การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

อีเมลถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในรูปแบบของเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่ราคาไม่แพง แต่มีประสิทธิภาพสูง อีเมลแทบจะไม่ถูกนำไปพิมพ์และใช้เป็นสำเนาอ่อนเนื่องจากง่ายต่อการจัดเก็บและเรียกอีเมล เหตุผลของความนิยมคือความสะดวกในการเข้าถึงซึ่งทุกคนในองค์กรตั้งแต่ซีอีโอไปจนถึงภารโรงสามารถใช้ได้

อีเมลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบการนำเสนอที่ดีอ่านง่ายและเหมาะสมกับมืออาชีพ หลายคนอ้างว่าไม่มีเวลาเป็นเหตุผลในการส่งต่ออีเมลที่ต่ำกว่ามาตรฐานซึ่งมีตั้งแต่ไม่สมบูรณ์ไปจนถึงไม่สามารถเข้าใจได้

หลายคนเข้าใจผิดว่าอีเมลมีการส่งข้อความตัวอักษรหรืออย่างน้อยแนวทางการเขียนอีเมลก็แนะนำเช่นนั้น ในกรณีนี้เรามาพูดถึงความแตกต่างระหว่างการสนทนาข้อความและการเขียนอีเมล

• Text Message Conversation - ในการสนทนาข้อความคนสองคนสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลแบ่งปันรายละเอียดให้การแก้ไขและขอคำชี้แจงในลักษณะการสื่อสารไปมาอย่างรวดเร็ว

• Email- เมื่อเทียบกับสิ่งนี้ผู้เชี่ยวชาญจะอ่านอีเมลซึ่งขึ้นอยู่กับผลงานของพวกเขาซึ่งอาจได้รับอีเมลระหว่าง 20 ถึง 200 อีเมลต่อวัน พวกเขาไม่ต้องการมีส่วนร่วมในการสนทนากลับไปกลับมาและไม่มีเวลาถามรายละเอียดหลายครั้ง พวกเขาต้องการเพียงทำความเข้าใจเนื้อหาของอีเมลอ่านคำแนะนำประมวลผลข้อมูลทำงานให้ลุล่วงและล้างข้อมูลในส่วน "ยังไม่ได้อ่าน" ในกล่องจดหมาย

โปรดจำไว้ว่าเรามาพูดคุยกัน tricks to write effective emails -

• วางแผนข้อความของคุณ

• ใช้หัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน

• เขียนข้อความของคุณให้สั้นและชัดเจน

• อย่าพิมพ์ข้อความทั้งหมดของคุณเป็นตัวพิมพ์เล็ก

• พิสูจน์อักษรข้อความของคุณก่อนที่จะส่งและรับผิดชอบ

• หากคุณโกรธให้ใช้เวลาสักครู่ในการทำให้เย็นลงก่อนส่งอีเมล

• อย่าพิมพ์ข้อความของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เมืองหลวงถือเป็นที่น่ารังเกียจ

ในบางกรณี emails may not be suitable. ชอบโทรหาใครเมื่อ -

• คุณต้องหารือเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ

• คุณกำลังจะแจ้งข่าวร้าย

• ข้อความของคุณมีความซับซ้อนและความหมายอาจสูญหายไปในคำต่างๆ

• คุณต้องการคำตอบทันที

ความเสี่ยงทางกฎหมายของอีเมล

อีเมลเป็นโหมดการสื่อสารที่ต้องการสำหรับสถานที่ทำงานจำนวนมากและหมายความว่าอีเมลเหล่านี้มีข้อมูลจำนวนมากที่อาจเป็นความลับ ความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลในอีเมลเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งผู้ส่งและผู้รับ บริษัท ต่างๆมีแนวทางที่เข้มงวดในการปกป้องเอกสารและเนื้อหาของพวกเขา มาดูแนวทางปฏิบัติที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อป้องกันการใช้อีเมลในทางที่ผิด

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

• คุณส่งหรือส่งต่ออีเมลที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสม

• คุณส่งไฟล์แนบที่มีไวรัส

• คุณส่งต่ออีเมลของผู้ส่งไปยังบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

• คุณพยายามปลอมแปลงอีเมลของผู้อื่นหรือส่งอีเมลจากบัญชีของผู้อื่น

• คุณพยายามปกปิดตัวตนของคุณจากผู้รับเมื่อส่งอีเมล

• คุณคัดลอกข้อความที่เป็นของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

รูปแบบของ Format Email

แม้ว่าพวกเราส่วนใหญ่จะส่งอีเมลแบบไม่เป็นทางการไปยังเพื่อนซึ่งอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อยู่ในนั้น แต่ก็ไม่เป็นความจริงเมื่อเขียนถึงเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการสร้างความประทับใจที่ดีเนื่องจากครั้งนี้เราต้องระมัดระวังและมีการทูตมากขึ้น คำแนะนำทั่วไปบางส่วนเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องมีดังนี้ -

พื้นหลัง

ควรใช้พื้นหลังสีขาวเริ่มต้นสำหรับอีเมลทั้งหมด พื้นหลังสีหรือการออกแบบเลื่อนถือว่าไม่เป็นมืออาชีพและเสียสมาธิ

แบบอักษร

แบบอักษรที่ต้องการคือ Times New Roman หรือ Arial ขนาดตัวอักษร -12

สีตัวอักษร

แบบอักษรควรเป็นสีน้ำเงินหรือสีดำเท่านั้น

รายละเอียดการติดต่อ

ข้อมูลติดต่ออย่างเป็นทางการเช่นชื่อชื่อรหัสอีเมลหมายเลขติดต่อโลโก้ บริษัท และที่อยู่ในการติดต่อควรระบุไว้ในส่วนลายเซ็น ควรหลีกเลี่ยงข้อความส่วนตัว

ชื่อและนามสกุล

ควรระบุไว้ในแบบอักษรเดียวกับที่ใช้ในเนื้อหาของอีเมลโดยจะมีขนาดตัวอักษรใหญ่ขึ้นเพียงสองขนาด ไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรเล่นหาง

ลายเซ็น

ควรให้ข้อมูลต่อไปนี้ในแบบอักษรและขนาดเดียวกับเนื้อหาของอีเมล

• Designation
• Department
• ชื่อ บริษัท และที่อยู่
• สถานที่สำคัญและรหัสไปรษณีย์
• เบอร์ติดต่อ
• ที่อยู่อีเมล
• เบอร์โทร บริษัท
• หมายเลขแฟกซ์ของ บริษัท
• URL ของ บริษัท
• URL ของ บริษัท

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ (พร้อมตัวอย่าง)

ใช้ข้อจำกัดความรับผิดชอบต่อท้ายลายเซ็นอีเมลของคุณในแบบอักษรมาตรฐานขนาด -8 -

คุณต้องอ่านประกาศนี้

ข้อมูลที่อยู่ในอีเมลนี้และไฟล์แนบเป็นความลับและอาจอยู่ภายใต้การคุ้มครองลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญาอื่น ๆ คุณไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลนี้นอกจากได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากผู้ส่ง

ตัวอย่างอีเมล

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: ตอบกลับเกี่ยวกับการตกแต่งภายใน | การสรุปวันที่และเวลาสำหรับการประชุม

เรียนท่านที่เคารพ

ฉันได้รับอีเมลของคุณพร้อมคำแนะนำในการติดต่อ บริษัท ตกแต่งภายใน ดังนั้นฉันจึงติดต่อ Hasta La 'Vista ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์กรที่มีชื่อเสียงที่สุดในการให้บริการฝึกอบรมพฤติกรรมการประเมินโหมดการวิเคราะห์ไซโครเมตริกและอื่น ๆ

พวกเขาได้ตอบกลับอีเมลของฉันและยินดีที่มีโอกาสได้ร่วมงานกัน พวกเขาขอให้ฉันกำหนดเวลาการประชุมสำหรับตัวแทนของพวกเขาเพื่อที่พวกเขาจะได้มาเยี่ยมเราและอธิบายรายละเอียดที่เหลือด้วยตนเอง ฉันได้ส่งข้อกำหนดและเงื่อนไขเป็นไฟล์แนบ PDF ชื่อTermsมายังอีเมลนี้ กรุณาอ่านและตอบกลับ

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้. ขอบคุณ. ขอให้มีความสุขในวันนี้

 

ด้วยความนับถือ