Анализ данных Excel - таблицы
А Tableпредставляет собой прямоугольный диапазон структурированных данных. Ключевые особенности:
Каждая строка в таблице соответствует отдельной записи данных. Пример - информация о сотруднике.
Каждый столбец содержит определенную информацию. Exmaple - столбцы могут содержать такие данные, как имя, номер сотрудника, дата найма, зарплата, отдел и т. Д.
Верхняя строка описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце, и называется строкой заголовка.
Каждая запись в верхней строке называется заголовком столбца.
Вы можете создать и использовать таблицу Excel для удобного управления и анализа данных. Кроме того, с таблицами Excel вы получаете встроенные функции фильтрации, сортировки и затенения строк, которые упрощают работу с отчетами.
Кроме того, Excel разумно реагирует на действия, выполняемые над таблицей. Например, у вас есть формула в столбце или вы создали диаграмму на основе данных в таблице. Когда вы добавляете в таблицу дополнительные данные (т. Е. Больше строк), Excel расширяет формулу до новых данных, и диаграмма расширяется автоматически.
Разница между таблицами и диапазонами
Ниже приведены различия между таблицей и диапазоном.
- Таблица - это более структурированный способ работы с данными, чем диапазон.
- Вы можете преобразовать диапазон в таблицу, и Excel автоматически предоставит -
- имя таблицы
- Имена заголовков столбцов
- Форматирование данных (цвет ячейки и цвет шрифта) для лучшей визуализации
Таблицы предоставляют дополнительные функции, недоступные для диапазонов. Это -
Excel предоставляет на ленте инструменты таблиц, от свойств до стилей.
Excel автоматически предоставляет кнопку «Фильтр» в заголовке каждого столбца, чтобы отсортировать данные или отфильтровать таблицу таким образом, чтобы отображались только строки, соответствующие заданным критериям.
Если у вас есть несколько строк в таблице, и вы прокручиваете лист вниз, чтобы строка заголовка исчезла, буквы столбцов на листе заменяются заголовками таблицы.
Когда вы помещаете формулу в любую ячейку столбца таблицы, она распространяется на все ячейки в этом столбце.
Вы можете использовать имя таблицы и имена заголовков столбцов в формулах без необходимости использовать ссылки на ячейки или создавать имена диапазонов.
Вы можете увеличить размер таблицы, добавив больше строк или столбцов, щелкнув и перетащив небольшой треугольный элемент управления в нижнем правом углу нижней правой ячейки.
Вы можете создавать и использовать срезы для таблицы для фильтрации данных.
Вы узнаете обо всех этих функциях в этой главе.
Создать таблицу
Чтобы создать таблицу из данных, которые у вас есть на листе, выполните следующие действия:
Step 1- Выберите диапазон ячеек, который вы хотите включить в таблицу. Ячейки могут содержать данные или могут быть пустыми. Следующий диапазон содержит 290 строк данных о сотрудниках. В верхней строке данных есть заголовки.
Step 2 - Под Insertна вкладке в группе Таблицы щелкните Таблицы. ВCreate Tableпоявится диалоговое окно. Убедитесь, что диапазон данных, выбранный вWhere is the data for your table? Коробка правильная.
Step 3 - Проверьте My table has headers поле, если верхняя строка выбранного диапазона содержит данные, которые вы хотите использовать в качестве заголовков таблиц.
Note - Если вы не установите этот флажок, ваша таблица будет иметь заголовки - Column1, Column2,…
Step 4 - Щелкните ОК.
Диапазон преобразуется в таблицу со стилем по умолчанию.
Step 5- Вы также можете преобразовать диапазон в таблицу, щелкнув в любом месте диапазона и нажав Ctrl + T. АCreate Table появится диалоговое окно, после чего вы можете повторить шаги, указанные выше.
Имя таблицы
Excel присваивает имя каждой создаваемой таблице.
Step 1 - Чтобы посмотреть имя только что созданной таблицы, щелкните таблицу, щелкните table tools – design вкладка на ленте.
Step 2 - В Properties группа, в Table Name поле, ваше имя таблицы будет отображаться.
Step 3 - Вы можете отредактировать это имя таблицы, чтобы сделать его более значимым для ваших данных.
Step 4- Щелкните поле "Имя таблицы". Очистите Имя и введите Emp_Data.
Note - Правила синтаксиса имен диапазонов применимы к именам таблиц.
Управление именами в таблице
Вы можете управлять именами таблиц точно так же, как вы управляете именами диапазонов с помощью диспетчера имен.
Щелкните таблицу.
Нажмите Name Manager в Defined Names группа на Formulas таб.
В Name Manager появится диалоговое окно, в котором можно найти Table Names в вашей книге.
Вы можете Edit а Table Name или добавьте комментарий с New вариант в Name Managerдиалоговое окно. Однако вы не можете изменить диапазон вRefers to.
Вы можете Create Names с заголовками столбцов, чтобы использовать их в формулах, диаграммах и т. д.
Щелкните заголовок столбца EmployeeID в таблице.
Щелкните Диспетчер имен.
Нажмите New в диалоговом окне Диспетчер имен.
В New Name появится диалоговое окно.
В поле Имя вы можете найти заголовок столбца, а в поле Refers to коробка, вы найдете Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].
Как вы заметили, это быстрый способ определения имен в таблице.
Заголовки таблиц заменяют буквы столбцов
Когда вы работаете с большим количеством строк данных в таблице, вам, возможно, придется прокрутить вниз, чтобы просмотреть данные в этих строках.
Однако при этом вам также необходимо, чтобы заголовки таблицы определяли, какое значение принадлежит какому столбцу. Excel автоматически предоставляет удобный способ сделать это. При прокрутке данных вниз буквы столбцов рабочего листа сами преобразуются в заголовки таблиц.
На приведенном ниже рабочем листе буквы столбцов отображаются как есть, а заголовки таблиц находятся в строке 2. Видна 21 строка из 290 строк данных.
Прокрутите вниз, чтобы увидеть строки 25–35 таблицы. Заголовки таблицы заменят буквы столбцов для столбцов таблицы. Остальные буквы столбцов остаются без изменений.
Распространение формулы в таблице
Предположим, вы хотите указать возраст каждого сотрудника в приведенной ниже таблице.
Step 1- Вставьте столбец справа от столбца Дата рождения. Введите Возраст в заголовок столбца.
Step 2 - В любой из ячеек этого пустого столбца введите формулу =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) и нажмите Enter.
Формула автоматически распространяется на другие ячейки в этом столбце таблицы.
Изменить размер таблицы
Вы можете изменить размер таблицы, чтобы добавить или удалить строки / столбцы.
Рассмотрим следующую таблицу Student_Marks, которая содержит итоговые оценки для партий 1–15.
Предположим, вы хотите добавить еще три пакета 16–18 и столбец, содержащий процент пройденных испытаний.
Щелкните по таблице.
Перетащите синий элемент управления в правом нижнем углу вниз, чтобы включить в таблицу еще три строки.
Снова перетащите синий элемент управления в правом нижнем углу в сторону, чтобы включить в таблицу еще один столбец.
Ваша таблица выглядит следующим образом. Вы также можете проверить диапазон, включенный в таблицу в диалоговом окне Диспетчер имен -
Удалить дубликаты
Когда вы собираете данные из разных источников, вы, вероятно, можете иметь повторяющиеся значения. Вам необходимо удалить повторяющиеся значения, прежде чем продолжить анализ.
Взгляните на следующие данные, где у вас есть информация о различных продуктах различных брендов. Предположим, вы хотите удалить дубликаты из этих данных.
Щелкните по таблице.
На DESIGN вкладку, щелкните Remove Duplicatesв группе Инструменты на ленте. ВRemove Duplicates появится диалоговое окно.
Заголовки столбцов отображаются под столбцами в диалоговом окне «Удаление дубликатов».
Проверьте заголовки столбцов в зависимости от того, в каком столбце вы хотите удалить дубликаты, и нажмите OK.
Вы получите сообщение о том, сколько строк с повторяющимися значениями было удалено и сколько уникальных значений осталось. Очищенные данные будут отображены в таблице.
Вы также можете удалить дубликаты с помощью Remove Duplicates в Data Tools на вкладке ДАННЫЕ на ленте.
Преобразовать в диапазон
Вы можете преобразовать таблицу в Range.
Щелкните по таблице.
Нажмите Convert to Range в Tools на вкладке Дизайн на ленте.
Вы получите сообщение с вопросом, хотите ли вы преобразовать таблицу в диапазон. После подтверждения с помощьюYes, таблица будет преобразована в Range.
Параметры стиля таблицы
У вас есть несколько вариантов Table Stylesвыбирать. Эти параметры можно использовать, если вам нужно выделить строку / столбец.
Вы можете установить / снять эти флажки, чтобы увидеть, как выглядит ваша таблица. Наконец, вы можете решить, какие варианты подходят для ваших данных.
Рекомендуется, чтобы Table Style Options использоваться только для проецирования важной информации в ваши данные, а не для придания им красочности, что не требуется при анализе данных.
Стили таблиц
У вас есть выбор из нескольких стилей таблиц. Эти стили можно использовать в зависимости от того, какой цвет и узор вы хотите отображать в таблице.
Наведите указатель мыши на эти стили, чтобы просмотреть таблицу со стилями. Наконец, вы можете решить, какой стиль подходит вашим данным.
Рекомендуется, чтобы Table Styles использоваться только для представления важной информации в ваших данных в презентабельном виде, а не для придания ей красочности, что не требуется при анализе данных.
Слайсеры для столов
Если вы используете Excel 2013 или Excel 2016, вы можете использовать Slicers для фильтрации данных в вашей таблице.
Подробнее о том, как использовать слайсеры для таблиц, см. В главе « Фильтрация» этого руководства.