Capacità di scrittura aziendale - Introduzione

Il Business Writing risponde alla necessità di trasmettere una comunicazione chiara e concisa nella vita professionale, trattando con colleghi, anziani e rappresentanti di altre organizzazioni. La scrittura aziendale gioca un ruolo fondamentale nelle grandi organizzazioni in cui una comunicazione chiara e trasparente è assolutamente essenziale per il loro funzionamento. I messaggi inviati, quindi, devono essere chiari, precisi, basati sui fatti e inequivocabili.

Una scrittura professionale chiara e concisa è vitale in molti campi, come la legge, l'ingegneria, i manuali tecnici e le etichette dei prodotti, dove il malinteso potrebbe avere gravi conseguenze.

Perché una scrittura efficace?

Molti professionisti oggi, soprattutto all'inizio della loro carriera, cercano indicazioni sulle competenze necessarie per la scrittura aziendale formale, poiché lottano con la grammatica, l'ortografia e la punteggiatura di base. Questa è una grave limitazione che abbassa la loro fiducia e li fa trattenere quando viene chiesto di documentare e presentare informazioni.

Con Efficaci capacità di scrittura, possono migliorare la loro comunicazione scritta e riuscire a presentare punti e idee che avevano sempre avuto ma non sono mai riusciti a presentare. Ciò aumenterà anche la loro fiducia e le prospettive future nell'azienda.

Come ti ritraggono i tuoi messaggi

I lettori generano sempre un'impressione di te e della tua azienda a seconda di come interpretano le tue e-mail. Lo scopo di Business Writing è fornire una comunicazione concisa tenendo a mente i lettori, l'immagine della tua azienda e la tua immagine. Le parole che usiamo e le frasi che scriviamo sono fondamentali per costruire la nostra percezione nella mente del lettore.

Errori comuni nella scrittura aziendale

Quando si tratta di scrittura aziendale, il mandato è: "meno è abbastanza". Molte persone usano troppi contenuti nella loro scrittura o forniscono informazioni troppo poche e incomplete. È una vera sfida trovare un equilibrio tra i due. Parliamo degli errori più comuni che gli scrittori fanno:

Molti usano parole grandi e difficili come "loggerheads, cumbersome"Per descrivere cose che possono essere facilmente spiegate utilizzando parole molto più semplici come"quarrel, clumsy". Queste parole non solo confondono, ma sono anche vaghe, in quanto non spiegano nulla in modo chiaro.
Stile eccessivamente formale - Frasi come "Vorremmo che al meglio delle mie intenzioni facessi sentire la tua presenza" sono andate e venute con i governanti coloniali. "We will be pleased if you come. " fa lo stesso lavoro con metà delle parole e nessuna confusione.
Ora, veniamo al colpevole principale: errori di battitura e ortografia, come "sprite, meat, usher" invece di "spirit, meet, user"Non solo cambia l'intero significato della frase, ma provoca anche imbarazzo. Immagina qualcuno che scrive: "Ti vedrò presto"?
Alcuni professionisti vanno all'estremo opposto e scrivono frasi molto brevi e, a volte, frasi che non spiegano il significato completo né danno istruzioni chiare. Esempi di tale scrittura sono: "See u today@5, Meeting tomorrow at 10. "

La formula AIDA della scrittura persuasiva

Se osservi le pubblicità abbastanza da vicino, noterai uno schema interessante: accade qualcosa di molto accattivante o interessante che cattura immediatamente la tua attenzione. La descrizione di sfondo si aggiunge alle caratteristiche e ai vantaggi del prodotto che iniziano a creare il tuo interesse. Prima che tu te ne accorga, la presentazione accattivante e lo stile suadente avrebbero creato dentro di te il desiderio di dare almeno una prova al prodotto che poi ti porta all'azione di ottenere il prodotto.

Se hai avuto un'esperienza simile, o conosci qualcuno che l'ha fatto, ti renderai conto del potere di AIDA. In tal caso, non sarà una grande sorpresa che sia stato inventato dall'industria del marketing per attirare i clienti.

Oggi, le tecniche AIDA vengono utilizzate nella scrittura aziendale per lo stesso scopo: attirare e impressionare il lettore con la tua presentazione e persuasione. I quattro passaggi di AIDA sono:

Attention - Attira il lettore con una frase che attiri l'attenzione.
Interest - Crea interesse menzionando i vantaggi di ciò che piace al lettore.
Desire - Usa i paragrafi centrali per spingere il lettore all'azione.
Action - Azioni che il lettore deve intraprendere per ottenere ciò che desidera.

Scrittura mirata

Molte persone rabbrividiscono alla menzione di aver scritto un manoscritto o un documento che può essere fatto circolare in ufficio. Le ragioni sono ovvie. Ci sono semplicemente troppi parametri a cui pensare mentre si scrive qualcosa per uso aziendale. La corretta scelta delle parole, la struttura della frase, l'accuratezza grammaticale, l'ortografia e l'uso corretti e, naturalmente, l'immagine che il lettore si formerà su di te sono tutti punti molto importanti da ricordare mentre scrivi per i tuoi colleghi.

Ora, come gestire questo compito? C'è un vecchio detto che "Well begun is half done. " Dobbiamo implementare questa filosofia anche nella nostra scrittura. Dobbiamo scoprire lo scopo dietro la nostra scrittura, che chiarirà i nostri pensieri su queste seguenti domande:

Who are your readers?
Questo ti aiuterà a capire il vocabolario e la formazione della frase che sarà adatta a seconda dei lettori.
What is the purpose of your document?
Devi capire il motivo per cui stai scrivendo qualcosa.
Why should the readers read your document?
In altre parole, devi pensare al messaggio per i lettori all'interno del tuo documento.
What outcomes you expect?
Ogni azione ha una reazione uguale e contraria, quindi per ogni parola che scrivi deve esserci una reazione uguale (anche se non necessariamente opposta). Ciò significa che se vuoi ottenere la reazione o il risultato che desideri, le tue parole dovrebbero essere tali da poter rappresentare chiaramente ciò che vuoi esprimere.

Iniziare

Gli esperti affermano che il vero scopo della corrispondenza commerciale è quello di evocare un'azione immediata o tardiva da parte dei lettori. Ricordi la tecnica AIDA? Si è conclusa con Action, e questo è il risultato che ogni pezzo di scrittura dovrebbe mirare.

Un'e-mail inviata dal Manager viene letta da quelli del suo team e, a seconda della chiarezza delle istruzioni combinate con l'interpretazione individuale di ciascun lettore, l'azione desiderata viene completata o rimangono alcune aree. Quindi, concentriamoci ora sulle cose più importanti da tenere a mente durante la progettazione di qualsiasi testo. Mentre scrivi un documento commerciale, devi:

Sappi cosa vuoi scrivere.
Scrivi quello che vuoi ottenere.

La conoscenza di queste due cose contribuirà notevolmente a darti la giusta direzione per avvicinarti a qualsiasi contenuto e uno dei modi più efficaci per trovare l'approccio giusto è: brainstorming.

Brainstorming

Il brainstorming è la tecnica per scrivere tutte le idee che ti vengono in mente senza preoccuparti troppo di alcun ordine logico, sequenza, punteggiatura e ortografia. Durante il brainstorming, non è necessario preoccuparsi dell'ordine dei pensieri e del corretto utilizzo delle parole. Invece, ci si dovrebbe concentrare sulla raccolta di quante più idee e dati disponibili su quel particolare argomento.

Prenditi il tuo tempo per pensare a un argomento. Raccogli i tuoi pensieri e inizia a scriverli in modo casuale. Lascia che un'idea ti conduca liberamente a un'altra idea correlata e così via. Questa raccolta di informazioni ti darà lentamente un approccio al contenuto. Dopo un po 'di tempo, verranno formati alcuni approcci alternativi. Più continui a guardare i flussi di pensieri che hai messo su carta, più idee si formeranno.

Ora prova a organizzare queste idee in un flusso logico. Non iniziare ancora a controllare la grammatica. Cerca solo di ottenere un flusso uniforme. Ora tutte le tue idee saranno semplificate. Successivamente, esegui le modifiche necessarie come sostituire alcune parole con altre più appropriate, controllare la grammatica, l'uso delle parole, l'ortografia e la punteggiatura.