Анализ данных Excel - Краткое руководство

Анализ данных - это процесс проверки, очистки, преобразования и моделирования данных с целью обнаружения полезной информации, предложения выводов и поддержки принятия решений.

Типы анализа данных

Существует несколько методов анализа данных, охватывающих различные области, такие как бизнес, наука, общественные науки и т. Д. С различными названиями. Основные подходы к анализу данных:

• Сбор данных
• Бизнес-аналитика
• Статистический анализ
• Прогностическая аналитика
• Текстовая аналитика

Сбор данных

Data Mining - это анализ больших объемов данных для извлечения ранее неизвестных интересных шаблонов данных, необычных данных и зависимостей. Обратите внимание, что целью является извлечение шаблонов и знаний из больших объемов данных, а не извлечение самих данных.

Анализ интеллектуального анализа данных включает в себя методы информатики на стыке систем искусственного интеллекта, машинного обучения, статистики и баз данных.

Шаблоны, полученные в результате интеллектуального анализа данных, можно рассматривать как сводку входных данных, которые можно использовать в дальнейшем анализе или для получения более точных результатов прогнозирования с помощью системы поддержки принятия решений.

Бизнес-аналитика

Методы и инструменты бизнес-аналитики предназначены для сбора и преобразования больших объемов неструктурированных бизнес-данных, чтобы помочь выявлять, развивать и создавать новые стратегические возможности для бизнеса.

Цель бизнес-аналитики - облегчить интерпретацию больших объемов данных для выявления новых возможностей. Это помогает в реализации эффективной стратегии, основанной на знаниях, которые могут обеспечить предприятиям конкурентное рыночное преимущество и долгосрочную стабильность.

Статистический анализ

Статистика - это изучение сбора, анализа, интерпретации, представления и организации данных.

При анализе данных используются две основные статистические методологии:

• Descriptive statistics - В описательной статистике данные по генеральной совокупности или выборке суммируются с помощью числовых дескрипторов, таких как -

  • Среднее, стандартное отклонение для непрерывных данных

  • Частота, процент для категориальных данных

• Inferential statistics- Он использует шаблоны в выборочных данных, чтобы делать выводы о представленной совокупности или учете случайности. Эти выводы могут быть -

  • ответы на вопросы да / нет о данных (проверка гипотез)

  • оценка числовых характеристик данных (оценка)

  • описание связей внутри данных (корреляция)

  • моделирование взаимосвязей в данных (например, регрессионный анализ)

Прогностическая аналитика

Predictive Analytics использует статистические модели для анализа текущих и исторических данных с целью прогнозирования (предсказаний) будущих или других неизвестных событий. В бизнесе прогнозная аналитика используется для выявления рисков и возможностей, которые помогают в принятии решений.

Текстовая аналитика

Анализ текста, также называемый интеллектуальным анализом текста или интеллектуальным анализом текстовых данных, - это процесс получения высококачественной информации из текста. Интеллектуальный анализ текста обычно включает в себя процесс структурирования входного текста, получение шаблонов в структурированных данных с использованием таких средств, как статистическое изучение шаблонов, и, наконец, оценка и интерпретация вывода.

Процесс анализа данных

Статистик Джон Тьюки в 1961 году определил анализ данных как «Процедуры анализа данных, методы интерпретации результатов таких процедур, способы планирования сбора данных, чтобы сделать их анализ более простым, точным или более точным, и все механизмы». и результаты (математической) статистики, которые применяются для анализа данных ».

Таким образом, анализ данных - это процесс получения больших неструктурированных данных из различных источников и преобразования их в информацию, которая полезна для:

• Отвечая на вопросы
• Проверить гипотезы
• Decision-making
• Опровергая теории

Анализ данных с помощью Excel

Microsoft Excel предоставляет несколько средств и способов анализа и интерпретации данных. Данные могут быть из разных источников. Данные можно преобразовать и отформатировать несколькими способами. Его можно анализировать с помощью соответствующих команд, функций и инструментов Excel, включая условное форматирование, диапазоны, таблицы, текстовые функции, функции даты, функции времени, финансовые функции, промежуточные итоги, быстрый анализ, аудит формул, инструмент запроса, анализ «что, если», Решатели, модель данных, PowerPivot, PowerView, PowerMap и т. Д.

Вы изучите эти методы анализа данных с помощью Excel в рамках двух частей:

• Анализ данных с помощью Excel и
• Расширенный анализ данных с помощью Excel

Анализ данных - это процесс сбора, преобразования, очистки и моделирования данных с целью обнаружения необходимой информации. Полученные таким образом результаты доводятся до сведения, предлагая выводы и подтверждающие принятие решений. Визуализация данных иногда используется для отображения данных, чтобы облегчить обнаружение полезных шаблонов в данных. Термины «Моделирование данных» и «Анализ данных» означают одно и то же.

Процесс анализа данных состоит из следующих этапов, которые являются повторяющимися по своей природе:

• Спецификация требований к данным
• Сбор данных
• Обработка данных
• Очистка данных
• Анализ данных
• Communication

Спецификация требований к данным

Данные, необходимые для анализа, основаны на вопросе или эксперименте. На основе требований тех, кто руководит анализом, определяются данные, необходимые в качестве входных данных для анализа (например, население). Могут быть указаны и получены конкретные переменные, относящиеся к населению (например, возраст и доход). Данные могут быть числовыми или категориальными.

Сбор данных

Сбор данных - это процесс сбора информации о целевых переменных, определенных как требования к данным. Акцент делается на обеспечении точного и честного сбора данных. Сбор данных гарантирует, что собранные данные являются точными, чтобы соответствующие решения были действительными. Сбор данных обеспечивает как базовый уровень для измерения, так и цель для улучшения.

Данные собираются из различных источников, от баз данных организаций до информации на веб-страницах. Полученные таким образом данные могут не быть структурированными и содержать нерелевантную информацию. Следовательно, собранные данные необходимо подвергнуть обработке и очистке.

Обработка данных

Собранные данные должны быть обработаны или организованы для анализа. Это включает в себя структурирование данных в соответствии с требованиями соответствующих инструментов анализа. Например, данные могут быть размещены в строках и столбцах таблицы в электронной таблице или статистическом приложении. Возможно, потребуется создать модель данных.

Очистка данных

Обработанные и упорядоченные данные могут быть неполными, содержать дубликаты или ошибки. Очистка данных - это процесс предотвращения и исправления этих ошибок. Существует несколько типов очистки данных, которые зависят от типа данных. Например, при очистке финансовых данных некоторые итоги могут сравниваться с достоверными опубликованными цифрами или определенными пороговыми значениями. Аналогичным образом, методы количественных данных могут использоваться для обнаружения выбросов, которые впоследствии будут исключены из анализа.

Анализ данных

Данные, которые обрабатываются, упорядочиваются и очищаются, будут готовы для анализа. Доступны различные методы анализа данных для понимания, интерпретации и вывода выводов на основе требований. Визуализация данных также может использоваться для изучения данных в графическом формате, чтобы получить дополнительную информацию о сообщениях в данных.

Статистические модели данных, такие как корреляция, регрессионный анализ, могут использоваться для определения отношений между переменными данных. Эти модели, описывающие данные, помогают упростить анализ и сообщить результаты.

Процесс может потребовать дополнительной очистки данных или дополнительного сбора данных, и, следовательно, эти действия носят повторяющийся характер.

Общение

Результаты анализа данных должны быть представлены в формате, который требуется пользователям для поддержки их решений и дальнейших действий. Отзывы пользователей могут привести к дополнительному анализу.

Аналитики данных могут выбирать методы визуализации данных, такие как таблицы и диаграммы, которые помогают ясно и эффективно донести сообщение до пользователей. Инструменты анализа позволяют выделить необходимую информацию с помощью цветовых кодов и форматирования в таблицах и диаграммах.

Excel предоставляет команды, функции и инструменты, облегчающие выполнение задач анализа данных. Вы можете избежать множества трудоемких и / или сложных вычислений с помощью Excel. В этом руководстве вы познакомитесь с тем, как выполнять анализ данных с помощью Excel. Вы поймете на соответствующих примерах, пошаговое использование команд Excel и снимки экрана на каждом этапе.

Диапазоны и таблицы

Данные, которые у вас есть, могут быть в диапазоне или в таблице. Некоторые операции с данными могут выполняться независимо от того, находятся ли данные в диапазоне или в таблице.

Однако есть определенные операции, которые более эффективны, когда данные находятся в таблицах, а не в диапазонах. Также существуют операции, предназначенные исключительно для таблиц.

Вы также поймете способы анализа данных в диапазонах и таблицах. Вы поймете, как называть диапазоны, использовать имена и управлять именами. То же самое относится и к именам в таблицах.

Очистка данных - текстовые функции, даты и время

Вам необходимо очистить данные, полученные из различных источников, и структурировать их, прежде чем приступить к анализу данных. Вы узнаете, как можно очистить данные.

• С текстовыми функциями
• Содержит значения даты
• Содержащие временные значения

Условное форматирование

Excel предоставляет вам команды условного форматирования, которые позволяют вам раскрашивать ячейки или шрифт, иметь символы рядом со значениями в ячейках на основе заранее определенных критериев. Это помогает визуализировать выдающиеся ценности. Вы поймете различные команды для условного форматирования ячеек.

Сортировка и фильтрация

Во время подготовки к анализу данных и / или для отображения определенных важных данных вам может потребоваться отсортировать и / или отфильтровать ваши данные. Вы можете сделать то же самое с помощью простых в использовании параметров сортировки и фильтрации, которые есть в Excel.

Промежуточные итоги с диапазонами

Как вы знаете, сводная таблица обычно используется для суммирования данных. Однако промежуточные итоги с диапазонами - это еще одна функция, предоставляемая Excel, которая позволяет вам сгруппировать / разгруппировать данные и суммировать данные, представленные в диапазонах, с помощью простых шагов.

Быстрый анализ

С помощью инструмента быстрого анализа в Excel вы можете быстро выполнять различные задачи анализа данных и быстро визуализировать результаты.

Понимание функций поиска

Функции поиска в Excel позволяют находить значения данных, соответствующие определенным критериям, из огромного количества данных.

Сводные таблицы

С помощью сводных таблиц вы можете суммировать данные, динамически подготавливать отчеты, изменяя содержимое сводной таблицы.

Визуализация данных

Вы изучите несколько методов визуализации данных с помощью диаграмм Excel. Вы также узнаете, как создавать диаграмму полос, диаграмму термометра, диаграмму Ганта, диаграмму водопада, спарклайны и сводные диаграммы.

Проверка данных

Может потребоваться, чтобы в определенные ячейки вводились только действительные значения. В противном случае они могут привести к неверным расчетам. С помощью команд проверки данных вы можете легко настроить значения проверки данных для ячейки, ввести сообщение с запросом пользователя о том, что предполагается ввести в ячейку, проверить значения, введенные с определенными критериями, и отобразить сообщение об ошибке в случае неправильные записи.

Финансовый анализ

Excel предоставляет вам несколько финансовых функций. Однако для часто встречающихся проблем, требующих финансового анализа, вы можете узнать, как использовать комбинацию этих функций.

Работа с несколькими листами

Возможно, вам придется выполнить несколько идентичных вычислений на нескольких листах. Вместо того, чтобы повторять эти вычисления на каждом листе, вы можете сделать это на одном листе и отобразить его также на других выбранных листах. Вы также можете суммировать данные из различных листов в лист отчета.

Формула аудита

При использовании формул вы можете проверить, работают ли формулы должным образом. В Excel команды аудита формул помогают отслеживать прецедентные и зависимые значения и проверять ошибки.

Узнать

Excel также предоставляет надстройку Inquire, которая позволяет сравнивать две книги для выявления изменений, создания интерактивных отчетов и просмотра взаимосвязей между книгами, листами и ячейками. Вы также можете убрать излишнее форматирование на листе, которое замедляет работу Excel или увеличивает размер файла.

При анализе данных обращение к различным данным будет более осмысленным и легким, если ссылка будет осуществляться по именам, а не по ссылкам на ячейки - либо одной ячейке, либо диапазону ячеек. Например, если вы рассчитываете чистую приведенную стоимость на основе ставки дисконтирования и серии денежных потоков, формула

Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

имеет большее значение, чем

C10 = ЧПС (C2; C6: C8)

С помощью Excel вы можете создавать и использовать значимые имена для различных частей ваших данных. Преимущества использования имен диапазонов включают в себя:

• Значимое имя диапазона (например, Cash_Flows) запомнить намного легче, чем адрес диапазона (например, C6: C8).

• Ввод имени менее подвержен ошибкам, чем ввод адреса ячейки или диапазона.

• Если вы неправильно введете имя в формулу, Excel отобразит #NAME? ошибка.

• Вы можете быстро переходить к областям вашего рабочего листа, используя определенные имена.

• С Именами ваши формулы станут более понятными и простыми в использовании. Например, формула Net_Income = Gross_Income - Deductions более интуитивна, чем C40 = C20 - B18.

• Создавать формулы с именами диапазонов проще, чем с адресами ячеек или диапазонов. Вы можете скопировать имя ячейки или диапазона в формулу с помощью автозаполнения формулы.

В этой главе вы узнаете -

• Правила синтаксиса для имен.
• Создание имен для ссылок на ячейки.
• Создание имен для констант.
• Управление именами.
• Объем ваших определенных имен.
• Редактирование имен.
• Фильтрация имен.
• Удаление имен.
• Применение имен.
• Использование имен в формуле.
• Просмотр имен в книге.
• Использование имен вставок и списка вставок.
• Использование имен для пересечений диапазонов.
• Копирование формул с именами.

Копирование имени с использованием автозаполнения формул

Введите первую букву имени в формуле. Появится раскрывающийся список с именами функций и именами диапазонов. Выберите нужное имя. Он скопирован в вашу формулу.

Правила синтаксиса имени диапазона

В Excel есть следующие правила синтаксиса для имен -

• Вы можете использовать любую комбинацию букв, цифр и символов - подчеркивание, обратную косую черту и точки. Другие символы не допускаются.

• Имя может начинаться с символа, подчеркивания или обратной косой черты.

• Имя не может начинаться с числа (пример - 1stQuarter) или напоминать адрес ячейки (пример - QTR1).

• Если вы предпочитаете использовать такие имена, поставьте перед именем знак подчеркивания или обратную косую черту (пример - \ 1stQuarter, _QTR1).

• Имена не могут содержать пробелов. Если вы хотите различать два слова в имени, вы можете использовать подчеркивание (например, Cash_Flows вместо денежных потоков)

• Ваши определенные имена не должны конфликтовать с внутренними именами Excel, такими как Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title. Если вы определите те же имена, они переопределят внутренние имена Excel, и вы не получите никаких сообщений об ошибках. Однако не рекомендуется этого делать.

• Имена должны быть короткими, но понятными, хотя вы можете использовать до 255 символов.

Создание имен диапазонов

Вы можете создать имена диапазонов двумя способами:

• Используя Name box.

• Используя New Name диалоговое окно.

• Используя Selection диалоговое окно.

Создайте имя диапазона, используя поле имени

Чтобы создать имя диапазона, используя Nameполе слева от строки формул - самый быстрый способ. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

Step 1 - Выберите диапазон, для которого вы хотите определить Имя.

Step 2 - Щелкните поле "Имя".

Step 3 - Введите имя и нажмите Enter, чтобы создать имя.

Создайте имя диапазона с помощью диалогового окна «Новое имя»

Вы также можете создавать имена диапазонов, используя диалоговое окно «Новое имя» на вкладке «Формулы».

Step 1 - Выберите диапазон, для которого вы хотите определить имя.

Step 2 - Щелкните вкладку "Формулы".

Step 3- Нажмите «Определить имя» в группе «Определенные имена». ВNew Name появится диалоговое окно.

Step 4 - Введите имя в поле рядом с «Имя».

Step 5- Убедитесь, что диапазон, выбранный и отображаемый в поле Refers, правильный. Щелкните ОК.

Создайте имя диапазона с помощью диалогового окна «Создать имена из выделенного»

Вы также можете создавать имена диапазонов, используя Create Names в диалоговом окне «Выбор» на вкладке «Формулы», если у вас есть текстовые значения, примыкающие к вашему диапазону.

Step 1 - Выберите диапазон, для которого вы хотите определить имя, вместе со строкой / столбцом, содержащим это имя.

Step 2 - Щелкните вкладку "Формулы".

Step 3 - Щелкните Create from Selectionв группе Определенные имена. ВCreate Names from Selection появится диалоговое окно.

Step 4 - Выберите верхнюю строку, поскольку текст отображается в верхней строке выделенного фрагмента.

Step 5- Убедитесь, что диапазон, который был выбран и отображен в поле рядом с полем «Ссылается», правильный. Щелкните ОК.

Теперь вы можете найти наибольшее значение в диапазоне с помощью =Sum(Имя ученика), как показано ниже -

Вы также можете создавать имена с множественным выбором. В приведенном ниже примере вы можете назвать ряд оценок каждого учащегося именем учащегося.

Теперь вы можете найти общие оценки для каждого ученика с помощью =Sum (имя ученика), как показано ниже.

Создание имен для констант

Предположим, у вас есть константа, которая будет использоваться в вашей книге. Вы можете присвоить ему имя напрямую, не помещая его в ячейку.

В приведенном ниже примере процентная ставка Сбербанка составляет 5%.

• Щелкните «Определить имя».
• В диалоговом окне «Новое имя» введите Savings_Bank_Interest_Rate в поле «Имя».
• В области выберите Рабочая книга.
• В поле «Ссылается на» очистите содержимое и введите 5%.
• Щелкните ОК.

Название Savings_Bank_Interest_Rateустановлен на постоянное значение 5%. Вы можете проверить это в Диспетчере имен. Вы можете видеть, что значение установлено на 0,05 и вRefers to = 0,05.

Управление именами

В книге Excel может быть любое количество именованных ячеек и диапазонов. Вы можете управлять этими именами с помощью Менеджера имен.

• Щелкните вкладку Формулы.

• Нажмите Name Manager в Defined Namesгруппа. ВName Managerпоявится диалоговое окно. Отображаются все имена, определенные в текущей книге.

Список Names отображаются с определенным Values, Cell Reference (включая имя листа), Scope и Comment.

Менеджер имен имеет возможность:

• Определить New Имя с New Кнопка.

• Edit определенное имя.

• Delete определенное имя.

• Filter Определенные имена по категориям.

• Измените диапазон определенного имени, чтобы оно Refers to.

Объем имени

В Scopeимени по умолчанию является рабочая книга. Вы можете найтиScope определенных имен из списка имен под Scope столбец в Name Manager.

Вы можете определить Scope из New Name когда вы определяете имя с помощью New Nameдиалоговое окно. Например, вы определяете имя Interest_Rate. Тогда вы можете увидеть, чтоScope из New Name Interest_Rate - это Workbook.

Предположим, вы хотите Scope этой процентной ставки ограничивается этим Worksheet только.

Step 1- Щелкните стрелку вниз в поле «Область действия». Доступные параметры области отображаются в раскрывающемся списке.

Параметры области включают Workbookи имена листов в книге.

Step 2- Щелкните имя текущего рабочего листа, в данном случае NPV, и щелкните OK. Вы можете определить / найти имя листа на вкладке рабочего листа.

Step 3 - Чтобы убедиться, что Область является рабочим листом, щелкните Name Manager. В столбце Scope вы найдете NPV для Interest_Rate. Это означает, что вы можете использовать Name Interest_Rate только в NPV рабочего листа, но не на других листах.

Note - После того, как вы определите область действия имени, его нельзя будет изменить позже.

Удаление имен со значениями ошибок

Иногда может случиться так, что определение имени может иметь ошибки по разным причинам. Вы можете удалить такие имена следующим образом -

Step 1 - Щелкните Filter в Name Manager диалоговое окно.

Появятся следующие параметры фильтрации -

• Очистить фильтр
• Имена на листе
• Имена в рабочей книге
• Имена с ошибками
• Имена без ошибок
• Определенные имена
• Имена таблиц

Вы можете подать заявку Filter к defined Names выбрав один или несколько из этих вариантов.

Step 2 - Выбрать Names with Errors. Будут отображаться имена, содержащие значения ошибок.

Step 3 - Из полученного списка Names, выберите те, которые хотите удалить, и нажмите Delete.

Вы получите сообщение, подтверждающее удаление. Щелкните ОК.

Редактирование имен

Вы можете использовать Edit вариант в Name Manager диалоговое окно -

• Изменить Name.

• Измените Refers to спектр

• Отредактируйте Comment в Name.

Изменить имя

Step 1 - Щелкните ячейку, содержащую функцию Large.

Как видите, в массив добавляются еще два значения, но они не включаются в функцию, так как они не являются частью Array1.

Step 2 - Щелкните значок Name вы хотите отредактировать в Name Managerдиалоговое окно. В этом случае,Array1.

Step 3 - Щелкните Edit. ВEdit Name появится диалоговое окно.

Step 4 - Измените Name набрав новое имя, которое вы хотите, в Name Box.

Step 5 - Щелкните значок Range кнопка справа от Refers to Установите рамку и включите новые ссылки на ячейки.

Step 6 - Добавить Comment (Необязательный)

Заметить, что Scope неактивен и, следовательно, не может быть изменен.

Щелкните ОК. Вы увидите внесенные изменения.

Применение имен

Рассмотрим следующий пример -

Как вы заметили, имена не определены и не используются в функции PMT. Если вы поместите эту функцию в другое место на листе, вам также необходимо помнить, где именно находятся значения параметров. Вы знаете, что использование имен - лучший вариант.

В этом случае функция уже определена со ссылками на ячейки, у которых нет имен. Вы по-прежнему можете определять имена и применять их.

Step 1 - Использование Create from Selection, определите имена.

Step 2- Выберите ячейку, содержащую формулу. Нажмите

рядом сDefine Name в Defined Names группа по Formulasтаб. В раскрывающемся списке щелкнитеApply Names.

Step 3 - The Apply Namesпоявится диалоговое окно. ВыберитеNames что ты хочешь Apply и нажмите ОК.

Выбранные имена будут применены к выбранным ячейкам.

Вы также можете Apply Names на весь рабочий лист, выбрав рабочий лист и повторив вышеуказанные шаги.

Использование имен в формуле

Вы можете использовать Name в Formula следующими способами -

• Набрав Name если ты это помнишь, или

• Набрав первые одну или две буквы и используя Excel Formula Autocomplete характерная черта.

• Щелкните Использовать в формуле в группе Определенные имена на вкладке Формулы.

  • Выберите необходимое Имя из раскрывающегося списка определенных имен.

  • Дважды щелкните это имя.

• Используя Paste Name диалоговое окно.

  • Выберите параметр «Вставить имена» из раскрывающегося списка определенных имен. Откроется диалоговое окно «Вставить имя».

  • Выберите Name в Paste Names диалоговое окно и дважды щелкните его.

Просмотр имен в книге

Вы можете получить все Names в своей книге вместе со своими References и Save их или Print их.

• Щелкните пустую ячейку, в которую вы хотите скопировать Names в вашей книге.

• Нажмите Use in Formula в Defined Names группа.

• Нажмите Paste Names из раскрывающегося списка.

• Нажмите Paste List в Paste Name диалоговое окно, которое появляется.

Список имен и соответствующие ссылки копируются в указанное место на вашем листе, как показано на снимке экрана, приведенном ниже -

Использование имен для пересечений диапазонов

Range Intersections - это те отдельные ячейки, которые имеют два общих диапазона.

Например, в данных, приведенных ниже, диапазон B6: F6 и диапазон C3: C8 имеют общую ячейку C6, которая фактически представляет собой оценки, выставленные студентом Кодедой Адамом на экзамене 1.

Вы можете сделать это более значимым с помощью Range Names.

• Создайте Names с участием Create from Selection как для студентов, так и для экзаменов.

• Твой Names будет выглядеть следующим образом -

• Тип =Kodeda_Adam Exam_1 в B11.

Здесь вы используете операцию Range Intersection, пространство между двумя диапазонами.

Это отобразит оценки Кодеды, Адама в Экзамене 1, которые указаны в ячейке C6.

Копирование формул с именами

Вы можете скопировать формулу с именами по Copyи Paste на одном листе.

Вы также можете скопировать формулу с именами на другой лист, copy и pasteпри условии, что все names в formula иметь workbook в виде Scope. В противном случае вы получите#VALUE ошибка.

А Tableпредставляет собой прямоугольный диапазон структурированных данных. Ключевые особенности:

• Каждая строка в таблице соответствует отдельной записи данных. Пример - информация о сотруднике.

• Каждый столбец содержит определенную информацию. Exmaple - столбцы могут содержать такие данные, как имя, номер сотрудника, дата найма, зарплата, отдел и т. Д.

• Верхняя строка описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце, и называется строкой заголовка.

• Каждая запись в верхней строке называется заголовком столбца.

Вы можете создать и использовать таблицу Excel для удобного управления и анализа данных. Кроме того, с таблицами Excel вы получаете встроенные функции фильтрации, сортировки и затенения строк, которые упрощают работу с отчетами.

Кроме того, Excel разумно реагирует на действия, выполняемые над таблицей. Например, у вас есть формула в столбце или вы создали диаграмму на основе данных в таблице. Когда вы добавляете в таблицу дополнительные данные (т. Е. Больше строк), Excel расширяет формулу до новых данных, и диаграмма расширяется автоматически.

Разница между таблицами и диапазонами

Ниже приведены различия между таблицей и диапазоном.

• Таблица - это более структурированный способ работы с данными, чем диапазон.
• Вы можете преобразовать диапазон в таблицу, и Excel автоматически предоставит -
  • имя таблицы
  • Имена заголовков столбцов
  • Форматирование данных (цвет ячейки и цвет шрифта) для лучшей визуализации

Таблицы предоставляют дополнительные функции, недоступные для диапазонов. Это -

• Excel предоставляет на ленте инструменты таблиц, от свойств до стилей.

• Excel автоматически предоставляет кнопку «Фильтр» в заголовке каждого столбца, чтобы отсортировать данные или отфильтровать таблицу таким образом, чтобы отображались только строки, соответствующие заданным критериям.

• Если у вас есть несколько строк в таблице, и вы прокручиваете лист вниз так, чтобы строка заголовка исчезла, буквы столбцов на листе заменяются заголовками таблицы.

• Когда вы помещаете формулу в любую ячейку столбца таблицы, она распространяется на все ячейки в этом столбце.

• Вы можете использовать имя таблицы и имена заголовков столбцов в формулах без использования ссылок на ячейки или создания имен диапазонов.

• Вы можете увеличить размер таблицы, добавив больше строк или больше столбцов, щелкнув и перетащив небольшой треугольный элемент управления в нижнем правом углу нижней правой ячейки.

• Вы можете создавать и использовать срезы для таблицы для фильтрации данных.

Вы узнаете обо всех этих функциях в этой главе.

Создать таблицу

Чтобы создать таблицу из данных, которые у вас есть на листе, выполните следующие действия:

Step 1- Выберите диапазон ячеек, который вы хотите включить в таблицу. Ячейки могут содержать данные или могут быть пустыми. Следующий диапазон содержит 290 строк данных о сотрудниках. В верхней строке данных есть заголовки.

Step 2 - Под Insertна вкладке в группе Таблицы щелкните Таблицы. ВCreate Tableпоявится диалоговое окно. Убедитесь, что диапазон данных, выбранный вWhere is the data for your table? Коробка правильная.

Step 3 - Проверьте My table has headers поле, если верхняя строка выбранного диапазона содержит данные, которые вы хотите использовать в качестве заголовков таблиц.

Note - Если вы не установите этот флажок, ваша таблица будет иметь заголовки - Column1, Column2,…

Step 4 - Щелкните ОК.

Диапазон преобразуется в таблицу со стилем по умолчанию.

Step 5- Вы также можете преобразовать диапазон в таблицу, щелкнув в любом месте диапазона и нажав Ctrl + T. АCreate Table появится диалоговое окно, после чего вы можете повторить шаги, указанные выше.

Имя таблицы

Excel присваивает имя каждой создаваемой таблице.

Step 1 - Чтобы посмотреть имя только что созданной таблицы, щелкните таблицу, щелкните table tools – design вкладка на ленте.

Step 2 - В Properties группа, в Table Name поле, ваше имя таблицы будет отображаться.

Step 3 - Вы можете отредактировать это имя таблицы, чтобы сделать его более значимым для ваших данных.

Step 4- Щелкните поле "Имя таблицы". Очистите Имя и введите Emp_Data.

Note - Правила синтаксиса имен диапазонов применимы к именам таблиц.

Управление именами в таблице

Вы можете управлять именами таблиц точно так же, как вы управляете именами диапазонов с помощью диспетчера имен.

• Щелкните таблицу.

• Нажмите Name Manager в Defined Names группа на Formulas таб.

В Name Manager появится диалоговое окно, в котором можно найти Table Names в вашей книге.

Вы можете Edit а Table Name или добавьте комментарий с New вариант в Name Managerдиалоговое окно. Однако вы не можете изменить диапазон вRefers to.

Вы можете Create Names с заголовками столбцов, чтобы использовать их в формулах, диаграммах и т. д.

• Щелкните заголовок столбца EmployeeID в таблице.

• Щелкните Диспетчер имен.

• Нажмите New в диалоговом окне Диспетчер имен.

В New Name появится диалоговое окно.

В поле Имя вы можете найти заголовок столбца, а в поле Refers to коробка, вы найдете Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

Как вы заметили, это быстрый способ определения имен в таблице.

Заголовки таблиц заменяют буквы столбцов

Когда вы работаете с большим количеством строк данных в таблице, вам, возможно, придется прокрутить вниз, чтобы просмотреть данные в этих строках.

Однако при этом вам также необходимо, чтобы заголовки таблицы определяли, какое значение принадлежит какому столбцу. Excel автоматически предоставляет удобный способ сделать это. Когда вы прокручиваете данные вниз, буквы столбцов рабочего листа сами преобразуются в заголовки таблиц.

На приведенном ниже рабочем листе буквы столбцов отображаются как есть, а заголовки таблиц находятся в строке 2. Видна 21 строка из 290 строк данных.

Прокрутите вниз, чтобы увидеть строки 25–35 таблицы. Заголовки таблицы заменят буквы столбцов для столбцов таблицы. Остальные буквы столбцов остаются без изменений.

Распространение формулы в таблице

Предположим, вы хотите указать возраст каждого сотрудника в приведенной ниже таблице.

Step 1- Вставьте столбец справа от столбца Дата рождения. Введите Возраст в заголовок столбца.

Step 2 - В любой из ячеек этого пустого столбца введите формулу =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) и нажмите Enter.

Формула автоматически распространяется на другие ячейки в этом столбце таблицы.

Изменить размер таблицы

Вы можете изменить размер таблицы, чтобы добавить или удалить строки / столбцы.

Рассмотрим следующую таблицу Student_Marks, которая содержит итоговые оценки для партий 1–15.

Предположим, вы хотите добавить еще три пакета 16–18 и столбец, содержащий процент пройденных испытаний.

• Щелкните по таблице.

• Перетащите синий элемент управления в правом нижнем углу вниз, чтобы включить в таблицу еще три строки.

• Снова перетащите синий элемент управления в правом нижнем углу в сторону, чтобы включить в таблицу еще один столбец.

Ваша таблица выглядит следующим образом. Вы также можете проверить диапазон, включенный в таблицу в диалоговом окне Диспетчер имен -

Удалить дубликаты

Когда вы собираете данные из разных источников, вы, вероятно, можете иметь повторяющиеся значения. Вам необходимо удалить повторяющиеся значения, прежде чем продолжить анализ.

Взгляните на следующие данные, где у вас есть информация о различных продуктах различных брендов. Предположим, вы хотите удалить дубликаты из этих данных.

• Щелкните по таблице.

• На DESIGN вкладку, щелкните Remove Duplicatesв группе Инструменты на ленте. ВRemove Duplicates появится диалоговое окно.

Заголовки столбцов отображаются под столбцами в диалоговом окне «Удалить дубликаты».

• Проверьте заголовки столбцов в зависимости от того, в каком столбце вы хотите удалить дубликаты, и нажмите OK.

Вы получите сообщение о том, сколько строк с повторяющимися значениями было удалено и сколько уникальных значений осталось. Очищенные данные отобразятся в таблице.

Вы также можете удалить дубликаты с помощью Remove Duplicates в Data Tools на вкладке ДАННЫЕ на ленте.

Преобразовать в диапазон

Вы можете преобразовать таблицу в Range.

• Щелкните по таблице.

• Нажмите Convert to Range в Tools на вкладке Дизайн на ленте.

Вы получите сообщение с вопросом, хотите ли вы преобразовать таблицу в диапазон. После подтверждения с помощьюYes, таблица будет преобразована в Range.

Параметры стиля таблицы

У вас есть несколько вариантов Table Stylesвыбирать. Эти параметры можно использовать, если вам нужно выделить строку / столбец.

Вы можете установить / снять эти флажки, чтобы увидеть, как выглядит ваша таблица. Наконец, вы можете решить, какие варианты подходят для ваших данных.

Рекомендуется, чтобы Table Style Options использоваться только для проецирования важной информации в ваши данные, а не для придания им красочности, что не требуется при анализе данных.

Стили таблиц

У вас есть несколько стилей таблиц на выбор. Эти стили можно использовать в зависимости от того, какой цвет и узор вы хотите отображать в таблице.

Наведите указатель мыши на эти стили, чтобы просмотреть таблицу со стилями. Наконец, вы можете решить, какой стиль подходит вашим данным.

Рекомендуется, чтобы Table Styles использоваться только для презентации важной информации в ваших данных в презентабельном виде, а не для придания ей красочности, что не требуется при анализе данных.

Слайсеры для столов

Если вы используете Excel 2013 или Excel 2016, вы можете использовать Slicers для фильтрации данных в вашей таблице.

Подробнее о том, как использовать слайсеры для таблиц, см. В главе « Фильтрация» этого руководства.

Данные, которые вы получаете из разных источников, не всегда готовы к анализу. В этой главе вы поймете, как подготовить данные в форме текста для анализа.

Изначально нужно очистить данные. Очистка данных включает удаление нежелательных символов из текста. Далее вам необходимо структурировать данные в той форме, которая вам нужна для дальнейшего анализа. Вы можете сделать то же самое -

• Поиск необходимых текстовых шаблонов с помощью текстовых функций.
• Извлечение значений данных из текста.
• Форматирование данных с помощью текстовых функций.
• Выполнение операций с данными с помощью текстовых функций.

Удаление нежелательных символов из текста

Когда вы импортируете данные из другого приложения, они могут содержать непечатаемые символы и / или лишние пробелы. Лишние места могут быть -

• ведущие пробелы и / или
• лишние пробелы между словами.

Если вы отсортируете или проанализируете такие данные, вы получите ошибочные результаты.

Рассмотрим следующий пример -

Это необработанные данные, которые вы получили по информации о продукте, включая идентификатор продукта, описание продукта и цену. Символ «|» разделяет поля в каждой строке.

Когда вы импортируете эти данные в лист Excel, они выглядят следующим образом:

Как видите, все данные находятся в одном столбце. Вам необходимо структурировать эти данные для выполнения анализа данных. Однако сначала нужно очистить данные.

Вам необходимо удалить все непечатаемые символы и лишние пробелы, которые могут присутствовать в данных. Для этой цели вы можете использовать функции CLEAN и TRIM.

S.No.	Описание функции
1.	CLEAN Удаляет все непечатаемые символы из текста
2.	TRIM Удаляет пробелы из текста

• Выберите ячейки C3 - C11.
• Введите = ОБРЕЗАТЬ (ЧИСТЫЙ (B3)) и нажмите CTRL + Enter.

Формула заполняется в ячейках C3 - C11.

Результат будет таким, как показано ниже -

Поиск необходимых текстовых шаблонов с помощью текстовых функций

Чтобы структурировать данные, вам, возможно, придется выполнить определенное сопоставление текстового шаблона, на основе которого вы можете извлечь значения данных. Некоторые из текстовых функций, которые полезны для этой цели:

S.No.	Описание функции
1.	EXACT Проверяет, идентичны ли два текстовых значения
2.	FIND Находит одно текстовое значение в другом (с учетом регистра)
3.	SEARCH Находит одно текстовое значение в другом (без учета регистра)

Извлечение значений данных из текста

Вам нужно извлечь необходимые данные из текста, чтобы их структурировать. В приведенном выше примере, скажем, вам нужно разместить данные в трех столбцах - ProductID, Product_Description и Price.

Вы можете извлечь данные одним из следующих способов -

• Извлечение значений данных с помощью мастера преобразования текста в столбцы
• Извлечение значений данных с помощью текстовых функций
• Извлечение значений данных с помощью Flash Fill

Извлечение значений данных с помощью мастера преобразования текста в столбцы

Вы можете использовать Convert Text to Columns Wizard для извлечения значений данных в столбцы Excel, если ваши поля -

• Разделен символом, или
• Выровнены по столбцам с пробелами между каждым полем.

В приведенном выше примере поля разделены символом «|». Следовательно, вы можете использоватьConvert Text to Columns волшебник.

• Выберите данные.

• Скопируйте и вставьте значения в одно и то же место. Иначе,Convert Text to Columns принимает на вход функции, а не сами данные.

• Выберите данные.

• Нажмите на Text to Columns в Data Tools группа под Data Вкладка на ленте.

Step 1 - Мастер преобразования текста в столбцы - появляется шаг 1 из 3.

• Выберите с разделителями.
• Нажмите "Далее.

Step 2 - Мастер преобразования текста в столбцы - появляется шаг 2 из 3.

• Под Delimiters, Выбрать Other.

• В поле рядом с Other, введите символ |

• Нажмите Next.

Step 3 - Мастер преобразования текста в столбцы - появляется шаг 3 из 3.

На этом экране вы можете выбрать каждый столбец ваших данных в мастере и установить формат для этого столбца.

• За Destination, выберите ячейку D3.

• Вы можете нажать Advanced, и установите Decimal Separator и Thousands Separator в Advanced Text Import Settings диалоговое окно, которое появляется.

• Нажмите Finish.

Ваши данные, преобразованные в столбцы, отображаются в трех столбцах - D, E и F.

• Назовите заголовки столбцов как ProductID, Product_Description и Price.

Извлечение значений данных с помощью текстовых функций

Предположим, что поля в ваших данных не разделены символом и не выровнены по столбцам с пробелами между каждым полем, вы можете использовать текстовые функции для извлечения значений данных. Даже если поля разделены, вы все равно можете использовать текстовые функции для извлечения данных.

Некоторые из текстовых функций, которые полезны для этой цели:

S.No.	Описание функции
1.	LEFT Возвращает крайние левые символы из текстового значения
2.	RIGHT Возвращает крайние правые символы из текстового значения
3.	MID Возвращает определенное количество символов из текстовой строки, начиная с указанной вами позиции.
4.	LEN Возвращает количество символов в текстовой строке.

Вы также можете объединить две или более этих текстовых функций в соответствии с имеющимися у вас данными, чтобы извлечь требуемые значения данных. Например, используя комбинацию функций LEFT, RIGHT и VALUE или используя комбинацию функций FIND, LEFT, LEN и MID.

В приведенном выше примере

• Все символы остались до первого | укажите имя ProductID.

• Все персонажи прямо на второй | назовите Прайс.

• Все персонажи, которые лежат между первым | и второй | дайте название Product_Description.

• Каждый | есть пробел до и после.

Наблюдая за этой информацией, вы можете извлечь значения данных, выполнив следующие шаги:

• Найдите позицию первого | -First | Position

  • Вы можете использовать функцию НАЙТИ

• Найдите позицию секунды | -Second | Position

  • Вы можете снова использовать функцию НАЙТИ

  • Начиная с (First | Position - 2) Символы текста дают ProductID

    • Вы можете использовать функцию LEFT

    • (First | Position + 2) до (Second | Position - 2) Символы текста дают Product_Description

      • Вы можете использовать функцию MID

      • (Second | Position + 2) для конечных символов текста указать цену

        • Вы можете использовать функцию ВПРАВО

        

        Результат будет таким, как показано ниже -

        

        Вы можете заметить, что значения в столбце цен являются текстовыми значениями. Чтобы выполнить вычисления с этими значениями, вам необходимо отформатировать соответствующие ячейки. Вы можете посмотреть раздел, приведенный ниже, чтобы понять форматирование текста.

        Извлечение значений данных с помощью Flash Fill

        Использование Excel Flash Fill- еще один способ извлечения значений данных из текста. Однако это работает только тогда, когда Excel может найти закономерность в данных.

        Step 1 - Создайте три столбца для ProductID, Product_Description и Price рядом с данными.

        

        Step 2 - Скопируйте и вставьте значения для C3, D3 и E3 из B3.

        

        Step 3 - Выберите ячейку C3 и нажмите Flash Fill в Data Tools группа по Dataтаб. Заполняются все значения ProductID.

        

        Step 4- Повторите указанные выше шаги для Product_Description и Price. Данные заполнены.

        

        Форматирование данных с помощью текстовых функций

        В Excel есть несколько встроенных текстовых функций, которые можно использовать для форматирования данных, содержащих текст. К ним относятся -

        Functions that format the Text as per your need -

        S.No.	Описание функции
        1.	LOWER Преобразует текст в нижний регистр

        S.No.	Описание функции
        1.	UPPER Преобразует текст в верхний регистр
        2.	PROPER Делает первую букву в каждом слове текстового значения заглавной.

Functions that convert and/or format the Numbers as Text -

S.No.	Описание функции
1.	DOLLAR Преобразует число в текст в денежном формате $ (доллар).
2.	FIXED Форматирует число как текст с фиксированным количеством десятичных знаков
3.	TEXT Форматирует число и преобразует его в текст

Functions that convert the Text to Numbers -

S.No.	Описание функции
1.	VALUE Преобразует текстовый аргумент в число

Executing Data Operations with the Text Functions

Возможно, вам придется выполнить определенные текстовые операции с вашими данными. Например, если идентификаторы входа для сотрудников изменяются на новый формат в организации на основе изменения формата, может потребоваться замена текста.

Следующие текстовые функции помогут вам выполнять текстовые операции с данными, содержащими текст -

S.No.	Описание функции
1.	REPLACE Заменяет символы в тексте
2.	SUBSTITUTE Заменяет новый текст на старый текст в текстовой строке
3.	CONCATENATE Объединяет несколько текстовых элементов в один текстовый элемент
4.	CONCAT Объединяет текст из нескольких диапазонов и / или строк, но не предоставляет аргументы разделителя или IgnoreEmpty.
5.	TEXTJOIN Объединяет текст из нескольких диапазонов и / или строк и включает разделитель, который вы указываете между каждым текстовым значением, которое будет объединено. Если разделителем является пустая текстовая строка, эта функция будет эффективно объединять диапазоны.
6.	REPT Повторяет текст заданное количество раз

Данные, полученные из разных источников, могут содержать значения дат. В этой главе вы поймете, как подготовить данные, содержащие значения данных для анализа.

Вы узнаете о -

• Форматы даты
  • Дата в последовательном формате
  • Дата в разных форматах месяц-день-год
• Преобразование дат из последовательного формата в формат месяц-день-год
• Преобразование дат из формата месяц-день-год в последовательный формат
• Получение сегодняшней даты
• Поиск рабочего дня после указанных дней
• Настройка определения выходных
• Количество рабочих дней между двумя указанными датами
• Извлечение года, месяца, дня из даты
• Извлечение дня недели из даты
• Получение даты из года, месяца и дня
• Расчет количества лет, месяцев и дней между двумя датами

Форматы даты

Excel поддерживает Date ценности двумя способами -

• Последовательный формат
• В разных форматах год-месяц-день

Вы можете конвертировать -

• А Date в последовательном формате в Date в формате год-месяц-день

• А Date в формате год-месяц-день в Date в последовательном формате

Дата в последовательном формате

А Date в последовательном формате - положительное целое число, которое представляет количество дней между заданной датой и 1 января 1900 года. Dateи 1 января 1900 года включены в подсчет. Например, 42354 - этоDate что представляет 16.12.2015.

Дата в формате "месяц-день-год"

Excel поддерживает разные Date Форматы на основе Locale(Местоположение) вы выбираете. Следовательно, вам необходимо сначала определить совместимость вашегоDateформаты и анализ данных под рукой. Обратите внимание, что некоторыеDate форматы имеют префикс * (звездочка) -

• Date форматы, начинающиеся с * (звездочка), реагируют на изменения в региональных настройках даты и времени, которые указаны для операционной системы

• Date форматы без * (звездочки) не зависят от настроек операционной системы

Для понимания вы можете принять США в качестве Локали. Вы обнаружите следующееDate форматы на выбор для Date- 8 - ^го июня 2016 года -

• * 08.06.2016 (зависит от настроек операционной системы)
• * Среда, 8 июня 2016 г. (зависит от настроек операционной системы)
• 6/8
• 6/8/16
• 06/08/16
• 8-Jun
• 8-Jun-16
• 08-Jun-16
• Jun-16
• June-16
• J
• J-16
• 6/8/2016
• 8-Jun-2016

Если вы введете только две цифры для обозначения года и если -

• Цифры 30 или больше, Excel предполагает, что цифры представляют годы двадцатого века.

• Цифры меньше 30, Excel предполагает, что цифры представляют годы в двадцать первом веке.

Например, 29 января считается 1 января 2029 г., а 30 января - 1 января 1930 г.

Преобразование дат из последовательного формата в формат месяц-день-год

Чтобы преобразовать даты из последовательного формата в формат месяц-день-год, выполните следующие действия:

• Щелкните значок Number вкладка в Format Cells диалоговое окно.

• Нажмите Date под Category.

• Выбрать Locale. ДоступныеDate форматы будут отображаться в виде списка под Type.

• Нажмите на Format под Type чтобы просмотреть предварительный просмотр в поле рядом с Sample.

После выбора формата нажмите OK.

Преобразование дат из формата месяц-день-год в последовательный формат

Вы можете преобразовать даты в формате «месяц-день-год» в последовательный формат двумя способами:

• С помощью Format Cells диалоговое окно

• Использование Excel DATEVALUE функция

Диалоговое окно "Форматирование ячеек"

• Щелкните значок Number вкладка в Format Cells диалоговое окно.

• Нажмите General под Category.

Использование функции Excel DATEVALUE

Вы можете использовать Excel DATEVALUE функция для преобразования Date к Serial Numberформат. Вам нужно заключитьDateаргумент в «». Например,

= DATEVALUE ("6/8/2016") возвращает 42529

Получение сегодняшней даты

Если вам нужно выполнить вычисления на основе сегодняшней даты, просто используйте функцию Excel СЕГОДНЯ (). Результат отражает дату, когда он был использован.

Следующий скриншот TODAY использования () функций были принят на 16 - ^е мая 2016 года -

Поиск рабочего дня после указанных дней

Возможно, вам придется выполнить определенные вычисления в зависимости от ваших рабочих дней.

В рабочие дни не входят выходные и праздничные дни. Это означает, что если вы можете определить свои выходные и праздничные дни, любые расчеты, которые вы сделаете, будут основаны на рабочих днях. Например, вы можете рассчитать сроки оплаты счета, ожидаемое время доставки, дату следующей встречи и т. Д.

Вы можете использовать Excel WORKDAY и WORKDAY.INTL функции для таких операций.

S.No.	Описание функции
1.	WORKDAY Возвращает порядковый номер даты до или после указанного количества рабочих дней.
2.	WORKDAY.INTL Возвращает порядковый номер даты до или после указанного количества рабочих дней, используя параметры, чтобы указать, какие и сколько дней являются выходными.

Например, вы можете указать 15 - ^й рабочий день с сегодняшнего дня (скриншот ниже взят 16 - ^го мая 2016 года) с использованием функции СЕГОДНЯ и трудодень.

Предположим , что 25 - ^го мая 2016 года и 1 - ^го июня 2016 являются праздники. Тогда ваш расчет будет следующим -

Настройка определения выходных

По умолчанию выходные - суббота и воскресенье, то есть два дня. Вы также можете при желании определить свои выходные с помощьюWORKDAY.INTLфункция. Вы можете указать свои выходные по номеру выходных, который соответствует выходным дням, как указано в таблице ниже. Вам не нужно запоминать эти числа, потому что, когда вы начинаете вводить функцию, вы получаете список чисел и выходных дней в раскрывающемся списке.

Выходные дни	Номер выходного дня
Суббота Воскресенье	1 или опущено
Воскресение понедельник	2
Понедельник вторник	3
Вторник Среда	4
Среда Четверг	5
Четверг Пятница	6
Пятница суббота	7
Только воскресенье	11
Только понедельник	12
Только вторник	13
Только среда	14
Только четверг	15
Только пятница	16
Только суббота	17

Предположим, если выходные - только пятница, вам нужно использовать число 16 в функции РАБДЕНЬ.INTL.

Количество рабочих дней между двумя указанными датами

Может возникнуть потребность в вычислении количества рабочих дней между двумя датами, например, в случае расчета оплаты сотруднику, работающему по контракту, которому выплачивается посуточная оплата.

Вы можете узнать количество рабочих дней между двумя датами с помощью функций Excel NETWORKDAYS и NETWORKDAYS.INTL. Как и в случае с WORKDAYS и WORKDAYS.INTL, NETWORKDAYS и NETWORKDAYS.INTL позволяют вам указывать праздничные дни, а с NETWORKDAYS.INTL вы можете дополнительно указать выходные.

S.No.	Описание функции
1.	NETWORKDAYS Возвращает количество полных рабочих дней между двумя датами.
2.	NETWORKDAYS.INTL Возвращает количество полных рабочих дней между двумя датами, используя параметры, чтобы указать, какие и сколько дней являются выходными.

Вы можете рассчитать количество рабочих дней между сегодняшним днем ​​и другой датой с помощью функций СЕГОДНЯ и ЧИСТРАБДНИ. В скриншоте приведенного ниже, сегодня 16 - ^го мая 2016 года и дата окончания 16 - ^го июня 2016 года 25 - ^го мая 2016 года и 1 - ^го июня 2016 являются праздниками.

Опять же, выходными считаются суббота и воскресенье. У вас есть собственное определение выходных и вычисление количества рабочих дней между двумя датами с помощью функции ЧИСТРАБДНИ.INTL. На приведенном ниже снимке экрана только пятница определена как выходные.

Извлечение года, месяца, дня из даты

Вы можете извлечь из каждой даты в списке дат соответствующий день, месяц и год, используя функции Excel ДЕНЬ, МЕСЯЦ и ГОД.

Например, рассмотрим следующие даты -

Из каждой из этих дат вы можете извлечь день, месяц и год следующим образом:

Извлечение дня недели из даты

Вы можете извлечь из каждой даты в списке дат соответствующий день недели с помощью функции Excel WEEKDAY.

Рассмотрим тот же пример, приведенный выше.

Получение даты из года, месяца и дня

Ваши данные могут иметь информацию о Году, Месяце и Дне отдельно. Вам нужно получить дату, объединяющую эти три значения, для выполнения любых расчетов. Вы можете использовать функцию DATE для получения значений даты.

Рассмотрим следующие данные -

Используйте функцию DATE, чтобы получить значения DATE.

Расчет лет, месяцев и дней между двумя датами

Возможно, вам придется рассчитать время, прошедшее с заданной даты. Вам может понадобиться эта информация в виде лет, месяцев и дней. Простой пример - вычисление текущего возраста человека. Фактически это разница между датой рождения и сегодняшним днем. Для этой цели вы можете использовать функции Excel РАЗНДАТ, СЕГОДНЯ и СЦЕПИТЬ.

Результат выглядит следующим образом -

Данные, полученные из разных источников, могут содержать значения времени. В этой главе вы поймете, как подготовить данные, содержащие значения времени, для анализа.

Вы узнаете о -

• Форматы времени
  • Время в последовательном формате
  • Время в формате час-минута-секунда
• Преобразование времени из последовательного формата в формат часов-минут-секунд
• Преобразование времени из формата "час-минута-секунда" в последовательный формат
• Получение текущего времени
• Получение времени из часа, минуты и секунды
• Извлечение часа, минуты и секунды из времени
• Количество часов между временем начала и временем окончания

Форматы времени

Excel поддерживает Time Ценности двумя способами -

• Последовательный формат
• В различных форматах «час-минута-секунда»

Вы можете конвертировать -

• Time в последовательном формате в Time в формате час-минута-секунда

• Time в формате час-минута-секунда для Time в последовательном формате

Время в последовательном формате

Time в последовательном формате - положительное число, которое представляет Timeкак часть 24-часового дня, отправная точка которого - полночь. Например, 0,29 соответствует 7 часам утра, а 0,5 - 12:00.

Вы также можете комбинировать Date и Timeв той же камере. Серийный номер - это количество дней после 1 января 1900 года и доля времени, связанная с данным временем. Например, если вы наберете 17 мая 2016 г., 6 утра, он будет преобразован в 42507,25 при форматировании ячейки какGeneral.

Время в формате час-минута-секунда

Excel позволяет указать время в формате «час-минута-секунда» с двоеточием (:) после часа и другим двоеточием перед секундами. Например, 8:50, 20:50 или просто 8:50 в 12-часовом формате или как 8:50, 20:50 в 24-часовом формате. Время 8:50:55 соответствует 8 часам 50 минутам 55 секундам.

Вы также можете указать дату и время вместе. Например, если вы введете в ячейку 17 мая 2016 г. 7:25, это будет отображаться как 17 мая 2016 г. 7:25 и представляет 17 мая 2016 г. 7:25:00 AM.

Excel поддерживает разные Time форматы на основе Locale(Местоположение) вы выбираете. Следовательно, вам необходимо сначала определить совместимость вашегоTime форматы и анализ данных под рукой.

Для понимания вы можете принять США в качестве Локали. Вы обнаружите следующееTime форматы на выбор Date и Time- 17 - ^го мая 2016 4 вечера -

• 16:00:00
• 16:00
• 4:00 ВЕЧЕРА
• 16:00:00
• 17.05.16 16:00
• 17.05.16 16:00

Преобразование времени из последовательного формата в формат часов-минут-секунд

Чтобы преобразовать формат последовательного времени в формат часов-минут-секунд, выполните следующие действия:

• Щелкните значок Number вкладка в Format Cells диалоговое окно

• Нажмите Time под Category.

• Выберите Locale. Имеется в наличииTime форматы будут отображаться в виде списка под Type.

• Нажмите на Format под Type чтобы посмотреть на предварительный просмотр в поле рядом с Sample.

После выбора формата нажмите OK

Преобразование времени из формата "час-минута-секунда" в последовательный формат

Вы можете преобразовать время в Hour-Minute-Second форматировать в последовательный формат двумя способами -

• С помощью Format Cells диалоговое окно

• Использование Excel TIMEVALUE функция

Диалоговое окно "Форматирование ячеек"

• Щелкните значок Number вкладка в Format Cells диалоговое окно.

• Нажмите General под Category.

Использование функции Excel TIMEVALUE

Вы можете использовать Excel TIMEVALUE функция для преобразования Time к Serial Numberформат. Вам нужно заключитьTimeаргумент в «». Например,

TIMEVALUE ("16:55:15") приводит к 0.70503472

Получение текущего времени

Если вам нужно произвести расчеты на основе текущего времени, просто используйте функцию Excel СЕЙЧАС (). Результат отражает дату и время его использования.

Был следующий снимок экрана использования функции Now () принят на 17 - ^м мая 2016 года в 12:22.

Получение времени из часа, минуты и секунды

Ваши данные могут содержать информацию о часах, минутах и ​​секундах отдельно. Предположим, вам нужно получить время, объединяющее эти 3 значения, для выполнения любых вычислений. Для получения значений времени можно использовать функцию Excel Time.

Извлечение часа, минуты и секунды из времени

Вы можете извлечь часы, минуты и секунды из заданного времени, используя функции Excel ЧАС, МИНУТА и СЕКУНДА.

Количество часов между временем начала и временем окончания

Когда вы выполняете вычисления для значений времени, отображаемый результат зависит от формата, используемого в ячейке. Например, вы можете вычислить количество часов между 9:30 и 18:00 следующим образом:

• C4 отформатирован как время
• C5 и C6 имеют формат числа.

Вы получаете разницу во времени в днях. Чтобы перевести в часы, вам нужно умножить на 24.

В Microsoft Excel вы можете использовать Conditional Formattingдля визуализации данных. Вы должны указать форматирование диапазона ячеек на основе содержимого диапазона ячеек. Ячейки, соответствующие указанным условиям, будут отформатированы так, как вы определили.

пример

В диапазоне, содержащем показатели продаж за последний квартал для набора продавцов, вы можете выделить те ячейки, которые соответствуют определенной цели, например, 2500 долларов США.

Вы можете установить условие как общие продажи человека> = $2500и укажите зеленый цветовой код. Excel проверяет каждую ячейку в диапазоне, чтобы определить, выполнено ли указанное вами условие, т. Е. Общий объем продаж человека> = 2500 долларов США.

Excel применяет выбранный вами формат, т. Е. Зеленый цвет, ко всем ячейкам, удовлетворяющим условию. Если содержимое ячейки не удовлетворяет условию, форматирование ячейки остается неизменным. Результат ожидаемый, только для продавцов, которые достигли цели, ячейки выделены зеленым цветом - быстрая визуализация результатов анализа.

Вы можете указать любое количество условий для форматирования, указав Rules. Вы можете выбрать правила, соответствующие вашим условиям, из

• Выделите правила ячеек
• Верхние / нижние правила

Вы также можете определить свои собственные правила. Вы можете -

• Добавить правило
• Очистить существующее правило
• Управляйте определенными правилами

Кроме того, у вас есть несколько вариантов форматирования в Excel, чтобы выбрать те, которые подходят для вашей визуализации данных -

• Панели данных
• Цветовые шкалы
• Наборы иконок

Условное форматирование было продвинуто по сравнению с версиями Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013. Примеры, которые вы найдете в этой главе, взяты из Excel 2013.

В следующих разделах вы поймете правила условного форматирования, параметры форматирования и то, как работать с правилами.

Выделите правила ячеек

Вы можете использовать Highlight Cells правило для назначения формата ячейкам, содержимое которых соответствует любому из следующих критериев:

• Числа в заданном числовом диапазоне -
  • Лучше чем
  • Меньше, чем
  • Between
  • Равно
• Текст, содержащий заданную текстовую строку.
• Дата, встречающаяся в заданном диапазоне дат относительно текущей даты -
  • Yesterday
  • Today
  • Tomorrow
  • За последние 7 дней
  • На прошлой неделе
  • Эта неделя
  • Следующая неделя
  • Прошлый месяц
  • Этот месяц
  • В следующем месяце
• Повторяющиеся или уникальные значения.

Следуйте инструкциям по условному форматированию ячеек -

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Highlight Cells Rules из раскрывающегося меню.

• Нажмите Greater Thanи укажите> 750. Выбирайте зеленый цвет.

• Нажмите Less Than и укажите <500. Выберите красный цвет.

• Нажмите Between и укажите 500 и 750. Выберите желтый цвет.

Данные будут выделены в соответствии с заданными условиями и соответствующим форматированием.

Верхние / нижние правила

Вы можете использовать Top / Bottom Rules чтобы назначить формат ячейкам, содержимое которых соответствует любому из следующих критериев:

• Top 10 items - Ячейки, занимающие первые позиции N, где 1 <= N <= 1000.

• Top 10% - Ячейки, входящие в верхние n%, где 1 <= n <= 100.

• Bottom 10 items - Ячейки, занимающие нижние N, где 1 <= N <= 1000.

• Bottom 10% - Ячейки, занимающие нижние n%, где 1 <= n <= 100.

• Above average - Ячейки выше среднего для выбранного диапазона.

• Below average - Ячейки ниже среднего для выбранного диапазона.

Следуйте инструкциям ниже, чтобы назначить правила «Сверху / Снизу».

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Top/Bottom Rulesиз раскрывающегося меню. Появятся варианты правил сверху / снизу.

• Нажмите Top Ten Items и укажите 5. Выберите зеленый цвет.

• Нажмите Bottom Ten Items и укажите 5. Выберите красный цвет.

Данные будут выделены в соответствии с заданными условиями и соответствующим форматированием.

• Повторите первые три шага, указанные выше.

• Нажмите Top Ten% и укажите 5. Выберите зеленый цвет.

• Нажмите Bottom Ten% и укажите 5. Выберите красный цвет.

Данные будут выделены в соответствии с заданными условиями и соответствующим форматированием.

• Повторите первые три шага, указанные выше.

• Нажмите Above Average. Выбирайте зеленый цвет.

• Нажмите Below Average. Выбирайте красный цвет.

Данные будут выделены в соответствии с заданными условиями и соответствующим форматированием.

Панели данных

Вы можете использовать цветные Data Barsчтобы увидеть значение в ячейке относительно значений в других ячейках. Длина панели данных представляет собой значение в ячейке. Более длинный столбец представляет собой более высокое значение, а более короткий столбец - более низкое значение. У вас есть шесть сплошных цветов на выбор для гистограмм: синий, зеленый, красный, желтый, голубой и фиолетовый.

Гистограммы помогают визуализировать более высокие, более низкие и промежуточные значения, когда у вас есть большие объемы данных. Пример - дневные температуры по регионам в конкретный месяц. Вы можете использовать цветные полосы градиентной заливки, чтобы визуализировать значение в ячейке относительно значений в других ячейках. У вас шестьGradient Colors на выбор для панелей данных - синий, зеленый, красный, желтый, голубой и фиолетовый.

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Data Barsиз раскрывающегося меню. ВGradient Fill варианты и Fill появляются варианты.

Щелкните синюю панель данных в Gradient Fill параметры.

• Повторите первые три шага.

• Щелкните синюю панель данных в Solid Fill параметры.

Вы также можете отформатировать гистограммы так, чтобы панель данных начиналась в середине ячейки и растягивалась влево для отрицательных значений и растягивалась вправо для положительных значений.

Цветовые шкалы

Вы можете использовать Color Scales, чтобы увидеть значение в ячейке относительно значений в других ячейках в заданном диапазоне. Как и в случае сHighlight Cells Rules, а Color Scaleиспользует затенение ячеек для отображения различий в значениях ячеек. Цветовой градиент будет применен к диапазону ячеек. Цвет указывает, где каждое значение ячейки попадает в этот диапазон.

Вы можете выбрать из -

• Три - Цветовая шкала -
  • Зеленый - желтый - красный цветовая шкала
  • Красный - желтый - зеленый цветовая шкала
  • Зеленый - белый - красный цветовая шкала
  • Красный - белый - зеленый цветовая шкала
  • Цветовая шкала Синий - Белый - Красный
  • Красный - белый - синий цветовая шкала
• Двухцветная шкала -
  • Бело-красная цветовая шкала
  • Красно-белая цветовая шкала
  • Зелено-белая цветовая шкала
  • Бело-зеленая цветовая шкала
  • Зелено-желтая цветовая шкала
  • Желто-зеленая цветовая шкала

Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Color Scalesиз раскрывающегося меню. ВColor Scale появляются варианты.

• Щелкните шкалу зеленого - желтого - красного цветов.

Данные будут выделены на основе шкалы зеленого - желтого - красного цвета в выбранном диапазоне.

• Повторите первые три шага.
• Щелкните цветовую шкалу Зеленый - Белый.

Данные будут выделены по шкале зелено-белого цвета в выбранном диапазоне.

Наборы иконок

Вы можете использовать наборы значков для визуализации численных различий. Доступны следующие наборы значков -

Как видите, набор иконок состоит из трех-пяти символов. Вы можете определить критерии, чтобы связать значок с каждым значением в диапазоне ячеек. Например, красная стрелка вниз для маленьких чисел, зеленая стрелка вверх для больших чисел и желтая горизонтальная стрелка для промежуточных значений.

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Icon Setsиз раскрывающегося меню. ВIcon Sets появляются варианты.

• Щелкните три цветные стрелки.

Цветные стрелки появляются рядом с данными на основе значений в выбранном диапазоне.

• Повторите первые три шага. ВIcon Sets появляются варианты.

• Выберите 5 оценок. Значки рейтинга отображаются рядом с данными на основе значений в выбранном диапазоне.

Новое правило

Вы можете использовать New Rule для создания собственной формулы в качестве условия форматирования ячейки по вашему усмотрению.

Есть два способа использовать новое правило:

• С участием New Rule вариант из раскрывающегося меню

• С участием New Rule кнопка в Manage Rules диалоговое окно

С новым правилом из раскрывающегося меню

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите New Rule из раскрывающегося меню.

В New Formatting Rule появится диалоговое окно.

• В поле «Выберите тип правила» выберите «Использовать формулу», чтобы определить, какие ячейки нужно форматировать. Edit the Rule Description появится окно.

• В значениях формата, в которых эта формула верна: введите формулу.

• Щелкните кнопку форматирования и щелкните ОК.

Ячейки, содержащие значения с формулой ИСТИНА, форматируются, как определено.

С помощью кнопки «Новое правило» в диалоговом окне «Управление правилами»

• Выберите диапазон для условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Manage Rules из раскрывающегося меню.

В Conditional Formatting Rules Manager появится диалоговое окно.

Щелкните значок New Rule кнопка.

В New Formatting Rule появится диалоговое окно.

Повторите шаги, указанные выше, чтобы определить формулу и формат.

В Conditional Formatting Rules Manager появляется диалоговое окно с определенным New Ruleвыделено. Щелкните значокApply кнопка.

Ячейки, содержащие значения с формулой ИСТИНА, форматируются, как определено.

Очистить правила

Вы можете Очистить правила, чтобы удалить все условные форматы, которые вы создали для

• Выбранные ячейки
• Текущий рабочий лист
• Выбранная таблица
• Выбранная сводная таблица

Следуйте данным шагам -

• Выберите диапазон / щелкните рабочий лист / щелкните таблицу> сводная таблица, где необходимо удалить правила условного форматирования.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Clear Rulesиз раскрывающегося меню. Появятся параметры Очистить правила.

Выберите подходящий вариант. Условное форматирование удаляется из диапазона / рабочего листа / таблицы / сводной таблицы.

Управление правилами

Вы можете Manage Rulesиз Conditional Formatting Rules Managerокно. Вы можете увидеть правила форматирования для текущего выбора, для всего текущего рабочего листа, для других рабочих листов в книге или таблиц или сводных таблиц в книге.

• Нажмите Conditional Formatting в Styles группа под Home таб.

• Нажмите Manage Rules из раскрывающегося меню.

В Conditional Formatting Rules Manager появится диалоговое окно.

Щелкните стрелку в списке рядом с Show formatting rules for Отображаются текущий выбор, этот лист и другие листы, таблицы, сводная таблица, если они существуют с правилами условного форматирования.

Выбрать This Worksheetиз раскрывающегося списка. Правила форматирования на текущем листе отображаются в том порядке, в котором они будут применяться. Вы можете изменить этот порядок, используя стрелки вверх и вниз.

Вы можете добавить новое правило, отредактировать правило и удалить правило.

• Ты уже видел New Ruleв предыдущем разделе. Вы можете удалить правило, выбрав Правило и нажавDelete Rule. Выделенное Правило будет удалено.

• Чтобы отредактировать Правило, выберите ПРАВИЛО и нажмите Edit Rule. Edit Formatting Rule появится диалоговое окно.

• Вы можете

  • Выберите тип правила

  • Редактировать описание правила

  • Изменить форматирование

• Когда вы закончите с изменениями, нажмите OK.

• Изменения правила будут отражены в Conditional Formatting Rules Managerдиалоговое окно. НажмитеApply.

• Данные будут выделены на основе измененных Conditional Formatting Rules.

Сортировка данных - неотъемлемая часть анализа данных. Вы можете расположить список имен в алфавитном порядке, составить список показателей продаж от самого высокого до самого низкого или упорядочить строки по цвету или значкам. Сортировка данных помогает вам быстро визуализировать и лучше понимать ваши данные, систематизировать и находить нужные данные и, в конечном итоге, принимать более эффективные решения.

Вы можете сортировать по столбцам или по строкам. Большинство используемых вами сортировок будут сортировками по столбцам.

Вы можете сортировать данные в одном или нескольких столбцах по

• текст (от А до Я или от Я до А)
• числа (от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему)
• даты и время (от самого старого к новому и от новейшего к самому старому)
• настраиваемый список (например, большой, средний и маленький)
• формат, включая цвет ячейки, цвет шрифта или набор значков

Критерии сортировки для таблицы сохраняются вместе с книгой, поэтому вы можете повторно применять сортировку к этой таблице каждый раз, когда открываете книгу. Критерии сортировки не сохраняются для диапазона ячеек. Для сортировки по нескольким столбцам или для сортировок, создание которых занимает много времени, вы можете преобразовать диапазон в таблицу. Затем вы можете повторно применить сортировку при открытии книги.

Во всех примерах, приведенных в следующих разделах, вы найдете только таблицы, так как сортировка таблицы имеет большее значение.

Сортировать по тексту

Вы можете отсортировать таблицу, используя столбец, содержащий текст.

В следующей таблице содержится информация о сотрудниках в организации (вы можете видеть только первые несколько строк данных).

• Чтобы отсортировать таблицу по заголовку столбца, который содержит текст, щелкните заголовок столбца - Title.

• Щелкните значок Data таб.

• в Sort & Filter группа, щелкните Sort A to Z

Таблица будет отсортирована по столбцу - Заголовок в возрастающем буквенно-цифровом порядке.

Note - Вы можете отсортировать в алфавитно-цифровом порядке по убыванию, нажав Sort Z to A. Вы также можете сортировать с учетом регистра. Пройти черезSort by a Custom List раздел, приведенный ниже.

Сортировать по номерам

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу ManagerID, который содержит числа, выполните следующие действия:

• Щелкните заголовок столбца - ManagerID.

• Щелкните значок Data таб.

• в Sort & Filter группа, щелкните Sort A to Z

Столбец ManagerID будет отсортирован в возрастающем числовом порядке. Вы можете отсортировать в нисходящем числовом порядке, щелкнув Сортировать от Я до А.

Сортировать по дате или времени

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу HireDate, который содержит даты, выполните следующие действия:

• Щелкните заголовок столбца - HireDate.

• Нажмите Data таб.

• в Sort & Filter группа, щелкните Sort A to Z как показано на скриншоте ниже -

Столбец - HireDate будет отсортирован по датам от самых старых к самым новым. Вы можете отсортировать даты от самых новых до самых старых, нажавSort Z to A.

Сортировать по цвету ячейки

Чтобы отсортировать таблицу по отметкам общего количества столбцов, которые содержат ячейки с цветами (условно отформатированные) -

• Щелкните заголовок столбца - Всего оценок.

• Нажмите Data таб.

• в Sort & Filter группа, щелкните Sort. Откроется диалоговое окно "Сортировка".

• выберите Sort By как общие оценки, Sort on в виде Cell Color и укажите зеленый цвет в Order. Щелкните Добавить уровень.

• выберите Sort By как общие оценки, Sort on в виде Cell Color и укажите желтый цвет в Order. Щелкните Добавить уровень.

• выберите Sort By как общие оценки, Sort on в виде Cell Color и укажите красный цвет в Order.

Столбец - Всего оценок будет отсортирован по цвету ячеек, как указано в Порядке.

Сортировать по цвету шрифта

Чтобы отсортировать столбец Total Marks в таблице, содержащий ячейки с цветами шрифта (с условным форматированием) -

• Щелкните заголовок столбца - Всего оценок.

• Нажмите Data таб.

• в Sort & Filter группа, щелкните Sort. Откроется диалоговое окно "Сортировка".

• выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Font Colorи укажите зеленый цвет в поле Порядок. Щелкните Добавить уровень.

• выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Font Color и укажите желтый цвет в Order. Щелкните Добавить уровень.

• выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Font Color и укажите красный цвет в Order.

Столбец «Всего оценок» отсортирован по цвету шрифта, указанному в Порядке.

Сортировать по значку ячейки

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу Total Marks, который содержит ячейки со значками ячеек (условно отформатированными), выполните следующие действия:

• Щелкните заголовок столбца - Всего оценок.

• Нажмите Data таб.

• в Sort & Filter группа, щелкните Sort. Откроется диалоговое окно "Сортировка".

• выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Cell Icon и укажите в

  
  Order. Щелкните Добавить уровень.

• выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Cell Iconи укажите

  
  в Заказе. Щелкните Добавить уровень.

• выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Cell Iconи укажите

  
  в Заказе.

Столбец - Всего оценок будет отсортирован по значку ячейки, как указано в Порядке.

Сортировать по произвольному списку

Вы можете создать собственный список и отсортировать таблицу по настраиваемому списку.

В приведенной ниже таблице вы найдете столбец индикатора с заголовком - Позиция. Он имеет значения высокий, средний и низкий в зависимости от положения общих оценок по всему диапазону.

Теперь предположим, что вы хотите отсортировать столбец - Позиция, со всеми высокими значениями вверху, всеми низкими значениями внизу и всеми средними значениями между ними. Это означает, что вам нужен низкий, средний и высокий порядок. С участиемSort A to Z, вы получите высокий, низкий и средний порядок. С другой стороны, сSort Z to A, вы получаете средний, низкий и высокий порядок.

Вы можете решить эту проблему, создав собственный список.

• Определите порядок для настраиваемого списка как высокий, средний и низкий в диапазоне ячеек, как показано ниже.

• Выберите этот диапазон.

• Щелкните значок File таб.

• Нажмите Options. вExcel Options диалоговое окно, щелкните Advanced.

• Прокрутите до General.

• Нажмите Edit Custom Lists.

В Edit Custom Listsпоявится диалоговое окно. Выбранный диапазон на листе появится вImport list from cells Box. НажмитеImport.

Ваш настраиваемый список добавлен в Custom Lists. Щелкните ОК.

Следующим шагом является сортировка таблицы с помощью этого настраиваемого списка.

• Щелкните столбец - положение. Нажмите наSort. вSort диалоговое окно, убедитесь Sort By это позиция, Sort On это ценности.

• Нажмите на Order. ВыбратьCustom List. Появится диалоговое окно Custom Lists.

• Нажми на High, Medium, LowПользовательский список. Щелкните ОК.

в Sort диалоговое окно в Order Коробка, High, Medium, Lowпоявляется. Щелкните ОК.

Таблица будет отсортирована в определенном порядке - высокий, средний, низкий.

Вы можете создавать собственные списки на основе следующих значений -

• Text
• Number
• Date
• Time

Вы не можете создавать собственные списки на основе формата, т. Е. По цвету ячейки / шрифта или значку ячейки.

Сортировать по строкам

Вы также можете отсортировать таблицу по строкам. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

• Щелкните строку, данные по которой нужно отсортировать.

• Click Sort.

• In the Sort dialog box, Click Options. The Sort Options dialog box opens.

• Under Orientation, click Sort from left to right. Click OK.

• Click Sort by row. Select the row.

• Choose values for Sort On and Largest to Smallest for Order.

The data will be sorted by the selected row in a descending order.

Sort by more than one Column or Row

You can sort a table by more than one column or row.

• Click the Table.

• Click Sort.

• In the Sort dialog box, specify the column by which you want to sort first.

In the screen shot given below, Sort By Title, Sort On Values, Order A – Z are chosen.

• Click Add Level in the Sort dialog box. The Then By dialog appears.

• Specify the column by which you want to sort next.

• In the screen shot given below, Then By HireDate, Sort On Values, Order Oldest to Newest are chosen.

• Click OK.

The data will be sorted for Title in the ascending alphanumeric order and then by HireDate. You will see the employee data sorted by title, and in each title category, in the seniority order.

Filtering allows you to extract data that meets the defined criteria from a given Range or table. This is a quick way to display only the information that is needed by you.

You can Filter data in a Range, table or PivotTable.

You can filter data by −

• Selected values
• Text filters if the column you selected contains text
• Date filters if the column you selected contains dates
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Font color if the column you selected contains font with color
• Cell icon if the column you selected contains cell icons
• Advanced filter
• Using slicers

In a table, the column headers are automatically tagged to filters, known as AutoFilters. AutoFilter is represented by the arrow

next to column header. Each AutoFilter has filter options based on the type of data you have in that column. For example, if the column contains numbers, when you click on the arrow next to the column header, Number Filter Options appear.

When you click a Filter option or when you click on Custom Filter that appears at the end of the Filter options, Custom AutoFilter dialog box appears, wherein you can customize your filtering options.

In case of a Range, you can provide the column headers in the first row of the range and click on filter in the Editing group on Home tab. This will make the AutoFilter on for the Range. You can remove the filters that you have in your data. You can also reapply the filters when data changes occur.

Filter by Selected Values

You can choose what data is to be displayed by clicking the arrow next to a column header and selecting the Values in the column. Only those rows containing the selected values in the chosen column will be displayed.

Consider the following data −

If you want to display the data only for Position = High, click the arrow next to Position. A drop-down box appears with all the values in the position column. By default, all the values will be selected.

• Click Select All. All the boxes are cleared.
• Select High as shown in the following screen shot.

Click OK. Only those Rows, which have the value High as Position, will be displayed.

Filter by Text

Consider the following data −

You can filter this data such that only those Rows wherein the Title is “Manager” will be displayed.

Click the arrow next to the column header Title. From the drop-down list, click Text Filters. Text filter options appear.

Select Contains from the available options. The Custom AutoFilter dialog box opens. Type Manager in the Box next to Contains.

Click OK. Only the Rows where Title contains Manager will be displayed.

Filter by Date

You can filter this data further such that only those Rows wherein the Title is “Manager” and HireDate is prior to 2011 can be displayed. That means you will display the Employee information for all the managers who have been with the organization from before 2011.

Click the arrow next to the column header HireDate. From the drop-down list, click Date Filters. The Date filter options appear. Select Before from the drop-down list.

Custom AutoFilter dialog box opens. Type 1/1/2011 in the box next to is before. You can also select the date from the date picker next to the box.

Click OK. Only the rows where Title contains Manager and HireDate is prior to 1/1/2011 will be displayed.

Filter by Numbers

Consider the following data −

You can filter this data such that only those rows where Total Marks > 850 can be displayed.

Click the arrow next to the column header Total Marks. From the drop-down list, click Number Filters. The Number Filter options appear.

Click Greater Than. Custom AutoFilter dialog box opens. Type 850 in the box next to Greater Than.

Click OK. Only the rows wherein the total marks are greater than 850 will be displayed.

Filter by Cell Color

If the data has different cell colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with different cell colors.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, click Filter by Color. The Filter by Cell Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the total marks column has green color cells will be displayed.

Filter by Font Color

If the data has different font colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column - Total Marks has conditional formatting with font color applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the Drop-Down List, click Filter by Color. Filter by Font Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the Total Marks column has green color font will be displayed.

Filter by Cell Icon

If the data has different icons or a conditional format, you can filter by the icons that are shown in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with icons applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, select Filter by Color. The Filter by Cell Icon options appear.

Select the icon

and click OK.

Only the rows wherein the Total Marks column has the

icon will be displayed.

Clear Filter

Removing filters is termed as Clear Filter in Excel.

You can remove

• A filter from a specific column, or
• All of the filters in the worksheet at once.

To remove a filter from a specific column, click the arrow in the table header of that column. From the drop-drown menu, click Clear Filter From “<specific Column Name>”.

The filter in the column is removed. To remove filtering from the entire worksheet, select

Clear in the

• Editing group on the Home tab, or

• Sort & Filter group in the Data tab.

All the filters in the worksheet are removed at once. Click Undo Show All

if you have removed the Filters by mistake.

Reapply Filter

When changes occur in your data, click Reapply in Sort & Filter group on the Data tab. The defined filter will be applied again on the modified data.

Advanced Filtering

You can use Advance Filtering if you want to filter the data of more than one column.

You need to define your filtering criteria as a range. Suppose you want to display the information of those employees who are specialists or whose EmployeeID is 2, define the Criteria as follows −

• Next, click Advanced in the Sort & Filter group on the Data tab. The Advanced Filter dialog box appears.

• Specify the List Range and the Criteria Range.

• You can either filter the list, in place or copy to another location.

• In the filtering given below, filter the data in place is chosen.

The employee information where ManagerID = 2 OR Title = “*Specialist” is displayed.

Suppose you want to display information about specialists and vice presidents. You can define the criteria and filter as follows −

The criteria you applied is Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”. The employee information of specialists and vice presidents will be displayed.

You can copy the filtered data to another location. You can also select only few columns to include in the copy operation.

• Copy EmployeedID, Title and SalariedFlag to the Cells Q2, R2, S2. This will be the first Row of your filtered data.

• Click on Advanced and in the Advanced Filter dialog box, click on Copy to another location. In the Copy to box, specify reference to the Headers you copied in another location, i.e. Q2:S2.

Click OK after specifying the List Range and Criteria Range. The selected columns in the filtered data will be copied to the location you specified.

Фильтр с помощью слайсеров

Slicers для фильтрации данных в сводных таблицах были введены в Excel 2010. В Excel 2013 вы можете использовать Slicers также фильтровать данные в таблицах.

Рассмотрим данные в следующей таблице.

• Щелкните таблицу.
• Нажмите Table Toolsкоторые появляются на ленте.
• В Design Появляется лента.
• Нажмите Insert Slicer.

• Insert Slicers появится диалоговое окно, как показано на снимке экрана ниже.

• в Insert Slicers В диалоговом окне вы найдете все заголовки столбцов, включая те, которые скрыты.

• Установите флажки Title и HireDate. Click OK.

А Slicer появляется для каждого из заголовков таблицы, которые вы отметили в Insert Slicersдиалоговое окно. В каждомSlicer, будут выделены все значения этого столбца.

В заголовке Slicer, щелкните первое значение. Будет выделено только это значение, а остальные значения не будут выбраны. Далее вы найдете значения в HireDateSlicer которые соответствуют значению в заголовке Slicer также выделяются.

В таблице отображаются только выбранные значения.

Вы можете выбрать / отменить выбор значений в слайсерах, и вы обнаружите, что данные в таблице автоматически обновляются. Чтобы выбрать более одного значения, удерживая клавишу Ctrl, выберите значения, которые вы хотите отобразить.

Выберите значения Title, принадлежащие бухгалтерии, и значения HireDate в 2015 году из двух срезов.

Вы можете очистить выбор в любом слайсере, щелкнув Очистить фильтр

в правом конце заголовка слайсера.

Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и суммировать, вы можете использовать Excel Subtotal и Outlineдля отображения итоговых строк или столбцов. Вы можете использоватьPivotTable также для этой цели, но используя Subtotal и Outlineэто самый быстрый способ проанализировать ряд данных. Обратите внимание, чтоSubtotal и Outline можно использовать только в диапазоне, но не на столе.

Вы можете создать Outlineдо восьми уровней, по одному для каждой группы. Внешние уровни представлены более низкими числами, а внутренние уровни - более высокими числами. Каждый внутренний уровень отображает подробные данные для предыдущего внешнего уровня.

Чтобы понять, как использовать Subtotal и Outlineрассмотрим следующий пример, в котором данные о продажах различных товаров даны по продавцам и по местоположению. Всего имеется 1891 строка данных.

Промежуточные итоги

Вы можете получить сумму продаж по местоположению, используя Subtotal.

Во-первых, отсортируйте расположение данных.

• Щелкните в любом месте диапазона данных.

• Щелкните значок DATA таб.

• Нажмите Sort.

Данные выбраны. ВSort появится диалоговое окно.

в Sort диалоговое окно,

• Выберите место для Sort by

• Выберите значения для Sort On

• Выберите от А до Я для Order

Нажмите OK. Данные отсортированы по местоположению.

• Щелкните в любом месте диапазона данных.

• Нажмите DATA таб.

• Нажмите Subtotal в Outlineгруппа. Данные будут выбраны, иSubtotal появится диалоговое окно.

в Subtotal dialog коробка

• Выберите Местоположение под At each change in:

• Выберите Сумма под Use function:

• Выберите Единицу и Сумму под Add subtotal to:

• Выбрать Replace current subtotals

• Выбрать Summary below data

Нажмите OK. Данные сгруппированы по трем уровням, а промежуточные итоги рассчитываются с учетом местоположения.

Note - Отображаемые данные относятся к Уровню 3, т. Е. Полные данные.

Щелкните Уровень структуры 2. Значок Totals будет отображаться в зависимости от местоположения для единиц и суммы.

Щелкните Уровень структуры 1. Значок Grand Totals будут отображаться для единиц и суммы.

Вы можете увеличить или уменьшить масштаб данных, нажав кнопку Outline Levels или щелкнув символы + слева от данных.

Вложенные промежуточные итоги

Вы можете получить сумму продаж по каждому продавцу в зависимости от местоположения, используя Nested Subtotals.

Sort мудрое расположение данных, а затем и продавец.

• Щелкните в любом месте диапазона данных.

• Щелкните значок DATA таб.

• Нажмите Sort. Данные выбраны иSort появится диалоговое окно.

в Sort диалоговое окно,

• Выберите место для Sort by

• Выберите значения для Sort On

• Выберите от А до Я для Order

• Нажмите на Add Level

Then by появляется строка

• Выберите имя для Then by

• Выберите значения для Sort On

• Выберите от А до Я для Order

Нажмите OK. Данные сортируются по местоположению, а затем по имени.

• Щелкните в любом месте диапазона данных

• Нажмите на DATA вкладка

• Нажмите на Subtotal в Outline группа

Данные выбираются. Subtotal появится диалоговое окно.

в Subtotal диалоговое окно,

• Выберите Местоположение под At each change in:

• Выберите Сумма под Use function:

• Выберите Единицу и Сумму под Add subtotal to:

• Выбрать Replace current subtotals

• Выбрать Summary below data

Нажмите OK. Данные сгруппированы по трем уровням, а промежуточные итоги рассчитываются по местоположению, как описано ранее.

• Нажмите Subtotal.

в Subtotal диалоговое окно,

• Выберите имя под At each change in:

• Выберите Сумма под Use function:

• Выберите Единицу и Сумму под Add subtotal to:

• Unselect Replace current subtotals

• Выбрать Summary below data

Нажмите OK. Данные сгруппированы по четырем уровням, а промежуточные итоги рассчитываются с учетом местоположения и имени.

Нажмите Outline Level 3. ВTotals будет отображаться по имени и местоположению для Единиц и Суммы.

Нажмите на Outline Level 2. ВTotals будет отображаться в зависимости от местоположения для единиц и суммы.

Нажмите Outline Level 1. ВGrand Totals будет отображаться для единиц и суммы.

Вы можете увеличить или уменьшить масштаб данных, нажав кнопку Outline Levels или щелкнув символ + слева от данных.

В Microsoft Excel 2013 Quick Analysis Инструмент позволяет быстро и легко анализировать ваши данные с помощью различных инструментов Excel.

Вы можете использовать Quick Analysisс диапазоном или таблицей данных. Чтобы получить доступQuick Accessвыберите ячейки, содержащие данные, которые вы хотите проанализировать. ВQuick Analysisкнопка инструмента

появляется в правом нижнем углу выбранных данных.

Щелкните значок Quick Analysis

кнопка. Появится панель инструментов быстрого анализа с параметрамиFORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES.

Quick Analysis Инструмент удобен и быстр в использовании, так как вы также можете предварительно просмотреть применение различных параметров, прежде чем выбрать тот, который вам нужен.

Форматирование

Conditional Formatting позволяет выделять части ваших данных, добавляя панели данных, цвета и т. д. Это позволяет быстро визуализировать значения в ваших данных.

Вы узнали о правилах форматирования в главе « Условное форматирование» этого руководства. Разница в том, что вы можете быстро просмотреть и выбрать нужный вариант. Однако, если вы хотите использовать все возможностиConditional Formatting, вам лучше пройти через главное меню на ленте. То же самое относится ко всем параметрам вQuick Analysis инструмент.

Нажмите Formatting на Quick Analysisпанель инструментов. ВConditional Formattingпараметры отображаются на панели инструментов. Наведите указатель мыши на параметры. Вы увидите превью. Затем вы можете выбрать нужный вариант, щелкнув его.

Диаграммы

Chartsиспользуются для графического изображения данных. Есть несколько видовCharts для разных типов данных.

Если вы нажмете CHARTS на Quick AnalysisНа панели инструментов отобразятся рекомендуемые диаграммы для выбранных данных. Вы всегда можете выбратьMore Charts вариант, если вы хотите перейти на главную Charts на ленте.

Наведите указатель мыши на параметры. Вы увидите превью. Затем вы можете выбрать нужный вариант, щелкнув его.

Итоги

Totalsможет использоваться для вычисления чисел в столбцах и строках. У вас будут такие функции, как Sum, Average, Count и т. Д.

Мы подробно рассмотрим, как использовать Quick Analysis инструмент с TOTALSдалее в этой главе. Вы можете использовать другие параметры вQuick Analysis с той же легкостью, что и вы.

Столы

Tables поможет вам фильтровать, сортировать и обобщать ваши данные, как вы уже узнали в Tablesглаву. вQuick Analysis инструмент, как Table и PivotTable варианты доступны в TABLES. Однако вы можете предварительно просмотреть таблицу, но в случаеPivotTable предварительный просмотр недоступен, так как при нажатии вы получите пустой PivotTable который вам нужно заполнить данными.

Спарклайны

Sparklinesэто крошечные диаграммы, которые вы можете отображать вместе со своими данными в отдельных ячейках. Они позволяют быстро увидеть тенденции.

Быстрый анализ с ИТОГО

Нажмите на TOTALS в Quick Analysis Панель инструментов.

В Quick Analysis с участием TOTALS, вы можете проанализировать

По строкам

По столбцам

Для строковых вычислений убедитесь, что у вас есть пустая строка под выбранными данными.

Example

Мы проанализируем данные о количестве голосов, поданных на выборах за пять кандидатов. Подсчет проводится в четыре раунда. Ниже приведены данные.

Сумма

Выберите данные и нажмите

наQuick Analysis панель инструментов под TOTALS.

Убедитесь, что строка под данными пуста. В противном случае вы получите сообщение о том, что там уже есть данные, и у вас будет только два варианта: либо заменить существующие данные, либо отменить операцию.

В строке под выбранными данными отображается сумма каждого столбца данных. ПодписьSumтакже предоставляется автоматически. Это означает, что отображается общее количество голосов в каждом туре за всех кандидатов.

В среднем

Выберите данные и нажмите

наQuick Analysis Панель инструментов под TOTALS.

Среднее значение каждого столбца данных отображается в строке под данными. ПодписьAverageтакже предоставляется автоматически. Отображается среднее количество голосов, поданных в каждом туре.

Считать

Выберите данные и нажмите

наQuick Analysis Панель инструментов под TOTALS.

Счетчик каждого столбца данных отображается в строке под данными. ПодписьCountтакже предоставляется автоматически. Это означает, что отображается количество кандидатов в каждом туре.

%Всего

Выберите данные и нажмите

наQuick Analysis Панель инструментов под TOTALS.

В %Totalкаждого столбца данных отображается в строке под данными. Подпись%Totalтакже предоставляется автоматически. Это означает%Total голосов в каждом туре отображается.

Текущий итог

Выберите данные и нажмите

наQuick Analysis Панель инструментов под TOTALS.

Промежуточный итог каждого столбца данных отображается в строке под данными. ПодписьRunning Totalтакже предоставляется автоматически. Это означает, что отображается текущая сумма голосов по раундам.

Сумма столбцов

Выберите данные и нажмите

наQuick Analysis панель инструментов под TOTALS.

Убедитесь, что столбец рядом с данными пуст. В противном случае вы получите сообщение о том, что там уже есть данные, и у вас будет только два варианта: либо заменить существующие данные, либо отменить операцию.

В столбце рядом с выбранными данными отображается сумма каждой строки данных. Заголовок столбцаSumтакже предоставляется автоматически. Это означает, что отображается общее количество голосов, поданных за каждого кандидата во всех раундах.

Вы можете использовать функции Excel для -

• Находите значения в диапазоне данных - ВПР и ГПР
• Получить значение или ссылку на значение из таблицы или диапазона - ИНДЕКС
• Получить относительное положение указанного элемента в диапазоне ячеек - MATCH

Вы также можете комбинировать эти функции, чтобы получить требуемые результаты на основе ваших входных данных.

Использование функции ВПР

Синтаксис функции ВПР:

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

где

• lookup_value- это значение, которое вы хотите найти. Lookup_value может быть значением или ссылкой на ячейку. Lookup_value должен находиться в первом столбце диапазона ячеек, который вы указываете в table_array.

• table_array- это диапазон ячеек, в котором VLOOKUP будет искать lookup_value и возвращаемое значение. table_array должен содержать

  • lookup_value в первом столбце и

  • возвращаемое значение, которое вы хотите найти

    Note- Первый столбец, содержащий lookup_value, может быть отсортирован по возрастанию или нет. Однако результат будет зависеть от порядка в этом столбце.

• col_index_num- номер столбца в table_array, который содержит возвращаемое значение. Числа начинаются с 1 в крайнем левом столбце массива таблиц.

• range_lookup- необязательное логическое значение, указывающее, хотите ли вы, чтобы функция ВПР находила точное или приблизительное совпадение. range_lookup может быть

  • опущено, и в этом случае предполагается, что это ИСТИНА, и функция ВПР пытается найти приблизительное совпадение.

  • ИСТИНА, и в этом случае функция ВПР пытается найти приблизительное совпадение. Другими словами, если точное совпадение не найдено, возвращается следующее наибольшее значение, которое меньше lookup_value.

  • ЛОЖЬ, в этом случае функция ВПР пытается найти точное совпадение.

  • 1, в этом случае предполагается, что он ИСТИНА, и функция ВПР пытается найти приблизительное совпадение.

  • 0, в этом случае предполагается, что это ЛОЖЬ, и ВПР пытается найти точное совпадение

Note- Если диапазон_просмотра опущен, ИСТИНА или 1, ВПР работает правильно только тогда, когда первый столбец в table_array отсортирован в порядке возрастания. В противном случае это может привести к неверным значениям. В таком случае используйте FALSE для range_lookup.

Использование функции VLOOKUP с range_lookup TRUE

Рассмотрим список студенческих оценок. Вы можете получить соответствующие оценки с помощью VLOOKUP из массива, содержащего интервалы оценок и категорию прохождения.

table_array -

Обратите внимание, что метки первого столбца, на основании которых получаются оценки, отсортированы в порядке возрастания. Следовательно, используя TRUE для аргумента range_lookup, вы можете получить приблизительное совпадение, которое и требуется.

Назовите этот массив как Grades.

Рекомендуется называть массивы таким образом, чтобы не запоминать диапазоны ячеек. Теперь вы готовы найти оценку в списке оценок, которые у вас есть:

Как вы можете заметить,

• col_index_num - указывает, что столбец возвращаемого значения в table_array равен 2

• в range_lookup правда

  • Первый столбец, содержащий значение подстановки в оценках table_array, находится в порядке возрастания. Следовательно, результаты будут правильными.

  • Вы также можете получить возвращаемое значение для приблизительных совпадений. т.е. ВПР вычисляется следующим образом -

Метки	Пройти категорию
<35	Потерпеть поражение
> = 35 и <50	Третий класс
> = 50 и <60	Второй класс
> = 60 и <75	Первый класс
> = 75	Первый класс с отличием

Вы получите следующие результаты -

Использование функции VLOOKUP с range_lookup FALSE

Рассмотрим список продуктов, содержащий идентификатор продукта и цену каждого продукта. Идентификатор продукта и цена будут добавляться в конец списка при запуске нового продукта. Это означало бы, что идентификаторы продуктов не обязательно должны быть в порядке возрастания. Список продуктов может быть таким, как показано ниже -

table_array -

Назовите этот массив ProductInfo.

Вы можете получить цену продукта по идентификатору продукта с помощью функции VLOOKUP, поскольку идентификатор продукта находится в первом столбце. Цена указана в столбце 3, поэтому col_index_ num должно быть 3.

• Используйте функцию ВПР с range_lookup как ИСТИНА
• Используйте функцию VLOOKUP с range_lookup как FALSE

Правильный ответ из массива ProductInfo - 171,65. Вы можете проверить результаты.

Вы видите, что у вас есть -

• Правильный результат, когда range_lookup имеет значение FALSE и
• Неправильный результат, когда range_lookup TRUE.

Это потому, что первый столбец в массиве ProductInfo не отсортирован по возрастанию. Следовательно, не забудьте использовать FALSE, если данные не отсортированы.

Использование функции HLOOKUP

Вы можете использовать HLOOKUP функция, если данные находятся в строках, а не в столбцах.

пример

Возьмем для примера информацию о продукте. Предположим, массив выглядит следующим образом -

• Назовите этот массив ProductRange. Вы можете узнать цену продукта по идентификатору продукта с помощью функции HLOOKUP.

Синтаксис функции HLOOKUP:

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

где

• lookup_value - значение, которое нужно найти в первой строке таблицы

• table_array - это таблица информации, в которой ищутся данные

• row_index_num - номер строки в table_array, из которой будет возвращено совпадающее значение

• range_lookup - логическое значение, указывающее, хотите ли вы, чтобы HLOOKUP находил точное или приблизительное совпадение

• range_lookup возможно

  • опущено, и в этом случае предполагается, что это ИСТИНА, и HLOOKUP пытается найти приблизительное совпадение

  • ИСТИНА, и в этом случае HLOOKUP пытается найти приблизительное совпадение. Другими словами, если точное совпадение не найдено, возвращается следующее наибольшее значение, которое меньше lookup_value.

  • FALSE, в этом случае HLOOKUP пытается найти точное совпадение.

  • 1, в этом случае предполагается, что он ИСТИНА, и HLOOKUP пытается найти приблизительное совпадение

  • 0, в этом случае предполагается, что это ЛОЖЬ, и HLOOKUP пытается найти точное совпадение

Note- Если range_lookup опущен, или TRUE, или 1, HLOOKUP работает правильно только тогда, когда первый столбец в table_array отсортирован в порядке возрастания. В противном случае это может привести к неверным значениям. В таком случае используйте FALSE для range_lookup.

Использование функции HLOOKUP с range_lookup FALSE

Вы можете получить цену продукта по идентификатору продукта с помощью функции HLOOKUP, поскольку идентификатор продукта находится в первой строке. Цена находится в строке 3, поэтому row_index_ num должен быть 3.

• Используйте функцию HLOOKUP с range_lookup как TRUE.
• Используйте функцию HLOOKUP с range_lookup как FALSE.

Правильный ответ из массива ProductRange - 171,65. Вы можете проверить результаты.

Вы видите, что, как и в случае с ВПР, у вас есть

• Правильный результат, когда range_lookup имеет значение FALSE и

• Неправильный результат, когда range_lookup TRUE.

Это связано с тем, что первая строка в массиве ProductRange не отсортирована в порядке возрастания. Следовательно, не забудьте использовать FALSE, если данные не отсортированы.

Использование функции HLOOKUP с range_lookup TRUE

Рассмотрим пример оценок учащихся, используемых в ВПР. Предположим, у вас есть данные в строках, а не в столбцах, как показано в таблице ниже -

table_array -

Назовите этот массив GradesRange.

Обратите внимание, что метки первой строки, на основе которых получаются оценки, сортируются в порядке возрастания. Следовательно, используя HLOOKUP с TRUE для аргумента range_lookup, вы можете получить оценки с приблизительным соответствием, и это то, что требуется.

Как вы можете заметить,

• row_index_num - указывает, что столбец возвращаемого значения в table_array равен 2

• в range_lookup правда

  • Первый столбец, содержащий значение подстановки в table_array Grades, находится в порядке возрастания. Следовательно, результаты будут правильными.

  • Вы также можете получить возвращаемое значение для приблизительных совпадений. т.е. HLOOKUP вычисляет следующим образом -

Метки	<35	> = 35 и <50	> = 50 и <60	> = 60 и <75	> = 75
Пройти категорию	Потерпеть поражение	Третий класс	Второй класс	Первый класс	Первый класс с отличием

Вы получите следующие результаты -

Использование функции ИНДЕКС

Если у вас есть массив данных, вы можете получить значение в массиве, указав номер строки и номер столбца этого значения в массиве.

Рассмотрим следующие данные о продажах, в которых вы найдете продажи в каждом из регионов Севера, Юга, Востока и Запада по продавцам, указанным в списке.

• Назовите массив SalesData.

Используя функцию ИНДЕКС, вы можете найти -

• Продажи любого из Продавцов в определенном регионе.
• Общий объем продаж в регионе всеми продавцами.
• Общий объем продаж продавца во всех регионах.

Вы получите следующие результаты -

Предположим, вы не знаете номеров строк для продавцов и номеров столбцов для регионов. Затем вам нужно сначала найти номер строки и номер столбца, прежде чем извлекать значение с помощью функции индекса.

Вы можете сделать это с помощью функции ПОИСКПОЗ, как описано в следующем разделе.

Использование функции MATCH

Если вам нужна позиция элемента в диапазоне, вы можете использовать функцию ПОИСКПОЗ. Вы можете комбинировать функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС следующим образом:

Вы получите следующие результаты -

Анализ данных на большом наборе данных довольно часто необходим и важен. Он включает в себя обобщение данных, получение необходимых значений и представление результатов.

Excel предоставляет сводную таблицу, позволяющую легко и быстро суммировать тысячи значений данных для получения требуемых результатов.

Рассмотрим следующую таблицу данных о продажах. На основе этих данных вам, возможно, придется суммировать общий объем продаж по регионам, месяцам или продавцам. Самый простой способ справиться с этими задачами - создать сводную таблицу, которую можно динамически изменять, чтобы суммировать результаты так, как вы хотите.

Создание сводной таблицы

Чтобы создать сводные таблицы, убедитесь, что первая строка имеет заголовки.

• Щелкните по таблице.
• Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ на ленте.
• Щелкните Сводная таблица в группе Таблицы. Откроется диалоговое окно сводной таблицы.

Как видно в диалоговом окне, вы можете использовать таблицу или диапазон из текущей книги или использовать внешний источник данных.

• В поле Таблица / диапазон введите имя таблицы.
• Щелкните Новый лист, чтобы указать Excel, где хранить сводную таблицу.
• Щелкните ОК.

Появятся пустая сводная таблица и список полей сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Если вы новичок в сводных таблицах или не знаете, какие поля выбрать из данных, вы можете использовать Recommended PivotTables что предоставляет Excel.

• Щелкните таблицу данных.

• Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ.

• Щелкните Рекомендуемые сводные таблицы в группе Таблицы. Откроется диалоговое окно "Рекомендуемые сводные таблицы".

В рекомендованном диалоговом окне сводных таблиц отображаются возможные настраиваемые сводные таблицы, соответствующие вашим данным.

• Щелкните каждый из параметров сводной таблицы, чтобы увидеть предварительный просмотр справа.
• Щелкните сумму заказа в сводной таблице по продавцу и месяцу.

Щелкните ОК. Выбранная сводная таблица появится на новом листе. Вы можете наблюдать поля сводной таблицы, которые были выбраны в списке полей сводной таблицы.

Поля сводной таблицы

Заголовки в вашей таблице данных появятся в виде полей сводной таблицы.

Вы можете выбрать / отменить выбор, чтобы мгновенно изменить сводную таблицу для отображения только той информации, которая вам нужна, и таким образом, как вы хотите. Например, если вы хотите отображать информацию об учетной записи вместо информации о сумме заказа, снимите флажок «Сумма заказа» и выберите «Учетная запись».

Области сводной таблицы

Вы даже можете мгновенно изменить макет своей сводной таблицы. Для этого можно использовать области сводной таблицы.

В областях сводной таблицы вы можете выбрать -

• Какие поля отображать в виде строк
• Какие поля отображать в виде столбцов
• Как обобщить ваши данные
• Фильтры по любому из полей
• Когда обновлять макет сводной таблицы
  • Вы можете обновить его мгновенно, перетаскивая поля по областям, или
  • Вы можете отложить обновление и получить его только при нажатии на ОБНОВЛЕНИЕ

Мгновенное обновление поможет вам поиграть с различными макетами и выбрать тот, который соответствует вашим требованиям к отчету.

Вы можете просто перетащить поля через эти области и наблюдать за макетом сводной таблицы при этом.

Вложение в сводную таблицу

Если у вас более одного поля в любой из областей, то вложение происходит в том порядке, в котором вы размещаете поля в этой области. Вы можете изменить порядок, перетаскивая поля и наблюдая за изменением вложенности. В приведенных выше вариантах макета вы можете заметить, что

• Месяцы в столбцах.
• Регион и продавец в строках в указанном порядке. т.е. значения продавца вложены в значения региона.
• Обобщение производится по сумме заказа.
• Фильтры не выбраны.

Результирующая сводная таблица выглядит следующим образом:

В областях сводной таблицы в строках щелкните область и перетащите ее под продавцом так, чтобы она выглядела следующим образом:

Порядок вложения меняется, и результирующая сводная таблица выглядит следующим образом:

Note- Вы можете четко видеть, что макет с порядком размещения - Регион, а затем Продавец дает лучший и компактный отчет, чем тот, который с порядком размещения - Продавец и затем Регион. В случае, если продавец представляет более одной области и вам нужно суммировать продажи по продавцу, тогда второй макет был бы лучшим вариантом.

Фильтры

Вы можете назначить фильтр одному из полей, чтобы вы могли динамически изменять сводную таблицу на основе значений этого поля.

Перетащите область из строк в фильтры в областях сводной таблицы.

Фильтр с меткой «Регион» отображается над сводной таблицей (если у вас нет пустых строк над сводной таблицей, сводная таблица сдвигается вниз, чтобы освободить место для фильтра.

Вы можете это увидеть -

• Значения продавца отображаются в строках.
• Значения месяца отображаются в столбцах.
• Вверху отображается фильтр региона, по умолчанию выбранный как ВСЕ.
• Суммарное значение - сумма суммы заказа.
  • Сумма суммы заказа по продавцу отображается в столбце Общая сумма.
  • Сумма суммы заказа по месяцам отображается в строке Общая сумма.

Щелкните стрелку в поле справа от области фильтра. Появится раскрывающийся список со значениями области поля.

• Отметьте опцию Select Multiple Items. Флажки появляются для всех значений.
• Выберите «Юг» и «Запад», снимите выделение с других значений и нажмите «ОК».

Данные, относящиеся только к Южному и Западному регионам, будут суммированы, как показано на снимке экрана, приведенном ниже -

Вы можете видеть, что рядом с областью фильтра Multiple Itemsотображается, указывая, что вы выбрали более одного элемента. Однако, сколько элементов и / или какие элементы выбраны, не известно из отображаемого отчета. В таком случае использование слайсеров - лучший вариант для фильтрации.

Слайсеры

Вы можете использовать срезы, чтобы лучше понять, по каким элементам данные были отфильтрованы.

• Щелкните АНАЛИЗ в разделе ИНСТРУМЕНТЫ Сводной таблицы на ленте.

• Нажмите «Вставить слайсер» в группе «Фильтр». Появится поле «Вставить срезы». Он содержит все поля из ваших данных.

• Выберите поля Регион и месяц. Щелкните ОК.

Срезы для каждого из выбранных полей отображаются со всеми значениями, выбранными по умолчанию. Инструменты слайсера появляются на ленте для работы с настройками слайсера, внешним видом и функциями.

• Выберите Юг и Запад в слайсере для региона.
• Выберите февраль и март в слайсере для месяца.
• Удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выборе нескольких значений в слайсере.

Выбранные элементы в слайсерах выделяются. Отобразится сводная таблица со сводными значениями для выбранных элементов.

Обобщение значений другими расчетами

В приведенных выше примерах вы видели суммирование значений по сумме. Однако при необходимости вы можете использовать и другие расчеты.

В списке полей сводной таблицы

• Выберите учетную запись поля.
• Снимите выделение с поля «Сумма заказа».

• Перетащите поле «Учетная запись» в область «Суммарные значения». По умолчанию отображается сумма счета.
• Щелкните стрелку справа от поля.
• В появившемся раскрывающемся списке щелкните Параметры поля значений.

Появится окно "Параметры поля значения". Несколько типов вычислений отображаются в виде списка в поле Суммировать значение по -

• Выберите Count в списке.
• Настраиваемое имя автоматически меняется на «Количество учетных записей». Щелкните ОК.

Сводная таблица суммирует значения Account по количеству.

Инструменты сводной таблицы

Следуйте инструкциям, приведенным ниже, чтобы научиться использовать инструменты сводной таблицы.

• Выберите сводную таблицу.

На ленте появляются следующие инструменты сводной таблицы:

• ANALYZE
• DESIGN

АНАЛИЗИРОВАТЬ

Несколько из ANALYZE Команды ленты -

• Установить параметры сводной таблицы
• Параметры поля значения для выбранного поля
• Развернуть поле
• Свернуть поле
• Вставить слайсер
• Вставить временную шкалу
• Обновить данные
• Изменить источник данных
• Переместить сводную таблицу
• Порядок решения (если есть еще расчеты)
• PivotChart

ДИЗАЙН

Несколько из DESIGN Команды ленты -

• Макет сводной таблицы
  • Варианты промежуточных итогов
  • Варианты общего итога
  • Формы макетов отчетов
  • Параметры пустых строк
• Параметры стиля сводной таблицы
• Стили сводной таблицы

Расширяющееся и сворачивающееся поле

Вы можете развернуть или свернуть все элементы выбранного поля двумя способами:

• Выбрав символ
  
  или
  
  слева от выбранного поля.
• Щелкнув развернуть поле или свернуть поле на ленте АНАЛИЗ.

Выбрав символ «Развернуть»

или «Свернуть»

слева от выбранного поля.

• Выберите ячейку, содержащую Восток, в сводной таблице.
• Щелкните символ Свернуть
  
  слева от Востока.

Все элементы под Востоком будут свернуты. Символ Свернуть

слева от Востока изменится на символ Развернуть .

Вы можете заметить, что свернуты только предметы ниже Востока. Остальные элементы сводной таблицы остаются без изменений.

Щелкните символ «Развернуть»

слева от Востока. Будут отображаться все элементы ниже Востока.

Использование ANALYZE на ленте

Вы можете свернуть или развернуть все элементы сводной таблицы одновременно с помощью команд «Развернуть поле» и «Свернуть поле» на ленте.

• Щелкните ячейку, содержащую Восток, в сводной таблице.
• Щелкните вкладку АНАЛИЗ на ленте.
• Щелкните Свернуть поле в группе Активное поле.

Все элементы поля Восток в сводной таблице свернутся.

Щелкните Развернуть поле в группе Активное поле.

Будут отображаться все предметы.

Стили представления отчетов

Вы можете выбрать стиль представления сводной таблицы, как если бы вы включали ее в качестве отчета. Выберите стиль, который подходит к остальной части вашей презентации или отчета. Тем не менее, не переусердствуйте со стилями, потому что отчет, который оказывает влияние на отображение результатов, всегда лучше, чем красочный, который не выделяет важные данные.

• Щелкните Восток в сводной таблице.
• Щелкните АНАЛИЗ.
• Щелкните Параметры поля в группе Активное поле. Откроется диалоговое окно "Параметры поля".
• Щелкните вкладку Layout & Print.
• Установите флажок Вставлять пустую строку после каждой метки элемента.

Пустые строки будут отображаться после каждого значения поля «Регион».

Вы можете вставить пустые строки из DESIGN вкладка тоже.

• Щелкните вкладку ДИЗАЙН.
• Щелкните Макет отчета в группе Макет.
• В раскрывающемся списке выберите Показать в форме структуры.

• Наведите указатель мыши на стили сводной таблицы. Появится предварительный просмотр стиля, на котором установлена ​​мышь.
• Выберите стиль, подходящий для вашего отчета.

Отобразится сводная таблица в форме структуры с выбранным стилем.

Хронология в сводных таблицах

Чтобы понять, как использовать временную шкалу, рассмотрим следующий пример, в котором данные о продажах различных товаров даны с точки зрения продавца и местоположения. Всего 1891 строка данных.

Создайте сводную таблицу из этого диапазона с помощью -

• Местоположение и продавец в рядах в указанном порядке
• Товар в столбцах
• Сумма суммы в суммировании значений

• Щелкните сводную таблицу.
• Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ.
• Щелкните Временная шкала в группе фильтров. Появится шкала времени вставки.

Щелкните Дата и щелкните ОК. Появится диалоговое окно «Временная шкала», и на ленте появятся инструменты временной шкалы.

• В диалоговом окне Временная шкала выберите МЕСЯЦЫ.
• В раскрывающемся списке выберите ЧЕТВЕРТИ.
• Щелкните 2014 Q2.
• Удерживая нажатой клавишу Shift, перетащите на четвертый квартал 2014 года.

График выбран на 2–4 квартал 2014 года.

Сводная таблица фильтруется на этой временной шкале.

Вы можете отображать отчеты об анализе данных в Excel разными способами. Однако, если результаты анализа данных могут быть визуализированы в виде диаграмм, которые выделяют примечательные точки данных, ваша аудитория сможет быстро понять, что вы хотите отобразить в данных. Это также хорошо повлияет на ваш стиль презентации.

В этой главе вы узнаете, как использовать диаграммы Excel и функции форматирования Excel на диаграммах, которые позволят вам акцентировать внимание на результатах анализа данных.

Визуализация данных с помощью диаграмм

В Excel диаграммы используются для графического представления любого набора данных. Диаграмма - это визуальное представление данных, в котором данные представлены символами, такими как столбцы на линейчатой ​​диаграмме или линии на линейной диаграмме. Excel предоставляет вам множество типов диаграмм, и вы можете выбрать тот, который подходит для ваших данных, или вы можете использовать параметр «Рекомендуемые диаграммы Excel», чтобы просмотреть диаграммы, настроенные для ваших данных, и выбрать один из них.

Дополнительные сведения о типах диаграмм см. В учебном пособии по диаграммам Excel.

В этой главе вы поймете различные методы, которые можно использовать с диаграммами Excel для более эффективного выделения результатов анализа данных.

Создание комбинированных диаграмм

Предположим, у вас есть плановая и фактическая прибыль на 2015-2016 финансовый год, полученная в разных регионах.

Для этих результатов мы создадим кластерную столбчатую диаграмму.

Как вы заметили, на этой диаграмме трудно быстро визуализировать сравнение между целевыми и фактическими значениями. Это не оказывает реального влияния на ваши результаты.

Лучший способ различить два типа данных для сравнения значений - использовать комбинированные диаграммы. В Excel 2013 и версиях выше вы можете использовать комбинированные диаграммы для той же цели.

Используйте вертикальные столбцы для целевых значений и линию с маркерами для фактических значений.

• Щелкните вкладку ДИЗАЙН на вкладке ИНСТРУМЕНТЫ ДИАГРАММЫ на ленте.
• Щелкните Изменить тип диаграммы в группе Тип. Откроется диалоговое окно «Изменить тип диаграммы».

• Щелкните Комбо.

• Измените тип диаграммы для серии «Фактические» на «Линия с маркерами». Предварительный просмотр появится в разделе «Пользовательская комбинация».

• Щелкните ОК.

Будет отображена ваша индивидуальная комбинационная таблица.

Как вы видите на диаграмме, целевые значения указаны в столбцах, а фактические значения отмечены вдоль линии. Визуализация данных стала лучше, поскольку она также показывает тенденции ваших результатов.

Однако этот тип представления не работает, когда диапазоны данных двух ваших значений данных значительно различаются.

Создание комбинированной диаграммы с дополнительной осью

Предположим, у вас есть данные о количестве отгруженных единиц вашего продукта и фактическая прибыль за 2015-2016 финансовый год, полученная вами из разных регионов.

Если вы используете ту же комбинационную диаграмму, что и раньше, вы получите следующее -

На графике данные No. of Units не отображается, поскольку диапазоны данных значительно различаются.

В таких случаях вы можете создать комбинированную диаграмму со вторичной осью, чтобы на первичной оси отображался один диапазон, а на вторичной оси - другой.

• Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ.
• Нажмите Комбо в группе диаграмм.
• В раскрывающемся списке щелкните Создать настраиваемую комбинированную диаграмму.

Появится диалоговое окно «Вставить диаграмму» с выделенным «Комбо».

Для типа диаграммы выберите -

• Линия с маркерами для серийного количества блоков

• Кластерный столбец для фактической прибыли серии

• Установите флажок «Вторичная ось» справа от серийного номера единиц и нажмите «ОК».

Предварительный просмотр вашей диаграммы появится в разделе «Пользовательская комбинация».

Ваша комбинированная диаграмма отображается со вторичной осью.

Вы можете наблюдать значения Фактической прибыли на первичной оси и значения Кол-во единиц на вторичной оси.

Важное наблюдение на приведенной выше диаграмме относится к третьему кварталу, где количество проданных единиц больше, но фактическая прибыль меньше. Это, вероятно, можно отнести к расходам на продвижение, которые были понесены для увеличения продаж. В четвертом квартале ситуация улучшилась за счет небольшого снижения продаж и значительного увеличения фактической прибыли.

Различение серии и оси категорий

Предположим, вы хотите спрогнозировать фактическую прибыль, полученную в 2013-2016 годах.

Создайте кластерный столбец для этих данных.

Как вы заметили, визуализация данных неэффективна, так как годы не отображаются. Вы можете преодолеть это, изменив год на категорию.

Удалите год заголовка в диапазоне данных.

Теперь год рассматривается как категория, а не как серия. Ваш график выглядит следующим образом -

Элементы диаграммы и стили диаграммы

Элементы диаграммы дают больше описания вашим диаграммам, тем самым помогая визуализировать ваши данные более осмысленно.

• Щелкните диаграмму

Рядом с правым верхним углом диаграммы появляются три кнопки -

• 
  Элементы диаграммы
• 
  Стили диаграмм
• 
  Фильтры диаграммы

Подробное объяснение этого см. В руководстве по диаграммам Excel.

• Щелкните Элементы диаграммы.
• Щелкните Ярлыки данных.

• Щелкните Стили диаграмм
• Выберите стиль и цвет, которые подходят вашим данным.

Вы можете использовать Trendline для графического отображения тенденций в данных. Вы можете расширить линию тренда на диаграмме за пределы фактических данных, чтобы предсказать будущие значения.

Метки данных

Excel 2013 и более поздние версии предоставляют вам различные варианты отображения меток данных. Вы можете выбрать одну метку данных, отформатировать ее по своему усмотрению, а затем использовать «Клонировать текущую метку», чтобы скопировать форматирование в остальные метки данных на диаграмме.

Ярлыки данных на диаграмме могут иметь эффекты различной формы и размера.

Также возможно отображать содержимое ячейки как часть метки данных с помощью поля вставки метки данных.

Быстрый макет

Вы можете использовать Quick Layout, чтобы быстро изменить общий макет диаграммы, выбрав один из предопределенных вариантов макета.

• Щелкните диаграмму.
• Щелкните вкладку ДИЗАЙН в разделе ИНСТРУМЕНТЫ ДИАГРАММЫ.
• Щелкните Quick Layout.

Будут отображены различные возможные макеты. Когда вы переходите к параметрам макета, макет диаграммы изменяется на этот конкретный вариант.

Выберите понравившийся макет. Диаграмма будет отображаться с выбранным макетом.

Использование изображений в столбчатых диаграммах

Вы можете сделать больше акцента на представлении данных, используя изображение вместо столбцов.

• Щелкните столбец на столбчатой ​​диаграмме.

• В серии данных формата нажмите Заливка.

• Выберите изображение.

• В разделе «Вставить изображение из» укажите имя файла или, при необходимости, буфер обмена, если вы скопировали изображение ранее.

Выбранное изображение появится вместо столбцов на диаграмме.

Диаграмма диапазона

Возможно, вам придется представить результаты опроса покупателей продукта из разных регионов. Band Chart подходит для этой цели. Полосная диаграмма - это линейная диаграмма с добавленной заштрихованной областью для отображения верхней и нижней границ групп данных.

Предположим, что результаты вашего опроса клиентов из восточного и западного регионов по месяцам следующие:

Здесь в данных <50% - низкий, 50% - 80% - средний, а> 80% - высокий.

С помощью Band Chart вы можете отображать результаты своего опроса следующим образом:

Создайте линейную диаграмму из ваших данных.

Измените тип диаграммы на -

• Серии Восток и Запад для линии с маркерами.
• От низкого, среднего и высокого ряда до столбца с накоплением.

Ваш график выглядит следующим образом.

• Щелкните один из столбцов.
• Измените ширину зазора на 0% в «Форматировать ряд данных».

Вы получите полосы вместо столбцов.

Чтобы график был презентабельнее -

• Добавить заголовок диаграммы.
• Отрегулируйте диапазон вертикальной оси.
• Измените цвета полос на зеленый-желтый-красный.
• Добавьте метки к бэндам.

Конечным результатом является диаграмма полос с определенными границами и результатами опроса, представленными по полосам. Из диаграммы можно быстро и четко увидеть, что, в то время как результаты опроса для региона Запад удовлетворительны, результаты опроса для региона Восток в последнем квартале снизились и требуют внимания.

График термометра

Когда вам нужно представить целевое значение и фактическое значение, вы можете легко создать диаграмму термометра в Excel, которая четко показывает эти значения.

С помощью диаграммы термометра вы можете отображать свои данные следующим образом:

Расположите свои данные, как показано ниже -

• Выберите данные.
• Создайте кластерную столбчатую диаграмму.

Как вы заметили, правый столбец - это цель.

• Щелкните столбец на диаграмме.
• Нажмите Переключить строку / столбец на ленте.

• Щелкните правой кнопкой мыши целевой столбец.
• Щелкните Форматировать ряд данных.
• Щелкните Secondary Axis.

Как вы видите, первичная и вторичная оси имеют разные диапазоны.

• Щелкните правой кнопкой мыши основную ось.
• В параметрах оси формата в разделе Границы введите 0 для минимума и 1 для максимума.
• Повторите то же самое для вторичной оси.

И первичная ось, и вторичная ось будут установлены на 0% - 100%. Целевой столбец скрывает фактический столбец.

• Щелкните правой кнопкой мыши видимый столбец (цель)
• В серии данных формата выберите
  • Нет заполнения для FILL
  • Сплошная линия для ГРАНИЦЫ
  • Синий для цвета

• В элементах диаграммы снимите флажок
  • Ось → Первичная горизонтальная
  • Ось → Вторичная вертикаль
  • Gridlines
  • Заголовок диаграммы
• На диаграмме щелкните правой кнопкой мыши по основной вертикальной оси
• В параметрах оси формата нажмите ТИК-МАРКИ.
• Для основного типа выберите Внутри

• Щелкните правой кнопкой мыши область диаграммы.
• В параметрах Форматировать область диаграммы выберите
  • Нет заполнения для FILL
  • Нет строки для BORDER

Измените размер области диаграммы, чтобы получить форму термометра.

У вас есть диаграмма термометра, на которой отображается фактическое значение по сравнению с целевым значением. Вы можете сделать эту диаграмму термометра более впечатляющей с помощью некоторого форматирования.

• Вставьте прямоугольник поверх синей прямоугольной части диаграммы.
• В параметрах формата фигуры выберите -
  • Градиентная заливка для FILL
  • Линейный для типа
  • 180 ⁰ для угла
• Установите градиентные остановки на 0%, 50% и 100%.
• Для градиента останавливается на 0% и 100%, выберите черный цвет.
• Для градиента 50% выберите белый цвет.

• Вставьте овальную форму внизу.
• Отформатируйте фигуру с такими же параметрами.

Результатом стала диаграмма термометра, с которой мы начали.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это диаграмма, на которой ряд горизонтальных линий показывает объем работы, выполненной за определенные периоды времени, по отношению к количеству работы, запланированной на эти периоды.

В Excel вы можете создать диаграмму Ганта, настроив тип столбчатой ​​диаграммы с накоплением, чтобы на ней отображались задачи, продолжительность задач и иерархия. Диаграмма Ганта в Excel обычно использует дни в качестве единицы времени по горизонтальной оси.

Рассмотрим следующие данные, в которых столбец -

• Задача представляет задачи в проекте
• Начало представляет количество дней с даты начала проекта.
• Продолжительность представляет собой продолжительность Задачи

Обратите внимание, что начало любой задачи - это начало предыдущей задачи + длительность. Это тот случай, когда Задачи находятся в иерархии.

• Выберите данные.
• Создать гистограмму с накоплением.

• Щелкните правой кнопкой мыши Start Series.
• В параметрах Форматировать ряд данных выберите Без заливки.

• Щелкните правой кнопкой мыши по оси категорий.
• В параметрах оси формата выберите «Категории» в обратном порядке.

• В элементах диаграммы снимите выделение
  • Legend
  • Gridlines
• Отформатируйте горизонтальную ось так, чтобы
  • Отрегулируйте диапазон
  • Основные отметки с интервалом в 5 дней
  • Незначительные отметки с интервалом в 1 день
• Отформатируйте ряд данных, чтобы они выглядели впечатляюще
• Дайте название диаграмме

График водопада

Waterfall Chart - один из самых популярных инструментов визуализации, используемых в малом и большом бизнесе. Диаграммы водопада идеально подходят для демонстрации того, как вы пришли к чистой стоимости, такой как чистый доход, путем разбивки кумулятивного эффекта положительных и отрицательных вкладов.

Excel 2016 предоставляет тип диаграммы водопада. Если вы используете более ранние версии Excel, вы все равно можете создать диаграмму водопада, используя диаграмму с накоплением столбцов.

Столбцы имеют цветовую кодировку, поэтому вы можете быстро отличить положительные числа от отрицательных. Столбцы начального и конечного значений начинаются на горизонтальной оси, а промежуточные значения представляют собой плавающие столбцы. Из-за этого вида диаграммы водопада также называют диаграммами мостов.

Рассмотрим следующие данные.

• Подготовьте данные для диаграммы водопада

• Убедитесь, что столбец Чистый денежный поток находится слева от столбца «Месяцы» (это потому, что вы не включите этот столбец при создании диаграммы).

• Добавьте 2 столбца - Увеличение и Уменьшение для положительного и отрицательного денежных потоков соответственно.

• Добавьте столбец Начало - первый столбец на диаграмме с начальным значением в чистом денежном потоке.

• Добавьте столбец Конец - последний столбец на диаграмме с конечным значением в Чистом денежном потоке.

• Добавьте столбец Float - который поддерживает промежуточные столбцы

• Вычислите значения для этих столбцов следующим образом

• В столбце Float вставьте строку в начало и в конец. Поместите n произвольное значение 50000. Это просто, чтобы оставить немного места слева и справа от диаграммы.

Данные будут следующими.

• Выберите ячейки C2: H18 (столбец Исключить чистый денежный поток)
• Создать столбчатую диаграмму с накоплением

• Щелкните правой кнопкой мыши Float Series.
• Щелкните Форматировать ряд данных.
• В параметрах Форматировать ряд данных выберите Без заливки.

• Щелкните правой кнопкой мыши «Отрицательная серия».
• Выберите Красный цвет заливки.

• Щелкните правой кнопкой мыши по положительной серии.
• Выберите зеленый цвет заливки.

• Щелкните правой кнопкой мыши Start Series.
• Выберите Цвет заливки как Серый.
• Щелкните правой кнопкой мыши на End Series.
• Выберите Цвет заливки как Серый.
• Удалите легенду.

• Щелкните правой кнопкой мыши любую серию
• В параметрах форматирования ряда данных выберите ширину зазора как 10% в разделе Параметры ряда.

Дайте название диаграмме. Отобразится диаграмма водопада.

Спарклайны

Спарклайны - это крошечные диаграммы, помещенные в отдельные ячейки, каждая из которых представляет собой строку данных, выбранных вами. Они позволяют быстро увидеть тенденции.

Вы можете добавить спарклайны с помощью инструмента быстрого анализа.

• Выберите данные, для которых вы хотите добавить спарклайны.
• Оставьте пустой столбец справа от данных для спарклайнов.

Кнопка «Быстрый анализ»

появляется в правом нижнем углу выбранных данных.

• Нажмите кнопку «Быстрый анализ»

  
  . Появится панель быстрого анализа с различными параметрами.

Нажмите SPARKLINES. Отображаемые параметры диаграммы основаны на данных и могут отличаться.

Нажмите Line. Линейная диаграмма для каждой строки отображается в столбце справа от данных.

Сводные диаграммы

Сводные диаграммы используются для графического обобщения данных и изучения сложных данных.

Сводная диаграмма показывает ряды данных, категории и оси диаграммы так же, как и стандартная диаграмма. Кроме того, он также предоставляет интерактивные элементы управления фильтрацией прямо на диаграмме, чтобы вы могли быстро проанализировать подмножество данных.

Сводные диаграммы полезны, когда у вас есть данные в огромной сводной таблице или много сложных данных на листе, которые включают текст и числа. Сводная диаграмма может помочь вам разобраться в этих данных.

Вы можете создать сводную диаграмму из

• Сводная таблица.
• Таблица данных как отдельная без сводной таблицы.

Сводная диаграмма из сводной таблицы

Чтобы создать сводную диаграмму, выполните следующие действия:

• Щелкните сводную таблицу.
• Щелкните АНАЛИЗ в разделе ИНСТРУМЕНТЫ Сводной таблицы на ленте.
• Щелкните сводную диаграмму. Откроется диалоговое окно «Вставить диаграмму».

Выберите Clustered Column из опции Column.

Щелкните ОК. Отображается сводная диаграмма.

В сводной диаграмме есть три фильтра - Регион, Продавец и Месяц.

• Щелкните параметр управления фильтром области. Появится окно поиска со списком всех регионов. Флажки появляются рядом с регионами.

• Выберите параметры Восток и Юг.

Отфильтрованные данные отображаются как в сводной диаграмме, так и в сводной таблице.

Сводная диаграмма без сводной таблицы

Вы можете создать отдельную сводную диаграмму без создания сводной таблицы.

• Щелкните таблицу данных.
• Щелкните вкладку Вставка.
• Щелкните Сводная диаграмма в группе диаграмм. Откроется окно «Создать сводную диаграмму».
• Выберите таблицу / диапазон.
• Выберите место, где вы хотите разместить сводную диаграмму.

Вы можете выбрать ячейку в самом существующем листе или в новом листе. Щелкните ОК.

Пустая сводная диаграмма и пустая сводная таблица появляются вместе со списком полей сводной диаграммы для построения сводной диаграммы.

• Выберите поля для добавления в сводную диаграмму

• Расположите поля, перетащив их в ФИЛЬТРЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ (СЕРИИ), ОСИ (КАТЕГОРИИ) и ЗНАЧЕНИЯ

• Используйте элементы управления фильтром на сводной диаграмме, чтобы выбрать данные, которые будут помещены в сводную диаграмму.

Excel автоматически создаст связанную сводную таблицу.

Проверка данных - это очень полезный и простой в использовании инструмент в Excel, с помощью которого вы можете установить проверку данных для данных, которые вводятся в ваш рабочий лист.

Для любой ячейки на листе вы можете

• Отобразите вводное сообщение о том, что в него нужно ввести.
• Ограничьте вводимые значения.
• Предоставьте список значений на выбор.
• Вывести сообщение об ошибке и отклонить неверный ввод данных.

Рассмотрим следующее средство отслеживания рисков, которое можно использовать для ввода и отслеживания информации о выявленных рисках.

В этом трекере данные, которые вводятся в следующие столбцы, проверяются с предварительно заданными ограничениями данных, и введенные данные принимаются только тогда, когда они соответствуют критериям проверки. В противном случае вы получите сообщение об ошибке.

• Probability
• Impact
• Категория риска
• Источник риска
• Status

В столбце Risk Exposure будут рассчитанные значения, и вы не сможете вводить какие-либо данные. Даже колонкаS. No. настроен на получение рассчитанных значений, которые корректируются даже при удалении строки.

Теперь вы узнаете, как создать такой рабочий лист.

Подготовьте структуру для рабочего листа

Чтобы подготовить структуру для рабочего листа -

• Начните с пустого листа.
• Поместите заголовок в строку 2.
• Поместите заголовки столбцов в строку 3.
• Для заголовков столбцов «Вероятность», «Воздействие» и «Риск» -
  • Щелкните ячейку правой кнопкой мыши.
  • В раскрывающемся списке нажмите «Форматировать ячейки».
  • В диалоговом окне «Формат ячеек» перейдите на вкладку «Выравнивание».
  • Введите 90 в разделе "Ориентация".
• Объедините и центрируйте ячейки в строках 3, 4 и 5 для каждого заголовка столбца.
• Отформатируйте границы ячеек в строках 2–5.
• Отрегулируйте ширину строки и столбца.

Ваш рабочий лист будет выглядеть следующим образом -

Установите допустимые значения для категории риска

В ячейках M5 - M13 введите следующие значения (M5 - заголовок, M6 - M13 - значения)

Категория Значения

Конечные пользователи

Клиент

Управление

График

График

Окружающая обстановка

Продукт

Проект

• Щелкните первую ячейку под столбцом Категория риска (H6).
• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Щелкните Проверка данных в группе Инструменты для работы с данными.
• Выберите Проверка данных… из раскрывающегося списка.

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

• Щелкните вкладку Параметры.
• В разделе "Критерии проверки" в Allow: раскрывающийся список, выберите вариант List.

• Выберите диапазон M6: M13 в появившемся поле Источник :.
• Установите флажки Игнорировать пустое поле и раскрывающийся список в ячейке.

Установить входное сообщение для категории риска

• Щелкните вкладку «Входное сообщение» в диалоговом окне «Проверка данных».
• Установите флажок Show input message когда ячейка выбрана.
• В поле под заголовком: введите Категория риска:
• В поле под Входным сообщением: выберите категорию риска из списка.

Установить оповещение об ошибке для категории риска

Чтобы установить предупреждение об ошибке -

• Щелкните вкладку «Предупреждение об ошибке» в диалоговом окне «Проверка данных».
• Установите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных.
• Выберите Стоп в раскрывающемся списке Стиль:
• В поле под заголовком: введите Invalid Entry:
• В поле под сообщением об ошибке: введите Выберите значение из раскрывающегося списка.
• Щелкните ОК.

Проверка достоверности данных для категории риска

Для выбранной первой ячейки в категории риска

• Критерии проверки данных установлены
• Входное сообщение установлено
• Предупреждение об ошибке установлено

Теперь вы можете проверить свои настройки.

Щелкните ячейку, для которой вы установили критерии проверки данных. Появится сообщение ввода. В правой части ячейки появится раскрывающаяся кнопка.

Входное сообщение отображается правильно.

• Нажмите кнопку раскрывающегося списка в правой части ячейки. Появится раскрывающийся список со значениями, которые можно выбрать.

• Сравните значения в раскрывающемся списке с теми, которые используются для создания раскрывающегося списка.

Оба набора значений совпадают. Обратите внимание: если количество значений больше, вы получите полосу прокрутки в правой части раскрывающегося списка.

Выберите значение из раскрывающегося списка. Он появляется в камере.

Вы можете видеть, что выбор действительных значений работает нормально.

Наконец, попробуйте ввести недопустимую запись и проверьте предупреждение об ошибке.

Введите в ячейку Люди и нажмите Enter. Будет отображено сообщение об ошибке, которое вы установили для ячейки.

• Проверьте сообщение об ошибке.
• У вас есть возможность повторить попытку или отменить. Проверьте оба варианта.

Вы успешно настроили проверку данных для ячейки.

Note - Очень важно проверять орфографию и грамматику ваших сообщений.

Установите допустимые критерии для столбца категории риска

Теперь вы готовы применить критерии проверки данных ко всем ячейкам в столбце «Категория риска».

На этом этапе вам нужно запомнить две вещи:

• Вам необходимо установить критерии для максимального количества ячеек, которые можно использовать. В нашем примере он может варьироваться от 10 до 100 в зависимости от того, где будет использоваться рабочий лист.

• Не следует устанавливать критерии для нежелательного диапазона ячеек или для всего столбца. Это излишне увеличит размер файла. Это называется лишним форматированием. Если вы получаете рабочий лист из внешнего источника, вам необходимо удалить лишнее форматирование, о чем вы узнаете в главе « Запрос» в этом руководстве.

Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

• Задайте критерии проверки для 10 ячеек в категории риска.
• Вы можете легко сделать это, щелкнув в правом нижнем углу первой ячейки.
• Удерживая появившийся символ +, потяните его вниз.

Проверка данных установлена ​​для всех выбранных ячеек.

Щелкните последний выбранный столбец и проверьте.

Проверка данных для столбца Категория риска завершена.

Установите значения проверки для источника риска

В данном случае у нас всего два значения - Internal и External.

• Щелкните первую ячейку под столбцом Источник риска (I6).
• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Щелкните Проверка данных в группе Инструменты для работы с данными.
• Выберите Проверка данных… из раскрывающегося списка.

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

• Щелкните вкладку Параметры.
• В разделе Критерии проверки в раскрывающемся списке Разрешить: выберите параметр Список.
• Введите Internal, External в появившемся поле Source :.
• Установите флажки Игнорировать пустое поле и раскрывающийся список в ячейке.

Установите входное сообщение для источника риска.

Установите оповещение об ошибке для источника риска.

Для выбранной первой ячейки в разделе Источник риска -

• Критерии проверки данных установлены
• Входное сообщение установлено
• Предупреждение об ошибке установлено

Теперь вы можете проверить свои настройки.

Щелкните ячейку, для которой вы установили критерии проверки данных. Появится сообщение ввода. Выпадающая кнопка появляется в правой части ячейки.

Входное сообщение отображается правильно.

• Нажмите кнопку со стрелкой раскрывающегося списка в правой части ячейки. Появится раскрывающийся список со значениями, которые можно выбрать.

• Проверьте, совпадают ли значения с введенными вами - Internal и External.

Оба набора значений совпадают. Выберите значение из раскрывающегося списка. Он появляется в камере.

Вы можете видеть, что выбор действительных значений работает нормально. Наконец, попробуйте ввести недопустимую запись и проверьте предупреждение об ошибке.

Введите в ячейку Financial и нажмите Enter. Будет отображено сообщение об ошибке, которое вы установили для ячейки.

• Проверьте сообщение об ошибке. Вы успешно настроили проверку данных для ячейки.

• Установите допустимые критерии для столбца "Источник риска"

• Примените критерии проверки данных к ячейкам I6 - I15 в столбце «Источник риска» (т.е. к тому же диапазону, что и в столбце «Категория риска»).

Проверка данных установлена ​​для всех выбранных ячеек. Проверка данных для столбца Источник риска завершена.

Установить значения проверки для статуса

• Повторите те же шаги, которые вы использовали для установки значений проверки для источника риска.

• Установите значения списка как Open, Closed.

• Примените критерии проверки данных к ячейкам K6 - K15 в столбце «Статус» (т. Е. Тот же диапазон, что и в столбце «Категория риска»).

Проверка данных установлена ​​для всех выбранных ячеек. Проверка данных для статуса столбца завершена.

Установите значения проверки для вероятности

Значения оценки вероятности риска находятся в диапазоне от 1 до 5, где 1 - низкий, а 5 - высокий. Значение может быть любым целым числом от 1 до 5 включительно.

• Щелкните первую ячейку под столбцом Источник риска (I6).
• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Щелкните Проверка данных в группе Инструменты для работы с данными.
• Выберите Проверка данных… из раскрывающегося списка.

Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

• Щелкните вкладку Параметры.
• В разделе Критерии проверки в раскрывающемся списке Разрешить: выберите Целое число.

• В разделе «Данные» выберите:
• Введите 1 в поле под Минимум:
• Введите 5 в поле под Максимум:

Установить входное сообщение для вероятности

Установите «Предупреждение об ошибке» для вероятности и нажмите «ОК».

Для выбранной первой ячейки в разделе "Вероятность"

• Установлены критерии проверки данных.
• Входное сообщение установлено.
• Установлено предупреждение об ошибке.

Теперь вы можете проверить свои настройки.

Щелкните ячейку, для которой вы установили критерии проверки данных. Появится сообщение ввода. В этом случае не будет кнопки раскрывающегося списка, потому что входные значения установлены в диапазоне, а не из списка.

Входное сообщение отображается правильно.

Введите в ячейку целое число от 1 до 5. Он появляется в камере.

Выбор допустимых значений работает нормально. Наконец, попробуйте ввести недопустимую запись и проверьте предупреждение об ошибке.

Введите 6 в ячейку и нажмите Enter. Будет отображено сообщение об ошибке, которое вы установили для ячейки.

Вы успешно настроили проверку данных для ячейки.

• Установите допустимые критерии для столбца вероятности.

• Примените критерии проверки данных к ячейкам E6 - E15 в столбце «Вероятность» (т.е. к тому же диапазону, что и в столбце «Категория риска»).

Проверка данных установлена ​​для всех выбранных ячеек. Проверка данных для столбца «Вероятность» завершена.

Установите валидационные значения для воздействия

Чтобы установить значения проверки для воздействия, повторите те же шаги, которые вы использовали для установки значений проверки для вероятности.

Примените критерии проверки данных к ячейкам F6 - F15 в столбце «Влияние» (т. Е. Тот же диапазон, что и в столбце «Категория риска»).

Проверка данных установлена ​​для всех выбранных ячеек. Проверка данных для столбца Воздействие завершена.

Задайте для столбца «Подверженность риску» рассчитанные значения

Подверженность риску рассчитывается как произведение вероятности риска и воздействия риска.

Подверженность риску = вероятность * воздействие

Введите = E6 * F6 в ячейку G6 и нажмите Enter.

0 будет отображаться в ячейке G6, поскольку E6 и F6 пусты.

Скопируйте формулу в ячейки G6 - G15. 0 будет отображаться в ячейках G6 - G15.

Поскольку столбец «Подверженность риску» предназначен для вычисленных значений, вы не должны разрешать ввод данных в этот столбец.

• Выберите ячейки G6-G15

• Щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся раскрывающемся списке выберите Формат ячеек. Откроется диалоговое окно «Формат ячеек».

• Щелкните вкладку Защита.

• Отметьте опцию Locked.

Это сделано для того, чтобы в эти ячейки нельзя вводить данные. Однако это вступит в силу только тогда, когда рабочий лист будет защищен, что вы сделаете в качестве последнего шага после того, как рабочий лист будет готов.

• Щелкните ОК.
• Заштрихуйте ячейки G6-G15, чтобы указать, что это вычисленные значения.

Форматировать значения серийного номера

Вы можете предоставить пользователю заполнить столбец S. No. Однако, если вы отформатируете значения S. No., рабочий лист будет выглядеть более презентабельно. Кроме того, он показывает, сколько строк отформатирован на листе.

Введите = row () - 5 в ячейку B6 и нажмите Enter.

1 появится в ячейке B6. Скопируйте формулу в ячейки B6-B15. Появятся значения 1-10.

Заштрихуйте ячейки B6-B15.

Заворачивать

Вы почти закончили свой проект.

• Скрыть столбец M, содержащий значения категории данных.
• Границы формата для ячеек B6-K16.

• Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа.
• В меню выберите «Защитить лист».

Откроется диалоговое окно «Защитить лист».

• Установите флажок Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек.
• Введите пароль в поле Пароль для снятия защиты с листа -
  • Пароль чувствителен к регистру
  • Защищенный лист невозможно восстановить, если вы забыли пароль.
  • Рекомендуется хранить где-нибудь список имен рабочих листов и паролей.
• В разделе Разрешить всем пользователям этого листа: установите флажок Выбрать разблокированные ячейки.

Вы защитили заблокированные ячейки в столбце Risk Exposure от ввода данных, а остальные разблокированные ячейки оставили доступными для редактирования. Щелкните ОК.

В Confirm Password появится диалоговое окно.

• Введите пароль еще раз.
• Щелкните ОК.

Ваш рабочий лист с набором проверки данных для выбранных ячеек готов к использованию.

Вы можете легко выполнять финансовый анализ с помощью Excel. Excel предоставляет вам несколько финансовых функций, таких как PMT, PV, NPV, XNPV, IRR, MIRR, XIRR и т. Д., Которые позволяют быстро получить результаты финансового анализа.

В этой главе вы узнаете, где и как можно использовать эти функции для анализа.

Что такое аннуитет?

Аннуитет - это серия постоянных денежных выплат, производимых в течение непрерывного периода. Например, накопления на пенсию, страховые выплаты, жилищный заем, ипотека и т. Д. В функциях аннуитета -

• Положительное число представляет собой полученные денежные средства.
• Отрицательное число означает выплату наличных.

Текущая стоимость серии будущих платежей

Приведенная стоимость - это общая сумма, которую сейчас стоит серия будущих платежей. Вы можете рассчитать приведенную стоимость с помощью функций Excel -

• PV- Рассчитывает приведенную стоимость инвестиции с использованием процентной ставки и ряда будущих платежей (отрицательные значения) и дохода (положительные значения). По крайней мере, один из денежных потоков должен быть положительным и хотя бы один должен быть отрицательным.

• NPV - Рассчитывает чистую приведенную стоимость инвестиций с использованием ставки дисконтирования и ряда периодических будущих платежей (отрицательные значения) и дохода (положительные значения).

• XNPV - Рассчитывает чистую приведенную стоимость для графика денежных потоков, который не обязательно является периодическим.

Note that -

• Денежные потоки PV должны быть постоянными, тогда как денежные потоки NPV могут быть переменными.

• Денежные потоки PV могут быть либо в начале, либо в конце периода, тогда как денежные потоки NPV должны быть в конце периода.

• Денежные потоки NPV должны быть периодическими, тогда как денежные потоки XNPV не должны быть периодическими.

В этом разделе вы поймете, как работать с PV. Вы узнаете о NPV в следующем разделе.

пример

Предположим, вы покупаете холодильник. Продавец сообщает вам, что цена холодильника 32000, но у вас есть возможность выплатить эту сумму через 8 лет с процентной ставкой 13% годовых и ежегодными выплатами в размере 6000. У вас также есть возможность производить платежи. либо в начале, либо в конце каждого года.

Вы хотите знать, какой из этих вариантов вам подходит.

Вы можете использовать функцию Excel PV -

PV (rate, nper, pmt, [fv ], [type])

Чтобы рассчитать приведенную стоимость с выплатами в конце каждого года, опустите тип или укажите 0 в качестве типа.

Чтобы рассчитать приведенную стоимость с выплатами в конце каждого года, укажите 1 для типа.

Вы получите следующие результаты -

Следовательно,

• Если вы произведете оплату сейчас, вам нужно будет заплатить 32 000 от текущей стоимости.
• Если вы выберете ежегодные платежи с оплатой в конце года, вам необходимо заплатить 28 793 приведенной стоимости.
• Если вы выберете ежегодные платежи с оплатой в конце года, вам нужно будет заплатить 32 536 от текущей стоимости.

Вы можете ясно видеть, что вариант 2 выгоден для вас.

Что такое EMI?

Выравниваемый ежемесячный платеж (EMI) определяется Investopedia как "фиксированная сумма платежа, производимая заемщиком кредитору в указанную дату каждый календарный месяц. Уравненные ежемесячные платежи используются для выплаты как процентов, так и основной суммы каждый месяц, так что более через указанное количество лет ссуда выплачивается полностью ».

EMI в ссуде

В Excel вы можете рассчитать EMI по ссуде с помощью функции PMT.

Допустим, вы хотите взять жилищный заем на сумму 5000000 с годовой процентной ставкой 11,5% и сроком кредита 25 лет. Вы можете найти свой EMI следующим образом -

• Рассчитайте процентную ставку в месяц (Процентная ставка в год / 12)
• Рассчитать количество ежемесячных платежей (Кол-во лет * 12)
• Используйте функцию PMT для расчета EMI

Как вы заметили,

• Текущая стоимость (PV) - это сумма кредита.
• Будущая стоимость (FV) равна 0, так как в конце срока сумма кредита должна быть 0.
• Тип - 1, так как EMI выплачиваются в начале каждого месяца.

Вы получите следующие результаты -

Ежемесячный платеж основной суммы и процентов по ссуде

EMI включает как процентную, так и частичную выплату основной суммы долга. По мере увеличения времени эти два компонента EMI будут изменяться, уменьшая баланс.

Получить

• Процентную часть ваших ежемесячных платежей вы можете использовать с помощью функции Excel IPMT.

• Для выплаты основной части ваших ежемесячных платежей вы можете использовать функцию Excel PPMT.

Например, если вы взяли ссуду 1000000 сроком на 8 месяцев по ставке 16% годовых. Вы можете получить значения для EMI, уменьшения суммы процентов, увеличения выплаты основной суммы и уменьшения остатка кредита в течение 8 месяцев. По истечении 8 месяцев остаток по кредиту будет равен 0.

Следуйте процедуре, приведенной ниже.

Step 1 - Рассчитайте EMI ​​следующим образом.

Это приводит к EMI рупий. 13261,59.

Step 2 - Затем рассчитайте процентную и основную часть EMI за 8 месяцев, как показано ниже.

Вы получите следующие результаты.

Выплата процентов и основной суммы в период между двумя периодами

Вы можете вычислить проценты и основную сумму, выплаченные между двумя периодами включительно.

• Вычислите совокупные проценты, выплаченные между 2- ^м и 3- ^м месяцами, используя функцию CUMIPMT.

• Проверьте результат, суммируя значения процентов за 2- ^й и 3- ^й месяц.

• Вычислите кумулятивную основную сумму, выплаченную между 2- ^м и 3- ^м месяцами, с помощью функции CUMPRINC.

• Проверьте результат , заключающий главные значения для 2 - ^го и 3 - ^го месяца.

Вы получите следующие результаты.

Вы можете видеть, что ваши расчеты совпадают с результатами проверки.

Расчет процентной ставки

Предположим, вы берете ссуду в размере 100 000 и хотите вернуть ее в течение 15 месяцев с максимальным ежемесячным платежом в 12 000. Возможно, вы захотите узнать процентную ставку, по которой вы должны платить.

Найдите процентную ставку с функцией Excel RATE -

Вы получите результат 8%.

Расчет срока кредита

Допустим, вы берете ссуду на сумму 100 000 под процентную ставку 10%. Вам нужен максимальный ежемесячный платеж в размере 15000. Возможно, вы захотите узнать, сколько времени вам понадобится, чтобы погасить ссуду.

Найдите количество платежей с помощью функции Excel NPER

Результат будет через 12 месяцев.

Решения по инвестициям

Если вы хотите инвестировать, вы сравниваете различные варианты и выбираете тот, который приносит больше прибыли. Чистая приведенная стоимость полезна для сравнения денежных потоков за определенный период времени и принятия решения, какой из них лучше. Денежные потоки могут происходить с регулярными, периодическими интервалами или нерегулярными интервалами.

Сначала рассмотрим случай regular, periodical cash flows.

Чистая приведенная стоимость последовательности денежных потоков, полученных в разные моменты времени через n лет (n может быть дробью), равна 1/(1 + r)ⁿ, где r - годовая процентная ставка.

Рассмотрим следующие две инвестиции в течение 3 лет.

На первый взгляд, инвестиция 1 выглядит лучше, чем инвестиция 2. Однако вы можете решить, какая инвестиция лучше, только когда вы знаете истинную стоимость инвестиций на сегодняшний день. Вы можете использовать функцию NPV для расчета прибыли.

Денежные потоки могут возникать

• В конце каждого года.
• В начале каждого года.
• В середине каждого года.

Функция NPV предполагает, что денежные потоки приходятся на конец года. Если денежные потоки происходят в разное время, вы должны принять во внимание этот конкретный фактор вместе с расчетом с NPV.

Предположим, денежные потоки происходят в конце года. Тогда вы можете сразу использовать функцию NPV.

Вы получите следующие результаты -

Как вы видите, NPV для инвестиции 2 выше, чем для инвестиции 1. Следовательно, инвестиция 2 - лучший выбор. Вы получили этот результат, поскольку потоки денежных средств для инвестиции 2 относятся к более поздним периодам по сравнению с потоком денежных средств для инвестиции 1.

Денежные потоки на начало года

Предположим, денежные потоки возникают в начале каждого года. В таком случае вы не должны включать первый денежный поток в расчет NPV, поскольку он уже представляет текущее значение. Чтобы получить чистую приведенную стоимость, вам нужно добавить первый денежный поток к чистой приведенной стоимости, полученной от остальных денежных потоков.

Вы получите следующие результаты -

Денежные потоки в середине года

Предположим, денежные потоки возникают в середине каждого года. В таком случае вам нужно умножить NPV, полученную от денежных потоков, на $ \ sqrt {1 + r} $, чтобы получить чистую приведенную стоимость.

Вы получите следующие результаты -

Денежные потоки с нерегулярными интервалами

Если вы хотите рассчитать чистую приведенную стоимость с нерегулярными денежными потоками, то есть денежными потоками, возникающими в случайные моменты времени, расчет будет немного сложным.

Однако в Excel вы можете легко выполнить такой расчет с помощью функции XNPV.

• Организуйте свои данные с указанием дат и денежных потоков.

Note- Первая дата в ваших данных должна быть самой ранней из всех дат. Остальные даты могут встречаться в любом порядке.

• Используйте функцию XNPV для расчета чистой приведенной стоимости.

Вы получите следующие результаты -

Предположим , что текущая дата 15 - ^го марта 2015 г. Как вы заметили, все даты потоков денежных средств в более поздние сроки. Если вы хотите найти чистую приведенную стоимость на сегодняшний день, включите ее в данные вверху и укажите 0 для денежного потока.

Вы получите следующие результаты -

Внутренняя норма доходности (IRR)

Внутренняя норма прибыли (IRR) инвестиций - это процентная ставка, при которой NPV равна 0. Это значение ставки, при котором текущие значения положительных денежных потоков в точности компенсируют отрицательные. Когда ставкой дисконтирования является IRR, вложения совершенно безразличны, то есть инвестор не получает и не теряет деньги.

Рассмотрим следующие денежные потоки, различные процентные ставки и соответствующие значения NPV.

Как вы можете заметить между значениями процентной ставки 10% и 11%, знак NPV меняется. Когда вы настраиваете процентную ставку на 10,53%, NPV составляет почти 0. Следовательно, IRR составляет 10,53%.

Определение IRR денежных потоков по проекту

Вы можете рассчитать IRR денежных потоков с помощью функции Excel IRR.

IRR составляет 10,53%, как вы видели в предыдущем разделе.

Для данных денежных потоков IRR может:

• существуют и уникальны
• существуют и множественные
• не существует

Уникальный IRR

Если IRR существует и уникален, его можно использовать для выбора наилучшего вложения из нескольких возможных.

• Если первый денежный поток отрицательный, это означает, что у инвестора есть деньги и он хочет инвестировать. Тогда чем выше IRR, тем лучше, поскольку она представляет процентную ставку, которую получает инвестор.

• Если первый денежный поток положительный, это означает, что инвестору нужны деньги и он ищет ссуду. Чем ниже IRR, тем лучше, поскольку он представляет собой процентную ставку, которую платит инвестор.

Чтобы определить, является ли IRR уникальным или нет, измените предполагаемое значение и рассчитайте IRR. Если IRR остается постоянным, то он уникален.

Как вы заметили, IRR имеет уникальное значение для разных предполагаемых значений.

Множественные IRR

В некоторых случаях у вас может быть несколько IRR. Рассмотрим следующие денежные потоки. Рассчитайте IRR с различными предполагаемыми значениями.

Вы получите следующие результаты -

Вы можете заметить, что есть две IRR - -9,59% и 216,09%. Вы можете проверить эти две IRR, вычислив NPV.

Как для -9,59%, так и для 216,09% NPV равно 0.

Нет IRR

В некоторых случаях у вас может не быть IRR. Рассмотрим следующие денежные потоки. Рассчитайте IRR с различными предполагаемыми значениями.

Вы получите результат как # ЧИСЛО для всех предполагаемых значений.

Результат #NUM означает, что для рассматриваемых денежных потоков нет IRR.

Модели денежных потоков и IRR

Если в денежных потоках меняется только один знак, например, с отрицательного на положительный или с положительного на отрицательный, то гарантируется уникальная внутренняя норма доходности. Например, при капитальных вложениях первый денежный поток будет отрицательным, а остальные денежные потоки будут положительными. В таких случаях существует уникальный IRR.

Если в денежных потоках происходит более одного изменения знака, IRR может не существовать. Даже если он существует, он не может быть уникальным.

Решения на основе IRR

Многие аналитики предпочитают использовать IRR, и это популярный показатель прибыльности, потому что в процентах его легко понять и легко сравнить с требуемой доходностью. Однако есть определенные проблемы при принятии решений с IRR. Если вы оцениваете IRR и принимаете решения на основе этих рейтингов, вы можете принять неправильные решения.

Вы уже видели, что NPV позволит вам принимать финансовые решения. Однако IRR и NPV не всегда приводят к одному и тому же решению, когда проекты являются взаимоисключающими.

Mutually exclusive projectsэто те проекты, для которых выбор одного проекта исключает принятие другого. Когда сравниваемые проекты являются взаимоисключающими, может возникнуть конфликт ранжирования между NPV и IRR. Если вам нужно выбрать между проектом A и проектом B, NPV может предложить принятие проекта A, тогда как IRR может предложить проект B.

Этот тип конфликта между NPV и IRR может возникнуть по одной из следующих причин:

• Проекты бывают самых разных размеров, или
• Сроки денежных потоков различаются.

Проекты значительной разницы в размерах

Если вы хотите принять решение по IRR, проект A принесет доход в размере 100, а проект B - 50. Следовательно, инвестиции в проект A выглядят прибыльными. Однако это неправильное решение из-за разницы в масштабах проектов.

Учтите -

• У вас есть 1000 для инвестирования.

• Если вы вложите всю 1000 в проект A, вы получите 100 прибыли.

• Если вы инвестируете 100 в проект B, у вас все равно будет 900 в ваших руках, которые вы можете инвестировать в другой проект, скажем, в проект C. Предположим, вы получаете доходность 20% по проекту C, тогда общая прибыль по проекту B и проекту C составляет 230, что намного выше по рентабельности.

Таким образом, NPV - лучший способ принятия решений в таких случаях.

Проекты с разными сроками движения денежных средств

Опять же, если вы считаете, что IRR решает, проект B будет выбором. Однако проект A имеет более высокую NPV и является идеальным выбором.

IRR нерегулярных денежных потоков (XIRR)

Иногда ваши денежные потоки могут быть неравномерными. В таком случае вы не можете использовать IRR, поскольку IRR требует равных интервалов времени. Вместо этого вы можете использовать XIRR, который учитывает даты денежных потоков вместе с денежными потоками.

Полученная внутренняя норма доходности составляет 26,42%.

Модифицированная IRR (MIRR)

Рассмотрим случай, когда ваша ставка финансирования отличается от ставки реинвестирования. Если вы рассчитываете внутреннюю норму прибыли с IRR, предполагается, что она одинакова как для финансирования, так и для реинвестирования. Кроме того, вы также можете получить несколько IRR.

Например, рассмотрим денежные потоки, приведенные ниже -

Как вы заметили, NPV больше одного раза равна 0, что приводит к множеству IRR. Далее не учитывается ставка реинвестирования. В таких случаях вы можете использовать модифицированный IRR (MIRR).

Вы получите результат 7%, как показано ниже -

Note - В отличие от IRR, MIRR всегда будет уникальным.

В определенных ситуациях вам, возможно, придется

• Создайте книги, в которых несколько листов имеют одинаковый формат или структуру.
• Получите информацию для этих листов из другого листа.
• Обобщите результаты этих листов в сводный рабочий лист.

Например, вам может потребоваться отслеживать информацию о продажах по регионам и месяцам в отдельных таблицах. Цена каждого продукта берется из каталога продуктов, который создается для всей компании на отдельном листе. Наконец, вы должны суммировать результаты по всем регионам в сводной таблице.

В этой главе вы узнаете, как сделать это за несколько простых шагов. Вы собираетесь подвести итоги с апреля 2015 года по март 2016 года, то есть 2015-16 финансового года.

Первый шаг

Первый шаг - создать каталог продукции. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

• Начните с пустой книги.
• Создайте рабочий лист каталога продуктов с продуктами и ценами.
• Назовите рабочий лист Product Catalog.
• Предположим, что каталог обновляется первого числа каждого месяца.
• Укажите место для последнего обновления.

Цена продукта на момент продажи определяется текущей стоимостью продукта.

Несколько листов с одинаковой структурой

Затем вам необходимо настроить рабочие листы для регионов - Восток, Север, Юг и Запад в указанном порядке с той же структурой.

• Добавьте 4 пустых листа.
• Назовите листы Восток, Север, Юг и Запад.

Эти четыре листа должны иметь одинаковую структуру.

• Щелкните вкладку Восток. Откроется рабочий лист Востока.
• Нажмите клавишу Shift и перейдите на вкладку Запад. Будут выбраны все 4 вкладки.

Теперь любое редактирование, которое вы делаете на листе Востока, будет автоматически отражено в трех других выбранных листах.

На листе Восток

• Добавьте заголовки столбцов - S. No., Month, Product, Price, Number of Units, Total Amount.
• Добавьте номер S., месяц апрель и 4 названия продукта.
• Отформатируйте таблицу.

Такая же структура появляется на других листах Север, Юг и Запад.

Создание формулы на нескольких листах

Чтобы создать формулу на нескольких листах -

• Задайте имена для значений цен продуктов в листе каталога продуктов.
• Установите Область как рабочую книгу для всех имен.

• Еще раз выберите все четыре листа - Восток, Север, Юг и Запад.
• На листе Восток для каждого продукта в столбце цены укажите формулу в качестве имени значения цены.

Как мы определили ранее, цена продукта указана в каталоге продуктов, который обновляется первого числа каждого месяца.

• Повторяйте те же действия для каждого месяца.

Следовательно, для рабочих листов для регионов Восток, Север, Юг и Запад вы успешно установили ту же структуру и разместили информацию о ценах для каждого продукта на основе месяца из рабочего листа каталога продуктов.

Каталог продуктов также может находиться в другой книге.

Расчеты в рабочих таблицах

Следующим шагом является заполнение информации о количестве проданных единиц для каждого продукта за каждый месяц и в каждом регионе. Поэтому вам нужно работать над этими листами отдельно.

Для каждого региона, для каждого продукта -

• Заполните количество проданных единиц.
• Рассчитайте соответствующую общую сумму как Цена * №. единиц.

На каждом листе (восток, север, юг и запад) рассчитайте промежуточные итоги по месяцам -

Note- Вы можете использовать «Промежуточный итог» на одном листе, но не на нескольких листах. Следовательно, вы должны повторить этот шаг для листов Север, Юг и Запад.

Щелкните Уровень структуры 2. Вы получите все месячные итоги.

Теперь вы готовы суммировать результаты всех четырех рабочих листов - Востока, Севера, Юга и Запада.

Обобщение данных на нескольких листах

Следующие шаги покажут вам, как суммировать данные из нескольких листов.

• Добавьте рабочий лист и назовите его Сводка.
• Создайте структуру для сводного рабочего листа.

В столбце- Total Sales, в ячейке C3 введите =sum(

• Выберите рабочий лист East.
• Выберите ячейку G7.
• При нажатой вкладке Восток щелкните вкладку West.
• Выбираются вкладки с востока на запад.
• Формула в строке формул отображается как

=sum(‘East:West’!G7)

Обратите внимание, что вы все еще в Eastрабочий лист. Нажмите Ввод.

Вы попадете в итоговый рабочий лист. В строке формул вы увидите формулу как

=SUM(East:West!G7)

Рассчитанное значение появится в ячейке C3.

• Скопируйте формулу в ячейки с C4 по C14.
• Щелкните Показать формулы в группе Аудит формул на вкладке ФОРМУЛЫ.

Появятся все формулы в столбце Общий объем продаж.

Именно так вы хотели обобщить результаты по каждому региону.

• Щелкните ячейку C15.
• Тип =sum(C3:C14)

Обобщенные результаты готовы в итоговой таблице.

Возможно, вы захотите проверить формулы на точность или найти источник ошибки. Команды аудита формул Excel позволяют легко находить

• Какие ячейки участвуют в вычислении формулы в активной ячейке.
• Какие формулы относятся к активной ячейке.

Эти результаты показаны графически в виде стрелок, что упрощает визуализацию. Вы можете отобразить все формулы на активном листе с помощью одной команды. Если ваши формулы относятся к ячейкам в другой книге, откройте эту книгу также. Excel не может перейти к ячейке в книге, которая не открыта.

Настройка параметров отображения

Вам необходимо проверить, правильно ли установлены параметры отображения для книг, которые вы используете.

• Нажмите FILE > Options.
• В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите «Дополнительно».
• В параметрах отображения для книги -
  • Выберите книгу.
  • Убедитесь, что в разделе «Показать объекты» выбрано «Все».
• Повторите этот шаг для всех проверяемых книг.

Отслеживание прецедентов

Ячейки-прецеденты - это те ячейки, на которые ссылается формула в активной ячейке.

В следующем примере активной ячейкой является C2. В C2 у вас есть формула=B2*C4.

B2 и C4 являются предшествующими ячейками для C2.

Чтобы отследить прецеденты ячейки C2,

• Щелкните ячейку C2.
• Щелкните вкладку Формулы.
• Щелкните Прецеденты трассировки в группе Аудит формул.

Будут отображаться две стрелки, одна от B2 до C2, а другая от C4 до C2, отслеживая прецеденты.

Обратите внимание, что для отслеживания прецедентов ячейки она должна иметь формулу с действительными ссылками. В противном случае вы получите сообщение об ошибке.

• Щелкните ячейку, которая не содержит формулы, или щелкните пустую ячейку.
• Щелкните Прецеденты трассировки в группе Аудит формул.

Вы получите сообщение.

Удаление стрелок

Щелкните Удалить стрелки в группе Аудит формул.

Все стрелки на листе исчезнут.

Поиск иждивенцев

Зависимые ячейки содержат формулы, относящиеся к другим ячейкам. Это означает, что если активная ячейка участвует в формуле в другой ячейке, другая ячейка является зависимой ячейкой в ​​активной ячейке.

В приведенном ниже примере C2 имеет формулу =B2*C4. Следовательно, C2 является зависимой ячейкой от ячеек B2 и C4.

Чтобы отследить иждивенцев ячейки B2,

• Щелкните в ячейке B2.
• Щелкните вкладку Формулы.
• Щелкните Отслеживать зависимые в группе Аудит формул.

Стрелка появляется от B2 к C2, показывая, что C2 зависит от B2.

Чтобы отследить иждивенцев ячейки C4 -

• Щелкните ячейку C4.
• Щелкните вкладку «Формула»> «Зависимые от трассировки» в группе «Аудит формул».

Другая стрелка появляется от C4 к C2, показывая, что C2 также зависит от C4.

Нажмите Remove Arrowsв группе Formula Auditing. Все стрелки на листе исчезнут.

Note- Для отслеживания иждивенцев ячейки на ячейку должна ссылаться формула в другой ячейке. В противном случае вы получите сообщение об ошибке.

• Щелкните ячейку B6, на которую не ссылается никакая формула, или щелкните любую пустую ячейку.
• Щелкните Отслеживать зависимые в группе Аудит формул. Вы получите сообщение.

Работа с формулами

Вы поняли концепцию прецедентов и иждивенцев. Теперь рассмотрим рабочий лист с несколькими формулами.

• Щелкните ячейку под категорией сдачи в таблице результатов экзамена.
• Щелкните Прецеденты трассировки. Ячейка слева (Метки) и диапазон E4: F8 будут сопоставлены как прецеденты.
• Повторите эти действия для всех ячеек в разделе «Категория сдачи» в таблице результатов экзамена.

• Щелкните ячейку под категорией сдачи в таблице оценок учащихся.

• Щелкните Отслеживать иждивенцев. Все ячейки под категорией прохождения в таблице результатов экзамена будут сопоставлены как иждивенцы.

Отображение формул

Рабочий лист ниже содержит сводку продаж продавцов в регионах Восток, Север, Юг и Запад.

• Щелкните вкладку ФОРМУЛЫ на ленте.

• Щелкните Показать формулы в группе Аудит формул. Появятся формулы на листе, чтобы вы знали, какие ячейки содержат формулы и что это за формулы.

• Щелкните ячейку под TotalSales.

• Щелкните Прецеденты трассировки. В конце стрелки появится значок рабочего листа. Значок рабочего листа указывает, что прецеденты находятся на другом рабочем листе.

Дважды щелкните стрелку. АGo TO появится диалоговое окно, показывающее прецеденты.

Как вы заметили, существует четыре прецедента на четырех разных листах.

• Щелкните ссылку на один из прецедентов.
• Ссылка появится в поле Ссылка.
• Щелкните ОК. Появится рабочий лист, содержащий этот прецедент.

Оценка формулы

Чтобы узнать, как работает сложная формула в ячейке, шаг за шагом, вы можете использовать команду Evaluate Formula.

Рассмотрим формулу NPV (средний год) в ячейке C14. Формула

=SQRT (1 + C2)*C10

• Щелкните ячейку C14.
• Щелкните вкладку ФОРМУЛЫ на ленте.
• Щелкните Вычислить формулу в группе Аудит формул. Откроется диалоговое окно "Вычислить формулу".

в Evaluate FormulaВ диалоговом окне "Оценка" формула отображается в поле "Оценка". Щелкнув поEvaluateнесколько раз, формула будет оцениваться пошагово. Следующим всегда будет выполняться выражение с подчеркиванием.

Здесь C2 подчеркнут в формуле. Итак, он оценивается на следующем этапе. НажмитеEvaluate.

Ячейка C2 имеет значение 0,2. Следовательно, C2 будет оценен как 0,2.1+0.2подчеркнут, показывая это как следующий шаг. НажмитеEvaluate.

1 + 0,2 будет оцениваться как 1,2. SQRT(1.2)подчеркнут, показывая это как следующий шаг. НажмитеEvaluate.

SQRT (1.2) будет оцениваться как 1.09544511501033. C10подчеркнут, показывая это как следующий шаг. НажмитеEvaluate.

C10 будет оцениваться как 4976.8518518515.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 подчеркнут, показывая это как следующий шаг. НажмитеEvaluate.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 будет оценено как 5,451,87.

Больше нет выражений для оценки, и это ответ. ВEvaluate кнопка будет изменена на Restart кнопка, указывающая на завершение оценки.

Проверка ошибок

Рекомендуется выполнить проверку ошибок после того, как ваш рабочий лист и / или книга будут готовы с расчетами.

Рассмотрим следующие простые вычисления.

Расчет в ячейке привел к ошибке # DIV / 0 !.

• Щелкните в ячейке C5.

• Щелкните вкладку ФОРМУЛЫ на ленте.

• Щелкните стрелку рядом с пунктом Проверка ошибок в группе Аудит формул. В раскрывающемся списке вы обнаружите, чтоCircular References деактивирован, что означает, что на вашем листе нет циклических ссылок.

• Выбрать Trace Error из раскрывающегося списка.

Ячейки, необходимые для вычисления активной ячейки, обозначены синими стрелками.

• Щелкните Удалить стрелки.
• Щелкните стрелку рядом с надписью «Проверка ошибок».
• В раскрывающемся списке выберите «Проверка ошибок».

В Error Checking появится диалоговое окно.

Обратите внимание на следующее -

• Если вы нажмете Help on this error, Появится справка Excel по ошибке.

• Если вы нажмете Show Calculation Steps, Появится диалоговое окно «Вычислить формулу».

• Если вы нажмете Ignore Error, диалоговое окно "Проверка ошибок" закроется, и если вы нажмете Error Checking снова, она игнорирует эту ошибку.

• Если вы нажмете Edit in Formula Bar, вы перейдете к формуле в строке формул, чтобы вы могли редактировать формулу в ячейке.

Вы можете использовать Inquire для -

• Сравните две книги.
• Проанализируйте книгу на предмет проблем или несоответствий.
• Просмотрите ссылки между книгами.
• Просмотрите ссылки между листами.
• Просмотрите отношения между ячейками.
• Удалите лишнее форматирование ячеек.
• Управляйте паролями.

Вкладка ЗАПРОС будет на ленте. Если вы найдете вкладку ЗАПРОС на ленте, вы можете перейти к следующему разделу.

Если вы не найдете вкладку ЗАПРОС на ленте, активируйте надстройку «Запрос».

• Нажмите File > Options.
• В окне параметров Excel нажмите «Надстройки».
• В поле «Управление» щелкните «Надстройки COM».
• Щелкните Go.

Появится диалоговое окно надстроек COM.

• Установите флажок Запросить.
• Щелкните ОК. Теперь надстройка Inquire активна. Вы найдете вкладку ЗАПРОС на ленте.

ЗАПРОСИТЬ Команды

Давайте узнаем о командах INQUIRE.

Щелкните вкладку ЗАПРОС. Вы найдете следующие команды -

• Анализ рабочей книги
• Рабочие отношения
• Отношения рабочего листа
• Сотовые отношения
• Сравнить файлы
• Очистить лишнее форматирование ячеек
• Рабочие пароли

Сравнение двух книг

Вы можете сравнить две книги по ячейкам и найти различия, если таковые имеются, с точки зрения изменений во второй книге по сравнению с первой.

Следуйте приведенным ниже инструкциям -

• Откройте две книги, которые хотите сравнить.
• Щелкните вкладку ЗАПРОС на ленте.
• Нажмите «Сравнить файлы» в группе «Сравнить».

• В Select Files To Compare появится диалоговое окно.
• Проверьте имена файлов, отображаемые в полях рядом с Compare и To.

• Если какое-либо отображаемое имя файла не то, что вам нужно, щелкните стрелку вниз рядом с этим именем файла.

• Будут отображаться только открытые книги.

• Выберите файл.
• Убедитесь, что порядок файлов в «Сравнить» и «К» в порядке.

• Если заказ не в порядке, нажмите Swap Files. Порядок файлов в «Сравнить» и «К» будет изменен.

• Щелкните "Сравнить".

Результаты сравнения отображаются в двухпанельной сетке -

• Рабочая книга слева соответствует выбранному вами файлу «Сравнить».
• Рабочая книга справа соответствует выбранному вами файлу «Кому».

Подробные сведения об изменениях в книге-Кому по сравнению с рабочей книгой-Сравнение отображаются на панели под этими двумя сетками. Изменения выделяются цветом в зависимости от типа изменения. Легенда для цветов выделения появляется в нижней левой панели.

Нажмите Resize Cells to Fitна ленте, чтобы просмотреть содержимое ячеек в книгах Сравнить и С. Размер ячеек в обеих книгах изменен, чтобы было видно их содержимое.

Щелкните «Результаты экспорта» в группе «Экспорт» на ленте.

Откроется диалоговое окно «Сохранить как». Вы можете сохранить результаты в книгу Excel. Обратите внимание, что доступен только тип файла .xlsx.

Если вам нужны результаты в другом приложении, вы можете сделать это, скопировав их в буфер обмена.

Щелкните Копировать результаты в буфер обмена в группе «Экспорт» на ленте.

Вставьте нужное приложение.

Создание интерактивного отчета

Вы можете использовать Workbook Analysis команда для создания интерактивного отчета, который может отображать подробную информацию о книге и ее структуре, формулах, ячейках, диапазонах и предупреждениях.

• Щелкните вкладку «Запрос» на ленте.
• Щелкните Анализ книги в группе отчетов.

Отчет отобразится после завершения анализа книги.

Отчет разделен на шесть категорий:

• Summary - Общие сведения о структуре и содержании рабочей тетради.

• Workbook (with subcategories) - Общая статистика рабочей книги.

• Formulas (with subcategories) - Конкретная информация о формулах в книге.

• Cells (with subcategories) - Конкретная информация о ячейках в книге.

• Ranges (with subcategories) - Конкретная информация о диапазонах в книге.

• Warnings - Несколько типов предупреждений о структуре и содержании книги.

Выбор категории дает вам дополнительную информацию об этой категории.

Отметьте опцию Формулы. Отобразятся подкатегории формул.

В книге, которую вы анализируете, вы заметите следующее:

• Всего формул 224.
• В числовых значениях их 224 числа.
• Щелкните Подкатегория с числовыми значениями.

На панели результатов для каждой ячейки с формулой с числовыми значениями отображаются имя рабочего листа, адрес ячейки и формула.

Нажмите кнопку «Экспорт в Excel». Откроется диалоговое окно «Сохранить как».

• Сохраните отчет как файл Excel.
• Кнопка «Загрузить файл экспорта» отображается рядом с кнопкой «Экспорт в Excel».
• Нажмите кнопку «Загрузить файл экспорта».

Откроется сохраненная книга Report Excel, и вы сможете четко просмотреть результаты анализа книги.

Просмотр с диаграммами

Вы можете просматривать отношения книги, отношения листа и отношения ячеек с помощью интерактивных диаграмм, созданных с помощью ссылок. Ссылки показывают зависимости между узлами на схеме. Вы можете перетащить ссылки или узлы, чтобы расположить их и выровнять, чтобы просмотреть все, что вы ищете.

Просмотр отношений в книге

У вас может быть интерактивная графическая карта зависимостей книги, созданная соединениями (связями) между файлами с использованием диаграммы отношений книги.

Типы ссылок на схеме могут включать другие книги, базы данных Access, текстовые файлы, HTML-страницы, базы данных SQL Server и другие источники данных.

• Щелкните вкладку ЗАПРОС на ленте.
• Щелкните Взаимосвязь книги в группе Диаграмма.

Появится диаграмма взаимосвязей книги, показывающая ссылки книги с различными источниками данных.

Просмотр отношений листа

Вы можете использовать Диаграмму отношений рабочего листа для создания интерактивной графической карты соединений (связей) между рабочими листами в одной книге и / или листами в других книгах.

• Щелкните вкладку ЗАПРОС на ленте.
• Щелкните Связь листа в группе Диаграмма.

Появится диаграмма отношений рабочего листа, показывающая связи между рабочими листами в той же книге и в других книгах.

Разницу между ними можно определить по направлению стрелок.

Просмотр отношений ячеек

Вы можете использовать диаграмму взаимосвязи ячеек, чтобы получить подробную интерактивную карту всех ссылок из выбранной ячейки на ячейки на других листах или даже в других книгах.

• Щелкните вкладку ЗАПРОС на ленте.
• Щелкните Связь ячеек в группе Диаграммы.

Откроется диалоговое окно «Параметры диаграммы взаимосвязи ячеек».

• Проверьте Span Sheet и Span workbooks.

• Выберите «Трассировка» в разделах «Отслеживать прецеденты ячеек» и «Отслеживать зависимые ячейки».

• В разделе Исходное количество уровней расширения выберите limited и введите 5 в поле рядом с ним.

• Щелкните ОК.

Появится диаграмма взаимосвязи ячеек, показывающая связи между выбранной ячейкой и ячейками на том же листе, в той же книге и в других книгах в зависимости от выбранных вами параметров.

Щелкните Масштаб. Вы можете четко рассмотреть узлы.

Очистка лишнего форматирования ячеек

Когда вы обнаружите, что книга загружается медленно или стала огромной по размеру, возможно, к строкам и / или столбцам было применено форматирование, которое не требуется (например, условное форматирование всего столбца, содержащего менее 15 значений).

Вы можете использовать команду «Очистить избыточное форматирование ячеек», чтобы удалить лишнее форматирование и значительно уменьшить размер файла. Это также приводит к повышению скорости работы Excel.

Перед очисткой избыточного форматирования ячеек создайте резервную копию файла Excel, потому что в определенных случаях этот процесс может увеличить размер файла, и отменить изменение невозможно.

• Щелкните вкладку ЗАПРОС на ленте.
• Щелкните Очистить избыточное форматирование ячеек в группе Разное.

Откроется диалоговое окно «Очистить избыточное форматирование ячеек». Выбрать все листы вApply to коробка

Вы получите сообщение о сохранении изменений. Щелкните ОК.

Управление паролями файлов

Если вы используете команды «Анализ книги» или «Сравнить файлы» для книг, защищенных паролем, вы можете избежать необходимости вводить пароль при каждом открытии этих файлов. Это возможно с помощью Менеджера паролей.

• Щелкните вкладку ЗАПРОС на ленте.
• Щелкните Пароли книги в группе Разное.

Появится диалоговое окно диспетчера паролей. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить пароли к книгам.

Также добавьте описания паролей для добавленных вами паролей.

В следующий раз, когда вам понадобится использовать любой из этих файлов для сравнения или анализа, вам не нужно вводить пароли.

Excel предоставляет несколько команд, функций и инструментов, которые упрощают сложные задачи анализа данных. Excel позволяет с легкостью выполнять различные сложные вычисления. В этом руководстве вы познакомитесь с универсальными инструментами анализа данных Excel. Вы разберетесь в анализе данных с соответствующими примерами, пошаговыми инструкциями и снимками экрана на каждом этапе.

Консолидация данных

Возможно, вам придется объединить данные из разных источников и представить отчет. Данные могут находиться на листах одной и той же книги или в разных книгах. С помощью инструмента консолидации данных Excel вы можете выполнить это за несколько простых шагов.

Что-если анализ

What-If Analysis предоставляет вам инструменты для обработки следующих ситуаций анализа данных:

• Найдите входные значения, которые приводят к указанному значению. Результат можно настроить в виде формулы с входными значениями в качестве переменных. Варьируя значения входных переменных, Excel предлагает решение с помощью инструмента поиска цели.

• Найдите возможные выходные значения, варьируя значения одной или двух переменных. Результат можно задать в виде формулы с одним или двумя входными значениями в качестве переменных. Изменяя значения входных переменных, Excel предоставляет решение с помощью инструмента таблицы данных.

• Найдите возможные выходные значения, которые являются результатом изменения значений более чем двух переменных. Результат можно настроить в виде формулы с входными значениями в качестве переменных. Изменяя значения входных переменных, Excel предоставляет решение с помощью инструмента Scenario Manager Tool.

Оптимизация с помощью надстройки Excel Solver

Решатель используется для обработки сложных ситуаций поиска цели. В таких случаях, в дополнение к входам и выходам, будут определены ограничения или ограничения на возможные входные значения. Кроме того, Solver используется для получения оптимального решения.

В Excel есть надстройка Solver, которая помогает решать такие сложные проблемы.

Импорт данных в Excel

Ваш анализ данных может зависеть от различных внешних источников данных. В Excel вы можете импортировать данные из различных источников данных, таких как база данных Microsoft Access, веб-страницы, текстовые файлы, таблица SQL Server, куб анализа SQL Server, файл XML и т. Д.

Вы можете импортировать любое количество таблиц данных одновременно из базы данных. Когда вы импортируете несколько таблиц из реляционной базы данных, такой как Access, существующие отношения между таблицами также сохраняются в Excel. При импорте данных вы также можете при желании создать сводную таблицу, сводную диаграмму или отчет Power View на основе этих данных.

Вы можете просто создать соединение с источником данных или импортировать данные в Excel. Если вы импортируете данные в Excel, таблицы данных добавляются в модель данных в Excel.

Модель данных

Модель данных в Excel используется для интеграции данных из нескольких таблиц в текущей книге и / или из импортированных данных и / или из источников данных, подключенных к книге через подключения к данным. Модель данных прозрачно используется в отчетах PivotTable, PivotChart, PowerPivot и Power View.

• Вы можете создать модель данных при импорте данных или из таблиц Excel в книге.

• Таблицы данных в модели данных можно просматривать либо в представлении данных, либо в представлении диаграммы.

• С помощью модели данных вы можете создавать отношения между таблицами данных.

• Вы можете использовать команду «Создать связь» или просто щелкнуть и перетащить и соединить поля в двух таблицах, которые определяют отношения в представлении диаграммы модели данных.

Изучение данных с помощью сводной таблицы

Поскольку вы можете интегрировать модель данных со сводной таблицей, вы можете проводить обширный анализ данных путем сопоставления, соединения, суммирования и составления отчетов из нескольких различных источников. Поскольку вы можете импортировать таблицы из внешних источников данных и создать сводную таблицу, возможно автоматическое обновление значений в сводной таблице всякий раз, когда обновляются данные в подключенных источниках данных.

Вы можете создать сводную таблицу с полями из нескольких таблиц, если в таблицах определены отношения. Если отношения не существует, Excel предложит вам создать его, и вы можете сделать это из самой сводной таблицы. Отношения, которые вы определяете таким образом, отражаются в модели данных.

Изучение данных с помощью PowerPivot

Вы можете использовать PowerPivot для доступа, анализа и составления отчетов из различных источников данных. PowerPivot может помочь вам с легкостью обрабатывать большие данные и создавать интересные аналитические отчеты.

PowerPivot предоставляет вам команды для управления моделью данных, добавления таблиц Excel в модель данных, добавления вычисляемых полей в таблицы данных, определения ключевых показателей эффективности и т. Д.

Изучение данных с помощью Power View

Power View обеспечивает интерактивное исследование, визуализацию и анализ больших данных. Благодаря универсальным возможностям визуализации вы определенно сможете найти ту, которая предоставит вашим данным идеальную платформу, на которой вы сможете исследовать данные, обобщать и составлять отчеты.

Начиная от таблиц и заканчивая картами, это просто игра для вас, чтобы визуализировать ваши данные, фильтровать их, анализировать и сообщать о них в интерактивном режиме. Более того, вы можете иметь несколько визуализаций на одном листе Power View, которые отражают и выделяют значения, когда вы щелкаете точку данных в любой из них.

Вы можете исследовать данные в Power View с помощью таблицы, матрицы, карточки, различных типов диаграмм, кратных, карт и плиток. Вы будете очарованы универсальностью этих различных представлений, как только получите практический опыт. Это потому, что легко создавать интерактивные отчеты, выделяющие важные значения и динамически переключающиеся между представлениями.

Изучение данных с помощью иерархий

Если у ваших данных есть иерархии, их можно либо определить в модели данных, которая отражается в Power View, либо построить иерархии в самом Power View.

После определения иерархии вы можете выполнять детализацию и детализацию иерархии, отображая необходимые данные.

Отчеты Aesthetic Power View

Вы можете получить макет отчета на основе того, что вы хотите представить в Power View. Вы можете добавить фоновое изображение, которое отражает логотип вашей компании или ваш корпоративный вид. При желании вы можете отформатировать фон отчета, чтобы придать ему элегантный вид.

Вы можете выбрать тему для своего отчета, которая наилучшим образом отображает ваши данные. Вы можете изменить шрифт и размер текста, чтобы ваш отчет стал легко читаемым.

Ключевые показатели эффективности (КПЭ)

Ключевые показатели эффективности обычно используются для измерения производительности. В Excel вы определяете и отображаете ключевые показатели эффективности в PowerPivot или Power View. Графическое представление ключевых показателей эффективности улучшит ваши отчеты.

Возможно, вы сталкивались с разными ситуациями, когда вам нужно было представить консолидированные данные. Источник данных может быть из одного или нескольких мест. Еще одна проблема может заключаться в том, что данные могут время от времени обновляться другими людьми.

Вам нужно знать, как настроить сводный рабочий лист, который объединяет данные из источников, которые вы настроили, когда захотите. В Excel вы можете легко выполнить эту задачу за несколько шагов с помощьюData Tool – Consolidate.

Подготовка данных к консолидации

Прежде чем приступить к консолидации данных, убедитесь, что источники данных согласованы. Это означает, что данные расположены следующим образом -

• Каждый диапазон данных находится на отдельном листе.

• Каждый диапазон данных представлен в формате списка с метками в первой строке.

• Кроме того, вы можете иметь ярлыки для категорий, если это применимо, в первом столбце.

• Все диапазоны данных имеют одинаковую структуру.

• Все диапазоны данных содержат похожие факты.

• В каждом диапазоне нет пустых строк или столбцов.

В случае, если источники данных являются внешними, убедитесь, что используется предопределенный макет в виде шаблона Excel.

Предположим, у вас есть данные о продажах различных товаров из каждого региона - Востока, Севера, Юга и Запада. Возможно, вам потребуется консолидировать эти данные и время от времени представлять сводку продаж по продукту. Подготовка включает в себя следующее -

• Один рабочий лист для каждого региона, т.е. четыре рабочих листа с названиями Восток, Север, Юг и Запад. Они могут находиться в одной или разных книгах.

• Каждый рабочий лист имеет одинаковый макет, представляющий подробную информацию о продукте, количестве единиц и сумме.

• Вам необходимо консолидировать информационный продукт. Следовательно, убедитесь, что столбец с меткой Product является первым столбцом и содержит метки продукта.

Консолидация данных в одной книге

Если у вас есть все данные, которые вы должны объединить в одной книге, действуйте следующим образом:

Step 1 - Убедитесь, что данные по каждому региону находятся на отдельном листе.

Step 2 - Добавьте новый рабочий лист и назовите его Сводка.

Step 3 - Щелкните сводную таблицу.

Step 4 - Щелкните ячейку, в которую вы хотите поместить итоговые результаты.

Step 5 - Щелкните значок DATA вкладка на ленте.

Step 6 - Щелкните значок Consolidate кнопка в Data Tools группа.

В Consolidate появится диалоговое окно.

Step 7 - Выбрать Sum из раскрывающегося списка под Function.

Step 8 - Выберите данные из каждого рабочего листа следующим образом.

• Щелкните значок в поле под ссылкой.
• Выберите рабочий лист - Восток.
• Выберите диапазон данных.
• Снова щелкните значок в поле под ссылкой.

Выбранный диапазон отображается в поле «Ссылка» -

Step 9 - Щелкните значок Addкнопку справа от поля. Выбранный диапазон данных появится в поле подAll References.

Step 10- Повторите шаги 1–5 для остальных листов данных - север, юг и запад. Диалоговое окно «Консолидировать» выглядит следующим образом.

Вы можете видеть, что диапазоны данных отображаются на листе в алфавитном порядке в поле под All references.

Step 11 - Установите флажки Top row и Left column под Use labels in. Щелкните ОК.

Ваши данные суммируются по продуктам для регионов - Восток, Север, Юг и Запад.

Вы можете повторить описанные выше шаги, чтобы обновить сводные результаты вручную, когда они вам понадобятся.

Автоматическая консолидация данных

Предположим, вы хотите, чтобы сводная таблица обновлялась автоматически при каждом изменении данных. Для этого вам необходимо иметь ссылки на исходные данные.

Step 1 - Установите флажок - Create links to source data в диалоговом окне "Консолидировать" и нажмите "ОК".

Ваши сводные результаты отображаются с контуром следующим образом -

Вы заметите, что новый столбец вставлен справа от столбца с именем Product.

Step 2- Щелкните значок + на контуре в строке, содержащей значение продукта с именем Soap. Вы можете видеть, что новый столбец содержит консолидированное значение для каждого набора значений продуктов по регионам.

Консолидация данных из разных книг

В предыдущем примере все данные, которые вам нужно обобщить, находятся в одной книге. Однако вполне вероятно, что данные хранятся отдельно для каждого региона и обновляются по регионам. В таком случае вы можете консолидировать данные следующим образом:

Step 1 - Откройте книги, содержащие данные, скажем, книги - Восточные продажи, Северные продажи, Южные продажи и Западные продажи.

Step 2 - Откройте новую книгу.

Step 3 - На новом листе щелкните ячейку, в которой должна появиться сводка.

Step 4 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 5 - Нажмите «Консолидировать» в окне «Инструменты для работы с данными».

А Consolidateпоявится диалоговое окно. В диалоговом окне "Консолидировать" -

• Выберите Сумма из раскрывающегося списка в поле под функцией.
• Щелкните значок в поле под Reference.
• Выберите книгу - East-Sales.xlsx.
• Выберите диапазон данных.
• Снова щелкните значок в поле под ссылкой.
• Щелкните значок Add кнопку справа.

Диалоговое окно Consolidate выглядит следующим образом -

• Щелкните значок справа от поля в разделе «Ссылки».
• Выберите книгу - North-Sales.xlsx.
• Выберите диапазон данных.
• Снова щелкните значок справа от поля в разделе «Ссылки».
• Click Add.

Step 6 − Repeat the steps 1–6 to add the data ranges from the workbooks – South-Sales.xlsx and West-Sales.xlsx.

Step 7 − Under Use labels in, check the following boxes.

• Top row.
• Left column.

Step 8 − Check the box Create links to source data.

Your Consolidate dialog box looks as follows −

Your data is summarized in your workbook.

What-if analysis is the process of changing the values in cells to see how those changes will affect the outcome of formulas on the worksheet. You can use several different sets of values in one or more formulas to explore all the various results.

What-if analysis is useful in many situations while doing data analysis. For example −

• You can propose different budgets based on revenue.

• You can predict the future values based on the given historical values.

• If you are expecting a certain value as the result from a formula, you can find different sets of input values that produce the desired result.

Excel provides you with the following What-if analysis tools that can be used based on your data analysis needs −

• Data Tables
• Scenario Manager
• Goal Seek

Data Tables and Scenarios take sets of input values and project forward to determine possible results. Goal seek differs from Data Tables and Scenarios in that it takes a result and projects backwards to determine possible input values that produce that result.

In this chapter, you will understand the possible situations where you can use the Whatif Analysis tools. For details on usage of these tools, refer to the later chapters in this tutorial.

Data Tables

A Data Table is a range of cells in which you can change values in some of the cells and come up with different answers to a problem. For example, you might want to know how much loan you can afford for a home by analyzing different loan amounts and interest rates. You can put these different values along with the PMT function in a Data Table and get the desired result.

A Data Table works only with one or two variables, but it can accept many different values for those variables.

For the details on Data Tables, refer to the chapter – What-If Analysis with Data Tables in this tutorial.

Scenario Manager

A scenario is a set of values that Excel saves and can substitute automatically in cells on a worksheet.

The key features are −

• You can create and save different groups of values on a worksheet and then switch to any of these new scenarios to view different results.

• A scenario can have multiple variables, but it can accommodate only up to 32 values.

• You can also create a scenario summary report, which combines all the scenarios on one worksheet. For example, you can create several different budget scenarios that compare various possible income levels and expenses, and then create a report that lets you compare the scenarios side-by-side.

• Scenario Manager is a dialog box that allows you to save the values as a scenario and name the scenario.

For the details on Scenarios, refer to the chapter – What-If Analysis with Scenario Manager in this tutorial.

Goal Seek

Goal Seek is useful if you know the result that you want from a formula, but not sure what input value the formula needs, to get that result. For example, if you want to borrow a loan and you know the loan amount, tenure of loan and the EMI that you can pay, you can use Goal Seek to find the interest rate at which you can avail the loan.

Goal Seek can be used only with one variable input value. If you have more than one variable for input values, you can use the Solver add-in.

For details on the usage of Goal Seek, refer to the chapter – What-If Analysis with Goal Seek in this tutorial.

Solver

Solver comes with Excel as an add-in. You can use Solver to find an optimal value for a formula in a cell called the target cell on a worksheet.

Solver works with a group of cells that are related to the formula in the target cell. Solver adjusts the values in the adjustable cells that you specify, to produce the result that you specify, from the target cell formula.

For the details on the usage of Excel Solver add-in, refer to the chapter - Optimization with Excel Solver in this tutorial.

With a Data Table in Excel, you can easily vary one or two inputs and perform What-if analysis. A Data Table is a range of cells in which you can change values in some of the cells and come up with different answers to a problem.

There are two types of Data Tables −

• One-variable Data Tables
• Two-variable Data Tables

If you have more than two variables in your analysis problem, you need to use Scenario Manager Tool of Excel. For details, refer to the chapter – What-If Analysis with Scenario Manager in this tutorial.

One-variable Data Tables

A one-variable Data Table can be used if you want to see how different values of one variable in one or more formulas will change the results of those formulas. In other words, with a one-variable Data Table, you can determine how changing one input changes any number of outputs. You will understand this with the help of an example.

Example

There is a loan of 5,000,000 for a tenure of 30 years. You want to know the monthly payments (EMI) for varied interest rates. You also might be interested in knowing the amount of interest and Principal that is paid in the second year.

Analysis with One-variable Data Table

Analysis with one-variable Data Table needs to be done in three steps −

Step 1 − Set the required background.

Step 2 − Create the Data Table.

Step 3 − Perform the Analysis.

Let us understand these steps in detail −

Step 1: Set the required background

• Assume that the interest rate is 12%.

• List all the required values.

• Name the cells containing the values, so that the formulas will have names instead of cell references.

• Set the calculations for EMI, Cumulative Interest and Cumulative Principal with the Excel functions – PMT, CUMIPMT and CUMPRINC respectively.

Your worksheet should look as follows −

You can see that the cells in column C are named as given in the corresponding cells in column D.

Step 2: Create the Data Table

• Type the list of values i.e. interest rates that you want to substitute in the input cell down the column E as follows −

As you observe, there is an empty row above the Interest Rate values. This row is for the formulas that you want to use.

• Type the first function (PMT) in the cell one row above and one cell to the right of the column of values. Type the other functions (CUMIPMT and CUMPRINC) in the cells to the right of the first function.

  Now, the two rows above the Interest Rate values look as follows −

The Data Table looks as given below −

Step 3: Do the analysis with the What-If Analysis Data Table Tool

• Select the range of cells that contains the formulas and values that you want to substitute, i.e. select the range – E2:H13.

• Click the DATA tab on the Ribbon.

• Click What-if Analysis in the Data Tools group.

• Select Data Table in the dropdown list.

Data Table dialog box appears.

• Click the icon in the Column input cell box.
• Click the cell Interest_Rate, which is C2.

You can see that the Column input cell is taken as $C$2. Click OK.

The Data Table is filled with the calculated results for each of the input values as shown below −

If you can pay an EMI of 54,000, you can observe that the interest rate of 12.6% is suitable for you.

Two-variable Data Tables

A two-variable Data Table can be used if you want to see how different values of two variables in a formula will change the results of that formula. In other words, with a twovariable Data Table, you can determine how changing two inputs changes a single output. You will understand this with the help of an example.

Example

There is a loan of 50,000,000. You want to know how different combinations of interest rates and loan tenures will affect the monthly payment (EMI).

Analysis with Two-variable Data Table

Analysis with two-variable Data Table needs to be done in three steps −

Step 1 − Set the required background.

Step 2 − Create the Data Table.

Step 3 − Perform the Analysis.

Step 1: Set the required background

• Assume that the interest rate is 12%.

• List all the required values.

• Name the cells containing the values, so that the formula will have names instead of cell references.

• Set the calculation for EMI with the Excel function – PMT.

Your worksheet should look as follows −

You can see that the cells in the column C are named as given in the corresponding cells in the column D.

Step 2: Create the Data Table

• Type =EMI in cell F2.

• Type the first list of input values, i.e. interest rates down the column F, starting with the cell below the formula, i.e. F3.

• Type the second list of input values, i.e. number of payments across row 2, starting with the cell to the right of the formula, i.e. G2.

  The Data Table looks as follows −

Do the analysis with the What-If Analysis Tool Data Table

• Select the range of cells that contains the formula and the two sets of values that you want to substitute, i.e. select the range – F2:L13.

• Click the DATA tab on the Ribbon.

• Click What-if Analysis in the Data Tools group.

• Select Data Table from the dropdown list.

Data Table dialog box appears.

• Click the icon in the Row input cell box.
• Click the cell NPER, which is C3.
• Again, click the icon in the Row input cell box.
• Next, click the icon in the Column input cell box.
• Click the cell Interest_Rate, which is C2.
• Again, click the icon in the Column input cell box.

You will see that the Row input cell is taken as $C$3 and the Column input cell is taken as $C$2. Click OK.

The Data Table gets filled with the calculated results for each combination of the two input values −

If you can pay an EMI of 54,000, the interest rate of 12.2% and 288 EMIs are suitable for you. This means the tenure of the loan would be 24 years.

Data Table Calculations

Data Tables are recalculated each time the worksheet containing them is recalculated, even if they have not changed. To speed up the calculations in a worksheet that contains a Data Table, you need to change the calculation options to Automatically Recalculate the worksheet but not the Data Tables, as given in the next section.

Speeding up the Calculations in a Worksheet

You can speed up the calculations in a worksheet containing Data Tables in two ways −

• From Excel Options.
• From the Ribbon.

From Excel Options

• Click the FILE tab on the Ribbon.
• Select Options from the list in the left pane.

Excel Options dialog box appears.

• From the left pane, select Formulas.

• Select the option Automatic except for data tables under Workbook Calculation in the Calculation options section. Click OK.

From the Ribbon

• Click the FORMULAS tab on the Ribbon.

• Click the Calculation Options in the Calculations group.

• Select Automatic Except for Data Tables in the dropdown list.

Scenario Manager is useful in the cases where you have more than two variables in sensitivity analysis. Scenario Manager creates scenarios for each set of the input values for the variables under consideration. Scenarios help you to explore a set of possible outcomes, supporting the following −

• Varying as many as 32 input sets.
• Merging the scenarios from several different worksheets or workbooks.

If you want to analyze more than 32 input sets, and the values represent only one or two variables, you can use Data Tables. Although it is limited to only one or two variables, a Data Table can include as many different input values as you want. Refer to What-If Analysis with Data Tables in this tutorial.

Scenarios

A scenario is a set of values that Excel saves and can substitute automatically on your worksheet. You can create and save different groups of values as scenarios on a worksheet and then switch between these scenarios to view the different results.

For example, you can have several different budget scenarios that compare various possible income levels and expenses. You can also have different loan scenarios from different sources that compare various possible interest rates and loan tenures.

If the information that you want to use in scenarios is from different sources, you can collect the information in separate workbooks, and then merge the scenarios from the different workbooks into one.

After you have all the scenarios you need, you can create a scenario summary report −

• That incorporates information from all the scenarios.
• That lets you compare the scenarios side-by-side.

Scenario Manager

Scenario Manager is one of the What-if Analysis tools in Excel.

To create an analysis report with Scenario Manager, you have to follow these steps −

Step 1 − Define the set of initial values and identify the input cells that you want to vary, called the changing cells.

Step 2 − Create each scenario, name the scenario and enter the value for each changing input cell for that scenario.

Step 3 − Select the output cells, called the result cells that you want to track. These cells contain formulas in the initial set of values. The formulas use the changing input cells.

The Scenario Manager creates a report containing the input and the output values for each scenario.

Initial Values for Scenarios

Before you create several different scenarios, you need to define a set of initial values on which the scenarios will be based.

The steps for setting up the initial values for Scenarios are −

• Define the cells that contain the input values.
• Name the input cells appropriately.
• Identify the input cells with constant values.
• Specify the values for the constant inputs.
• Identify the input cells with changing values.
• Specify the initial values for the changing inputs.
• Define the cells that contain the results. The result cells contain formulas.
• Name the result cells appropriately.
• Place the formulas in the result cells.

Consider the previous example of loan. Now, proceed as follows −

• Define a cell for Loan Amount.

  • This input value is constant for all the scenarios.

  • Name the cell Loan_Amount.

  • Specify the value as 5,000,000.

• Define the cells for Interest Rate, No. of payments and Type (Payment at the beginning or end of the month).

  • These input values will be changing across the scenarios.

  • Name the cells Interest_Rate, NPER and Type.

  • Specify the initial values for the analysis in these cells as 12%, 360 and 0 respectively.

• Define the cell for the EMI.

  • This is the result value.

  • Name the cell EMI.

  • Place the formula in this cell as −

    =PMT (Interest_Rate/12, NPER, Loan_Amount, 0, Type)

Your worksheet looks as shown below −

As you can see that the input cells and the result cells are in column C with the names as given in column D.

Creating Scenarios

After setting up the initial values for the Scenarios, you can create the scenarios using Scenario Manager as follows −

• Click the DATA tab on the Ribbon.
• Click What-if Analysis in the Data Tools group.
• Select Scenario Manager from the dropdown list.

The Scenario Manager Dialog box appears. You can observe that it contains a message −

“No Scenarios defined. Choose Add to.”

You need to create scenarios for each set of changing values in the Scenario Manager. It is good to have the first scenario defined with initial values, as it enables you to switch back to initial values whenever you want while displaying different scenarios.

Create the first scenario with the initial values as follows −

• Click the Add button in the Scenario Manager Dialog box.

The Add Scenario dialog box appears.

• Under Scenario Name, type Scenario 1.
• Under Changing Cells, enter the references for the cells i.e. C3, C4 and C5 with the Ctrl key pressed.

The name of the dialog box changes to Edit Scenario.

• Edit the text in the Comment as – Initial Values box.

• Select the option Prevent changes under Protection and then click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values that you have defined appear in each of the changing cells boxes.

Scenario 1 with the initial values is created.

Create three more scenarios with varying values in the changing cells as follows −

• Click the Add button in the Scenario Values dialog box.

Add Scenario dialog box appears. Note that C3, C4, C5 appear in the Changing cells box.

• In the Scenario Name box, type Scenario 2.

• Edit the text in the Comment as – Different Interest Rate.

• Select Prevent changes under Protection and click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values appear in the changing cells. Change the value of Interest_Rate to 0.13 and click Add.

The Add Scenario dialog box appears. Note that C3, C4, C5 appear in the box under changing cells.

• In the Scenario Name box, type Scenario 3.

• Edit the text in the Comment box as – Different no. of Payments.

• Select Prevent changes under Protection and click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values appear in the changing cells. Change the value of NPER to 300 and click Add.

The Add Scenario dialog box appears. Note that C3, C4, C5 appear in the Changing cells box.

• In the Scenario Name box, type Scenario 4.

• Edit the text in the Comment box as – Different Type of Payment.

• Select Prevent changes under Protection and click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values appear in the changing cells. Change the value of Type to 1. Click OK as you have added all the scenarios that you wanted to add.

The Scenario Manager dialog box appears. In the box under Scenarios, You will find the names of all the scenarios that you have created.

• Click Scenario 1. As you are aware, Scenario 1 contains the initial values.


Now, click Summary. The Scenario Summary dialog box appears.

Scenario Summary Reports

Excel предоставляет два типа сводных отчетов по сценариям:

• Сводка сценария.
• Отчет сводной таблицы сценария.

В диалоговом окне «Сводка сценария» вы можете найти эти два типа отчетов.

Выберите Сводка сценария в разделе Тип отчета.

Сводка сценария

в Result cells поле выберите ячейку C6 (Здесь мы поместили PMTфункция). Щелкните ОК.

Отчет "Сводка сценария" появится на новом листе. Рабочий лист называется «Сводка сценария».

Вы можете наблюдать следующее в сводном отчете сценария -

• Changing Cells- Включает все ячейки, используемые как изменяемые ячейки. Как вы назвали ячейки, Interest_Rate, NPER и Type, они, кажется, делают отчет содержательным. В противном случае будут перечислены только ссылки на ячейки.

• Result Cells - Отображает указанную ячейку результата, то есть EMI.

• Current Values - Это первый столбец, в котором перечислены значения того сценария, который выбран в диалоговом окне «Диспетчер сценариев» перед созданием сводного отчета.

• Для всех созданных вами сценариев изменяющиеся ячейки будут выделены серым цветом.

• В строке EMI ​​будут отображаться значения результатов для каждого сценария.

Вы можете сделать отчет более содержательным, отображая комментарии, добавленные вами при создании сценариев.

• Нажмите кнопку + слева от строки, содержащей названия сценариев. Комментарии к сценариям отображаются в строке под названиями сценариев.

Сценарии из разных источников

Предположим, вы получили сценарии из трех разных источников и вам нужно подготовить сводный отчет о сценариях в главной книге. Вы можете сделать это, объединив сценарии из разных книг в главную книгу. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

• Предположим, что сценарии находятся в рабочих книгах Bank1_Scenarios, Bank2_Scenarios и Bank3_Scenarios. Откройте три книги.

• Откройте основную книгу, в которой у вас есть начальные значения.

• Щелкните ДАННЫЕ> Анализ возможных вариантов> Диспетчер сценариев в главной книге.

В Scenario Manager Появится диалоговое окно.

Как видите, сценариев нет, поскольку вы их еще не добавили. НажмитеMerge.

Появится диалоговое окно «Сценарии слияния».

Как видите, в разделе Сценарии слияния из у вас есть два поля:

• Book
• Sheet

Вы можете выбрать конкретный рабочий лист из определенной книги, содержащей сценарии, которые вы хотите добавить к своим результатам. Щелкните стрелку раскрывающегося спискаBook чтобы увидеть книги.

Note - Соответствующие книги должны быть открыты, чтобы появиться в этом списке.

Выберите книгу - Bank1_Scenarios.

Отображается лист Bank1. Внизу диалогового окна отображается количество сценариев, найденных на исходном листе. Щелкните ОК.

Откроется диалоговое окно "Диспетчер сценариев". Два сценария, которые были объединены в главную книгу, будут перечислены в разделе «Сценарии».

Щелкните значок Mergeкнопка. ВMerge Scenariosпоявится диалоговое окно. Теперь выберитеBank2_Scenarios из раскрывающегося списка в поле Книга.

Лист Bank2 не отображается. Внизу диалогового окна отображается количество сценариев, найденных на исходном листе. Щелкните ОК.

В Scenario ManagerПоявится диалоговое окно. Четыре сценария, которые были объединены в главную книгу, перечислены в разделе «Сценарии».

Щелкните значок Mergeкнопка. ВMerge Scenariosпоявится диалоговое окно. Теперь выберитеBank3_Scenarios из раскрывающегося списка в поле Книга.

Отображается лист Bank3. Внизу диалогового окна будет отображаться количество сценариев, найденных на исходном листе. Щелкните ОК.

Откроется диалоговое окно диспетчера сценариев. Пять сценариев, которые были объединены в главную книгу, будут перечислены в разделе «Сценарии».

Теперь у вас есть все необходимые сценарии для создания сводного отчета о сценариях.

Щелкните кнопку Сводка. ВScenario Summary появится диалоговое окно.

• Выберите Сводка сценария.
• В поле Ячейки результата введите C6 и нажмите ОК.

Сводный отчет сценария появится на новом листе в главной книге.

Отображение сценариев

Предположим, вы представляете свои сценарии и хотите динамически переключаться с одного сценария на другой и отображать набор входных значений и значений результатов соответствующего сценария.

• Щелкните ДАННЫЕ> Анализ «Что если»> Диспетчер сценариев в группе «Инструменты для работы с данными». Откроется диалоговое окно диспетчера сценариев. Появится список сценариев.

• Выберите сценарий, который хотите отобразить. НажмитеShow.

Значения на листе обновляются до значений выбранного сценария. Значения результатов пересчитываются.

Отчет сводной таблицы сценария

Вы также можете увидеть отчет по сценарию в виде сводной таблицы.

• Нажмите кнопку "Сводка" в Scenario ManagerДиалоговое окно. Откроется диалоговое окно «Сводка сценария».

• Выберите Scenario PivotTable report в разделе Тип отчета.

• Введите C6 в Result cells коробка.

Отчет сводной таблицы сценария отображается на новом листе.

Goal Seek - это инструмент анализа «что, если», который помогает вам найти входное значение, которое приводит к желаемому целевому значению. Goal Seekтребуется формула, которая использует входное значение для получения результата в целевом значении. Затем, изменяя входное значение в формуле, Goal Seek пытается найти решение для входного значения.

Goal Seek работает только с одним входным значением переменной. Если вам нужно определить более одного входного значения, вы должны использовать надстройку Solver. См. Главу - Оптимизация с помощью Excel Solver в этом руководстве.

Анализ с поиском цели

Предположим, вы хотите взять ссуду в размере 5 000 000 и хотите погасить ее через 25 лет. Вы можете заплатить EMI в размере 50000. Вы хотите знать, под какую процентную ставку вы можете взять ссуду.

Вы можете использовать Goal Seek чтобы найти процентную ставку, по которой вы можете взять ссуду, следующим образом:

Step 1 - Настройте ячейки Excel для Goal Seek, как показано ниже.

Step 2- Введите значения в столбец C, соответствующий столбцу D. Ячейка Interest_Rate остается пустой, так как вы должны получить это значение. Кроме того, хотя вы знаете EMI, который вы можете заплатить (50000), это значение не включено, так как для его получения вам нужно использовать функцию Excel PMT. Для поиска цели требуется формула, чтобы найти результат. Функция PMT помещена в EMI ячейки, чтобы ее можно было использовать в Goal Seek.

Excel вычисляет EMI с помощью функции PMT. Таблица теперь выглядит так -

Поскольку Interest_Rateячейка пуста, Excel принимает это значение как 0 и вычисляет EMI. Вы можете проигнорировать результат-13,888.89.

Выполните анализ с поиском цели следующим образом:

Step 1 - Перейти к DATA > What If Analysis > Goal Seek на ленте.

Появится диалоговое окно "Поиск цели".

Step 2 - Введите EMI ​​в Set cellкоробка. Это поле является ссылкой на ячейку, содержащую формулу, которую вы хотите разрешить, в данном случае функцию PMT. Это ячейка C6, которую вы назвали EMI.

Step 3 - Введите -50000 в To valueкоробка. Здесь вы получаете результат формулы, в данном случае EMI, который вы хотите заплатить. Число отрицательное, потому что оно представляет собой платеж.

Step 4 - Введите Interest_Rate в поле By changing cellкоробка. В этом поле есть ссылка на ячейку, содержащую значение, которое вы хотите изменить, в данном случае процентную ставку. Это ячейка C2, которую вы назвали Interest_Rate.

Step 5- На эту ячейку, которую изменяет Goal Seek, должна ссылаться формула в ячейке, которую вы указали в поле Set cell. Щелкните ОК.

Поиск цели дает результат, как показано ниже -

Как вы можете заметить, Goal Seek нашел решение, используя ячейку C6 (содержащую формулу) как 12%, которая отображается в ячейке C2, которая представляет собой процентную ставку. Щелкните ОК.

Решение проблем с историей

Вы можете легко решать сюжетные задачи с помощью Goal Seek. Разберемся в этом на примере.

пример

Предположим, есть книжный магазин, в котором хранится 100 книг. Первоначальная цена книги - 250, и по этой цене было продано определенное количество книг. Позже книжный магазин объявил о 10-процентной скидке на эту книгу и погасил ее. Вы можете узнать, сколько книг продано по первоначальной цене, чтобы получить общий доход 24 500.

Вы можете использовать Goal Seek, чтобы найти решение. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

Step 1 - Установите рабочий лист, как указано ниже.

Step 2 - Перейти к DATA > What If Analysis > Goal Seek на ленте.

Появится диалоговое окно "Поиск цели".

Step 3 - Тип Revenue, 24500 and Books_OriginalPriceв полях «Установить ячейку», «По значению» и «Путем изменения ячейки» соответственно. Щелкните ОК.

Goal Seek отображает статус и решение.

Если бы по первоначальной цене было продано 80 книг, выручка составила бы 24500.

Проведение анализа безубыточности

В экономике точка безубыточности - это точка, при которой нет ни прибыли, ни убытка. Это означало бы -

Доход = Расходы, или

Выручка - Расходы = 0

Ты можешь сделать break-even analysis with Goal Seek в Excel.

пример

Допустим, есть магазин игрушек. Возможно, вы захотите провести анализ безубыточности магазина. Соберите в магазине следующую информацию -

• Фиксированная стоимость магазина.
• Стоимость единицы игрушки.
• Количество продаваемых игрушек.

Вам нужно выяснить, по какой цене они должны продавать игрушки, чтобы выйти на уровень безубыточности.

Step 1 - Установите рабочий лист, как указано ниже.

Step 2 - Перейти к DATA > What If Analysis > Goal Seekна ленте. Появится диалоговое окно "Поиск цели".

Step 3 - Тип Break_even_Point, 0, and Unit_Priceв полях «Установить ячейку», «В значение» и «Путем изменения ячейки» соответственно. Щелкните ОК.

Как видите, Goal Seek дал результат, что если цена за единицу составляет 35, магазин будет безубыточным.

Solver это программа-надстройка Microsoft Excel, которую можно использовать для оптимизации анализа «что, если».

По словам О'Брайена и Маракаса, optimization analysisпредставляет собой более сложное расширение целенаправленного анализа. Вместо того, чтобы устанавливать конкретное целевое значение для переменной, цель состоит в том, чтобы найти оптимальное значение для одной или нескольких целевых переменных при определенных ограничениях. Затем одна или несколько других переменных изменяются многократно с учетом указанных ограничений, пока вы не обнаружите наилучшие значения для целевых переменных.

В Excel вы можете использовать Solver найти optimal value (максимальное или минимальное, или определенное значение) для формулы в одной ячейке, называемой целевой ячейкой, с учетом определенных ограничений или ограничений для значений других ячеек формулы на листе.

Это означает, что Solver работает с группой ячеек, называемых переменными решения, которые используются при вычислении формул в ячейках цели и ограничения. Решатель корректирует значения в ячейках переменных решения, чтобы удовлетворить ограничениям ячеек ограничений и получить желаемый результат для целевой ячейки.

Вы можете использовать Solver, чтобы найти оптимальные решения для различных проблем, таких как -

• Определение ежемесячного ассортимента продукции для подразделения по производству лекарств, обеспечивающего максимальную прибыльность.

• Планирование рабочей силы в организации.

• Решение транспортных проблем.

• Финансовое планирование и бюджетирование.

Активация надстройки Solver

Прежде чем приступить к поиску решения проблемы с Solver, убедитесь, что Solver Add-in активируется в Excel следующим образом -

• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте. ВSolver команда должна появиться в группе анализа, как показано ниже.

Если вы не нашли команду Solver, активируйте ее следующим образом:

• Щелкните вкладку ФАЙЛ.
• Щелкните Параметры на левой панели. Откроется диалоговое окно "Параметры Excel".
• Щелкните Надстройки на левой панели.
• Выберите надстройки Excel в поле «Управление» и нажмите «Перейти».

Откроется диалоговое окно надстроек. ПроверьтеSolver Add-inи нажмите ОК. Теперь вы сможете найти команду Solver на ленте на вкладке DATA.

Методы решения, используемые Solver

Вы можете выбрать один из следующих трех методов решения, которые поддерживает Excel Solver, в зависимости от типа проблемы:

LP Simplex

Используется для линейных задач. АSolver модель является линейной при следующих условиях -

• Целевая ячейка вычисляется путем сложения членов формы (изменяющаяся ячейка) * (константа).

• Каждое ограничение удовлетворяет требованиям линейной модели. Это означает, что каждое ограничение оценивается путем сложения членов формы (изменяющаяся ячейка) * (константа) и сравнения сумм с константой.

Обобщенный приведенный градиент (GRG), нелинейный

Используется для гладких нелинейных задач. Если ваша целевая ячейка, любое из ваших ограничений или оба содержат ссылки на изменяющиеся ячейки, которые не имеют (изменяющаяся ячейка) * (константа) формы, у вас есть нелинейная модель.

Эволюционный

Используется для гладких нелинейных задач. Если ваша целевая ячейка, любое из ваших ограничений или оба содержат ссылки на изменяющиеся ячейки, которые не имеют (изменяющаяся ячейка) * (константа) формы, у вас есть нелинейная модель.

Понимание оценки решателя

Решателю требуются следующие параметры -

• Ячейки переменной решения
• Ячейки ограничения
• Объективные ячейки
• Метод решения

Оценка решателя основана на следующем -

• Значения в ячейках переменных решения ограничиваются значениями в ячейках ограничений.

• При вычислении значения в целевой ячейке учитываются значения в ячейках переменных решения.

• Решающая программа использует выбранный метод решения для получения оптимального значения в целевой ячейке.

Определение проблемы

Предположим, вы анализируете прибыль, получаемую компанией, производящей и продающей определенный продукт. Вас просят определить сумму, которую можно потратить на рекламу в следующие два квартала, но не более 20 000. Уровень рекламы в каждом квартале влияет на следующее:

• Количество проданных единиц, косвенно определяющее сумму выручки от продаж.
• Сопутствующие расходы и
• Прибыль.

Вы можете перейти к определению проблемы как -

• Найдите стоимость единицы.
• Найдите стоимость рекламы за единицу.
• Найдите цену за единицу.

Затем установите ячейки для необходимых вычислений, как указано ниже.

Как вы можете заметить, расчеты выполняются для квартала 1 и квартала 2, которые рассматриваются:

• Количество единиц, доступных для продажи в 1 квартале - 400, а во 2 квартале - 600 (ячейки - C7 и D7).

• Начальные значения рекламного бюджета установлены как 10000 на квартал (ячейки - C8 и D8).

• Количество проданных единиц зависит от стоимости рекламы на единицу и, следовательно, составляет бюджет на квартал / рекламу. Стоимость за единицу. Обратите внимание, что мы использовали функцию Min, чтобы убедиться, что нет. единиц продано в <= no. единиц в наличии. (Ячейки - C9 и D9).

• Выручка рассчитывается как цена за единицу * количество проданных единиц (ячейки - C10 и D10).

• Расходы рассчитываются как себестоимость единицы * количество имеющихся единиц + доп. Стоимость за квартал (ячейки - C11 и D12).

• Прибыль - это доход - расходы (ячейки C12 и D12).

• Общая прибыль - это прибыль в 1-м квартале + прибыль во 2-м квартале (ячейка - D3).

Затем вы можете установить параметры для Solver, как указано ниже -

Как вы можете заметить, параметры Solver следующие:

• Ячейка цели - это D3, которая содержит общую прибыль, которую вы хотите максимизировать.

• Ячейки переменной решения - это C8 и D8, которые содержат бюджеты для двух кварталов - Quarter1 и Quarter2.

• Есть три ячейки ограничений - C14, C15 и C16.

  • Ячейка C14, которая содержит общий бюджет, должна установить ограничение 20000 (ячейка D14).

  • Ячейка C15, содержащая номер единиц, проданных в квартале 1, - установить ограничение <= no. единиц, доступных в квартале 1 (ячейка D15).

  • Ячейка C16, содержащая номер. единиц, проданных во втором квартале, необходимо установить ограничение <= no. единиц, доступных в квартале 2 (ячейка D16).

Решение проблемы

Следующим шагом является использование Solver для поиска решения следующим образом:

Step 1- Перейдите к ДАННЫЕ> Анализ> Решатель на ленте. Появится диалоговое окно Solver Parameters.

Step 2 - В поле «Установить цель» выберите ячейку D3.

Step 3 - Выберите Макс.

Step 4 - Выберите диапазон C8: D8 в By Changing Variable Cells коробка.

Step 5 - Затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить три ограничения, которые вы определили.

Step 6- Откроется диалоговое окно «Добавить ограничение». Установите ограничение для общего бюджета, как указано ниже, и нажмите «Добавить».

Step 7- Установите ограничение для общего количества. единиц, проданных в квартале 1, как указано ниже, и нажмите «Добавить».

Step 8- Установите ограничение для общего количества. единиц, проданных во втором квартале, как указано ниже, и нажмите ОК.

Появится диалоговое окно Solver Parameters с тремя ограничениями, добавленными в поле –Subject to the Constraints.

Step 9 - В Select a Solving Method в поле выберите Simplex LP.

Step 10- Щелкните кнопку Решить. Появится диалоговое окно Solver Results. ВыбратьKeep Solver Solution и нажмите ОК.

Результаты появятся на вашем листе.

Как вы можете заметить, оптимальным решением, обеспечивающим максимальную общую прибыль с учетом данных ограничений, является следующее:

• Общая прибыль - 30000.
• Adv. Бюджет на 1 квартал - 8000.
• Adv. Бюджет на 2 квартал - 12000.

Пошаговое описание пробных решений Solver

Вы можете просмотреть пробные решения Solver, глядя на результаты итераций.

Step 1 - Нажмите кнопку «Параметры» в диалоговом окне «Параметры решателя».

В Options появится диалоговое окно.

Step 2 - Установите флажок «Показать результаты итерации» и нажмите «ОК».

Step 3 - The Solver Parametersпоявится диалоговое окно. НажмитеSolve.

Step 4 - The Show Trial Solution появляется диалоговое окно, отображающее сообщение - Solver paused, current solution values displayed on worksheet.

Как видите, текущие значения итерации отображаются в ваших рабочих ячейках. Вы можете либо запретить Решателю принимать текущие результаты, либо продолжить поиск решения в следующих шагах.

Step 5 - Щелкните Продолжить.

В Show Trial Solutionдиалоговое окно появляется на каждом шаге, и, наконец, после того, как оптимальное решение найдено, появляется диалоговое окно результатов поиска. Ваш рабочий лист обновляется на каждом этапе, наконец, показывая значения результатов.

Сохранение выбора решателя

У вас есть следующие варианты сохранения для проблем, которые вы решаете с помощью Solver:

• Вы можете сохранить последние выбранные параметры в диалоговом окне «Параметры решателя» на листе, сохранив книгу.

• Каждый рабочий лист в книге может иметь свой собственный выбор Решателя, и все они будут сохранены при сохранении книги.

• Вы также можете определить более одной проблемы на листе, для каждой из которых будет свой выбор Решателя. В таком случае вы можете загружать и сохранять проблемы индивидуально с помощью команды «Загрузить / сохранить» в диалоговом окне «Параметры решателя».

  • Щелкните значок Load/Saveкнопка. Откроется диалоговое окно «Загрузить / сохранить».

  • Чтобы сохранить модель проблемы, введите ссылку на первую ячейку вертикального диапазона пустых ячеек, в который вы хотите поместить модель проблемы. Щелкните Сохранить.

• Модель проблемы (набор параметров решателя) появляется, начиная с ячейки, которую вы указали в качестве ссылки.

• Чтобы загрузить модель проблемы, введите ссылку для всего диапазона ячеек, содержащих модель проблемы. Затем нажмите кнопку «Загрузить».

Возможно, вам придется использовать данные из различных источников для анализа. В Excel вы можете импортировать данные из разных источников данных. Некоторые из источников данных следующие:

• База данных Microsoft Access
• Страница в Интернете
• Текстовый файл
• Таблица SQL Server
• Куб анализа SQL Server
• XML файл

Вы можете импортировать любое количество таблиц одновременно из базы данных.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы узнаем, как импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

Step 1 - Откройте новую пустую книгу в Excel.

Step 2 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 3 - Щелкните From Accessв группе Получить внешние данные. ВSelect Data Source появится диалоговое окно.

Step 4- Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Появится диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы из базы данных Access. Вы можете либо импортировать все таблицы в базе данных сразу, либо импортировать только выбранные таблицы в зависимости от ваших потребностей в анализе данных.

Step 5 - Установите флажок «Разрешить выбор нескольких таблиц» и выберите все таблицы.

Step 6- Щелкните ОК. ВImport Data появится диалоговое окно.

Как вы заметили, у вас есть следующие возможности для просмотра данных, которые вы импортируете в свою книгу:

• Table
• Отчет сводной таблицы
• PivotChart
• Отчет Power View

У вас также есть вариант - only create connection. Кроме того, по умолчанию выбран отчет сводной таблицы.

Excel также дает вам возможность помещать данные в книгу -

• Существующий рабочий лист
• Новый рабочий лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен - Add this data to the Data Model. Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть данные, которые вы импортируете, и проверить, как данные отображаются в вашей книге -

• Если вы выберете Table, Существующая опция рабочего листа отключается, New worksheetвыбирается опция, и Excel создает столько листов, сколько таблиц вы импортируете из базы данных. Таблицы Excel появляются на этих листах.

• Если вы выберете PivotTable Report, Excel импортирует таблицы в книгу и создает пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не появятся в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете PivotChart, Excel импортирует таблицы в книгу и создает пустую сводную диаграмму для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не появятся в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной диаграммы вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете Power View Report, Excel импортирует таблицы в книгу и создает отчет Power View на новом листе. Вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных в следующих главах.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не появятся в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей отчета Power View вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете опцию - Only Create Connection, между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. В книге нет таблиц или отчетов. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

  Вам нужно выбрать любой из этих вариантов в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от того, какой вариант вы выбрали, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам, возможно, придется использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Step 1 - Откройте новую пустую книгу в Excel.

Step 2 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 3 - Щелкните From Web в Get External Dataгруппа. ВNew Web Query появится диалоговое окно.

Step 4 - Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с «Адрес» и нажмите «Перейти».

Step 5- Появятся данные на сайте. Рядом с табличными данными, которые можно импортировать, будут значки желтых стрелок.

Step 6- Щелкните желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. При этом желтые значки превращаются в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Step 7 - После того, как вы выбрали то, что хотите, нажмите кнопку «Импорт».

В Import Data появится диалоговое окно.

Step 8 - Укажите, куда вы хотите поместить данные, и нажмите ОК.

Step 9 - Организуйте данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копирование и вставка данных из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы - копирование и вставка необходимых данных.

Step 1 - Вставьте новый рабочий лист.

Step 2 - Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на рабочий лист.

Step 3 - Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в .txt или же .csv или же .prnфайлы, вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям, приведенным ниже -

Step 1 - Откройте новый рабочий лист в Excel.

Step 2 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 3 - Щелкните From Textв группе Получить внешние данные. ВImport Text File появится диалоговое окно.

Ты это видишь .prn, .txt and .csv текстовые файлы расширения принимаются.

Step 4- Выберите файл. Выбранное имя файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Step 5 - Щелкните кнопку Импорт. Text Import Wizard – Step 1 of 3 появится диалоговое окно.

Step 6 - Щелкните опцию Delimited чтобы выбрать тип файла и нажмите Далее.

В Text Import Wizard – Step 2 of 3 появится диалоговое окно.

Step 7 - В разделе "Разделители" выберите Other.

Step 8- В поле рядом с Other введите | (Это разделитель в импортируемом текстовом файле).

Step 9 - Щелкните Далее.

В Text Import Wizard – Step 3 of 3 появится диалоговое окно.

Step 10 - В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Step 11- После того, как вы завершите форматирование данных столбцов, нажмите Готово. ВImport Data появится диалоговое окно.

Вы увидите следующее -

• Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица - единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

• Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо на новый рабочий лист.

• Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите ОК после того, как сделаете выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может вести другую книгу.

Чтобы получать актуальные данные из другой книги, установите соединение для передачи данных с этой книгой.

Step 1 - Щелкните DATA > Connections в группе Подключения на ленте.

В Workbook Connections появится диалоговое окно.

Step 2- Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». ВExisting Connections появится диалоговое окно.

Step 3 - Щелкните Browse for More…кнопка. ВSelect Data Source появится диалоговое окно.

Step 4 - Щелкните значок New Source button. ВData Connection Wizard появится диалоговое окно.

Step 5 - Выбрать Other/Advancedв списке источников данных и нажмите Далее. Откроется диалоговое окно «Свойства связи с данными».

Step 6 - Задайте следующие свойства канала передачи данных -

• Щелкните значок Connection таб.

• Щелкните Использовать имя источника данных.

• Щелкните стрелку вниз и выберите Excel Files из раскрывающегося списка.

• Щелкните ОК.

В Select Workbook появится диалоговое окно.

Step 7- Перейдите в папку, в которой находится книга для импорта. Щелкните ОК.

В Data Connection Wizard появляется диалоговое окно с выбором базы данных и таблицы.

Note- В этом случае Excel обрабатывает каждый импортируемый рабочий лист как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Итак, чтобы иметь понятные имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы соответствующим образом.

Step 8- Щелкните Далее. ВData Connection Wizard появится диалоговое окно с командами «Сохранить файл подключения данных» и «Готово».

Step 9- Нажмите кнопку «Готово». ВSelect Table появится диалоговое окно.

Как вы заметили, Name - это имя рабочего листа, которое импортируется как тип TABLE. Щелкните ОК.

Будет установлено соединение для передачи данных с выбранной книгой.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам варианты выбора других источников данных. Вы можете импортировать данные из них за несколько шагов.

Step 1 - Откройте новую пустую книгу в Excel.

Step 2 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 3 - Щелкните From Other Sources в группе Получить внешние данные.

Появится раскрывающийся список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Импорт данных с использованием существующего соединения

В предыдущем разделе вы установили соединение для передачи данных с книгой.

Теперь вы можете импортировать данные, используя это существующее соединение.

Step 1 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 2 - Щелкните Existing Connectionsв группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно "Существующие подключения".

Step 3 - Выберите соединение, из которого вы хотите импортировать данные, и нажмите «Открыть».

Переименование подключений к данным

Будет полезно, если подключения к данным, которые у вас есть в вашей книге, будут иметь значимые имена для облегчения понимания и поиска.

Step 1 - Перейти к DATA > Connectionsна ленте. ВWorkbook Connections появится диалоговое окно.

Step 2 - Выберите соединение, которое вы хотите переименовать, и нажмите «Свойства».

В Connection Propertiesпоявится диалоговое окно. Настоящее имя отображается в поле Имя подключения -

Step 3- Отредактируйте имя подключения и нажмите ОК. Подключение для передачи данных будет иметь новое имя, которое вы дали.

Обновление подключения к внешним данным

Когда вы подключаете свою книгу Excel к внешнему источнику данных, как вы видели в приведенных выше разделах, вы хотите, чтобы данные в вашей книге были актуальными, отражая изменения, вносимые время от времени во внешний источник данных.

Вы можете сделать это, обновив подключения к данным, которые вы установили для этих источников данных. Всякий раз, когда вы обновляете подключение к данным, вы видите самые последние изменения данных из этого источника данных, включая все, что является новым, измененным или удаленным.

Вы можете обновить только выбранные данные или все подключения к данным в книге одновременно.

Step 1 - Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Step 2 - Щелкните Refresh All в группе Connections.

Как вы заметили, в раскрывающемся списке есть две команды - «Обновить» и «Обновить все».

• Если вы нажмете Refresh, выбранные данные в вашей книге обновятся.

• Если вы нажмете Refresh All, все подключения данных к вашей книге обновляются.

Обновление всех подключений к данным в книге

У вас может быть несколько подключений к вашей книге данных. Вам необходимо обновлять их время от времени, чтобы ваша книга имела доступ к самым последним данным.

Step 1 - Щелкните любую ячейку в таблице, содержащую ссылку на импортированный файл данных.

Step 2 - Щелкните вкладку «Данные» на ленте.

Step 3 - Нажмите «Обновить все» в группе «Подключения».

Step 4- Выберите «Обновить все» в раскрывающемся списке. Все подключения к данным в книге будут обновлены.

Автоматически обновлять данные при открытии книги

Возможно, вам захочется иметь доступ к последним данным из подключений к вашей книге при каждом открытии книги.

Step 1 - Щелкните любую ячейку в таблице, содержащую ссылку на импортированный файл данных.

Step 2 - Щелкните вкладку Данные.

Step 3 - Щелкните Подключения в группе Подключения.

Откроется диалоговое окно "Подключения к книге".

Step 4- Щелкните кнопку "Свойства". Откроется диалоговое окно "Свойства подключения".

Step 5 - Щелкните вкладку Использование.

Step 6 - Отметьте опцию - Обновлять данные при открытии файла.

У вас также есть другой вариант - Remove data from the external data range before saving the workbook. Вы можете использовать эту опцию, чтобы сохранить книгу с определением запроса, но без внешних данных.

Step 7- Щелкните ОК. Всякий раз, когда вы открываете книгу, в нее загружаются актуальные данные.

Автоматически обновлять данные с регулярными интервалами

Возможно, вы используете свою рабочую книгу, чтобы держать ее открытой в течение более длительного времени. В таком случае вы можете периодически обновлять данные без вашего вмешательства.

Step 1 - Щелкните любую ячейку в таблице, содержащую ссылку на импортированный файл данных.

Step 2 - Щелкните вкладку «Данные» на ленте.

Step 3 - Щелкните Подключения в группе Подключения.

Откроется диалоговое окно "Подключения к книге".

Step 4 - Щелкните кнопку "Свойства".

Откроется диалоговое окно "Свойства подключения". Установите свойства следующим образом -

• Щелкните значок Usage таб.

• Отметьте опцию Refresh every.

• Введите 60 в качестве количества минут между каждой операцией обновления и нажмите ОК.

Ваши данные будут автоматически обновляться каждые 60 минут. (т.е. каждый час).

Включение фонового обновления

Для очень больших наборов данных рассмотрите возможность запуска фонового обновления. Это возвращает вам контроль над Excel, вместо того, чтобы ждать несколько минут или более, пока завершится обновление. Вы можете использовать эту опцию, когда выполняете запрос в фоновом режиме. Однако в это время вы не можете выполнить запрос для любого типа подключения, который извлекает данные для модели данных.

• Щелкните любую ячейку в таблице, содержащую ссылку на импортированный файл данных.

• Щелкните вкладку Данные.

• Щелкните Подключения в группе Подключения. Откроется диалоговое окно "Подключения к книге".

Щелкните кнопку Свойства.

Откроется диалоговое окно "Свойства подключения". Щелкните вкладку Использование. Появятся параметры управления обновлением.

• Щелкните Включить фоновое обновление.
• Щелкните ОК. Фоновое обновление включено для вашей книги.

Модель данных доступна в Excel 2013 и более поздних версиях. В Excel вы можете использовать модель данных для интеграции данных из нескольких таблиц в текущей книге и / или из импортированных данных и / или из источников данных, подключенных к книге через подключения к данным.

С помощью модели данных вы можете создавать отношения между таблицами. Модель данных прозрачно используется в отчетах PivotTable, PivotChart, PowerPivot и Power View.

Создание модели данных при импорте данных

Когда вы импортируете данные из реляционных баз данных, таких как база данных Microsoft Access, которые содержат несколько связанных таблиц, модель данных создается автоматически, если вы импортируете более одной таблицы одновременно.

Вы можете дополнительно добавить таблицы в модель данных при импорте данных из следующих источников данных:

• Реляционные базы данных, по одной таблице за раз
• Текстовые файлы
• Книги Excel

Например, когда вы импортируете данные из книги Excel, вы можете наблюдать параметр Add this data to the Data Model, с установленным флажком.

Если вы хотите добавить данные, которые вы импортируете в модель данных, установите флажок.

Создание модели данных из таблиц Excel

Вы можете создать модель данных из таблиц Excel с помощью команд PowerPivot. Вы подробно изучите PowerPivot в следующих главах.

Все команды модели данных доступны на вкладке PowerPivot на ленте. С помощью этих команд вы можете добавить таблицы Excel в модель данных.

Рассмотрим следующую книгу данных о продажах, в которой у вас есть рабочий лист каталога продуктов, содержащий продукт, идентификатор продукта и цену. У вас есть четыре листа для продаж в 4 регионах - Востоке, Севере, Юге и Западе.

Каждый из этих четырех рабочих листов содержит количество проданных единиц и общую сумму для каждого из продуктов за каждый месяц. Вам необходимо рассчитать общую сумму для каждого продукта в каждом регионе и общий объем продаж в каждом регионе.

Следующие шаги позволят вам достичь желаемых результатов -

• Начните с создания модели данных.
• Щелкните на листе каталога продуктов.
• Щелкните вкладку POWERPIVOT на ленте.
• Щелкните Добавить в модель данных. Откроется диалоговое окно «Создать таблицу».
• Выберите диапазон таблицы.
• Установите флажок У моей таблицы есть заголовки. Щелкните ОК.

Появится новое окно - PowerPivot для Excel - <имя вашего файла Excel>.

Следующее сообщение появляется в центре пустого окна -

Таблица Product Backlog, которую вы добавили в модель данных, отображается в виде листа в окне PowerPivot. Каждая строка в таблице представляет собой запись, и вы можете перемещаться вперед и назад с помощью кнопок со стрелками влево и вправо в нижней части окна.

• Щелкните вкладку Связанная таблица в окне PowerPivot.
• Щелкните Перейти к таблице Excel.

Появится окно данных Excel.

• Щелкните вкладку рабочего листа - Восток.
• Щелкните вкладку POWERPIVOT на ленте.
• Щелкните Добавить в модель данных.

В окне PowerPivot появится еще один лист с таблицей Восток.

Повторите то же самое для рабочих листов - Север, Юг и Запад. Всего вы добавили в модель данных пять таблиц. Ваше окно PowerPivot выглядит так, как показано ниже -

Создание отношений между таблицами

Если вы хотите произвести вычисления по таблицам, вы должны сначала определить отношения между ними.

• Щелкните вкладку «Главная» на ленте в окне PowerPivot. Как видите, таблицы отображаются в окне просмотра данных.

• Щелкните Просмотр схемы.

Таблицы появятся в представлении диаграммы. Как вы заметили, некоторые таблицы могут быть вне области отображения, и все поля в таблицах могут быть не видны.

• Измените размер каждой таблицы, чтобы отобразить все поля в этой таблице.
• Перетащите и расположите таблицы так, чтобы отображались все.

• В таблице «Восток» нажмите «Идентификатор продукта».
• Щелкните вкладку «Дизайн» на ленте.
• Щелкните "Создать связь". Откроется диалоговое окно «Создать связь».

В поле под таблицей отображается восток. В поле под столбцом отображается идентификатор продукта.

• В поле «Связанная таблица поиска» выберите «Каталог продуктов».
• Идентификатор продукта отображается в поле под столбцом «Связанный поиск».
• Нажмите кнопку "Создать".

Появится линия, представляющая взаимосвязь между таблицами Восток и Бэклог продукта.

• Повторите те же действия для таблиц - Север, Юг и Запад. Появляются линии взаимоотношений.

Обобщение данных в таблицах в модели данных

Теперь вы готовы суммировать данные о продажах для каждого продукта в каждом регионе всего за несколько шагов.

• Щелкните вкладку "Главная".
• Щелкните Сводная таблица.
• В раскрывающемся списке выберите «Сводная таблица».

В окне таблиц Excel появится диалоговое окно «Создать сводную таблицу». Выберите Новый рабочий лист.

На новом листе появится пустая сводная таблица. Как видите, список полей содержит все таблицы в модели данных со всеми отображаемыми полями.

• Выберите идентификатор продукта из таблицы 1 (каталог продуктов).

• Выберите «Общая сумма» из четырех других таблиц.

• Для каждого поля в ∑ «Значения» измените настраиваемое имя в настройках поля значений, чтобы отображать имена регионов в виде подписей столбцов.

Сумма общей суммы будет заменена указанным вами ярлыком. Сводная таблица со сводными значениями из всех таблиц данных показывает требуемые результаты.

Добавление данных в модель данных

Вы можете добавить новую таблицу данных в модель данных или новые строки данных в существующие таблицы в модели данных.

Добавьте новую таблицу данных в модель данных, выполнив следующие действия.

• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.

• Щелкните Существующие подключения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно "Существующие подключения".

• Щелкните вкладку Таблицы. Отобразятся имена всех таблиц в книге.

• Щелкните имя таблицы, которую вы хотите добавить в модель данных.

Щелкните по кнопке Открыть. Откроется диалоговое окно «Импорт данных».

Как вы знаете, при импорте таблицы данных она автоматически добавляется в модель данных. Вновь добавленная таблица появится в окне PowerPivot.

Добавьте новые строки данных в существующие таблицы в модели данных.

Обновите соединение данных. Новые строки данных из источника данных добавляются в модель данных.

Вы можете проводить обширный анализ данных с помощью сводных таблиц и создавать желаемые отчеты. Интеграция модели данных со сводной таблицей улучшает способ сопоставления, связывания, суммирования данных и создания отчетов. Вы можете импортировать таблицы из внешних источников данных и создать сводную таблицу с импортированными таблицами. Это упрощает автоматическое обновление значений в сводной таблице при каждом обновлении данных в подключенных источниках данных.

Создание сводной таблицы для анализа внешних данных

Чтобы создать сводную таблицу для анализа внешних данных -

• Откройте новую пустую книгу в Excel.
• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Щелкните Из доступа в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Выбор источника данных».
• Выберите файл базы данных Access.

• Щелкните кнопку Открыть. Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы в базе данных. База данных Access - это реляционная база данных, и таблицы будут похожи на таблицы Excel, за исключением того, что между этими таблицами существуют отношения.

• Установите флажок Разрешить выбор нескольких таблиц.

• Выберите все таблицы. Щелкните ОК.

В Import Dataпоявится диалоговое окно. Выберите Отчет сводной таблицы. Этот параметр импортирует таблицы в книгу Excel и создает сводную таблицу для анализа импортированных таблиц.

Как вы заметили, флажок «Добавить эти данные в модель данных» выбран и отключен, что означает, что таблицы будут добавлены в модель данных автоматически.

Данные будут импортированы, и будет создана пустая сводная таблица. Импортированные таблицы появятся в списке полей сводной таблицы.

Изучение данных в нескольких таблицах

Вы можете проанализировать данные из нескольких импортированных таблиц с помощью сводной таблицы и получить нужный отчет всего за несколько шагов. Это возможно из-за ранее существовавших отношений между таблицами в исходной базе данных. Когда вы одновременно импортировали все таблицы из базы данных, Excel воссоздает взаимосвязи в своей модели данных.

В списке полей сводной таблицы вы найдете все таблицы, которые вы импортировали, и поля в каждой из них. Если поля не видны ни для одной таблицы,

• Щелкните стрелку рядом с этой таблицей в списке полей сводной таблицы.
• Отобразятся поля в этой таблице.

Изучение данных с помощью сводной таблицы

Вы знаете, как добавлять поля в сводную таблицу и перетаскивать поля по областям. Даже если вы не уверены в окончательном отчете, который вам нужен, вы можете поиграть с данными и выбрать подходящий отчет.

Предположим, вы хотите, чтобы отчет отображал следующее:

• Данные по пяти дисциплинам - стрельба из лука, прыжки в воду, фехтование, фигурное катание и конькобежный спорт.
• Регионы, завоевавшие более 80 медалей в этих 5 дисциплинах.
• Подсчет медалей в каждой из пяти дисциплин в каждом из этих регионов.
• Общее количество медалей по пяти дисциплинам в каждом из этих регионов.

Вы можете увидеть, насколько легко вы можете создать этот отчет за несколько шагов.

Для начала создайте сводную таблицу, отображающую количество медалей во всех регионах для выбранных пяти дисциплин следующим образом:

• Перетащите поле NOC_CountryRegion из таблицы медалей в область COLUMNS.

• Перетащите Discipline из таблицы Disciplines в область ROWS.

• Отфильтруйте дисциплину, чтобы отобразить только пять дисциплин, по которым вы хотели получить отчет. Это можно сделать либо в области полей сводной таблицы, либо с помощью фильтра «Ярлыки строк» ​​в самой сводной таблице.

• Перетащите медаль из таблицы медалей в область ЗНАЧЕНИЯ.

• Перетащите медаль из таблицы медалей в область ФИЛЬТРЫ.

Вы получите следующую сводную таблицу -

Как вы видите, количество медалей отображается для всех регионов и для пяти выбранных вами дисциплин. Затем вам нужно настроить этот отчет так, чтобы отображались только те регионы, в которых общее количество медалей превышает 80.

• Нажмите кнопку со стрелкой справа от меток столбцов.

• В появившемся раскрывающемся списке щелкните Фильтры значений.

• Выбрать Greater Than… из появившегося раскрывающегося списка.

Откроется диалоговое окно "Фильтры значений".

Как вы заметили, количество медалей и больше, чем указано в полях ниже Show items for which. Введите 80 в поле рядом с полем, содержащим больше чем, и нажмите ОК.

Теперь в сводной таблице отображаются только те регионы, в которых общее количество медалей в выбранных пяти дисциплинах превышает 80.

Создание связи между таблицами с полями сводной таблицы

Если вы не импортируете таблицы одновременно, если данные поступают из разных источников или если вы добавляете новые таблицы в свою книгу, вам придется самостоятельно создать отношения между таблицами.

Добавьте в книгу новый рабочий лист с таблицей, содержащей поля Sport и SportID.

• Назовите таблицу - Sports.
• Щелкните ВСЕ в списке полей сводной таблицы на листе сводной таблицы.

Вы можете видеть, что недавно добавленная таблица Спорт также отображается в списке полей сводной таблицы.

Затем добавьте поле Спорт также в сводную таблицу следующим образом:

• Перетащите поле Sport из таблицы Sports в область ROWS. Значения Sport отображаются в виде меток строк в сводной таблице.

• В списке полей сводной таблицы появится сообщение о том, что могут потребоваться связи между таблицами. Рядом с сообщением появится кнопка СОЗДАТЬ.

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Откроется диалоговое окно «Создать связь».

• Выберите медали под таблицей.
• Выберите Спорт в столбце.
• Выберите Спорт в Связанной таблице. Спорт отображается в соответствующем столбце.
• Щелкните ОК.

Перетащите дисциплину под Sport в ROWS. Это необходимо для определения иерархии в сводной таблице. В сводной таблице отображается вид спорта и соответствующая группа дисциплин для этого вида спорта.

PowerPivot - это простой в использовании инструмент анализа данных, который можно использовать из Excel. Вы можете использовать PowerPivot для доступа к данным и создания гибридных приложений практически из любого источника данных. Вы можете создавать свои собственные увлекательные отчеты с помощью PowerPivot.

Вы можете получить доступ к командам PowerPivot на вкладке PowerPivot на ленте. Щелкните вкладку PowerPivot на ленте. Команды PowerPivot будут отображаться на ленте. Вы можете заметить, что здесь также появляются команды, относящиеся к модели данных.

Добавление таблиц в модель данных

Если вы импортировали таблицы, они добавляются в модель данных. Вы можете управлять моделью данных с ленты PowerPivot. Вы можете добавлять таблицы в модель данных с помощью PowerPivot следующим образом:

• Вставьте новый лист в свою книгу.
• Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на рабочий лист.
• Создайте таблицу с вставленными данными.
• Назовите таблицу Hosts.
• Переименуйте лист в Hosts.

• Щелкните таблицу Hosts.
• Щелкните вкладку POWERPIVOT на ленте.
• Щелкните Добавить в модель данных в группе Таблицы.

Таблица добавлена ​​в модель данных. Откроется окно PowerPivot. Вы найдете таблицу Hosts в таблицах модели данных.

Просмотр таблиц в модели данных

• Щелкните вкладку POWERPIVOT на ленте.
• Нажмите «Управление» в группе «Модель данных».

В окне просмотра данных появится окно PowerPivot.

PowerPivot имеет два представления -

• Data View- Он отображает все таблицы в модели данных с полями, отображаемыми в столбцах, и данными в виде записей в строках, с областью вычислений под каждой таблицей. Вкладки таблицы похожи на вкладки листа Excel с именами. Вы можете переходить от стола к столу, нажимая на вкладки.

• Diagram View- Все таблицы отображаются в виде полей с названием таблицы в качестве заголовка и полями, перечисленными в поле. Вы можете перетаскивать таблицы, чтобы выровнять их, изменять их размер, чтобы сделать все поля видимыми, и создавать связи, просто щелкая поля и соединяя их линиями.

Вы подробно разберетесь с представлением диаграммы и взаимосвязями в следующих разделах.

Обратите внимание на то, что все таблицы в модели данных отображаются в окне PowerPivot независимо от того, представлены ли они в книге в виде листов или нет.

Просмотр взаимосвязей между таблицами

Вы можете использовать данные из разных таблиц для анализа и составления отчетов, только если между ними существуют отношения.

Вы можете просмотреть отношения между таблицами в представлении диаграммы в окне PowerPivot.

• Нажмите Diagram View в View группа.

• Измените размер диаграммы с помощью полосы прокрутки, чтобы вы могли видеть все таблицы в модели данных на диаграмме.

Все таблицы в модели данных появятся со списками их полей. Связи между таблицами обозначаются соединяющими их линиями.

Создание отношений между таблицами

Возможно, вы захотите создать связь между таблицами - медали и события. Для этого должно быть поле, общее для обеих таблиц и содержащее уникальные значения в одной из таблиц. Во-первых, вам нужно это проверить.

• Щелкните Просмотр данных в группе Просмотр.
• Щелкните вкладку «События», чтобы просмотреть таблицу «События».

Вы можете заметить, что поле DisciplineEvent в таблице событий имеет уникальные значения (без повторяющихся значений).

Щелкните вкладку Медали, чтобы просмотреть таблицу медалей. Поле DisciplineEvent также доступно в таблице медалей. Следовательно, вы можете создать отношение, используя поле DisciplineEvent следующим образом:

• Щелкните Просмотр схемы в группе Просмотр.

• Переставьте таблицы в представлении, перетащив их так, чтобы таблица событий и таблица медалей располагались близко друг к другу.

• Измените размер таблиц так, чтобы были видны все поля.

Щелкните поле DisciplineEvent в таблице событий и перетащите его в поле DisciplineEvent в таблице медалей.

Между таблицей событий и таблицей медалей появится линия, указывающая на то, что связь установлена.

Просмотр поля, определяющего отношение

Вы можете просмотреть поле, которое используется для создания связи между двумя таблицами.

Щелкните линию связи, соединяющую две таблицы. Линия связи и поле, определяющее связь между двумя таблицами, будут выделены.

Power View обеспечивает интерактивное исследование, визуализацию и представление данных, что способствует интуитивно понятной специальной отчетности. Большие наборы данных можно анализировать на лету с помощью универсальных визуализаций. Визуализации данных также можно сделать динамическими, что упрощает представление данных в одном отчете Power View.

Power View представлен в Microsoft Excel 2013. Перед тем как начать анализ данных с помощью Power View, убедитесь, что надстройка Power View включена и доступна на ленте.

Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ на ленте. Power View должен быть виден в группе «Отчеты».

Создание отчета Power View

Вы можете создать отчет Power View из таблиц в модели данных.

• Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ на ленте.
• Щелкните Power View в группе отчетов.

Opening Power Viewпоявляется окно сообщения с горизонтальной прокручивающейся зеленой строкой состояния. Это может занять некоторое время.

Лист Power View создается как лист в вашей книге Excel. Он содержит пустой отчет Power View, место для фильтров и список полей Power View, в котором отображаются таблицы в модели данных. Power View отображается в виде вкладки на ленте на листе Power View.

Power View с вычисляемыми полями

В модели данных вашей книги у вас есть следующие таблицы данных:

• Disciplines
• Events
• Medals

Предположим, вы хотите отобразить количество медалей, выигранных каждой страной.

• Выберите поля NOC_CountryRegion и Medal в таблице Медали.

Эти два поля отображаются в разделе ПОЛЯ в областях. Power View будет отображаться в виде таблицы с двумя выбранными полями в виде столбцов.

Power View показывает, какие медали выиграла каждая страна. Чтобы отобразить количество медалей, выигранных каждой страной, нужно подсчитать медали. Чтобы получить поле подсчета медалей, вам необходимо выполнить расчет в модели данных.

• Щелкните вкладку PowerPivot на ленте.

• Щелкните Управление в группе Модель данных. Отобразятся таблицы в модели данных.

• Щелкните вкладку Медали.

• В таблице медалей в области вычислений в ячейке под столбцом медалей введите следующую формулу DAX.

  Medal Count:=COUNTA([Medal])

Вы можете заметить, что формула подсчета медалей отображается в строке формул, а слева от строки формул отображается имя столбца Медаль.

Вы получите сообщение Power View об изменении модели данных, и если вы нажмете ОК, изменения будут отражены в Power View. Щелкните ОК.

На листе Power View в списке полей Power View вы можете наблюдать следующее:

• В таблицу медалей добавлено новое поле Количество медалей.

• Рядом с полем «Количество медалей» появится значок калькулятора, указывающий, что это вычисляемое поле.

• Снимите выделение с поля Медаль и выберите поле Счетчик медалей.

В вашей таблице Power View отображается количество медалей по стране.

Фильтрация Power View

Вы можете фильтровать значения, отображаемые в Power View, определяя критерии фильтрации.

• Щелкните вкладку ТАБЛИЦА в фильтрах.

• Щелкните Количество медалей.

• Щелкните значок Режим файла диапазона, который находится справа от счетчика медалей.

• Выбрать greater than или же equal to из раскрывающегося списка в поле под Показать элементы, для которых значение.

• Введите 1000 в поле ниже.

• Щелкните применить фильтр.

Под названием поля отображается Medal Count, больше или равно 1000. Power View отобразит только те записи с количеством медалей> = 1000.

Визуализации Power View

На листе Power View на ленте появляются две вкладки - POWER VIEW и DESIGN.

Щелкните значок DESIGN Вы найдете несколько команд визуализации в группе Переключить визуализацию на ленте.

Вы можете быстро создать ряд различных визуализаций данных, которые подходят для ваших данных, с помощью Power View. Возможные визуализации - это таблица, матрица, карточка, карта, типы диаграмм, такие как гистограммы, столбцы, точечные, линейные, круговые и пузырьковые диаграммы, а также наборы из нескольких диаграмм (диаграммы с одной осью).

Чтобы исследовать данные с помощью этих визуализаций, вы можете начать с листа Power View с создания таблицы, которая является визуализацией по умолчанию, а затем легко преобразовать ее в другие визуализации, чтобы найти ту, которая лучше всего иллюстрирует ваши данные. Вы можете преобразовать одну визуализацию Power View в другую, выбрав визуализацию в группе «Переключить визуализацию» на ленте.

Также возможно иметь несколько визуализаций на одном листе Power View, чтобы вы могли выделить важные поля.

В разделах ниже вы поймете, как можно исследовать данные в двух визуализациях - матрице и карте. Вы узнаете об исследовании данных с помощью других визуализаций Power View в следующих главах.

Изучение данных с помощью матричной визуализации

Визуализация матрицы похожа на визуализацию таблицы в том, что она также содержит строки и столбцы данных. Однако у матрицы есть дополнительные функции -

• Его можно свернуть и развернуть по строкам и / или столбцам.
• Если он содержит иерархию, вы можете развернуть / развернуть.
• Он может отображать итоги и промежуточные итоги по столбцам и / или строкам.
• Он может отображать данные без повторения значений.

Вы можете увидеть эти различия в представлениях, разместив визуализацию таблицы и визуализацию матрицы одних и тех же данных рядом в Power View.

• Выберите поля - Спорт, Дисциплина и Событие. Таблица, представляющая эти поля, появится в Power View.

Как вы заметили, есть несколько дисциплин для каждого вида спорта и несколько мероприятий для каждой дисциплины. Теперь создайте еще одну визуализацию Power View в правой части этой визуализации таблицы следующим образом:

• Щелкните лист Power View в пространстве справа от таблицы.
• Выберите поля - Спорт, Дисциплина и Событие.

Другая таблица, представляющая эти поля, появляется в Power View справа от предыдущей таблицы.

• Щелкните правую таблицу.
• Щелкните вкладку ДИЗАЙН на ленте.
• Щелкните Таблица в группе Переключить визуализацию.
• Выберите Матрица из раскрывающегося списка.

Таблица справа в Power View преобразуется в матрицу.

В таблице слева перечислены виды спорта и дисциплины для каждого события, тогда как в таблице справа каждый вид спорта и дисциплина перечисляются только один раз. Итак, в этом случае матричная визуализация дает вам всеобъемлющий, компактный и читаемый формат для ваших данных.

Теперь вы можете изучить данные, чтобы найти страны, которые выиграли более 300 медалей. Вы также можете найти соответствующие виды спорта и получить промежуточные итоги.

• Выберите поля NOC_CountryRegion, Sport и Medal Count в визуализациях таблицы и матрицы.

• В фильтрах выберите фильтр для таблицы и установите критерий фильтрации больше или равный 300.

• Щелкните применить фильтр.

• Установите тот же фильтр и на Матрицу. Щелкните применить фильтр.

И снова вы можете заметить, что в матричном представлении результаты отчетливо видны.

Изучение данных с помощью визуализации карт

В визуализации карточки у вас будет серия снимков, которые отображают данные из каждой строки в таблице, расположенные как учетная карточка.

• Щелкните визуализацию матрицы, которая находится справа в представлении Power.
• Щелкните Таблица в группе Переключить визуализацию.
• Выберите карту из раскрывающегося списка.

Визуализация матрицы преобразуется в визуализацию карточек.

Вы можете использовать представление «Карточки» для комплексного представления выделенных данных.

Модель данных и Power View

Книга может содержать следующие комбинации модели данных и Power View.

• Внутренняя модель данных в вашей книге, которую вы можете изменить в Excel, в PowerPivot и даже на листе Power View.

• Только одна внутренняя модель данных в вашей книге, на которой вы можете основать лист Power View.

• Несколько листов Power View в вашей книге, каждый из которых основан на другой модели данных.

Если в вашей книге несколько листов Power View, вы можете копировать визуализации из одного в другой, только если оба листа основаны на одной и той же модели данных.

Создание модели данных из Power View Sheet

Вы можете создать и / или изменить модель данных в своей книге с листа Power View следующим образом:

Начните с новой книги, которая содержит данные о продавце и данные о продажах на двух листах.

• Создайте таблицу из диапазона данных на листе "Продавец" и назовите ее "Продавец".

• Создайте таблицу из диапазона данных на листе продаж и назовите ее Продажи.

У вас есть две таблицы - Продавец и Продажи в вашей книге.

• Щелкните таблицу продаж на листе продаж.
• Щелкните вкладку ВСТАВИТЬ на ленте.
• Щелкните Power View в группе отчетов.

Таблица Power View будет создана в вашей книге.

Вы можете заметить, что в списке Power View Fields отображаются обе таблицы, которые есть в книге. Однако в Power View отображаются только поля активной таблицы (Продажи), поскольку в списке Поля выбираются только поля активной таблицы данных.

Вы можете заметить, что в Power View отображается идентификатор продавца. Предположим, вы хотите вместо этого отобразить имя продавца.

В списке полей Power View внесите следующие изменения.

• Снимите выделение с поля «Идентификатор продавца» в таблице «Продавец».
• Выберите поле «Продавец» в таблице «Продавец».

Поскольку у вас нет модели данных в книге, между двумя таблицами не существует никакой связи. В Power View не отображаются данные. Excel отображает сообщения, указывающие, что делать.

Также будет отображаться кнопка СОЗДАТЬ. Нажмите кнопку СОЗДАТЬ.

В Create Relationship диалоговое окно откроется в самом Power View Sheet.

• Создайте связь между двумя таблицами, используя поле «Идентификатор продавца».

Не выходя из листа Power View, вы успешно создали следующее:

• Внутренняя модель данных с двумя таблицами и
• Связь между двумя таблицами.

Поле «Продавец» отображается в Power View вместе с данными о продажах.

• Сохраните поля «Регион», «Продавец» и «Сумма заказа» в указанном порядке в области ПОЛЯ.

• Преобразуйте Power View в матричную визуализацию.

• Перетащите поле Месяц в область TILE BY. Матричная визуализация выглядит следующим образом -

Как вы видите, для каждого из регионов отображаются продавцы этого региона и сумма суммы заказа. Промежуточные итоги отображаются для каждого региона. Отображение отображается по месяцам, как выбрано на плитке над видом. Когда вы выбираете месяц на плитке, будут отображаться данные этого месяца.

В Power View у вас есть несколько вариантов диаграммы: круговая диаграмма, столбец, столбец, линия, разброс и пузырь. Диаграммы в Power View интерактивны. Если вы нажмете значение на одной диаграмме -

• Это значение на этой диаграмме выделено.
• Это значение также выделяется на всех остальных диаграммах Power View.
• Все таблицы, матрицы и плитки в Power View фильтруются по этому значению.

Таким образом, диаграммы Power View служат в качестве интерактивных графических инструментов анализа данных. Кроме того, диаграммы являются интерактивными и в настройке презентации, что позволит вам выделить результаты анализа.

Исследование с помощью линейных диаграмм

Вы можете использовать линейные диаграммы для сравнения точек данных в одном или нескольких сериях данных. На линейных диаграммах данные категорий равномерно распределяются по горизонтальной оси (категории), а все данные числовых значений - по вертикальной оси (оси значений).

Предположим, вы хотите отобразить количество медалей для каждой страны.

• Создайте Power View с выбранными полями NOC_CountryRegion и Medal Count. По умолчанию будет отображаться таблица.

• Щелкните таблицу.

• Щелкните Другая диаграмма в группе «Переключить визуализацию».

• Выберите Line из раскрывающегося списка. Линейная диаграмма будет отображаться в Power View.

• Щелкните линию или ось категории (ось x).

• Перетащите влево или вправо. Отобразятся категории слева или справа и соответственно отобразится линейный график.

• Установите курсор на любую точку данных на линии.

В этой точке будут отображаться значения, соответствующие этой точке данных.

Исследование с помощью гистограмм

Вы можете использовать гистограммы для сравнения точек данных в одном или нескольких сериях данных. На гистограмме категории организованы по вертикальной оси, а значения - по горизонтальной оси. В Power View есть три подтипа гистограммы:

• Сложенный бар.
• 100% сложенный бар.
• Кластерный бар.

Вы можете преобразовать визуализацию таблицы в визуализацию гистограммы следующим образом:

• Создайте две визуализации таблицы бок о бок.
• Щелкните правую таблицу.
• Щелкните Гистограмма в группе «Переключить визуализацию».
• Щелкните Панель с накоплением.

Визуализация таблицы справа преобразуется в визуализацию столбчатой ​​диаграммы. Как вы заметили, значения оси Y отсортированы по значениям категорий в порядке возрастания.

• Установите курсор над гистограммой. Вы найдете - сортируйте по NOC_CountryRegion по возрастанию.

• Щелкните NOC_CountryRegion. Он изменен на количество медалей.

• Щелкните по возрастанию. Он изменен на desc. Вы обнаружите, что гистограмма отсортирована по убыванию количества медалей.

• Щелкните панель с категорией GER. Будет выделен только этот бар.

• Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните панели с категориями FRA и ITA. Полосы для GER, FRA и ITA будут выделены.

• В таблице слева также показаны значения только для этих трех категорий.

В обеих визуализациях щелкните поле «Пол» также в списке полей Power View.

Щелкните левую часть панели - GER. Он выделен. В таблице будет отображаться только информация для GER и мужчин.

Note - В этом случае нельзя сделать множественный выбор.

Исследование с помощью столбчатых диаграмм

Вы можете использовать столбчатые диаграммы для отображения изменений данных за определенный период времени или для иллюстрации сравнения между элементами. В столбчатых диаграммах категории расположены по горизонтальной оси, а значения - по вертикальной оси.

В Power View есть три подтипа столбчатой ​​диаграммы:

• Столбец с накоплением.
• Столбец с накоплением 100%.
• Кластерный столбец.

Вы можете преобразовать визуализацию таблицы в визуализацию столбчатой ​​диаграммы следующим образом:

• Создайте две визуализации таблицы бок о бок.
• Щелкните правую таблицу.
• Щелкните столбчатая диаграмма в группе «Переключить визуализацию».
• Щелкните Столбец с накоплением.

Визуализация таблицы справа преобразуется в визуализацию гистограммы. Как вы заметили, значения оси X отсортированы по значениям категорий в порядке возрастания.

• Наведите курсор на столбчатую диаграмму. Вы найдете - сортируйте по NOC_CountryRegion по возрастанию.

• Щелкните NOC_CountryRegion. Он изменится на количество медалей.

• Нажмите asc. Он будет изменен на desc. Вы обнаружите, что столбчатая диаграмма отсортирована по убыванию количества медалей.

Щелкните нижнюю часть панели с категорией GER. Он выделяется.

В таблице будет отображаться только информация для GER и мужчин.

Изучение с помощью простых круговых диаграмм

Круговые диаграммы в Power View бывают простыми или сложными. В этом разделе вы узнаете простые круговые диаграммы. В следующем разделе вы познакомитесь со сложными круговыми диаграммами.

Начните с создания круговой диаграммы следующим образом -

• Измените размер диаграммы с накоплением столбцов и переместите ее вверх.
• Создайте еще одну визуализацию таблицы под диаграммой с накоплением столбцов.
• Щелкните новую таблицу.
• Щелкните Другая диаграмма в группе «Переключить визуализацию».
• Выберите пирог.

Визуализация таблицы под диаграммой с накоплением столбцов преобразуется в визуализацию круговой диаграммы. Как вы заметили, на круговой диаграмме слишком много срезов, так как есть много категорий (стран). Обратите внимание, что круговые диаграммы работают хорошо, только если количество категорий составляет 8 или меньше.

Вы можете уменьшить количество категорий, отфильтровав значения следующим образом:

• Установите фильтрацию, поскольку количество медалей больше или равно 1300 дюймов -
  • Визуализация таблицы
  • Визуализация столбчатой ​​диаграммы
  • Визуализация круговой диаграммы

Note - Вы должны определить и применить фильтрацию к каждой визуализации отдельно.

Теперь у вас есть простая визуализация круговой диаграммы, в которой количество медалей показано размером круговой диаграммы, а страны - цветами.

Нажмите на кусок пирога. Этот фрагмент выделяется, а другие становятся серыми. Соответствующий столбец в столбчатой ​​диаграмме также будет выделен. В таблице будут отображаться только значения, соответствующие выделенному фрагменту пирога.

Исследование с помощью сложных круговых диаграмм

Вы можете усовершенствовать визуализацию круговой диаграммы, добавив дополнительные функции. Вы можете сделать уголь для пирога, который -

• Детализируется при двойном щелчке по фрагменту или
• Показывает субсрезы в больших цветных срезах.

Круговая диаграмма, которая раскрывается при двойном щелчке фрагмента

• На круговой диаграмме в списке Power View Fields перетащите поле Gender в область COLOR под полем NOC_CountryRegion. Это означает, что у вас есть две категории.

• В таблице также включите пол в список полей.

Ваш Power View выглядит следующим образом -

Как вы заметили, есть один фрагмент с одним цветом для каждой категории - страны.

На круговой диаграмме дважды щелкните срез США.

Круговая диаграмма в Power View будет изменена, чтобы отображать значения по полу, который является второй категорией, для выбранной категории (США). Цвета круговой диаграммы теперь показывают проценты второго поля, т. Е. Пол, отфильтрованные по цвету круговой диаграммы, по которому вы дважды щелкнули. Другими словами, была развернута круговая диаграмма. Как вы видите, в правом верхнем углу круговой диаграммы появляется маленькая стрелка. Если навести на него указатель мыши, стрелка будет выделена и отобразится Drill up.

Щелкните стрелку перехода вверх. Круговая диаграмма вернется в предыдущее состояние.

Круговая диаграмма, показывающая субсрезы в больших цветных срезах

На круговой диаграмме в списке Power View Fields перетащите поле Gender из области COLOR в область SLICES.

Ваш Power View выглядит следующим образом -

Как видите, на круговой диаграмме есть два среза одного цвета для категории США.

Щелкните один из этих фрагментов.

Вы сможете увидеть следующие изменения в Power View -

• Выбранный фрагмент выделяется, а другие фрагменты отображаются серым цветом или деактивированы.
• Полоса для категории США отображает количество медалей для выбранной части.
• В таблице показаны значения для выбранного среза.

• Щелкните другой фрагмент. Вы можете наблюдать изменения, указанные выше, для этого выбранного фрагмента.

Исследование с точечными диаграммами

Вы можете использовать точечные диаграммы для отображения множества связанных данных на одной диаграмме. В точечных диаграммах по оси X отображается одно числовое поле, а по оси Y - другое, что позволяет легко увидеть взаимосвязь между двумя значениями для всех элементов диаграммы.

Чтобы создать визуализацию точечной диаграммы, действуйте следующим образом:

• Добавьте в таблицу поля Спорт, Количество медалей и Событие.

• Щелкните стрелку рядом с событием в списке полей Power View. Щелкните Count (Distinct). Поле «Событие» изменится на числовое поле «Счетчик событий». Таким образом, у вас есть одно поле категории - Спорт и два числовых поля - Количество медалей и Количество событий.

• Нажмите Other Chart в группе «Переключить визуализацию».

• Нажмите Scatter.

Вы получите визуализацию точечной диаграммы с точками данных, отображаемыми в виде кругов одинакового размера, показывающую, как значения количества событий и медалей связаны для каждого вида спорта.

• Щелкните вкладку МАКЕТ на ленте.
• Щелкните Ярлыки данных в группе Ярлыки.
• В раскрывающемся списке выберите Справа. Метки данных появляются для точек данных.

Спортивная борьба имеет меньшее количество медалей в большем количестве соревнований по сравнению со спортом водных видов спорта, у которого больше медалей в меньшем количестве соревнований.

Исследования с пузырьковыми диаграммами

Вы можете использовать пузырьковые диаграммы для отображения множества связанных данных на одной диаграмме. В пузырьковых диаграммах по оси X отображается одно числовое поле, а по оси Y - другое, что позволяет легко увидеть взаимосвязь между двумя значениями для всех элементов диаграммы. Третье числовое поле контролирует размер точек данных.

Чтобы создать визуализацию пузырьковой диаграммы, выполните следующие действия:

• Перетащите количество медалей к размеру.
• Перетащите NOC_CountryRegion на ∑ X-VALUE. Точечная диаграмма преобразуется в пузырьковую диаграмму.

Как вы видите, размер каждого пузыря показывает количество медалей. Этикетки данных показывают Sport.

Изучение цветов

Вы также можете раскрасить пузыри по категориям следующим образом -

• Перетащите поле NOC_CountryRegion в область COLOR в списке полей Power View.
• Перетащите поле DiscipleEvent на ∑ X-VALUES.

Как вы видите, легенда показывает значения категории, которая находится в области ЦВЕТА, и соответствующие цвета. Метки данных соответствуют категории в области ДЕТАЛИ. Размер точек данных определяется областью ∑ РАЗМЕР.

Далее вы можете увидеть, как выбор категории в легенде меняет визуализацию -

Щелкните значение в легенде. Будут выделены только точки данных этого цвета (т. Е. Соответствующие этому значению). Все остальные точки данных будут деактивированы.

Как вы видите, отображаются все виды спорта, соответствующие выбранной стране, а размер каждого кружка представляет собой количество медалей.

Если вы хотите узнать детали одной точки данных -

• Выделите точку данных, просто щелкнув этот кружок.
• Поместите курсор на эту точку данных.

Выделяется только этот пузырек, а остальные становятся серыми. Вся информация об этой точке данных будет отображаться в поле рядом с точкой данных.

Изучение с Play Axis

Вы можете визуализировать изменения данных за определенный период времени с помощью Play Axis следующим образом:

• Перетащите поле Edition в списке полей Power View в область PLAY AXIS.

Временная шкала с кнопкой воспроизведения вставляется в визуализацию пузырьковой диаграммы. Вы можете настроить временную шкалу, отфильтровав значения поля Edition в фильтрах. Это будет полезно, если вы хотите сосредоточиться на конкретном временном диапазоне или если временная шкала слишком широка.

• Настройте временную шкалу, отфильтровав поле Edition в фильтрах и выбрав диапазон значений времени.

• Щелкните кнопку Play. Пузырьки перемещаются, растут и сжимаются, чтобы показать, как значения меняются в зависимости от оси воспроизведения. На шкале времени появляется небольшая вертикальная линия, которая перемещается по шкале времени. Также отображается время в этот момент.

Вы можете сделать паузу в любой момент, чтобы изучить данные более подробно.

Вы можете использовать карты для отображения ваших данных в контексте географии. Карты в Power View используют фрагменты карты Bing, поэтому вы можете масштабировать и панорамировать, как и на любой другой карте Bing. Чтобы карты работали, Power View должен отправлять данные в Bing через защищенное веб-соединение для геокодирования. Итак, он просит вас включить контент. Добавление местоположений и значений ставит точки на карту. Чем больше значение, тем больше точка. Когда вы добавляете многозначный ряд, вы получаете круговые диаграммы на карте, причем размер круговой диаграммы показывает размер итога.

Изучение данных с помощью географических полей

Вы можете создать визуализацию карты Power View, если в ваших данных есть географическое поле, такое как Страна / Регион, Штат / Область или Город.

Чтобы создать визуализацию карты для подсчета медалей, для страны выполните следующие действия:

• Создайте новый лист Power View на вкладке INSERT на ленте.

• Перетащите поля NOC_CountryRegion и Medal Count из списка полей Power View в Power View. Будет создана таблица с этими двумя полями.

Итак, у вас есть географическое поле и числовое поле.

• Щелкните вкладку ДИЗАЙН на ленте.
• Нажмите «Карта» в группе «Переключить визуализацию».

Визуализация таблицы преобразуется в визуализацию карты.

Как вы заметили, Power View создает карту с точкой, представляющей каждое географическое положение. Размер точки - это значение соответствующего числового поля, которое в данном случае является количеством медалей. Кроме того, в списке полей Power View поле «Географическое» будет находиться в области «Местоположение», а поле «Числовое значение» будет в области ∑ РАЗМЕР.

Чтобы отобразить дополнительную информацию о точке данных, вы можете выполнить одно из следующих действий:

• Если вы поместите курсор на точку на карте, появится поле с названием географического местоположения и соответствующим числовым значением.

• Если вы щелкните точку на карте, эта конкретная точка будет выделена.

Круговые диаграммы как точки данных

Предположим, вы хотите добавить еще одно поле в визуализацию карты. Например, вы можете отобразить подробную информацию о медалях, а именно. типы медалей - Золотая, Серебряная и Бронзовая. Вы можете сделать это следующим образом -

• Перетащите поле Medal из списка Power View Fields в область ЦВЕТ.

Точки преобразуются в круговые диаграммы. Появится надпись «Легенда медали» с указанием типов медалей и соответствующих цветов. т. е. каждый цвет на круговой диаграмме представляет тип медали.

Вы можете заметить, что размер круговой диаграммы соответствует количеству медалей, а размер каждого фрагмента круговой диаграммы соответствует количеству медалей этого типа.

Выделение точки данных

Теперь вы можете отфильтровать свои данные и выделить важную точку данных следующим образом:

• В области фильтров установите счетчик медалей, чтобы отображались только значения, превышающие или равные 300.

• Примените фильтр. Карта масштабируется и отображает только отфильтрованные значения.

Установите курсор на точку, представляющую Великобританию. Точка будет выделена и увеличена. Отобразятся детали круговой диаграммы.

Как видите, количество медалей для золота в Великобритании составляет 514. Вы можете узнать количество медалей для серебра и бронзы, поместив курсор на эти части.

Выделение сегмента пирога в точке данных

Затем вы можете выделить количество золотых медалей Великобритании.

• Поместите курсор на срез красного цвета (поскольку вы можете видеть, что красный цвет представляет золото в легенде). Щелкните по нему.

Этот кусок пирога будет выделен. Остальные срезы в этой круговой диаграмме и всех других круговых диаграммах будут деактивированы.

Снова поместите курсор на точку. Точка увеличена. Срез, представляющий золото, будет выделен. Отобразятся детали среза.

Множественные диаграммы, также называемые решетчатыми диаграммами, представляют собой серию диаграмм с идентичными осями X и Y. Вы можете расположить множители рядом, чтобы легко сравнивать множество разных значений одновременно.

• Вы можете иметь линейные диаграммы, круговые диаграммы, гистограммы и столбчатые диаграммы как кратные.
• Вы можете расположить Multiples горизонтально или вертикально.

Графики как кратные

Возможно, вы захотите отобразить количество медалей по годам для каждого региона. Во-первых, вам нужно иметь поле Год. Чтобы получить это поле, вам нужно иметь вычисляемый столбец следующим образом:

• Щелкните вкладку Медали в представлении данных модели данных (в окне PowerPivot).
• Щелкните первую ячейку в самом правом столбце с заголовком «Добавить столбец».
• Тип =YEAR ([Edition]) в строке формул и нажмите Enter.

Новый столбец с заголовком CalculatedColumn1 создается со значениями, соответствующими значениям года в столбце Edition.

Щелкните заголовок и переименуйте его в Год.

• Закройте окно PowerPivot. Модель данных обновляется. Новое поле - Год появляется в списке полей Power View.

• Создайте таблицу в Power View с полями NOC_CountryRegion, Count of Year и Medal Count, перетащив поля.

• Преобразуйте таблицу в линейную диаграмму в Power View.
• Удалите поле NOC_CountryRegion. Появится линейная диаграмма с количеством медалей по годам.

Как вы можете заметить, год находится в области ОСИ, а количество медалей - в области ∑ ЗНАЧЕНИЯ в списке полей Power View. На линейной диаграмме значения года указаны по оси X, а количество медалей - по оси Y.

Теперь вы можете создать визуализацию Multiples с помощью линейных диаграмм следующим образом:

• Перетащите поле NOC_CountryRegion в область ВЕРТИКАЛЬНЫХ НЕСКОЛЬКИХ ПУЛЬТОВ в списке полей Power View.
• Щелкните вкладку МАКЕТ на ленте.
• Щелкните Высота сетки в группе Кратные.
• Щелкните значение в раскрывающемся списке.

• Щелкните «Ширина сетки» в группе «Кратные».
• Щелкните значение в раскрывающемся списке.

Вы получите множественную визуализацию с линейными диаграммами, расположенными в виде сетки, где каждая линейная диаграмма представляет страну (NOC_CountryRegion).

Вертикальные кратные

Как вы знаете, вы поместили поле NOC_CountryRegion в область ВЕРТИКАЛЬНЫХ НЕСКОЛЬКИХ. Следовательно, полученная визуализация - это визуализация вертикальных кратных. В приведенной выше таблице вы можете заметить следующее.

• Один линейный график для каждой категории, который помещается в область ВЕРТИКАЛЬНЫХ НЕСКОЛЬКИХ, в данном случае - страны.

• Выбранные вами высота и ширина сетки определяют количество строк и столбцов для кратных.

• Общая ось абсцисс для всех кратных.

• Аналогичная ось Y для каждой строки кратных.

• Вертикальная полоса прокрутки на правой стороне, которую можно использовать для перетаскивания строк линейных диаграмм вверх и вниз, чтобы сделать другие линейные диаграммы видимыми.

Горизонтальные кратные

Вы также можете получить визуализацию кратных с горизонтальными кратными числами следующим образом:

• Перетащите поле NOC_CountryRegion в область VERTICAL MULTIPLES.
• Щелкните вкладку «Макет» на ленте.
• Выберите значения для высоты сетки и ширины сетки в группе кратные.

Вы получите визуализацию кратных по горизонтали следующим образом -

Вы можете наблюдать следующее в приведенной выше таблице -

• Один линейный график для каждой категории, который помещается в область ГОРИЗОНТАЛЬНЫХ НЕСКОЛЬКИХ, в данном случае - страны.

• Выбранная высота сетки определяет высоту линейных диаграмм, в отличие от количества строк линейных диаграмм, как в случае ВЕРТИКАЛЬНЫХ НЕСКОЛЬКИХ. Другими словами, есть одна строка линейных диаграмм с высотой, определяемой выбранной высотой сетки.

• Выбранная вами ширина сетки определяет количество столбцов линейных диаграмм в строке.

• Общая ось абсцисс для всех кратных.

• Общая ось Y для всех кратных.

• Горизонтальная полоса прокрутки внизу, под осью x, которую можно использовать для перетаскивания строки линейных диаграмм влево и вправо, чтобы сделать другие линейные диаграммы видимыми.

Круговые диаграммы как кратные

Если вы хотите исследовать / визуализировать более одной категории в Multiples, можно использовать круговые диаграммы. Предположим, вы хотите изучить количество медалей по типам медалей для каждой из стран. Действуйте следующим образом -

• Щелкните вкладку Дизайн.
• В раскрывающемся списке «Другая диаграмма» выберите «Круговая диаграмма».
• Перетащите Медаль в область СРЕЗЫ.

Вы получите визуализацию Horizontal Multiples с круговыми диаграммами, так как у вас есть поле NOC_CountryRegion в области HORIZONTAL MULTIPLES.

Как вы можете заметить, количество медалей для каждой страны отображается в виде круговой диаграммы, где срезы представляют типы медалей цветом, указанным в легенде.

Предположим, вы хотите выделить количество золотых медалей для всех стран. Вы можете сделать это за один шаг следующим образом -

Щелкните на синем срезе одной из круговых диаграмм (так как синий цвет для золота согласно легенде). На всех круговых диаграммах выделены только синие срезы, а другие срезы неактивны.

Как вы можете заметить, это дает быстрый способ изучить и сравнить количество золотых медалей в разных странах.

Возможно, вы захотите отобразить больше круговых диаграмм в визуализации. Вы можете сделать это, просто переключившись на вертикальную визуализацию множественных изображений и выбрав правильные значения для высоты сетки и ширины сетки для правильного отображения.

Щелкните синий фрагмент на одной из круговых диаграмм. Синие срезы на всех круговых диаграммах выделены, чтобы вы могли сравнить количество золотых медалей в разных странах.

Гистограммы как кратные

Вы также можете выбрать гистограммы для визуализации множественных значений.

• Переключитесь на визуализацию Stacked Bar.
• Отрегулируйте высоту и ширину сетки для правильного отображения гистограмм.

С высотой сетки 6 и шириной сетки 2 вы получите следующее:

Вы также можете использовать кластерные гистограммы для этой визуализации.

Столбчатые диаграммы как кратные

Вы также можете выбрать столбчатые диаграммы для визуализации множественных значений.

• Переключитесь на визуализацию Stacked Column.
• Отрегулируйте высоту и ширину сетки для правильного отображения столбчатых диаграмм.

С высотой сетки 2 и шириной сетки 6 вы получите следующее:

Для этой визуализации также можно использовать диаграммы с кластеризованными столбцами.

Заворачивать

Выбранные вами поля зависят от того, что вы хотите изучить, проанализировать и представить. Например, во всех представленных выше визуализациях мы выбрали Медаль за фрагменты, что помогло проанализировать количество медалей по типу медалей. Возможно, вы захотите изучить, проанализировать и представить данные с гендерной точки зрения. В таком случае выберите поле Пол для срезов.

Опять же, подходящая визуализация также зависит от данных, которые вы отображаете. Если вы не уверены в том, что подходит, вы можете просто поиграть, чтобы выбрать правильный, поскольку переключение между визуализациями в Power View выполняется быстро и просто. Более того, вы также можете сделать это в представлении презентации, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть во время презентации.

Предположим, у вас есть много данных для отображения со значительными точками данных в разных местах. В таком случае вам, возможно, придется очень часто прокручивать визуализации Power View, чтобы найти нужные данные. Это было бы утомительно и, возможно, не так гладко, когда вы представляете результаты.

Вы можете преодолеть эту утомительную работу, используя функцию плитки в Power View. С помощью плиток вы можете гораздо быстрее получить представление о своих данных. Плитки действуют как полосы навигации, с одной плиткой для каждого возможного значения поля. Когда вы щелкаете плитку, отображаются только данные, относящиеся к этому значению поля. Поскольку значения в полосе навигации, которая динамически изменяет соответствующие значения в визуализации, легко прокручивать, плитки становятся для вас простым в использовании инструментом.

У вас могут быть плитки в виде таблицы, матрицы, карты или диаграммы. Вы можете комбинировать их в Power View и фильтровать их с помощью плиток. Плитка может быть простым текстом или изображением.

Стол с плиткой

Начните с визуализации таблицы следующим образом -

• Перетащите поля NOC_CountryRegion, Sport и Medal Count в Power View. Как вы заметили, поскольку количество строк велико, трудно прокручивать вверх и вниз, чтобы выделить значения.

• Перетащите поле Sport из области FIELDS в область TILE BY в списке Power View Fields.

Полоса навигации отображается в верхней части таблицы.

Вы можете наблюдать следующее -

• По умолчанию выбирается первая плитка на полосе навигации.

• В таблице значения фильтруются до значений выбранной плитки. В данном случае это спорт.

• На левом и правом краях полосы навигации есть кнопки со стрелками для прокрутки.

Вы можете выбрать другую плитку следующим образом -

• Прокрутите полосу навигации, чтобы отобразить плитку, представляющую вид спорта, который вы ищете, например, бадминтон.

• Щелкните плитку - Бадминтон. Значения в таблице отфильтрованы по бадминтону.

Вы можете наблюдать, как отображается общее количество медалей. У вас есть возможность включить или выключить итоги на ленте. Вы также можете сделать плитки более привлекательными и значимыми, разместив изображения вместо текста.

• Включите столбец с гиперссылками на файлы изображений, соответствующие каждому виду спорта.

• Включите это поле, например, Discimage в TILE BY. Вы получите плитки в виде изображений, изображающих каждый вид спорта.

Полоса навигации по плитке - полоса вкладок

В Excel есть два типа полос навигации - «Плитка» и «Полоса вкладок».

В полосе вкладок вы можете наблюдать следующее -

• Полоса вкладок отображает полосу навигации в верхней части визуализации.

• По умолчанию выбирается первая плитка на полосе навигации, которая находится слева.

• На левом и правом краях полосы навигации есть кнопки со стрелками для прокрутки.

• Вы можете прокрутить влево или вправо, чтобы отобразить плитки.

• Выделенная плитка перемещается влево или вправо при прокрутке полосы вкладок. Также он может исчезать из поля зрения при прокрутке.

• Вы можете щелкнуть плитку, чтобы выбрать ее. Плитка будет выделена в том же месте, что и раньше.

• В таблице значения фильтруются до значений выбранной плитки. В данном случае это спорт.

Полоса навигации по плитке - Tile Flow

Вы можете скрыть полосу навигации от полосы вкладок до потока плиток следующим образом:

• Щелкните плитку на полосе навигации.
• Щелкните вкладку ДИЗАЙН на ленте.
• Щелкните Тип плитки в группе Плитки.
• В раскрывающемся списке нажмите «Плитка».

Полоса навигации переместится в нижнюю часть таблицы.

В Tile Flow вы можете наблюдать следующее:

• Плитка отображает полосу навигации в нижней части визуализации.

• По умолчанию выбирается первая плитка на полосе навигации. Он будет отображаться в центре потока плиток.

• Кнопок со стрелками для прокрутки нет.

• Вы можете прокручивать влево или вправо, щелкая любую плитку слева или справа от центральной плитки.

• Плитки перетекают влево или вправо, а центральная плитка всегда будет выделена.

• Вы можете щелкнуть плитку, чтобы выбрать ее. Плитка выделяется и перемещается в центр потока плиток.

• Поскольку выбранная плитка всегда является центральной плиткой, происходит следующее:

  • Выбранная плитка не пропадает из поля зрения.

  • Когда вы прокручиваете влево или вправо, плитка, которая занимает центральное положение, автоматически выбирается и выделяется.

  • Исходный выбор исчезнет.

  • Визуализация, в данном случае таблица, автоматически обновляется до плитки в центре потока плиток.

• В таблице значения фильтруются до значений выбранной плитки. В данном случае это спорт.

Матрица с плиткой

Предположим, вы хотите подсчитать количество медалей по типу медали - Золотая, Серебряная и Бронзовая, а также общее количество медалей по странам для выбранного вида спорта, вы можете отобразить результаты в визуализации матричной плитки.

• Переключите визуализацию на матрицу.
• Добавьте поле Медаль в Матрицу.

Вы получите желаемые результаты следующим образом -

Гистограмма с накоплением и плитками

Вы можете сделать ваши исследуемые результаты более заметными, переключив визуализацию на Stacked Bar Chart Tile Visualization -

Карты с плитками

Поскольку ваши данные содержат географические местоположения, вы также можете переключиться на визуализацию фрагментов карты -

Если у ваших данных больше уровней, вам будет легко изучить и представить их с помощью иерархий. Для любого значения данных в вашей Иерархии вы можете развернуть, чтобы отобразить дополнительные сведения, или развернуть, чтобы получить целостное представление.

Если ваша модель данных имеет иерархию, вы можете использовать ее в Power View. В противном случае вы можете создать иерархию в самом Power View, выполнив несколько простых шагов.

Создание иерархии в Power View

В Power View иерархия лучше всего отображается в матричной визуализации. Создайте иерархию в матричной визуализации следующим образом:

• Перетащите поля NOC_CountryRegion, Sport, Discipline, Year и Medal - в указанном порядке в область ROWS.

• Перетащите поле Количество медалей на ∑ ЗНАЧЕНИЯ. Порядок полей в области ROWS определяет иерархию в Power View.

• Если вы не уверены в порядке полей, начните с любого порядка, а затем переставьте их в области ROWS, перетаскивая их вверх и вниз, глядя на дисплей в Power View.

Вы получите следующую матричную визуализацию, показывающую пять уровней иерархии -

Как видите, уровни вложены друг в друга.

Детализация и детализация иерархии

Вы можете детализировать иерархию, так что вы можете отображать только один уровень за раз. Вы можете развернуть подробную информацию и развернуть сводку.

Чтобы включить детализацию и детализацию, сначала настройте параметр отображения уровней следующим образом:

• Щелкните вкладку ДИЗАЙН на ленте.
• Щелкните Показать уровни в группе параметров.
• В раскрывающемся списке выберите «Строки» - включите переход по одному уровню за раз.

Матрица сворачивается, чтобы отобразить только данные уровня 1.

Как вы заметили, когда вы нажимаете на каждый из элементов данных, справа появляется стрелка вниз для этого элемента, указывающая на детализацию.

Теперь вы можете детализировать данные по одному уровню за раз следующим образом:

• Щелкните элемент данных уровня 1, для которого требуется дополнительная информация. Например, щелкните AUS. Как вы заметили, количество медалей для Австралии составляет 1079.

• Щелкните стрелку справа от него. Кроме того, вы можете дважды щелкнуть элемент данных.

• Будут отображаться данные уровня 2, относящиеся к AUS.

Как вы видите, вверху слева от первого элемента появляется стрелка, указывающая на детализацию вверх, а когда вы нажимаете на каждый из элементов данных, справа появляется стрелка вниз для этого элемента, указывающая на детализацию вниз.

Теперь вы можете детализировать данные еще на один уровень следующим образом:

• Щелкните элемент данных уровня 2, для которого требуется дополнительная информация. Например, щелкните "Водные виды спорта". Как вы заметили, количество медалей в водных видах спорта составляет 354 человека.

• Щелкните стрелку справа от него.

• Будут отображаться данные уровня 3, относящиеся к водным видам спорта.

Как вы видите, вверху слева от первого элемента появляется стрелка, указывающая на детализацию вверх, а когда вы нажимаете на каждый из элементов данных, справа появляется стрелка вниз для этого элемента, указывающая на детализацию вниз.

Теперь вы можете детализировать данные еще на один уровень следующим образом:

• Щелкните элемент данных уровня 3, для которого требуется дополнительная информация. Например, нажмите «Дайвинг». Как вы заметили, количество медалей в прыжках в воду - 17.

• Щелкните стрелку справа от него.

• Отобразятся данные уровня 4, относящиеся к дайвингу.

Как вы видите, вверху слева от первого элемента появляется стрелка, указывающая на детализацию вверх, а когда вы нажимаете на каждый из элементов данных, справа появляется стрелка вниз для этого элемента, указывающая на детализацию вниз.

Теперь вы можете детализировать данные еще на один уровень следующим образом:

• Щелкните элемент данных уровня 4, для которого вы хотите получить дополнительные сведения. Например, щелкните 2008 год. Как видите, количество медалей за 2008 год равно 3.

• Щелкните стрелку справа от него.

• Будут отображены данные уровня 5, относящиеся к 2008 году.

Как вы заметили, для первого элемента данных уровня 5 слева появляется стрелка вверх, указывающая на детализацию вверх. Стрелки детализации не отображаются справа от элементов данных, поскольку есть дополнительные уровни для детализации.

Теперь вы можете развернуть данные по одному уровню за раз, щелкнув стрелку вверх слева от первого элемента на каждом уровне.

Изучение иерархии в столбчатой ​​диаграмме с накоплением

Возможно, вы захотите значительно выделить определенные значения в иерархии. В таком случае вы можете использовать визуализацию диаграммы, такую ​​как столбчатая диаграмма с накоплением, следующим образом:

• Щелкните визуализацию «Матрица» и переключитесь на гистограмму с накоплением.
• Перетащите поле Медаль в область ЛЕГЕНДЫ.

Вы получите визуализацию столбчатой ​​диаграммы с накоплением следующим образом:

В этом случае вам нужно дважды щелкнуть панель, чтобы развернуть ее.

Дважды щелкните панель, представляющую AUS. Диаграмма детализирована для отображения следующего уровня данных в иерархии.

Как видите, в правом верхнем углу диаграммы появляется направленная вверх стрелка, указывающая на детализацию.

Перейдите на один уровень ниже, дважды щелкнув панель водных видов спорта. Диаграмма детализирована для отображения следующего уровня данных в иерархии.

Вы можете развернуть вниз, дважды щелкнув панель, или развернуть, щелкнув стрелку развертки вверх в правом верхнем углу диаграммы.

Это также дает вам возможность интерактивного исследования данных во время презентации.

Вы узнали, как исследовать данные в интерактивном режиме с помощью Power View в предыдущих главах этого руководства. Каждый лист Power View, в свою очередь, можно использовать как интерактивный отчет. Чтобы сделать отчет Power View более привлекательным, вы можете выбрать любую из тем, палитр диаграмм, шрифтов и цветов фона, которые предоставляет Power View.

Когда вы меняете тему, новая тема применяется ко всем визуализациям Power View в отчете. Кроме того, вы можете добавлять фоновые изображения, выбирать форматирование фона, форматировать числа и изменять шрифт или размер текста.

Завершение макета отчета

Как и в случае с любым другим отчетом, вам необходимо сначала решить, что вы собираетесь сообщать, и выбрать лучший макет, чтобы вы могли выделить важные точки данных.

Предположим, вам нужно сообщить подробности о медалях, выигранных Австралией в водных видах спорта. Как вы знаете, подробности включают дисциплины по водным видам спорта, подсчет медалей и типы медалей (золотые, серебряные и бронзовые).

В этом случае вы можете иметь три представления в отчете для наилучшего отображения точек данных -

• Матрица, содержащая данные - страну, вид спорта и количество медалей.
• Карточка, содержащая данные - страну, вид спорта, дисциплину и количество медалей.
• Гистограмма с накоплением, которая содержит данные, детализированные до дисциплины, медалей и количества медалей.

Как вы можете заметить, данные в матрице и карточке прокручиваются так, что -

• Матрица отображает подробности Австралии по всем видам спорта, а водные виды спорта получили 354 медали.

• На карточке Австралии изображены спортивные водные виды спорта, дисциплины Дайвинг, Плавание и Водное поло и подсчет медалей в каждой из них.

• Столбчатая диаграмма с накоплением отображает количество медалей по типам медалей в этих трех дисциплинах.

Теперь, когда макет отчета готов, вы можете начать делать его привлекательным. Однако во время выполнения этой задачи вам нужно помнить о двух моментах:

• Внешний вид отчета должен основываться на аудитории (менеджеры / топ-менеджмент / клиенты).

• Не забывайте о различных параметрах форматирования. Просто сделайте это простым и выделите те данные, которые требуют внимания.

В следующих разделах вы поймете, как получить образец отчета со следующими параметрами:

• Выбор фона.
• Выбор темы.
• Изменение шрифта.
• Изменение размера текста.

Выбор фона

Вы можете указать цвет фона для отчета Power View. По умолчанию он белый. Вы можете изменить его с помощью команды Фон.

• Щелкните вкладку POWER VIEW на ленте.
• Щелкните Фон в группе Темы.
• Щелкните Light1 Center Gradient. (Вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для вашего отчета).

Цвет фона изменится на выбранный.

Вы даже можете установить фоновое изображение. Например, вы можете разместить логотип вашей компании или изображение объекта вашей компании.

Выбор темы

Power View поддерживает несколько тем. Выберите тот, который подходит вашему отчету, следующим образом -

• Щелкните вкладку POWER VIEW на ленте.
• Щелкните Темы в группе Темы.

У вас будет много вариантов на выбор. Если вы не уверены в подходящем, просто поиграйте с некоторыми, чтобы узнать, как выглядит дисплей.

• Щелкните по теме Aspect.

Ваш отчет будет отображаться в выбранной теме.

Смена шрифта

Как видите, текст в отчете не бросается в глаза. Вы можете изменить шрифт следующим образом -

• Щелкните вкладку POWER VIEW на ленте.

• Щелкните Шрифт в группе Темы.

• Щелкните Verdana в раскрывающемся списке шрифтов. (Вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для вашего отчета).

Затем вам нужно увеличить размер текста.

Изменение размера текста

Измените размер текста следующим образом -

• Щелкните вкладку POWER VIEW на ленте.

• Щелкните Размер текста в группе Темы.

• Щелкните 150% в раскрывающемся списке. (Вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для вашего отчета).

• Отрегулируйте ширину столбцов в Matrix.

• Настройте размер каждого представления в отчете.

Ваш образец отчета готов.

Ключевые показатели эффективности (KPI) - это набор измеримых показателей, которые организация использует для измерения своей эффективности с течением времени. KPI обычно используются для оценки успеха организации в целом или по отделам (например, продажи, финансы и т. Д.). Вам необходимо определить KPI на основе целей организации и время от времени отслеживать их, чтобы отслеживать прогресс.

Существует несколько типов KPI на выбор в зависимости от ваших требований. Примеры включают -

• Доходы и расходы
• Норма прибыли
• Средняя стоимость покупки
• Значение жизни клиентов
• Рабочий капитал

Обратите внимание, что KPI - это форма коммуникации, включающая следующие действия:

• Определение KPI на основе целей организации.

• Мониторинг и отчетность по KPI.

• Изменение KPI по мере развития организации и / или изменения целей организации.

Определение KPI

Первым и наиболее важным шагом в анализе KPI является определение KPI, которые эффективно отслеживают требуемые тенденции в организации. Это требует полного понимания целей и правильных каналов связи между аналитиками и теми, кто отвечает за выполнение целей.

Есть несколько ключевых показателей эффективности, из которых можно выбирать, но успех мониторинга зависит от правильного выбора тех, которые имеют отношение к целям. KPI различаются от организации к организации и от отдела к отделу и будут эффективны только тогда, когда они приведут к повышению производительности.

Вы можете оценить релевантность KPI, используя критерии SMART, т.е. KPI должен быть Sспецифический Mизмеримый, Aдостижимый, Rвозвышенный и Tпривязанный к сроку. Другими словами, выбранный KPI должен соответствовать следующим критериям:

• КПЭ отражает ваши Sконкретная цель.

• KPI позволяет Mобеспечить прогресс в достижении этой цели.

• Цель, для которой определяется KPI, реалистично Aдостижимый.

• Цель, на которую нацелен KPI, - Rвозвышенный к организации.

• Вы можете установить временные рамки для достижения цели, чтобы KPI показывал, насколько близка цель по сравнению с оставшимся временем.

Определенные KPI должны время от времени оцениваться, чтобы определять их актуальность с течением времени. При необходимости необходимо определить и контролировать различные ключевые показатели эффективности. Только тогда ваш мониторинг KPI будет относиться к текущим потребностям организации.

Исходя из потребностей анализа, вы должны выбрать соответствующие KPI, и примеры включают следующее:

• Отдел продаж может использовать KPI для измерения ежемесячной валовой прибыли относительно прогнозируемой валовой прибыли.

• Бухгалтерия может измерять ежемесячные расходы по сравнению с доходами для оценки затрат.

• Отдел кадров может измерять ежеквартальную текучесть кадров.

• Бизнес-профессионалы часто используют KPI, которые сгруппированы в бизнес-оценочную карту, чтобы получить быструю и точную историческую сводку успеха в бизнесе или выявить тенденции или выявить возможности повышения производительности.

Примеры, использованные в этой главе, являются ориентировочными, чтобы помочь вам понять, как определять и отслеживать ключевые показатели эффективности в Excel. Вы можете по собственному усмотрению определять ключевые показатели эффективности в зависимости от целей, чтобы отразить текущий сценарий по сравнению с целями.

КПЭ в Excel

• Вы можете проанализировать производительность по отношению к установленной цели с помощью PowerPivot. Например, КПЭ PowerPivot можно использовать для определения для каждого года и продавца, как его фактические продажи по сравнению с его плановыми продажами.

• Вы можете изучить и визуализировать один и тот же ключевой показатель эффективности с помощью Power View.

• Вы также можете определять новые ключевые показатели эффективности и / или редактировать их в Power View.

• Вы можете создавать эстетические отчеты с помощью KPI в Power View.

Определение KPI в Excel

Первым шагом в анализе KPI является определение идентифицированного KPI. Для этого необходимо определить три параметра для KPI следующим образом:

Базовое значение

Базовое значение определяется вычисляемым полем, которое разрешается в значение. Вычисляемое поле представляет текущее значение элемента в этой строке таблицы. Например, совокупный объем продаж, прибыль за определенный период и т. Д.

Целевая ценность / цель

Целевое значение (или цель) определяется вычисляемым полем, которое разрешается в значение, или абсолютным значением. Это значение, по которому оценивается текущее значение. Это может быть фиксированное число, например, среднее количество дней отпуска по болезни, применимое ко всем сотрудникам, или вычисляемое поле, которое приводит к разной цели для каждой строки, например, бюджет каждого отдела в организации. .

Положение дел

Статус - это индикатор ценности. Было бы замечательно, если бы вы установили его как визуальный индикатор. В Power View в Excel вы можете редактировать KPI, выбирая, какие индикаторы использовать и какие значения запускать каждый индикатор.

Например, предположим, что вы хотите отслеживать целевые показатели продаж продавцов в организации, которые продают продукт. Цель анализа - выявить лучших исполнителей, которые достигают целевого объема продаж. Вы можете перейти к определению KPI следующим образом:

• Base Value - Текущее значение суммы продаж для каждого продавца.

• Target Value / Goal- Это исправлено для всех продавцов, чтобы можно было сравнивать продавцов. Предположим, что целевая сумма продаж составляет 3500. Обратите внимание, что для другого анализа вы можете изменить целевые значения для продавцов.

• Status - Статус должен отображаться с графическим изображением, чтобы легко определить статус базового значения по сравнению с целевым значением.

KPI в PowerPivot

Вы можете определить KPI в PowerPivot следующим образом:

• Начнем с двух таблиц SalesPerson и Sales.
  • Таблица SalesPerson содержит идентификатор SalesPerson и имя SalesPerson.
  • Таблица продаж содержит информацию о продажах по продавцам и по месяцам.
• Добавьте две таблицы в модель данных.
• Создайте связь между двумя таблицами, используя поле SalesPerson ID.

Чтобы установить базовое значение, вам необходимо рассчитанное поле для суммы продаж.

• Добавьте вычисленное поле в таблицу продаж для столбца Сумма продаж в модели данных следующим образом:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• Щелкните сводную таблицу на ленте в окне PowerPivot.
• Выберите «Новый лист» в диалоговом окне «Создание сводной таблицы».

• Добавьте поле «Продавец» в область ROWS в сводной таблице.
• Щелкните вкладку POWERPIVOT на ленте.
• Щелкните KPI в группе «Расчеты».
• Щелкните Новый KPI в раскрывающемся списке.

Откроется диалоговое окно ключевого показателя эффективности (KPI).

• Выберите «Общий объем продаж» в поле (значение) базового поля KPI.

• В разделе Статус KPI есть следующие параметры:

  • В разделе Определить целевое значение выберите Абсолютное значение и введите 3500 в поле.

  • В разделе «Определить пороговые значения состояния» установите вертикальные полосы, представляющие процентное соотношение, на 40 и 80.

  • В разделе «Выбрать стиль значка» выберите первый вариант.

Щелкните по кнопке ОК. Вы можете наблюдать следующее в таблице продаж в списке полей сводной таблицы:

• Поле «Общий объем продаж» является ключевым показателем эффективности и обозначается значком

  
  .

• Три параметра KPI - значение, цель и статус отображаются в виде полей в разделе Total Sales KPI.

• Выберите три параметра KPI - значение, цель и статус в разделе «Общий объем продаж».

• В PowerPivot появятся три столбца, а в столбце «Состояние» отображаются значки в соответствии с соответствующим значением.

Вы также можете определить пороги KPI по значениям, а не по процентам. Чтобы изменить определенный KPI, выполните следующие действия:

• Щелкните KPI в группе «Расчеты» на ленте.
• В раскрывающемся списке щелкните Управление KPI.

Откроется диалоговое окно «Управление ключевыми показателями эффективности».

• Щелкните KPI - Total Sales.
• Щелкните по кнопке Edit.

Откроется диалоговое окно ключевого показателя эффективности (KPI).

• В разделе «Определить пороги состояния» установите вертикальные полосы на 1500 и 3000.
• Оставьте остальные предыдущие варианты.
• Щелкните ОК.

Как видите, значки состояния отражают измененные пороговые значения.

Ключевые показатели эффективности в Power View

Вы можете создавать эстетические отчеты с KPI в Power View. Вы можете использовать предварительно определенные ключевые показатели эффективности в модели данных или добавить ключевые показатели эффективности в Power View.

Чтобы добавить или изменить ключевой показатель эффективности в Power View, выполните следующие действия:

• На листе Power View щелкните вкладку PowerPivot.

Появится лента PowerPivot, которую вы использовали в предыдущем разделе.

• Щелкните KPI в группе «Расчет».
• Щелкните New KPI, чтобы добавить KPI.
• Щелкните Управление KPI, чтобы изменить KPI.

Действия такие же, как и в предыдущем разделе.

Вы можете создать эстетический отчет об эффективности продаж с помощью KPI в Power View следующим образом:

• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Щелкните Power View в группе отчетов.

Появится лист Power View.

• Добавьте таблицу с полями - Продавец, Общий объем продаж и Общий статус продаж.

• Добавьте вторую таблицу с полями - Продавец, Общий объем продаж и Общая цель продаж.

• Преобразуйте вторую таблицу в столбик с накоплением 100%.

• Добавьте третью таблицу с полями - Продавец, Регион, Общий объем продаж и Общий статус продаж.

• Преобразуйте третью таблицу в карточку. Перетащите поле «Область» в «Плитку по».

• Добавьте заголовок - Эффективность продаж.

• Измените шрифт.

• Увеличьте размер текста.

• Измените размер стола, 100% сложенной полосы и карты соответствующим образом.

Ваш отчет об эффективности продаж готов -

Как вы можете заметить, в Power View вы можете изобразить результаты следующим образом:

• Таблица со значками состояния KPI аналогична отчету PowerPivot.

• 100% -ная шкала с накоплением отображает процент, достигнутый по отношению к цели. Вы также можете заметить, что он дает четкое сравнение производительности всех.

• Карточка отображает статус KPI продавцов вместе с регионом, к которому они принадлежат. Вы можете в интерактивном режиме прокручивать плитки, чтобы отображать результаты для различных регионов, что также дало бы возможность оценить производительность по регионам.