Scrittura efficace: vai avanti
Con il modo in cui il mondo si è evoluto intorno a noi, ogni persona deve scrivere al giorno d'oggi, indipendentemente dalla sua età, lavoro e designazione. Che si tratti di compiti scolastici, archiviazione di rapporti o firma di fatture, tutti scrivono.
Mentre a molti di coloro che "devono" scrivere piace scrivere, ce ne sono molti per i quali scrivere non è altro che un lavoro di routine. Il problema con queste persone è che non si concedono un momento per pensare a come scrivere. Di conseguenza il loro stile di scrittura è dispendioso in termini di tempo, impreciso e insoddisfacente.
Proprio come ci sono passaggi per risolvere una domanda sull'algebra, ci sono diversi passaggi che possono essere seguiti per un migliore output scritto. In questo capitolo, discuteremo di come avviare effettivamente il processo di scrittura di un documento commerciale efficace.
Come iniziare
Di tutti i passaggi, il più complicato (e il più frustrante) è capire l'inizio. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare rapidamente il tuo lavoro:
- Ricerca per trovare fatti.
- Fai un brainstorming per annotare tutte le idee casuali.
- Discuti la bozza con un collega.
- Mantieni un tono di scrittura amichevole e rilassato.
- Entra in empatia con il lettore.
- Controllalo e dormici sopra.
Pianificazione e struttura
Le aziende producono regolarmente documenti, come rapporti annuali per gli azionisti, newsletter mensili per i clienti e editoriali per i propri dipendenti. In base alla quantità di contenuto che stai progettando, potrebbe essere necessario organizzare i tuoi dati in tre strutture:
- Time-based Structure
Questa struttura viene utilizzata quando si scrivono ordini del giorno e verbali o report in cui vengono assegnate le attività ei risultati vengono tracciati in una sequenza cronologica.
- Alphabetical Structure
Questa struttura viene utilizzata quando il documento ha un gran numero di argomenti separati, che devono essere inseriti in un ordine alfabetico specifico (A - Z). Esempi di ciò potrebbero essere un glossario di parole o un libro su frutta e calorie, in cui i nomi dei frutti sono elencati in ordine alfabetico.
- Topic Structure
La struttura più comunemente utilizzata è quella in cui la struttura è suddivisa in base agli argomenti. Ad esempio, un sito web progetta a freddo la sua pagina delle FAQ in modo tale da avere tre argomenti tra cui scegliere: "stato di consegna", "reclami" e "pagamento e rimborso", con ogni argomento con diverse domande su quell'argomento.
Passaggi efficaci per disporre i contenuti
Ci sono alcuni passaggi efficaci che ti aiuteranno a disporre il contenuto in una struttura appropriata e a inserire i dettagli in un flusso logico in modo che l'intero documento appaia sincronizzato e completo. Questi sono -
Il documento dovrebbe avere un inizio, una metà e una fine logici.
Organizza il corpo del tuo messaggio in paragrafi brevi e concisi (massimo 4–5).
Modifica il contenuto per adattarlo ai tuoi lettori.
Non perdere mai la concentrazione e il risultato desiderato della lettera durante la scrittura.
Non correggerti mentre scrivi, modifica solo dopo il brainstorming.
Prenditi una pausa prima di iniziare a modificare.
Soprattutto, si dovrebbe sempre seguire una sequenza logica durante la scrittura di un documento commerciale per garantire che il documento trasmetta il messaggio giusto.