Lập kế hoạch & Thỏa thuận

Quản lý hiệu suất giúp mọi người bắt đầu hành động để đạt được kết quả theo kế hoạch và thỏa thuận. Nó tập trung vào những gì phải được thực hiện, nó nên được thực hiện như thế nào và những gì cần đạt được. Nhưng nó cũng quan tâm không kém đến việc phát triển những người - giúp họ học hỏi - và cung cấp cho họ sự hỗ trợ cần thiết để họ làm tốt, bây giờ và trong tương lai.

Thỏa thuận Hiệu suất

Khung quản lý hiệu suất được cung cấp bởi thỏa thuận hiệu suất, là kết quả của việc lập kế hoạch phát triển và thực hiện. Thỏa thuận cung cấp cơ sở để quản lý hiệu suất trong suốt năm và hướng dẫn các hoạt động cải tiến và phát triển.

Thỏa thuận thực hiện được sử dụng như một điểm tham chiếu khi xem xét hoạt động và việc đạt được các kế hoạch cải tiến và phát triển. Lập kế hoạch hoạt động và phát triển được thực hiện bởi người quản lý và cá nhân. Các cuộc thảo luận này sẽ dẫn đến một thỏa thuận về những việc cần phải làm của cả hai bên.

Điểm khởi đầu cho kế hoạch thực hiện và phát triển được cung cấp bởi hồ sơ vai trò, xác định kết quả, kiến thức và kỹ năng và hành vi cần thiết. Điều này tạo cơ sở để thống nhất các mục tiêu và các biện pháp thực hiện. Kế hoạch hiệu suất và phát triển cá nhân được bắt nguồn từ việc phân tích các yêu cầu về vai trò và hiệu suất trong việc đáp ứng các yêu cầu đó.

Hồ sơ vai trò

Cơ sở của thỏa thuận thực hiện và phát triển là một hồ sơ vai trò, trong đó xác định vai trò về các kết quả chính được mong đợi, những người nắm giữ vai trò nào được mong đợi biết và có thể làm, và cách họ dự kiến sẽ hành xử về năng lực hành vi và đề cao các giá trị cốt lõi của tổ chức. Hồ sơ vai trò cần được cập nhật mỗi khi xây dựng thỏa thuận hiệu suất chính thức.

Phát triển hồ sơ vai trò

Để xây dựng hồ sơ vai trò, người quản lý tuyến và cá nhân cần phải cùng nhau và thống nhất về các lĩnh vực kết quả chính, xác định những gì người giữ vai trò cần biết và có thể làm và đảm bảo rằng có sự hiểu biết lẫn nhau về hành vi năng lực cần thiết và các giá trị cốt lõi mà người giữ vai trò dự kiến sẽ duy trì.

Xác định các khu vực kết quả chính

Khi giới thiệu về quản lý hiệu suất, có lẽ tốt nhất là bạn nên tìm ra những gì cần làm thay vì tập trung vào những gì phải đạt được.

Để xác định các lĩnh vực kết quả chính, các cá nhân nên được người quản lý của họ hỏi những câu hỏi sau:

Bạn nghĩ điều quan trọng nhất bạn phải làm là gì?
Bạn tin rằng bạn sẽ đạt được điều gì trong mỗi lĩnh vực này?
Làm thế nào bạn - hoặc bất kỳ ai khác - biết liệu bạn đã đạt được chúng hay chưa?

Câu trả lời cho những câu hỏi này có thể cần được sắp xếp - chúng thường có thể dẫn đến một khối lượng lớn thông tin lộn xộn phải được phân tích để các hoạt động khác nhau có thể được phân biệt và tinh chỉnh thành bảy hoặc tám lĩnh vực chính.

Quá trình này đòi hỏi một số kỹ năng, cần được phát triển bằng cách đào tạo sau đó là thực hành. Đây là một lĩnh vực mà các chuyên gia nhân sự có thể huấn luyện và theo dõi hữu ích từng người một sau một buổi đào tạo đầu tiên.

Xác định năng lực kỹ thuật

Để xác định năng lực kỹ thuật, tức là những gì mọi người cần biết và có thể làm; ba câu hỏi cần được trả lời -

Để thực hiện vai trò này một cách hiệu quả, người nắm giữ vai trò phải có khả năng làm gì đối với từng lĩnh vực kết quả chính?
Người giữ vai trò cần có những kiến thức và kỹ năng nào về trình độ, kỹ thuật và thủ tục, kỹ năng giải quyết vấn đề, lập kế hoạch và giao tiếp, v.v. để thực hiện vai trò một cách hiệu quả?
Làm thế nào để mọi người biết khi vai trò đã được thực hiện tốt?

Xác định năng lực hành vi

Cách tiếp cận thông thường để đưa năng lực hành vi vào thỏa thuận thực hiện là sử dụng khung năng lực được phát triển cho tổ chức. Người quản lý và cá nhân sau đó có thể thảo luận về các tác động của khuôn khổ ở giai đoạn lập kế hoạch. Sau đây là một ví dụ về khung năng lực:

Personal drive - thể hiện động lực đạt được, tự tin hành động với sự dứt khoát và kiên cường.
Business awareness - xác định và khám phá các cơ hội kinh doanh, hiểu các mối quan tâm kinh doanh và ưu tiên của tổ chức và không ngừng tìm kiếm các phương pháp đảm bảo rằng tổ chức trở nên giống với doanh nghiệp hơn.
Teamwork - làm việc hợp tác và linh hoạt với các thành viên khác trong nhóm với sự hiểu biết đầy đủ về vai trò của một thành viên trong nhóm.
Communication - Giao tiếp rõ ràng và thuyết phục, bằng miệng hoặc bằng văn bản.
Customer focus - không ngừng quan tâm đến lợi ích của khách hàng bên ngoài và bên trong để đảm bảo rằng mong muốn, nhu cầu và mong đợi của họ được đáp ứng hoặc vượt quá.
Developing others - thúc đẩy sự phát triển của các thành viên trong nhóm của mình, cung cấp phản hồi, hỗ trợ, khuyến khích và huấn luyện.
Flexibility - Thích ứng và làm việc hiệu quả trong các tình huống khác nhau và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.
Leadership - hướng dẫn, khuyến khích và động viên các cá nhân và nhóm để đạt được một kết quả mong muốn.
Planning - quyết định các quá trình hành động, đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết để thực hiện hành động sẽ có sẵn và lập kế hoạch cho chương trình công việc cần thiết để đạt được kết quả cuối cùng xác định.
Problem solving - phân tích tình huống, chẩn đoán vấn đề, xác định các vấn đề chính, thiết lập và đánh giá các quy trình hành động thay thế và đưa ra giải pháp hợp lý, thực tế và có thể chấp nhận được.

Những giá trị cốt lõi

Ngày càng có nhiều tổ chức sử dụng quản lý hiệu suất để khuyến khích mọi người 'sống theo các giá trị'. Những giá trị này có thể bao gồm các mối quan tâm như chất lượng, cải tiến liên tục, dịch vụ khách hàng, đổi mới, quan tâm và xem xét đến con người, các vấn đề môi trường và cơ hội bình đẳng. Các cuộc thảo luận được tổ chức khi đạt được thỏa thuận về hiệu suất có thể xác định ý nghĩa của những giá trị này đối với hành vi cá nhân.

Đánh giá mức độ mọi người duy trì các giá trị cốt lõi là một phần không thể thiếu của quản lý hiệu suất, nêu rõ rằng -

Thành công của chúng ta phụ thuộc vào việc tất cả chúng ta cùng chia sẻ các giá trị chung được đề ra trong kế hoạch quản lý, tức là -

Integrity - Chúng tôi chứng minh các tiêu chuẩn cao về tính trung thực và độ tin cậy.
Impartiality - Chúng tôi công bằng và bình đẳng trong việc đối xử với các thành viên của công chúng và với nhau.
Professionalism - Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp chất lượng cao.
Client focus - Chúng tôi đáp ứng nhu cầu của các thành viên, công chúng và của nhau.
Efficiency - Chúng tôi sử dụng tài nguyên một cách có trách nhiệm và tiết kiệm chi phí.
Mutual respect - Chúng tôi đối xử với mọi người bằng sự tôn trọng và lịch sự và luôn xem xét đầy đủ các vấn đề về cơ hội bình đẳng.