Scrittura di appunti
Lo scopo principale della scrittura di un promemoria è supportare il processo decisionale documentando un riferimento per un utilizzo futuro. Aiuta anche a trasmettere informazioni, presentare un rapporto informale e proporre una soluzione a un problema.
Un promemoria aziendale è appropriato da utilizzare quando si fanno annunci aziendali come appuntamenti dei dipendenti, promozioni e modifiche alle politiche aziendali.
Formato di un memo
Un memo normalmente include i seguenti elementi:
Organization name - sulla carta intestata.
Memo Title - nella parte superiore della pagina.
Attachments - documenti allegati al promemoria per riferimento.
Summary- posto all'inizio del promemoria, dovrebbe condensare il soggetto a cinque o dieci righe. Non dovrebbe contenere gergo o linguaggio altamente tecnico.
To - Nome completo del lettore (includi i titoli onorifici, ma mantieni i titoli generici come "Mr.", "Ms." fuori. La riga "To" nega gli usi di saluto come "Dear".
Se il numero di lettori supera cinque, menzionarli alla fine del promemoria sotto "Elenco di distribuzione" e fare riferimento ad esso nella riga "A". Per esempio -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Il nome e la designazione del mittente sono menzionati qui. Nega le chiusure gratuite come "With Regards".
Date - Menzionare la data aiuta a tenere traccia del promemoria.
Subject - Indica l'argomento in poche parole (5-6) ma dovrebbe indicare chiaramente lo scopo.
Message - Questa sezione contiene Introduzione, Discussione (contiene 2-3 paragrafi centrali che menzionano i dettagli) e una Conclusione.
Introduction- Indica lo scopo e l'ambito del memo. In caso di buone notizie, cattive notizie, rifiuto, rifiuto o approvazione, qui viene menzionato un breve messaggio prima di fornire i dettagli nella Sezione Discussione.
Discussion - Qui vengono menzionati i dettagli del problema, l'approccio per risolverlo, l'analisi, la valutazione e le raccomandazioni.
Conclusion - Riassume i punti principali e fornisce le azioni e le indicazioni necessarie per i lettori.
Distribution list- I nomi sulla lista di distribuzione sono generalmente digitati in ordine alfabetico. Tuttavia, se uno degli individui supera chiaramente gli altri, metti prima quel nome.
Writer’s initials - Un promemoria è completato dalle iniziali dello scrittore, non dalla sua firma, subito dopo l'ultima frase.
Esempio di Memo
Memo Title: <Incontro con Hasta La Vista per Interior Decor>
Attachments: <Brochure aziendale ed elenco dei preventivi>
Summary - Incontro con i rappresentanti di Hasta La Vista ai fini della decorazione degli interni dei nostri uffici.
To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>
From: <Vineet Nanda>
Date: 23/04/2015
Subject: Incontro con Hasta La Vista oggi alle 18:00 nella Sala riunioni- 1
Come da nostra precedente discussione del 12/01/2015, stavamo progettando di rinnovare gli interni del nostro ufficio. La decisione presa alla fine di quell'incontro è stata quella di contattare una ditta di arredamento d'interni.
Hasta La Vista è un'organizzazione di arredamento d'interni con sede a Hyderabad ed è una delle aziende in più rapida crescita nel settore.
Stiamo progettando di assumere i loro servizi per la decorazione degli interni dei nostri uffici. Incontreremo i loro rappresentanti oggi alle 18:00 nella Sala riunioni-1.
Attendo con impazienza la tua partecipazione attiva. Grazie.
V.N.