Анализ данных Excel - Сортировка

Сортировка данных - неотъемлемая часть анализа данных. Вы можете расположить список имен в алфавитном порядке, составить список показателей продаж в порядке убывания или упорядочить строки по цвету или значкам. Сортировка данных помогает вам быстро визуализировать и лучше понимать ваши данные, систематизировать и находить нужные данные и, в конечном итоге, принимать более эффективные решения.

Вы можете сортировать по столбцам или по строкам. Большинство используемых вами сортировок будут сортировками по столбцам.

Вы можете сортировать данные в одном или нескольких столбцах по

текст (от А до Я или от Я до А)
числа (от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему)
даты и время (от самого старого к новому и от новейшего к самому старому)
настраиваемый список (например, большой, средний и маленький)
формат, включая цвет ячейки, цвет шрифта или набор значков

Критерии сортировки для таблицы сохраняются вместе с книгой, так что вы можете повторно применять сортировку к этой таблице каждый раз, когда открываете книгу. Критерии сортировки не сохраняются для диапазона ячеек. Для сортировки по нескольким столбцам или для сортировок, создание которых занимает много времени, вы можете преобразовать диапазон в таблицу. Затем вы можете повторно применить сортировку при открытии книги.

Во всех примерах, приведенных в следующих разделах, вы найдете только таблицы, так как сортировка таблицы имеет большее значение.

Сортировать по тексту

Вы можете отсортировать таблицу, используя столбец, содержащий текст.

В следующей таблице содержится информация о сотрудниках в организации (вы можете видеть только первые несколько строк данных).

Чтобы отсортировать таблицу по заголовку столбца, который содержит текст, щелкните заголовок столбца - Title.
Щелкните значок Data таб.
в Sort & Filter группа, щелкните Sort A to Z

Таблица будет отсортирована по столбцу - Заголовок в возрастающем буквенно-цифровом порядке.

Note - Вы можете отсортировать в алфавитно-цифровом порядке по убыванию, нажав Sort Z to A. Вы также можете сортировать с учетом регистра. Пройти черезSort by a Custom List раздел, приведенный ниже.

Сортировать по номерам

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу ManagerID, который содержит числа, выполните следующие действия:

Щелкните заголовок столбца - ManagerID.
Щелкните значок Data таб.
в Sort & Filter группа, щелкните Sort A to Z

Столбец ManagerID будет отсортирован в возрастающем числовом порядке. Вы можете отсортировать в нисходящем числовом порядке, щелкнув Сортировать от Я до А.

Сортировать по дате или времени

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу HireDate, который содержит даты, выполните следующие действия:

Щелкните заголовок столбца - HireDate.
Нажмите Data таб.
в Sort & Filter группа, щелкните Sort A to Z как показано на скриншоте ниже -

Столбец - HireDate будет отсортирован по датам от самых старых к самым новым. Вы можете отсортировать даты от самых новых до самых старых, нажавSort Z to A.

Сортировать по цвету ячейки

Чтобы отсортировать таблицу по итоговым отметкам столбца, содержащим ячейки с цветами (условно отформатированные) -

Щелкните заголовок столбца - Всего оценок.
Нажмите Data таб.
в Sort & Filter группа, щелкните Sort. Откроется диалоговое окно "Сортировка".

выберите Sort By как общие оценки, Sort on в виде Cell Color и укажите зеленый цвет в Order. Щелкните Добавить уровень.
выберите Sort By как общие оценки, Sort on в виде Cell Color и укажите желтый цвет в Order. Щелкните Добавить уровень.
выберите Sort By как общие оценки, Sort on в виде Cell Color и укажите красный цвет в Order.

Столбец - Всего оценок будет отсортирован по цвету ячеек, как указано в Порядке.

Сортировать по цвету шрифта

Чтобы отсортировать столбец Total Marks в таблице, содержащий ячейки с цветами шрифта (с условным форматированием) -

Щелкните заголовок столбца - Всего оценок.
Нажмите Data таб.
в Sort & Filter группа, щелкните Sort. Откроется диалоговое окно "Сортировка".
выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Font Colorи укажите зеленый цвет в поле Порядок. Щелкните Добавить уровень.
выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Font Color и укажите желтый цвет в Order. Щелкните Добавить уровень.
выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Font Color и укажите красный цвет в Order.

Столбец «Всего оценок» отсортирован по цвету шрифта, указанному в Порядке.

Сортировать по значку ячейки

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу Total Marks, содержащему ячейки со значками ячеек (условно отформатированными), выполните следующие действия:

Щелкните заголовок столбца - Всего оценок.
Нажмите Data таб.
в Sort & Filter группа, щелкните Sort. Откроется диалоговое окно "Сортировка".
выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Cell Icon и укажите в

Order. Щелкните Добавить уровень.
выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Cell Iconи укажите

в Заказе. Щелкните Добавить уровень.
выберите Sort By как общие оценки, Sort On в виде Cell Iconи укажите

в Заказе.

Столбец - Всего оценок будет отсортирован по значку ячейки, как указано в Порядке.

Сортировать по произвольному списку

Вы можете создать собственный список и отсортировать таблицу по настраиваемому списку.

В приведенной ниже таблице вы найдете столбец индикатора с заголовком - Позиция. Он имеет значения высокий, средний и низкий в зависимости от положения общих оценок по всему диапазону.

Теперь предположим, что вы хотите отсортировать столбец - Позиция, со всеми высокими значениями вверху, всеми низкими значениями внизу и всеми средними значениями между ними. Это означает, что вам нужен низкий, средний и высокий порядок. С участиемSort A to Z, вы получите высокий, низкий и средний порядок. С другой стороны, сSort Z to A, вы получаете средний, низкий и высокий порядок.

Вы можете решить эту проблему, создав собственный список.

Определите порядок для настраиваемого списка как высокий, средний и низкий в диапазоне ячеек, как показано ниже.
Выберите этот диапазон.

Щелкните значок File таб.
Нажмите Options. вExcel Options диалоговое окно, щелкните Advanced.
Прокрутите до General.
Нажмите Edit Custom Lists.

В Edit Custom Listsпоявится диалоговое окно. Выбранный диапазон на листе появится вImport list from cells Box. НажмитеImport.

Ваш настраиваемый список добавлен в Custom Lists. Щелкните ОК.

Следующим шагом является сортировка таблицы с помощью этого настраиваемого списка.

Щелкните столбец - положение. Нажмите наSort. вSort диалоговое окно, убедитесь Sort By это позиция, Sort On это ценности.
Нажмите на Order. ВыбратьCustom List. Появится диалоговое окно Custom Lists.
Нажми на High, Medium, LowПользовательский список. Щелкните ОК.

в Sort диалоговое окно в Order Коробка, High, Medium, Lowпоявляется. Щелкните ОК.

Таблица будет отсортирована в определенном порядке - высокий, средний, низкий.

Вы можете создавать собственные списки на основе следующих значений -

Text
Number
Date
Time

Вы не можете создавать собственные списки на основе формата, т. Е. По цвету ячейки / шрифта или значку ячейки.

Сортировать по строкам

Вы также можете отсортировать таблицу по строкам. Следуйте инструкциям ниже -

Щелкните строку, данные по которой нужно отсортировать.
Нажмите Sort.
в Sort диалоговое окно, щелкните Options. ВSort Options открывается диалоговое окно.
Под Orientationнажмите Sort from left to right. Щелкните ОК.

Нажмите Sort byстрока. Выберите строку.
Выберите значения для сортировки On и от наибольшего к наименьшему для Order.

Данные будут отсортированы по выбранной строке в порядке убывания.

Сортировать по более чем одному столбцу или строке

Вы можете отсортировать таблицу более чем по одному столбцу или строке.

Щелкните таблицу.
Нажмите Sort.
в Sort В диалоговом окне укажите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку в первую очередь.

На приведенном ниже снимке экрана Sort By Заглавие, Sort On Значения, Order Выбраны A - Z.

Нажмите Add Level в Sortдиалоговое окно. ВThen By появится диалоговое окно.
Укажите столбец, по которому вы хотите отсортировать следующий.
На приведенном ниже снимке экрана Then By Дата приема на работу, Sort On Значения, Order Выбираются от самых старых до самых новых.
Щелкните ОК.

Данные будут отсортированы по заголовку в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию, а затем по HireDate. Вы увидите данные о сотрудниках, отсортированные по должностям и в каждой категории должностей в порядке стажа.