การเขียนที่มีประสิทธิภาพ
ด้วยวิธีการที่โลกพัฒนาไปรอบ ๆ ตัวเราทุกคนต้องเขียนในปัจจุบันโดยไม่คำนึงถึงอายุงานและการกำหนด ไม่ว่าจะเป็นงานมอบหมายของโรงเรียนหรือยื่นรายงานหรือเซ็นใบแจ้งหนี้ - ทุกคนเขียน
ในขณะที่หลาย ๆ คนที่ "มี" ที่จะเขียนก็สนุกกับการเขียน แต่ก็มีหลายคนที่เขียนไม่ได้เป็นอะไรมากไปกว่างาน ปัญหาของคนเหล่านี้คือพวกเขาไม่ให้เวลาตัวเองคิดว่าจะเขียนอย่างไร อันเป็นผลมาจากรูปแบบการเขียนของพวกเขาใช้เวลานานไม่ถูกต้องและไม่น่าพอใจ
เช่นเดียวกับที่มีขั้นตอนในการแก้คำถามเกี่ยวกับพีชคณิตคุณสามารถปฏิบัติตามได้หลายขั้นตอนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การเขียนที่ดีขึ้น ในบทนี้เราจะพูดถึงวิธีที่คุณควรเริ่มต้นกระบวนการเขียนเอกสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล
วิธีการเริ่มต้น
ในทุกขั้นตอนสิ่งที่ยากที่สุด (และน่าหงุดหงิดที่สุด) คือการหาจุดเริ่มต้น เคล็ดลับในการเริ่มงานได้อย่างรวดเร็วมีดังนี้ -
- ค้นคว้าเพื่อค้นหาข้อเท็จจริง
- ระดมความคิดเพื่อจดแนวคิดแบบสุ่มทั้งหมด
- พูดคุยเกี่ยวกับร่างคร่าวๆกับเพื่อนร่วมงาน
- ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและผ่อนคลายในการเขียน
- ให้ความสำคัญกับผู้อ่าน
- ตรวจสอบและนอนบนนั้น
การวางแผนและโครงสร้าง
บริษัท ต่างๆจัดทำเอกสารเป็นประจำเช่นรายงานประจำปีสำหรับผู้ถือหุ้นจดหมายข่าวรายเดือนสำหรับลูกค้าและบทบรรณาธิการสำหรับพนักงาน ตามจำนวนเนื้อหาที่คุณกำลังออกแบบคุณอาจจำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลของคุณในโครงสร้างสามแบบ -
- Time-based Structure
โครงสร้างนี้ใช้เมื่อคุณเขียนวาระการประชุมและรายงานการประชุมหรือรายงานที่มีการจัดสรรงานและผลลัพธ์จะถูกจัดทำแผนภูมิตามลำดับเวลา
- Alphabetical Structure
โครงสร้างนี้ใช้เมื่อเอกสารมีหัวข้อแยกกันจำนวนมากซึ่งจำเป็นต้องจัดลำดับตามตัวอักษรเฉพาะ (A - Z) ตัวอย่างนี้อาจเป็นคำศัพท์หรือหนังสือเกี่ยวกับผลไม้และแคลอรี่ซึ่งชื่อของผลไม้จะเรียงตามตัวอักษร
- Topic Structure
โครงสร้างที่ใช้บ่อยที่สุดคือการที่โครงสร้างแบ่งตามหัวข้อ ตัวอย่างเช่นเว็บไซต์เย็นออกแบบหน้าคำถามที่พบบ่อยในลักษณะที่จะมีสามหัวข้อให้เลือก ได้แก่ "สถานะการจัดส่ง" "ข้อร้องเรียน" และ "การชำระเงินและการคืนเงิน" โดยแต่ละหัวข้อจะมีคำถามหลายข้อ
ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการจัดเรียงเนื้อหา
มีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพบางอย่างที่จะช่วยคุณในการจัดเรียงเนื้อหาในโครงสร้างที่เหมาะสมและกรอกรายละเอียดในโฟลว์ตรรกะเพื่อให้เอกสารทั้งหมดดูตรงกันและสมบูรณ์ เหล่านี้คือ -
เอกสารควรมีจุดเริ่มต้นตรงกลางและจุดสิ้นสุดที่เป็นตรรกะ
จัดระเบียบเนื้อหาของข้อความของคุณอย่างกระชับและย่อหน้าเล็ก ๆ (สูงสุด 4-5)
ปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้เหมาะกับผู้อ่านของคุณ
อย่าโฟกัสและผลลัพธ์ที่ต้องการของจดหมายขณะเขียน
อย่าแก้ไขตัวเองขณะเขียนให้แก้ไขหลังจากระดมความคิดเท่านั้น
ใช้เวลาสักพักก่อนที่จะเริ่มแก้ไข
เหนือสิ่งอื่นใดเราควรปฏิบัติตามลำดับตรรกะในขณะที่เขียนเอกสารทางธุรกิจเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นสื่อถึงข้อความที่ถูกต้อง