ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจ - บทนำ

การเขียนเชิงธุรกิจกล่าวถึงความจำเป็นในการถ่ายทอดการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับในชีวิตการทำงานในขณะที่ต้องติดต่อกับเพื่อนร่วมงานผู้สูงอายุและตัวแทนขององค์กรอื่น การเขียนเชิงธุรกิจมีบทบาทสำคัญในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งการสื่อสารที่ชัดเจนและโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานของพวกเขา ดังนั้นข้อความที่ส่งจึงต้องชัดเจนแม่นยำตรงตามข้อเท็จจริงและไม่คลุมเครือ

การเขียนอย่างมืออาชีพที่ชัดเจนและกระชับมีความสำคัญในหลายสาขาเช่นกฎหมายวิศวกรรมคู่มือทางเทคนิคและฉลากผลิตภัณฑ์ซึ่งความเข้าใจผิดอาจส่งผลร้ายแรง

ทำไมต้องเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ

ปัจจุบันผู้เชี่ยวชาญหลายคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นอาชีพการงานขอคำแนะนำเกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นสำหรับการเขียนเชิงธุรกิจอย่างเป็นทางการเนื่องจากพวกเขาต่อสู้กับไวยากรณ์พื้นฐานการสะกดคำและเครื่องหมายวรรคตอน นี่เป็นข้อ จำกัด ร้ายแรงที่ทำให้ความมั่นใจลดลงและทำให้พวกเขาอดกลั้นเมื่อถูกขอให้จัดทำเอกสารและนำเสนอข้อมูล

ด้วยทักษะการเขียนที่มีประสิทธิผลพวกเขาสามารถปรับปรุงการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและจัดการเพื่อนำเสนอประเด็นและแนวคิดที่พวกเขาเคยมีมาโดยตลอด แต่ไม่สามารถนำเสนอได้ สิ่งนี้จะเพิ่มความมั่นใจและโอกาสในอนาคตของ บริษัท ด้วย

ข้อความของคุณสื่อถึงตัวคุณอย่างไร

ผู้อ่านมักสร้างความประทับใจให้คุณและ บริษัท ของคุณขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาตีความอีเมลของคุณอย่างไร วัตถุประสงค์ของการเขียนเชิงธุรกิจคือการให้การสื่อสารที่กระชับโดยคำนึงถึงผู้อ่านภาพลักษณ์ของ บริษัท และภาพลักษณ์ของคุณ คำที่เราใช้และประโยคที่เราเขียนล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างการรับรู้ในใจของผู้อ่าน

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเขียนเชิงธุรกิจ

เมื่อพูดถึงการเขียนเชิงธุรกิจคำสั่งคือ -“ น้อยก็พอ” หลายคนใช้เนื้อหามากเกินไปในการเขียนหรือให้ข้อมูลน้อยเกินไปและไม่ครบถ้วน มันค่อนข้างท้าทายที่จะสร้างสมดุลระหว่างทั้งสอง เรามาพูดถึงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่นักเขียนทำ -

• หลายคนใช้คำใหญ่และยากเช่น“loggerheads, cumbersome” สำหรับการอธิบายสิ่งต่างๆที่สามารถอธิบายได้โดยใช้คำที่ง่ายกว่ามากเช่น“quarrel, clumsy”. คำเหล่านี้ไม่เพียง แต่ทำให้สับสนเท่านั้น แต่ยังคลุมเครือด้วยเพราะไม่ได้อธิบายอะไรให้ชัดเจน

• รูปแบบที่เป็นทางการมากเกินไป - ประโยคเช่น“ เราอยากให้มันเป็นไปตามความตั้งใจของฉันที่ทำให้คุณรู้สึกว่าตัวเองรู้สึกดีที่สุด” มาพร้อมกับผู้ปกครองในอาณานิคม “We will be pleased if you come.” ทำงานเดียวกันกับครึ่งคำและไม่มีความสับสน

• ตอนนี้เรามาดูผู้กระทำผิดหลัก - ข้อผิดพลาดในการพิมพ์และการสะกดคำเช่น "sprite, meat, usher" แทน "spirit, meet, user” ไม่เพียง แต่เปลี่ยนความหมายทั้งหมดของประโยค แต่ยังทำให้เกิดความลำบากใจอีกด้วย ลองนึกภาพว่ามีคนเขียนว่า -“ ฉันจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้”?

• มืออาชีพบางคนไปทางอื่นและเขียนประโยคสั้น ๆ และบางครั้งวลีที่อธิบายความหมายไม่ครบถ้วนหรือให้คำแนะนำที่ชัดเจน ตัวอย่างของการเขียนเช่น -“See u today@5, Meeting tomorrow at 10.”

สูตร AIDA ของการเขียนเพื่อโน้มน้าวใจ

หากคุณเคยสังเกตโฆษณาอย่างใกล้ชิดมากพอคุณจะสังเกตเห็นรูปแบบที่น่าสนใจ - สิ่งที่สะดุดตาหรือน่าสนใจเกิดขึ้นซึ่งดึงดูดความสนใจของคุณทันที คำอธิบายพื้นหลังช่วยเพิ่มคุณสมบัติและประโยชน์ของผลิตภัณฑ์ที่เริ่มสร้างความสนใจของคุณ ก่อนที่คุณจะรู้ว่าการนำเสนอที่น่าดึงดูดใจและรูปแบบที่โน้มน้าวใจจะสร้างความปรารถนาในตัวคุณในการลองผลิตภัณฑ์อย่างน้อยหนึ่งครั้งซึ่งจะนำคุณไปสู่การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งผลิตภัณฑ์

หากคุณเคยมีประสบการณ์คล้าย ๆ กันหรือรู้จักใครบางคนที่เป็นเช่นนั้นคุณจะตระหนักถึงพลังของ AIDA ในกรณีนี้จะไม่แปลกใจเลยที่อุตสาหกรรมการตลาดคิดค้นขึ้นเพื่อดึงดูดลูกค้า

ปัจจุบันเทคนิคของ AIDA ถูกนำมาใช้ในการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อจุดประสงค์เดียวกันนั่นคือเพื่อวาดและสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านด้วยการนำเสนอและการโน้มน้าวใจของคุณ สี่ขั้นตอนของ AIDA ได้แก่ -

• Attention - ดึงดูดผู้อ่านด้วยประโยคที่ดึงดูดความสนใจ

• Interest - สร้างความสนใจโดยกล่าวถึงประโยชน์ของสิ่งที่ผู้อ่านชอบ

• Desire - ใช้ย่อหน้ากลางเพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการ

• Action - ผู้อ่านต้องดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการ

การเขียนอย่างมีจุดมุ่งหมาย

หลายคนหวั่นไหวเมื่อพูดถึงการเขียนต้นฉบับหรือเอกสารที่สามารถนำไปเผยแพร่ในสำนักงานได้ เหตุผลที่ชัดเจน มีพารามิเตอร์มากเกินไปที่จะคิดในขณะที่เขียนอะไรก็ได้เพื่อการใช้งานทางธุรกิจ การเลือกใช้คำโครงสร้างประโยคความถูกต้องทางไวยากรณ์การสะกดและการใช้ที่ถูกต้องและแน่นอนว่าภาพที่ผู้อ่านจะสร้างขึ้นเกี่ยวกับตัวคุณล้วนเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจดจำในขณะที่เขียนถึงเพื่อนร่วมงานของคุณ

ตอนนี้จะจัดการงานนี้อย่างไร? มีคำกล่าวเก่า ๆ ว่า“Well begun is half done.” เราจำเป็นต้องนำปรัชญานี้ไปใช้ในงานเขียนของเราด้วย เราต้องหาจุดประสงค์เบื้องหลังการเขียนของเราซึ่งจะทำให้ความคิดของเราชัดเจนเกี่ยวกับคำถามต่อไปนี้ -

• Who are your readers?

  สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจคำศัพท์และรูปประโยคที่เหมาะสมกับกลุ่มผู้อ่าน

• What is the purpose of your document?

  คุณต้องเข้าใจเหตุผลที่คุณเขียนบางอย่าง

• Why should the readers read your document?

  กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณต้องนึกถึงข้อความสำหรับผู้อ่านในเอกสารของคุณ

• What outcomes you expect?

  แต่ละการกระทำมีปฏิกิริยาที่เท่าเทียมกันและตรงกันข้ามดังนั้นสำหรับทุกคำที่คุณเขียนจะต้องมีปฏิกิริยาที่เท่าเทียมกันที่สร้างขึ้น (แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องตรงกันข้ามก็ตาม) ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการได้รับปฏิกิริยาตอบสนองหรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการคำพูดของคุณควรเป็นแบบที่สื่อถึงสิ่งที่คุณต้องการแสดงออกได้อย่างชัดเจน

เริ่มต้น

ผู้เชี่ยวชาญอ้างว่าจุดประสงค์ที่แท้จริงของการติดต่อทางธุรกิจคือการกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการในทันทีหรือล่าช้าจากผู้อ่านของคุณ จำเทคนิค AIDA ได้หรือไม่? มันจบลงด้วย Action และนั่นคือความสำเร็จที่งานเขียนทุกชิ้นควรกำหนดเป้าหมาย

อีเมลที่ส่งมาจากผู้จัดการจะถูกอ่านโดยคนในทีมของเขาและขึ้นอยู่กับความชัดเจนของคำแนะนำรวมกับการตีความของผู้อ่านแต่ละคนว่าการดำเนินการที่ต้องการเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือเหลือพื้นที่เพียงไม่กี่ส่วน ดังนั้นตอนนี้ให้เรามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดที่เราต้องคำนึงถึงในขณะที่ออกแบบข้อความใด ๆ ในขณะที่เขียนเอกสารทางธุรกิจคุณต้อง -

• รู้ว่าคุณต้องการเขียนอะไร
• เขียนสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ

การรู้สองสิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีทิศทางที่ถูกต้องในการเข้าถึงเนื้อหาใด ๆ และหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาแนวทางที่เหมาะสมคือ - brainstorming.

การระดมความคิด

การระดมความคิดเป็นเทคนิคในการเขียนแนวคิดใด ๆ ที่อยู่ในใจของคุณโดยไม่ต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับลำดับตรรกะลำดับวรรคตอนและการสะกดคำใด ๆ ในขณะที่ระดมความคิดเราไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับลำดับความคิดและการใช้คำที่ถูกต้อง แต่เราควรมุ่งเน้นไปที่การรวบรวมแนวคิดและข้อมูลที่มีอยู่ในเรื่องนั้น ๆ ให้มากที่สุด

ใช้เวลาคิดหัวข้อ รวบรวมความคิดของคุณและเริ่มเขียนแบบสุ่ม ปล่อยให้ความคิดหนึ่งนำคุณไปสู่ความคิดอื่นที่เกี่ยวข้องและอื่น ๆ ได้อย่างอิสระ การรวบรวมข้อมูลนี้จะทำให้คุณเข้าใจเนื้อหาได้ช้าลง หลังจากผ่านไปสักระยะหนึ่งจะมีแนวทางทางเลือกอื่น ๆ เกิดขึ้น ยิ่งคุณมองไปที่กระแสแห่งความคิดที่คุณวางลงบนกระดาษมากเท่าไหร่ความคิดก็จะก่อตัวมากขึ้น

ตอนนี้พยายามจัดเรียงความคิดเหล่านี้ในขั้นตอนเชิงตรรกะ อย่าเพิ่งเริ่มตรวจสอบไวยากรณ์ แค่พยายามให้ไหลสม่ำเสมอ ตอนนี้ความคิดทั้งหมดของคุณจะคล่องตัว หลังจากนั้นให้ทำการแก้ไขที่จำเป็นเช่นการแทนที่คำบางคำด้วยคำที่เหมาะสมกว่าการตรวจสอบไวยากรณ์การใช้คำการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน