การเขียนที่มีประสิทธิภาพ

ด้วยวิธีการที่โลกพัฒนาไปรอบ ๆ ตัวเราทุกคนต้องเขียนในปัจจุบันโดยไม่คำนึงถึงอายุงานและการกำหนด ไม่ว่าจะเป็นงานมอบหมายของโรงเรียนหรือยื่นรายงานหรือเซ็นใบแจ้งหนี้ - ทุกคนเขียน

ในขณะที่หลาย ๆ คนที่ "มี" ที่จะเขียนก็สนุกกับการเขียน แต่ก็มีหลายคนที่เขียนไม่ได้เป็นอะไรมากไปกว่างาน ปัญหาของคนเหล่านี้คือพวกเขาไม่ให้เวลาตัวเองคิดว่าจะเขียนอย่างไร อันเป็นผลมาจากรูปแบบการเขียนของพวกเขาใช้เวลานานไม่ถูกต้องและไม่น่าพอใจ

เช่นเดียวกับที่มีขั้นตอนในการแก้คำถามเกี่ยวกับพีชคณิตคุณสามารถปฏิบัติตามได้หลายขั้นตอนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การเขียนที่ดีขึ้น ในบทนี้เราจะพูดถึงวิธีที่คุณควรเริ่มต้นกระบวนการเขียนเอกสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล

วิธีการเริ่มต้น

ในทุกขั้นตอนสิ่งที่ยากที่สุด (และน่าหงุดหงิดที่สุด) คือการหาจุดเริ่มต้น เคล็ดลับในการเริ่มงานได้อย่างรวดเร็วมีดังนี้ -

  • ค้นคว้าเพื่อค้นหาข้อเท็จจริง
  • ระดมความคิดเพื่อจดแนวคิดแบบสุ่มทั้งหมด
  • พูดคุยเกี่ยวกับร่างคร่าวๆกับเพื่อนร่วมงาน
  • ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและผ่อนคลายในการเขียน
  • ให้ความสำคัญกับผู้อ่าน
  • ตรวจสอบและนอนบนนั้น

การวางแผนและโครงสร้าง

บริษัท ต่างๆจัดทำเอกสารเป็นประจำเช่นรายงานประจำปีสำหรับผู้ถือหุ้นจดหมายข่าวรายเดือนสำหรับลูกค้าและบทบรรณาธิการสำหรับพนักงาน ตามจำนวนเนื้อหาที่คุณกำลังออกแบบคุณอาจจำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลของคุณในโครงสร้างสามแบบ -

  • Time-based Structure

    โครงสร้างนี้ใช้เมื่อคุณเขียนวาระการประชุมและรายงานการประชุมหรือรายงานที่มีการจัดสรรงานและผลลัพธ์จะถูกจัดทำแผนภูมิตามลำดับเวลา

  • Alphabetical Structure

    โครงสร้างนี้ใช้เมื่อเอกสารมีหัวข้อแยกกันจำนวนมากซึ่งจำเป็นต้องจัดลำดับตามตัวอักษรเฉพาะ (A - Z) ตัวอย่างนี้อาจเป็นคำศัพท์หรือหนังสือเกี่ยวกับผลไม้และแคลอรี่ซึ่งชื่อของผลไม้จะเรียงตามตัวอักษร

  • Topic Structure

    โครงสร้างที่ใช้บ่อยที่สุดคือการที่โครงสร้างแบ่งตามหัวข้อ ตัวอย่างเช่นเว็บไซต์เย็นออกแบบหน้าคำถามที่พบบ่อยในลักษณะที่จะมีสามหัวข้อให้เลือก ได้แก่ "สถานะการจัดส่ง" "ข้อร้องเรียน" และ "การชำระเงินและการคืนเงิน" โดยแต่ละหัวข้อจะมีคำถามหลายข้อ

ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการจัดเรียงเนื้อหา

มีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพบางอย่างที่จะช่วยคุณในการจัดเรียงเนื้อหาในโครงสร้างที่เหมาะสมและกรอกรายละเอียดในโฟลว์ตรรกะเพื่อให้เอกสารทั้งหมดดูตรงกันและสมบูรณ์ เหล่านี้คือ -

  • เอกสารควรมีจุดเริ่มต้นตรงกลางและจุดสิ้นสุดที่เป็นตรรกะ

  • จัดระเบียบเนื้อหาของข้อความของคุณอย่างกระชับและย่อหน้าเล็ก ๆ (สูงสุด 4-5)

  • ปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้เหมาะกับผู้อ่านของคุณ

  • อย่าโฟกัสและผลลัพธ์ที่ต้องการของจดหมายขณะเขียน

  • อย่าแก้ไขตัวเองขณะเขียนให้แก้ไขหลังจากระดมความคิดเท่านั้น

  • ใช้เวลาสักพักก่อนที่จะเริ่มแก้ไข

เหนือสิ่งอื่นใดเราควรปฏิบัติตามลำดับตรรกะในขณะที่เขียนเอกสารทางธุรกิจเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นสื่อถึงข้อความที่ถูกต้อง