Telecom Billing - Proses Pengumpulan
Setelah faktur dibuat dan dikirim ke pelanggan, idealnya, semua pelanggan akan menerima tagihan mereka dan membayar segera. Namun, mungkin ada beberapa pelanggan, yang tidak membayar tagihan mereka dan mungkin ada penundaan yang tidak dapat diterima dalam membayar tagihan dan oleh karena itu penyedia layanan harus mengambil beberapa tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki situasi dan mengumpulkan saldo terutang (disebut piutang, disingkat A / R).
Collection adalah proses mengejar piutang yang telah jatuh tempo di akun pelanggan. Ini biasanya melibatkan pengiriman pemberitahuan kepada pelanggan dan mengambil tindakan yang sesuai jika tidak ada pembayaran jatuh tempo setelah tanggal jatuh tempo.
Sistem Penagihan mendukung dunning (pengejaran piutang) baik di tingkat faktur di mana piutang dikejar berdasarkan faktur per faktur dan di tingkat akun di mana semua jumlah tunggakan untuk suatu akun, di beberapa faktur, dapat ditangani dengan satu tindakan penyelewengan.
Model dunning yang akan digunakan untuk akun akan ditetapkan berdasarkan kelas kreditnya. Proses pengumpulan inti mencakup dua item berikut -
Collections Aging Tracking- Ini adalah proses melacak faktur pelanggan yang belum dibayar dalam batas waktu pembayaran yang ditentukan. Ini berkaitan dengan "usia piutang"; misalnya, faktur yang jatuh tempo 0-30 hari, jatuh tempo 30-60 hari, dll.
Collections Actions- Tindakan penagihan adalah tindakan yang dilakukan pada saat piutang mencapai usia tertentu. Misalnya, pesan pengingat kepada pelanggan untuk dikirim melalui pos atau pesan audio yang direkam harus diputar.
Jadwal Tindakan Pengumpulan
Biasanya, tindakan pengumpulan dilakukan dalam langkah-langkah berikut -
Kirim surat pengingat dan / atau telepon: Departemen layanan pelanggan menghubungi pelanggan untuk mengingatkan pembayaran. Masih jika tidak ada pembayaran yang diterima, maka lanjutkan ke tindakan selanjutnya.
Kirim surat merah - Misalnya, surat "Bayar dalam tujuh hari" dikeluarkan. Masih jika pembayaran tidak diterima, maka lanjutkan ke tindakan selanjutnya.
Putuskan sambungan layanan - Departemen manajemen jaringan akan menangguhkan layanan.
Jadwal pengumpulan menentukan tindakan pengumpulan, yang harus dilakukan dan waktu di mana mereka harus dilakukan ketika pelanggan tidak membayar.
Jadwal koleksi menentukan rangkaian tahapan yang membentuk proses pengumpulan. Untuk setiap tahap, itu mencakup -
Usia efektif piutang agar suatu tindakan dapat dilakukan. Umur efektif piutang dihitung dengan mengambil umur piutang yang sebenarnya.
Tindakan yang akan diambil. Ini mungkin tindakan yang harus dilakukan Sistem Penagihan, misalnya, mengirimkan pemberitahuan yang licik pada tanggal tertentu.
Apakah tindakan tersebut wajib atau tidak. Jika suatu tindakan wajib, tindakan selanjutnya tidak dapat dilakukan hingga tindakan ini dilakukan.
Jumlah piutang minimum di bawah yang tidak akan dilakukan tindakan.
Tindakan Koleksi Lunak - Pemberitahuan Dunning
Pada tahap awal proses pengumpulan, tindakan pengumpulan lunak biasanya akan mengirimkan sejumlah pemberitahuan, yang merupakan surat pengingat sederhana dan permintaan pembayaran.
Setelah sejumlah pemberitahuan kabur dikirim pada berbagai tahap, tindakan lain biasanya dijadwalkan. Misalnya, Anda dapat menetapkan bahwa perwakilan layanan pelanggan (CSR) harus menelepon pelanggan untuk menanyakan mengapa mereka belum membayar.
Tindakan Pengumpulan Sulit - Daftar Hitam
Jika upaya awal gagal, maka tindakan yang lebih agresif dapat diambil seperti melarang layanan, atau memutus layanan atau hot-lining (hot-lining adalah proses mengarahkan kembali semua panggilan pelanggan yang menunggak ke operator penagihan).
Jika semua upaya untuk menagih iuran gagal, maka penyedia layanan dapat menghapus akun tersebut dan menandai jumlah yang jatuh tempo sebagai hutang buruk atau dapat menyerahkan (menjual) akun tersebut kepada agen penagihan. Agen penagihan bekerja berdasarkan persentase dari pendapatan yang dikumpulkan. Namun, setelah faktur akun yang tidak tertagih dijual ke agen penagihan, penyedia layanan tidak diizinkan untuk bekerja dengan pelanggan terkait pembayaran.
Di sini, penghapusan berarti penyedia layanan (operator) menghapus iuran atas nama pelanggan dan menutup akun selamanya. Ini dilakukan untuk tujuan akuntansi, jika tidak maka akan merugikan operator.
Penyedia layanan menyimpan riwayat penghapusan akun, juga disebut pelanggan daftar hitam sehingga mereka tidak diaktifkan kembali dan menginformasikan lembaga pemeriksa kredit / pelaporan tentang akun tersebut.
Apa selanjutnya?
Sebagian besar nasabah melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo. Mungkin ada berbagai saluran yang digunakan untuk melakukan pembayaran.
Pada bab berikutnya, kita akan membahas berbagai jenis pembayaran dan pemrosesan ujung ke ujungnya untuk melunasi faktur.