ข้อกำหนดของผู้อ่าน

เอกสารทางธุรกิจมีผู้ชมและวัตถุประสงค์เฉพาะ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความต้องการของผู้อ่านก่อนที่จะเขียนเอกสารทางธุรกิจ นั่นคือเหตุผลที่จดหมายเกือบทั้งหมดเริ่มต้นด้วยการจ่าหน้าถึงผู้รับเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนโปรดทราบเหตุผลที่คุณเขียนและสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการหรือทำให้สำเร็จโดยการอ่านจดหมายฉบับนี้

ผู้อ่านต้องการอะไร

แนวคิดคือการเขียนโดยคำนึงถึงผู้อ่านที่คุณส่งไปให้ เพื่อให้เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีความครอบคลุมมีคำถามสองสามข้อที่คุณควรถามตัวเองตลอด -

• ผู้อ่านของคุณคือใคร?
• เขาอยากรู้อะไร?
• เขาต้องรู้อะไรบ้าง?
• เขารู้อะไรในหัวข้อนี้อยู่แล้ว?
• เวลาที่คาดว่าจะส่งเอกสารคืออะไร?

บอกผู้อ่านล่วงหน้าเกี่ยวกับประโยชน์ที่จะได้รับจากการอ่านเอกสารของคุณกล่าวถึงการกระทำ / ความสำเร็จที่คาดหวังจากพวกเขาและข้อมูลอื่น ๆ ที่พวกเขาจะได้รับจากการอ่านเอกสารของคุณ