คู่มือฉบับย่อเกี่ยวกับทักษะการเขียนเชิงธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจกล่าวถึงความจำเป็นในการถ่ายทอดการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับในชีวิตการทำงานในขณะที่ต้องติดต่อกับเพื่อนร่วมงานผู้สูงอายุและตัวแทนขององค์กรอื่น ๆ การเขียนเชิงธุรกิจมีบทบาทสำคัญในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งการสื่อสารที่ชัดเจนและโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานของพวกเขา ดังนั้นข้อความที่ส่งจึงต้องชัดเจนแม่นยำตรงตามข้อเท็จจริงและไม่คลุมเครือ

การเขียนอย่างมืออาชีพที่ชัดเจนและกระชับมีความสำคัญในหลายสาขาเช่นกฎหมายวิศวกรรมคู่มือทางเทคนิคและฉลากผลิตภัณฑ์ซึ่งความเข้าใจผิดอาจส่งผลร้ายแรง

ทำไมต้องเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ

ปัจจุบันผู้เชี่ยวชาญหลายคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นอาชีพการงานขอคำแนะนำเกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นสำหรับการเขียนเชิงธุรกิจอย่างเป็นทางการขณะที่พวกเขาต่อสู้กับไวยากรณ์พื้นฐานการสะกดคำและเครื่องหมายวรรคตอน นี่เป็นข้อ จำกัด ร้ายแรงที่ทำให้ความมั่นใจลดลงและทำให้พวกเขาอดกลั้นเมื่อถูกขอให้จัดทำเอกสารและนำเสนอข้อมูล

ด้วยทักษะการเขียนที่มีประสิทธิภาพพวกเขาสามารถปรับปรุงการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและจัดการเพื่อนำเสนอประเด็นและแนวคิดที่พวกเขาเคยมีมาโดยตลอด แต่ไม่สามารถนำเสนอได้ สิ่งนี้จะเพิ่มความมั่นใจและโอกาสในอนาคตของ บริษัท ด้วย

ข้อความของคุณสื่อถึงตัวคุณอย่างไร

ผู้อ่านมักสร้างความประทับใจให้คุณและ บริษัท ของคุณขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาตีความอีเมลของคุณอย่างไร วัตถุประสงค์ของการเขียนเชิงธุรกิจคือการให้การสื่อสารที่กระชับโดยคำนึงถึงผู้อ่านภาพลักษณ์ของ บริษัท และภาพลักษณ์ของคุณ คำที่เราใช้และประโยคที่เราเขียนล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างการรับรู้ในใจของผู้อ่าน

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเขียนเชิงธุรกิจ

เมื่อพูดถึงการเขียนเชิงธุรกิจคำสั่งคือ -“ น้อยก็พอ” หลายคนใช้เนื้อหามากเกินไปในการเขียนหรือให้ข้อมูลน้อยเกินไปและไม่ครบถ้วน มันค่อนข้างท้าทายที่จะสร้างสมดุลระหว่างทั้งสอง เรามาพูดถึงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่นักเขียนทำ -

หลายคนใช้คำใหญ่และยากเช่น“loggerheads, cumbersome” สำหรับการอธิบายสิ่งต่างๆที่สามารถอธิบายได้โดยใช้คำที่ง่ายกว่ามากเช่น“quarrel, clumsy”. คำเหล่านี้ไม่เพียง แต่ทำให้สับสน แต่ยังคลุมเครือด้วยเพราะไม่ได้อธิบายอะไรให้ชัดเจน
รูปแบบที่เป็นทางการมากเกินไป - ประโยคเช่น“ เราอยากให้มันเป็นไปตามความตั้งใจของฉันที่ดีที่สุดที่คุณจะทำให้คุณรู้สึกว่าตัวเองรู้สึกได้” มีมาพร้อมกับผู้ปกครองในอาณานิคม “We will be pleased if you come.” ทำงานเดียวกันกับครึ่งคำและไม่มีความสับสน
ตอนนี้เรามาดูผู้กระทำผิดหลัก - ข้อผิดพลาดในการพิมพ์และการสะกดคำเช่น "sprite, meat, usher" แทน "spirit, meet, user” ไม่เพียง แต่เปลี่ยนความหมายทั้งหมดของประโยค แต่ยังทำให้เกิดความลำบากใจอีกด้วย ลองนึกภาพคนเขียนว่า -“ ฉันจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้”
มืออาชีพบางคนไปทางอื่นและเขียนประโยคสั้น ๆ และบางครั้งวลีที่อธิบายความหมายไม่ครบถ้วนหรือให้คำแนะนำที่ชัดเจน ตัวอย่างของการเขียนเช่น -“See u today@5, Meeting tomorrow at 10.”

สูตร AIDA ของการเขียนเพื่อโน้มน้าวใจ

หากคุณเคยสังเกตโฆษณาอย่างใกล้ชิดมากพอคุณจะสังเกตเห็นรูปแบบที่น่าสนใจ - สิ่งที่สะดุดตาหรือน่าสนใจเกิดขึ้นซึ่งดึงดูดความสนใจของคุณทันที คำอธิบายพื้นหลังจะเพิ่มคุณสมบัติและประโยชน์ของผลิตภัณฑ์ที่เริ่มสร้างความสนใจของคุณ ก่อนที่คุณจะรู้ว่าการนำเสนอที่น่าดึงดูดใจและรูปแบบที่โน้มน้าวใจจะสร้างความปรารถนาในตัวคุณในการทดลองใช้ผลิตภัณฑ์อย่างน้อยหนึ่งครั้งซึ่งจะนำคุณไปสู่การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งผลิตภัณฑ์

หากคุณเคยมีประสบการณ์คล้าย ๆ กันหรือรู้จักใครบางคนที่เคยทำคุณจะตระหนักถึงพลังของ AIDA ในกรณีนี้จะไม่แปลกใจเลยที่อุตสาหกรรมการตลาดคิดค้นขึ้นเพื่อดึงดูดลูกค้า

ปัจจุบันเทคนิคของ AIDA ถูกนำมาใช้ในการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อจุดประสงค์เดียวกันนั่นคือเพื่อวาดและสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านด้วยการนำเสนอและการโน้มน้าวใจของคุณ สี่ขั้นตอนของ AIDA ได้แก่ -

Attention - ดึงดูดผู้อ่านด้วยประโยคที่ดึงดูดความสนใจ
Interest - สร้างความสนใจโดยกล่าวถึงประโยชน์ของสิ่งที่ผู้อ่านชอบ
Desire - ใช้ย่อหน้ากลางเพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการ
Action - ผู้อ่านต้องดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการ

การเขียนอย่างมีจุดมุ่งหมาย

หลายคนหวั่นไหวเมื่อพูดถึงการเขียนต้นฉบับหรือเอกสารที่สามารถนำไปเผยแพร่ในสำนักงานได้ เหตุผลที่ชัดเจน มีพารามิเตอร์มากเกินไปที่จะคิดในขณะที่เขียนอะไรก็ได้เพื่อการใช้งานทางธุรกิจ การเลือกใช้คำโครงสร้างประโยคความถูกต้องทางไวยากรณ์การสะกดและการใช้ที่ถูกต้องและแน่นอนว่าภาพที่ผู้อ่านจะสร้างขึ้นเกี่ยวกับตัวคุณล้วนเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจดจำในขณะที่เขียนถึงเพื่อนร่วมงานของคุณ

ตอนนี้จะจัดการงานนี้อย่างไร? มีคำกล่าวเก่า ๆ ว่า“Well begun is half done.” เราจำเป็นต้องนำปรัชญานี้ไปใช้ในงานเขียนของเราด้วย เราต้องหาจุดประสงค์ที่อยู่เบื้องหลังการเขียนของเราซึ่งจะทำให้ความคิดของเราชัดเจนเกี่ยวกับคำถามต่อไปนี้ -

Who are your readers?
สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจคำศัพท์และรูปประโยคที่เหมาะสมกับกลุ่มผู้อ่าน
What is the purpose of your document?
คุณต้องเข้าใจเหตุผลที่คุณเขียนบางอย่าง
Why should the readers read your document?
กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณต้องนึกถึงข้อความสำหรับผู้อ่านในเอกสารของคุณ
What outcomes you expect?
แต่ละการกระทำมีปฏิกิริยาที่เท่าเทียมกันและตรงกันข้ามดังนั้นสำหรับทุกคำที่คุณเขียนจะต้องมีปฏิกิริยาที่เท่าเทียมกันที่สร้างขึ้น (แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องตรงกันข้ามก็ตาม) ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการได้รับปฏิกิริยาหรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการคำพูดของคุณควรเป็นแบบที่สื่อถึงสิ่งที่คุณต้องการแสดงออกได้อย่างชัดเจน

เริ่ม

ผู้เชี่ยวชาญอ้างว่าจุดประสงค์ที่แท้จริงของการติดต่อทางธุรกิจคือการกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการในทันทีหรือล่าช้าจากผู้อ่านของคุณ จำเทคนิค AIDA ได้หรือไม่? จบลงด้วย Action และนั่นคือความสำเร็จที่งานเขียนทุกชิ้นควรกำหนดเป้าหมาย

อีเมลที่ส่งมาจากผู้จัดการจะถูกอ่านโดยคนในทีมของเขาและขึ้นอยู่กับความชัดเจนของคำแนะนำรวมกับการตีความของผู้อ่านแต่ละคนว่าการดำเนินการที่ต้องการเสร็จสมบูรณ์หรือไม่กี่พื้นที่ ดังนั้นให้เรามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดที่เราต้องคำนึงถึงในขณะที่ออกแบบข้อความใด ๆ ในขณะที่เขียนเอกสารทางธุรกิจคุณต้อง -

รู้ว่าคุณต้องการเขียนอะไร
เขียนสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ

การรู้สองสิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีทิศทางที่ถูกต้องในการเข้าถึงเนื้อหาใด ๆ และหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาแนวทางที่เหมาะสมคือ - brainstorming.

การระดมความคิด

การระดมความคิดเป็นเทคนิคในการเขียนแนวคิดใด ๆ ที่อยู่ในใจของคุณโดยไม่ต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับลำดับตรรกะลำดับวรรคตอนและการสะกดคำใด ๆ ในขณะที่กำลังระดมความคิดเราไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับลำดับความคิดและการใช้คำที่ถูกต้อง แต่เราควรมุ่งเน้นไปที่การรวบรวมแนวคิดและข้อมูลที่มีอยู่ในเรื่องนั้น ๆ ให้ได้มากที่สุด

ใช้เวลาคิดหัวข้อ รวบรวมความคิดของคุณและเริ่มเขียนแบบสุ่ม ปล่อยให้ความคิดหนึ่งนำคุณไปสู่ความคิดอื่นที่เกี่ยวข้องและอื่น ๆ ได้อย่างอิสระ การรวบรวมข้อมูลนี้จะทำให้คุณได้แนวทางในเนื้อหาอย่างช้าๆ หลังจากผ่านไปสักระยะหนึ่งจะมีแนวทางทางเลือกอื่น ๆ เกิดขึ้น ยิ่งคุณมองไปที่กระแสแห่งความคิดที่คุณวางบนกระดาษมากเท่าไหร่ความคิดก็จะก่อตัวมากขึ้น

ตอนนี้พยายามจัดเรียงความคิดเหล่านี้ในขั้นตอนเชิงตรรกะ อย่าเพิ่งเริ่มตรวจสอบไวยากรณ์ แค่พยายามให้ไหลสม่ำเสมอ ตอนนี้ความคิดทั้งหมดของคุณจะคล่องตัว จากนั้นทำการแก้ไขที่จำเป็นเช่นการแทนที่คำบางคำด้วยคำที่เหมาะสมกว่าการตรวจสอบไวยากรณ์การใช้คำการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

ด้วยวิธีการที่โลกพัฒนาไปรอบ ๆ ตัวเราทุกคนต้องเขียนในปัจจุบันโดยไม่คำนึงถึงอายุงานและการกำหนด ไม่ว่าจะเป็นงานมอบหมายของโรงเรียนหรือยื่นรายงานหรือเซ็นใบแจ้งหนี้ - ทุกคนเขียน

ในขณะที่คนจำนวนมากที่ "มี" ที่จะเขียนก็สนุกกับการเขียน แต่ก็มีหลายคนที่การเขียนไม่ได้เป็นอะไรมากไปกว่างานบ้าน ปัญหาของคนเหล่านี้คือพวกเขาไม่ให้เวลาตัวเองคิดว่าจะเขียนอย่างไร อันเป็นผลมาจากรูปแบบการเขียนของพวกเขาใช้เวลานานไม่ถูกต้องและไม่น่าพอใจ

เช่นเดียวกับที่มีขั้นตอนในการแก้คำถามเกี่ยวกับพีชคณิตคุณสามารถปฏิบัติตามได้หลายขั้นตอนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การเขียนที่ดีขึ้น ในบทนี้เราจะพูดถึงวิธีที่คุณควรเริ่มต้นกระบวนการเขียนเอกสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล

วิธีการเริ่มต้น

ในทุกขั้นตอนสิ่งที่ยุ่งยากที่สุด (และน่าหงุดหงิดที่สุด) คือการหาจุดเริ่มต้น ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเริ่มงานอย่างรวดเร็ว -

ค้นคว้าเพื่อค้นหาข้อเท็จจริง
ระดมความคิดเพื่อจดแนวคิดแบบสุ่มทั้งหมด
พูดคุยร่างคร่าวๆกับเพื่อนร่วมงาน
ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและผ่อนคลายในการเขียน
เอาใจใส่กับผู้อ่าน
ตรวจสอบและนอนบนนั้น

การวางแผนและโครงสร้าง

บริษัท ต่างๆจัดทำเอกสารเป็นประจำเช่นรายงานประจำปีสำหรับผู้ถือหุ้นจดหมายข่าวรายเดือนสำหรับลูกค้าและบทบรรณาธิการสำหรับพนักงาน ตามจำนวนเนื้อหาที่คุณกำลังออกแบบคุณอาจจำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลของคุณในโครงสร้างสามแบบ -

Time-based Structure
โครงสร้างนี้ใช้เมื่อคุณเขียนวาระการประชุมและรายงานการประชุมหรือรายงานที่มีการจัดสรรงานและผลลัพธ์จะถูกจัดทำแผนภูมิตามลำดับเวลา
Alphabetical Structure
โครงสร้างนี้ใช้เมื่อเอกสารมีหัวข้อแยกกันจำนวนมากซึ่งจำเป็นต้องจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรเฉพาะ (A - Z) ตัวอย่างนี้อาจเป็นคำศัพท์หรือหนังสือเกี่ยวกับผลไม้และแคลอรี่ซึ่งชื่อของผลไม้จะเรียงตามตัวอักษร
Topic Structure
โครงสร้างที่ใช้กันมากที่สุดคือการที่โครงสร้างแบ่งตามหัวข้อ ตัวอย่างเช่นเว็บไซต์เย็นออกแบบหน้าคำถามที่พบบ่อยในลักษณะที่จะมีสามหัวข้อให้เลือก ได้แก่ "สถานะการจัดส่ง" "ข้อร้องเรียน" และ "การชำระเงินและการคืนเงิน" โดยแต่ละหัวข้อจะมีคำถามหลายข้อในหัวข้อนั้น

ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการจัดเรียงเนื้อหา

มีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพบางอย่างที่จะช่วยคุณในการจัดเรียงเนื้อหาในโครงสร้างที่เหมาะสมและกรอกรายละเอียดในโฟลว์ตรรกะเพื่อให้เอกสารทั้งหมดดูตรงกันและสมบูรณ์ เหล่านี้คือ -

เอกสารควรมีจุดเริ่มต้นตรงกลางและจุดสิ้นสุดที่เป็นตรรกะ
จัดระเบียบเนื้อหาของข้อความของคุณอย่างกระชับและย่อหน้าเล็ก ๆ (สูงสุด 4-5)
ปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้เหมาะกับผู้อ่านของคุณ
อย่าโฟกัสและผลลัพธ์ที่ต้องการของจดหมายขณะเขียน
อย่าแก้ไขตัวเองขณะเขียนให้แก้ไขหลังจากระดมความคิดเท่านั้น
ใช้เวลาสักพักก่อนที่จะเริ่มแก้ไข

เหนือสิ่งอื่นใดเราควรปฏิบัติตามลำดับตรรกะในขณะที่เขียนเอกสารทางธุรกิจเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นสื่อถึงข้อความที่ถูกต้อง

เอกสารทางธุรกิจมีผู้ชมและวัตถุประสงค์เฉพาะ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความต้องการของผู้อ่านก่อนที่จะเขียนเอกสารทางธุรกิจ นั่นคือเหตุผลที่จดหมายเกือบทั้งหมดเริ่มต้นด้วยการจ่าหน้าถึงผู้รับเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนโปรดทราบเหตุผลที่คุณเขียนและสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการหรือทำให้สำเร็จโดยการอ่านจดหมายฉบับนี้

ผู้อ่านต้องการอะไร

แนวคิดคือการเขียนโดยคำนึงถึงผู้อ่านที่คุณส่งไปให้ เพื่อให้เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีความครอบคลุมมีคำถามสองสามข้อที่คุณควรถามตัวเองตลอด -

ผู้อ่านของคุณคือใคร?
เขาอยากรู้อะไร?
เขาต้องรู้อะไรบ้าง?
เขารู้อะไรในหัวข้อนี้อยู่แล้ว?
เวลาที่คาดว่าจะส่งเอกสารคืออะไร?

บอกผู้อ่านล่วงหน้าเกี่ยวกับประโยชน์ที่จะได้รับจากการอ่านเอกสารของคุณกล่าวถึงการกระทำ / ความสำเร็จที่คาดหวังจากพวกเขาและข้อมูลอื่น ๆ ที่พวกเขาจะได้รับจากการอ่านเอกสารของคุณ

การเขียนก็คล้ายกับการเริ่มงาน คุณต้องมีการวางแผนอย่างดีเตรียมพร้อมมีสมาธิมุ่งมั่นและที่สำคัญที่สุดคือมีความกระตือรือร้นในสิ่งที่คุณกำลังทำ หากคุณใช้ทุกจุดที่กล่าวถึงโอกาสในการเขียนข้อความที่ได้รับความนิยมจะอยู่ในความโปรดปรานของคุณ

ประเด็นสำคัญในการเขียนเอกสาร

ก่อนอื่นต้องยอมรับความจริงว่ามีเพียงไม่กี่คนที่แทบไม่มีเลยที่สามารถเขียนเอกสารในแบบที่พวกเขาต้องการวางลงบนกระดาษได้ในครั้งแรก ความคิดและความทรงจำมักเกิดขึ้นในเวลาที่คาดไม่ถึงและแนวคิดใหม่ ๆ เหล่านี้ยังคงเปลี่ยนแปลงเอกสารของคุณเมื่อป้อนข้อมูลในภายหลัง

เมื่อคุณใส่ความคิดของคุณลงบนกระดาษแล้วขั้นตอนต่อไปคือการนำเสนอในรูปแบบที่เรียบง่ายมีเหตุผลเชื่อมโยงและชัดเจน สิ่งนี้จำเป็นต้องมีการวางแผนและการเตรียมการซึ่งมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่คุณสามารถทำตามได้ -

ภาษาที่เหมาะสม
ภาษาอังกฤษล้วน (ไม่มีศัพท์แสง)
ประโยคง่ายๆ
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
Conciseness
ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การวิจัย

การค้นคว้าในหัวข้อใด ๆ เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากก่อนที่จะเขียน แหล่งข้อมูลของคุณต้องเชื่อถือได้และได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ก่อนที่คุณจะระบุและพัฒนาหัวข้อของคุณคุณควรค้นหาบริบทและข้อมูลพื้นฐานในหัวข้อของคุณ สามารถทำได้โดยการอ้างอิงหนังสือบทความวารสารแหล่งข่าวและนิตยสาร คนในปัจจุบันใช้การบันทึกวิดีโอและเสียงมากเกินไป ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณ -

จดบันทึกรายละเอียดที่สำคัญและเกี่ยวข้อง
ประเมินแต่ละประเด็นเทียบกับหัวข้อและวัตถุประสงค์ของเอกสารของคุณ
บันทึกรายละเอียดทรัพยากรและข้อมูลอ้างอิงของคุณ (เช่นผู้แต่งชื่อเรื่องและสำนักพิมพ์)
จัดเรียงเนื้อหาตามลำดับตรรกะภายใต้หัวข้อและหัวข้อย่อยที่เหมาะสม

วัตถุประสงค์

การรู้จักผู้ชมของคุณจะช่วยได้มากในการตัดสินใจเลือกเนื้อหาและวิธีที่คุณควรเข้าหา ในกรณีที่คุณไม่ทราบถึงผู้ชมของคุณให้เขียนโดยคำนึงถึงกลุ่มประชากรเช่นกลุ่มเป้าหมายสำหรับการเขียนของคุณเช่นเดียวกับผู้เขียนบทความหรือบล็อกเกอร์ออนไลน์

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนพยายามทำความเข้าใจเสมอว่าเหตุผลในการเขียนของคุณคืออะไร อาจเป็นใครก็ได้ในด้านล่างนี้ -

การให้ข้อมูล
การโน้มน้าวใจ
นำเสนอความคิดเห็นของคุณ
การเสนอแนวคิด
การส่งรายงาน
Recommendations
การกระทำที่ต้องการ
บรรลุความสำเร็จ

ตัวอย่างเช่นหากคุณตั้งใจที่จะขายสินค้าหรือให้คนสมัครรับบริการที่คุณให้หรือกำลังส่งเสริมสาเหตุให้ถามตัวเองเช่น -

ใครคือผู้อ่านที่มีศักยภาพของฉัน
พื้นหลังของกลุ่มผู้อ่านเป้าหมายที่คาดหวังของฉันคืออะไร?
พวกเขาอาศัยอยู่ที่ไหนและอายุเท่าไหร่?
ความสนใจและความสำคัญของพวกเขาคืออะไร?

คำถามเหล่านี้จะกำหนดจุดประสงค์ในการเขียนของคุณ

การเขียนเอกสาร

เมื่อคุณระบุผู้ชมของคุณได้แล้วให้พยายามคาดการณ์ข้อมูลที่ผู้อ่านของคุณคิดว่าจำเป็นและรวมไว้ในเอกสารของคุณขณะที่คุณเขียน สามารถทำได้โดยถามตัวเองว่า "คำถาม WH"

Answer the WH questions- ตอบว่า“ ใคร? อะไร? ทำไม? ที่ไหน? เมื่อไหร่? ใคร? ได้อย่างไร” จะช่วยให้คุณเริ่มต้นเนื้อหาของงานเขียนได้ทันที
Determine the Start and Finish- หลังจากรวบรวมแนวคิดที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณมีในหัวข้อนี้แล้วคุณสามารถทำผ่านมันและปฏิเสธบางส่วนที่ไม่สมเหตุสมผลในการเขียนของคุณ หลังจากนั้นค้นหาแนวคิดที่จะส่งผลกระทบสูงสุดต่อการอ่านและวางไว้ที่จุดเริ่มต้นของบทความ จุดจบควรมีแนวคิดที่สรุปความคิดทั้งหมดอย่างชัดเจนและชัดเจน
Get a second-person opinion- ควรให้ใครสักคนตรวจสอบข้อความที่คุณเขียนก่อนส่ง สิ่งนี้ให้วัตถุประสงค์มุมมองบุคคลที่สองในการทบทวนและหยุดอารมณ์และการปล่อยตัวของคุณไม่ให้เข้ามาขวางทาง อย่าทำเช่นนี้หากเนื้อหาเป็นความลับและห้ามแชร์
Discuss suggestions and include improvements - เมื่อเพื่อนของคุณแนะนำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างแล้วให้ใช้สิ่งที่คุณคิดว่าเกี่ยวข้อง

การเขียนร่างแรก

คิดไอเดียของคุณให้ดัง ๆ ก่อนที่จะเขียนลงไปเพื่อให้ความคิดนั้นแสดงออกมาอย่างชัดเจน เมื่อคุณมีแบบร่างคร่าวๆเบื้องต้นแล้วให้กรอกรายละเอียดที่ขาดหายไปตามโครงสร้างเอกสารมาตรฐาน เขียนตามโครงร่างเนื้อหาของคุณโดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและการเยื้องสำหรับส่วนหัวหัวข้อย่อยและส่วนหัวย่อย

การร่างใหม่

หลังจากทำแบบร่างแรกเสร็จแล้วให้รอสองสามวันก่อนที่จะแก้ไข ปรับปรุงร่างโดยประเมินทุกคำประโยคและย่อหน้าโดยมีวัตถุประสงค์ในการออกแบบเนื้อหาที่กระชับและถูกต้อง

รวมรายละเอียดที่จำเป็นที่ละเว้นไว้
ทำให้ประโยคกระชับและชัดเจนขึ้น
ตรวจสอบว่ากาลนั้นสม่ำเสมอ
แก้ไขการสะกดไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน
ใช้เสียงที่กระตือรือร้นและคนแรกตามความเหมาะสม
จัดเรียงลำดับของประโยคหรือย่อหน้าใหม่และตรวจสอบการไหล

การเขียนร่างสุดท้าย

เขียนแบบร่างหลายฉบับโดยแต่ละฉบับจะปรับปรุงร่างสุดท้าย แก้ไขร่างสุดท้ายต่อไปจนกว่าคุณจะพอใจกับผลลัพธ์สุดท้าย แสดงต่อเพื่อนร่วมงานและรับข้อเสนอแนะ อภิปรายข้อเสนอแนะและดำเนินการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

การเขียนสำเนาสุดท้าย

พิมพ์สำเนาสุดท้ายของเอกสาร
พิสูจน์อักษรทีละคำและคิดตามรูป
ลงชื่อและ / หรือพิมพ์ชื่อหรือชื่อย่อของคุณที่ส่วนท้ายของเอกสาร
ส่งเอกสารไปยังเครื่องอ่าน

ในขณะที่ปรับเนื้อหาให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าและผู้อ่านคุณควรพยายามหลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคคำย่อและคำย่อให้มากที่สุด สิ่งเหล่านี้ไม่เพียง แต่สร้างความสับสนให้กับผู้อ่านโดยขอให้พวกเขาเดาความหมายนำไปสู่การตีความที่คลุมเครือของสิ่งที่กล่าวถึง มีการกล่าวถึงประเด็นดังกล่าวอีกเล็กน้อยด้านล่าง

ในการปรับเนื้อหาน้ำเสียงและภาษาของเอกสารของคุณตามความต้องการของผู้อ่านคุณควรทำตามขั้นตอนง่ายๆเหล่านี้ -

ใช้ "คุณ" มากกว่าที่คุณใช้ "ฉัน" หรือ "เรา"
เขียนจากมุมมองของผู้อ่าน
มุ่งเน้นไปที่ผลประโยชน์ของพวกเขา
ภาษาของคุณไม่ควรเฉพาะเจาะจงสำหรับเพศเชื้อชาติอายุและความพิการ
ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ แต่เป็นมิตรเพื่อสร้างความประทับใจที่เป็นทางการ แต่เป็นมิตร
ใช้คำพูดเชิงบวกที่สุภาพเรียบง่ายและแม่นยำ

การใช้คำสรรพนามบุคคลที่สองในทุกที่ที่เป็นไปได้แทนที่จะเป็น 'ฉันเรา' จะให้น้ำเสียงเชิงบวกและทำให้ผู้อ่านคิดว่าคุณกำลังเห็นอกเห็นใจเขา ช่วยให้เขาอยู่ในบังคับบัญชาได้ในขณะที่เขาเข้าใจว่านี่เป็นการสนทนาพิเศษแทนที่จะเป็นข้อความที่มุ่งเป้าไปที่ฝูงชนทั่วไป

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีจัดโครงสร้างความคิดและวางแนวคิดของคุณตามลำดับแล้วมาเรียนรู้วิธีทำให้งานเขียนของคุณดูเป็นมืออาชีพและคมชัดมากขึ้น

ผู้คนจำนวนมากมีแนวคิดที่น่าสนใจมากและพวกเขายังจัดการวางลงบนกระดาษ อย่างไรก็ตามผู้อ่านของพวกเขาไม่ได้ขยายไปไกลกว่าระดับใดระดับหนึ่งแม้ว่างานเขียนของพวกเขาจะดีและมีการกล่าวถึงความคิดอย่างเหมาะสมก็ตาม เป็นเพราะงานเขียนของพวกเขาขาดการเลือกคำที่เหมาะสมหรืออาจมีการใช้คำสุภาษิตเช่น“ nipping it in the bud” ซึ่งผู้อ่านอาจไม่เข้าใจ

เรามาพูดถึง 15 สิ่งที่คุณควรจำไว้ในขณะที่อ่านบทพิสูจน์และทบทวนงานเขียนของคุณ -

Clarity

การเขียนของคุณต้องเข้าใจในการอ่านครั้งแรก หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคคำที่ไม่คุ้นเคยหรือภาษาที่เป็นทางการ

Formal vs. Modern

การชำระเงินได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องแล้ว vs. เราได้รับเช็คของคุณแล้ว
แนบมาที่นี่ vs. โปรดดูเอกสารแนบ

Avoid ambiguity

คำที่มีความหมายซ้ำซ้อนหรือประโยคที่ทำให้ผู้อ่านสับสนควรหลีกเลี่ยง -
เมื่อกินปลาแล้วคิรันคุยกับคาราน (ใครมีปลา?)

Avoid colloquialisms

โดยสังเขป vs. ในระยะสั้น
ในสมัยนี้และอายุ vs. วันนี้ปัจจุบัน

Avoid using many words

ก่อนวันงาน vs. ก่อน
ณ เวลานี้ vs. ตอนนี้

Avoid unnecessary repetition

จำเป็นอย่างยิ่ง
รวมกัน

Include only relevant information

ละเว้นข้อมูลภูมิหลังที่ไม่จำเป็น
ใช้ประโยคให้สั้นและเรียบง่าย - ไม่เกิน 17 คำ

Completeness

ตรวจสอบว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านต้องการ -
Who? อะไร? ที่ไหน? เมื่อไหร่? ทำไม? อย่างไร?

Correctness

ตรวจสอบความถูกต้องของไวยากรณ์และการสะกดชื่อบุคคลและสถานที่)
เขาทำได้เทียบกับเขาทำ
สีมันจางลงเทียบกับสีของมันจางลง

Don’t Rely on Spell Check

การพิมพ์ 'ไม่ / เปิด', 'แล้ว / กว่า', 'ค่อนข้าง / เงียบ', 'สูญหาย / หลวม' จะไม่แสดงข้อผิดพลาด

Concreteness

ให้รายละเอียดเฉพาะ
แผนการลงทุนของคุณจะได้รับดอกเบี้ยสูง
แผนการลงทุนของคุณจะได้รับดอกเบี้ย 8%

Convincing

ใช้ภาษาที่น่าเชื่อ. หลีกเลี่ยงการพูดเกินจริงและขั้นสุดยอด
เสมอกับโดยปกติ
ไม่เคยเทียบกับน้อยครั้ง

Courtesy

แสดงมารยาทที่ดีในการเขียนของคุณ ควรใช้เสียงแฝงเมื่อสื่อสารข่าวร้ายเพื่อหลีกเลี่ยงเสียงหวือหวาเชิงลบ
เราไม่สามารถยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญา
จำเป็นต้องมีการหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไข

Write with the reader in mind.

Sexist - ประธานนักธุรกิจ
Condescension - 'แน่นอน', 'แน่นอน'

Using Bullet Points

สื่อสารข้อความของคุณในลักษณะที่ง่ายและชัดเจน
เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด

อีเมลถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในรูปแบบของเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่มีราคาไม่แพง แต่มีประสิทธิภาพสูง อีเมลแทบจะไม่ถูกนำไปพิมพ์และใช้เป็นสำเนาอ่อนเนื่องจากง่ายต่อการจัดเก็บและเรียกอีเมล เหตุผลของความนิยมคือความสะดวกในการเข้าถึงซึ่งทุกคนในองค์กรตั้งแต่ซีอีโอไปจนถึงภารโรงสามารถใช้ได้

อีเมลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบการนำเสนอที่ดีอ่านง่ายและเหมาะสมกับมืออาชีพ หลายคนอ้างว่าไม่มีเวลาเป็นเหตุผลในการส่งต่ออีเมลที่ต่ำกว่ามาตรฐานซึ่งมีตั้งแต่ไม่สมบูรณ์ไปจนถึงไม่สามารถเข้าใจได้

หลายคนเข้าใจผิดว่าอีเมลมีการส่งข้อความตัวอักษรหรืออย่างน้อยแนวทางการเขียนอีเมลก็แนะนำเช่นนั้น ในกรณีนี้เรามาพูดถึงความแตกต่างระหว่างการสนทนาข้อความและการเขียนอีเมล

Text Message Conversation - ในการสนทนาข้อความคนสองคนสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลแบ่งปันรายละเอียดให้การแก้ไขและขอคำชี้แจงในลักษณะการสื่อสารไปมาอย่างรวดเร็ว
Email- เมื่อเทียบกับสิ่งนี้ผู้เชี่ยวชาญจะอ่านอีเมลซึ่งขึ้นอยู่กับผลงานของพวกเขาซึ่งอาจได้รับอีเมลระหว่าง 20 ถึง 200 ฉบับต่อวัน พวกเขาไม่ต้องการมีส่วนร่วมในการสนทนากลับไปกลับมาและไม่มีเวลาถามรายละเอียดหลายครั้ง พวกเขาต้องการเพียงทำความเข้าใจเนื้อหาของอีเมลอ่านคำแนะนำประมวลผลข้อมูลทำงานให้ลุล่วงและล้างข้อมูลในส่วน "ยังไม่ได้อ่าน" ของกล่องจดหมาย

โปรดจำไว้ว่าเรามาพูดคุยกัน tricks to write effective emails -

วางแผนข้อความของคุณ
ใช้หัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
ทำให้ข้อความของคุณสั้นและชัดเจน
อย่าพิมพ์ข้อความทั้งหมดของคุณเป็นตัวพิมพ์เล็ก
พิสูจน์อักษรข้อความของคุณก่อนที่จะส่งและรับผิดชอบ
หากคุณโกรธให้ใช้เวลาสักครู่ในการทำให้เย็นลงก่อนส่งอีเมล
อย่าพิมพ์ข้อความของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เมืองหลวงถือเป็นที่น่ารังเกียจ

ในบางกรณี emails may not be suitable. ชอบโทรหาใครเมื่อ -

คุณต้องหารือเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
คุณกำลังจะแจ้งข่าวร้าย
ข้อความของคุณซับซ้อนและความหมายอาจสูญหายไปในคำศัพท์
คุณต้องการคำตอบทันที

ความเสี่ยงทางกฎหมายของอีเมล

อีเมลเป็นโหมดการสื่อสารที่ต้องการสำหรับสถานที่ทำงานจำนวนมากและหมายความว่าอีเมลเหล่านี้มีข้อมูลจำนวนมากที่อาจเป็นความลับ ความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลในอีเมลเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งผู้ส่งและผู้รับ บริษัท ต่างๆมีแนวทางที่เข้มงวดในการปกป้องเอกสารและเนื้อหาของพวกเขา มาดูแนวทางปฏิบัติที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อป้องกันการใช้อีเมลในทางที่ผิด

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

คุณส่งหรือส่งต่ออีเมลที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสม
คุณส่งไฟล์แนบที่มีไวรัส
คุณส่งต่ออีเมลของผู้ส่งไปยังบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต
คุณพยายามปลอมแปลงอีเมลของผู้อื่นหรือส่งอีเมลจากบัญชีของผู้อื่น
คุณพยายามปกปิดตัวตนของคุณจากผู้รับเมื่อส่งอีเมล
คุณคัดลอกข้อความที่เป็นของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

รูปแบบของ Format Email

แม้ว่าพวกเราส่วนใหญ่จะส่งอีเมลแบบไม่เป็นทางการไปยังเพื่อนซึ่งอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อยู่ในนั้น แต่ก็ไม่เป็นความจริงเมื่อเขียนถึงเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการสร้างความประทับใจที่ดีเนื่องจากครั้งนี้เราต้องระมัดระวังและเป็นทางการทูต คำแนะนำทั่วไปบางประการเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องมีดังนี้ -

พื้นหลัง

ควรใช้พื้นหลังสีขาวเริ่มต้นสำหรับอีเมลทั้งหมด พื้นหลังสีหรือการออกแบบเลื่อนถือว่าไม่เป็นมืออาชีพและเสียสมาธิ

แบบอักษร

แบบอักษรที่ต้องการคือ Times New Roman หรือ Arial ขนาดตัวอักษร -12

สีตัวอักษร

แบบอักษรควรเป็นสีน้ำเงินหรือสีดำเท่านั้น

รายละเอียดการติดต่อ

ข้อมูลการติดต่ออย่างเป็นทางการเช่นชื่อการกำหนดรหัสอีเมลหมายเลขติดต่อโลโก้ บริษัท และที่อยู่ในการติดต่อควรระบุไว้ในส่วนลายเซ็น ควรหลีกเลี่ยงข้อความส่วนตัว

ชื่อและนามสกุล

ควรระบุไว้ในแบบอักษรเดียวกับที่ใช้ในเนื้อหาของอีเมลโดยจะมีขนาดตัวอักษรที่ใหญ่กว่าเพียงสองขนาด ไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรเล่นหาง

ลายเซ็น

ควรให้ข้อมูลต่อไปนี้เป็นแบบอักษรและขนาดเดียวกับเนื้อหาของอีเมล

Designation
Department
ชื่อ บริษัท และที่อยู่
สถานที่สำคัญและรหัสไปรษณีย์
เบอร์ติดต่อ
ที่อยู่อีเมล
เบอร์โทร บริษัท
หมายเลขแฟกซ์ของ บริษัท
URL ของ บริษัท
URL ของ บริษัท

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ (พร้อมตัวอย่าง)

ใช้ข้อจำกัดความรับผิดชอบต่อท้ายลายเซ็นอีเมลของคุณในแบบอักษรมาตรฐานขนาด -8 -

คุณต้องอ่านประกาศนี้

ข้อมูลที่อยู่ในอีเมลนี้และไฟล์แนบเป็นความลับและอาจอยู่ภายใต้การคุ้มครองลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญาอื่น ๆ คุณไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลนี้นอกจากได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากผู้ส่ง

ตัวอย่างอีเมล

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: ตอบกลับ Interior Decor \| การสรุปวันที่และเวลาสำหรับการประชุม

เรียนท่านที่เคารพ

ฉันได้รับอีเมลของคุณพร้อมคำแนะนำในการติดต่อ บริษัท ตกแต่งภายใน ดังนั้นฉันจึงติดต่อ Hasta La 'Vista ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์กรที่มีชื่อเสียงที่สุดในการให้บริการฝึกอบรมพฤติกรรมการประเมินโหมดการวิเคราะห์ไซโครเมตริกและอื่น ๆ

พวกเขาได้ตอบกลับอีเมลของฉันและยินดีที่เราจะได้ทำงานร่วมกัน พวกเขาขอให้ฉันกำหนดเวลาการประชุมสำหรับตัวแทนของพวกเขาเพื่อที่พวกเขาจะได้มาเยี่ยมเราและอธิบายรายละเอียดที่เหลือด้วยตนเอง ฉันได้ส่งข้อกำหนดและเงื่อนไขเป็นไฟล์แนบ PDF ชื่อTermsมายังอีเมลนี้ กรุณาอ่านและตอบกลับ

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้. ขอขอบคุณ. ขอให้มีความสุขในวันนี้

ด้วยความนับถือ

จดหมายธุรกิจเขียนขึ้นเพื่อแสดงข่าวดีข่าวร้ายขอบคุณรับทราบคำเชิญคำขอปัญหาการปฏิเสธหรือข้อร้องเรียน โดยปกติจะส่งทางอีเมลและมีหัวจดหมายของ บริษัท

จดหมายธุรกิจแบ่งออกเป็นสามส่วน -

Introduction - เปิดด้วยคำทักทายและ / หรือการอ้างอิงถึงอีเมลก่อนหน้านี้
Middle - มีรายละเอียดและข้อมูลเพิ่มเติม
Conclusion - แนะนำหรือกล่าวถึงการกระทำที่ต้องดำเนินการและตอนจบ

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

โดยปกติจดหมายธุรกิจจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้ -

Letterhead
Organization name
Address
Telephone number
Date
Reader’s name (Position preferred)
Address
Dear Mr. /Ms. [reader’s name]
Your ref. id (if in use) and Subject
Introduction
Body
Conclusion
With Regards
Writer’s signature
Name
Position

ตัวอย่าง - จดหมายธุรกิจ

Tutorialspoint Pvt. LTD.

ที่อยู่ - 388-A ถนนหมายเลข 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, โทรศัพท์: 91 40 23542835

Date- 23/04/2558

ถึง

The Manager

Hasta La Vista Café Pvt. LTD

ที่อยู่ - 318-W ถนนหมายเลข 12

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, โทรศัพท์: 91 40 23542836

Dear Sri

Ref ID:<IBDFC172187323: การโทรยืนยัน>

Subject:<จองนัดหมายเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการตกแต่งภายใน>

คำทักทายจาก Tutorialspoint

เราเป็นองค์กรการศึกษาในไฮเดอราบาดและเป็นหนึ่งใน บริษัท ที่เติบโตเร็วที่สุดในโลกแห่งการฝึกอบรมออนไลน์ บริษัท ของคุณได้รับการแนะนำจาก บริษัท ร่วมแห่งหนึ่งของเราและได้ชมเชยงานที่น่ายกย่องของคุณ

เราต้องการใช้บริการของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ในการตกแต่งภายในสำนักงานของเรา เราต้องการพบตัวแทนของคุณดังนั้นโปรดแจ้งให้เราทราบวันและเวลาสำหรับการประชุมเพื่อที่เราจะได้พูดคุยรายละเอียด

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้. ขอให้มีความสุขในวันนี้

ด้วยความนับถือ

(Insert signature)

Vineet Nanda

ผู้นำการเรียนรู้และการพัฒนา

Soft Skills, Tutorialspoint Pvt. LTD.

วัตถุประสงค์หลักของการเขียนบันทึกคือเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจโดยจัดทำเป็นเอกสารอ้างอิงเพื่อใช้ในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยในการถ่ายทอดข้อมูลการนำเสนอรายงานอย่างไม่เป็นทางการและเสนอแนวทางแก้ไขปัญหา

บันทึกทางธุรกิจเหมาะที่จะใช้ในการประกาศ บริษัท เช่นการนัดหมายพนักงานโปรโมชั่นและการเปลี่ยนแปลงนโยบายของ บริษัท

รูปแบบของบันทึก

โดยปกติบันทึกจะมีองค์ประกอบต่อไปนี้ -

Organization name - ในหัวจดหมาย
Memo Title - ที่ด้านบนสุดของหน้า
Attachments - เอกสารที่แนบมากับบันทึกเพื่อการอ้างอิง
Summary- วางไว้ที่จุดเริ่มต้นของบันทึกควรย่อหัวเรื่องให้เหลือห้าหรือสิบบรรทัด ไม่ควรมีศัพท์แสงหรือภาษาเชิงเทคนิคสูง
To - ชื่อเต็มของผู้อ่าน (รวมถึงชื่อกิตติมศักดิ์ แต่ให้ใช้ชื่อทั่วไปเช่น "Mr. ", "Ms. " ออกบรรทัด "ถึง" จะลบล้างการใช้คำทักทายเช่น "Dear"

หากจำนวนผู้อ่านเกินห้าคนให้ระบุไว้ในตอนท้ายของบันทึกภายใต้ "รายชื่อการแจกจ่าย" และอ้างถึงในบรรทัด "ถึง" ตัวอย่างเช่น -To: Refer Distribution List on page 14.
From- ชื่อและตำแหน่งของผู้ส่งระบุไว้ที่นี่ มันปฏิเสธการปิดบริการฟรีเช่น 'With Regards'
Date - การพูดถึงวันที่ช่วยในการติดตามบันทึก
Subject - พูดถึงหัวข้อด้วยคำไม่กี่คำ (5-6) แต่ควรระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
Message - ส่วนนี้ประกอบด้วยบทนำการอภิปราย (มี 2-3 ย่อหน้ากลางที่กล่าวถึงรายละเอียด) และบทสรุป

Introduction- ระบุวัตถุประสงค์และขอบเขตของบันทึกช่วยจำ ในกรณีของข่าวดีข่าวร้ายการปฏิเสธการปฏิเสธหรือการอนุมัติข้อความสั้น ๆ จะถูกกล่าวถึงที่นี่ก่อนที่จะให้รายละเอียดในส่วนการอภิปราย
Discussion - รายละเอียดของปัญหาแนวทางในการแก้ไขการวิเคราะห์การประเมินผลและข้อเสนอแนะมีการกล่าวถึงที่นี่
Conclusion - สรุปประเด็นหลักและให้การดำเนินการและทิศทางที่จำเป็นสำหรับผู้อ่าน

Distribution list- ชื่อในรายชื่อการแจกจ่ายมักจะพิมพ์ตามลำดับตัวอักษร อย่างไรก็ตามหากบุคคลใดบุคคลหนึ่งเหนือกว่าคนอื่นอย่างชัดเจนให้ระบุชื่อนั้นก่อน
Writer’s initials - บันทึกจะเสร็จสมบูรณ์โดยชื่อย่อของนักเขียนไม่ใช่ลายเซ็นของเขา / เธอทันทีหลังจากประโยคสุดท้าย

ตัวอย่าง Memo

Memo Title: <พบกับ Hasta La Vista สำหรับงานตกแต่งภายใน>

Attachments: <โบรชัวร์ บริษัท และรายการใบเสนอราคา>

Summary - ประชุมตัวแทนของ Hasta La Vista เพื่อวัตถุประสงค์ในการตกแต่งภายในอาคารสำนักงานของเรา

To: <Mohtahsim M. , Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>

From: <Vineet Nanda>

Date: 23/04/2558

Subject: พบกับ Hasta La Vista วันนี้เวลา 18:00 น. ที่ห้องประชุม -1

ตามการสนทนาก่อนหน้านี้เมื่อวันที่ 12/01/2015 เราวางแผนที่จะปรับปรุงภายในสำนักงานของเรา การตัดสินใจในตอนท้ายของการประชุมครั้งนั้นคือการติดต่อ บริษัท ตกแต่งภายใน

Hasta La Vista เป็นองค์กรตกแต่งภายในที่ตั้งอยู่ในไฮเดอราบาดและเป็นหนึ่งใน บริษัท ที่เติบโตเร็วที่สุดในธุรกิจนี้

เรากำลังวางแผนที่จะจ้างบริการเพื่อวัตถุประสงค์ในการตกแต่งภายในสำนักงานของเรา เราจะประชุมตัวแทนของพวกเขาในวันนี้เวลา 18:00 น. ที่ห้อง Meeting Room-1

รอคอยการมีส่วนร่วมของคุณ ขอขอบคุณ.

V.N.

หรือที่เรียกว่า protocol หรือ noteรายงานการประชุมคือบันทึกการประชุม ซึ่งรวมถึงรายชื่อผู้เข้าร่วมปัญหาที่เกิดขึ้นคำตอบที่เกี่ยวข้องและการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเพื่อแก้ไขปัญหา จุดประสงค์ของพวกเขาคือการบันทึกว่าได้มอบหมายการกระทำใดให้กับใครพร้อมกับความสำเร็จและกำหนดเวลา

รูปแบบรายงานการประชุม

โดยปกติรายงานการประชุมจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้ -

Name of the company - ทางด้านซ้ายบนของหน้า
Date - ทางด้านขวาบนของหน้า
Topic- หลังจากคืนกุญแจสองครั้ง จัดกึ่งกลาง
Attendees - ชื่อและการกำหนด (2 คอลัมน์ของตาราง)
Absentees- ชื่อบทบาทเหตุผลของการขาดงาน (3 คอลัมน์)
Agenda at hand - หัวข้อที่จะกล่าวถึง
Issues raised - พร้อมกับชื่อของลำโพง
Suggestions - ทำพร้อมกับชื่อของลำโพง
Decision - ผลการประชุม
Task List - งานที่จัดสรรและผู้จัดสรรตามลำดับ
Future Meetings - วันที่และหัวข้อของการประชุมครั้งต่อไป

ตัวอย่าง - รายงานการประชุม

Date - 23/04/2558

Tutorialspoint Pvt. LTD.

ที่อยู่ - 388-A ถนนหมายเลข 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, โทรศัพท์: 91 40 23542835

Topic- พบกับตัวแทน Hasta La Vista เวลา 18:00 น

Attendees:

ชื่อ	การกำหนด
Mohtahsim M.	กรรมการผู้จัดการ
คิรันกุมารปาณิกราฮี	นักเขียนเทคนิคอาวุโส
โกปาลเคเวอร์มา	ผู้จัดการฝ่ายเทคนิค
Manisha Shejwal	นักเขียนด้านเทคนิค

Absentees:

ชื่อ	การกำหนด	เหตุผล
อนาเดียชาร์	เทรนเนอร์อาวุโส	การดำเนินการฝึกอบรม. NET ออนไลน์

Agenda at hand - พบปะกับตัวแทนของ Hasta La Vista

Issues raised - ใบเสนอราคาสูงระยะเวลานานโหมดการชำระเงินรายชั่วโมง

Suggestions:

ชื่อ	ข้อเสนอแนะ
Mohtahsim M.	บริษัท ทางเลือก
คิรันกุมารปาณิกราฮี	โหมดการเจรจาการชำระเงิน
โกปาลเคเวอร์มา	การเจรจาต่อรองปริมาณงาน
Manisha Shejwal	การเลื่อนแผน

Decision - ตัวแทนได้รับคำสั่งให้ปรึกษากับฝ่ายบริหารและรายงาน

Task List:

โกปาลเคเวอร์มา	รับการอัปเดตจาก Hasta La Vista
Manisha Shejwal	กำลังมองหา บริษัท อื่น

Future Meetings- 30 ^THเมษายน 2015 ที่ 16:30 ในห้องประชุม-1

วาระการประชุมเรียกอีกอย่างว่าก docket หรือก scheduleคือรายการของกิจกรรมตามลำดับที่ต้องดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการเลื่อนออกไป วาระการประชุมช่วยในการเตรียมการสำหรับการประชุมโดยจัดเตรียมรายการและชุดหัวข้อวัตถุประสงค์และกรอบเวลาที่ชัดเจนซึ่งจำเป็นต้องมีการอภิปราย

รูปแบบของวาระการประชุม

โดยปกติวาระการประชุมจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้ -

Meeting Agenda Title- ที่ด้านบน; ควรจัดให้อยู่กึ่งกลาง
Meeting Information - คำอธิบายวัตถุประสงค์
Objective - คำอธิบายวาระ
Date - สำหรับการเก็บรักษาบันทึกการติดต่อ
Location - สถานที่นัดพบ
Time - เวลาเริ่มการประชุมจริง
Meeting Type - การระดมความคิดหรือการอภิปรายหรือการประเมิน
Time of Arrival - เวลาเริ่มการประชุม
Time of Adjournment - เวลาการประชุมสิ้นสุด
Attendees - จำนวนคนปัจจุบันพร้อมชื่อ
Preparation for Meeting -

Please Read - คำแนะนำที่จะปฏิบัติตาม
Please bring - สิ่งของที่ควรพกติดตัวในวันนั้น
Action Items -

การกระทำสุดท้าย	หน่วยงานที่รับผิดชอบ	วันครบกำหนด
การดำเนินการใหม่	หน่วยงานที่รับผิดชอบ	วันครบกำหนด

Other notes - คำแนะนำหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะถูกลบออก

ตัวอย่าง - การเขียนระเบียบวาระการประชุม

Update after meeting with Hasta La Vista representatives

Meeting Information - อัปเดตหลังจากพบกับตัวแทนของ Hasta La Vista

Objective - เพื่อวัตถุประสงค์ในการตกแต่งภายในสำนักงานของเรา

Date- 23 ^ถเมษายน 2015

Location- ห้องประชุม -1

Time- 16.30 น

Meeting Type- อภิปรายผล

Time of Arrival- 18:00 น

Time of Adjournment- 20.30 น

Attendees- Mohtahsim M. , Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal

Preparation for Meeting:

Please Read - โบรชัวร์ บริษัท Hasta La Vista เอกสารใบเสนอราคา

Please bring - ใบเสนอราคาของ บริษัท คู่แข่งการวิเคราะห์อัตรารายชั่วโมง

Action Items:

Due Action:

การอัปเดตจาก Hasta la Vista	โกปาลเคเวอร์มา	30 ^THเมษายน 2015
ค้นหาคู่แข่งของ Hasta la Vista	Manisha Shejwal	30 ^THเมษายน 2015

New Action:

ส่งอีเมลถึงหัวหน้าฝ่ายการตลาด	Manisha Shejwal	5 ^THพฤษภาคม 2015

Other notes - สินค้าที่ต้องซื้อสำหรับการตกแต่งภายใน

วัตถุประสงค์ของกรณีธุรกิจหรือข้อเสนอคือการระบุข้อกำหนดขององค์กรและเสนอกลยุทธ์เพื่อให้เป็นไปตามนั้น นอกจากนี้ยังใช้ในการประเมินผลลัพธ์เพื่อให้ได้มาซึ่งความสำเร็จสูงสุด กรณีธุรกิจคือเอกสารที่เขียนขึ้นเพื่อโน้มน้าวให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจอนุมัติการดำเนินการที่แนะนำในกรณีนี้

รูปแบบกรณีธุรกิจ

โดยปกติกรณีธุรกิจจะมีองค์ประกอบต่อไปนี้ -

Business Case Title - หัวข้อของข้อเสนอ
Executive Summary - คำอธิบายของข้อเสนอ
Current Process - ขั้นตอนที่กำลังดำเนินการอยู่
Reason to Change - ผลกำไรที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลง
Risks - ปัจจัยที่ บริษัท ต้องระวัง

Options - ขั้นตอนทางเลือกอื่น ๆ ที่สามารถดำเนินการได้
Option Comparison - การวิเคราะห์ความเสี่ยงเทียบกับผลกำไรของตัวเลือกทั้งหมด
Recommendation - ตัวเลือกสุดท้ายที่จะนำไปใช้หลังจากการเปลี่ยนแปลง
Action - ขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินการเปลี่ยนแปลง
Approval Requested - การดำเนินการใดที่ต้องได้รับการอนุมัติจากใคร

ตัวอย่าง - การเขียนกรณีธุรกิจ

Feedback on Interior Décor by Hasta La Vista

Executive Summary:

เราได้ส่งมอบงานในการปรับปรุงการตกแต่งภายในสำนักงานของเราให้กับ Hasta La Vista ซึ่งเป็นองค์กรตกแต่งภายในที่มีชื่อเสียงในไฮเดอราบาด

Current Process

ขณะนี้เรากำลังจ่ายค่าตอบแทนรายชั่วโมงให้ Hasta La Vista เป็นรายชั่วโมง INR 22,000 สำหรับธุรกิจตกแต่งภายใน 350 ชั่วโมงของพวกเขา ซึ่งรวมถึงการตกแต่งและออกแบบอาคารสำนักงานใหม่เป็นเวลาห้าชั่วโมง วันทำการคือเจ็ดวันต่อสัปดาห์และเวลาทำการคือห้าชั่วโมงระหว่าง 11.00 น. ถึง 16.00 น.

Reason to Change:

ผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า ใช้วัสดุตกแต่งมากเกินไปและสิ้นเปลืองมากมาย

Risks - นักออกแบบตกแต่งใหม่อาจติดตั้งสถานะก่อนหน้าใหม่และยกเลิกการปรับปรุงทั้งหมด

Options - ขอให้ บริษัท ตกแต่งใหม่ดำเนินการออกแบบจากเทมเพลตเดียวกันต่อไปและไม่บังคับใช้การออกแบบใหม่

Option Comparison - การสูญเสียความกระตือรือร้นของ บริษัท ใหม่อาจทำให้ผลผลิตลดลง แต่ค่าตอบแทนรายเดือนคงที่และจำนวนชั่วโมงต่อวันที่มากขึ้นจะทำให้ผลผลิตสมดุล

Recommendation- ยุติสัญญากับ Hasta La Vista ติดต่อ Rye's Décor.

Action - โทรหาตัวแทนและช่างเทคนิคของ Rye 'Décorและให้พวกเขาตรวจสอบสถานที่และส่งรายงานขั้นสุดท้ายพร้อมการประเมิน

Approval Requested:

ต้องได้รับการอนุมัติจาก Rye's Décor - HR, Admin
การประชุมผู้แทนDécorของไรย์ - จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจาก MD
การสรุปใบเสนอราคาสำหรับการปรับปรุงใหม่ - จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจาก HR, Accounts

สื่อประชาสัมพันธ์หรือที่เรียกว่า press release, news release, หรือ press statementเป็นการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือบันทึกไว้ที่สมาชิกของสื่อข่าวเพื่อวัตถุประสงค์ในการประกาศสิ่งที่น่าสนใจต่อสาธารณชน

รูปแบบของข่าวประชาสัมพันธ์

โดยปกติแล้วสื่อเผยแพร่จะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้ -

Company Logo and Address - กล่าวถึงในหัวจดหมาย
Date - วันที่แถลงข่าว
Timing - เวลาจัดงาน
Release Date - วันที่ของเหตุการณ์ที่กล่าวถึง
Title - คำอธิบายสั้น ๆ เพียงบรรทัดเดียวของเหตุการณ์
Location - สถานที่จัดงาน
Introduction - รายละเอียดของเหตุการณ์และเหตุผล
What - เหตุการณ์นี้เกี่ยวกับอะไร?
Why - ทำไมถึงจัดงาน?
When - งานจะจัดเมื่อไหร่?
Who - คนที่มาเที่ยวงานคือใคร?
About - คำอธิบายสั้น ๆ ของ บริษัท
Contact Details - ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ไหน

ตัวอย่าง - ข่าวประชาสัมพันธ์

Date of event- 23 ^ถเมษายน 2015

Timing of event- 16:00

Media Release Date- 30 ^THเมษายน 2015

Grand Opening of Tutorialspoint Pvt. LTD.

Venue:

บทแนะนำ Pvt. LTD.

ที่อยู่ - 388-A ถนนหมายเลข 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, โทรศัพท์: 91 40 23542835

Introduction- Tutorialspoint Pvt. LTD จะเปิดทำการหลังจากการปรับปรุงใหม่และเราขอเชิญชวนทุกท่านมาร่วมเป็นสักขีพยานในรูปลักษณ์ใหม่ของสถานที่ทำงานของเรา

What- การตกแต่งภายในของ Tutorialspoint Pvt. LTD.
Why - เพื่อต้อนรับผู้คนให้มาร่วมเป็นสักขีพยานในสถานที่ที่ปรับปรุงใหม่ของเรา
When - วันที่ 30 เมษายน 2558 ตั้งแต่ 16:00 น. เป็นต้นไป ณ อาคาร บริษัท
Who - พนักงานพร้อมครอบครัวสื่อมวลชนแขก Prince Dance Group

About- tutorialspoint.com เป็นเว็บไซต์เฉพาะเพื่อให้การศึกษาออนไลน์ที่มีคุณภาพในโดเมนของนักวิชาการด้านวิศวกรรมคอมพิวเตอร์เทคโนโลยีสารสนเทศภาษาคอมพิวเตอร์และการจัดการ เว็บไซต์นี้เริ่มต้นโดยศิษย์เก่า AMU Mr. Mohtashim โดยเปิดตัวบทช่วยสอน HTML ในปี 2549 ปัจจุบันเว็บไซต์นี้ได้รับการพัฒนาและดูแลโดย Tutorials Point (I) Pvt Ltd. ซึ่งก่อตั้งเมื่อวันที่ 12 มิถุนายน 2557

Contact Details:

Address: 388-A, Road no 22, Jubilee Hills, Hyderabad Telangana, INDIA-500033

ประวัติย่อคือเอกสารที่ใช้เพื่อแสดงภูมิหลังและทักษะของผู้สมัครในขณะที่สมัครงานใหม่ เป็นการสรุปประสบการณ์การทำงานและการศึกษาของผู้สมัคร

รูปแบบของเรซูเม่

แม้ว่าแม่แบบประวัติย่อจะแตกต่างกันไปในแต่ละอาชีพ แต่เราจะพูดถึงรูปแบบที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดที่นี่ซึ่งประกอบด้วย -

Name - ชื่อ - นามสกุลของผู้สมัครโดยไม่ต้องมีคำทักทายทั่วไปเช่น Mr. , Ms.
Address - ที่อยู่ถาวร
Objective - จุดมุ่งหมายในชีวิตการทำงานของคุณ
Education - วุฒิการศึกษาของคุณ
Skills - ความเชี่ยวชาญในวิชาชีพของคุณ
Programming Languages - ถ้ามี
Software Tools - เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในอาชีพของคุณ (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - ระบบปฏิบัติการที่คุณใช้ (Windows, Mac)
Database Management System - ถ้ามี
Personal Skills - ทักษะที่อ่อนนุ่ม
Experience Breakdown - คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ
Achievements & Interests- งานอดิเรก ความสำเร็จในชีวิตการทำงาน
Declaration - ระบุข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้สมัครตามความเป็นจริง

NOTE - ช่องทำเครื่องหมาย (e, f, i) จะเปลี่ยนไปตามความเชี่ยวชาญของผู้สมัคร คะแนน (g, h) ถือเป็นส่วนหนึ่งของเทมเพลตทั่วไปในขณะนี้เนื่องจากเกือบทุก บริษัท คาดหวังว่าผู้สมัครจะมีความสามารถด้านคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับเครื่องมือซอฟต์แวร์เฉพาะบางอย่าง (MS Word, MS Excel ฯลฯ ... )

Résuméตัวอย่าง

Curriculum Vitaé (CV) เป็นภาพรวมที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับประสบการณ์ของบุคคลและคุณสมบัติอื่น ๆ ที่นายจ้างที่มีศักยภาพแสวงหาเกี่ยวกับคนหางานและควรดำเนินการโดยผู้สมัครที่ดำรงตำแหน่งที่ต้องการเปลี่ยนงาน

CV และRésumé - ความแตกต่างคืออะไร?

A CV can be easily mistaken for a résuméอย่างไรก็ตามมีความแตกต่างที่น่าสังเกต ประวัติย่อควรจะดำเนินการโดยผู้สมัครที่ไม่มีประสบการณ์อาชีพที่เกี่ยวข้องหรือไม่มีประสบการณ์ใด ๆ ในทางกลับกัน CV จะต้องดำเนินการโดยผู้สมัครที่มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง

รูปแบบของ CV

เช่นเดียวกับเรซูเม่เราจะพูดถึงเทมเพลตที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง โดยปกติ CV จะมีองค์ประกอบต่อไปนี้ -

Name - ชื่อ - นามสกุลของผู้สมัครโดยไม่ต้องมีคำทักทายทั่วไปเช่น Mr. , Ms.
Address - ที่อยู่ถาวร
Summary - คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จในอาชีพของคุณ
Academic Qualification - วุฒิการศึกษาของคุณ
Additional Knowledge - ทักษะที่คุณได้รับนอกเหนือจากอาชีพของคุณ
Acquired Skills - ทักษะอ่อน
Programming Languages - ถ้ามี
Software Tools - เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในอาชีพของคุณ (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - ระบบปฏิบัติการที่คุณใช้ (Windows, Mac)
Database Management System - ถ้ามี
Personal Skills - ทักษะที่อ่อนนุ่ม
Experience Breakdown - คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ
Achievements & Interests- งานอดิเรก ความสำเร็จในชีวิตการทำงาน
Declaration - ระบุข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้สมัครตามความเป็นจริง

NOTE- ช่องที่ทำเครื่องหมาย (e, g, j) จะเปลี่ยนไปตามความเชี่ยวชาญของผู้สมัคร คะแนน (h, i) ถือเป็นส่วนหนึ่งของเทมเพลตทั่วไปในขณะนี้เนื่องจากเกือบทุก บริษัท คาดหวังให้ผู้สมัครมีความสามารถด้านคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐานในเครื่องมือซอฟต์แวร์เฉพาะบางประเภท (MS Word, MS Excel ฯลฯ ... )

CV ตัวอย่าง

รายงานทางธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เพื่อสื่อสารข้อมูลโดยละเอียดในหัวข้อหนึ่ง ๆ ซึ่งแตกต่างจากจดหมายที่ถ่ายทอดข้อความในรูปแบบสรุป

รายงานมักเขียนตามลำดับเวลาจากช่วงเวลาการรายงานหนึ่งไปยังอีกช่วงเวลาหนึ่งเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบข้อมูลที่เผยแพร่ในรายงานต่อเนื่องกันได้ อาจมีการเผยแพร่หรือส่งรายงานไปยังบุคคลภายนอก บริษัท

รูปแบบของรายงานธุรกิจ

โดยปกติรายงานธุรกิจที่เป็นทางการจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้ -

Title Section- รวมถึงสารบัญและคำจำกัดความของคำศัพท์ที่ใช้ อาจมีการระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเช่นชื่อนักเขียนและวันที่ที่เตรียมไว้
Summary- ภาพรวมของข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในประเด็นสำคัญข้อสรุปและคำแนะนำ เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการเขียนสิ่งนี้ในตอนท้ายเพื่อรวมการปรับเปลี่ยนในนาทีสุดท้ายทั้งหมด
Introduction- ระบุเหตุผลที่เขียนรายงานและปัญหาที่อยู่ โดยทั่วไปจะเป็นหน้าแรกของรายงาน

Body- ส่วนหลักของรายงาน รวมถึงศัพท์แสงของอุตสาหกรรม ข้อมูลถูกจัดเรียงเป็นส่วน ๆ ตามลำดับความสำคัญลดลง
Conclusion - พร้อมกับสรุปเป็นส่วนที่มีการอ่านมากที่สุดของรายงานดังนั้นภาษาจึงควรเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง
Recommendations - การดำเนินการที่ต้องปฏิบัติตามลำดับความสำคัญที่เพิ่มขึ้น
Appendices - รายละเอียดทางเทคนิคและข้อเท็จจริงของอุตสาหกรรมเพื่อสนับสนุนข้อสรุปของคุณ

ตัวอย่างการเขียนรายงาน

สารบัญ
บทนำ	1
ประวัติโดยย่อของรูปแบบธุรกิจของเรา	3
ความสำเร็จในทศวรรษที่แล้ว	5
ความสำเร็จของภารกิจปีที่แล้ว	9

Summary:

Introduction:

Tutorials Point เกิดจากแนวคิดที่ว่ามีผู้อ่านกลุ่มหนึ่งที่ตอบสนองต่อเนื้อหาออนไลน์ได้ดีกว่า

Brief History of Our Business Model:

ผู้อ่าน 15 ล้านคนอ่าน 35 ล้านหน้าทุกเดือน เนื้อหาและทรัพยากรของเราสามารถใช้ได้อย่างอิสระและเราต้องการเก็บไว้ในลักษณะนั้น

Achievements in the Last Decade

การเดินทางเริ่มต้นด้วยบทช่วยสอนเดียวเกี่ยวกับ HTML ในปี 2549 และได้รับความพึงพอใจจากการตอบสนองที่สร้างขึ้นเราพยายามเพิ่มบทช่วยสอนใหม่ ๆ ลงในที่เก็บของเรา

Body:

เนื้อหาบนเว็บไซต์ถูกสร้างขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะสูง ฟรีแลนซ์จำนวนหนึ่งช่วยเราในการเติบโตของเนื้อหา

Conclusion:

ภารกิจของเราคือการส่งมอบการเรียนรู้แบบง่าย ๆ ด้วยเนื้อหาที่ชัดเจนคมชัดและตรงประเด็นในวิชาทางเทคนิคและวิชาที่ไม่เกี่ยวกับเทคนิคที่หลากหลาย

Recommendations:

ออกแบบเนื้อหาที่ปรับปรุงใหม่

ใช้ความพยายามในการสร้างเครือข่าย

Appendices:

นโยบายข้อมูล: การรวบรวมคำแถลงตำแหน่งหลักการคำแถลงและข้อความอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง "ความร่วมมือสำหรับข้อมูลเครือข่ายสืบค้นเมื่อ 24 มิถุนายน 2556

Data Visualizationใช้ในการสื่อสารข้อมูลให้กับผู้ใช้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพโดยใช้กราฟิกข้อมูลเช่นตารางและแผนภูมิ ช่วยให้ผู้ใช้วิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายขึ้น ทำให้ข้อมูลที่ซับซ้อนสามารถเข้าถึงเข้าใจและใช้งานได้ง่ายขึ้น

Tables ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการดูรูปแบบของพารามิเตอร์เฉพาะในขณะที่แผนภูมิใช้เพื่อแสดงรูปแบบหรือความสัมพันธ์ในข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์อย่างน้อยหนึ่งพารามิเตอร์

Tips to follow while representing data visually -

หมายเลขไดอะแกรมทั้งหมด
ติดป้ายกำกับไดอะแกรมทั้งหมด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน่วยวัดบนแกนมีป้ายกำกับชัดเจน
วางข้อมูลอธิบายไว้ในเชิงอรรถด้านล่างภาพ
ตรวจสอบเค้าโครงเพื่อให้แน่ใจว่ามีความชัดเจนสูงสุด

ข้อดีและข้อเสียของการแสดงข้อมูล

ข้อดีข้อเสียบางประการในการแสดงข้อมูลด้วยภาพ -

ข้อดี

สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วโดยผู้ชมในวงกว้าง
สื่อข้อมูลจำนวนมากในพื้นที่ขนาดเล็ก
ทำให้รายงานของคุณดึงดูดสายตามากขึ้น

จุดด้อย

สามารถบิดเบือนข้อมูลได้ - หากมีการแสดงภาพที่ไม่ถูกต้อง

อาจทำให้เสียสมาธิได้หากข้อมูลภาพบิดเบี้ยวหรือใช้งานมากเกินไป

เอกสารทางธุรกิจตามคำจำกัดความควรมีความชัดเจนและตรงประเด็น ควรนำเสนอในรูปแบบที่เป็นมืออาชีพอย่างเคร่งครัด เราได้ระบุข้อผิดพลาดของเค้าโครงทั่วไปไว้ที่นี่ที่ควรหลีกเลี่ยงในขณะเตรียมเอกสารทางธุรกิจ

หลีกเลี่ยงองค์ประกอบที่ไม่จำเป็น

อย่าเติมรูปภาพและคำพูดลงในช่องว่างทั้งหมดเว้นแต่จะขาดไม่ได้อย่างแน่นอน

ระวังเนื้อหาที่มากเกินไป

ใช้ประโยคที่สั้นและชัดเจน หลีกเลี่ยงสีและรูปภาพเว้นแต่จะเกี่ยวข้องกับข้อความ

อย่าใช้ความสมมาตรมากเกินไป

ตารางที่จัดเรียงอย่างสมมาตรดูน่าเบื่อหลังจากนั้นไม่นาน ใช้รูปภาพที่มีรูปร่างแตกต่างกันเพื่อทำลายความสมมาตร ข้อความที่จัดชิดซ้ายสามารถอ่านได้มากกว่าส่วนกลาง

ให้ความสำคัญกับความสม่ำเสมอ

รักษาฟอนต์ขนาดฟอนต์สีฟอนต์และการจัดรูปแบบให้สม่ำเสมอทั่วทั้งเอกสาร

เขียนด้วยลำดับชั้น

เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการเริ่มต้นและดำเนินการต่อด้วยลำดับความสำคัญที่ลดลง

หลีกเลี่ยงมัลติมีเดียมากเกินไป

เมื่อใช้อย่างไม่เหมาะสมภาพเคลื่อนไหววิดีโอและเสียงทั้งหมดอาจทำให้ผู้อ่านเสียสมาธิแทนที่จะดึงดูดพวกเขามาที่ข้อความ ง่าย ๆ เข้าไว้.

ตัวย่อ	ความหมาย
บทนำ	บทนำ
แอป	ภาคผนวก
Biblio.	บรรณานุกรม
ค.	บท; ประมาณประมาณ
n.	บันทึก
เอ็ด	บรรณาธิการ
เช่น	ตัวอย่างเช่น
esp.	โดยเฉพาะ
และคณะ	et alii และอื่น ๆ
เป็นต้น	และอื่น ๆ
ไม่.	จำนวน
ฉ.	เชิงอรรถ
รูปที่.	รูป
กล่าวคือ	นั่นคือ
อินฟา	ด้านล่าง (ในข้อความ)
น	หน้า
พาร์	ย่อหน้า
เอส.	นิกาย, มาตรา