Scrittura di e-mail efficace

La posta elettronica è ampiamente utilizzata come una forma di strumento di comunicazione aziendale poco costoso ma altamente efficace. Le e-mail vengono raramente stampate e vengono utilizzate come copie software perché è facile archiviare e recuperare le e-mail. Il motivo della sua popolarità è la sua facilità di accesso, che tutti in un'organizzazione, a partire dal CEO fino al bidello, possono utilizzare.

Le e-mail sono un modo efficiente per comunicare le informazioni in modo ben presentato, di facile lettura e professionalmente appropriato. Molte persone citano la mancanza di tempo come motivo per inoltrare e-mail scadenti che vanno da incomplete a incomprensibili.

Molte persone scambiano le e-mail con messaggi di testo, o almeno il loro approccio alla scrittura di e-mail lo suggerisce. Partendo così, discutiamo la differenza tra una conversazione di testo e la scrittura di e-mail.

• Text Message Conversation - In una conversazione tramite messaggi di testo, due persone possono scambiarsi informazioni, condividere dettagli, fornire correzioni e chiedere chiarimenti in un rapido modo di comunicazione avanti e indietro.

• Email- Rispetto a questo, le e-mail vengono lette da professionisti che, a seconda del loro lavoro, possono ricevere da 20 a 200 e-mail al giorno. Non vogliono impegnarsi in una conversazione avanti e indietro, né hanno il tempo di chiedere i dettagli più volte. Vogliono solo capire il contenuto dell'email, leggere le istruzioni, elaborare le informazioni, portare a termine l'attività e svuotare la sezione "non letta" della posta in arrivo.

Tenendo presente questo, discutiamone alcuni tricks to write effective emails -

• Organizza il tuo messaggio.

• Usa la riga dell'oggetto per attirare l'attenzione del lettore.

• Mantieni il tuo messaggio breve e chiaro.

• Non digitare l'intero messaggio in minuscolo.

• Correggi il tuo messaggio prima di inviarlo e assumiti la responsabilità.

• Se sei arrabbiato, prenditi qualche minuto per calmarti prima di inviare un'e-mail.

• Non digitare il messaggio in maiuscolo. Le capitali sono considerate GRIDANTI.

In certi casi, emails may not be suitable. Preferisco chiamare qualcuno quando -

• Devi discutere di informazioni personali, sensibili o riservate.

• Darai una cattiva notizia.

• Il tuo messaggio è complesso e il significato potrebbe essere perso nelle diciture.

• Hai bisogno di una risposta immediata.

Rischi legali delle e-mail

Le e-mail sono la modalità di comunicazione preferita per molti luoghi di lavoro e questo significa che contengono molte informazioni che potrebbero essere riservate. La sicurezza e la riservatezza delle informazioni contenute nelle e-mail è responsabilità congiunta sia del mittente che dei destinatari. Le aziende hanno linee guida rigorose per salvaguardare i loro documenti e il loro contenuto. Discutiamo alcune delle linee guida più comunemente seguite per prevenire l'uso improprio delle e-mail.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

• Invii o inoltri email con contenuti offensivi.

• Si invia un allegato contenente un virus.

• Inoltri l'email del mittente a un'altra persona senza autorizzazione.

• Tenti di falsificare le email di altri o di inviare email dagli account di altri.

• Si tenta di nascondere la propria identità ai destinatari durante l'invio di e-mail.

• Copi un messaggio che appartiene a un'altra persona senza autorizzazione.

Formato di un'e-mail in formato

Mentre la maggior parte di noi invia e-mail informali ad amici che potrebbero contenere errori grammaticali, lo stesso non è vero quando si scrive ai colleghi, soprattutto quando vogliamo fare una buona impressione, poiché questa volta dobbiamo essere più attenti e diplomatici. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti generali sul formato corretto di un'e-mail:

sfondo

Lo sfondo bianco predefinito dovrebbe essere utilizzato per tutte le email. Sfondi colorati o disegni di pergamena sono considerati poco professionali e fastidiosi.

Font

I caratteri preferiti sono Times New Roman o Arial, dimensione del carattere-12.

Colore del carattere

Il carattere deve essere solo blu navy o nero.

Dettagli del contatto

Le informazioni di contatto ufficiali come nome, designazione, ID e-mail, numero di contatto, logo dell'azienda e indirizzo di corrispondenza devono essere menzionate nell'area della firma. È meglio evitare le dichiarazioni personali.

Nome e cognome

Dovrebbero essere menzionati con lo stesso carattere utilizzato nel corpo dell'e-mail, solo due dimensioni di carattere più grandi. I caratteri corsivi non sono consigliati.

Firma

Le seguenti informazioni devono essere fornite con lo stesso carattere e dimensione del corpo dell'e-mail.

• Designation
• Department
• Nome e indirizzo dell'azienda
• Landmark e CAP.
• Numero di contatto
• Indirizzo email
• Numero di telefono dell'azienda
• Numero di fax dell'azienda
• URL azienda
• URL azienda

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Disclaimer (con esempio)

Utilizza una dichiarazione di non responsabilità alla fine della firma e-mail in caratteri standard, dimensione 8 -

DEVI LEGGERE QUESTO AVVISO

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Esempio di posta elettronica

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Risposta su Interior Decor | Finalizzare la data e l'ora della riunione

caro Signore

Ho ricevuto la tua e-mail con le istruzioni per contattare una ditta di arredamento d'interni. Di conseguenza, avevo contattato Hasta La 'Vista, una delle organizzazioni più rinomate nella fornitura di formazione comportamentale, valutazione della modalità, analisi psicometrica, tra gli altri.

Hanno risposto alla mia e-mail e sono contenti della prospettiva di lavorare insieme. Mi hanno chiesto di programmare un incontro per i loro rappresentanti in modo che potessero visitarci e spiegare di persona il resto dei dettagli. Ti ho inviato i loro Termini e condizioni come allegato PDF denominatoTermsa questa email. Si prega di esaminarlo e rispondere.

non vedo l'ora di sentirti presto. Grazie. Buona giornata.

 

Cordiali saluti