Guida rapida per competenze di scrittura aziendale

Il Business Writing risponde alla necessità di trasmettere una comunicazione chiara e concisa nella vita professionale, trattando con colleghi, anziani e rappresentanti di altre organizzazioni. La scrittura aziendale gioca un ruolo fondamentale nelle grandi organizzazioni in cui una comunicazione chiara e trasparente è assolutamente essenziale per il loro funzionamento. I messaggi inviati, quindi, devono essere chiari, precisi, basati sui fatti e inequivocabili.

Una scrittura professionale chiara e concisa è vitale in molti campi, come la legge, l'ingegneria, i manuali tecnici e le etichette dei prodotti, dove il malinteso potrebbe avere gravi conseguenze.

Perché una scrittura efficace?

Molti professionisti oggi, soprattutto all'inizio della loro carriera, cercano indicazioni sulle competenze necessarie per la scrittura aziendale formale, poiché lottano con la grammatica, l'ortografia e la punteggiatura di base. Questa è una grave limitazione che riduce la loro fiducia e li fa trattenere quando gli viene chiesto di documentare e presentare informazioni.

Con Efficaci capacità di scrittura, possono migliorare la loro comunicazione scritta e riuscire a presentare punti e idee che avevano sempre avuto ma non sono mai riusciti a presentare. Ciò aumenterà anche la loro fiducia e le prospettive future nell'azienda.

Come ti ritraggono i tuoi messaggi

I lettori generano sempre un'impressione di te e della tua azienda a seconda di come interpretano le tue e-mail. Lo scopo di Business Writing è fornire una comunicazione concisa tenendo a mente i lettori, l'immagine della tua azienda e la tua immagine. Le parole che usiamo e le frasi che scriviamo sono fondamentali per costruire la nostra percezione nella mente del lettore.

Errori comuni nella scrittura aziendale

Quando si tratta di scrittura aziendale, il mandato è: "meno è abbastanza". Molte persone usano troppi contenuti nella loro scrittura o forniscono informazioni troppo meno e incomplete. È una vera sfida trovare un equilibrio tra i due. Parliamo degli errori più comunemente riscontrati dagli scrittori:

Molti usano parole grandi e difficili come "loggerheads, cumbersome"Per descrivere cose che possono essere facilmente spiegate utilizzando parole molto più semplici come"quarrel, clumsy". Queste parole non solo confondono, ma sono anche vaghe, in quanto non spiegano nulla in modo chiaro.
Stile eccessivamente formale - Frasi come "Vorremmo che al meglio delle mie intenzioni facessi sentire la tua presenza" sono andate e venute con i governanti coloniali. "We will be pleased if you come. " fa lo stesso lavoro con metà delle parole e nessuna confusione.
Ora, veniamo al principale colpevole: errori di battitura e ortografia, come "sprite, meat, usher" invece di "spirit, meet, user"Non solo cambia l'intero significato della frase, ma provoca anche imbarazzo. Immagina qualcuno che scriva: "Ti vedrò presto"?
Alcuni professionisti vanno all'estremo opposto e scrivono frasi molto brevi e, a volte, frasi che non spiegano il significato completo né danno istruzioni chiare. Esempi di tale scrittura sono: "See u today@5, Meeting tomorrow at 10. "

La formula AIDA della scrittura persuasiva

Se osservi gli annunci abbastanza da vicino, noterai uno schema interessante: accade qualcosa di molto accattivante o interessante che cattura immediatamente la tua attenzione. La descrizione di sfondo si aggiunge alle caratteristiche e ai vantaggi del prodotto che iniziano a creare il tuo interesse. Prima che tu te ne accorga, la presentazione accattivante e lo stile persuasivo avrebbero creato dentro di te il desiderio di dare al prodotto almeno una prova che poi ti porta all'azione di ottenere il prodotto.

Se hai avuto un'esperienza simile, o conosci qualcuno che l'ha fatto, ti renderai conto del potere di AIDA. In tal caso, non sarà una grande sorpresa che sia stato inventato dall'industria del marketing per attirare i clienti.

Oggi, le tecniche AIDA vengono utilizzate nella scrittura aziendale per lo stesso scopo: attirare e impressionare il lettore con la tua presentazione e persuasione. I quattro passaggi di AIDA sono:

Attention - Attira il lettore con una frase che attiri l'attenzione.
Interest - Crea interesse menzionando i vantaggi di ciò che piace al lettore.
Desire - Usa i paragrafi centrali per spingere il lettore all'azione.
Action - Azioni che il lettore deve intraprendere per ottenere ciò che desidera.

Scrittura mirata

Molte persone rabbrividiscono alla menzione di aver scritto un manoscritto o un documento che può essere fatto circolare in ufficio. Le ragioni sono ovvie. Ci sono semplicemente troppi parametri a cui pensare mentre si scrive qualcosa per uso aziendale. La corretta scelta delle parole, la struttura della frase, l'accuratezza grammaticale, l'ortografia e l'uso corretti e, naturalmente, l'immagine che il lettore si formerà su di te sono tutti punti molto importanti da ricordare mentre scrivi per i tuoi colleghi.

Ora, come gestire questo compito? C'è un vecchio detto che "Well begun is half done. " Dobbiamo implementare questa filosofia anche nella nostra scrittura. Dobbiamo scoprire lo scopo dietro la nostra scrittura, che chiarirà i nostri pensieri su queste seguenti domande:

Who are your readers?
Questo ti aiuterà a capire il vocabolario e la formazione delle frasi che saranno adatti ai lettori.
What is the purpose of your document?
Devi capire il motivo per cui stai scrivendo qualcosa.
Why should the readers read your document?
In altre parole, devi pensare al messaggio per i lettori all'interno del tuo documento.
What outcomes you expect?
Ogni azione ha una reazione uguale e contraria, quindi per ogni parola che scrivi, deve esserci una reazione uguale (anche se non necessariamente opposta). Ciò significa che se vuoi ottenere la reazione o il risultato che desideri, le tue parole dovrebbero essere tali da poter rappresentare chiaramente ciò che vuoi esprimere.

Iniziare

Gli esperti affermano che il vero scopo della corrispondenza commerciale è quello di evocare un'azione immediata o tardiva da parte dei lettori. Ricordi la tecnica AIDA? Si è conclusa con Action, e questo è il risultato che ogni pezzo di scrittura dovrebbe mirare.

Un'e-mail inviata dal Manager viene letta dai membri del suo team e, a seconda della chiarezza delle istruzioni combinata con l'interpretazione individuale di ciascun lettore, l'azione desiderata viene completata o rimangono alcune aree. Quindi, concentriamoci ora sulle cose più importanti da tenere a mente durante la progettazione di qualsiasi testo. Mentre scrivi un documento commerciale, devi:

Sappi cosa vuoi scrivere.
Scrivi quello che vuoi ottenere.

La conoscenza di queste due cose contribuirà notevolmente a darti la giusta direzione per avvicinarti a qualsiasi contenuto e uno dei modi più efficaci per trovare l'approccio giusto è: brainstorming.

Brainstorming

Il brainstorming è la tecnica per scrivere tutte le idee che ti vengono in mente senza preoccuparti troppo di alcun ordine logico, sequenza, punteggiatura e ortografia. Durante il brainstorming, non è necessario preoccuparsi dell'ordine dei pensieri e del corretto utilizzo delle parole. Invece, ci si dovrebbe concentrare sulla raccolta di quante più idee e dati disponibili su quel particolare argomento.

Prenditi il tuo tempo per pensare a un argomento. Raccogli i tuoi pensieri e inizia a scriverli in modo casuale. Lascia che un'idea ti conduca liberamente a un'altra idea correlata e così via. Questa raccolta di informazioni ti darà lentamente un approccio al contenuto. Dopo ancora un po 'di tempo, verranno formati alcuni approcci alternativi. Più continui a guardare i flussi di pensieri che hai messo su carta, più idee si formeranno.

Ora prova a organizzare queste idee in un flusso logico. Non iniziare ancora a controllare la grammatica. Cerca solo di ottenere un flusso uniforme. Ora tutte le tue idee saranno semplificate. Successivamente, fai le modifiche necessarie come sostituire alcune parole con altre più appropriate, controllare la grammatica, l'uso delle parole, l'ortografia e la punteggiatura.

Con il modo in cui il mondo si è evoluto intorno a noi, ogni persona deve scrivere al giorno d'oggi, indipendentemente dalla sua età, lavoro e designazione. Che si tratti di compiti scolastici, archiviazione di rapporti o firma di fatture, tutti scrivono.

Mentre a molti di coloro che "devono" scrivere piace scrivere, ce ne sono molti per i quali scrivere non è altro che un lavoro di routine. Il problema con queste persone è che non si concedono un momento per pensare a come scrivere. Di conseguenza il loro stile di scrittura è dispendioso in termini di tempo, impreciso e insoddisfacente.

Proprio come ci sono passaggi per risolvere una domanda sull'algebra, ci sono diversi passaggi che possono essere seguiti per un migliore output scritto. In questo capitolo, discuteremo di come avviare effettivamente il processo di scrittura di un documento commerciale efficace.

Come iniziare

Di tutti i passaggi, il più complicato (e il più frustrante) è capire l'inizio. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare rapidamente il tuo lavoro:

Ricerca per trovare fatti.
Fai un brainstorming per annotare tutte le idee casuali.
Discuti la bozza con un collega.
Mantieni un tono di scrittura amichevole e rilassato.
Entra in empatia con il lettore.
Controllalo e dormici sopra.

Pianificazione e struttura

Le aziende producono regolarmente documenti, come rapporti annuali per gli azionisti, newsletter mensili per i clienti e editoriali per i propri dipendenti. In base alla quantità di contenuto che stai progettando, potrebbe essere necessario organizzare i dati in tre strutture:

Time-based Structure
Questa struttura viene utilizzata quando si scrivono ordini del giorno e verbali o report in cui vengono assegnate le attività ei risultati vengono tracciati in una sequenza cronologica.
Alphabetical Structure
Questa struttura viene utilizzata quando il documento ha un gran numero di argomenti separati, che devono essere inseriti in un ordine alfabetico specifico (A - Z). Esempi di ciò potrebbero essere un glossario di parole o un libro su frutta e calorie, in cui i nomi dei frutti sono elencati in ordine alfabetico.
Topic Structure
La struttura più comunemente utilizzata è quella in cui la struttura è suddivisa in base agli argomenti. Ad esempio, un sito web progetta a freddo la sua pagina delle FAQ in modo tale da avere tre argomenti tra cui scegliere: "stato di consegna", "reclami" e "pagamento e rimborso", con ogni argomento con diverse domande su quell'argomento.

Passaggi efficaci per disporre i contenuti

Ci sono alcuni passaggi efficaci che ti aiuteranno a disporre il contenuto in una struttura appropriata e a inserire i dettagli in un flusso logico in modo che l'intero documento appaia sincronizzato e completo. Questi sono -

Il documento dovrebbe avere un inizio, una parte centrale e una fine logici.
Organizza il corpo del tuo messaggio in paragrafi brevi e concisi (massimo 4–5).
Modifica il contenuto per adattarlo ai tuoi lettori.
Non perdere mai la concentrazione e il risultato desiderato della lettera durante la scrittura.
Non correggerti mentre scrivi, modifica solo dopo il brainstorming.
Prenditi una pausa prima di iniziare a modificare.

Soprattutto, si dovrebbe sempre seguire una sequenza logica durante la scrittura di un documento commerciale per garantire che il documento trasmetta il messaggio giusto.

I documenti aziendali hanno un pubblico e uno scopo specifico. Pertanto, è fondamentale tenere a mente le esigenze dei lettori prima di scrivere un documento commerciale. Questo è il motivo per cui quasi tutte le lettere iniziano con l'indirizzo del destinatario del documento.

Prima di iniziare a scrivere, sappi il motivo per cui stai scrivendo e quale azione vuoi che venga intrapresa o realizzata leggendo questa lettera.

Cosa vogliono i lettori

L'idea è di scrivere tenendo presente il lettore a cui lo stai inviando. Affinché qualsiasi documento scritto sia completo, ci sono alcune domande che dovresti porci in tutto:

Chi è il tuo lettore?
Cosa vuole sapere?
Cosa ha bisogno di sapere?
Cosa sa già dell'argomento?
Qual è il tempo previsto per inviare il documento?

Spiega subito ai lettori i vantaggi che otterranno leggendo il tuo documento, menziona le azioni / realizzazioni che ci si aspetta da loro e quali altre informazioni trarranno dalla lettura del tuo documento.

Scrivere è simile all'avvio di un compito. Devi essere ben pianificato, preparato, concentrato, impegnato e, soprattutto, appassionato di ciò che stai facendo. Se applichi tutti i punti menzionati, le probabilità di scrivere un testo ben apprezzato saranno a tuo favore.

Punti chiave per scrivere un documento

Prima di tutto, accettiamo il fatto che pochissime persone, quasi nessuna, possono scrivere un documento nel modo in cui volevano metterlo su carta, al primo tentativo. Idee e ricordi spesso arrivano quando meno te lo aspetti e queste nuove idee continuano a cambiare il tuo documento a ogni input successivo.

Una volta che hai messo le tue idee su carta, il passo successivo sarebbe presentarle in modo semplice, logico, connesso e chiaro. Ciò richiede pianificazione e preparazione, per i quali ci sono passaggi precisi che puoi seguire -

Linguaggio appropriato
Inglese semplice (privo di gergo)
Frasi semplici
Contenuto pertinente
Uso di elenchi puntati
Conciseness
Miglioramento costante

Ricerca

La ricerca su qualsiasi argomento è un passaggio molto critico prima di scrivere. Le tue fonti devono essere affidabili e ampiamente accettate. Prima di identificare e sviluppare il tuo argomento, dovresti trovare il contesto e le informazioni di base sul tuo argomento. Questo può essere fatto facendo riferimento a libri, articoli, giornali, fonti di notizie e riviste. Le persone oggigiorno usano anche registrazioni video e audio. I seguenti passaggi ti aiuteranno a:

Nota i dettagli importanti e rilevanti.
Valuta ogni punto rispetto all'argomento e allo scopo del tuo documento.
Registra i dettagli delle tue risorse e riferimenti (es. Autore, titolo e pubblicazione)
Disporre il contenuto in un ordine logico sotto titoli e sottotitoli appropriati.

Scopo

Conoscere il tuo pubblico ti aiuterà molto a decidere il contenuto e il modo in cui dovresti affrontarlo. Se non sei a conoscenza del tuo pubblico, scrivi tenendo presente il gruppo demografico, ovvero il gruppo target per il tuo articolo, come fanno gli autori di articoli online oi blogger.

Prima di iniziare a scrivere, cerca di capire sempre qual è il tuo motivo di scrittura. Potrebbe essere uno dei seguenti:

Dare informazioni
Applicare la persuasione
Presentare la tua opinione
Proporre idee
Invio di rapporti
Recommendations
Un'azione desiderata
Raggiungere un risultato

Ad esempio, se la tua intenzione è vendere un prodotto o convincere qualcuno ad abbonarsi a un servizio che stai fornendo o stai promuovendo una causa, poniti domande come:

Chi sono i miei potenziali lettori?
Qual è il background del mio potenziale target di lettori?
Dove vivono e quanti anni hanno?
Quali sono i loro interessi e le priorità?

Queste domande stabiliranno lo scopo della tua scrittura.

Scrivere i documenti

Una volta identificato il tuo pubblico, prova ad anticipare le informazioni che il tuo lettore potrebbe ritenere necessarie e includile nel tuo documento mentre scrivi. Può essere fatto ponendosi le "domande WH".

Answer the WH questions- Rispondendo “Chi? Che cosa? Perché? Dove? Quando? Chi? Come?" ti darà un vantaggio sul contenuto della scrittura.
Determine the Start and Finish- Dopo aver raccolto tutte le possibili idee che hai sull'argomento, potresti esaminarle e rifiutarne alcune che non avranno senso nel tuo articolo. Dopodiché, scopri l'idea che lascerà il massimo impatto sulla lettura e inseriscila all'inizio dell'articolo. Alla fine dovrebbe avere l'idea che riassume tutte le idee in modo chiaro e nitido.
Get a second-person opinion- Fai sempre controllare il tuo testo scritto da qualcuno prima di inviarlo. Ciò conferisce una prospettiva oggettiva in seconda persona alla recensione e impedisce alle tue emozioni e alla tua indulgenza di intralciarti. Non farlo se il contenuto è confidenziale e non deve essere condiviso.
Discuss suggestions and include improvements - Dopo che i tuoi amici hanno suggerito alcune modifiche, implementa quelle che ritieni rilevanti.

Scrivere la prima bozza

Pensa alle tue idee ad alta voce prima di scriverle in modo che i pensieri siano espressi chiaramente. Una volta che hai la bozza iniziale, inserisci i dettagli mancanti pertinenti secondo la struttura del documento standard. Scrivi secondo la struttura del contenuto utilizzando elenchi puntati e rientri per i titoli, i sottotitoli e i titoli minori.

Rielaborazione

Dopo aver completato la prima bozza, attendi alcuni giorni prima di modificarla. Migliora la bozza valutando ogni parola, frase e paragrafo con l'obiettivo di progettare contenuti concisi e corretti.

Includere tutti i dettagli necessari omessi.
Rendi le frasi più precise e chiare.
Controlla che il tempo sia coerente.
Correggi l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura.
Usa la voce attiva e la prima persona quando appropriato.
Riorganizza la sequenza di frasi o paragrafi e controlla il flusso.

Scrivere la bozza finale

Scrivi diverse bozze, ognuna con un miglioramento rispetto all'ultima. Continua a rivedere la bozza finale finché non sei soddisfatto dell'output finale. Mostralo ai colleghi e ottieni il loro feedback. Discutere i suggerimenti e attuare le correzioni o le modifiche necessarie.

Scrivere la copia finale

Digita la copia finale del documento.
Correggi parola per parola e figura per figura.
Firma e / o digita il tuo nome o le tue iniziali alla fine del documento.
Invia il documento al lettore.

Adattando il contenuto alle esigenze di clienti e lettori, dovresti cercare di evitare il più possibile gerghi tecnici, acronimi e abbreviazioni. Questi non solo confondono i lettori chiedendo loro di indovinare il significato, portando a interpretazioni ambigue di quanto menzionato. Alcuni di questi punti sono discussi di seguito.

Per adattare il contenuto, il tono e la lingua dei tuoi documenti secondo i requisiti dei lettori, dovresti seguire questi semplici passaggi:

Usa "tu" più di quanto usi "io" o "noi".
Scrivi dal punto di vista dei lettori.
Concentrati sui loro benefici.
La tua lingua non dovrebbe essere specifica per sesso, razza, età e disabilità.
Usa un tono professionale ma amichevole per dare un'impressione formale ma amabile.
Usa parole positive che siano educate, semplici e precise

Usare pronomi in seconda persona ove possibile, invece di "Io, noi", dà un tono positivo e fa pensare al lettore che tu stia entrando in empatia con lui. Gli consente di essere al comando poiché lo interpreta come una conversazione esclusiva, piuttosto che un pezzo di testo rivolto alla folla in generale.

Ora che hai imparato come strutturare i tuoi pensieri e mettere in sequenza le tue idee, impariamo come rendere la tua scrittura più professionale e nitida.

Molte persone hanno idee molto interessanti e riescono persino a metterle sulla carta. Tuttavia i loro lettori non si estendono oltre un determinato livello, anche se la loro scrittura è buona e i pensieri sono stati adeguatamente menzionati. È perché la loro scrittura manca di una corretta selezione di parole, o forse è stato usato un proverbio come "stroncarlo sul nascere", che i lettori potrebbero non capire.

Discutiamo di 15 cose che dovresti tenere a mente durante la correzione di bozze e la revisione della tua scrittura -

Clarity

La tua scrittura deve essere compresa alla prima lettura. Evita il gergo tecnico, le parole non familiari o il linguaggio formale.

Formal vs. Modern

Il pagamento è stato debitamente annotato vs. abbiamo ricevuto il tuo assegno.
In allegato vs. si prega di trovare in allegato

Avoid ambiguity

Le parole con doppio significato o frasi che confondono i lettori dovrebbero essere evitate -
Dopo aver mangiato il pesce, Kiran ha parlato con Karan. (Chi aveva il pesce?)

Avoid colloquialisms

In poche parole vs. in breve
In questo giorno ed età vs. oggi, attualmente

Avoid using many words

Prima dell'evento vs. prima
A questo punto nel tempo vs. adesso

Avoid unnecessary repetition

Assolutamente essenziale
Combina insieme

Include only relevant information

Ometti informazioni di base non necessarie.
Mantieni le frasi brevi e semplici - 17 parole o meno.

Completeness

Verificare che siano incluse tutte le informazioni di cui il lettore avrà bisogno -
Chi? Che cosa? Dove? Quando? Perché? Come?

Correctness

Verificare l'accuratezza della grammatica e dell'ortografia dei nomi di persone e luoghi).
L'ha fatto contro lui.
Il suo colore è sbiadito contro il suo colore è sbiadito.

Don’t Rely on Spell Check

Digitando "no / on", "then / than", "abbastanza / quiet", "perdi / perdi" non verranno visualizzati errori.

Concreteness

Fornisci dettagli specifici.
Il tuo piano di investimento guadagnerà un interesse elevato.
Il tuo piano di investimento guadagnerà l'8% di interesse.

Convincing

Usa un linguaggio credibile. Evita esagerazioni e superlativi.
Sempre contro di solito
Mai contro raramente

Courtesy

Mostra buone maniere nella tua scrittura. La voce passiva dovrebbe essere usata quando si comunicano cattive notizie per evitare sfumature negative.
Non possiamo accettare i termini e le condizioni delineati nel contratto.
Sarà necessario discutere i termini e le condizioni.

Write with the reader in mind.

Sessista - Presidente, uomo d'affari
Condiscendenza - "Ovviamente", "Ovviamente"

Using Bullet Points

Comunica il tuo messaggio in modo semplice e chiaro
Evidenzia le informazioni più importanti.

La posta elettronica è ampiamente utilizzata come una forma di strumento di comunicazione aziendale poco costoso ma altamente efficace. Le e-mail vengono raramente stampate e vengono utilizzate come copie software perché è facile archiviare e recuperare le e-mail. Il motivo della sua popolarità è la sua facilità di accesso, che tutti in un'organizzazione, a partire dal CEO fino al bidello, possono utilizzare.

Le e-mail sono un modo efficiente per comunicare le informazioni in modo ben presentato, di facile lettura e professionalmente appropriato. Molte persone citano la mancanza di tempo come motivo per inoltrare e-mail scadenti che vanno da incomplete a incomprensibili.

Molte persone scambiano le e-mail con messaggi di testo, o almeno il loro approccio alla scrittura di e-mail lo suggerisce. Partendo così, discutiamo la differenza tra una conversazione di testo e la scrittura di e-mail.

Text Message Conversation - In una conversazione tramite messaggi di testo, due persone possono scambiarsi informazioni, condividere dettagli, fornire correzioni e chiedere chiarimenti in modo rapido e continuo di comunicazione.
Email- Rispetto a questo, le e-mail vengono lette da professionisti che, a seconda del loro lavoro, possono ricevere da 20 a 200 e-mail al giorno. Non vogliono impegnarsi in una conversazione avanti e indietro, né hanno il tempo di chiedere i dettagli più volte. Vogliono solo capire il contenuto dell'e-mail, leggere le istruzioni, elaborare le informazioni, portare a termine l'attività e svuotare la sezione "non letta" della posta in arrivo.

Tenendo presente questo, discutiamone alcuni tricks to write effective emails -

Organizza il tuo messaggio.
Usa la riga dell'oggetto per attirare l'attenzione del lettore.
Mantieni il tuo messaggio breve e chiaro.
Non digitare l'intero messaggio in minuscolo.
Correggi il tuo messaggio prima di inviarlo e assumiti la responsabilità.
Se sei arrabbiato, prenditi qualche minuto per calmarti prima di inviare un'e-mail.
Non digitare il messaggio in maiuscolo. Le capitali sono considerate GRIDANTI.

In certi casi, emails may not be suitable. Preferisco chiamare qualcuno quando -

Devi discutere di informazioni personali, sensibili o riservate.
Stai per dare cattive notizie.
Il tuo messaggio è complesso e il significato potrebbe essere perso nelle diciture.
Hai bisogno di una risposta immediata.

Rischi legali delle e-mail

Le e-mail sono la modalità di comunicazione preferita per molti luoghi di lavoro e questo significa che contengono molte informazioni che potrebbero essere riservate. La sicurezza e la riservatezza delle informazioni contenute nelle e-mail è responsabilità congiunta sia del mittente che dei destinatari. Le aziende hanno linee guida rigorose per salvaguardare i loro documenti e il loro contenuto. Discutiamo alcune delle linee guida più comunemente seguite per prevenire l'uso improprio delle e-mail.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

Invii o inoltri email con contenuti offensivi.
Si invia un allegato contenente un virus.
Inoltri l'email del mittente a un'altra persona senza autorizzazione.
Si tenta di falsificare le e-mail di altri o inviare e-mail dagli account di altri.
Si tenta di nascondere la propria identità ai destinatari durante l'invio di e-mail.
Copi un messaggio che appartiene a un'altra persona senza permesso.

Formato di un'e-mail in formato

Mentre la maggior parte di noi invia e-mail informali ad amici che potrebbero contenere errori grammaticali, lo stesso non è vero quando si scrive ai colleghi, soprattutto quando vogliamo fare una buona impressione, poiché questa volta dobbiamo essere più attenti e diplomatici. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti generali sul formato corretto di un'e-mail:

sfondo

Lo sfondo bianco predefinito dovrebbe essere utilizzato per tutte le email. Sfondi colorati o disegni di pergamena sono considerati poco professionali e distraenti.

Font

I caratteri preferiti sono Times New Roman o Arial, dimensione del carattere-12.

Colore del carattere

Il carattere deve essere solo blu navy o nero.

Dettagli del contatto

Le informazioni di contatto ufficiali come nome, designazione, ID e-mail, numero di contatto, logo dell'azienda e indirizzo di corrispondenza devono essere menzionati nell'area della firma. È meglio evitare le dichiarazioni personali.

Nome e cognome

Dovrebbero essere menzionati con lo stesso carattere usato nel corpo dell'e-mail, solo due dimensioni di carattere più grandi. I caratteri corsivi non sono consigliati.

Firma

Le seguenti informazioni devono essere fornite con lo stesso carattere e dimensione del corpo dell'e-mail.

Designation
Department
Nome e indirizzo dell'azienda
Landmark e CAP.
Numero di contatto
Indirizzo email
Numero di telefono dell'azienda
Numero di fax dell'azienda
URL azienda
URL azienda

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Disclaimer (con esempio)

Utilizza una dichiarazione di non responsabilità alla fine della tua firma e-mail con carattere standard, dimensione 8 -

DEVI LEGGERE QUESTO AVVISO

Le informazioni contenute in questa e-mail e in eventuali allegati sono riservate e possono essere soggette a copyright o altra protezione della proprietà intellettuale. Non sei autorizzato a utilizzare o divulgare queste informazioni se non con l'espresso consenso del mittente

Esempio di posta elettronica

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Risposta su Interior Decor \| Finalizzare la data e l'ora della riunione

caro Signore

Ho ricevuto la tua e-mail con le istruzioni per contattare un'azienda di Interior Decor. Di conseguenza, avevo contattato Hasta La 'Vista, una delle organizzazioni più rinomate nella fornitura di formazione comportamentale, valutazione della modalità, analisi psicometrica, tra gli altri.

Hanno risposto alla mia e-mail e sono contenti della prospettiva di lavorare insieme. Mi hanno chiesto di programmare un incontro per i loro rappresentanti in modo che potessero visitarci e spiegare di persona il resto dei dettagli. Ti ho inviato i loro Termini e condizioni come allegato PDF denominatoTermsa questa email. Si prega di esaminarlo e rispondere.

non vedo l'ora di sentirti presto. Grazie. Buona giornata.

Cordiali saluti

Le lettere commerciali sono scritte per esprimere buone notizie, cattive notizie, ringraziamenti, riconoscimenti, inviti, richieste, problemi, dinieghi o reclami. Di solito viene inviato tramite e-mail e reca la carta intestata dell'azienda.

Una lettera commerciale è divisa in tre parti:

Introduction - Si apre con saluti e / o riferimenti a messaggi di posta precedenti.
Middle - Contiene dettagli e informazioni aggiuntive.
Conclusion - Suggerisce o menziona l'azione da intraprendere e il finale.

Formato di una lettera commerciale

Una lettera commerciale normalmente contiene i seguenti elementi:

Letterhead
Organization name
Address
Telephone number
Date
Reader’s name (Position preferred)
Address
Dear Mr. /Ms. [reader’s name]
Your ref. id (if in use) and Subject
Introduction
Body
Conclusion
With Regards
Writer’s signature
Name
Position

Esempio: lettera commerciale

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Indirizzo- 388-A, Strada n. 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tel: 91 40 23542835

Date- 23/04/2015

Per

The Manager

Hasta La Vista Café Pvt. LTD

Indirizzo: 318-W, Strada n. 12

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tel: 91 40 23542836

Dear Sri

Ref ID:<IBDFC172187323: chiamata di conferma>

Subject:<Prenotazione di un appuntamento per discutere di Interior Décor>

Saluti da Tutorialspoint

Siamo un'organizzazione educativa con sede a Hyderabad e una delle aziende in più rapida crescita nel mondo della formazione online. La tua azienda ci è stata indirizzata da una delle nostre società associate e si è complimentata con il tuo lodevole lavoro.

Vorremmo avvalerci dei vostri servizi per la decorazione degli interni dei nostri uffici. Vorremmo incontrare i vostri rappresentanti, quindi fateci sapere la data e l'ora della riunione in modo da discutere i dettagli.

non vedo l'ora di sentirti presto. Buona giornata.

Cordiali saluti

(Insert signature)

Vineet Nanda

Lead, apprendimento e sviluppo

Soft Skills, Tutorialspoint Pvt. LTD.

Lo scopo principale della scrittura di un promemoria è supportare il processo decisionale documentando un riferimento per un utilizzo futuro. Aiuta anche a trasmettere informazioni, presentare un rapporto informale e proporre una soluzione a un problema.

Un promemoria aziendale è appropriato da utilizzare quando si fanno annunci aziendali come appuntamenti dei dipendenti, promozioni e modifiche alle politiche aziendali.

Formato di un memo

Un memo normalmente include i seguenti elementi:

Organization name - sulla carta intestata.
Memo Title - nella parte superiore della pagina.
Attachments - documenti allegati al promemoria per riferimento.
Summary- posto all'inizio del promemoria, dovrebbe condensare il soggetto a cinque o dieci righe. Non dovrebbe contenere gergo o linguaggio altamente tecnico.
To - Nome completo del lettore (includi i titoli onorifici, ma mantieni i titoli generici come "Mr.", "Ms." fuori. La riga "To" nega l'uso di saluti come "Dear".

Se il numero di lettori supera cinque, menzionarli alla fine del promemoria sotto "Elenco di distribuzione" e fare riferimento ad esso nella riga "A". Per esempio -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Il nome e la designazione del mittente sono menzionati qui. Nega le chiusure gratuite come "With Regards".
Date - Menzionare la data aiuta a tenere traccia del promemoria.
Subject - Menzionare l'argomento in poche parole (5-6) ma dovrebbe indicare chiaramente lo scopo.
Message - Questa sezione contiene Introduzione, Discussione (contiene 2-3 paragrafi centrali che menzionano i dettagli) e una Conclusione.

Introduction- Indica lo scopo e l'ambito del memo. In caso di buone notizie, cattive notizie, rifiuto, rifiuto o approvazione, qui viene menzionato un breve messaggio prima di fornire i dettagli nella Sezione Discussione.
Discussion - I dettagli del problema, l'approccio per risolverlo, l'analisi, la valutazione e le raccomandazioni sono menzionati qui.
Conclusion - Riassume i punti principali e fornisce le azioni e le indicazioni necessarie per i lettori.

Distribution list- I nomi sulla lista di distribuzione sono generalmente digitati in ordine alfabetico. Tuttavia, se uno degli individui supera chiaramente gli altri, metti prima quel nome.
Writer’s initials - Un promemoria è completato dalle iniziali dello scrittore, non dalla sua firma, subito dopo l'ultima frase.

Esempio di Memo

Memo Title: <Incontro con Hasta La Vista per Interior Decor>

Attachments: <Brochure aziendale ed elenco dei preventivi>

Summary - Incontro con i rappresentanti di Hasta La Vista ai fini della decorazione degli interni dei nostri uffici.

To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>

From: <Vineet Nanda>

Date: 23/04/2015

Subject: Incontro con Hasta La Vista oggi alle 18:00 nella Sala riunioni- 1

Come da nostra precedente discussione del 12/01/2015, stavamo progettando di rinnovare gli interni del nostro ufficio. La decisione presa alla fine di quell'incontro è stata quella di contattare una ditta di arredamento d'interni.

Hasta La Vista è un'organizzazione di arredamento d'interni con sede a Hyderabad ed è una delle aziende in più rapida crescita nel settore.

Stiamo progettando di assumere i loro servizi per la decorazione degli interni dei nostri uffici. Incontreremo i loro rappresentanti oggi alle 18:00 nella Sala riunioni-1.

Attendo con impazienza la tua partecipazione attiva. Grazie.

V.N.

Conosciuto anche come protocol o note, i verbali sono la registrazione scritta in tempo reale di una riunione. Includono l'elenco dei partecipanti, i problemi sollevati, le risposte correlate e le decisioni finali prese per affrontare i problemi. Il loro scopo è registrare quali azioni sono state assegnate a chi, insieme ai risultati e alle scadenze.

Formato dei verbali di riunione

Un verbale della riunione normalmente include i seguenti elementi:

Name of the company - in alto a sinistra nella pagina.
Date - in alto a destra nella pagina.
Topic- dopo due chiavi di ritorno; Allineato al Centro.
Attendees - Nome e designazione (2 colonne di una tabella).
Absentees- nome, ruoli, motivi dell'assenteismo. (3 colonne)
Agenda at hand - argomento da discutere.
Issues raised - insieme ai nomi degli oratori.
Suggestions - realizzato insieme ai nomi dei relatori.
Decision - l'esito della riunione.
Task List - compito assegnato e relativo allotto.
Future Meetings - la data e l'argomento della prossima riunione.

Esempio: verbale di riunione

Date - 23/04/2015

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Indirizzo- 388-A, Strada n. 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tel: 91 40 23542835

Topic- Incontro con i rappresentanti di Hasta La Vista alle 18:00

Attendees:

Nome	Designazione
Mohtahsim M.	Consigliere delegato
Kiran Kumar Panigrahi	Scrittore tecnico senior
Gopal K Verma	Responsabile tecnico
Manisha Shejwal	Scrittore tecnico

Absentees:

Nome	Designazione	Motivo
Anaadi Sharma	Senior Trainer	Conduzione di formazione .NET in linea

Agenda at hand - Incontro con i rappresentanti di Hasta La Vista

Issues raised - Alta quotazione, lunga durata, modalità di pagamento oraria.

Suggestions:

Nome	Suggerimenti
Mohtahsim M.	Azienda alternativa
Kiran Kumar Panigrahi	Negoziazione delle modalità di pagamento
Gopal K Verma	Negoziare ore di carico di lavoro
Manisha Shejwal	Rinviare il piano

Decision - Ai rappresentanti è stato detto di consultare la propria direzione e riferire.

Task List:

Gopal K Verma	Prendendo aggiornamenti da Hasta La Vista
Manisha Shejwal	Alla ricerca di un'azienda alternativa

Future Meetings- 30 ^° aprile 2015 alle 4:30 pm nella Sala Riunioni-1

Un'agenda, chiamata anche a docket o a schedule, è un elenco delle attività nell'ordine in cui devono essere svolte, dall'inizio fino all'aggiornamento. Un ordine del giorno aiuta nella preparazione di una riunione fornendo un elenco di argomenti e una serie chiara di argomenti, obiettivi e tempi su cui è necessario discutere.

Formato di un'agenda

Un'agenda normalmente include i seguenti elementi:

Meeting Agenda Title- in alto; preferibilmente allineato al centro
Meeting Information - Descrizione dello scopo
Objective - descrizione dell'Agenda
Date - per mantenere i registri della corrispondenza
Location - il luogo dell'incontro
Time - l'ora effettiva di inizio della riunione
Meeting Type - brainstorming o discussione o valutazione
Time of Arrival - è ora di iniziare la riunione
Time of Adjournment - l'ora in cui finisce la riunione
Attendees - Numero di persone presenti, con i loro nomi
Preparation for Meeting -

Please Read - istruzioni da seguire
Please bring - cose che dovrebbero essere trasportate quel giorno
Action Items -

Ultima azione	Autorità responsabile	Scadenza
Nuova azione	Autorità responsabile	Scadenza

Other notes - altre istruzioni o informazioni da eliminare.

Esempio: scrittura dell'agenda

Update after meeting with Hasta La Vista representatives

Meeting Information - Aggiornamento dopo aver incontrato i rappresentanti di Hasta La Vista.

Objective - ai fini della decorazione degli interni dei nostri uffici.

Date- 23 ^° aprile 2015

Location- Sala riunioni-1

Time- 16:30

Meeting Type- Discussione

Time of Arrival- 18:00

Time of Adjournment- 20:30

Attendees- Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal

Preparation for Meeting:

Please Read - Brochure aziendale Hasta La Vista, documento di preventivo

Please bring - Quotazione Azienda Concorrente, analisi tariffe orarie

Action Items:

Due Action:

Aggiornamenti da Hasta la Vista	Gopal K Verma	30 ^° aprile 2015
Trova il concorrente di Hasta la Vista	Manisha Shejwal	30 ^° aprile 2015

New Action:

Invia un'email al loro responsabile del marketing	Manisha Shejwal	5 ^° maggio 2015

Other notes - Prodotti da acquistare per l'arredamento degli interni.

L'obiettivo di un caso aziendale o di una proposta è identificare i requisiti di un'organizzazione e proporre strategie per soddisfarli. Viene anche utilizzato per valutare i risultati per ottenere un successo ottimale. Un business case è un documento scritto per convincere un decisore ad approvare l'azione suggerita nel caso.

Formato caso aziendale

Un caso aziendale normalmente include i seguenti elementi:

Business Case Title - il tema della proposta
Executive Summary - descrizione della proposta
Current Process - le procedure attualmente in corso
Reason to Change - profitti che saranno portati dai cambiamenti
Risks - fattori a cui l'azienda deve prestare attenzione

Options - eventuali procedure alternative implementabili
Option Comparison - Analisi rischio vs profitto di tutte le opzioni
Recommendation - l'ultima opzione da implementare, dopo le modifiche
Action - le fasi necessarie per attuare le modifiche
Approval Requested - quali azioni richiedono l'approvazione di chi

Esempio: scrittura di casi aziendali

Feedback on Interior Décor by Hasta La Vista

Executive Summary:

Abbiamo affidato il compito di rinnovare gli interni del nostro ufficio a Hasta La Vista, una rinomata organizzazione di arredamento d'interni con sede a Hyderabad.

Current Process

Attualmente stiamo pagando ad Hasta La Vista una remunerazione oraria di INR 22.000 per la loro 350 ore di arredamento interno Business. Ciò include cinque ore di decorazione e riprogettazione degli uffici. I giorni di apertura sono sette giorni su sette e l'orario di apertura è di cinque ore tra le 11:00 e le 16:00.

Reason to Change:

Uscita non conforme alle esigenze del cliente. Materiali di arredo eccessivi utilizzati e molto sprecati.

Risks - Il nuovo designer di decorazioni potrebbe reinstallare lo stato precedente e annullare tutti i lavori di ristrutturazione.

Options - Chiedere alla nuova azienda di arredamento di continuare a progettare dallo stesso modello e non applicare un nuovo design.

Option Comparison - La perdita di entusiasmo di una nuova azienda potrebbe portare a un calo della produttività, ma un compenso mensile fisso e un numero maggiore di ore giornaliere bilanciano la produttività.

Recommendation- Risolvere il contratto con Hasta La Vista. Contatta Rye's Décor.

Action - Chiamare rappresentanti e tecnici di Rye 'Décor e lasciare che ispezionino i locali e presentino un rapporto finale con valutazione.

Approval Requested:

Chiamo Rye's Décor - è necessaria l'approvazione delle risorse umane, amministratore
Incontro con i rappresentanti di Rye's Décor: è necessaria l'approvazione del MD
Finalizzazione dell'offerta per la ristrutturazione - approvazione necessaria da parte delle risorse umane, contabilità.

Un comunicato stampa, noto anche come press release, news release, o press statement, è una comunicazione scritta o registrata diretta ai membri dei mezzi di informazione allo scopo di annunciare qualcosa di degno di nota al pubblico.

Formato di un comunicato stampa

Un comunicato stampa normalmente contiene i seguenti elementi:

Company Logo and Address - menzionato nella carta intestata
Date - la data del comunicato stampa
Timing - l'ora dell'evento
Release Date - la data dell'evento menzionato
Title - una breve descrizione di una riga dell'evento
Location - il luogo dell'evento
Introduction - Una descrizione dell'evento e dei motivi.
What - di cosa tratta l'evento?
Why - perché è stato organizzato l'evento?
When - quando si terrà l'evento?
Who - chi sono le persone che visitano l'evento?
About - breve descrizione dell'azienda
Contact Details - dove contattare per ulteriori dettagli

Esempio: comunicato stampa

Date of event- 23 ^° aprile 2015

Timing of event- 16:00

Media Release Date- 30 ^° aprile 2015

Grand Opening of Tutorialspoint Pvt. LTD.

Venue:

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Indirizzo- 388-A, Strada n. 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tel: 91 40 23542835

Introduction- Tutorialspoint Pvt. LTD aprirà dopo i lavori di ristrutturazione e invitiamo tutti voi a testimoniare il nuovo look del nostro posto di lavoro.

What- Arredamento interno di Tutorialspoint Pvt. LTD.
Why - accogliere le persone a testimoniare la nostra nuova sede migliorata.
When - il 30 aprile 2015 dalle ore 16:00 in poi presso la sede aziendale.
Who - dipendenti con le loro famiglie, media, ospiti, Prince Dance Group

About- Il tutorialspoint.com è un sito web dedicato per fornire un'istruzione online di qualità nei domini degli accademici di ingegneria informatica, informatica, linguaggi informatici e gestione. Questo sito Web è stato avviato da un alunni dell'AMU, il Sig. Mohtashim, lanciando un singolo tutorial sull'HTML nel 2006. Attualmente, questo sito Web è sviluppato e mantenuto da Tutorials Point (I) Pvt. Ltd., che ha stabilito il 12 giugno 2014.

Contact Details:

Address: 388-A, Road no 22, Jubilee Hills, Hyderabad Telangana, INDIA-500033

Un curriculum è un documento utilizzato per presentare le esperienze e le competenze di un candidato mentre fa domanda per un nuovo impiego. È un riepilogo dell'esperienza lavorativa e dell'istruzione di un candidato.

Formato di un curriculum

Sebbene i modelli di curriculum variano da professione a professione, discuteremo qui il formato più ampiamente accettato, che consiste in:

Name - Nome completo del richiedente senza saluti generali come Mr., Ms.
Address - l'indirizzo permanente
Objective - l'obiettivo della tua vita professionale
Education - il tuo titolo accademico
Skills - aree di competenza nella tua professione
Programming Languages - se presente
Software Tools - Strumenti software che utilizzi nella tua professione (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - sistema operativo che utilizzi (Windows, Mac)
Database Management System - se presente
Personal Skills - competenze trasversali
Experience Breakdown - spiegazione dettagliata della tua esperienza
Achievements & Interests- Hobby. Risultati nella vita professionale
Declaration - dichiarando vere tutte le informazioni fornite sul richiedente

NOTE - Campi contrassegnati (e, f, i) cambierà in base all'area di competenza del richiedente. Punti (g, h) sono ora considerate parti di un modello generale, poiché quasi tutte le aziende ora si aspettano che il candidato abbia competenze informatiche di base su alcuni strumenti software specifici (MS Word, MS Excel, ecc…).

Un esempio di curriculum

Un Curriculum Vitaé (CV) è una panoramica scritta dell'esperienza della persona e di altre qualifiche che un potenziale datore di lavoro cerca su una persona in cerca di lavoro e dovrebbe essere portato avanti da candidati di ruolo in cerca di un cambio di lavoro.

CV e curriculum: qual è la differenza?

A CV can be easily mistaken for a résumé, tuttavia, c'è una notevole differenza. Si suppone che un curriculum sia portato da candidati senza alcuna esperienza professionale rilevante o senza esperienza di sorta. D'altra parte, i CV devono essere forniti da candidati con esperienza pertinente.

Formato di un CV

Come per il curriculum, discuteremo di un modello ampiamente accettato. Un CV normalmente include i seguenti elementi:

Name - Nome completo del richiedente senza saluti generali come Mr., Ms.
Address - l'indirizzo permanente.
Summary - una breve descrizione di ciò che hai realizzato nella tua professione.
Academic Qualification - il tuo titolo accademico
Additional Knowledge - Competenze che hai acquisito oltre la tua professione.
Acquired Skills - Soft Skills
Programming Languages - se presente
Software Tools - Strumenti software che utilizzi nella tua professione (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - sistema operativo che utilizzi (Windows, Mac)
Database Management System - se presente
Personal Skills - competenze trasversali
Experience Breakdown - spiegazione dettagliata della tua esperienza
Achievements & Interests- Hobby. Risultati nella vita professionale
Declaration - dichiarando vere tutte le informazioni fornite sul richiedente.

NOTE- I campi contrassegnati (e, g, j) cambieranno in base all'area di competenza del richiedente. I punti (h, i) sono considerati parte di un modello generale ora, poiché quasi tutte le aziende ora si aspettano che i candidati abbiano competenze informatiche di base su alcuni strumenti software specifici (MS Word, MS Excel, ecc…).

Un esempio di CV

Un report aziendale viene utilizzato principalmente per comunicare informazioni dettagliate su un argomento specifico, a differenza di una lettera che trasmette i messaggi in forma riepilogativa.

I rapporti sono spesso scritti in modo cronologico da un periodo di rapporto all'altro in modo che le informazioni pubblicate nei rapporti successivi possano essere confrontate. Un report può essere pubblicato o inviato a persone esterne all'azienda.

Formato di un rapporto aziendale

Un rapporto aziendale formale normalmente contiene i seguenti elementi:

Title Section- include il sommario e le definizioni dei termini utilizzati. Possono essere menzionati dettagli opzionali come il nome e la data dello scrittore preparati.
Summary- una panoramica di tutte le informazioni pertinenti sui punti principali, le conclusioni e le raccomandazioni. È una buona pratica scriverlo alla fine per includere tutte le modifiche dell'ultimo minuto.
Introduction- specifica il motivo per cui è stato scritto il rapporto e il problema che affronta; generalmente è la prima pagina del report.

Body- la sezione principale della relazione; include il gergo del settore. Le informazioni sono organizzate in sezioni, in ordine decrescente di importanza.
Conclusion - questa, insieme a Riepilogo, è la sezione più letta del rapporto, quindi il linguaggio dovrebbe essere semplice e specifico.
Recommendations - azioni da seguire in ordine crescente di priorità.
Appendices - dettagli tecnici e fatti del settore a supporto delle tue conclusioni.

Esempio di scrittura di report

Sommario
introduzione	1
Breve storia del nostro modello di business	3
Risultati nell'ultimo decennio	5
I risultati della missione dell'anno scorso	9

Summary:

Introduction:

Tutorials Point nasce dall'idea che esista una classe di lettori che risponde meglio ai contenuti online.

Brief History of Our Business Model:

15 milioni di lettori leggono 35 milioni di pagine ogni mese. I nostri contenuti e risorse sono disponibili gratuitamente e preferiamo mantenerli in questo modo.

Achievements in the Last Decade

Il viaggio è iniziato con un singolo tutorial su HTML nel 2006 e, euforici per la risposta che ha generato, abbiamo lavorato per aggiungere nuovi tutorial al nostro repository.

Body:

I contenuti del sito web sono creati da professionisti altamente qualificati. Diversi freelance ci hanno aiutato nella crescita dei contenuti.

Conclusion:

La nostra missione è fornire Simply Easy Learning con contenuti chiari, nitidi e puntuali su una vasta gamma di argomenti tecnici e non tecnici.

Recommendations:

Progettare contenuti migliorati.

Fare sforzi sul networking.

Appendices:

Politiche informative: una raccolta di dichiarazioni di posizione, principi, statuti e altre dichiarazioni pertinenti ". Coalition for Networked Information. Estratto il 24 giugno 2013.

Data Visualizationviene utilizzato per comunicare le informazioni in modo chiaro ed efficiente agli utenti mediante l'uso di grafici di informazioni come tabelle e grafici. Aiuta gli utenti ad analizzare una grande quantità di dati in modo più semplice. Rende i dati complessi più accessibili, comprensibili e utilizzabili.

Tables vengono utilizzati dove gli utenti devono vedere il modello di un parametro specifico, mentre i grafici vengono utilizzati per mostrare modelli o relazioni nei dati per uno o più parametri.

Tips to follow while representing data visually -

Numerare tutti i diagrammi
Etichetta tutti i diagrammi
Assicurarsi che le unità di misura sugli assi siano chiaramente etichettate
Inserisci qualsiasi informazione esplicativa nelle note a piè di pagina sotto l'immagine
Controllare i layout per garantire la massima chiarezza

Pro e contro della visualizzazione dei dati

Ecco alcuni pro e contro della rappresentazione visiva dei dati:

Professionisti

È accessibile rapidamente da un pubblico più ampio.
Trasmette molte informazioni in un piccolo spazio.
Rende il tuo rapporto visivamente più accattivante.

Contro

Può rappresentare in modo errato le informazioni, se viene eseguita una rappresentazione visiva errata.

Può essere fonte di distrazione, se i dati visivi sono distorti o usati eccessivamente.

Un documento commerciale, per definizione, dovrebbe essere nitido e diretto. Dovrebbe essere presentato in un layout rigorosamente professionale. Abbiamo elencato qui alcuni errori di layout comuni che si dovrebbero evitare durante la preparazione di un documento commerciale.

Evita gli elementi non necessari

Non riempire tutti gli spazi vuoti con immagini e citazioni a meno che non siano assolutamente indispensabili.

Attenzione ai contenuti eccessivi

Usa frasi brevi e chiare. Evita i colori e le immagini a meno che non siano rilevanti per il testo.

Non abusare della simmetria

I tavoli disposti in modo simmetrico sembrano noiosi dopo un po '. Usa immagini di forma diversa per rompere la simmetria. Il testo allineato a sinistra è più leggibile di quello centrale.

Presta attenzione all'uniformità

Mantieni un carattere, una dimensione del carattere, un colore del carattere e una formattazione uniformi in tutto il documento.

Scrivi con gerarchia

Inizia con le informazioni più importanti all'inizio e continua con l'ordine decrescente di importanza.

Evita contenuti multimediali eccessivi

Se utilizzati in modo inappropriato, animazioni, video e suoni possono distrarre i lettori, invece di attirarli verso il testo. Sii semplice.

Abbreviazione	Senso
intro	introduzione
app.	appendice
Biblio.	bibliografia
c.	capitolo; circa, circa, circa
n.	Nota
ed.	editore
per esempio	per esempio
esp.	particolarmente
et al.	et alii e altri
eccetera.	et cetera
no.	numero
fn.	nota
Figura.	figura
cioè	questo è
infra	sotto (nel testo)
p	pagina
par.	paragrafo
S.	sez., sezione