Quản lý hiệu suất - Biểu mẫu

Trước khi thiết kế các biểu mẫu quản lý hiệu suất, cần phải hiểu khá rõ ràng về mục đích của chúng. Các câu hỏi sau cần được trả lời:

Các tài liệu làm việc này được các nhà quản lý và nhân viên của họ sử dụng ở mức độ nào?
Bộ phận nhân sự cần thông tin gì về kết quả của việc đánh giá hiệu suất?
Chất lượng đánh giá hiệu suất như thế nào để yên tâm?
Làm thế nào để nhân viên có thể yên tâm rằng họ sẽ không trở thành nạn nhân của các báo cáo thành kiến hoặc thiên vị?

Biểu mẫu quản lý hiệu suất dưới dạng tài liệu làm việc

Không có nghi ngờ gì về mục đích chính của bất kỳ biểu mẫu quản lý hiệu suất nào là để phục vụ như một tài liệu làm việc. Chúng phải được các nhà quản lý và cá nhân liên tục sử dụng làm tài liệu tham khảo về các mục tiêu và kế hoạch khi xem xét tiến độ.

Chúng ghi lại các thỏa thuận về thành tích thực hiện và các hành động cần thực hiện để cải thiện hiệu suất hoặc phát triển năng lực và kỹ năng. Vì lý do này, các biểu mẫu phải thuộc sở hữu của người quản lý và cá nhân (cả hai bên phải có một bản sao).

Bất kỳ thông tin nào mà bộ phận nhân sự cần trong xếp hạng (cho mục đích trả lương liên quan đến hiệu suất hoặc lập kế hoạch nghề nghiệp) hoặc yêu cầu đào tạo nên được đưa vào một biểu mẫu riêng để sử dụng.

Nhân viên vẫn có thể được bảo vệ trước những đánh giá và xếp hạng không công bằng bằng cách cung cấp cho người quản lý của người quản lý ('ông bà') xem và nhận xét về báo cáo đã hoàn thành. Những nhận xét này có thể được hiển thị cho cá nhân đáng lẽ có quyền khiếu nại thông qua thủ tục khiếu nại nếu người đó vẫn không hài lòng về báo cáo.

Thông tin cho phòng nhân sự

Bộ phận nhân sự có thể cần biết -

những người bay cao là ai - để phát triển và lập kế hoạch nghề nghiệp;
những người thực hiện kém là ai - để xem xét với quản lý đường dây về hành động nào cần phải thực hiện;
xếp hạng hiệu suất cho các quyết định trả lương liên quan đến hiệu suất;
khuyến nghị về đào tạo để đánh giá bất kỳ nhu cầu đào tạo chung nào và để bắt đầu hành động đào tạo;
về thành tích của bất kỳ cá nhân nào có thể được xem xét để thăng chức, thuyên chuyển hoặc xử lý kỷ luật.

Một yếu tố khác giúp thuyết phục nhiều tổ chức giữ bản sao của các biểu mẫu đánh giá một cách tập trung là quyết định trong một trường hợp sa thải không công bằng có thể phụ thuộc vào chất lượng lưu trữ hồ sơ cũng như tính trung thực của quá trình đánh giá kết quả hoạt động - có thể yêu cầu các mẫu đánh giá kết quả hoạt động để làm bằng chứng.

Điều này có thể tạo ra một vấn đề nếu một người quản lý đã đưa ra các báo cáo nhạt nhẽo, hời hợt nhưng nhìn chung có lợi về một nhân viên sau đó được phép thực hiện các biện pháp kỷ luật do không đủ năng lực. Hội đồng việc làm không có thiện cảm với kiểu mâu thuẫn này. Bộ phận nhân sự luôn cần thiết phải so sánh các báo cáo đánh giá với bức tranh do các nhà quản lý vẽ khi người quản lý yêu cầu xử lý kỷ luật và đặt câu hỏi về bất kỳ sự mâu thuẫn nào. Cách tiếp cận được hầu hết các tổ chức áp dụng là yêu cầu ít nhất một bản sao của biểu mẫu đánh giá được lưu trữ tập trung cùng với bản sao của thỏa thuận thực hiện nếu điều này có các khuyến nghị về đào tạo và phát triển.

Tuy nhiên, các nhà quản lý và cá nhân sẽ được khuyến khích giữ lại các bản sao của chính họ làm tài liệu làm việc. Cần nhớ các quy định của Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu, luật này cho phép nhân viên có quyền kiểm tra bất kỳ tài liệu hoặc hồ sơ nào có chứa dữ liệu cá nhân.

Thiết kế biểu mẫu

Khi thiết kế các biểu mẫu quản lý hiệu suất, mục đích phải là giữ cho chúng đơn giản và ngắn gọn nhất có thể trong khi vẫn cho phép nhiều 'khoảng trắng' cho các nhận xét. Giống như tất cả các dạng bài hay, chúng nên tự giải thích, nhưng chúng có thể được bổ sung bằng ghi chú để hướng dẫn. Mặc dù tài liệu cần được giữ ở mức tối thiểu, nhưng các tài liệu được sử dụng phải được thiết kế và trình bày tốt. Một dạng điển hình được minh họa trong hình sau.

Có rất nhiều biểu mẫu quản lý hiệu suất được các tổ chức khác nhau sử dụng - một số biểu mẫu phức tạp hơn, ví dụ như biểu mẫu 'người lập kế hoạch hiệu suất' đặc biệt và một số biểu mẫu đơn giản hơn.

Tất cả các loại biểu mẫu khác nhau đều có chủ đề cơ bản giống nhau và theo một cách nào đó bao gồm khoảng trắng cho -

mục tiêu đã thống nhất
kế hoạch thực hiện và phát triển cá nhân đã thống nhất
xem xét hiệu suất so với các mục tiêu
đánh giá thành tích so với kế hoạch phát triển

HIỆU SUẤT VÀ PHÁT TRIỂN: TÓM TẮT THỎA THUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ
Tên :		Tên họ
Chức vụ		Phòng ban
Tên người đánh giá		Chức vụ
HỢP ĐỒNG HIỆU SUẤT VÀ PHÁT TRIỂN
Mục tiêu		Các biện pháp hoạt động

Năng lực		Hành động được đồng ý

KẾ HOẠCH BỘ PHẬN THỰC HIỆN
Nhu cầu phát triển	Năng lực	Hành động bởi ai	Hành động nhất trí

ĐÁNH GIÁ PHÁT TRIỂN HIỆU SUẤT
Mục tiêu		Các biện pháp hoạt động

Năng lực		Hành động nhất trí

Năng lực		Hành động nhất trí
Nhận xét của người đánh giá: Đã ký: Ngày:
Nhận xét của người đánh giá: Đã ký: Ngày:

Quản lý hiệu suất hỗ trợ web

Phần mềm dựa trên web có thể giúp người quản lý và nhân viên dễ dàng ghi lại hồ sơ vai trò và thỏa thuận hiệu suất bao gồm cải tiến hiệu suất và các kế hoạch và mục tiêu phát triển cá nhân, theo dõi tiến độ so với kế hoạch, truy cập tài liệu hiệu suất trực tuyến và thu thập nhiều nguồn (đánh giá 360 độ ) bình luận.

Tất cả những dữ liệu này có thể được sử dụng để hỗ trợ đánh giá hiệu suất và ghi lại các thỏa thuận khác nảy sinh từ các đánh giá. Mục đích là để giảm bớt thủ tục giấy tờ và đơn giản hóa quy trình.

Hệ thống hỗ trợ web Raytheon được sử dụng làm cơ sở cho kế hoạch phát triển hiệu suất của họ. Nó kết hợp 'màn hình hiệu suất' và 'bản tóm tắt hiệu suất và phát triển' cũng như các công cụ đánh giá 360 độ và chi tiết về cách hệ thống bù Raytheon hoạt động.