Quản lý hiệu suất kém
Hiệu suất của mọi người đều có thể thay đổi và các bước nêu trên áp dụng nhiều cho những người có hiệu suất cao cũng như cho bất kỳ ai khác. Nhưng hành động đặc biệt có thể được yêu cầu để đối phó với những người không đáp ứng kỳ vọng. Khi quản lý những người hoạt động kém hiệu quả, điều này cần được ghi nhớ là 'hoan nghênh thành công và tha thứ cho thất bại'.
Sai lầm nên được sử dụng như một cơ hội để học hỏi - 'điều gì đó chỉ có thể thực hiện được nếu sai lầm thực sự được tha thứ vì nếu không, bài học được nghe như một lời khiển trách chứ không phải là một lời đề nghị giúp đỡ'.
Bây giờ chúng ta hãy thảo luận the five basic steps cần thiết để quản lý những người hoạt động kém hiệu quả.
Xác định vấn đề
Phân tích thông tin phản hồi và càng có thể, đạt được sự đồng ý từ cá nhân về mức độ thiếu hụt đã xảy ra. Phản hồi có thể được cung cấp bởi các nhà quản lý nhưng theo một nghĩa nào đó, nó có thể được tích hợp vào công việc. Điều này diễn ra khi các cá nhân nhận thức được các mục tiêu và tiêu chuẩn của họ, biết những biện pháp hiệu suất nào sẽ được sử dụng và nhận thông tin phản hồi / kiểm soát tự động hoặc có thể truy cập dễ dàng.
Khi có phản hồi thích hợp, nhân viên sẽ ở vị trí để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của chính họ và nếu họ được thúc đẩy và đào tạo tốt, họ có thể tự mình thực hiện các hành động sửa chữa. Nói cách khác, tồn tại một cơ chế phản hồi tự điều chỉnh. Đây là một tình huống mà các nhà quản lý nên cố gắng tạo ra với lý do phòng bệnh hơn chữa bệnh.
Xác định (các) lý do cho sự thiếu hụt
Khi tìm kiếm lý do cho bất kỳ sự thiếu sót nào, người quản lý không nên quy kết một cách thô thiển. Mục đích phải là để người quản lý và cá nhân cùng xác định những sự thật đã góp phần vào vấn đề. Trên cơ sở phân tích thực tế này, các cá nhân, người quản lý hoặc hai người cùng làm việc có thể đưa ra quyết định về những việc cần làm. Trước tiên, cần phải xác định bất kỳ nguyên nhân nào bên ngoài công việc và nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý hoặc cá nhân.
Khi đó, bất kỳ yếu tố nào nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân và / hoặc người quản lý đều có thể được xem xét. Điều cần được xác định là mức độ mà lý do của vấn đề là do cá nhân -
- không nhận được sự hỗ trợ hoặc hướng dẫn đầy đủ từ người quản lý của mình
- không hoàn toàn hiểu những gì anh ấy / cô ấy dự kiến sẽ làm
- không thể làm được - khả năng
- không biết làm thế nào để làm điều đó - kỹ năng
- sẽ không làm điều đó - thái độ
Quyết định và đồng ý về hành động cần thiết
Hành động có thể được thực hiện bởi cá nhân, người quản lý hoặc cả hai bên. Điều này có thể bao gồm -
cá nhân thực hiện các bước để cải thiện kỹ năng hoặc thay đổi hành vi;
cá nhân thay đổi thái độ - thách thức là mọi người sẽ không thay đổi thái độ của họ chỉ đơn giản vì họ được yêu cầu làm như vậy; họ chỉ có thể được giúp đỡ để hiểu rằng những thay đổi nhất định đối với hành vi của họ có thể không chỉ có lợi cho tổ chức mà còn cho chính họ;
người quản lý cung cấp thêm hỗ trợ hoặc hướng dẫn;
người quản lý và cá nhân cùng làm việc để làm rõ những mong đợi;
người quản lý và cá nhân cùng làm việc để phát triển khả năng và kỹ năng - đây là sự hợp tác theo nghĩa là các cá nhân sẽ được mong đợi thực hiện các bước để phát triển bản thân nhưng người quản lý sẽ cung cấp sự trợ giúp theo yêu cầu dưới hình thức huấn luyện, đào tạo và cung cấp thêm kinh nghiệm.
Bất cứ hành động nào được thỏa thuận, cả hai bên phải hiểu làm thế nào họ sẽ biết rằng nó đã thành công. Việc sắp xếp phản hồi có thể được thực hiện nhưng nên khuyến khích các cá nhân tự giám sát hoạt động của mình và thực hiện các hành động khác theo yêu cầu.
Tài nguyên hành động
Cung cấp huấn luyện, đào tạo, hướng dẫn, kinh nghiệm hoặc phương tiện cần thiết để cho phép các hành động đã thỏa thuận xảy ra.
Theo dõi và cung cấp phản hồi
Cả người quản lý và cá nhân đều giám sát hiệu suất, đảm bảo rằng phản hồi được cung cấp hoặc thu thập và phân tích, đồng thời thống nhất về bất kỳ hành động nào có thể cần thiết.