Изучение данных с помощью сводных таблиц

Вы можете проводить обширный анализ данных с помощью сводных таблиц и создавать желаемые отчеты. Интеграция модели данных со сводной таблицей улучшает способ сопоставления, связывания, суммирования данных и создания отчетов. Вы можете импортировать таблицы из внешних источников данных и создать сводную таблицу с импортированными таблицами. Это упрощает автоматическое обновление значений в сводной таблице при каждом обновлении данных в подключенных источниках данных.

Создание сводной таблицы для анализа внешних данных

Чтобы создать сводную таблицу для анализа внешних данных -

• Откройте новую пустую книгу в Excel.
• Щелкните вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Щелкните Из доступа в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Выбор источника данных».
• Выберите файл базы данных Access.

• Щелкните кнопку Открыть. Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы в базе данных. База данных Access - это реляционная база данных, и таблицы будут похожи на таблицы Excel, за исключением того, что между этими таблицами существуют отношения.

• Установите флажок Разрешить выбор нескольких таблиц.

• Выделите все таблицы. Щелкните ОК.

В Import Dataпоявится диалоговое окно. Выберите Отчет сводной таблицы. Эта опция импортирует таблицы в вашу книгу Excel и создает сводную таблицу для анализа импортированных таблиц.

Как вы заметили, флажок «Добавить эти данные в модель данных» выбран и отключен, что означает, что таблицы будут добавлены в модель данных автоматически.

Данные будут импортированы, и будет создана пустая сводная таблица. Импортированные таблицы появятся в списке полей сводной таблицы.

Изучение данных в нескольких таблицах

Вы можете проанализировать данные из нескольких импортированных таблиц с помощью сводной таблицы и получить нужный отчет всего за несколько шагов. Это возможно из-за ранее существовавших отношений между таблицами в исходной базе данных. Когда вы одновременно импортировали все таблицы из базы данных, Excel воссоздает связи в своей модели данных.

В списке полей сводной таблицы вы найдете все таблицы, которые вы импортировали, и поля в каждой из них. Если поля не видны ни для одной таблицы,

• Щелкните стрелку рядом с этой таблицей в списке полей сводной таблицы.
• Поля в этой таблице будут отображены.

Изучение данных с помощью сводной таблицы

Вы знаете, как добавлять поля в сводную таблицу и перетаскивать поля по областям. Даже если вы не уверены в окончательном отчете, который вам нужен, вы можете поиграть с данными и выбрать подходящий отчет.

Предположим, вы хотите, чтобы отчет отображал следующее:

• Данные по пяти дисциплинам - стрельба из лука, прыжки в воду, фехтование, фигурное катание и конькобежный спорт.
• Регионы, завоевавшие более 80 медалей в этих 5 дисциплинах.
• Подсчет медалей в каждой из пяти дисциплин в каждом из этих регионов.
• Общее количество медалей по пяти дисциплинам в каждом из этих регионов.

Вы можете увидеть, насколько легко вы можете создать этот отчет за несколько шагов.

Для начала создайте сводную таблицу, отображающую количество медалей во всех регионах для выбранных пяти дисциплин следующим образом:

• Перетащите поле NOC_CountryRegion из таблицы медалей в область СТОЛБЦЫ.

• Перетащите Discipline из таблицы Disciplines в область ROWS.

• Отфильтруйте дисциплину, чтобы отобразить только пять дисциплин, по которым вы хотели получить отчет. Это можно сделать либо в области полей сводной таблицы, либо с помощью фильтра «Ярлыки строк» ​​в самой сводной таблице.

• Перетащите медаль из таблицы медалей в область ЗНАЧЕНИЯ.

• Перетащите медаль из таблицы медалей в область ФИЛЬТРЫ.

Вы получите следующую сводную таблицу -

Как вы заметили, количество медалей отображается для всех регионов и для пяти выбранных вами дисциплин. Затем вам нужно настроить этот отчет так, чтобы отображались только те регионы, в которых общее количество медалей превышает 80.

• Нажмите кнопку со стрелкой справа от меток столбцов.

• В появившемся раскрывающемся списке щелкните Фильтры значений.

• Выбрать Greater Than… из появившегося раскрывающегося списка.

Откроется диалоговое окно «Фильтры значений».

Как вы заметили, количество медалей и больше, чем указано в полях ниже Show items for which. Введите 80 в поле рядом с полем, содержащим больше чем, и нажмите ОК.

Теперь в сводной таблице отображаются только те регионы, в которых общее количество медалей в выбранных пяти дисциплинах превышает 80.

Создание связи между таблицами с полями сводной таблицы

Если вы не импортируете таблицы одновременно, если данные поступают из разных источников или если вы добавляете новые таблицы в свою книгу, вам придется самостоятельно создать отношения между таблицами.

Добавьте в книгу новый рабочий лист с таблицей, содержащей поля Sport и SportID.

• Назовите таблицу - Sports.
• Щелкните ВСЕ в списке полей сводной таблицы на листе сводной таблицы.

Вы можете видеть, что недавно добавленная таблица Спорт также отображается в списке полей сводной таблицы.

Затем добавьте поле Спорт также в сводную таблицу следующим образом:

• Перетащите поле Sport из таблицы Sports в область ROWS. Значения Sport отображаются в виде подписей строк в сводной таблице.

• В списке полей сводной таблицы появится сообщение о том, что могут потребоваться связи между таблицами. Рядом с сообщением появится кнопка СОЗДАТЬ.

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Откроется диалоговое окно «Создать связь».

• Выберите медали под таблицей.
• Выберите Спорт в столбце.
• Выберите Спорт в Связанной таблице. Спорт отображается в соответствующем столбце.
• Щелкните ОК.

Перетащите дисциплину под Sport в ROWS. Это необходимо для определения иерархии в сводной таблице. В сводной таблице отображается вид спорта и соответствующая группа дисциплин для этого вида спорта.