущем разделе.

Щелкните KPI в группе «Расчет».
Щелкните New KPI, чтобы добавить KPI.
Нажмите «Управление KPI», чтобы изменить KPI.

Действия такие же, как и в предыдущем разделе.

Вы можете создать эстетический отчет об эффективности продаж с помощью KPI в Power View следующим образом:

Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
Щелкните Power View в группе отчетов.

Появится лист Power View.

Добавьте таблицу с полями - Продавец, Общий объем продаж и Общий статус продаж.
Добавьте вторую таблицу с полями - Продавец, Общий объем продаж и Общая цель продаж.
Преобразуйте вторую таблицу в столбик с накоплением 100%.
Добавьте третью таблицу с полями - Продавец, Регион, Общий объем продаж и Общий статус продаж.
Преобразуйте третью таблицу в карточку. Перетащите поле «Область» в «Плитку по».
Добавьте заголовок - Эффективность продаж.
Измените шрифт.
Увеличьте размер текста.
Измените размер стола, 100% сложенной полосы и карты соответствующим образом.

Ваш отчет об эффективности продаж готов -

Как вы можете заметить, в Power View вы можете изобразить результаты следующим образом:

Таблица со значками состояния KPI аналогична отчету PowerPivot.
100% -ная шкала с накоплением отображает процент, достигнутый по отношению к цели. Вы также можете заметить, что он дает четкое сравнение производительности всех.
Карточка отображает статус KPI продавцов вместе с регионом, к которому они принадлежат. Вы можете в интерактивном режиме прокручивать плитки, чтобы отображать результаты для разных регионов, что также дало бы возможность оценить производительность по регионам.